RETORIKMANUALEN Modern retorik för förskola, familjedaghem och öppen förskola. Snacka Snyggt AB www.snackasnyggt.se [email protected] Utgivningsår: 2014 © Snacka Snyggt AB Utformning: Snacka Snyggt AB Tuva Hellberg Bilder: http://www.webalys.com Vem är Martin Luther King i din värld? Att studera framgångsrika kommunikatörer i sin vardag och på jobbet är en viktig nyckel för att utvecklas själv. Vad är det som gör personen så skicklig, och vad kan jag lära mig av det? Se till att reflektera kring mer och mindre framgångsrik kommunikation på jobbet. På så sätt får du större distans till kommunikationen, kan se den bättre oc lättare bli skickligare. Varför gick ett visst föräldramöte extra bra eller kanske mindre bra? Studera andra framgångsrika förskolor. Vad gör de och vad kan vi lära oss av dem? Bli den bästa retoriska versionen av dig själv Jag är övertygad om att alla har en Martin Luther King i sig, och mitt mål som retorikkonsult är locka ut den skickliga kommunikatör som finns i dig. Det är enkelt, bara du vågar träna, ge och få feedback från kollegor och aktivt fundera på hur du kan nå dem. Det viktigaste är att du inte ger upp utan testar nya sätt att kommunicera. Ha som regel för dig själv att inte låta dig sänkas av ett misslyckat samtal med en förälder, en kollega eller ett barn. Fråga dig själv vad du skulle kunna göra om och göra bättre nästa gång, och be alltid om retorisk feedback från någon närvarande kollega. Det kommer alltid nya chanser, och man får snubbla på väg till målet, det har jag som retoriker gjort tusentals gånger. ”Shit happens, make it a golden experience.” Mental plats För att minska nervositeten när du pratar inför folk kan du föreställa dig att du talar på en plats du är bekväm på, som i ditt eget vardagsrum, vid ditt köksbord eller kanske vid någon bänk på en strand som du tycker om. Sedan ska du föreställa dig att den du pratar med är någon du bryr dig mycket om, då blir din retorik automatiskt bättre. Hur hade du gett kritik om det hade varit din bästa vän? Ge kritik på samma sätt till din kollega. Perspektiv Utseende - Det tar cirka 90 sekunder innan främmande personer hör vad du säger. Under dessa sekunder funderar de i stället på vad du kan vara för en filur. De fokuserar alltså på ditt utseende. Det finns inget svar på vad som är ett ”bra” utseende i retoriska sammanhang, men däremot finns det bra utseenden i olika branscher. I vissa branscher är det bra att utseendet är manligt och medelålders, i andra branscher är det bättre att vara kvinna. För att ni ska framstå som trovärdiga på er förskola är det viktigt att ni som ser ”trovärdiga” ut i er bransch lyfter dem som inte ser lika ”trovärdiga” ut men som är precis lika kompetenta som er. Detta kallas för trovärdighetsförstärkning. Äldre kvinnor kan till exempel trovärdighetsförstärka männen på arbetsplatsen när de ska introduceras för nya föräldrar. Ha det som regel att trovärdighetsförstärka varandra när det behövs. Yrkestitel - Var inte ledsen när folk inte förstår vikten eller innebörden av ditt jobb – var smart! Gör så här: Ha som regel att förklara vad ditt jobb innebär innan du levererar din titel: ”Jag är barnskötare” eller ”Jag är förskolepedagog”. Samma sak med din arbetsplats. I stället för att bli arg över att folk fortfarande säger ”dagis” kan du förklara vad arbetsplatsen innebär för barnen. Sedan kan du sätta titeln ”förskola” – då fattar vi föräldrar och kan ta till oss det nya ordet. Social roll – Det är viktigt att du får en uppfattning om hur du uppfattas av andra, eftersom du ska få en mer personlig men också professionell stil när du pratar. Var personlig, men aldrig privat. Ring en familjemedlen, en vän och en kollega och ställ dessa två frågor: 1. 2. Hur skulle du beskriva min personlighet? Vad kan jag utveckla? När du har gjort denna övning ska du reflektera över svaren, och över hur du skulle vilja uppfattas av föräldrar, kollegor, barn, din familj och dina vänner. Hur skulle du vilja att de uppfattade dig? Sätt ett gäng sociala mål för dig själv. Väljvilja Nyfikenhet Trovärdighet Dessa tre känslor måste du väcka i din inledning för att få folk att vilja lyssna på dig, oavsett om du ska ge kritik till en kollega eller delge information på ett föräldramöte. Få folk att tycka om dig, framstå trovärdig och gör mottagarna nyfikna på det du ska säga. Ta som exempel att du ska skicka ut ett informationsmail till föräldrarna. För att du ska få dem att vilja läsa det är det viktigt att avsändaren är både trevlig och trovärdig. Men så ska de också vilja läsa allt som står. Säg att du ska informera om förändringar som sker på förskolan, då är “information” en mindre lämplig titel medan ”Så påverkas ditt barn av förändringarna på förskolan” en bättre titel eftersom den berättar vad det ska handla om samt varför det är relevant att läsa. Sätt en titel som svarar på lyssnarens fråga: ”What’s in it for me?” Föräldramöten Ni är ledare över Sveriges framtid – barnen. Visa att ni har pondus, kontroll och glädje i det ni gör. Använd ingen ursäktande och förminskande kommunikation, utan gärna en ledarlik sådan, för det är vad ni är – ledare. Det är viktigt att vi föräldrar känner oss trygga med er och då får ni gärna vara stolta över ert yrke. Se till att ni tillsammans utvärderar stormöten ni har haft, och att ni ger varandra feedback på er kommunikation. Marknadsför rätt Vid hämtning och lämning är det ett ypperligt tillfälle att marknadsföra förskolans pedagogik. Men att stå och hålla en presentation för föräldrarna vid ingången är inte nödvändigt. Vi föräldrar bryr oss egentligen bara om en sak – våra barn. Därför bör du rikta in dig på en eller några föräldrar per dag (man hinner inte alltid med alla och det kan bli tjatigt om man pratar med föräldern varje dag). Berätta vad just deras barn har gjort för framsteg idag. Då, när vi står där som stolta tuppar kan du drämma till med information om varför och hur de har gjort dessa framsteg, vilken pedagogik ni på förskolan använder och så vidare. Nyfikenhet är nyckeln till uppmärksamhet, och nyckeln till nyfikenhet är att inleda med fokus på våra barn. Prata vänligare Visa uppskattning Ta hand om varandra – stämningen i personalrummet Vi föräldrar märker hur ni behandlar varandra i och utanför personalrummet. För oss är det viktigt att ni tar hand om varandra, för ni tar ju faktiskt hand om våra barn. För er är det viktigt att ni tar hand om varandra, särskilt när det ibland är extra tufft, som när det saknas resurser eller personal. Därför behöver ni vara extra stöttande mot varandra. Var inte motarbetare – var medarbetare. Och märker ni att det finns tendenser och fenomen som kan få folk att må dåligt på jobbet, så peka på fenomenen – inte personer – och prata om hur ni tillsammans kan få ett bättre arbetsklimat. Prata med mig inte om mig Skapa en feedback kultur. Vi är alla vuxna med avsikt att på bästa möjliga sätt ta hand om våra barn. Men ibland gör vi fel som föräldrar, förskolepedagoger eller barnskötare. Om ni på jobbet tillsammans kan komma överens om att alla kan göra fel någon gång, men att ni också ska hjälpa varandra så att det blir rätt för barnen – då har ni plötsligt skapat en arbetskultur där det är helt ok att ge feedback på hur någon tilltalade ett barn, en förälder eller en kollega. Men det är viktigt hur man ger och tar feedback. Hur du ger och tar feedback Ge - Säg inte vad personen är, utan säg vad personen gör. Om ett barn riskerar att bli kränkt av en tillsägelse, säg då: ”När du säger så blir det en kränkning” i stället för att säga ”När du säger så kränker du barnet”. Den första formuleringen säger något om vad jag gör och det kan jag ta till mig, den andra formuleringen säger att jag är en sämre person och det är svårare att smälta. Satsa därför på att peka på vad personen gör utan att värdera det personen är. Så tar du feedback – När en förälder är förbannad, när en kollega är besviken, när en kompis är sur. Då är det väldigt lätt att snabbt förklara hur man tänkte. Men för att få en bra effekt, ska man visa förståelse för personens känslor först, till exempel: ”Jag förstår att du blir orolig när Kalle kommer hem med blåmärken.” Sedan kan du förklara: ”Han är väldigt förtjust i att klättra på saker och brukar vara skicklig, men nu hade någon spillt vatten på stolen som han klättrade på.” Det är viktigt att du kan ta kritik och feedback, för kan du inte ta kritik så kan jag garantera att det snackas skit – om dig. Kritik kan skada ditt ego, men skitsnack kan skada ditt rykte. Därför ska du försäkra dina kollegor och din omgivning om att de alltid kan prata med dig om de har någon feedback att ge. Kort och gott: ta inte på dig offerkoftan, ta till dig feedback och tacka för den. Utse din egen retorikkonsult på jobbet Kommunikation är en muskel och få föds med sexpack. Vi måste träna på vägen dit, och den bästa träningen är feedback och förslag från våra medarbetare. Be någon att ge dig feedback när du har hållit en presentation, ett möte eller kanske sett dig prata med en förälder. Länken mellan oss och andra är just kommunikation, och därför är det viktigt att vi utvecklar den till det bättre tillsammans. Kom också ihåg att du inte är din kommunikation – det är ett verktyg du använder. Så om någon säger att du flackar med blicken ibland, så säger det inget om den du är utan om hur du pratar och det kan du alltid fixa till. Generationsmångfald Är ni många olika åldrar på arbetsplatsen? Låt det inte vara en svaghet utan en styrka att ni har en generationsmångfald och kompetens. En åttiotalist kan förklara hur man når andra åttiotalister, vad som är bra för de andra generationerna att veta och vice versa. Samma sak med olika kulturer: en kurd kan förklara den kurdiska kulturen, en dansk den danska, och så vidare. Eftersom föräldrar och barn är olika är det bra om personalen är det också. Lär varandra, berika med er kompetens – antingen om er generation eller er kultur. Berätta inte - beskriv Hjärnan tänker i bilder och därför är det viktigt att ni inte bara berättar att min son har utvecklats eller att han sköter sig fint, utan att ni beskriver hur det har sett ut. Ge ett exempel på hans framgång genom att säga: ”När vi satt vid fruktstunden fanns det en äppelskiva kvar som han tog. Lina ville ha den och han gav den till henne och sen fick hon en kram också.” Då förstår jag, utan att ni har sagt orden, att min son har utvecklats. Ett budskap ska inte ut – det ska in. Beskrivandet är vägen in. Personlighetstyper Insights är uppbyggt kring fyra färger och används för att förstå och kommunicera med olika personlighetstyper. Insights har sina rötter i den schweiziske psykiatrikern Carl Jung. Varje färg talar om individens styrkor och svagheter, kommunikationsstil och bidrag i teamsamarbete. Färgerna berättar i sig om vad du kan utveckla i din kommunikation som direkt kan tillämpas i vardagen. Havsblå Eldröd Skogsgrön Solgul Eldröda personlighetstyper Om Eldröda är extroverta och tänkande. Det här är personer vars högsta mål är resultat. Du behöver aldrig klura på vad en röd tycker och tänker, hen låter dig veta. De går rakt på sak och fluffar inte till det med en massa ”retoriska” formuleringar. Vill de prata med dig så säger de: ”Vi måste prata, ring mig om fem minuter!” Personer med en annan färg hade fått magont av formuleringen, men det ligger inget djupare i den för en röd, det är vad det är. Hen vill bara vara effektiv. Saker och ting ska gärna gå fort och effektivt. Att tänka innan man gör något är otänkbart, det är bara att tuta och köra. Du vet enkelt om du är en röd person om du, när du köper en möbel eller en teknisk pryl, aldrig tittar i instruktionsboken. Det är ju bara att köra, hur svårt kan det vara?! Så sätter den röde igång och bygger ihop den där stolen från Ikea – och vad fort hen är färdig. Frågan är om den är perfekt gjord? En annan färg hade sett att det fattades en skruv, och stolen kanske inte är så stabil. Då sätter sig den röde på stolen och konstaterar att den är fullt brukbar, det är inte så himla noga. De andra färgerna säger ”fort och fel” medan den röda fnyser: ”Ja, fort och fel, men du har inte ens hunnit få näsan ur instruktionsboken.” Röda kan uppfattas som otåliga. Senast när jag var på en brunch på en restaurang och inte kunde välja vad jag skulle ta: ”gurkorna eller morötterna eller både och?” så var det en röd person som suckade högt bakom mig. Fort ska det gå! Kännetecken Personen är formell, använder raka formuleringar, ser dig rakt i ögonen och har stort fokus på målet. Sitter ni i ett möte och något oväntat händer kan det lätt gå den röde förbi, inte för att hen är arrogant, utan för att hen är fokuserad på målet. Ett sorts tunnelseende. Personen pratar och svarar snabbt och har ett direkt tilltal. Hen är också uppgiftsfokuserad, rättfram, utmanande och pragmatisk. Undvik Saker som fullkomligt dödar lyssnarmotivationen hos en röd är formuleringar som ”För att ta det här från början”, ”Det här kan ta en stund”, ”Vi tar det som det kommer”, ”Jag ska ta det långsamt så du hänger med”, ”Jag känner”. Tveka, svamla, försöka ta över, vara känslostyrd eller slösa bort tiden. Retorik Formuleringar som tilltalar en röd: ”Jag ska ta det här snabbt” eller ”Det kommer endast ta en minut, högst”, ”För att gå rakt på sak”, ”Så här är det”. Alla ordval som indikerar att allt kommer vara tidseffektivt och resultatinriktat gör att du får den röde runt ditt lillfinger. Skogsgröna personlighetstyper Om En skogsgrön person är introvert och kännande. De är raka motsatsen till de röda. Deras främsta mål är harmoni, och i kontakt med de konfrontativa röda så kan det kännas nästintill omöjligt. Vill du veta vad en grön tänker så vänta dig inte att hen kommer berätta det självmant, fråga istället. Den här personen gör inte anspråk på utrymme utan trivs bra med att vara en i mängden. Om en telefonförsäljare ringer en grön så kan den gröna lugnt lyssna på försäljningen i femton minuter för att sedan berätta att hen inte är intresserad. En röd berättar det redan i början, en grön tycker inte det finns skäl att vara otrevlig. De använder inte yviga gester, utan kan besitta en mer lågmäld retorik. Att stå i centrum kan vara väldigt ansträngande för den gröne då detta inte ligger i hens natur. Den gröne är ofta konflikträdd – en naturlig konsekvens av att gilla harmoni. Problemet i gröna arbetsmiljöer och i andra sociala sammanhang är att konflikter kan hänga i luften i åratal just för att ingen vågar ta i dem. En grön person är en riktigt bra lagspelare, medan den röde hellre kör solo om det är mer effektivt. En grön har många kvaliteter som att vara samarbetsvillig, vänlig, lugn, stabil, lojal, inlyssnande, tillmötesgående och omtänksam. Av en röd kan hen dock tolkas som ineffektiv eftersom den gröne alltid strävar efter att precis alla ska komma till tals för att det ska ”kännas” bra. Den röde tänker att ”det är bättre att vi når målet, och om några blir trampade på på vägen dit, så är det inte hela världen”. Kännetecken Saker som pekar på att du talar med en grön person: En sorts lågmäld vänlighet, viss ögonkontakt och rätt få gester. Personen är mer utforskande, har en mjuk ton, långsammare tempo just för att hen vill att alla ska hänga med. Hen är hänsynsfull, easy-going, lite avvaktande och samarbetsvillig. I jobbsammanhang är det personen som håller ihop teamet, i familjen är det medlaren. Undvik Att vara rakt på sak kan vara förödande för den gröne. Istället för att säga ”Du gjorde fel.” bör du formulera dig i termer som ”Jag såg det du gjorde och det kändes som det fanns delar som kunde utvecklas om vi tittar här”. En sådan ändring i formuleringen är ofta hela skillnaden på huruvida ett budskap landar eller inte. Pusha inte till snabba beslut, överraska eller utnyttja hens vänlighet. Använd en mer försiktig retorik. Retorik Formuleringar som tilltalar en grön: ”Hur känns det här för dig?”, ”Det är bra om alla får komma till tals”, ”Det kommer vara trevligt”, ”Vi tar det i en varsam takt så alla hänger med”. När du pratar med en grön, tänk på detta: fråga om hens åsikt, sakta ned, var tålmodig, ge hen tid och var diplomatisk. Solgula personlighetstyper Om Solgula personer är extroverta och kännande. Deras främsta mål är uppmärksamhet. De är raka motsatsen till de blå, men har en del gemensamt med de andra två. De är extroverta som de röda och kännande som de gröna. De är den där sociala kollegan som alltid vill prata, inte bara för att säga något utan ibland också för att höra sin egen röst. De skrattar inte bara för att det är roligt utan också för att folk ska höra dem skratta. De kan komma med det där extra skrattet när alla andra har skrattat klart. Hen nyser med ett extra utdraget ”Tjooo” i nysningen och tackar högt och väntat till ”prosit”. Det är viktigt att andra hör hen, för ensamhet är ingen strävan. Det är de där kollegorna som du alltid märker när de kommer in i ett rum. En grön vill ju gärna smälta in lite diskret och vara en i gänget utan att göra anspråk på uppmärksamheten. Den gula vill däremot gärna bli uppmärksammad när hen kliver in i rummet och folk ser dig. Den kan vara den främmande personen som sitter bredvid dig på ett tåg och reagerar högt på ett mejl hen läser, trots att du inte har med det att göra. Personen diggar sin musik i lurarna genom att vicka på huvudet demonstrativt. Personen låter dig alltid veta att hen är i rummet och ibland blir det tröttsamt för de andra färgerna. Den gula är spontan och flexibel. Hen tar mycket intryck hela tiden och kan därför lätt tappa tråden under en pågående dialog. En kollega, Annika R Malmberg, berättade att det var extra tydligt att hon var gul och hennes man röd när de var ute och sprang. Hennes man sa ”Jag är riktad på målet hela tiden, Annika kan komma med idéer som att avbryta löprundan för att ta ett spontant dopp. Dessutom springer hon fortare när vi har publik.” Gula tycker om sociala tillställningar, och saker och ting ska gärna vara roligt och formulerat med superlativ, annars tappar hen lätt fokus. Kännetecken. Det är en sällskaplig, flexibel, engagerande och informell person. Personen är pratsam, spontan, uttrycksfull och livlig. Det är inte ovanligt att personen gestikulerar mycket, det ökar sannolikt chansen att synas. Och tittar du inte på personen så kan fysisk kontakt förekomma för att få tillbaka uppmärksamheten. förekomma för att få tillbaka uppmärksamheten. Undvik Att snöa in på detaljer, presentera saker i kalkylform, prata om rutiner. Retorik Här är det inte primärt formuleringarna som är viktiga utan att du alltid inkluderar den gula annars kan hen lätt tappa fokus. Inspirerande och entusiastisk retorik tilltalar dessa personer. Superlativ behöver du inte snåla med. Min man är blå och jag är gul. Efter en föreläsning med Tony Blair frågade jag honom vad han tyckte om min insats. Han var tyst några sekunder och svarade sedan att ”Det var bra”. Som gul är det sällan ”bra”, lägg till ett ”jätte” framför varje formulering så får du vår uppmärksamhet. Havsblå personlighetstyper Om Havsblå är introverta och tänkande. De är raka motsatsen till gula men har några saker gemensamt med de andra färgerna. De är introverta som de gröna och tänkande som de röda. Främsta målet för de blå är att förstå. De kan komma med den där önskan om att dra igenom agendan i detalj igen bara för att försäkra sig om att de inte har missat något. De kan ställa många frågor just för att nå ett specifikt mål och just på grund av det kan de uppfattas som kritiska. Det är de blåas eviga olycka. Därför ska du som blå alltid försöka ha en nyfiken retorik där du berättar att syftet inte är att kritisera utan att förstå. De är de som läser eller åtminstone skummar igenom instruktionsböckerna när de köpt en möbel eller en teknisk pryl. Fort och fel är inte deras melodi, när man kan göra rätt från början. Ibland håller jag i ”blå retorikkurser”, det vill säga att jag formar om dem så att de passar blå kursdeltagare. Ingenjörer brukar vara en sådan grupp. På dag två har de i uppgift att hålla en tre minuter kort presentation där målet är att väcka välvilja, nyfikenhet och trovärdighet. De tre orden låter ofta flummiga för blå personer eftersom de inte är mätbara, därför har de en fråga när de är klara med presentationen och den är: ”Var det tre minuter?” Mätbart är med andra ord a och o om du frågar en blå. Kännetecken Lågmäld, observerande person som när hen talar gör det utan yviga gester eller fysisk kontakt. Eftersom hen strävar efter faktamässig information så är det ofta lite variation i rösten. I strävan att förstå kommer personen ställa frågor, ta in dina svar, tänka och vara tyst eftersom informationen processas internt till skillnad från den gule. Personen är formell, kontrollerad och i viss mån reserverad. Retorik Undvik Det du ska undvika när du talar med en blå: allt det som är eftersträvansvärt när du talar med en gul. Superlativ landar ofta som överdrivet och oseriöst. Har du svar på tal för fort ger du sken av att inte tänkt igenom det du pratar om. Använder du för mycket yviga gester och superlativ så kan en blå enkelt avfärda dig som oseriös och överdriven. Det här en person som inte vill höra att något är fantastiskt utan att processen som leder till slutsatsen är ”fantastisk”. Formuleringar som tilltalar en blå: ”För att lyfta detaljerna”, ”Låt oss ta det från början”, ”Fakta säger”, ”Det relevanta i det här”, ”För att inte missa några detaljer tar vi det från början”. Detaljerna är viktiga när du pratar med en blå, glömmer du dessa kan du betraktas som slarvig. Konstpauser är inte att underskatta, en blå tycker inte att tystnad är obehagligt. Tvärt om så ser hen det som ett tecken på att det du säger är genomtänkt. Akta dig för att värdera händelser för mycket, berätta sakligt vad som hände så att den blå får komma fram till en egen värdering. Hur får jag folk att vilja lyssna om de är en annan färg än jag? Det är bra att du först och främst har med dig det här färgfiltret när du betraktar din omgivning och dess kommunikation. När du inte klickar med en person så behöver det inte ha att göra med att du eller hen kommunicerar dåligt, utan bara olika. Kom ihåg att du har tillgång till alla färger inom dig i någon grad. Möter du som gul en blå så får du tänka att du ska dämpa det gula en aning och istället skruva upp det blåa. Jag brukar tänka så när jag pratar med min man, att ha längre pauser när han frågar mig något. Han vill inte höra tre olika varianter till svar utan han vill bara höra slutsatsen. Det gör ingenting att det tar lite tid tills jag kommer till slutsatsen. Även om den där tiden skulle göra mig tokig som lyssnare. Men i grund och botten ska jag inte prata med folk som jag vill bli pratad till utan som de vill bli pratade till. Det är grundregeln. Ibland kan man tycka det är omöjligt att kommunicera med vissa människor och det helt enkelt inte går att komma överrens. Men det kan vara så att ni är helt motsatta personlighetstyper och det finns enkla knep att prata med dem, bara man lär sig förstå deras typ av kommunikation. Vill du lära dig mer om retorik eller om hur du får andra att vilja lyssna på dig? Vi har kurser i både retorik och presentationsteknik, dessutom har vi individuell retorikträning för den som verkligen vill bygga upp retorikmusklerna. Är du intresserad av att läsa vidare hittar du alla Elaines böcker på nästa sida, varför inte beställa ett gäng att ge bort? Alla kurser och utbildnignar finns på vår hemsida www.snackasnyggt.se böcker och priser Härskarteknik Inbunden Pocket 160kr + 6 % moms (ord. nätpris 179 - 189kr) 45 kr + 6 % moms (ord. nätpris ca 50 kr.) Snacka Snyggt Inbunden Pocket 160kr + 6 % moms 45 kr + 6 % moms MINSTA BESTÄLLNING är 8 ex per titel Mejla bokbeställning till [email protected] Vid beställning: Ange antal och titel samt om böckerna ska l evereras till annan adress. vardagsmakt Inbunden Pocket 160kr + 6 % moms 45 kr + 6 % moms Modern retorik (för skolor) 299 kr + 6 % moms (ord. nätpris 340kr) Betalning sker via faktura