Nytt miljöprogram - Stockholms läns landsting

Projekt:
Nytt miljöprogram
för Stockholms läns landsting
2017-2021
Projektplan version 2.1
Innehåll
1
2
3
4
Grundläggande information .................................................................................... 4
1.1
Bakgrund ........................................................................................................... 4
1.2
Syfte ................................................................................................................... 4
Mål............................................................................................................................ 5
2.1
Effektmål ........................................................................................................... 5
2.2
Projektmål ......................................................................................................... 5
2.3
Prioritet ............................................................................................................. 6
Krav på projektet ..................................................................................................... 6
3.1
Förutsättningar och beroenden ........................................................................ 6
3.2
Miljö .................................................................................................................. 8
3.3
Avgränsningar och omfattning ......................................................................... 8
Planer ....................................................................................................................... 9
4.1
Tidplaner ......................................................................................................... 10
4.2
Händelser och aktiviteter i projektet ...............................................................13
MS1 – miljöutredning ............................................................................................14
BP3:1 – förslag på upplägg, ramar och inriktning .................................................14
MS2 – intressentdialog ..........................................................................................14
BP3:2 – avrapportering till den politiska organisationen ..................................... 15
MS3 – omvärldsbevakning .................................................................................... 15
MS4 – kostnads- och nyttoanalys .......................................................................... 15
BP3:3 – förslag till miljöprogram på remiss.......................................................... 15
BP3:4 – reservtid för extramöte med styrgrupp ................................................... 15
BP4 – slutligt förslag till nytt miljöprogram.......................................................... 15
4.3
Resursplan........................................................................................................ 15
Styrgrupp ................................................................................................................16
Verkställande utskott för styrgruppen ...................................................................16
Projektgrupp........................................................................................................... 17
Referensgrupp 1 – samhällskonsekvensbedömning ............................................ 18
Referensgrupp 2 – regionalt utvecklingsperspektiv ............................................. 18
Övriga referenser ....................................................................................................19
Delprojekt ...............................................................................................................19
4.4
5
Budget och finansiering (kostnadsplan)..........................................................19
Projektorganisation ................................................................................................19
5.1
Styrgrupp......................................................................................................... 20
5.2
Verkställande utskott .......................................................................................21
5.3
Projektgrupp ....................................................................................................21
6
5.4
Arbetsgrupper ..................................................................................................21
5.5
Externa kontakter ........................................................................................... 22
Kommunikation ..................................................................................................... 22
6.1
Kommunikation och rapportering inom projektet......................................... 22
6.2
Intressentanalys och kommunikationsplan ................................................... 22
Intressentanalys .................................................................................................... 22
Kommunikation kring projektet ........................................................................... 23
7
8
Kvalitet ................................................................................................................... 24
7.1
Kvalitetsstrategier och granskningar .............................................................. 24
7.2
Kvalitetssäkring av externa leverantörer ........................................................ 24
7.3
Projektrutiner .................................................................................................. 24
7.4
Ändringar och avvikelser ................................................................................ 24
Risker och möjligheter ........................................................................................... 25
8.1
Styrkor och svagheter med Miljöutmaning 2016 ........................................... 25
8.2
Resultat av riskanalys ..................................................................................... 25
Politik..................................................................................................................... 25
”Stelbenthet” ......................................................................................................... 26
Inkludering och förankring ................................................................................... 26
Innehåll.................................................................................................................. 26
Kommunikation .................................................................................................... 27
Projektstyrning ...................................................................................................... 27
Resurser och kompetens i projektet ..................................................................... 28
9
Leverans och överlämningsprocedur (PB4 och ev. BP3:or) ................................. 28
10 Projektavslut (BP5) ................................................................................................ 30
11 Referenser och bilagor ........................................................................................... 30
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Dnr
LS 1308-1043
1 (34)
Dokumenthantering
Ansvar
Ägare
Roll
Projektledare
Biträdande projektledare
Informeras Projektets styrgrupp
för beslut
Informeras Ledningsgruppen för
TMR
Delprojektledare
Expert kemikalier, SLL
miljöavdelningen
Namn
Fredrik Rangstedt
Nils Blume
Se avsnitt 4.3.
Peter Haglund, Nils Blume, Fredrik Meurman, Jan Lindquist
och Charlotta Brask
Johanna Borgendahl, Joachim Elevant, Kristian Hemström
och Monica Tietze Wirén
Margareta Bergh
Referenser
Ref
[1]
[2]
Dokument ID
Bilaga 1
Bilaga 2
Dokument
Projektdirektiv
Slutrapport intressentanalys, Quattroporte AB
Definitioner och förkortningar
Begrepp
/förkort
ning
BP
HSF
LD
LF
LSF
MS
RUFS
SLL
SLL TMR
SLSO
SöS
TF
Tjut
Förklaring
Beslutspunkter, då styrgruppen beslutar om projektets fortsatta inriktning
Hälso- och sjukvårdsförvaltningen
Landstingsdirektören
Landstingsfullmäktige
Landstingsstyrelsens förvaltning
Milstolpar, dvs. viktiga delleveranser i projektet
Den regionala utvecklingsplanen för Stockholms län, som SLL ansvarar för
Stockholms läns landsting
Funktionsområdet SLL Tillväxt, miljö och regionplanering, inom LSF
Stockholms läns sjukvårdsområde, förvaltning inom SLL
Södersjukhuset AB
Trafikförvaltningen
Tjänsteutlåtande
Revisionshantering
Version
Datum
Summering av förändringar i förhållande till
föregående version
1.0
2014-09-19
2.0
2014-10-16
2.1
Från 16/10
Utkast/förslag utskickat till styrgruppen inför möte
2014-10-03. Ingen föregående version föreligger.
Reviderad enligt synpunkter vid styrgruppsmötet den 3
oktober och därefter godkänd av ordförande.
Ingen extern representation i styrgruppen, nya medlemmar i
Ändringar
markerade
(j/n)
--Nej
Ja (gul)
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Dnr
LS 1308-1043
2 (34)
styrgrupp, ny delprojektledare (delproj2)
Projektnamn: Nytt miljöprogram för Stockholms läns
landsting 2017-2021
Projektägare/beställare: Peter Haglund, direktör SLL TMR
Checklista inför beslut, BP2
JA
Målen för projektet är tydliga och dokumenterade både gällande
kostnad/resurser, tid och resultat
x
Effektmålen är dokumenterade samt hur de skall följas upp och av vem
x
Miljöpåverkan analyserad i generella termer
x
Analys av eventuell påverkan av gällande miljömål enligt gällande
Miljöpolitiskt program är gjord
x
Dokumenten Kostnads- nyttoanalys och Överenskommelse för
realisering av nytta finns framtagna och är godkända av Mottagaren
samt bilagda detta dokument
NEJ
x
Mottagaren av projektets leverans är identifierad och har ett tydligt
åtagande för att realisera den förväntade nyttan från projektet
x
Förväntat resultat (leverans) från projektet är tydligt definierat,
dokumenterat och kopplat till verksamhetens mål och strategier
x
Risker och osäkerheter i projektet är tydligt dokumenterade i
riskanalysen, inklusive en handlingsplan för att hantera dem
x
Projektplanen är tidsatt och resurssatt per fas
x
Projektmedlemmar och referensgrupp är utsedda
x
Samtliga resurser för projektet är säkrade med resurskontrakt och
införstådda med åtagandet
Projektets begränsningar är tydligt definierade och dokumenterade
x
Tidpunkt för leverans är väl vald och förankrad hos mottagaren
x
Följdkostnader för projektet är identifierade och dokumenterade
x
x
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Dnr
LS 1308-1043
3 (34)
Juridiska och finansiella aspekter har beaktats
x
Projektet är uppdelat i tydliga faser med BP3:or kopplade till de
huvudsakliga leveranserna i projektet
x
JA
Beslut att starta projektet, BP2
Beslut att bordlägga
Datum och underskrift Styrgruppsordförande
Namnförtydligande
Datum och underskrift av Projektledare
Namnförtydligande
NEJ Kommentar:
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Dnr
LS 1308-1043
4 (34)
Grundläggande information
Landstingsfullmäktiges uppdrag i budget 2014, att ta fram ett förslag angående
utarbetandet av ett nytt miljöpolitisk program, tilldelades SLL TMR. I januari 2014
initierade därför TMR projektet nytt miljöprogram, för att svara upp mot
fullmäktiges uppdrag och börja planera projektet 1. Det resulterade i att direktiv och
styrgrupp fastställdes för projektet och att en intressentanalys påbörjades. Under den
fortsatta etableringen av projektet utarbetades (detta) förslag till projektplan.
1.1 Bakgrund
Landstinget arbetar systematiskt med att minska den negativa miljöpåverkan.
Arbetet utgår från ett miljöpolitiskt program, beslutat av landstingsfullmäktige, samt
lokala mål och handlingsplaner, som upprätthålls med certifierade ledningssystem.
Nuvarande miljöprogram, Miljöutmaning 2016, gäller till och med 2016. Programmet
togs fram i samverkan mellan landstingets förvaltningar och bolag och grundar sig
bland annat på intressentdialoger och kunskap från tidigare miljöutredningar. Nästa
miljöprogram blir landstingets sjunde och föreslås gälla för perioden 2017-2021.
Miljöutmaning 2016 anger hur landstinget ska minska sin miljöbelastning och bli
klimateffektivt, resurseffektivt samt bedriva ett hälsofrämjande miljöarbete.
Miljöutmaning 2016 har ett sakområdesmässigt bredare omfång än tidigare
miljöprogram, som enbart omfattade den ekologiska aspekten av hållbar utveckling.
Nuvarande miljöprogram innefattar även vissa sociala frågor samt ekonomi – i
termer av ”att hushålla med resurser”.
Projektet Nytt miljöprogram ska resultera i ett tjänsteutlåtande med förslag till
landstingets sjunde miljöpolitiska program, med mål för miljöarbetet 2017-2021.
Nästa miljöprogram kommer, liksom Miljöutmaning 2016, vara ett ”brett”
miljöprogram, men inte omfatta hela begreppet hållbar utveckling 2. Idén är att
miljöprogrammet även bidrar till nytänkande och innovation.
1.2 Syfte
Den önskade effekten av projektet är att landstingsfinansierade verksamheter
minskar sin miljöpåverkan, förebygger ohälsa och på andra sätt bidrar till hållbar
utveckling, genom att arbeta enligt det nya miljöprogrammet. Ambitionen är att
landstingets miljöarbete är en del av det dagliga arbetet i alla landstingsfinansierade
verksamheter och även inspirerar andra aktörer.
Arbetet inom TMR med uppdraget (LS 1308-1043) beskrivs i verksamhetsplan 2014 för TMR, som
beslutades av direktör Peter Haglund den 14 januari 2014.
2 Hållbar utveckling är en utveckling som tillfredsställer dagens behov utan att äventyra kommande
generationers möjligheter och de tre dimensionerna – den ekonomiska, sociala och miljömässiga – ska
stödja varandra (www.regeringen.se).
1
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Dnr
LS 1308-1043
5 (34)
2 Mål
2.1 Effektmål
Med det nya miljöprogrammet höjer landstinget ambitionerna för miljöarbetet.
Arbetet inom de områden som anges i det nya miljöprogrammet leder till att;
1. Landstinget blir mer ansvarstagande 3, minskar sin klimatpåverkan, blir mer
resurseffektivt och arbetar hälsofrämjande
2. Landstinget driver miljöarbetet framåt genom utveckling av nya metoder,
arbetssätt och tekniker
3. Landstingets miljöarbete är känt såväl regionalt, nationellt som internationellt
och inspirerar andra
4. Landstingets intressenter uppfattar miljöarbetet som strukturerat, genomtänkt och relevant för dem och vill samverka för hållbar utveckling i regionen.
Effektmålen formuleras mer detaljerat i miljöprogrammet och bör, när så är lämpligt,
inkludera etappmål för programperioden. Även mål som sträcker sig efter
programperiodens slut bör ingå, som därmed ger långsiktiga effekter. Av fullmäktiges
beslut om nytt miljöprogram bör även ansvar för effekthemtagning framgå, det vill
säga vilka roller nämnder och styrelser har för att styra genomförandet av
programmet så att målen i programmet nås. LSF slutredovisar miljöprogrammet
efter år 2021. Därutöver görs årlig uppföljning i landstingets miljöredovisning. Efter
projektets slut (hösten 2016) planeras för ett särskilt projekt som ska utmynna i ett
dokument som preciserar mätmetoder för miljömålen 4.
En kostnads-och nyttoanalys slutförs hösten 2015 (se MS4, i avsnitt 4.1) för att se de
direkta ekonomiska konsekvenserna för miljöprogrammet samt de
samhällsekonomiska konsekvenserna. Analysen ska användas som underlag när
förslag till miljöprogram tas fram inför remiss (dvs. inför BP3:3, se 4.1). Mottagare av
projektets leverans är landstingsdirektören som sedan, för att realisera den
förväntade nyttan från projektet, lämnar ett tjänsteutlåtande med förslag till
miljöprogram, för beslut i landstingsfullmäktige.
2.2 Projektmål
Projektet ska leda till ett tjänsteutlåtande med förslag till nytt miljöprogram.
Projektet ska hålla tidplan och budget. Resultatet, det vill säga landstingets nya
miljöprogram, ska vara;
1. Ett relevant program, framtaget med en bred projektorganisation och som
utgår från en intressentanalys och en uppdatering av tidigare miljöutredningar
2. Ett tydligt program, med vision, mätbara mål och en beskrivning av hur
uppföljningen ska gå till
Arbete med socialt ansvartagande, i form av en uppförandekod för leverantörer, finns i nuvarande
program och ett ökat ansvarstagande innebär således ytterligare åtaganden.
4 Jämför med de så kallade specifikationsdokumentet för Miljöutmaning 2016 (se LS 1201-0039), som
förtydligar hur målen ska mätas och redovisas.
3
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Dnr
LS 1308-1043
6 (34)
3. Ett engagerande och inspirerande program med utmanande mål, som skapar
delaktighet och bjuder in till samverkan.
Målen i nästa miljöprogram ska stimulera det lokala miljöarbetet. Därmed kan
antalet mål begränsas i det landstingsövergripande programmet, utan att sänka
ambitionerna för miljöarbetet. Observera att tydliga mål ibland kan vara svåra att
formulera när det ska vara utmanande mål, när landstinget bryter ny ”mark”, men att
detta förhållande då ska tydliggöras i programmet. Ett inspirerande program ger ett
miljöarbete med en betydlig kommunikativ potential, som kan nå en stor målgrupp.
2.3 Prioritet
Högsta prioritet är att ett färdigt förslag till nytt miljöprogram lämnas för beslut
enligt tidplan (BP4, 4.1). Projektet ska uppfylla projektets mål (se 2.2). Kostnader för
projektet ska rymmas inom den budget som direktör för TMR tilldelar projektet.
3 Krav på projektet
Arbetet med att ta fram det nya miljöprogrammet behöver ske i samstämmighet och i
dialog med landstingets andra strategiska utvecklingsarbeten – inte minst det som
rör framtidens hälso- och sjukvård och planeringen av kollektivtrafikens utveckling.
Finansiella aspekter har beaktas såtillvida att projektmedel är säkrade genom att
direktör TMR godkände projektet och att ekonomiska konsekvenser av
miljöprogrammet ska utreds i projektet (se MS4).
3.1 Förutsättningar och beroenden
I Mål och budget 2014 uppdrog landstingsfullmäktige åt landstingsstyrelsen att
återkomma med förslag angående inriktning för utarbetande av nytt miljöprogram.
När ärendet beslutas utgör det en förutsättning för det fortsatta arbetet i projektet.
Det finns en rad program och verksamheter inom landstinget, som är angelägna att ta
hänsyn till i projektet. Det är landstingets folkhälsopolicy, läkemedelsstrategi och
arbetet med landstingets FoU-strategi. Landstingets arbete med framtidens hälsooch sjukvård och det regionala trafikförsörjningsprogrammet samt RUFS ger också
viktiga förutsättningar för projektet.
Sveriges nationella miljökvalitetsmål och regionala miljömål, liksom EU:s miljökrav,
ska beaktas i projektet. Det kan till exempel innebära att de regionala miljömålen blir
utgångspunkt för upplägg, ramar och inriktning för det nya miljöprogrammet.
Utöver specifika förutsättningar gäller de policys, myndighetskrav samt lagar och
förordningar som landstingets verksamheter alltid har att följa.
I tabellen anges inleveranser som krävs för nå projektets milstolpar och beslut, se 4.2.
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Nr. Beskrivning
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Ev. Godkännande
kriterium/er
Dnr
LS 1308-1043
7 (34)
Ansvarig
Datum
Projektledare
2015-02-23
Nödvändiga inleveranser för BP3:1
1
Miljöutredning (MS1)
Projektledare och delprojektledare godkänner slutrapport
efter remiss hos TMR
2
Input från delprojektledare Projektledare godkänner
till BP3:1
underlag
Delprojektledare
2015-02-13
3
Styrgruppen godkänner
förslag på upplägg, ramar
och inriktning för nytt
miljöprogram (BP3:1)
Ordf. styrgrupp
2015-03-12
Projektledare
Maj 2015
Förslaget godkänns av
styrgruppen (ja eller nej)
Nödvändiga inleveranser för BP3:2
4
Intressentdialog
Projektledare godkänner
slutrapport från konsult
5
Input från delprojektledare Projektledare godkänner
till BP3:2
underlag (kriterium är att
projektledare har tillräckligt
med information för att
presentera ett förslag för VU)
Delprojektledare
Maj 2015
6
Styrgruppen godkänner
underlag för
avrapportering till den
politiska organisationen
(BP:2)
Ordf. styrgrupp
Maj/juni 2015
Förslaget godkänns av
styrgruppen (ja eller nej)
Nödvändiga inleveranser för BP3:3
7
Kostands- och nyttoanalys Projektledare godkänner
slutrapport från konsult
Projektledare
2015-09-24
8
Input från delprojektledare Projektledare godkänner
till BP3:3
underlag (kriterium är att
projektledare har tillräckligt
med information för att
presentera ett förslag för VU)
Delprojektledare
September
2015
9
Styrgruppen godkänner
förslag till nytt
miljöprogram, som
därefter skickas på remiss
till landstingets nämnder
och styrelser och ev.
externa intressenter,
såsom myndigheter och
intresseorganisationer
(BP3:3)
Ordf. styrgrupp
Oktober/
november
2015
Förslaget godkänns av
styrgruppen (ja eller nej)
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Dnr
LS 1308-1043
8 (34)
Nödvändiga inleveranser för BP4
10
Remissrunda till
landstingets nämnder och
styrelser och ev. externa
intressenter, såsom
myndigheter och
intresseorganisationer
11
Eventuell återkoppling
från styrgupp kring
inkommande synpunkter
från remissrunda
12
Styrgruppen godkänner
slutligt förslag till nytt
miljöprogram samt
tjänsteutlåtande för
överlämning till LD (BP4)
Remissvar inkommer i
enlighet med angivet
slutdatum för remissrundan
Förslaget godkänns av
styrgruppen (ja eller nej)
Miljöchefer och
Februari 2016
miljösamordnare,
samt utvalda
representanter
för externa
intressenter
Ordf. styrgrupp
Februari 2016
Ordf. styrgrupp
Maj 2016
Projektledare
Juni-augusti
2016
Projektägare
Efter LFbeslut (augsep 2016)
Nödvändiga inleveranser för BP5
13
Slutrapport (BP5)
Enligt projektägarens
riktlinjer
14
Projektägaren beslutar om Projektet godkänns av
att godkänna projektet
projektägaren (ja eller nej)
(BP5)
3.2 Miljö
Projektets aktiviteter ger inte upphov till någon betydande miljöpåverkan. Projektets
effektmål är att minska landstingets miljöpåverkan.
3.3 Avgränsningar och omfattning
De målområden som ingår i det slutgiltiga förslaget till miljöprogram ska omfatta de
betydande miljöaspekterna för landstinget (enligt miljöutredning, MS1).
Avsikten är att, så långt det är relevant och möjligt, låta målen i nya miljöprogrammet
omfatta alla verksamheter som finansieras av landstinget, oavsett i vilken regi de
utförs. Detta innebär att privata entreprenörer inom vård, kollektivtrafik och
fastighetsverksamhet, omfattas, i likhet med landstingets egna verksamheter.
Det nya programmet avser år 2017-2021. Eftersom det strategiska arbetet med
miljöfrågor oftast sträcker sig över längre tidsperioder ska programmet därtill även
peka ut långsiktiga visioner, strategier och mål som sträcker sig bortom
programperioden.
En utgångspunkt för projektet är att nästa miljöprogram har samma ”bredd” som
nuvarande, det vill säga fokus på den ekologiska aspekten av hållbar utveckling. Icke
desto mindre kan det vara relevant att inkludera fler perspektiv, såsom ekonomi och
sociala frågor. Det görs med hjälp av en särskild referensgrupp (se avsnitt 4.3) samt
genom en kostnads- och nyttoanalys av miljöprogrammet (se MS4 i avsnitt 4), för att
se vilka samhällseffekter programmet förväntas ge.
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Dnr
LS 1308-1043
9 (34)
I det nya miljöprogrammet, precis som i Miljöutmaning 2016, ska det finnas mål som
kopplar till RUFS. Det sätter landstingets miljöarbete i ett regionalt perspektiv och
kan även innebära en viss ”breddning” av programmet.
Arbete med socialt ansvartagande, i form av en uppförandekod för leverantörer, finns
i nuvarande program och ska även ingå i nästa miljöprogram. Arbetsmiljöfrågor
exkluderas, även om kemikaliearbetet kan vinna på att ske samordnat mellan miljöoch personalfunktioner i landstinget.
Utöver det miljöarbete som styrs direkt av miljöprogrammet finns lokalt utformade
rutiner, mål och handlingsplaner, som är betydelsefulla för att minska landstingets
miljöpåverkan, men som inte omfattas av programmet och därmed inte projektet.
Våren 2016 görs en riskanalys kopplat till innehållet i programmet, det vill säga
förutsättningar för genomförandet, som blir en bilaga till ärendet.
Projektet ska resultera i ett tydligt program, med vision, mätbara mål och en
beskrivning av hur uppföljningen ska gå till. Projektet kommer dock inte i detalj
precisera hur miljömålen ska mätas och redovisas, utan det sker hösten 2016 (jämför
”specifikationsdokumentet” för Miljöutmaning 2016, LS 1201-0039).
4 Planer
Som framgår av nedanstående tidplan sker projektstart i oktober 2014. En
avrapportering inom den politiska organisationen äger rum under våren eller
försommaren 2015. I slutet av 2015 går förslaget till miljöprogram på politiskt remiss
inom landstinget, till nämnder och styrelser. Därefter hanteras inkomna synpunkter
och landstingsfullmäktige kan ta beslut om det nya miljöprogrammet i början av
hösten 2016, så att förvaltningar och bolag sedan har hösten för att implementera
programmet.
När det gäller upplägget för delprojekten, med arbetsgrupper som träffas regelbundet
och sedan möten inom projektgruppen (se figur 2 nedan), så gäller att beskrivningen
nedan enbart är ett förslag för delprojektledarna att ha som utgångspunkt vid
upprättande av delprojektplaner. Delprojekten formerar arbetsgrupper utifrån behov
och/eller knyter till sig kontaktpersoner för att ha löpande diskussioner och
avstämningar. Tillsammans bildar dessa personer en ”resurspool”. En utgångspunkt
är att till stor del nyttja befintliga nätverk som miljöavdelningen verkar i (för
kemikalier, fastigheter osv.) och ha arbetsmöten där. Projektledaren säkerställer vissa
avstämningar inom projektorganisationen, men mötesfrekvensen inom
projektetgruppen måste också utgå från delprojektledarnas behov. Sedan ska
projektet, genom projektledaren, även ha referensgrupper och föra en
intressentdialog för ytterligare inspel och perspektiv. Utöver nedanstående planer så
har delprojekten egna planer, som respektive delprojektledare ansvarar för.
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Dnr
LS 1308-1043
10 (34)
4.1 Tidplaner
Nedan redovisas två tidplaner för projektet: dels med fokus på händelser (beslut och
milstolpar) och dels med fokus på aktiviteter, i form av en aktivitetslista.
Beslutspunkter är då styrgruppen eller projektägaren tar beslut om projektet.
Milstolpar ger en indikation på om projektet är i riktning med projektets mål och det
är projektets verkställande utskott som granskar och godkänner dessa leveranser. 5
Beslut
BP2
BP3:or
Benämning
Projektstart
Genomförande
Kommentar
Styrgruppens godkänner projektplan.
Förslag till nytt miljöprogram utvecklas i samverkan med
olika arbets- och referensgrupper.
MS1
BP3:1
Miljöutredning
Beslut att
fortsätta
projektet
Intressentdialog
Beslut att
fortsätta
projektet
Omvärldsbevakning
Slutrapport från konsult inlämnas avseende miljöutredning.
Styrgruppen beslutar om till upplägg, ramar och inriktning
för miljöprogrammet. Uppdatering av miljöutredning ingår
som beslutsunderlag.
Konsult lämnar slutrapport avseende intressentdialog.
MS2
BP3:2
MS3
MS4
BP3:3
BP3:4
BP4
BP5
Kostnads- och
nyttoanalys
Beslut att
fortsätta
projektet
Avveckling
Projektet
avslutas
Datum
2014-10-03
2014-10-03
till
mars 2016
2015-02-23
2015-03-12
Maj 2015
Styrgruppen godkänner avrapportering inom den politiska
organisationen.
Maj/juni
2015
Säkerställande av att krav på projektet enligt checklista(se
avsnitt 3) är uppfyllda samt att iakttagelser från
omvärldsbevakning är beaktade.
Konsult färdigställer kostnads- och nyttoanalys, som görs
för en utkast-version av miljöprogrammet.
Styrgruppen godkänner förslag till miljöprogram, som
presenteras för styrgruppen för beslut om remiss till
landstingets nämnder och styrelser. Kostnads- och
nyttoanalys ingår som beslutsunderlag.
Reservtid för extra styrgruppsmöte.
Styrgruppen godkänner slutligt förslag till nytt
miljöprogram, som är justerat och anpassat utifrån
inkomna synpunkter vid remissen. Därefter överlämnas
förslag och tjänsteutlåtande till landstingsdirektören för
beslut i landstingsfullmäktige.
Efter fullmäktiges beslut om nytt miljöprogram kan
projektägaren slutligen besluta om att godkänna projektet
och en slutrapport tas fram.
2015-09-21
2015-09-24
2015-10-29
februari 2016
maj 2016
Höst 2016
Nedanstående aktivitetslista innehåller projektets huvudaktiviteter med start och
slutdatum, samt ansvarig för varje aktivitet.
Beslut
Aktivitet
Färdigställa förslag till projektplan
Workshop med delprojektledare (ang.
projektplan, delprojektplaner och
arbetsgrupper)
Workshop – intressentanalys med konsult
Startdatum
2014-06-16
-
Slutdatum
2014-09-19
2014-08-22
Ansvarig
Projektledare
Projektledare
-
2014-08-21
Projektledare
5 Projektstart föregicks av två beslut och faser: en initierings- (BP0) samt en etableringsfas (BP1), se
avsnitt 1 ovan. Observera att ett av besluten (3:1) är nytt jämfört med projektdirektivet.
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
VU
BP2
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
MS1
11 (34)
Möte med VU om projektplan
Skicka ut formell inbjudan till styrgrupp,
inkl. agenda och projektdirektiv + informera
om att förslag till projektplan skickas ut två
veckor innan mötet
Intressentanalys färdigställs – slutrapport
Workshop med delprojektledare (ang.
upplägg för första arbetsgruppmöte) samt
presentation av slutrapport kring
intressentanalys
Skicka ut förslag till projektplan inkl.
intressentanalys till styrgrupp
Första utkast av delprojektplan lämnas till
delprojektledaren
Skapa och bjuda in arbetsgrupper till två
möten (ska genomföras innan 3/2-15)
Skapa och bjuda in referensgrupper
Projektstart
Uppstartsmöte med styrgruppen
-
2014-08-25
2014-08-29
Projektledare
Projektledare
-
2014-09-12
2014-09-17
Projektledare
Projektledare
2014-09-19
Projektledare
-
2014-09-29
juni 2014
oktober 2014
juni 2014
-
oktober 2014
2014-10-03
2014-10-03
Projektledare
Delprojektledare
Projektledare
Uppstartsmöte med arbetsgrupper
-
oktober 2014
oktober/
november
2014
11 november
november
2014
mars 2016
oktober 2014
mars 2016
oktober 2014
juni 2016
-
2014-10-13
november/
december
2014
september
2014
oktober 2014
oktober 2014
Projektledare
oktober 2014
januari 2014
Projektledare
Projektledare
2015-01-29
2015-02-12
Projektledare
-
2015-02-23
Konsult
-
Jan/feb 2015
(efter arb.gr.
möte 2)
2015-01-28
Projektledare
Möte med miljöchefer och miljösamordnare
Boka in vårterminens möten (VU,
delprojektledare, referensgrupper)
Träffar med delprojektledare (2-3 gånger per
termin) samt extra avstämningar
Träffar med arbetsgrupper (1-2 möten per
termin per grupp)
Löpande kommunikationsaktiviteter
VU
Dnr
LS 1308-1043
Möte med VU
Möte 1 (av 2) med referensgrupper och
delprojektledare. Tema: Vilka synergier finns
mellan miljö och respektive expertområde?
Miljöutredning:
- Anlita konsult
-
Uppstartsmöte med konsult
Bistå konsulten med att koordinera
insamling och sammanställning av
uppgifter från verksamheterna,
intervjua verksamheterna om miljöpåverkan
- klassning av miljöaspekter och
prioritering av miljöområden
- Preliminär rapport på remiss hos
TMR
- Slutrapport från konsult inlämnas
avseende miljöutredning
Delprojektledarmöte – input till BP3:1
Workshop med SLL Miljöavdelning om
förslag på upplägg, ramar och inriktning
-
Ordf.
styrgrupp
Delprojektledare
Projektledare
Projektledare
Projektledare
Delprojektledare
Kommunikatör
Projektledare
Projektledare
Projektledare
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
VU
BP3:1
MS2
MS3
MS4
12 (34)
-
februari 2015
Projektledare
-
Projektledare
Förslag på upplägg, ramar och inriktning –
vilka har utvecklats i samverkan med arbetsoch referensgrupper. Förslaget presenteras
för styrgruppen för beslut. Miljöutredning
ingår som beslutsunderlag
Intressentdialog:
- Anlita konsult
-
2015-02-20
(två veckor
före BP3:1)
mars 2015
november
2014
januari 2015
december
2014
januari 2015
maj 2015
våren 2015
Projektledare
-
våren 2015
-
maj 2015
Konsult
-
april 2015
Projektledare
-
maj 2015
Projektledare
-
maj 2015
maj 2015
Projektledare
Projektledare
-
två veckor
före BP3:2
maj/juni
2015
Projektledare
-
BP3:2
Dnr
LS 1308-1043
Möte med VU om förslag på upplägg, ramar
och inriktning
Skicka förslag på upplägg, ramar och
inriktning till styrgrupp, inkl. miljöutredning
-
VU
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Uppstartsmöte med konsult
Bistå konsulten i dess arbete
Hearing med externa intressenter
Workshop med miljöchefer och
miljösamordnare från landstingets
verksamheter
- Slutrapport från konsult inlämnas
avseende intressentdialog
Boka in höstterminens möten (VU,
delprojektledare)
Möte 2 (av 2) med referensgrupper. Tema:
Vilka konsekvenser får aktuellt upplägg,
ramar och inriktning för respektive
expertområde?
Delprojektledarmöte – input till BP3:2
Möte med VU om förslag på tjänsteutlåtande
för politisk behandling (inkl. rapportera
resultat från intressentdialog)
Skicka förslag på tjänsteutlåtande, inkl.
intressentdialog till styrgruppen
Avrapportering till den politiska
organisationen. Ett förslag till underlag
presenteras för styrgruppen för beslut.
Intressentdialog ingår som beslutsunderlag.
Omvärldsbevakning:
- Sammanställ checklista över krav på
projektet (lagstiftning, policies etc.)
och fördela bevakningsområden till
delprojektledare
- Genomgång och beaktande av krav
på projektet (enligt checklista)
- Löpande bevaka nyhetsbrev,
utredningar med mera
- Genomgång av andra landstings och
regioners miljöprogram (”best
practice”), ev. studiebesök till andra
verksamheter
Kostnads- och nyttoanalys:
- Anlita konsult
- Uppstartsmöte med konsult
- Bistå konsulten i dess arbete
-
Ordf.
styrgrupp
Projektledare
Projektledare
Konsult och
projektledare
Konsult och
projektledare
Ordf.
styrgrupp
Projektledare
Projektledare
september
2014
november
2014
november
2014
oktober 2014
2015-09-21
Projektledare
september
2015
2015-09-21
Projektledare
september
2014
februari 2015
april 2015
mars 2015
april 2015
september
2015
Projektledare
Projektledare
Projektledare
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
-
Preliminär rapport på remiss TMR
Slutrapport från konsult inlämnas
avseende kostnads- och nyttoanalys
Delprojektledarmöte – input till BP3:3
VU
BP3:3
VU
BP3:4
VU
BP4
BP5
Möte med VU om omvärldsbevakning (krav
på projektet mm.), kostnads- och nyttoanalys
och förslag på miljöprogram för remiss
Skicka förslag på miljöprogram för remiss till
styrgruppen, inkl. kostnads- och nyttoanalys
till styrgruppen
Förslag till miljöprogram, som ska skickas på
remiss till landstingets nämnder och styrelser
och ev. externa intressenter. Förslaget
presenteras för styrgruppen för beslut.
Kostnads- och nyttoanalys ingår som
beslutsunderlag.
Remissrunda – SLL verksamheter och ev.
externa intressenter
Delprojektledarmöte – diskutera synpunkter
från remissen, tydliggör vilka eventuella
”knäckfrågor” som återstår
Möte med VU för att diskutera ”knäckfrågor”
och besluta om extramöte med styrgrupp är
nödvändigt (BP3:4)
Reservtid för extramöte med styrgrupp –
återkoppling kring inkommande synpunkter
från remissrunda
Inarbetning av synpunkter från remissrunda
i utkast till nytt miljöprogram
Möte med VU om slutligt förslag till nytt
miljöprogram
Skicka slutligt förslag till nytt miljöprogram
till styrgruppen
Slutligt förslag till nytt miljöprogram
godkänns av styrgruppen. Förslag och tjut
överlämnas till LD för beslut i LF
Projektledaren är tillgänglig för att hantera
frågor och korrigeringar i underlaget
Ta fram slutrapport - omfattar utfall
gentemot plan, erfarenheter, förslag på
förbättringar m.m.
Möte med VU där projektägaren slutligen
beslutar om att godkänna projektet,
slutrapporten presenteras (en summering av
hur projektet gått och vad som finns att lära)
Informera delaktiga i projektet om dess
avslut, nästa steg samt tacka för deras
medverkan
Dnr
LS 1308-1043
13 (34)
2015-09-01
-
2015-09-15
2015-09-24
Projektledare
Konsult
-
september
2015
Projektledare
-
två veckor
före BP3:3
-
oktober/
november
2015
Ordf.
styrgrupp
november
2015
februari 2016
Projektledare
februari 2016
februari 2016
-
februari 2016
februari 2016
mars 2016
Projektledare
mars 2016
Projektledare
Projektledare
-
två veckor
före BP4
maj 2016
mars 2016
juni 2016
Projektledare
juni 2016
augusti 2016
Projektledare
-
efter LFbeslut
Projektledare
efter LFbeslut
Projektledare
-
Ordf.
styrgrupp
4.2 Händelser och aktiviteter i projektet
Nedan beskrivs milstolpar och beslut i projektet. Delprojektens första möten börjar
”förutsättningslöst”, för att se helheten och inte låsa fast tankar och idéer i de mål
som finns i Miljöutmaning 2016. Det är en första diskussion om upplägg, ramar och
inriktning (se BP3:1).
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Dnr
LS 1308-1043
14 (34)
Figur 2. Plan – beslutspunkter och milstolpar.
MS1 – miljöutredning
Miljöutredningen pågår från september 2014 till januari 2015 och ingår som underlag
för att besluta om upplägg, ramar och inriktning (BP3:1). Arbetet genomförs av
konsult och är en uppdatering av det miljöutredningsarbete som gjordes inför det
miljöprogram som gällde 2002-2006 (Miljö Steg 5). Den miljöutredning som nu görs
innebär att undersöka om tidigare värdering av miljöaspekter fortfarande är aktuell.
Som underlag används förvaltningars och bolags tidigare miljöutredningar (i den
mån de finns tillgängliga) samt tidigare miljöprogram (Miljö Steg 5 och
Miljöutmaning 2016). Arbetet består framförallt av att samla in och sammanställa
uppgifter från verksamheterna, intervjua verksamheterna om miljöpåverkan samt
klassning av miljöaspekter och prioritering av miljöområden.
BP3:1 – förslag på upplägg, ramar och inriktning
Med upplägg avses struktur och form på programmet, det vill säga motsvarande
indelningen i målområden och delmål, styrmedel och så vidare i Miljöutmaning 2016.
Ramar är avgränsningar och omfattning för programmet beträffande sakfrågor,
verksamheter och metoder: vad ska inte vara med i miljöprogrammet? Vad ska vara
med? Och vad ska eventuellt vara med? Inriktning anger översiktligt fokus och
prioriteringar vad gäller sakfrågor (vad), verksamheter (vem) och metoder (hur) för
miljöarbetet. I inriktningen anges även vilka frågor som ska ha kortsiktiga respektive
långsiktiga mål och strategier (när).
MS2 – intressentdialog
Intressentdialogen (MS2) består av en hearing med externa intressenter
(myndigheter, frivilligorganisationer, privata aktörer/leverantörer), samt en
workshop med interna intressenter (miljöchefer och miljösamordnare inom
landstinget). Intressentdialogen kommer att projektledas av en extern konsult.
Dialogen är en möjlighet att få inspel från relevanta intressenter kring miljöfrågor,
såsom trender, önskemål om samverkan, inspiration etcetera. Observera att utöver
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Dnr
LS 1308-1043
15 (34)
MS2 innefattar kommunikationen i projektet även löpande kommunikationsinsatser
samt riktat intressentstrategiarbete (se 6 nedan).
BP3:2 – avrapportering till den politiska organisationen
En avrapportering till lämpligt politiskt organ sker för att informera om hur projektet
fortskrider och därmed ge den politiska organisationen underlag för att kunna ta
ställning till inriktningen och sedan eventuellt fatta beslut om att omprioritera i
projektet.
MS3 – omvärldsbevakning
Omvärldsbevakningen handlar främst om dokumentinläsning gällande befintlig och
kommande lagstiftning, aktuella policydokument, nyhetsbrev, utredningar och andra
miljöprogram. Eventuellt ingår även studiebesök till andra verksamheter.
Grundläggande för omvärldsbevakningen är att uppfylla de krav på projektet som
anges ovan i avsnitt 3. En viktig del att bevaka är det nationella miljömålsarbetet, (se
www.miljomal.se), bland annat för att ta ställning till huruvida den strukturen kan
vara lämplig utgångspunkt för upplägg, ramar och inriktning (BP3:1).
MS4 – kostnads- och nyttoanalys
Syftet med att genomföra en kostnads- och nyttoanalys är att inför BP3:3 ge
styrgruppen ett beslutsunderlag för att eventuellt kunna omvärdera omfattning,
avgränsning och prioriteringar i gällande förslag till nytt miljöprogram.
Bedömningen sker innan förslaget skickas ut på remiss till landstingets nämnder och
styrelser. Analysen avser ekonomiska, inklusive samhällsekonomiska, konsekvenser
av de åtgärder och mål som föreslås i miljöprogrammet.
BP3:3 – förslag till miljöprogram på remiss
Samtliga nämnder och styrelser får förslag till miljöprogram på remiss. Därutöver bör
exempelvis SLL Ekonomi, SLL Personal och SLL Upphandling också vara särskilda
remissinstanser.
BP3:4 – reservtid för extramöte med styrgrupp
Om det visar sig nödvändigt finns en reservtid i planen för extramöte med
styrgruppen. Den används i så fall för att diskutera inkomna synpunkter från
remissrundan, om det är något som projektledaren behöver stämma av för att kunna
färdigställa slutligt förslag till nytt miljöprogram (till BP4).
BP4 – slutligt förslag till nytt miljöprogram
Slutligt förslag till nytt miljöprogram godkänns av styrgruppen. Förslag och
tjänsteutlåtande överlämnas till landstingsdirektören för beslut i LF.
4.3 Resursplan
Nedan listas vilken personal/kompetenser och andra resurser som behövs i projektet.
Alla nämnda resurser, framförallt personal, är när denna projektplan upprättas inte
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Dnr
LS 1308-1043
16 (34)
säkrade. Luckor i resursplanen kompletteras så snart som möjligt och en uppdaterad
version av projektplanen upprättas därefter.
Styrgrupp
Namn, titel, verksamhet
Uppdrag
Tidsåtgång i
projektet
Totalt 5-6
möten
Totalt 5-6
möten
Totalt 4-5
möten
Period
Peter Haglund,
direktör TMR
Jan Andersson,
forskningsdirektör SLL
Peter Andersson
SLL Ekonomi och finans
Chef för Ekonomiska
utredningar och analyser
Annika Blomgren,
personaldirektör SLSO
Charlotta Brask,
miljöchef SLL
Marit Brusdal Penna,
direktör SLL Strategiska
fastighetsfrågor och
investeringar
Kitty Kook Wennberg,
chef Utvecklingsavdelningen,
administration, HSF
Pernilla Hellander,
biträdande avdelningschef,
Strategisk utveckling, TF
Johan Permert,
Verksamhetschef och läkare,
Utveckling och Innovation,
Karolinska
universitetssjukhuset
Saija Koski Thacker,
Teknisk direktör, Locum AB
Leda styrgrupp
Totalt 5-6
möten
Totalt 5-6
möten
Totalt 4-5
möten
Oktober 2014 –
juni 2016
Oktober 2014 –
juni 2016
November 2014
– juni 2016
E-post
Medlem
Totalt 5-6
möten
Oktober 2014 –
juni 2016
E-post
Medlem
Totalt 5-6
möten
Oktober 2014 –
juni 2016
E-post
Medlem
Totalt 5-6
möten
Oktober 2014 –
juni 2016
E-post
Medlem
Totalt 5-6
möten
Oktober 2014 –
juni 2016
E-post
Tidsåtgång i
projektet
Totalt 6-7 möten
Period
Muntligt/
Skriftligt
Skriftligt
Totalt 6-7 möten
Oktober 2014 –
juni 2016
Oktober 2014 –
juni 2016
Skriftligt
Oktober 2014 –
juni 2016
Skriftligt
Medlem
Medlem
Medlem
Medlem
Medlem
Oktober 2014 –
juni 2016
Oktober 2014 –
juni 2016
November 2014
– juni 2016
Muntligt/
Skriftligt
E-post
E-post
E-post
E-post
E-post
Verkställande utskott för styrgruppen
Namn, titel, verksamhet
Uppdrag
Peter Haglund,
direktör TMR
Leda
verkställande
utskott, VU
Medlem
Charlotta Brask,
miljöchef SLL
Jan Lindquist,
avdelningschef
Tillväxtavdelningen
Fredrik Meurman,
avdelningschef
Regionplaneavdelningen
Medlem
Totalt 6-7 möten
Medlem
Totalt 6-7 möten
Oktober 2014 –
juni 2016
Skriftligt
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Dnr
LS 1308-1043
17 (34)
Projektgrupp
Projektgruppens medlemmar bedöms i genomsnitt, tillsammans, arbeta omkring 5
arbetsdagar per vecka i projektet, där varje delprojektledare bedöms behöva avsätta
cirka 3 timmar per vecka och projektledaren minst en dag per vecka. Ytterligare
kommunikativa resurser, med uppdrag att kommunicera externt och internt inom
projektet, kan behöva tillkomma.
Namn, titel,
verksamhet
Fredrik Rangstedt,
miljöcontroller TMR
Uppdrag
Projektledare
Tidsåtgång i
projektet
1-2 dag per vecka
Britta Hjelt,
informationsstrateg LSF
Biträdande
projektledare
Omkring 2,5 dagar per
vecka
Johanna Borgendahl,
handläggare miljö TMR
Delprojektledare
Ca 10 möten med
arbetsgrupper
Period
Augusti 2014 –
juni/augusti
2016
Från oktober
2014juni/augusti
2016
Oktober 2014
– juni 2016
Muntligt/
Skriftligt
Muntligt
Muntligt
Muntligt
Ca 5 delprojektledarmöten plus ev.
extra avstämningar
Monica Tietze Wirén,
handläggare miljö TMR
Delprojektledare
2 referensgruppsmöten
Ca 10 möten med
arbetsgrupper
Oktober 2014
– juni 2016
Muntligt
November
2014 – juni
2016
Muntligt
Oktober 2014
– juni 2016
Muntligt
Ca 5 delprojektledarmöten plus ev.
extra avstämningar
Kristian Hemström,
handläggare miljö TMR
Delprojektledare
2 referensgruppsmöten
Ca 7-8 möten med
arbetsgrupper
Ca 4 delprojektledarmöten plus ev.
extra avstämningar
Joachim Elevant,
handläggare miljö TMR
Delprojektledare
2 referensgruppsmöten
Ca 10 möten med
arbetsgrupper
Ca 5 delprojektledarmöten plus ev.
extra avstämningar
2 referensgruppsmöten
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Dnr
LS 1308-1043
18 (34)
Referensgrupp 1 – samhällskonsekvensbedömning
Referensgrupp 1 ska – tillsammans med kostnads- och nyttoanalysen (MS4) – bidra
till ett hållbarhetstänkande, genom att även värdera vad miljöprogrammet får för
andra effekter, utöver minskad miljöpåverkan. Genom referensgruppens råd
utformas programmet så att det ger flera, olika vinster. Referensgruppen bör även
kunna bidra med idéer till mätbara mål för de olika sakområdena, som sedan kan
ingå i miljöredovisningen/uppföljningen av programmet.
Referensgruppen;
-
Finns tillgänglig för löpande kontakt med arbetsgrupper under projektet
Har expertkunskap, med inblick i forskning och förmåga att se och bedöma
risker kopplat till sitt expertområde
Bidrar till en helhetssyn kring hållberhetsaspekter
Av tabellen framgår gruppens medlemmar och idéer om lämpliga medlemmar
(preliminärt). En tanke finns även att till gruppen knyta studenter eller forskare vid
högskolor och universitet som landstinget har etablerad samverkan med, kanske i
form av en hearing eller workshop.
Namn, titel, verksamhet
Uppdrag
Tidsåtgång i
projektet
Totalt 2 möten;
december 2014 och
maj 2015
Totalt 2 möten;
december 2014 och
maj 2015
Totalt 2 möten;
december 2014 och
maj 2015
Period
Maria Wikland,
Centrum för epidemiologi och
samhällsmedicin (CES), SLSO
Cecilia Lindvall,
Folkhälsostrateg,
HSF
Petter Ljungman,
Centrum för arbets- och
miljömedicin (CAMM), SLSO
Sakkunnig
folkhälsa
Förnamn Efternamn,
titel (resurs ej säkrad),
SLL Ekonomi
Sakkunnig
ekonomisk
a analyser
Totalt 2 möten;
december 2014 och
maj 2015
December
2014 och maj
2015
Göran Rosander,
Enhetschef,
Kulturförvaltningen
Anna Kullberg,
Handläggare, personal,
SLL Personal
Louise Hård af Segerstad,
Communications strategist,
Stockholm Resilience Centre
(SRC)
Sakkunnig
kultur
Totalt 2 möten;
december 2014 och
maj 2015
Totalt 2 möten;
december 2014 och
maj 2015
Totalt 2 möten;
december 2014 och
maj 2015
December
2014 och maj
2015
December
2014 och maj
2015
December
2014 och maj
2015
Sakkunnig
folkhälsa
Sakkunnig
arbets- och
miljömedici
n
Sakkunnig
jämställdhe
t
Sakkunnig
resiliens
December
2014 och maj
2015
December
2014 och maj
2015
December
2014 och maj
2015
Muntligt/
Skriftligt
E-post
E-post
E-post
(CAMM
ska delta,
men oklart
vem)
Kontakt
tillsvidare:
Peter
Andersson
E-post
E-post
E-post
Referensgrupp 2 – regionalt utvecklingsperspektiv
Arbetet med nytt miljöprogram ska ske i samstämmighet med andra strategiska
utvecklingsarbeten inom landstinget, därav ska det finnas mål i programmet som
kopplar till RUFS. Denna referensgrupp ska bidra med sakkunskap kring det
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Dnr
LS 1308-1043
19 (34)
regionala utveckningsperspektivet. Genom referensgruppens råd utformas
programmet så att regionala utvecklingsmål beaktas. Summering av genomförd
workshop med SLL TMR i mars 2014 utgör underlag vid uppstart. Referensgruppen
kopplas till samtliga delprojekt och representerar RUFS perspektivet samt bidrar
med kunskap kring regional utvecklingsplanering. Gruppen består av medlemmarna i
projektgruppen för program för ny RUFS, ett projekt som drivs inom TMR.
Övriga referenser
Övriga referenser består av personer som projektledaren kan tänkas behöva rådfråga
löpande för att koordinera projektet med, framför allt, kommande satsningar inom
hälso- och sjukvården och trafikinfrastrukturen.
Delprojekt
Delprojektens krav på resurser anges i respektive delprojektplan. Delprojekten
formerar arbetsgrupper utifrån behov och/eller knyter till sig kontaktpersoner för
löpande diskussioner och avstämningar. Tillsammans bildar dessa personer
projektets ”resurspool”. En utgångspunkt är att till stor del nyttja befintliga nätverk
(för kemikalier, fastigheter osv.) och ha arbetsmöten där.
4.4 Budget och finansiering (kostnadsplan)
Resurser för genomförandet av projektet är i första hand personella. Det rör personal
inom TMR, samt de miljöchefer, miljösamordnare med flera inom landstingets
förvaltningar och bolag som behöver ingå i arbets- och referensgrupper. Därtill krävs
en konsultbudget för arbetet inom TMR, vilka är säkrade för 2014 genom beslut om
verksamhetsplan för TMR (BP0). TMR kommer även ha resurser tillgängliga för
kommande års arbete (givet att budget för TMR inte väsentligt reduceras). De
aktiviteter som i första hand kräver konsultbudget är: uppdatering av miljöutredning
(MS1), intressentdialog (MS2), kostnads- och nyttoanalys (MS4), samt vissa
kommunikationsinsatser. Kostnaden för dessa aktiviteter beräknas tillsammans
uppgå till 900 tusenkronor.
5 Projektorganisation
Projektarbetet leds av TMR. Projektägare, projektledare, biträdande projektledare
samt delprojektledarna har organisatorisk tillhörighet inom TMR, liksom
landstingets miljöchef, som ingår i styrgruppen. Projektet är indelat i fyra delprojekt:
1. Delprojekt 1: klimatpåverkan, transporter, energi och hållbar IT m.m.,
2. Delprojekt 2: resurser, avfall, varor m.m.,
3. Delprojekt 3: hälsofrämjande miljöarbete, läkemedel inkl. lustgas m.m.
4. Delprojekt 4: styrning, verksamhetsplanering, kompetens,
miljöledningssystem m.m.
De fyra delprojekten organiserar arbetet genom möten med arbetsgrupper och dialog
med andra medlemmar i resurspoolen. Projektägare/beställare är direktör Peter
Haglund, TMR. Projektledare och biträdande projektledare utgör projektledningen
och bildar projektgrupp tillsammans med delprojektledarna.
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Dnr
LS 1308-1043
20 (34)
Styrgrupp
Se rubrik Styrgrupp, avsnitt
4.3. Orförande är Peter
Haglund
Verkställande
utskott
Består av ledningsgruppen
för TMR, som leds av
direktör Peter Haglund
Projektgrupp
Projektledare är Fredrik Rangstedt. Övriga
medlemar är bitr. projektledare samt
delprojektledarna
Referensgrupper
1. samhällskonsekvensbedömning
2. regionalt utvecklingsperspektiv
Övriga referenser
Delprojekt 1:
klimatpåverkan, transporter,
energi, hållbar IT, m.m.
Delprojektledare:
Joachim Elevant
Delprojekt 3:
Delprojekt 2:
hälsofrämjande miljöarbete,
läkemedel inkl. lustgas m.m.
resurser, avfall, livsmedel m.m.
Delprojektledare:
Johanna
Borgendahl
Delprojektledare:
Kristian Hemström/
Stina Delden
Delprojekt 4:
styrning och ansvar,
verksamhetsplanering,
kompetens, miljöledningssystem
m.m.
Delprojektledare:
Monica Tietze
Wirén
Resurspool
Arbetsgrupp
Arbetsgrupp
Arbetsgrupp
Arbetsgrupp
Figur 3. Organisationsschema för projektet Nytt miljöprogram.
5.1 Styrgrupp
Styrgruppens ansvarsområde är att säkerställa att projektets resultat är i linje med
projektdirektiven och att projektet följer projektplanen, samt att aktivt stödja
projektledaren. Styrgruppen håller sig informerade om projektet och omvärlden för
att få ett bra beslutsfattande. Styrgruppens medlemmar inom SLL för fram
synpunkter från sina respektive verksamheter, in i projektet. En viktig roll för
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Dnr
LS 1308-1043
21 (34)
styrgruppens medlemmar inom SLL är också att vara kommunikatörer i den egna
organisationen, för att förankra och förbereda för implementeringen av
miljöprogrammet. Styrgruppens ordförande ansvarar för att förankra projektet i
landstingets förvaltnings- och bolagschefsgrupp.
5.2 Verkställande utskott
Det verkställande utskottet (VU) är framförallt rådgivande inför leveranser samt tar
beslut om resurser till projektet. VU utgörs av ledningsgruppen för SLL TMR, med
projektägaren, landstingets miljöchef och chefer för medarbetare i projekt- och
referensgrupper.
5.3 Projektgrupp
Projektgruppen består av projektledare, bisträdande projektledare samt
delprojektledare. Projektledaren och delprojektledarna har delprojektledarmöten och
extra avstämningar för att säkra kvaliteten i projektet och driva processen framåt.
Varje termin genomförs 1-2 arbetsmöten per arbetsgrupp.
Figur 3. ”Hjulet”. Grundupplägg för projektet är att arbetsgrupperna träffas regelbundet och sedan
har projektledaren och delprojektledaren möten och extra avstämningar. Leveranser sker från
delprojekt inför BP3:or. Därtill sker löpande arbete i det ”master-dokument” som slutligen blir
förslag till nytt miljöprogram. Observera att figuren ovan enbart är ett förslag. Delprojekten
formerar en ”resurspool” utifrån behov. Omvärldsbevakning ger input till projektet. Projektledaren
har också referensgrupper och intressentdialog för att få in olika perspektiv.
5.4 Arbetsgrupper
Deltagarna i arbetsgrupperna bidrar med allmän kunskap i sakfrågor – om
transporter, energi, kemikalier osv. – och kunskap som är verksamhetsspecifik; om
olika miljöbränslen för sjötrafik, kostnadseffektiva åtgärder för energieffektivisering
vid ombyggnation, hantering av kemiska produkter inom laboratorieverksamhet osv.
Det innefattar även kompetens att översiktligt bedöma miljökonsekvenser och
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Dnr
LS 1308-1043
22 (34)
jämföra, till exempel olika drivmedel eller läkemedelssubstanser. Medlemmarna har
även en omvärldskunskap, om goda exempel, gällande lagstiftning, med mera.
Arbetsgrupperna träffas 5-6 gånger från projektstart fram till dess att
tjänsteutlåtandet lämnas in. Förutom att delta vid arbetsgruppsmöten fungerar
deltagarna även som ”ambassadörer” för miljöprogrammet, för att förankra
miljöprogrammet på ”hemmaplan”. Varje delprojektledare är administrativt
ansvariga för sina respektive arbetsgrupper.
5.5 Externa kontakter
I delprojektens arbetsgrupper kan det tänkas ingå externa medlemmar, till exempel
representanter för privata vårdgivare. HSF:s och TF:s branschråd är viktiga forum för
att kommunicera om det nya miljöprogrammet, gentemot både egna och privata,
landstingsfinansierade verksamheter. I referensgrupp 1 är det också planerat att
finnas extern deltagare. Projektets externa kontakter är annars konsulter för olika
uppdrag inom projektet (se 4.4) samt deltagare vid den hearing som sker inom ramen
för intressentdialogen. Universitet och andra akademiska institutioner kan också
komma med värdefulla bidrag till projektet
6 Kommunikation
6.1 Kommunikation och rapportering inom projektet
Kommunikation inom projektet kännetecknas av öppenhet och sker på följande sätt:
Projektgruppsmöten kommer hållas varannan vecka. Syftet är att ha ett forum för
diskussion av frågor som berör hela projektgruppens arbete samt att hålla processen
transparent. Styrgruppsmöten hålls 2 ggr/termin och möten med VU 2 ggr/termin
eller vid behov. Kommunikation med övriga TMR kommer ske löpande genom
avdelnings- och kontorsmöten. Projektplatsen används för arbetsdokument och
mötesprotokoll.
6.2 Intressentanalys och kommunikationsplan
Baserat på intressentanalysen och godkänd projektplan kommer en
kommunikationsplan att tas fram. Den första versionen av kommunikationsplanen
kommer att vara färdig i december 2014. Målet med planen är att se till projektet
kommunicerar med rätt person på rätt sätt vid rätt tidpunkt i syfte att bidra till att
uppnå projektets projekt- och effektmål.
Intressentanalys
Framtagandet av det nya miljöprogrammet ska, i enlighet med projektets mål (se
avsnitt 2.3), utgå från en intressentanalys. Därför påbörjades ett arbete i maj 2014
tillsammans med en extern konsult (Quattroporte AB) med en intressentanalys.
Syftet var att få en ökad förståelse för vilka intressenter som bör påverka
framtagandet av ett nytt miljöprogram och i vilken grad de kan och vill påverka. En
slutrapport levererades i september 2014 och utgjorde ett underlag till styrgruppens
första möte 3 oktober 2014. En redogörelse för aktuella intressenter för projektet
finns i slutrapporten från intressentanalysen för framtagande av nytt miljöprogram.
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Dnr
LS 1308-1043
23 (34)
Definition av intressenter:
- Kontroll över kritiska resurser inklusive kompetens
- Ömsesidigt beroende
- Stort inflytande (genom t.ex. ägande) över centrala frågor eller projektet som
helhet
- Legala eller avtalsrättsliga relationer att ta hänsyn till
- Påverkas, eller kan komma att påverkas, positivt eller negativt av
miljöprogrammet eller brister i miljöprogrammet
Kommunikation kring projektet
Kommunikationen kring framtagandet av det nya miljöprogrammet ska
kännetecknas av öppenhet och engagemang, samt uppmuntra projektets prioriterade
intressenter (enligt intressentanalysen) till delaktighet och samverkan. Det är dock
viktigt att kommunikationen under framtagandefasen även bäddar för engagemang
och delaktighet under den följande genomförandefasen genom att redan under
framtagandet väcka intresse för landstingets miljöarbete och det nya
miljöprogrammet. Det är i huvudsak genom kommunikation förankring av det nya
miljöprogrammet sker.
Under framtagandet ska fokus även ligga på att projektets produkt, dvs. det nya
miljöprogrammet, utformas på kommunikativt sätt. Till exempel genom att inkludera
de nyttor, identifierade av referensgrupperna och kostnads- och nyttoanalysen, som
de uppsatta målen bidrar till i det slutgiltiga programmet. Ett kommunikativt
program bäddar för bättre förståelse för programmets betydelse hos målgruppen,
vilket i sin tur sannolikt kan leda till ökat engagemang och vilja att bidra till att
uppfylla målen. Dessutom har ett kommunikativt program bättre förutsättningar att
nå ut till intressenter utanför landstingets egna verksamheter, såväl nationellt som
internationellt. Kommunikationen under projektet kommer att bestå av följande;
Intressentdialog
Intressentdialogen planeras å ena sidan att bestå av en avgränsad del som utgör MS2
(se avsnitt 4.2), dvs. en hearing med externa intressenter (myndigheter,
frivilligorganisationer, privata aktörer/leverantörer), samt en workshop med interna
intressenter (miljöchefer och miljösamordnare inom landstinget). Denna del kommer
att projektledas av en extern konsult. Den andra delen av intressentdialogen kommer
att bestå av riktade kommunikationsinsatser till de intressenter som identifierats som
prioriterade i intressentanalysen. Det kan handla om insatser riktade till både
individer och grupper.
Löpande kommunikation
Intressentdialogerna kommer att karaktäriseras av dialog, till skillnad från den
löpande kommunikationen som kommer ha ett mer informativt (envägs-)
kommunikationsfokus. I den löpande kommunikationen kommer främst ordinarie
kommunikationskanaler att användas såsom miljöbrevet, miljöfrukostar, intranät,
SLL.se, interntidningar, informationsbrev och webbplatser hos
landstingsfinansierade verksamheter. Genom den löpande kommunikationen kan
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Dnr
LS 1308-1043
24 (34)
information om projektet spridas brett. Icke desto mindre bör den löpande
kommunikationen karaktäriseras av öppenhet och engagemang.
Medlemmar i styrgruppen, referensgrupperna och utvalda arbetsgrupper har en
viktig kommunikationsroll att fylla genom att vara ambassadörer för det nya
miljöprogrammet. De förväntas löpande kommunicera om projektet i den egna
organisationen, för att förankra och förbereda för implementering och
genomförandet av det nya miljöprogrammet.
7 Kvalitet
För att kvalitetssäkra projektdirektivet så utarbetades och granskades det av
projektägare, projektledningen, landstingets miljöchef samt ytterligare en
avdelningschef vid TMR. Ett utkast till projektplan granskades av ledningsgruppen
TMR/VU och vid ett möte 25 augusti framförde VU sina synpunkter till
projektledningen. Även delprojektledarna gavs möjlighet att komma med idéer och
synpunkter på projektplanen, i samband med en workshop den 22 augusti.
7.1 Kvalitetsstrategier och granskningar
Det verkställande utskottet (VU), där projektägaren ingår, har en viktig roll för att
granska och kvalitetssäkra projektet löpande. Projektledaren träffar VU ungefär två
gånger per termin. Delprojektledarmöten och extra avstämningar ger projektledaren
möjlighet att kvalitetsgranska delprojekten (se figur 3 ovan).
7.2 Kvalitetssäkring av externa leverantörer
Kvalitetssäkring av externa leverantörer sker genom att i projektet välja leverantörer
som landstinget har ramavtal med. Beträffande säkerhet så sparas projektdokument
på Projektplatsen där medlemmar tilldelas lämplig behörighet. Projektledningen är
huvudadministratör.
7.3 Projektrutiner
I projektet används landstingets projektmodell, Projektil, samt gällande
dokumentmallar (enligt Office Key). Projektplatsen (www.projcetplace) är också ett
stöd för att höja kvaliteten. Projektledningen utarbetar mallar, standardpresentationer med mera, till exempel en mall för delprojektplan, som används gemensamt.
7.4 Ändringar och avvikelser
Projektledaren rapporterar ändringar och avvikelser löpande per e-post till
projektägare Peter Haglund och SLL miljöchef Charlotta Brask. Rapport ges sedan till
hela VU vid de möten med som sker med VU ett par gånger per termin. Rapport till
styrgrupp sker vid betydande avvikelser. Delprojektledare rapporterar avvikelser till
projektledaren, som för rapporten vidare. Dokumentation av avvikelser sker när
rapport ges vid VU-möte, i minnesanteckningen.
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Dnr
LS 1308-1043
25 (34)
8 Risker och möjligheter
Som en förberedelse för framtagande av nytt miljöprogram gjorde TMR en enkel
analys av styrkor och svagheter med Miljöutmaning 2016 – dels med avseende på
framtagandet av miljöprogrammet och dels innehållet. Resultatet av denna analys
kommer att tas i beaktning i projektet. För projektet gjordes en riskanalys, i form av
en workshop med projektledningen och delprojektledare den 22 augusti (se 8.2).
8.1 Styrkor och svagheter med Miljöutmaning 2016
Enligt förvaltningens bedömning av framtagandet av Miljöutmaning 2016 var en
styrka att det fanns bred kompetens i projektorganisationen, genom arbets- och
referensgrupper. Dessutom gjordes en intressentdialog och omvärldsbevakning för
att programmet skulle ligga i linje med nationella mål, EU-krav med mera. Detta,
tillsammans med två remisser, gjorde att programmet blev väl förankrat. Ändå var
det förvaltningar och bolag som då kanske inte fullt ut gav arbetet tillräckligt hög
prioritet, med tanke på betydelsen som programmet fick. Övriga landsting i Sverige
var en intressentgrupp som eventuellt borde ha involverats mer. Fler medarbetare vid
landstingets centrala miljöavdelning kunde också varit mer involverade. Arbetet med
”specifikationsdokument” påbörjades först efter beslutat program, vilket också var en
svaghet. Att ta fram ett nytt miljöprogram är en lång process. En styrka var därför att
projektet med Miljöutmaning 2016 påbörjades i god tid. Dock blev det ändå
förseningar i projektet.
Enligt förvaltningens bedömning av innehållet så gjorde det goda förankringsarbetet
också att innehållet blev relevant, aktuellt och banbrytande, men ändå realistiskt.
Uppdelningen med de tre målområdena, konkreta formuleringar och att programmet
var ett väl genomarbetet dokument gjorde det lätt att kommunicera. Programmet
innehöll också en del nyheter jämfört med de två föregående programmen; nytt mål
om klimatpåverkan, att resurseffektivitet lyftes in som ett målområde samt koppling
till hälsa – vilket var en styrka.
8.2 Resultat av riskanalys
Som en del i det förberedande arbetet med projektet genomförde utvalda
delprojektledare en riskanalys i augusti 2014 kring risker kopplade till framtagandet
av ett nytt miljöprogram. Varje uppmärksammad risk delade projektledningen i
efterhand in i olika områden, i syfte att göra analysen mer överskådlig, samt föreslog
åtgärder till. Åtgärder är endast föreslagna för de risker som har ett mycket högt eller
högt riskvärde. Resultatet från analysen sammanfattas nedan. Observera att risker
inom området politik ligger utanför projektet. Nedan följer risker per område:
Politik
Risk
Riskvärde och
prioritet
Åtgärd
Ansvarig
Försenat fullmäktigebeslut 2016
Politisk oenighet
Mycket högt
Mycket högt
Bevaka
Bevaka
Peter Haglund
Peter Haglund
Omorganisation
Mycket högt
Bevaka
Peter Haglund
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Att programmet ej får politiskt stöd
som leder till stopp/försening eller
problem vid genomförandet
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Dnr
LS 1308-1043
26 (34)
Mycket högt
Projektägaren
bevakar och
involverar
politiker
Peter Haglund
Risk
Riskvärde och
prioritet
Åtgärd
Ansvarig
Att projektet har svårt för att tänka
nytt, sitter fast i "historien"/gamla
"hjulspår"
Högt
Projektledare
Att projektet inte utgår från vad vi vill
med miljöarbetet, utan vad vi tror är
möjligt (=fegt)
Att projektet inte vågar ompröva
ställningstaganden under projektets
gång
Att projektet ej beaktar förändringar i
omvärlden
Högt
Diskutera risk
med delprojektledare löpande
(återkommande
mötespunkt)
Samma som ovan
Högt
Samma som ovan
Projektledare
Medel
-
”Stelbenthet”
Projektledare
-
Inkludering och förankring
Risk
Riskvärde och
prioritet
Åtgärd
Ansvarig
Ett program som inte "synkar" med
HSF och som därmed blir svårt att
genomföra
Mycket högt
Projektledare och
delprojektledare
Ett program som inte inkluderar
privata vårdgivare på ett
verkningsfullt sätt
Att projektet helt drivs och
genomförs av "miljöfolk" och redan
"frälsta"
Mycket högt
HSF ger inspel kring
bemanning i projektet
och i deltar med
”bredd” i alla
delprojekt
Samma som ovan
Kommunikativ
resurs
Bristande förankring av
programmet (internt, externt osv)
Medel
Kommunikation till
”övriga” under framtagandet för att väcka
intresse och bädda för
lyckat genomförande
-
Mycket högt
Projektledare och
delprojektledare
-
Innehåll
Risk
Riskvärde och
prioritet
Åtgärd
Ansvarig
Ej "smarta" mål
Högt
Projektledare
Ej mål som kopplar till varandra och
som motverkar processtyrning
Högt
Tillämpa
metoder/teorier för
målstyrning
Samverkan mellan
projektledare och
delprojektledare
Projektledare
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Otydliga mål, avsaknad av delmål och
mätetal, alltför visionära mål, sent
spec.dok. m.m. samt att projektet ej
tar fram mätbara etappmål
Högt
Ett tråkigt program, som ej engagerar
och inspirerar
Högt
Ett program som inte bidrar till ökad
(miljö-) medvetenhet
Högt
En "knölig" målhierarki i
programmet, som är svår att förstå
Högt
Att målen inte samspelar med andra
organisationers mål och program
(internt och externt, t.ex. HSN)
Högt
Dnr
LS 1308-1043
Diskutera risk med
delprojektledare
löpande
(återkommande
mötespunkt)
Som ovan, samt
löpande
omvärldsbevakning
Kommunikativ
resurs säkras för
intressentdialog
och riktad
kommunikation
Testa målhierarki i
workshop med SLL
miljöavd. feb 2015
Löpande omvärldsbevakning samt att
nyckelperson på
HSF och TF ingår i
resurspoolen
27 (34)
Projektledare
Projektledare
Peter Haglund
och
kommunikativ
resurs
Projektledare
Projektledare
Kommunikation
Risk
Riskvärde och
prioritet
Åtgärd
Ansvarig
Otydligt kommunikationsansvar, som
leder till bristande kommunikation i
projektet
Mycket högt
Peter Haglund
Att projektet inte lyckas sälja in nyttan
med nytt miljöprogram för dess
intressenter
Högt
Kommunikativ
resurs säkras för
intressentdialog
och riktad
kommunikation
Samma som ovan
Peter Haglund och
kommunikativ
resurs
Projektstyrning
Risk
Riskvärde och
prioritet
Åtgärd
Ansvarig
Att de som styr projektet inte förstår
sin roll och/eller uppgiften
Mycket högt
Projektledare
Brist på mod i projektet, som leder till
otydliga mål
Mycket högt
Att organisations- och
styrningsperspektivet ej kommer in i
övriga delprojekt
Mycket högt
Tydlighet i
kommunikation
kring roller och
(ömsesidiga)
förväntningar
Tillsätta styrgrupp
med höga
positioner, högt
intresse och med
möjlighet att
förankra på
hemmaplan
Ta fram
gemensamt
övningsmaterial
om organisation
VU
Projektledare och
delprojektledare
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Ej trovärdig kostnads- och nyttoanalys
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Högt
Dnr
LS 1308-1043
och styrning som
används i övriga
delprojekt
Noggrann
urvalsprocess
kring och briefing
till konsult
28 (34)
Projektledare
Resurser och kompetens i projektet
Risk
Riskvärde och
prioritet
Åtgärd
Ansvarig
Att budget inte räcker för att
genomföra projektet enligt plan
(konsultbudget för utredningar mm)
Mycket högt
Projektledare
Brist på administrativt stöd i projektet
och delprojekten ger alltför stor
administrativ börda på projekt/delprojektledarna
Att medlemmarna i arbetsgrupperna
inte har tillräckligt med tid för att
delta fullt ut
Mycket högt
Projektledare
flaggar i god tid för
eventuella
budgetavvikelser
för VU (TMR:s
ledningsgrupp)
Administrativa
resurser säkras
Delprojektledare
Att projektet inte har tillräcklig
kunskap om verksamheternas kultur,
inkl. språk, vokabulär och vad som
viktiga drivkrafter hos dem
Högt
Att projektgruppen (projekt- och
delprojektledare) ej har tillräckligt
med tid för arbete
Högt
Att "externa", t.ex. referensgruppsmedlemmar ej förstår själva
projektet/programmet
Att projektet inte får rätt och
engagerade personer i
arbetsgrupperna
Omprioritering (efter val) så att
ambitionsnivå för nuvarande program
höjs, och stjäl resurser från projektet
Medel
Medlemmarnas
chefer godkänner
medverkan och
därmed förväntad
tidsåtgång
Biträdande
projektledare från
verksamheterna
engageras för varje
delprojekt och
kunskapsdelning i
projektgruppen
Miljöavdelnings
chef planerar för att
projektledare och
delprojektledare
kommer att ha
tillräckligt med tid
för arbete med
projektet
-
Medel
-
-
Medel
-
-
Mycket högt
Peter Haglund
Delprojektledare
Charlotta Brask
-
9 Leverans och överlämningsprocedur (PB4 och ev. BP3:or)
Godkännande av delleverans eller slutprodukt sker på överlämningsmöte.
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Beslut
Benämning
MS1
Miljöutredning
MS1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Leverens/
överlämning
Delleverans –
preliminär rapport
levereras av konsult
Datum
Miljöutredning
Slutprodukt MS1 –
slutrapport levereras
av konsult
2015-02-23
Konsult och
projektledare
BP3:1
Beslut att
fortsätta
projektet
2015-03-12
Styrgrupp och
projektledare
MS2
Intressentdialog
Delleverens –
styrgruppen beslutar
om till upplägg, ramar
och inriktning för
miljöprogrammet.
Uppdatering av
miljöutredning ingår
som beslutsunderlag.
Slutprodukt MS2 –
slutrapport levereras
av konsult
Maj 2015
Konsult och
projektledare
BP3:2
Beslut att
fortsätta
projektet
Juni 2015
Styrgrupp och
projektledare
MS4
Kostnads- och
nyttoanalys
Delleverens –
styrgruppen
godkänner underlag
för en avrapportering
till den politiska
organisationen
Delleverans –
preliminär rapport
levereras av konsult
2015-09-01
Konsult och
projektledare
MS4
Kostnads- och
nyttoanalys
Slutprodukt MS1 –
slutrapport levereras
av konsult
2015-09-24
Konsult och
projektledare
BP3:3
Beslut att
fortsätta
projektet
Delleverens styrgruppen
godkänner förslag till
miljöprogram, som
presenteras för
styrgruppen för beslut
om remiss till
landstingets nämnder
och styrelser.
Kostnads- och
nyttoanalys ingår som
beslutsunderlag
Reservtid för extra
styrgruppsmöte (VU
beslutar om extra
möte är nödvändigt)
Slutprodukt
projektet –
styrgruppen
godkänner slutligt
förslag till nytt
miljöprogram och
därefter överlämnas
förslag och
tjänsteutlåtande till
landstingsdirektören
för beslut i landstingsfullmäktige
2015-10-29
Styrgrupp och
projektledare
BP3:4
BP4
Avveckling
2015-01-29
Inblandade
personer
Konsult och
projektledare
Dnr
LS 1308-1043
29 (34)
Ansvars-förhållanden
Konsult är ansvarig för att
hålla tidplan, projektledare är
ansvarig att förse konsult med
nödvändig
information/underlag
Projektledare är ansvarig för
att synpunkter lämnas senast
2015-02-12, så att konsulten
kan hålla tidplan för
slutrapport
Projektledare är ansvarig för
att presentera förslag för
beslut, styrgruppens
ordförande är ansvarig för att
beslut fattas av styrgrupp
Konsult är ansvarig för att
hålla tidplan, projektledare är
ansvarig att förse konsult med
nödvändig
information/underlag
Projektledare är ansvarig för
att presentera förslag för
beslut, styrgruppens
ordförande är ansvarig för att
beslut fattas av styrgrupp
Konsult är ansvarig för att
hålla tidplan, projektledare är
ansvarig att förse konsult med
nödvändig information
Projektledare är ansvarig för
att synpunkter lämnas senast
2015-09-15, så att konsulten
kan hålla tidplan
Projektledare är ansvarig för
att presentera förslag för
beslut, styrgruppens
ordförande är ansvarig för att
beslut fattas av styrgrupp
Februari 2016
Maj 2016
Styrgrupp och
projektledare
Projektledare är ansvarig för
att presentera förslag för
beslut, styrgruppens
ordförande är ansvarig för att
beslut fattas av styrgrupp
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Dnr
LS 1308-1043
30 (34)
10 Projektavslut (BP5)
Projektledaren tar fram en slutrapport, som omfattar utfall gentemot plan,
erfarenheter, förslag på förbättringar m.m. Därefter hålls ett möte med VU, i vilket
projektägaren slutligen beslutar om att godkänna projektet. I mötet presenteras
slutrapporten (en summering av hur projektet gått och vad som finns att lära).
Därefter informeras delaktiga i projektet om dess avslut och nästa steg.
11 Referenser och bilagor
Följande referensdokument och bilagor finns på projektets webbplats på
Projektplatsen (www.projcetplace):


LS 1308-1043 Projektdirektiv Nytt miljöprogram för Stockholms läns
landsting 2017-2021
Slutrapport – intressentanalys för framtagande av nytt miljöprogram
PROJEKTiL 2.0
Nytt miljöprogram
Projektplan version 2.1
Datum
Fr.o.m. 2014-10-17
Dnr
LS 1308-1043
31 (34)