Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Antagen av Utbildningsnämnden 2015-06-16, §57 Gäller från antagande för Utbildningsförvaltningen PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet/arkivbildare: Utbildningsnämnden Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: 2013-01-23 Handlingstyp Registreras Förvaras Första giltighetsdatum Antal år = hela kalenderåret utöver ursprungsåret ∞ = bevaras för all framtid databärare Bevaras/gallras efter antal år Anmärkning Förvaltningens IT-system Nedanstående system avses när det i dokumenthanteringsplanen omnämns ”i system” under rubrikerna ”förvaras” och ”databärare”: Extens- system för barn- och elevhantering. Används främst av administratörer. Heroma- kommunens personalhanteringssystem. PMO- journalföringssystem som används av elevhälsan. Unikum- dokumentationssystem för skolan (IUP). Används av skolpersonal och även vårdnadshavare har visst tillträde. LEX- kommunens ärende- och dokumenthanteringssystem. Kan användas av alla anställda i kommunen som sysslar med dokumenthantering. Google Apps- system för skolutveckling. Används främst av skolorna. 1 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet/arkivbildare: Utbildningsnämnden Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: 2014-06-18 (rev), UN 2014 §32 Handlingstyp Registreras Första giltighetsdatum 20140618 Antal år = hela kalenderåret utöver ursprungsåret ∞ = bevaras för all framtid Förvaras databärare Bevaras/gallras efter antal år Anmärkning Handlingar i ärenden om nedsättning Ja av avgiften Handlingsplaner Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Handlingarna rensas före överlämnande till centralarkivet. Ett ärende öppnas i LEX per läsår där handlingsplaner för förskola läggs in. Förteckningar över inskrivna barn i förskola, familjedaghem, fritidshem Närvarorapporter Ansökan om plats Nej I system Papper/ I system Överförs efter 2 år Nej Nej Närarkiv Arbetsrum/i system Papper/ i system Gallras efter 3 år Gallras 1 år efter inaktualitet Barnets schema Nej Arbetsrum/ i system genom e-tjänst Papper/i system Gallras 3 år efter inaktualitet Inkomstuppgifter Nej Närarkiv/ i system Papper/i system Uppsägningar av barnomsorgsplats Nej Arbetsrum/ system Papper/i system Gallras 3 år efter inkomståret Gallras vid inaktualitet Köstatistik Nej I system I system Vid inaktualitet Placeringsmeddelande Nej Närarkiv, arbetsrum Papper Vid inaktualitet FÖRSKOLA Ansökan är inaktuell när barnet är placerat, när köplatsen är uppsagd, eller när förnyelse av ansökan inte gjorts. Planerad vistelse, dvs schema. Inaktuell då barnet lämnat förskolan. Schema kan lämnas via e-tjänst Uppgift kan lämnas via e-tjänst Inaktuell 1 år efter barnet slutat. Återfinns i Extens Aktuell kösituation redovisas på nämndsmöten och återfinns i nämndsprotokoll Inaktuell när barnet är registrerat SKOLA (FÖRSKOLEKLASS, GRUNDSKOLAOCH SÄRSKOLA) Elevantal/skolstatistik Ja Närarkiv Papper/i system Överförs efter 2 år Ansökan och beslut om placering i särskola Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Mäts en gång i månaden vid resursfördelningen 2 år efter avslutad skolgång. Handlingar förvaras i elevakt. 2 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet/arkivbildare: Utbildningsnämnden Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: 2013-01-23 Första giltighetsdatum Antal år = hela kalenderåret utöver ursprungsåret ∞ = bevaras för all framtid Handlingstyp Registreras Förvaras databärare Bevaras/gallras efter antal år Anmärkning Handlingar rörande disciplinära åtgärder (avstängning, förvisning, varning mm) Protokoll från, ämneskonferenser, arbetslagskonferenser och Åtgärdsprogram (beslut, utvärdering etc) Ja Elevakt Papper Överförs efter 2 år Handlingarna förvaras i elevakt. Ja Arbetsrum/i system I system Överförs efter 2 år Ex Google sites, skrivs ut en gång per år Ja Närarkiv, i elevakt Papper Överförs efter 2 år Ansökan och beslut om placering i särskola Elevakt Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Ja Närarkiv/arbetsrum Papper/ i system Överförs efter 2 år Klasslistor, klassförteckningar original Nej I system/papper I system/papper Överförs efter 2 år 2 år efter avslutad skolgång. Alla ÅP registreras i LEX. Viktigt att det i ”avsändare/mottagare” i LEX skrivs in elevens uppgifter så att återsökbarheten finns. Om utredning inte leder till ett åtgärdsprogram så ska även detta beslut registreras (då beslutet går att överklaga). ÅP i pappersformat: Efter registrering i LEX förvaras åtgärdsprogrammet i elevakt. ÅP i system: registreras i LEX med nödvändiga uppgifter men tas ej ut på papper. Återfinns i system. 2 år efter avslutad skolgång. Handlingar förvaras i elevakt. 2 år efter avslutad skolgång. I elevakten finns dokumentation rörande eleven. Exvis protokoll EVK, utredningar, BBiC, beslut och intyg om anpassad studiegång, IUP mm. Handlingarna ska registreras och sedan förvaras i elevakt. 2 år efter läsårets början. Den upprättade klasslistan, första och sista för året Betygskataloger Nej Arbetsrum Papper Överförs efter 2 år 2 år efter avslutad skolgång. Mycket viktigt att alla ev. förkortningar och sifferkoder förklaras. 3 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet/arkivbildare: Utbildningsnämnden Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: 2014-06-18 (rev), UN 2014 §32 Första giltighetsdatum 20140618 Antal år = hela kalenderåret utöver ursprungsåret ∞ = bevaras för all framtid Handlingstyp Registreras Förvaras databärare Bevaras/gallras efter antal år Anmärkning Dokumentation som påvisar tillämpningen av läroplanen Nej Närarkiv/Arbetsrum Papper Överförs efter 2 år Förteckningar /register över elever Nej som undervisas i kommunens skolor men hör hemma i annan kommun Förteckningar över elevers Nej placeringar under praktik Arbetsrum I system/papper Överförs efter 2 år Tex lokala arbetsplaner, kursplaner Överföringen till centralarkivet följer diariet, dvs innevarande år samt 2 år till. 2 år efter avslutad skolgång Arbetsrum/i system Papper Överförs efter 2 år Handlingar rörande studieresor, skolresor och lägerskolor Intyg/avgång från särskolan Nej NärarkivArbetsrum Papper/ i system Överförs efter 2 år Nej Närarkiv Papper/i system Överförs efter 2 år Listor över elever som inte nått upp till målen för betyg för varje termin Nationella prov i svenska/svenska som andraspråk Nej Närarkiv/system Papper Överförs efter 2 år Nej Arbetsrum/närarkiv Papper Överförs efter 2 år Skolkataloger Nej Närarkiv/arbetsrum Papper Överförs efter 2 år Slutbetyg, kopior Nej Arbetsrum Papper Överförs efter 2 år Slutligt schema för varje läsår och skolenhet Förteckning/register över elever från Partille som har sin skolgång i annan kommun. Terminsbetyg Ansökan och beslut rörande ledighet för elev Nej I System/pärm I system Överförs efter 2 år Nej Arbetsrum I system/papper Överförs efter 2 år Nej Nej Närarkiv Arbetsrum/i system Papper Papper Gallras efter 2 år Vid inaktualitet 2 år efter praktiken. Uppgift om elevs praktik förvaras i elevakt. Samlande listor över alla elevers praktik kan gallras när uppgiften om enskild elevs praktik sorterats ner i elevakt. 2 år efter resan. Digital dokumentation tex blogg skrivs ut och arkiveras. Förvaras i elevakt. Överförs 2 år efter avslutad skolgång 2 år efter avslutad skolgång Överförs 2 år efter provtillfället. Det som skall sparas är elevlösningar samt sammanställningar över resultat. Kan vara fotokataloger. Ersätter inte klasslistor 2 år efter avslutad skolgång. Kopian är skolans original Gäller klasschema. Lärarschema kan gallras efter 3 år. 2 år efter avslutad skolgång. Följer läsårets klasslistor Inaktuell då eleven slutat skolan 4 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet/arkivbildare: Utbildningsnämnden Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: 2013-01-23 Första giltighetsdatum Antal år = hela kalenderåret utöver ursprungsåret ∞ = bevaras för all framtid Handlingstyp Registreras Förvaras databärare Bevaras/gallras efter antal år Förteckning över läromedel Nationella prov Nej Nej Närarkiv/Arbetsrum Arbetsrum/närarkiv Papper Papper Överförs efter 2 år Gallras efter 5 år Screening läsförmåga och matematik Nej enligt Partillemodellen Listor över närvaro och frånvaro Nej Arbetsrum/närarkiv Papper Gallras vid inaktualitet 5 år efter provtillfället. Alfabetisk ordning, klassvis Sorteras alfabetisk ordning, klassvis Arbetsrum, närarkiv/i system Arbetsrum Papper/ i system Vid inaktualitet Inaktuell senast då eleven slutat skolan Papper Vid inaktualitet Inaktuell då barnet börjat grundskolan Önskemål om placering i förskoleklass Nej Anmärkning GYMNASIESKOLAN OCH GYMNASIESÄRSKOLAN Ansökan och beslut om gymnasiesärskola Förteckning/register/yttranden över elever folkbokförda i Partille men som går i skolan i en annan kommun Försöks- och utvecklingsprojekt Ja Närarkiv/elevakt Papper Överförs efter 2 år 2 år efter eleven slutat Ja Närarkiv/EOP Papper/i system Överförs efter 2 år Överförs med diariet. Sekretess på skälen till byte av skola enligt Sekr L 7 kapitel, enskilda personliga förhållanden. Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Handlingar rörande disciplinära åtgärder (avstängning, förvisning, varning mm) Planer för skolans arbete (timplaner) Ja Elevakt Papper Överförs efter 2 år Varje projekt diarieförs som eget ärende. T ex Internationella kontakter, EU-projekt mm Handlingarna förvaras i elevakt. Ja Närarkiv Papper/ i system Överförs efter 2 år Nämndärende, finns bland diarieförda handlingar 5 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet/arkivbildare: Utbildningsnämnden Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: 2014-06-18 (rev), UN 2014 §32 Första giltighetsdatum 20140618 Antal år = hela kalenderåret utöver ursprungsåret ∞ = bevaras för all framtid Handlingstyp Registreras Förvaras databärare Bevaras/gallras efter antal år Anmärkning Åtgärdsprogram Ja Närarkiv, i elevakt Papper/i system överförs i samband med elevaktens överföring till centralarkiv Betygskataloger Nej Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Slutbetyg Nej Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Nationella prov i svenska/svenska som andraspråk Nej Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Nationella prov Anmälan till prövning Nej Nej Närarkiv Kurssekreterare Papper papper Gallras efter 5 år Vid inaktualitet Centrala Nej studiestödsnämnden/månadsrapporter ing Klasslistor, klassförteckningar Nej original Kurssekreterare I system Vid inaktualitet Alla ÅP registreras i LEX. Viktigt att det i ”avsändare/mottagare” i LEX skrivs in elevens uppgifter så att återsökbarheten finns. Om utredning inte leder till ett åtgärdsprogram så ska även detta beslut registreras (då beslutet går att överklaga). ÅP i pappersformat: Efter registrering i LEX förvaras åtgärdsprogrammet i elevakt. ÅP i system: registreras i LEX med nödvändiga uppgifter men tas ej ut på papper. Återfinns i system. 2 år efter avslutade gymnasiestudier. Vid leverans till centralarkiv ska betygskatalogen vara utskriven på arkivbeständigt papper samt sorterad klassvis eller på lärares namn. Förklara siffror och förkortningar. 2 år efter avslutade gymnasiestudier. Kopian är skolans original 2 år efter provtillfället. Det som skall sparas är elevlösningar samt sammanställningar över resultat. 5 år efter provtillfället Inaktuell då överföring till betygskatalog gjorts Inaktuell då elev slutat skolan I system/papper I system/papper Överförs efter 2 år 2 år efter läsårets början. Den upprättade klasslistan, första och sista för året 6 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet/arkivbildare: Utbildningsnämnden Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: 2013-01-23 Första giltighetsdatum Antal år = hela kalenderåret utöver ursprungsåret ∞ = bevaras för all framtid Handlingstyp Registreras Förvaras databärare Bevaras/gallras efter antal år Anmärkning Slutligt schema för varje läsår och skolenhet Nej Närarkiv Papper/i system Överförs efter 2 år Handlingar rörande studieresor, skolresor och lägerskolor Skolkataloger Nej NärarkivArbetsrum Papper/i system Överförs efter 2 år nej Arbetsrum Papper Överförs efter 2 år Studieavbrott, original Nej I system/Elevakt Papper/ i system Omval och byte av utbildning Avtal med elever om elevdatorer Förteckning över läromedel Nej Nej Nej I System/Elevakt Expedition i pärm Närarkiv/Arbetsrum Papper/i system Papper Papper Vid inaktualitet Gallras efter 4 år Överförs efter 2 år 2 år efter läsårets början. Gäller klasschema. Lärarschema kan gallras efter 3 år. 2 år efter resan. Digital dokumentation tex blogg skrivs ut och arkiveras. Kan vara fotokataloger. Ersätter inte klasslistor Förvaras i elevakt och överförs när elevakten överförs till centralarkivet så länge detta finns på papper. Vid förvaring i system sker överföring till e-arkiv. Inaktuell då elev slutat skolan VUXENUTBILDNINGEN, SFI OCH SÄRVUX Anbudsförfarande, uppdragsutbildning, ansökningar om att anordna utbildning Inkommande/utgående yttranden interkommunala vuxenelever Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Finns bland diarieförda handlingar. Ansökningar kan tex vara till Myndigheten för yrkeshögskolan. Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Anmälan till prövning Nej Kurssekreterare Papper Vid inaktualitet Överförs i då diariet skickas ner. Delegationsbeslut ska göras i LEX på yttrandena. Yttranden som görs i system skrivs ut och hanteras på samma sätt som pappersyttranden. Inaktuell då överföring till betygskatalog gjorts Ansökan till utbildning från elev Nej Närarkiv/i system I system/ papper Slutbetyg Nej Närarkiv Papper Gallras när eleven avslutat utbildning Överförs efter 2 år 2 år efter avslutade studier. Kopian är skolans original 7 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet/arkivbildare: Utbildningsnämnden Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: 2014-06-18 (rev), UN 2014 §32 Första giltighetsdatum 20140618 Antal år = hela kalenderåret utöver ursprungsåret ∞ = bevaras för all framtid Handlingstyp Registreras Förvaras databärare Bevaras/gallras efter antal år Anmärkning Betygskataloger Nej Expeditionen I system/papper Överförs efter 2 år Närvarolistor Slutligt schema för varje läsår Nej Nej Arbetsrum Närarkiv Papper Papper/i system Vid inaktualitet Överförs efter 2 år 2 år efter studiernas slut. Viktigt att alla förkortningar och sifferkoder förklaras Inaktuell när kursen är avslutad 2 år efter läsårets början. Gäller klasschema. Lärarschema kan gallras efter 3 år. Språktester i svenska för invandrare (sfi) sk nivåbedömning Intyg om genomförd utbildning för SFI och särvux Besked om antagning/Kallelse till kursstart Elevregister/kort Nej Arbetsrum lärare Papper Nej Närarkiv Papper Gallras när eleven avslutat utbildning Överförs efter 2 år Nej I system/papper Nej Digitalt I system Gallras när eleven avslutat utbildning Överförs efter 2 år Administratör Papper Gallras vid inaktualitet/överförs ihop med elevakt Administratör Arbetsrum/administratör Papper Papper/i system Gallras vid inaktualitet Överförs efter 2 år Arbetsrum Papper Gallras vid inaktualitet 2 år efter avslutad utbildning. Sorteras klassvis i bokstavsordning 2 år efter att studierna avslutats MODERSMÅLSUNDERVISNING Ansökan och beslut om studiehandledning på modersmål Ja/nej, se anmärkning Anmälan/avanmälan Nej Förteckningar över de elever som fått Nej modersmålsundervisning och studiehandledning Närvarolistor Nej Inaktuell då eleven slutat skolan. Om beslutet fattats i form av åtgärdsprogram så återfinns åtgärdsprogrammet bevarat i elevakt. Inaktuell då eleven slutat skolan 2 år efter avslutade studier. Sorteras alfabetisk ordning, språkvis Inaktuell då eleven slutat skolan 8 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet/arkivbildare: Utbildningsnämnden Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: 2013-01-23 Handlingstyp Första giltighetsdatum Antal år = hela kalenderåret utöver ursprungsåret ∞ = bevaras för all framtid Registreras Förvaras databärare Bevaras/gallras efter antal år Anmärkning Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Ansökan och beslut om Ja tilläggsbelopp Utredningar av Läs- och skrivstudion Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år 2 år efter barnet fullgjort sin skolplikt eller flyttat från kommunen Överförs med diariet. Ärende öppnas i LEX Närarkiv/personakt Papper Överförs efter 3 år Överförs 3år efter eleven fullgjort sin skolplikt eller flyttat från kommunen. Sorteras efter personnummer Dokumentation kring/efter insats från Ja samverkansteamet Närarkiv/personakt Papper Överförs efter 1 år Överförs 1 år efter avslutad skolgång med diariet. Sorteras på personnummer. Skolsociala utredningar (EBiC) Ja Närarkiv/ i system Papper/i system Överförs efter 2 år Pedagogisk utredning Ja Närarkiv Papper/ i system Överförs efter 2 år EHT-protokoll EVK-protokoll Psykologjournal Ja Ja Nej Närarkiv Elevakt Personakt/närarkiv/ i system på Stödenheten Papper Papper Papper/ i system Överförs efter 2 år Överförs efter 2 år Överförs efter 2 år Överförs två år efter avslutad skolgång. Utredningar görs av kuratorer/socionomer vanligtvis som underlag för annan insats. Diarieförs som bilaga till insats/beslut. Om utredningen inte leder till insats/beslut ska handlingen ändå registreras separat och sedan förvaras i elevakt. Registreras som bilaga till åtgärdsprogram i de fall utredningen föranleder ett beslut kring sådant. I övrigt registreras handlingen för sig. Överförs i samband med diariet Sorteras i eget ärende. Följer med ELEVHÄLSA/ STÖDENHETEN Ansökan om insats från stödenheten Se under ”Elevakt” 2 år efter barnet fullgjort sin skolplikt eller flyttat från kommunen. Sorteras på personnummer. 9 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet/arkivbildare: Utbildningsnämnden Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: 2014-06-18 (rev), UN 2014 §32 Handlingstyp Registreras Förvaras Skolhälsovårdsjournaler Nej Logopedjournal Register/förteckning över journaler som överlämnats till annan huvudman Psykologisk utredning Första giltighetsdatum 20140618 Antal år = hela kalenderåret utöver ursprungsåret ∞ = bevaras för all framtid databärare Bevaras/gallras efter antal år Anmärkning Skolsköterskans aktskåp /i Papper/ i system System Överförs efter 1 år Nej Logoped, närarkiv Papper/i system Överförs efter 2 år Nej I system I system 1 år efter avslutad skolgång . Överförs till gymnasiets skolhälsovård i förekommande fall. Handlingar i skolhälsovården får gallras under förutsättning att likalydande digitala kopior har framställts genom scanning och tillförts journalen. Beslut i BUN 20110831 2 år efter avslutad skolgång. Sorteras på personnummer. I begreppet logopedjournal ingår: Journalanteckningar, utredningar tester och undersökningsresultat, korrespondens, handlingsplaner samt uppföljningar. Återfinns i elevens journal som en journalanteckning Nej Personakt/närarkiv/ i system på Stödenheten Papper/i system Överförs efter 2 år 2 år efter barnet fullgjort sin skolplikt eller flyttat från kommunen. Sorteras på personnummer. Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Ja Ja Ja Ja Närarkiv Närarkiv Närarkiv Närarkiv/ i system Papper papper Papper Papper/i system Överförs efter 2 år Överförs efter 2 år Överförs efter 2 år Överförs med diariet. Binds in (centralarkivet ansvarar) Överförs med diariet Överförs med diariet ALLMÄN ADMINISTRATIV VERKSAMHET Protokoll från nämnden och arbetsutskott Protokoll från förvaltningsråd Protokoll från LSG Protokoll från MBL-förhandlingar Delegationsbeslut Delegationsbeslut görs i LEX. Redovisas vid nämndsmöte och återfinns i protokollet för nämnden. Överförs därmed till arkivet i samband med att protokollen överförs. 10 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet/arkivbildare: Utbildningsnämnden Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: 2013-01-23 Första giltighetsdatum Antal år = hela kalenderåret utöver ursprungsåret ∞ = bevaras för all framtid Handlingstyp Registreras Förvaras databärare Bevaras/gallras efter antal år Anmärkning Registrerade handlingar Ja Närarkiv Papper Gallras efter 5 år Avtal med förskoleverksamheter och Ja pedagogisk omsorg i enskild regi Avtal mellan vuxenutbildningen och Ja avtalspartner Tillsyn av enskilda verksamheter Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år 5 år efter registrering. Gäller ej registrerade och diarieförda handlingar, endast de som bara har handlingsnummer och ej hör till specifikt ärende. Överförs med diariet Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Överförs med diariet Arbetsrum, närarkiv Papper Överförs efter 2 år Avtal med annan kommun om förskoleplats/skolplats Protokoll från matråd Ja Närarkiv Papper /i system Överförs efter 2 år Tillsynshandlingar kan vara: tillsynsprotokoll och verksamhetsbeskrivningar. Överförs med diariet Ja Närarkiv/Elevhälsan/husm Papper or HK/resp. enhet Papper Överförs efter 2 år Närarkiv Papper/i system Överförs efter 2 år Förteckning över förvaltningens olika Ja IT-system Sociala medier Ja Överförs efter 2 år Handlingar efter samverkan kring matfrågor med eleverna Förteckning diarieförs och överförs till centralarkivet med diariet. Information på tex bloggar och facebook av ringa eller tillfällig betydelse kan gallras. Övrigt skrivs ut en gång per år. Protokoll från projektgrupper Protokoll från föräldraråd Ansökan om att få bedriva verksamhet i enskild regi Ja Ja Ja Närarkiv Närarkiv Närarkiv Papper Papper Papper Överförs efter 2 år Överförs efter 2 år Överförs efter 2 år Minnesanteckningar från APT Ärendekort/diariekort med diarieplan Kallelse nämnd och arbetsutskott Fadderrapporter lämnade av nämnden ledamöter Nej Nej Nej Nej Närarkiv Närarkiv I system Pärm nämndsekreterare Papper Papper Digitalt Papper Gallras efter 2 år Skickas med leverans tillcentralarkivet Överförs efter 2 år Gallras efter 1 år Gallras senast efter 4 år Gallras vid ny mandatperiod. Diarieförd handling. Överförs till centralarkivet i samband med att diariet överförs. 11 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet/arkivbildare: Utbildningsnämnden Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: 2014-06-18 (rev), UN 2014 §32 Första giltighetsdatum 20140618 Antal år = hela kalenderåret utöver ursprungsåret ∞ = bevaras för all framtid Handlingstyp Registreras Förvaras databärare Bevaras/gallras efter antal år Anmärkning Korrespondens av tillfällig betydelse Nej Administratör Papper/i system Vid inaktualitet Exempelvis meddelanden och information av tillfällig betydelse från området eller förskolan/ skolan, e-post som inte diarieförs eller handlingar av liten betydelse för verksamheten Ett ex. av varje informationsskrift, broschyr och liknande som framställts inom den egna verksamheten. Tidningsurklipp och fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Rapporter från inspektion av livsmedelsverksamhet Inspektionsrapporter enligt miljöbalken Handlingar rörande samtycken enligt PuL Nej Närarkiv HK/resp. enhet Papper Överförs efter 5 år Nej Närarkiv HK/resp. enhet Papper Överförs efter 5 år 5 år efter publicering Nej Närarkiv Papper Gallras efter 1 år Nej Närarkiv Papper Gallras efter 3 år Nej Närarkiv/administratör Papper Gallras vid inaktualitet Diarieförda originalen finns hos SBK. Inspektionen genomförs årligen. Diarieförda originalen finns hos SBK. Inspektionen genomförs var fjärde år. Inaktuell när eleven avslutat sin skolgång eller då ny blankett lämnats in. Anbudshandlingar Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Attestbehörigheter Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Avtal Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år EKONOMI Ej antagna anbud utgallras 1 år efter avslutad upphandling Listan uppdateras i augusti och diarieförs. Originalet finns centralt på förvaltningen. Finns bland diarieförda handlingar. Överförs till centralarkivet i samband med diariet överförs. 12 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet/arkivbildare: Utbildningsnämnden Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: 2013-01-23 Första giltighetsdatum Antal år = hela kalenderåret utöver ursprungsåret ∞ = bevaras för all framtid Handlingstyp Registreras Förvaras databärare Bevaras/gallras efter antal år Anmärkning Beslut om inackorderingstillägg Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Delegationsbeslut om inackorderingstillägg görs i LEX och återfinns med nämndsprotokoll. Statsbidrag- ansökningar och beslut Beslut om vårdnadsbidrag Ja Ja Närarkiv Närarkiv Papper Papper Överförs efter 2 år Överförs efter 2 år Budgethandlingar, verksamhetsplan, prognoser, budgetuppföljningar, tertialrapporter och bokslut Analyslistor/löner Budgetunderlag, års- och flerårsbudget Externa verifikationer Ja Närarkiv Papper/ i system Överförs efter 2 år Nej Nej I system Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Nej Administratör Arbetsrum, Ek ass. Porthälla/Förv. chef Administratör Papper Gallras efter 10 år Interna verifikationer Ansökan om inackorderingstillägg Reklamationer Underlag för utbetalningar till förskolor och skolor i enskild regi Arvoden till förtroendevalda Nej Nej Nej Nej Administratör Närarkiv Närarkiv Arbetsrum/närarkiv Papper Papper Papper Papper/ i system Gallras efter 10 år Gallras efter 3 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Nej I system I system Ansökan om vårdnadsbidrag Underrättelser om detaljplaner Nej Nej Handläggares arbetsrum Närarkiv Papper Papper Personalenheten ansvarar Gallras efter 2 år Gallras efter 1 år Anbudshandlingar Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Attestbehörigheter Ja Närarkiv Papper Överförs efter 2 år Delegationsbeslut görs i LEX. Besluten återfinns även med protokoll från nämnden. Finns bland diarieförda handlingar. Återfinns även i nämndsprotokoll. Fakturor, utbetalningar, rekvisitioner. Följesedel sparas vid ej specad faktura. Bokföringsorder, interna fakturor Ansökan kan gallras efter 3 år. Personalenheten ansvarar för gallring Originalen finns hos SBK. Eventuella remissyttranden diarieförs. Ej antagna anbud utgallras 1 år efter avslutad upphandling Listan uppdateras i augusti och diarieförs. Originalet finns centralt på förvaltningen. Finns bland diarieförda handlingar. 13 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet/arkivbildare: Utbildningsnämnden Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: 2014-06-18 (rev), UN 2014 §32 Handlingstyp Första giltighetsdatum 20140618 Antal år = hela kalenderåret utöver ursprungsåret ∞ = bevaras för all framtid Registreras Förvaras databärare Bevaras/gallras efter antal år Anmärkning Ja Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Närarkiv Närarkiv Närarkiv Närarkiv Arbetsrum Arbetsrum I system Papper Papper/ i system Papper/ i system Papper/ i system Papper/ i system Papper/ i system Papper/ i system I system Överförs efter 2 år Överförs efter 2 år Överförs efter 2 år Överförs efter 2 år Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Överförs efter 2 år Annons och sökanden till tjänst Ja Närarkiv/ i system Papper/ i system Gallras vid inaktualitet Anställningsavtal Ja Närarkiv Papper Gallras vid inaktualitet Betyg och intyg över anställning Nej Personalakt Papper Förvaras i personalakt Underlag för rapport till Försäkringskassan, Anmälan om företrädesrätt (LAS) Nej Administratör Papper/ i system Personalenheten ansvarar Gallras efter 2 år Nej Närarkiv Papper Ledighetsansökan Läkarintyg Längre tjänstledigheter Nej Nej Nej I system Administratör Personalenheten Digitalt Papper Personalenheten ansvarar Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Personalenheten ansvarar Företrädesrätt och varsel om varsel leder till avsked Personalenheten ansvarar KVALITETSARBETE E-post till klagomålshanteringen Sammanställningar av elevenkäter Sammanställning av föräldraenkäter Sammanställning personalenkät Elevenkäter Föräldraenkäter Personalenkäter Olycksfall, tillbud barn/elev Överförs till centralarkivet med diariet. Överförs till centralarkivet med diariet. Överförs till centralarkivet med diariet. Inaktuell då sammanställning tagit fram Inaktuell då sammanställning tagit fram Inaktuell då sammanställning tagit fram Lista tas ut ur system en gång per år och arkiveras PERSONAL Den anställdes handlingar överförs till personakt. Övriga gallras 6 mån efter att tjänsten tillsats. Registrera lista över sökande med markering över vem som fått tjänsten. Anställningsavtal registreras i LEX och samtidigt görs ett delegationsbeslut i LEX. Exempelvis sjukintyg Finns i personalakten. Vid avgång ur tjänst förs handlingarna till personalakten 14 PARTILLE KOMMUN DOKUMENTHANTERINGSPLAN Myndighet/arkivbildare: Utbildningsnämnden Förvaltning: Utbildningsförvaltningen Antagandedatum med paragraf eller datum för revidering: 2013-01-23 Första giltighetsdatum Antal år = hela kalenderåret utöver ursprungsåret ∞ = bevaras för all framtid Handlingstyp Registreras Förvaras databärare Bevaras/gallras efter antal år Anmärkning Rehab-ärenden Sjukanmälan/oplanerad frånvaro Tystnadsplikt/sekretessförbindelse Nej Nej Nej Till personalakt I system, Heroma Personalakt Gallras efter 2 år Kopior gallras efter sammanställning Papper Uppsägningar Nej Personalakt Papper Medarbetarsamtal/anteckningar Nej Arbetsrum Papper överförs när anställningen avslutats Vid inaktualitet Timrapporter Nej Personalenheten Papper 2 år Personalförteckning Personalenheten ansvarar Årets ackumulerade lista bevaras Uppdateras löpande Pensionshandlingar Personalakter fasta tjänster och vikariat längre än tre månader Personalenheten ansvarar Personalenheten ansvarar Läggs i personalakt. Kopia kan sparas hos administratör Inaktuell vid nästkommande medarbetarsamtal Personalenheten ansvarar. Kopia kan finnas hos administratör. Personalförteckning Pensionshandlingar Personalakter fasta tjänster och vikariat längre än tre månader LOKALER Uthyrningskontrakt Ja Närarkiv Papper 2 år efter inaktualitet Hyresavtal, original Inventarieförteckningar Nej Nej Närarkiv Närarkiv Papper Papper 2 år efter inaktualitet 2 år efter inaktualitet Inaktuell då kontraktet sagts upp. 15
© Copyright 2024