Vägledning Direktupphandling Observera att direktupphandlingar som regel genomförs på förvaltningen och därigenom också ska diarieföras på förvaltningen. Förfrågningsunderlagets innehåll Förfrågningsunderlaget/offertförfrågan innehåller följande huvuddelar. 1. Förfrågningsunderlag a. Information om upphandlingen: Här beskrivs det vad som ska köpa b. Upphandlingsformalia: Beskrivning av vilka delar som ingår i förfrågan. c. Anbudets innehåll: Vägledning för leverantörerna hur/var/när de ska lämna anbud d. Kravspecifikation: Kraven kan vara ska-krav, det vill säga krav som leverantören måste uppfylla och bör-krav, det vill säga krav som ger ett mervärde (utvärderingskrav) 2. Avtalsförslag: Är ett separat dokument som skickas med förfrågan. 3. Övriga bilagor (frivilligt): Kan exempelvis vara en prisbilaga, dokument som förtydligar vad köpet omfattar mfl.    Del 1.a-d ingår i dokumentet förfrågningsunderlag. Del 2 och 3 är separata dokument som bifogas förfrågan. Att tänka på innan förfrågan skickas till leverantörerna Det finns en mall för förfrågningsunderlaget och en mall för avtalsutkastet. Områden där ni ska fylla i information är markerade. När er förfrågan är komplett och alla fält är ifyllda är en rekommendation att spara filerna i PDF innan de skickas ut till leverantörerna. Om det är möjligt, skicka ut förfrågan till minst tre leverantörer. Upphandling Södertörn 136 81 Haninge Besöksadress: Rudsjöterrassen 2 Tel Haninge 08-606 90 15 Tel Nynäshamn 08-520 682 60 Org nr Haninge 212000-0084 Org nr Nynäshamn 212000-0233 Hantering av frågor och svar under anbudstiden Om det kommer in en fråga som ni bedömer är väsentlig för alla leverantörer är det viktigt att alla får ta del av svaret via separata mail. Utvärdering av inkomna anbud Avsätt tid för utvärdering av inkomna offerter. Utvärdering ska ske utifrån de kriterier ni har angivit under punkt 2.3 i dokumentet ”förfrågningsunderlag”. Om ni bara tar hänsyn till pris är det endast priset ni behöver jämföra mellan inkomna anbud. Om ni exempelvis anger kvalitet, leveranstid och pris som utvärderingskriterier ska alla beaktas i utvärderingen av anbuden. Ekonomisk stabilitet Om ni vill ha information om leverantörs ekonomiska stabilitet kan ni maila företagets namn och organisationsnummer till [email protected]. Vi kan då kontrollera företagets kreditvärdighet. Tilldelning När utvärderingen är klar och ni har utsett en leverantör som ska utföra uppdraget är det viktigt att alla som lämnat anbud får meddelande om att de fått/inte fått uppdraget. Ett mail är tillräckligt som tilldelningsmeddelande. Förslag på meddelande till leverantör som fått uppdraget: ”Tack för ert anbud i förfrågan gällande [upphandlingsobjektet]. Utvärdering har skett av inkomna anbud i enlighet med de kriterier som framgick av förfrågningsunderlaget. Ni har efter utvärdering utsetts som vinnare och tilldelats uppdraget gällande leverans av [upphandlingsobjektet]. Detta meddelande är inte en bindande beställning. Avtal tecknas separat. Här är förslag på meddelande till leverantörer som inte fått uppdraget: ”Tack för ert anbud i förfrågan gällande [upphandlingsobjektet]. Utvärdering har skett av inkomna anbud i enlighet med de kriterier som framgick av förfrågningsunderlaget. Efter utvärdering har uppdraget tilldelats en annan leverantör. Tack för visat intresse!” Avtal/dokumentation enligt mall till Upphandling Södertörn Upphandlingar mellan 25 000-100 000 kr : Det underskrivna avtalet/beställningen ska skickas till Upphandling Södertörn Upphandlingar mellan 100 000-505 800 kr: Anmälan till Upphandling Södertörn ska ske innan upphandling påbörjas och det underskrivna avtalet/beställningen ska skickas in efter avslutad upphandling. En dokumentation enligt mall ska ske till Upphandling Södertörn. Dokumentation enligt ovan sänds till [email protected] eller [email protected]