Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten
Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras
1
Dokumenthanteringsplan för Färdtjänstavdelningen
gällande fr o m 2011 01 01
Förklaring av de olika kolumnerna:
Handlingstyper
Alla typer av handlingar som förekommer inom Färdtjänstavdelningen är uppräknade här - med vissa undantag.
För handlingar som inte finns med hänvisas till Landstingsarkivets generella bevarande- och gallringsplaner, som finns på
Landstingsarkivets hemsida.
Bevaras/
Kolumnen anger vilka gallringsfrister som gäller för respektive handling. Bevaras betyder att handlingen sparas för alltid,
Gallras
gallras att den kan slängas efter fastställd tid. Vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras när den inte längre är
aktuell för verksamheten. Verksamheten avgör då själv när den inte längre behöver handlingen. Sekretesshandlingar skall
förstöras på ett korrekt sätt. Det finns speciella sekretesstunnor där sekretesshandlingar läggs som ska förstöras.
Anmärkningar
Beskrivning av vad det är för typ av handling, hur den används etc.
Diarieförs
Om handlingen skall diarieföras anges det i denna kolumn med ett ”ja” eller ”nej”.
Sorteringsordning
Här anger man hur handlingarna är ordnade – om de t.ex. är sorterade i alfabetisk ordning, eller om de finns i diarieakt och
ordnas kronologiskt.
Förvaringsplats/ansvar
Var någonstans inom verksamheten som handlingen finns före arkivläggning, om de t.ex. finns i pärm eller i diarier hos
registrator. Här anges också vem/vilka som har ansvar för att arkivering sker.
Till arkiv
När ska handlingarna ställas i arkivet och vilka arkiv avses? Arkiven är dels närarkiv hos Färdtjänstavdelningen,
(arkivskåp) dels centralarkiv för Färdtjänstavdelningen. I de fall handlingarna skall till när- eller centralarkiv är det
Färdtjänstavdelningen som ansvarar för att arkivering sker.
Arkivering
Färdtjänstavdelningen s handlingar (förutom ekonomihandlingar) skall arkiveras varje år till närarkivet på plan 5.
Ekonomihandlingar skall arkiveras varje år till centralarkivet i källaren på plan – 1½.
Medium/arkivformat
Här anges vilket medium som används vid arkivering. Observera att formatet skall vara godkänt för långtidslagring. Ta
kontakt med Landstingsarkivet för rådgivning.
Seriesignum
Här anges vilket seriesignum handlingstypen har i arkivförteckningen. Det är bara bevarandehandlingar som förtecknas.
1
Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten
Handlingstyper
Adressregister
Bevaras/
Gallras
GIA
Akter till diariet
Bevaras
Analyslistor
Anbud/offerter
– Antagna med bilagor
GIA
– Ej antagna eller för sent
inkomna
Anbudsförfrågningar
Anmärkningar
Uppdateras kontinuerligt i Heroma
Centralt LSF
Diskussioner pågår med LSF om att
införa Edit som diarieföring av akter
– ännu inte klart.
Dokumenthanteringsplanen kommer
efter införandet av Edit att ändras.
Diarie- Sorteringsförs ordning
Nej
-
Till anbudsförfrågan hör ett antal
bilagor, bl.a. sortimentsförteckning
/kravspecifikation, eller
utsändningslista
Anbudsprotokoll/
Öppningsprotokoll
Bevaras
Anbudssammanställningar
Bevaras
Bifogas tjänsteutlåtande eller kopia
av beslutet.
Anläggningsregister
Bevaras
Färdtjänstavdelningen har ingen själv
- finns hos SL:s ekonomiavdelning
Anmälningar om arbetsskador
Bevaras
Arbetsgivarens exemplar bevaras i
personalakt. Kopior kan gallras vid
inaktualitet
Anmälningar om brott/händelser
Bevaras
Anmälningar till
2 år
Arbetsgivarens exemplar bevaras i
Ansvar/
förvaringsplats
-
Till arkiv
Arkivering
-
-
Medium/
arkivformat
-
2
Serie
signum
-
Dnr -ordning
kronologiskt
Registrator
Närarkiv
1 år efter
ärendets
avslut
Arkivbox
Papper
Pärm
SL ekonomi
-
-
-
Ja
Dnr -ordning
kronologiskt
Registrator/
diarieakt
Arkivbox
Papper
Nej
Dnr -ordning
kronologiskt
Registrator/
diarieakt
Närarkiv
1 år efter
avtalstidens
slut
Nej
-
-
Ja
Dnr -ordning
kronologiskt
Registrator/
diarieakt
Arkivbox
Papper
E1
Ja
Dnr -ordning
kronologiskt
Registrator/
diarieakt
Arkivbox
Papper
E1
Ja
Dnr -ordning
kronologiskt
Registrator/
diarieakt
Arkivbox
Papper
E1
Nej
-
Närarkiv
1 år efter
avtalstidens
slut
Närarkiv
1 år efter
avtalstidens
slut
Närarkiv
1 år efter
avtalstidens
slut
-
-
Digitalt
Närarkiv
1 år efter
avslut
Närarkiv
Årligen
-
-
-
Arkivbox
Papper
-
-
Nej
Bevaras
2 år efter
avtalstidens
slut
Bevaras
Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras
-
Alfabetisk
ordning
Ja
Dnr -ordning
kronologiskt
Alfabetisk
SL ekonomi/
Raindance
(ekonomisystem)
Adm.sekreterare
Personalakt/arkiv
skåp
Registrator/
diarieakt
Adm. sekreterare
E1
E1
F1
F1
2
Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten
Handlingstyper
Bevaras/
Gallras
försäkringskassan
Anmärkningar
personalakt. Kopior kan gallras vid
inaktualitet
Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras
Diarie- Sorteringsförs ordning
ordning
Annonser/artiklar,
egenproducerade
Annonser, tillsättning av tjänst
Bevaras
Ja
Bevaras
Ja
Anställningsbevis – tillsvidare
och vikariat
Bevaras
Ansökningar om reseersättning
3 år efter att
ärendet har
avslutats
Ansökningshandlingar rörande
anställning:
- Sökande som fått
Bevaras
anställning
- Sökande som ej fått
anställning
Arbetsgivarens exemplar bevaras i
personalakt. Kopior kan gallras vid
inaktualitet.
Nej
Nej
Ja
Ansvar/
Till arkiv
förvaringsplats
Personalakt/arkiv
Skåp
Dnr -ordning Registrator /
Närarkiv
kronologiskt diarieakt
Årligen
Dnr -ordning, Registrator/
Närarkiv
kronologiskt diarieakt
Årligen
Alfabetisk
Adm. sekreterare
Närarkiv
ordning
Personalakt/arkiv
Årligen
skåp
Efter avslut
Lönekonsult KS/
Nej
Heroma
(Personaladminist
rativt systemet )
Alfabetisk
ordning
Adm. Sekreterare
Personalakt/arkiv
skåp
Dnr -ordning, Registrator/
kronologiskt diarieakt
2 år, efter
anställningsär
endets
upphörande
GIA
Nej
Bevaras
Nej
Alfabetisk
ordning
- Utbildningsbevis, externa
och interna diplom
Bevaras
Nej
Alfabetisk
ordning
- Kopior från tidigare
anställningar som har bifogats
ansökan
2 år efter
anställningen
s upphörande
Nej
Alfabetisk
ordning
- Spontana
ansökningar, sökande som inte
fått anställning
Arbetsgivarintyg:
- Som innehåller omdömen
om den anställde
Ja
-
Arkivering
Medium/
arkivformat
Arkivbox
Papper
E1
Arkivbox
Papper
E1
Arkivbox
Papper
F1
-
Arkivbox
Papper
Närarkiv
Årligen
Arkivbox
Papper
Nej
Adm. sekreterare
Personalakt/arkiv
skåp
Adm. sekreterare
Personalakt/arkiv
skåp
Adm. sekreterare
Personalakt/arkiv
skåp
Närarkiv
Årligen
efter avslut
Närarkiv
Årligen
efter avslut
Närarkiv
Årligen
efter avslut
-
Serie
signum
-
Närarkiv
Årligen
Adm. sekreterare/
Arkivskåp
3
F1
-
Arkivbox
Papper
F1
Arkivbox
Papper
F1
Arkivbox
Papper
3
Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten
Handlingstyper
Arkivbeskrivningar
Bevaras/
Gallras
Bevaras
Arkivförteckningar
Bevaras
Skickas till Landstingsarkivet för
samråd.
Ja
Arvoden, underlag
2 år
Gäller samverkansrådets ledamöter
Nej
Attestansvariga, förteckningar
över
- Original
Bevaras
Tas upp i nämnd eller utskott. Adm.
beslut
Ja
- Kopia
Anmärkningar
Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras
Skickas till Landstingsarkivet för
samråd.
GIA
Avskrivningar, samtliga
7 år
Avstämningshandlingar
2 år
Avtal
- Varaktig betydelse
Diarie- Sorteringsförs ordning
Ja
Dnr -ordning,
kronologiskt
Nej
T.ex. avskrivningar över fordringar
och inventarier
kassa-, likvid-, månads-, tertial- och
plus-/bankgiroavstämningar
Nej
Bevaras
T.ex. service- leasing-, konsultavtal.
Aktuella avtal hos
Färdtjänstavdelningen
Ja
2 år efter
avtalstidens
utgång
T.ex. service- leasing-, konsultavtal
Förlängningar av avtal till SL
Nej
2 år
Upp i utskottet per månad
Ja
- Delår
Bevaras
Ja
- Årliga
Bevaras
Upp i utskottet ingår som
delårsbokslut per 30/6
Ingår per 31/12 i årsredovisning
Upp i utskottet
- Tillfällig betydelse
Balans- och resultaträkningar
- Månatliga
Nej
Ja
Ansvar/
förvaringsplats
Registrator/
diarieakt
Dnr -ordning, Registrator/
kronologiskt diarieakt
-
LSF Kansli
Personaladministrativa
systemet Heroma
Dnr -ordning, Registrator/
kronologiskt diarieakt
SL ekonomi/
pärm
Kronologisk SL ekonomi/
pärm
Kronologisk SL ekonomi/
pärm
Dnr -ordning, Registrator/
kronologiskt arkivskåp
Kronologiskt
SL Upphandling
Till arkiv
Arkivering
Närarkiv Arkivbox
Årligen
efter
upprättande
Närarkiv Arkivbox
Årligen
efter
upprättande
Nej
-
Närarkiv
Årligen
Nej
Centralarkiv
Årligen
Centralarkiv
Årligen
Arkivbox
Medium/
arkivformat
Papper
Papper
Papper
-
-
Papper
-
Papper
Papper
-
-
Papper
Dnr -ordning Registrator/
Kronologiskt diarieakt
Närarkiv
Årligen
-
Papper
Dnr -ordning,
kronologiskt
Dnr -ordning,
kronologiskt
Närarkiv
Årligen
Närarkiv
Årligen
Registrator/
diarieakt
Registrator/
diarieakt
Serie
signum
E1
E1
-
-
Närarkiv Arkivbox
Årligen vid
avslut
4
E1
E1
Arkivbox
Papper
E1
Arkivbox
Papper
E1
4
Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten
Handlingstyper
Behörighetsblanketter avseende
IT-system
Bevaras/
Gallras
2 år efter
avslutad
behörighet
Anmärkningar
Gäller system där förvaltningen har
ansvar för tillträde t.ex. Sekund och
Heroma, Raindance etc.
Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras
Diarie- Sorteringsförs ordning
Nej Ordebekräftelse
sparas
Ansvar/
Till arkiv
förvaringsplats
Systemförvaltaren
vid respektive
system
Arkivering
Digitalt i
systemen
Medium/
arkivformat
Digitalt
5
Serie
signum
Beslut, egna
Bevaras
Adm. Beslut, Personalbeslut ,
Utbildningsbeslut
Ja
Dnr -ordning, Registrator/
kronologiskt Samlingsakter per
år
Arkivbox
Papper
E1
Beställningar/
Inköpsuppdrag
- Beslut i inköpsärenden
Bevaras
Adm. beslut
Ja
Papper
E1
– Beställningar av tillfällig
betydelse
– Beställningsunderlag som
t.ex. ordersedlar
- Verifikationer
GIA
T.ex. kontorsmaterial
Betalningspåminnelser från
leverantör
GIA
Dnr -ordning, Registrator/
Närarkiv Arkivbox
kronologiskt Samlingsakter per
Årligen
år
Registrator/
Nej
pärm
Registrator
Nej
pärm
Verifikations SL ekonomi/
Centralarkiv
nummer
pärm
Årligen
ordning
SL ekonomi/
Nej
pärm
Bevakningslistor
GIA
Uppdateras kontinuerligt
- Ansökan
Bevaras
Efter revidering: Pappersutskrift från
webbportalen - blanketthotellet
Ja
Dnr -ordning, Registrator/
kronologiskt diarieakt
- Läkarintyg
Bevaras
Efter revidering: Pappersutskrift från
webbportalen - blanketthotellet
Ja
Dnr -ordning, Registrator/
kronologiskt diarieakt
GIA
7 år
Nej
Nej
Summor över 25.000 kronor finns
bland administrativa beslut enligt
delegationsordning.
Nej
Nej
Nej
SL ekonomi/
pärm
Närarkiv
Årligen
Nej
Papper
-
-
-
Blanketter för ansökan om
färdtjänst:
Närarkiv
Årligen
efter
revidering
Närarkiv
Årligen
efter
revidering
Arkivbox
Papper
Arkivbox
Papper
5
Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten
Handlingstyper
- Utredning från
kommuner/stadsdelsförvaltning
Bevaras/
Gallras
Bevaras
Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras
Anmärkningar
Diarie- Sorteringsförs ordning
Efter revidering: Pappersutskrift från
Ja
Dnr -ordning,
webbportalen - blanketthotellet
kronologiskt
Bokföringsfiler, originalfiler från GIA
andra system än
ekonomisystemet, t.ex. Heroma
Nej
-
Bokföringsorder/-underlag
Nej
Nummer ordning
Bokslut/Årsredovisningar:
- Helårsbokslut =
Årsredovisning/Verksamhetsberättelse/Förvaltningsberättelse
- Kontoavstämningar
7 år
Bevaras
Tas upp i nämnd
7 år
Nej
- Miljöredovisning
Bevaras
- Månads-, med
Årsprognos
- Delårsbokslut
Bevaras
Färdtjänstavdelningen ingår i SL:s
miljöledningssystem Avdelningen
skriver i årsredovisningen
Tas upp i utskottet
Bevaras
Tas upp i utskottet
- Underlag
3 år
Broschyrer och trycksaker,
egenproducerade
Bevaras
Broschyrer och trycksaker,
inkomna
Budget:
- Prognoser
GIA
Ja
Nej
Ja
Ja
Nej
Spara ett exemplar av varje version
årsvis 31/12
Ja
Nej
Bevaras
Ingår i månadsbokslut
- Underlag
3 år
Färdtjänstavdelningen ansvarar för
arkivet
- Årsbudget
Bevaras
Ja
Nej
Ja
Ansvar/
förvaringsplats
Registrator/
diarieakt
SL ekonomi/
Digitalt
Raindance
(ekonomisystem)
SL ekonomi/
pärm
Dnr -ordning, Registrator/
kronologiskt diarieakt
Till arkiv
Närarkiv
Årligen
efter
revidering
-
Arkivering
Arkivbox
-
-
Papper
Närarkiv
Arkivbox
Papper
Centralarkiv
Årligen
-
-
Papper
SL ekonomi/
pärm
-
Dnr -ordning,
kronologiskt
Dnr -ordning,
kronologiskt
Nummerordning
Dnr -ordning
kronologisk
Registrator/
Närarkiv
Arkivbox
diarieakt
Årligen
Registrator/
Närarkiv
Arkivbox
diarieakt
Årligen
SL ekonomi
Centralarkiv
pärm
Årligen
Registrator/
Närarkiv Arkivbox
Samlingsakter per
Årligen
år
Registrator/
Närarkiv
arkivskåp
Årligen
Dnr -ordning,
kronologiskt
Nummerordning
Dnr -ordning,
kronologiskt
Registrator/
diarieakt
SL ekonomi/
pärm
Registrator/
diarieakt
-
Närarkiv Arkivbox
Årligen
Centralarkiv
årligen
Närarkiv Arkivbox
Årligen
Serie
signum
-
Centralarkiv
Årligen
Nummer ordning
-
-
Medium/
arkivformat
Papper
6
E1
-
E1
Papper
E1
Papper
E1
Papper
Papper
B1
-
Papper
E1
Papper
Papper
E1
6
Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten
Handlingstyper
Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras
Delegationsbeslut
Bevaras/
Gallras
Bevaras
Delegationsordningar
Bevaras
Diarier
Bevaras
Dokumenthanteringsplan
Bevaras
Skickas till Landstingsarkivet för
beslut, tas sedan upp i nämnd för
antagandebeslut. Ett ex av varje
version.
Ja
Enkäter:
- gällande den egna
verksamheten
Bevaras
Sammanställning och slutrapport till
nämnd eller utskott. Samarbete med
SL t.ex. enkät. Accesskortet – resor
med allmänna kommunikationer
Ja
GIA
Under förutsättning att
sammanställning är gjord.
- Underlag
Anmärkningar
Diarie- Sorteringsförs ordning
Behandlas av nämnd
Ja
Dnr -ordning,
kronologiskt
Ja
Dnr -ordning,
Behandlas av nämnden - diarieförs.
kronologiskt
Med regler för bl.a. attestinstruktion;
riktlinjer för representation, resor i
tjänsten
Nej kronologiskt
Ansvar/
förvaringsplats
Registrator/
diarieakt
Registrator/
diarieakt
Till arkiv
Närarkiv
Årligen
Närarkiv
Årligen
Arkivering
Arkivbox
Medium/
arkivformat
Papper
Arkivbox
Papper
E1
Arkivbox
Papper
C1
Arkivbox
Papper
E1
Papper
Registrator/
pärm
Dnr -ordning, Registrator/
kronologiskt diarieakt
Närarkiv
Årligen
Närarkiv
Årligen
Dnr -ordning, Registrator/
kronologiskt diarieakt
Närarkiv
Årligen
Arkivbox
Nej
-
-
-
-
Nummerordning
Nummerordning
-
SL ekonomi/
pärm
SL ekonomi/
pärm
SL ekonomi/
pärm
Centralarkiv
Årligen
Centralarkiv
Årligen
-
-
Papper
-
Papper
-
-
Närarkiv
Årligen
-
Papper
Fakturor, samtliga
7 år
Nej
Fakturakopior
2 år
Nej
Fellistor/signallistor
GIA
Nej
Fotografier, egna:
- Varaktig betydelse
Bevaras
T.ex. från den egna verksamheten
Gäller inte resenärer från SL. Övriga
GIA
Ja
Färdtjänstansökningar:
Färdtjänstansökningar med
bilagor, tillstånd och tilldelningar
samt ev. kompletterade intyg:
– pappersunderlag
3 månader
efter
inskanningsdagen
Gallringen gäller pappersunderlaget
Som skannats in under förutsättning
att det inskannande är läsbart.
Nej
Dnr -ordning Registrator/
kronologisk
diarieakt
-
Närarkiv
-
7
Serie
signum
E1
-
-
-
7
Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten
Handlingstyper
Bevaras/
Gallras
– digitala färdtjänstansökningar 2 år efter
ärendets
avslut
Anmärkningar
Med avslut menas att tillståndet
upphört av någon anledning (vid
dödsfall) eller att ansökan har
avslagits.
Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras
Diarie- Sorteringsförs ordning
Till arkiv
Arkivering
Medium/
arkivformat
Nej
-
SeKund
(kundadministrativt system)
-
-
Nej
-
SeKund
(kundadministrativt system)
-
-
-
SeKund
(kundadministrativt system)
-
-
-
Centralarkiv
Årligen
-
Papper
Närarkiv
Årligen
Arkivbox
Papper
– digitala
färdtjänstansökningar, extra
tilldelning – ev. kompletterade
intyg
- samtliga digitala uppgifter
och kopplade dokument i ett
färdtjänstärende
1 år efter att
ärendet har
avslutats
2 år efter att
ärendet har
avslutats
-”-
Nej
Följesedlar, samtliga
7 år/2 år
7 år gäller om följesedeln är bilaga
till fakturan, annars 2 år.
Nej
Förteckningar över sökande till
tjänst
Handkassor:
- Avstämning
Bevaras
-”-
Ja
7 år
Ansvar/
förvaringsplats
Nej
Nummerordning
SL ekonomi/
pärm
Dnr -ordning, Registrator/
kronologiskt diarieakt
Nummerordning
Nummerordning
Nummerordning
-
- Redovisning
7 år
Kassör
Nej
- Utbetalningsorder
7 år
Kassör
Nej
Handlingar som utgjort underlag
för intern planering och
verksamhetsredovisning
Huvudböcker också kallade
Grundböcker
GIA
T.ex. underlag till rapporter, förslag,
beslut etc.
Nej
Bevaras
Nej
Nummerordning
Inbetalningar/Bokföringsorder
7 år
Nej
Nummerordning
Kassör och SL
ekonomi/pärm
Kassör och SL
ekonomi/pärm
Kassör och SL
ekonomi/pärm
Hos respektive
handläggare/
pärm
SL ekonomi/
digitalt Raindance
(ekonomisystem)
SL ekonomi/
pärm
Centralarkiv
Årligen
Centralarkiv
Årligen
Centralarkiv
Årligen
-
8
Serie
signum
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Digitalt
Centralarkiv
Årligen
-
Papper
Informationsmaterial,
egenproducerat och eller från
8
Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten
Handlingstyper
SL gällande förvaltningens
verksamhet:
- Informationsblad
- broschyrer
- Nyhetsbrev
Bevaras/
Gallras
Anmärkningar
Bevaras
T.ex. informationsbroschyrer rörande
Färdtjänstens verksamhet, och
trycksaker rörande utbildningar som
anordnas av Färdtjänsten
Ett exemplar av varje version per år
Nyhetsbreven går ut digitalt av SL
och tas ut på papper årsvis
Bevaras
Internbankslista
2 år
Inventarieförteckningar/
Se anläggningsregister
Bevaras
IT-supportrapporter
GIA
Kallelser och dagordningar till
möten och sammanträden
GIA
Klagomålshandlingar:
- Varaktig betydelse
- Tillfällig betydelse
Bevaras
GIA
Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras
Diarie- Sorteringsförs ordning
T.ex. anläggningsregister
Färdtjänstavdelningen har ingen
inventarieförteckning ingår i SL
T ex anmälan av datorfel ingår i SL:s
support via SL:s insida
Till arkiv
Arkivering
Medium/
arkivformat
Registrator/
Arkivskåp
Närarkiv
Årligen
Arkivbox
Papper
B1
Närarkiv
Årligen
-
Arkivbox
Papper
B1
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Närarkiv
Årligen
Arkivbox
-
-
-
-
-
-
-
Kronologisk
årsvis
Nej
Kronologiskt, Registrator/
årsvis
Arkivskåp
Digitalt i Heroma
(Personaladministrativt
system)
SL ekonomi/
digitalt Raindance
(ekonomisystem)
SL IT närcervice
Nej
Nej
T.ex. Klagomål på Färdtjänstens
verksamhet, riktlinjer och
föreskrifter samt på enskilda
handläggare. Även från SL:s
klagomålshantering Bumerang –
kundserviceavdelning.
T.ex. klagomål på förseningar – till
ev. SL för åtgärd
Ansvar/
förvaringsplats
Nej
Nej
Ja
-
Respektive
handläggare
/digitalt
Dnr -ordning, Registrator/
kronologiskt diarieakt
Nej
-
Registrator
Nej
-
-
SL ekonomi/
digitalt Raindance
(ekonomisystem)
Adm. sekreterare
pärm/digitalt
SL ekonomi/
Centralarkiv
pärm
årligen
Kodplaner/kodförteckning
Bevaras
Kollektivavtal
GIA
Lokala/centrala finns på LSF
Nej
Kontoutdrag, samtliga
7 år
Ligger i avstämningspärm SL
Nej
Nummer ordning
9
-
Papper
Serie
signum
D2
E1
G2
Papper
9
Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten
Handlingstyper
Kontoplaner
Korrespondens:
- Som tillför ett ärende
sakuppgift
- Av tillfällig eller ringa
betydelse
Kvittenser/kvittenslistor
Bevaras/
Gallras
Bevaras
Anmärkningar
Bevaras
Besvarande av brev klargöranden
etc.
T.ex. inkomna handlingar för
kännedom
För t.ex. rikskuponger läkarkvitton
friskvård etc.
GIA
2 år efter
inaktualitet
Ledighetsskuldlistor
7 år
Leverantörs- och
kundreskontrajournaler
7 år
Leverantörsregister
GIA
Likviditetsplanering:
– Betalningsplaner/
prognoser månad
– Betalningsplaner/
prognoser år
Listor över löneavdrag
7 år
Diarie- Sorteringsförs ordning
Nej Nummer ordning
Ja
Nej
Nej
Nej
Ligger i avstämningspärm per
månad hos SL
Görs varje månad
7 år
2 år
Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras
Nej
Arkivering
-
Dnr -ordning, Registrator/
Närarkiv Arkivbox
kronologiskt diarieakt
Årligen
Registrator
Arkivskåp
Lönekonsult KS
digitalt i Heroma
(Personaladminist
rativt system)
Lönekonsult KS
digitalt i Heroma
(Personaladminist
rativt system)
NummerSL ekonomi/
Centralarkiv
ordning
pärm
Årligen
Nej
-
Nej
Nummerordning
Nej
För t.ex. rikskuponger, friskvård
hem-PC
Ansvar/
Till arkiv
förvaringsplats
SL ekonomi/
digitalt Raindance
(ekonomisystem)
Nej
-
Listor över överföring mellan
löne- och ekonomisystem
2 år
Nej
-
Listuttag, spontana
GIA
Nej
-
SL ekonomi/
digitalt Raindance
(ekonomisystem)
-
SL ekonomi/
Centralarkiv
Pärm
Årligen
SL ekonomi/
Centralarkiv
Pärm
Årligen
Lönekonsult KS
digitalt i Heroma
(Personaladminist
rativt system)
SL ekonomi/
digitalt Raindance
(ekonomisystem)
SL ekonomi/
digitalt Raindance
Medium/
arkivformat
Digitalt
Papper
10
Serie
signum
G4
E1
-
-
Papper
-
-
-
Papper
-
Papper
-
-
-
-
-
-
10
Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten
Handlingstyper
Bevaras/
Gallras
Anmärkningar
Loggar, förändringar
7 år
T.ex. behörighetsförändringar,
upplägg av leverantörer,
utbetalningsjournaler.
Löneförhandlingar:
- Beslutsprotokoll
Bevaras
- Underlag
Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras
Diarie- Sorteringsförs ordning
Nej
Ja
-
Dnr -ordning
kronologiskt
-
2 år
Nej
Lönelistor
7 år
Nej
-
Lönespecifikationer
Bevaras
Nej
-
Manualer:
- Original
Bevaras
Gäller t ex Sekund
GIA
Till system som förvaltas av LSF,
t ex Raindance, Heroma och
Contempus
Rapporteras per månad
Nej
Nej
- Kopior
Ja
Momsdeklarationer
7 år
Mål- och verksamhetsplaner
Ingår i budgetunderlagen
Bevaras
Behandlas av nämnd eller utskott,
t.ex. budget
Ja
Bevaras
T.ex. ansökan om tjänstepension,
pensionsbrev, pensionsbeslut,
Nej
Pensionsärenden:
- Varaktig betydelse
Ansvar/
Till arkiv
förvaringsplats
(ekonomisystem)
SL ekonomi/
digitalt Raindance
(ekonomisystem)
Registrator/
diarieakt
Adm. sekreterare/
pärm
Lönekonsult KS
digitalt Heroma
(personaladminist
rativt system)
Lönekonsult KS
digitalt Heroma
(personaladminist
rativt system)
Närarkiv
Årligen
-
Arkivering
Medium/
arkivformat
-
Arkivbox
-
Papper
-
-
-
-
-
-
Registrator/
diarieakt
Verksamhetsförvaltare/pärm
Närarkiv
Årligen
Arkivbox
-
Hos respektive
handläggare
-
-
-
Nummerordning
SL ekonomi /
pärm
Centralarkiv
Årligen
-
Papper
Dnr -ordning, Registrator/
kronologiskt diarieakt
Alfabetisk
ordning
Adm. sekreterare/
Personalakt/arkiv
Närarkiv
Årligen
Serie
signum
-
-
Dnr -ordning
kronologisk
11
Papper
D1
Arkivbox
Papper
E1
Närarkiv Arkivbox
Årligen vid
Papper
F1
11
Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten
Handlingstyper
Bevaras/
Gallras
- Tillfällig betydelse
Personalbeslut
2 år efter
pensionsbesl
ut har fattats
Bevaras
Projekthandlingar:
- Administrativt material
Bevaras
- Arbetsmaterial
GIA
- Redovisningsmaterial
Bevaras
Protokoll och
minnesanteckningar:
– Arbetsplatsträffar
(APT) personalmöten
Bevaras
Anmärkningar
pensionsutbetalningar
2 år efter pensionsbeslut har fattats
T.ex. anställningsbeslut
T.ex. projektplan och beskrivning,
minnesanteckningar från möten
Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras
Diarie- Sorteringsförs ordning
Nej
Ja
Nej
Nej
Delrapporter samt slutrapporter tas
oftast upp i nämnden eller utskottet.
Ja
Nej
Ansvar/
Till arkiv
Arkivering
förvaringsplats
skåp
avslut
Alfabetisk
Adm. sekreterare/
Närarkiv Arkivbox
ordning
Personalakt arkiv Årligen vid
skåp
avslut
Dnr -ordning, Registrator
Närarkiv Arkivbox
kronologiskt diarieakt
Årligen
Medium/
arkivformat
Papper
E1
Dnr -ordning
Serie
signum
Papper
F3
Papper
Registrator/
diarieakt
Hos respektive
handläggare
Dnr -ordning, Registrator/
kronologisk
diarieakt
Närarkiv
Årligen
-
Arkivbox
Närarkiv
Årligen
Arkivbox
Papper
E1
Kronologisk
Närarkiv
Årligen
Arkivbox
Papper
A7
Närarkiv
Årligen
Arkivbox
Papper
A4
Närarkiv
Årligen
Arkivbox
Papper
A2
Närarkiv
Årligen
Arkivbox
Papper
A3
Närarkiv
Årligen
Arkivbox
Papper
A6
Närarkiv
Årligen
Arkivbox
Papper
A5
– Beredningen för sjötrafik
protokoll
Bevaras
Nej
Kronologisk
– Färdtjänstutskottets
protokoll
Bevaras
Nej
Kronologisk
– Färdtjänst- och
tillgänglighetsberedningens
protokoll
Bevaras
Nej
Kronologisk
Bevaras
Nej
Kronologisk
– Samverkansrådets protokoll Bevaras
och beredning
Nej
Kronologisk
– MBL-protokoll
12
Registrator/
Tas ut från nätet
Samlingsakter per
år
Registrator/
Tas ut på nätet
Samlingsakter per
år
Registrator/
Tas ut på nätet
Samlingsakter per
år
Registrator/
Tas ut på nätet
Samlingsakter per
år
Registrator/
Tas ut på nätet
Samlingsakter per
år
Adm.sekreterare/
Pärm
Samlingsakter per
-
-
12
Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten
Handlingstyper
Bevaras/
Gallras
– Trafiknämndens
protokoll
Bevaras
Rapporter/utredningar
Bevaras
Rehab-utredning
Bevaras
Remisser
Bevaras
Reseräkningar
- Original
- Kopior
7 år
2 år
Anmärkningar
Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras
Diarie- Sorteringsförs ordning
Ansvar/
Till arkiv
förvaringsplats
år
Kronologisk Registrator/
Närarkiv
Tas ut på nätet
Årligen
Samlingsakter per
år
Dnr -ordning, Registrator/
Närarkiv
kronologiskt diarieakt
Årligen
Arkivering
Medium/
arkivformat
Arkivbox
Papper
A1
Arkivbox
Papper
E1
Nej
Kronologisk
Arkivbox
Papper
F1
Ja
Dnr -ordning, Registrator/
kronologisk
diarieakt
KS Lönekonsult/
digitalt i Heroma
(personaladminist
rativt system)
Arkivbox
Papper
-
-
Närarkiv
Årligen
-
Arkivbox
Papper
Närarkiv
Årligen
efter avslut
Arkivbox
Nej
T.ex. projektrapporter,
konsultrapporter- tas oftast upp i
nämnd eller utskott
Ja
Adm.sekreterare/
personalakt
Närarkiv
Årligen
efter avslut
Närarkiv
Årligen
-
Revisionsrapporter/
-berättelser
Ränteberäkningsrapporter för
koncernkontoräntor från banken
Bevaras
Oftast upp på nämnd eller utskott
som ett tjänsteutlåtande
Innehåller information om
genomförda resor samt utlägg i
samband med resorna.
Bokförs handlingen som en
verifikation gäller 7 års
gallringsfrist.
Tas upp i nämnd eller utskott
7 år
Till LSF per månad
Nej
Sekretessförbindelser
Bevaras
Personakt vid anställning
Nej
I SeKund finns uppgifter om
funktionskoder, färdsätt, kön,
tilldelning, tillståndstid och ålder.
Digitalt enligt Landstingsarkivets
föreskrifter. Statistiken kan ingå i
mån - del- och årsbokslut samt i
budget.
I Lagret finns uppgifter om antal
resor dag/mån/år kilometersträckor
kostnad totalt/individ, trafikområde.
Nej
-
Hos respektive
handläggare
Digitalt
-
Nej
-
Hos system förvaltare och
behöriga digitalt
-
Statistik, egenproducerad:
Sammanställningar av
Bevaras
verksamhetsstatistik ur
SeKund (Kundadministrativt
system)
Sammanställning av
verksamhetsstatistik ur Lagret
(SL) (statistiksystem)
Bevaras
13
Nej
Ja
Dnr -ordning, Registrator/
kronologisk
diarieakt
SL ekonomi/
digitalt Raindance
(ekonomisystem)
Alfabetisk
Adm. sekreterare/
ordning
personalakt
-
-
-
Serie
signum
E1
Digitalt
Papper
F1
-
-
13
Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten
Handlingstyper
Bevaras/
Gallras
Anmärkningar
Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras
Diarie- Sorteringsförs ordning
Ansvar/
förvaringsplats
Till arkiv
14
Arkivering
Medium/
arkivformat
Serie
signum
-
-
Arkivbox
Papper
-
-
Arkivbox
Papper
D1
Arkivbox
Papper
C1
Arkivbox
Papper
B2
Papper
E1
Papper
F1
Papper
E1
Digitalt enligt Landstingsarkivets
föreskrifter. Statistiken kan ingå i
mån- del och årsbokslut samt i
budget.
Underlag från SeKund och
Lagret
Styrdokument:
- Egenproducerade/av
varaktig betydelse
GIA
Bevaras
- Tillfällig eller ringa
betydelse
Systembeskrivningar och
systemdokumentation
Sökregister till diarium
GIA
Tabellutskrifter
Tidskriften ”Din Färdtjänst”
GIA
Bevaras
Tjänsteutlåtanden
Bevaras
Uppsägelser, handlingar
Bevaras
Utananordnare - förteckningar
Bevaras
Utanordningsjournaler för
utanordning, signerade och
debiteringsbemyndigande
Utbetalningsorder
7 år
Utbetalningslistor, bankgiro
7 år
Bevaras
Bevaras
7 år
Nej
T.ex. policys, informationspärmar,
rutin-/arbetsbeskrivning, handböcker,
manualer, arbetsplan, styrkort.
T.ex. användarinstruktion för
Raindance och Heroma etc.
Diarieförs som bilaga till
arkivbeskrivning
Som behövs för återsökning annars
GIA
Gäller inte kontoplaner
Skrivs och produceras av SL. Ett
exemplar av varje nummer arkiveras
årsvis hos Färdtjänstavdelningen
Tjut rörande Färdtjänstavdelningen
tas alltid upp i utskottet
Ja
Nej
T.ex. förskott, kvittenser vid resor
och kurser
Varje månad
Dnr -ordning
Kronologisk
Respektive
handläggare
-
Registrator/
närarkiv
Närarkiv
Årligen
Nej
Respektive
handläggare/pärm
Dnr -ordning, Registrator/
kronologisk
diarieakt
Kronologisk Registrator/pärm
Nej
Nej
Kronologisk
Ja
Ja
Nej
Finns bland delegationsbeslut som
fattats på FNF Kopia till SL
Tas ut varje måndag
-
Ja
Nej
Nej
Nej
-
Registrator/
Arkivskåp
Samlingsakter per
år
Dnr -ordning, Registrator/
kronologisk
diarieakt
Kronologisk Adm. sekreterare/
personalakt
Närarkiv
Årligen
Närarkiv
Årligen
Närarkiv
Årligen
Dnr -ordning,
kronologiskt
Nummerordning
Registrator/
diarieakt
SL ekonomi/
pärm
Närarkiv Arkivbox
Årligen
Närarkiv Arkivbox
Årligen
efter avslut
Närarkiv Arkivbox
Årligen
Centralarkiv
Årligen
Nummerordning
Nummerordning
SL ekonomi/
pärm
SL ekonomi/
pärm
Centralarkiv
Årligen
Centralarkiv
Årligen
E1
-
Papper
-
Papper
-
Papper
14
Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten
Handlingstyper
Utbildningar/kurser, egna:
- Anmälningar
- Arbetsmaterial och
underlag
- Deltagarförteckningar
Bevaras/
Gallras
Anmärkningar
Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras
Diarie- Sorteringsförs ordning
GIA
Nej
-
GIA
Nej
-
Ansvar/
förvaringsplats
Till arkiv
FNF utbildning/
handläggare
digitalt
webbportalen
FNF utbildning/
Handläggare
digitalt
webbportalen
Registrator/arkivs
Närarkiv
kåp
Årligen
Samlingsakter per
år
Registrator/arkivs
Närarkiv
kåp
Årligen
Samlingsakter per
år
Registrator/arkivs
Närarkiv
kåp
Årligen
Samlingsakter per
år
Registrator/arkivs
Närarkiv
kåp
Årligen
Samlingsakter per
år
SL ekonomi/
Centralarkiv
pärm
Årligen
Arkivering
Medium/
arkivformat
-
Digitalt
-
Digitalt
Bevaras
Lämnas till registrator efter
utbildning
Ja
Dnr -ordning,
kronologisk
Bevaras
Lämnas till registrator efter
utbildning
Ja
Dnr -ordning,
kronologisk
- Kursplaner, scheman
Bevaras
Lämnas till registrator efter
utbildning
Ja
Dnr -ordning,
kronologisk
- Utbildningsmaterial
Bevaras
Lämnas till registrator efter
utbildning
Ja
Dnr -ordning,
kronologisk
7 år
Se även under Beställningar sid 5
Nej
Verifikations
nummer
Bevaras
SL äger webbportalen
Nej
-
SL
kommunikation
-
-
Digitalt
GIA
Nej
-
Respektive
handläggare
-
-
Digitalt
GIA
Nej
-
Respektive
handläggare
Webbredaktör,
material till
-
-
Digitalt
- Kurskatalog.
egenproducerad
Verifikationer, samtliga
Webbsidor:
- Information av varaktig
betydelse som enbart
finns på webbsidan
- Information av varaktig
betydelse som återfinns
någon annanstans
- Information av ringa
och tillfällig betydelse
- Förstasida/layout
Bevaras
En webbsidas utseende/layout av
Färdtjänstens sidor bevaras genom
Nej
Dnr -ordning
kronologisk
Närarkiv
Årligen
15
Serie
signum
Arkivbox
Papper
F4
Arkivbox
Papper
F4
Arkivbox
Papper
F4
Arkivbox
Papper
F4
-
Papper
Arkivbox
Papper
B3
15
Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten
Handlingstyper
Bevaras/
Gallras
Anmärkningar
att spara en gång per kvartal eller vid
större förändringar. Till Registrator
Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras
Diarie- Sorteringsförs ordning
Ansvar/
Till arkiv
förvaringsplats
registrator
Samlingsakter per
år
Arkivering
Medium/
arkivformat
16
Serie
signum
16