dokumenthanteringsplan för
Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras 1 Dokumenthanteringsplan för Färdtjänstavdelningen gällande fr o m 2011 01 01 Förklaring av de olika kolumnerna: Handlingstyper Alla typer av handlingar som förekommer inom Färdtjänstavdelningen är uppräknade här - med vissa undantag. För handlingar som inte finns med hänvisas till Landstingsarkivets generella bevarande- och gallringsplaner, som finns på Landstingsarkivets hemsida. Bevaras/ Kolumnen anger vilka gallringsfrister som gäller för respektive handling. Bevaras betyder att handlingen sparas för alltid, Gallras gallras att den kan slängas efter fastställd tid. Vid inaktualitet innebär att handlingen kan gallras när den inte längre är aktuell för verksamheten. Verksamheten avgör då själv när den inte längre behöver handlingen. Sekretesshandlingar skall förstöras på ett korrekt sätt. Det finns speciella sekretesstunnor där sekretesshandlingar läggs som ska förstöras. Anmärkningar Beskrivning av vad det är för typ av handling, hur den används etc. Diarieförs Om handlingen skall diarieföras anges det i denna kolumn med ett ”ja” eller ”nej”. Sorteringsordning Här anger man hur handlingarna är ordnade – om de t.ex. är sorterade i alfabetisk ordning, eller om de finns i diarieakt och ordnas kronologiskt. Förvaringsplats/ansvar Var någonstans inom verksamheten som handlingen finns före arkivläggning, om de t.ex. finns i pärm eller i diarier hos registrator. Här anges också vem/vilka som har ansvar för att arkivering sker. Till arkiv När ska handlingarna ställas i arkivet och vilka arkiv avses? Arkiven är dels närarkiv hos Färdtjänstavdelningen, (arkivskåp) dels centralarkiv för Färdtjänstavdelningen. I de fall handlingarna skall till när- eller centralarkiv är det Färdtjänstavdelningen som ansvarar för att arkivering sker. Arkivering Färdtjänstavdelningen s handlingar (förutom ekonomihandlingar) skall arkiveras varje år till närarkivet på plan 5. Ekonomihandlingar skall arkiveras varje år till centralarkivet i källaren på plan – 1½. Medium/arkivformat Här anges vilket medium som används vid arkivering. Observera att formatet skall vara godkänt för långtidslagring. Ta kontakt med Landstingsarkivet för rådgivning. Seriesignum Här anges vilket seriesignum handlingstypen har i arkivförteckningen. Det är bara bevarandehandlingar som förtecknas. 1 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Handlingstyper Adressregister Bevaras/ Gallras GIA Akter till diariet Bevaras Analyslistor Anbud/offerter – Antagna med bilagor GIA – Ej antagna eller för sent inkomna Anbudsförfrågningar Anmärkningar Uppdateras kontinuerligt i Heroma Centralt LSF Diskussioner pågår med LSF om att införa Edit som diarieföring av akter – ännu inte klart. Dokumenthanteringsplanen kommer efter införandet av Edit att ändras. Diarie- Sorteringsförs ordning Nej - Till anbudsförfrågan hör ett antal bilagor, bl.a. sortimentsförteckning /kravspecifikation, eller utsändningslista Anbudsprotokoll/ Öppningsprotokoll Bevaras Anbudssammanställningar Bevaras Bifogas tjänsteutlåtande eller kopia av beslutet. Anläggningsregister Bevaras Färdtjänstavdelningen har ingen själv - finns hos SL:s ekonomiavdelning Anmälningar om arbetsskador Bevaras Arbetsgivarens exemplar bevaras i personalakt. Kopior kan gallras vid inaktualitet Anmälningar om brott/händelser Bevaras Anmälningar till 2 år Arbetsgivarens exemplar bevaras i Ansvar/ förvaringsplats - Till arkiv Arkivering - - Medium/ arkivformat - 2 Serie signum - Dnr -ordning kronologiskt Registrator Närarkiv 1 år efter ärendets avslut Arkivbox Papper Pärm SL ekonomi - - - Ja Dnr -ordning kronologiskt Registrator/ diarieakt Arkivbox Papper Nej Dnr -ordning kronologiskt Registrator/ diarieakt Närarkiv 1 år efter avtalstidens slut Nej - - Ja Dnr -ordning kronologiskt Registrator/ diarieakt Arkivbox Papper E1 Ja Dnr -ordning kronologiskt Registrator/ diarieakt Arkivbox Papper E1 Ja Dnr -ordning kronologiskt Registrator/ diarieakt Arkivbox Papper E1 Nej - Närarkiv 1 år efter avtalstidens slut Närarkiv 1 år efter avtalstidens slut Närarkiv 1 år efter avtalstidens slut - - Digitalt Närarkiv 1 år efter avslut Närarkiv Årligen - - - Arkivbox Papper - - Nej Bevaras 2 år efter avtalstidens slut Bevaras Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras - Alfabetisk ordning Ja Dnr -ordning kronologiskt Alfabetisk SL ekonomi/ Raindance (ekonomisystem) Adm.sekreterare Personalakt/arkiv skåp Registrator/ diarieakt Adm. sekreterare E1 E1 F1 F1 2 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Handlingstyper Bevaras/ Gallras försäkringskassan Anmärkningar personalakt. Kopior kan gallras vid inaktualitet Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras Diarie- Sorteringsförs ordning ordning Annonser/artiklar, egenproducerade Annonser, tillsättning av tjänst Bevaras Ja Bevaras Ja Anställningsbevis – tillsvidare och vikariat Bevaras Ansökningar om reseersättning 3 år efter att ärendet har avslutats Ansökningshandlingar rörande anställning: - Sökande som fått Bevaras anställning - Sökande som ej fått anställning Arbetsgivarens exemplar bevaras i personalakt. Kopior kan gallras vid inaktualitet. Nej Nej Ja Ansvar/ Till arkiv förvaringsplats Personalakt/arkiv Skåp Dnr -ordning Registrator / Närarkiv kronologiskt diarieakt Årligen Dnr -ordning, Registrator/ Närarkiv kronologiskt diarieakt Årligen Alfabetisk Adm. sekreterare Närarkiv ordning Personalakt/arkiv Årligen skåp Efter avslut Lönekonsult KS/ Nej Heroma (Personaladminist rativt systemet ) Alfabetisk ordning Adm. Sekreterare Personalakt/arkiv skåp Dnr -ordning, Registrator/ kronologiskt diarieakt 2 år, efter anställningsär endets upphörande GIA Nej Bevaras Nej Alfabetisk ordning - Utbildningsbevis, externa och interna diplom Bevaras Nej Alfabetisk ordning - Kopior från tidigare anställningar som har bifogats ansökan 2 år efter anställningen s upphörande Nej Alfabetisk ordning - Spontana ansökningar, sökande som inte fått anställning Arbetsgivarintyg: - Som innehåller omdömen om den anställde Ja - Arkivering Medium/ arkivformat Arkivbox Papper E1 Arkivbox Papper E1 Arkivbox Papper F1 - Arkivbox Papper Närarkiv Årligen Arkivbox Papper Nej Adm. sekreterare Personalakt/arkiv skåp Adm. sekreterare Personalakt/arkiv skåp Adm. sekreterare Personalakt/arkiv skåp Närarkiv Årligen efter avslut Närarkiv Årligen efter avslut Närarkiv Årligen efter avslut - Serie signum - Närarkiv Årligen Adm. sekreterare/ Arkivskåp 3 F1 - Arkivbox Papper F1 Arkivbox Papper F1 Arkivbox Papper 3 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Handlingstyper Arkivbeskrivningar Bevaras/ Gallras Bevaras Arkivförteckningar Bevaras Skickas till Landstingsarkivet för samråd. Ja Arvoden, underlag 2 år Gäller samverkansrådets ledamöter Nej Attestansvariga, förteckningar över - Original Bevaras Tas upp i nämnd eller utskott. Adm. beslut Ja - Kopia Anmärkningar Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras Skickas till Landstingsarkivet för samråd. GIA Avskrivningar, samtliga 7 år Avstämningshandlingar 2 år Avtal - Varaktig betydelse Diarie- Sorteringsförs ordning Ja Dnr -ordning, kronologiskt Nej T.ex. avskrivningar över fordringar och inventarier kassa-, likvid-, månads-, tertial- och plus-/bankgiroavstämningar Nej Bevaras T.ex. service- leasing-, konsultavtal. Aktuella avtal hos Färdtjänstavdelningen Ja 2 år efter avtalstidens utgång T.ex. service- leasing-, konsultavtal Förlängningar av avtal till SL Nej 2 år Upp i utskottet per månad Ja - Delår Bevaras Ja - Årliga Bevaras Upp i utskottet ingår som delårsbokslut per 30/6 Ingår per 31/12 i årsredovisning Upp i utskottet - Tillfällig betydelse Balans- och resultaträkningar - Månatliga Nej Ja Ansvar/ förvaringsplats Registrator/ diarieakt Dnr -ordning, Registrator/ kronologiskt diarieakt - LSF Kansli Personaladministrativa systemet Heroma Dnr -ordning, Registrator/ kronologiskt diarieakt SL ekonomi/ pärm Kronologisk SL ekonomi/ pärm Kronologisk SL ekonomi/ pärm Dnr -ordning, Registrator/ kronologiskt arkivskåp Kronologiskt SL Upphandling Till arkiv Arkivering Närarkiv Arkivbox Årligen efter upprättande Närarkiv Arkivbox Årligen efter upprättande Nej - Närarkiv Årligen Nej Centralarkiv Årligen Centralarkiv Årligen Arkivbox Medium/ arkivformat Papper Papper Papper - - Papper - Papper Papper - - Papper Dnr -ordning Registrator/ Kronologiskt diarieakt Närarkiv Årligen - Papper Dnr -ordning, kronologiskt Dnr -ordning, kronologiskt Närarkiv Årligen Närarkiv Årligen Registrator/ diarieakt Registrator/ diarieakt Serie signum E1 E1 - - Närarkiv Arkivbox Årligen vid avslut 4 E1 E1 Arkivbox Papper E1 Arkivbox Papper E1 4 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Handlingstyper Behörighetsblanketter avseende IT-system Bevaras/ Gallras 2 år efter avslutad behörighet Anmärkningar Gäller system där förvaltningen har ansvar för tillträde t.ex. Sekund och Heroma, Raindance etc. Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras Diarie- Sorteringsförs ordning Nej Ordebekräftelse sparas Ansvar/ Till arkiv förvaringsplats Systemförvaltaren vid respektive system Arkivering Digitalt i systemen Medium/ arkivformat Digitalt 5 Serie signum Beslut, egna Bevaras Adm. Beslut, Personalbeslut , Utbildningsbeslut Ja Dnr -ordning, Registrator/ kronologiskt Samlingsakter per år Arkivbox Papper E1 Beställningar/ Inköpsuppdrag - Beslut i inköpsärenden Bevaras Adm. beslut Ja Papper E1 – Beställningar av tillfällig betydelse – Beställningsunderlag som t.ex. ordersedlar - Verifikationer GIA T.ex. kontorsmaterial Betalningspåminnelser från leverantör GIA Dnr -ordning, Registrator/ Närarkiv Arkivbox kronologiskt Samlingsakter per Årligen år Registrator/ Nej pärm Registrator Nej pärm Verifikations SL ekonomi/ Centralarkiv nummer pärm Årligen ordning SL ekonomi/ Nej pärm Bevakningslistor GIA Uppdateras kontinuerligt - Ansökan Bevaras Efter revidering: Pappersutskrift från webbportalen - blanketthotellet Ja Dnr -ordning, Registrator/ kronologiskt diarieakt - Läkarintyg Bevaras Efter revidering: Pappersutskrift från webbportalen - blanketthotellet Ja Dnr -ordning, Registrator/ kronologiskt diarieakt GIA 7 år Nej Nej Summor över 25.000 kronor finns bland administrativa beslut enligt delegationsordning. Nej Nej Nej SL ekonomi/ pärm Närarkiv Årligen Nej Papper - - - Blanketter för ansökan om färdtjänst: Närarkiv Årligen efter revidering Närarkiv Årligen efter revidering Arkivbox Papper Arkivbox Papper 5 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Handlingstyper - Utredning från kommuner/stadsdelsförvaltning Bevaras/ Gallras Bevaras Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras Anmärkningar Diarie- Sorteringsförs ordning Efter revidering: Pappersutskrift från Ja Dnr -ordning, webbportalen - blanketthotellet kronologiskt Bokföringsfiler, originalfiler från GIA andra system än ekonomisystemet, t.ex. Heroma Nej - Bokföringsorder/-underlag Nej Nummer ordning Bokslut/Årsredovisningar: - Helårsbokslut = Årsredovisning/Verksamhetsberättelse/Förvaltningsberättelse - Kontoavstämningar 7 år Bevaras Tas upp i nämnd 7 år Nej - Miljöredovisning Bevaras - Månads-, med Årsprognos - Delårsbokslut Bevaras Färdtjänstavdelningen ingår i SL:s miljöledningssystem Avdelningen skriver i årsredovisningen Tas upp i utskottet Bevaras Tas upp i utskottet - Underlag 3 år Broschyrer och trycksaker, egenproducerade Bevaras Broschyrer och trycksaker, inkomna Budget: - Prognoser GIA Ja Nej Ja Ja Nej Spara ett exemplar av varje version årsvis 31/12 Ja Nej Bevaras Ingår i månadsbokslut - Underlag 3 år Färdtjänstavdelningen ansvarar för arkivet - Årsbudget Bevaras Ja Nej Ja Ansvar/ förvaringsplats Registrator/ diarieakt SL ekonomi/ Digitalt Raindance (ekonomisystem) SL ekonomi/ pärm Dnr -ordning, Registrator/ kronologiskt diarieakt Till arkiv Närarkiv Årligen efter revidering - Arkivering Arkivbox - - Papper Närarkiv Arkivbox Papper Centralarkiv Årligen - - Papper SL ekonomi/ pärm - Dnr -ordning, kronologiskt Dnr -ordning, kronologiskt Nummerordning Dnr -ordning kronologisk Registrator/ Närarkiv Arkivbox diarieakt Årligen Registrator/ Närarkiv Arkivbox diarieakt Årligen SL ekonomi Centralarkiv pärm Årligen Registrator/ Närarkiv Arkivbox Samlingsakter per Årligen år Registrator/ Närarkiv arkivskåp Årligen Dnr -ordning, kronologiskt Nummerordning Dnr -ordning, kronologiskt Registrator/ diarieakt SL ekonomi/ pärm Registrator/ diarieakt - Närarkiv Arkivbox Årligen Centralarkiv årligen Närarkiv Arkivbox Årligen Serie signum - Centralarkiv Årligen Nummer ordning - - Medium/ arkivformat Papper 6 E1 - E1 Papper E1 Papper E1 Papper Papper B1 - Papper E1 Papper Papper E1 6 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Handlingstyper Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras Delegationsbeslut Bevaras/ Gallras Bevaras Delegationsordningar Bevaras Diarier Bevaras Dokumenthanteringsplan Bevaras Skickas till Landstingsarkivet för beslut, tas sedan upp i nämnd för antagandebeslut. Ett ex av varje version. Ja Enkäter: - gällande den egna verksamheten Bevaras Sammanställning och slutrapport till nämnd eller utskott. Samarbete med SL t.ex. enkät. Accesskortet – resor med allmänna kommunikationer Ja GIA Under förutsättning att sammanställning är gjord. - Underlag Anmärkningar Diarie- Sorteringsförs ordning Behandlas av nämnd Ja Dnr -ordning, kronologiskt Ja Dnr -ordning, Behandlas av nämnden - diarieförs. kronologiskt Med regler för bl.a. attestinstruktion; riktlinjer för representation, resor i tjänsten Nej kronologiskt Ansvar/ förvaringsplats Registrator/ diarieakt Registrator/ diarieakt Till arkiv Närarkiv Årligen Närarkiv Årligen Arkivering Arkivbox Medium/ arkivformat Papper Arkivbox Papper E1 Arkivbox Papper C1 Arkivbox Papper E1 Papper Registrator/ pärm Dnr -ordning, Registrator/ kronologiskt diarieakt Närarkiv Årligen Närarkiv Årligen Dnr -ordning, Registrator/ kronologiskt diarieakt Närarkiv Årligen Arkivbox Nej - - - - Nummerordning Nummerordning - SL ekonomi/ pärm SL ekonomi/ pärm SL ekonomi/ pärm Centralarkiv Årligen Centralarkiv Årligen - - Papper - Papper - - Närarkiv Årligen - Papper Fakturor, samtliga 7 år Nej Fakturakopior 2 år Nej Fellistor/signallistor GIA Nej Fotografier, egna: - Varaktig betydelse Bevaras T.ex. från den egna verksamheten Gäller inte resenärer från SL. Övriga GIA Ja Färdtjänstansökningar: Färdtjänstansökningar med bilagor, tillstånd och tilldelningar samt ev. kompletterade intyg: – pappersunderlag 3 månader efter inskanningsdagen Gallringen gäller pappersunderlaget Som skannats in under förutsättning att det inskannande är läsbart. Nej Dnr -ordning Registrator/ kronologisk diarieakt - Närarkiv - 7 Serie signum E1 - - - 7 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Handlingstyper Bevaras/ Gallras – digitala färdtjänstansökningar 2 år efter ärendets avslut Anmärkningar Med avslut menas att tillståndet upphört av någon anledning (vid dödsfall) eller att ansökan har avslagits. Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras Diarie- Sorteringsförs ordning Till arkiv Arkivering Medium/ arkivformat Nej - SeKund (kundadministrativt system) - - Nej - SeKund (kundadministrativt system) - - - SeKund (kundadministrativt system) - - - Centralarkiv Årligen - Papper Närarkiv Årligen Arkivbox Papper – digitala färdtjänstansökningar, extra tilldelning – ev. kompletterade intyg - samtliga digitala uppgifter och kopplade dokument i ett färdtjänstärende 1 år efter att ärendet har avslutats 2 år efter att ärendet har avslutats -”- Nej Följesedlar, samtliga 7 år/2 år 7 år gäller om följesedeln är bilaga till fakturan, annars 2 år. Nej Förteckningar över sökande till tjänst Handkassor: - Avstämning Bevaras -”- Ja 7 år Ansvar/ förvaringsplats Nej Nummerordning SL ekonomi/ pärm Dnr -ordning, Registrator/ kronologiskt diarieakt Nummerordning Nummerordning Nummerordning - - Redovisning 7 år Kassör Nej - Utbetalningsorder 7 år Kassör Nej Handlingar som utgjort underlag för intern planering och verksamhetsredovisning Huvudböcker också kallade Grundböcker GIA T.ex. underlag till rapporter, förslag, beslut etc. Nej Bevaras Nej Nummerordning Inbetalningar/Bokföringsorder 7 år Nej Nummerordning Kassör och SL ekonomi/pärm Kassör och SL ekonomi/pärm Kassör och SL ekonomi/pärm Hos respektive handläggare/ pärm SL ekonomi/ digitalt Raindance (ekonomisystem) SL ekonomi/ pärm Centralarkiv Årligen Centralarkiv Årligen Centralarkiv Årligen - 8 Serie signum - - - - - - - - - - - - Digitalt Centralarkiv Årligen - Papper Informationsmaterial, egenproducerat och eller från 8 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Handlingstyper SL gällande förvaltningens verksamhet: - Informationsblad - broschyrer - Nyhetsbrev Bevaras/ Gallras Anmärkningar Bevaras T.ex. informationsbroschyrer rörande Färdtjänstens verksamhet, och trycksaker rörande utbildningar som anordnas av Färdtjänsten Ett exemplar av varje version per år Nyhetsbreven går ut digitalt av SL och tas ut på papper årsvis Bevaras Internbankslista 2 år Inventarieförteckningar/ Se anläggningsregister Bevaras IT-supportrapporter GIA Kallelser och dagordningar till möten och sammanträden GIA Klagomålshandlingar: - Varaktig betydelse - Tillfällig betydelse Bevaras GIA Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras Diarie- Sorteringsförs ordning T.ex. anläggningsregister Färdtjänstavdelningen har ingen inventarieförteckning ingår i SL T ex anmälan av datorfel ingår i SL:s support via SL:s insida Till arkiv Arkivering Medium/ arkivformat Registrator/ Arkivskåp Närarkiv Årligen Arkivbox Papper B1 Närarkiv Årligen - Arkivbox Papper B1 - - - - - - - - - - - Närarkiv Årligen Arkivbox - - - - - - - Kronologisk årsvis Nej Kronologiskt, Registrator/ årsvis Arkivskåp Digitalt i Heroma (Personaladministrativt system) SL ekonomi/ digitalt Raindance (ekonomisystem) SL IT närcervice Nej Nej T.ex. Klagomål på Färdtjänstens verksamhet, riktlinjer och föreskrifter samt på enskilda handläggare. Även från SL:s klagomålshantering Bumerang – kundserviceavdelning. T.ex. klagomål på förseningar – till ev. SL för åtgärd Ansvar/ förvaringsplats Nej Nej Ja - Respektive handläggare /digitalt Dnr -ordning, Registrator/ kronologiskt diarieakt Nej - Registrator Nej - - SL ekonomi/ digitalt Raindance (ekonomisystem) Adm. sekreterare pärm/digitalt SL ekonomi/ Centralarkiv pärm årligen Kodplaner/kodförteckning Bevaras Kollektivavtal GIA Lokala/centrala finns på LSF Nej Kontoutdrag, samtliga 7 år Ligger i avstämningspärm SL Nej Nummer ordning 9 - Papper Serie signum D2 E1 G2 Papper 9 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Handlingstyper Kontoplaner Korrespondens: - Som tillför ett ärende sakuppgift - Av tillfällig eller ringa betydelse Kvittenser/kvittenslistor Bevaras/ Gallras Bevaras Anmärkningar Bevaras Besvarande av brev klargöranden etc. T.ex. inkomna handlingar för kännedom För t.ex. rikskuponger läkarkvitton friskvård etc. GIA 2 år efter inaktualitet Ledighetsskuldlistor 7 år Leverantörs- och kundreskontrajournaler 7 år Leverantörsregister GIA Likviditetsplanering: – Betalningsplaner/ prognoser månad – Betalningsplaner/ prognoser år Listor över löneavdrag 7 år Diarie- Sorteringsförs ordning Nej Nummer ordning Ja Nej Nej Nej Ligger i avstämningspärm per månad hos SL Görs varje månad 7 år 2 år Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras Nej Arkivering - Dnr -ordning, Registrator/ Närarkiv Arkivbox kronologiskt diarieakt Årligen Registrator Arkivskåp Lönekonsult KS digitalt i Heroma (Personaladminist rativt system) Lönekonsult KS digitalt i Heroma (Personaladminist rativt system) NummerSL ekonomi/ Centralarkiv ordning pärm Årligen Nej - Nej Nummerordning Nej För t.ex. rikskuponger, friskvård hem-PC Ansvar/ Till arkiv förvaringsplats SL ekonomi/ digitalt Raindance (ekonomisystem) Nej - Listor över överföring mellan löne- och ekonomisystem 2 år Nej - Listuttag, spontana GIA Nej - SL ekonomi/ digitalt Raindance (ekonomisystem) - SL ekonomi/ Centralarkiv Pärm Årligen SL ekonomi/ Centralarkiv Pärm Årligen Lönekonsult KS digitalt i Heroma (Personaladminist rativt system) SL ekonomi/ digitalt Raindance (ekonomisystem) SL ekonomi/ digitalt Raindance Medium/ arkivformat Digitalt Papper 10 Serie signum G4 E1 - - Papper - - - Papper - Papper - - - - - - 10 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Handlingstyper Bevaras/ Gallras Anmärkningar Loggar, förändringar 7 år T.ex. behörighetsförändringar, upplägg av leverantörer, utbetalningsjournaler. Löneförhandlingar: - Beslutsprotokoll Bevaras - Underlag Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras Diarie- Sorteringsförs ordning Nej Ja - Dnr -ordning kronologiskt - 2 år Nej Lönelistor 7 år Nej - Lönespecifikationer Bevaras Nej - Manualer: - Original Bevaras Gäller t ex Sekund GIA Till system som förvaltas av LSF, t ex Raindance, Heroma och Contempus Rapporteras per månad Nej Nej - Kopior Ja Momsdeklarationer 7 år Mål- och verksamhetsplaner Ingår i budgetunderlagen Bevaras Behandlas av nämnd eller utskott, t.ex. budget Ja Bevaras T.ex. ansökan om tjänstepension, pensionsbrev, pensionsbeslut, Nej Pensionsärenden: - Varaktig betydelse Ansvar/ Till arkiv förvaringsplats (ekonomisystem) SL ekonomi/ digitalt Raindance (ekonomisystem) Registrator/ diarieakt Adm. sekreterare/ pärm Lönekonsult KS digitalt Heroma (personaladminist rativt system) Lönekonsult KS digitalt Heroma (personaladminist rativt system) Närarkiv Årligen - Arkivering Medium/ arkivformat - Arkivbox - Papper - - - - - - Registrator/ diarieakt Verksamhetsförvaltare/pärm Närarkiv Årligen Arkivbox - Hos respektive handläggare - - - Nummerordning SL ekonomi / pärm Centralarkiv Årligen - Papper Dnr -ordning, Registrator/ kronologiskt diarieakt Alfabetisk ordning Adm. sekreterare/ Personalakt/arkiv Närarkiv Årligen Serie signum - - Dnr -ordning kronologisk 11 Papper D1 Arkivbox Papper E1 Närarkiv Arkivbox Årligen vid Papper F1 11 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Handlingstyper Bevaras/ Gallras - Tillfällig betydelse Personalbeslut 2 år efter pensionsbesl ut har fattats Bevaras Projekthandlingar: - Administrativt material Bevaras - Arbetsmaterial GIA - Redovisningsmaterial Bevaras Protokoll och minnesanteckningar: – Arbetsplatsträffar (APT) personalmöten Bevaras Anmärkningar pensionsutbetalningar 2 år efter pensionsbeslut har fattats T.ex. anställningsbeslut T.ex. projektplan och beskrivning, minnesanteckningar från möten Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras Diarie- Sorteringsförs ordning Nej Ja Nej Nej Delrapporter samt slutrapporter tas oftast upp i nämnden eller utskottet. Ja Nej Ansvar/ Till arkiv Arkivering förvaringsplats skåp avslut Alfabetisk Adm. sekreterare/ Närarkiv Arkivbox ordning Personalakt arkiv Årligen vid skåp avslut Dnr -ordning, Registrator Närarkiv Arkivbox kronologiskt diarieakt Årligen Medium/ arkivformat Papper E1 Dnr -ordning Serie signum Papper F3 Papper Registrator/ diarieakt Hos respektive handläggare Dnr -ordning, Registrator/ kronologisk diarieakt Närarkiv Årligen - Arkivbox Närarkiv Årligen Arkivbox Papper E1 Kronologisk Närarkiv Årligen Arkivbox Papper A7 Närarkiv Årligen Arkivbox Papper A4 Närarkiv Årligen Arkivbox Papper A2 Närarkiv Årligen Arkivbox Papper A3 Närarkiv Årligen Arkivbox Papper A6 Närarkiv Årligen Arkivbox Papper A5 – Beredningen för sjötrafik protokoll Bevaras Nej Kronologisk – Färdtjänstutskottets protokoll Bevaras Nej Kronologisk – Färdtjänst- och tillgänglighetsberedningens protokoll Bevaras Nej Kronologisk Bevaras Nej Kronologisk – Samverkansrådets protokoll Bevaras och beredning Nej Kronologisk – MBL-protokoll 12 Registrator/ Tas ut från nätet Samlingsakter per år Registrator/ Tas ut på nätet Samlingsakter per år Registrator/ Tas ut på nätet Samlingsakter per år Registrator/ Tas ut på nätet Samlingsakter per år Registrator/ Tas ut på nätet Samlingsakter per år Adm.sekreterare/ Pärm Samlingsakter per - - 12 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Handlingstyper Bevaras/ Gallras – Trafiknämndens protokoll Bevaras Rapporter/utredningar Bevaras Rehab-utredning Bevaras Remisser Bevaras Reseräkningar - Original - Kopior 7 år 2 år Anmärkningar Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras Diarie- Sorteringsförs ordning Ansvar/ Till arkiv förvaringsplats år Kronologisk Registrator/ Närarkiv Tas ut på nätet Årligen Samlingsakter per år Dnr -ordning, Registrator/ Närarkiv kronologiskt diarieakt Årligen Arkivering Medium/ arkivformat Arkivbox Papper A1 Arkivbox Papper E1 Nej Kronologisk Arkivbox Papper F1 Ja Dnr -ordning, Registrator/ kronologisk diarieakt KS Lönekonsult/ digitalt i Heroma (personaladminist rativt system) Arkivbox Papper - - Närarkiv Årligen - Arkivbox Papper Närarkiv Årligen efter avslut Arkivbox Nej T.ex. projektrapporter, konsultrapporter- tas oftast upp i nämnd eller utskott Ja Adm.sekreterare/ personalakt Närarkiv Årligen efter avslut Närarkiv Årligen - Revisionsrapporter/ -berättelser Ränteberäkningsrapporter för koncernkontoräntor från banken Bevaras Oftast upp på nämnd eller utskott som ett tjänsteutlåtande Innehåller information om genomförda resor samt utlägg i samband med resorna. Bokförs handlingen som en verifikation gäller 7 års gallringsfrist. Tas upp i nämnd eller utskott 7 år Till LSF per månad Nej Sekretessförbindelser Bevaras Personakt vid anställning Nej I SeKund finns uppgifter om funktionskoder, färdsätt, kön, tilldelning, tillståndstid och ålder. Digitalt enligt Landstingsarkivets föreskrifter. Statistiken kan ingå i mån - del- och årsbokslut samt i budget. I Lagret finns uppgifter om antal resor dag/mån/år kilometersträckor kostnad totalt/individ, trafikområde. Nej - Hos respektive handläggare Digitalt - Nej - Hos system förvaltare och behöriga digitalt - Statistik, egenproducerad: Sammanställningar av Bevaras verksamhetsstatistik ur SeKund (Kundadministrativt system) Sammanställning av verksamhetsstatistik ur Lagret (SL) (statistiksystem) Bevaras 13 Nej Ja Dnr -ordning, Registrator/ kronologisk diarieakt SL ekonomi/ digitalt Raindance (ekonomisystem) Alfabetisk Adm. sekreterare/ ordning personalakt - - - Serie signum E1 Digitalt Papper F1 - - 13 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Handlingstyper Bevaras/ Gallras Anmärkningar Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras Diarie- Sorteringsförs ordning Ansvar/ förvaringsplats Till arkiv 14 Arkivering Medium/ arkivformat Serie signum - - Arkivbox Papper - - Arkivbox Papper D1 Arkivbox Papper C1 Arkivbox Papper B2 Papper E1 Papper F1 Papper E1 Digitalt enligt Landstingsarkivets föreskrifter. Statistiken kan ingå i mån- del och årsbokslut samt i budget. Underlag från SeKund och Lagret Styrdokument: - Egenproducerade/av varaktig betydelse GIA Bevaras - Tillfällig eller ringa betydelse Systembeskrivningar och systemdokumentation Sökregister till diarium GIA Tabellutskrifter Tidskriften ”Din Färdtjänst” GIA Bevaras Tjänsteutlåtanden Bevaras Uppsägelser, handlingar Bevaras Utananordnare - förteckningar Bevaras Utanordningsjournaler för utanordning, signerade och debiteringsbemyndigande Utbetalningsorder 7 år Utbetalningslistor, bankgiro 7 år Bevaras Bevaras 7 år Nej T.ex. policys, informationspärmar, rutin-/arbetsbeskrivning, handböcker, manualer, arbetsplan, styrkort. T.ex. användarinstruktion för Raindance och Heroma etc. Diarieförs som bilaga till arkivbeskrivning Som behövs för återsökning annars GIA Gäller inte kontoplaner Skrivs och produceras av SL. Ett exemplar av varje nummer arkiveras årsvis hos Färdtjänstavdelningen Tjut rörande Färdtjänstavdelningen tas alltid upp i utskottet Ja Nej T.ex. förskott, kvittenser vid resor och kurser Varje månad Dnr -ordning Kronologisk Respektive handläggare - Registrator/ närarkiv Närarkiv Årligen Nej Respektive handläggare/pärm Dnr -ordning, Registrator/ kronologisk diarieakt Kronologisk Registrator/pärm Nej Nej Kronologisk Ja Ja Nej Finns bland delegationsbeslut som fattats på FNF Kopia till SL Tas ut varje måndag - Ja Nej Nej Nej - Registrator/ Arkivskåp Samlingsakter per år Dnr -ordning, Registrator/ kronologisk diarieakt Kronologisk Adm. sekreterare/ personalakt Närarkiv Årligen Närarkiv Årligen Närarkiv Årligen Dnr -ordning, kronologiskt Nummerordning Registrator/ diarieakt SL ekonomi/ pärm Närarkiv Arkivbox Årligen Närarkiv Arkivbox Årligen efter avslut Närarkiv Arkivbox Årligen Centralarkiv Årligen Nummerordning Nummerordning SL ekonomi/ pärm SL ekonomi/ pärm Centralarkiv Årligen Centralarkiv Årligen E1 - Papper - Papper - Papper 14 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Handlingstyper Utbildningar/kurser, egna: - Anmälningar - Arbetsmaterial och underlag - Deltagarförteckningar Bevaras/ Gallras Anmärkningar Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras Diarie- Sorteringsförs ordning GIA Nej - GIA Nej - Ansvar/ förvaringsplats Till arkiv FNF utbildning/ handläggare digitalt webbportalen FNF utbildning/ Handläggare digitalt webbportalen Registrator/arkivs Närarkiv kåp Årligen Samlingsakter per år Registrator/arkivs Närarkiv kåp Årligen Samlingsakter per år Registrator/arkivs Närarkiv kåp Årligen Samlingsakter per år Registrator/arkivs Närarkiv kåp Årligen Samlingsakter per år SL ekonomi/ Centralarkiv pärm Årligen Arkivering Medium/ arkivformat - Digitalt - Digitalt Bevaras Lämnas till registrator efter utbildning Ja Dnr -ordning, kronologisk Bevaras Lämnas till registrator efter utbildning Ja Dnr -ordning, kronologisk - Kursplaner, scheman Bevaras Lämnas till registrator efter utbildning Ja Dnr -ordning, kronologisk - Utbildningsmaterial Bevaras Lämnas till registrator efter utbildning Ja Dnr -ordning, kronologisk 7 år Se även under Beställningar sid 5 Nej Verifikations nummer Bevaras SL äger webbportalen Nej - SL kommunikation - - Digitalt GIA Nej - Respektive handläggare - - Digitalt GIA Nej - Respektive handläggare Webbredaktör, material till - - Digitalt - Kurskatalog. egenproducerad Verifikationer, samtliga Webbsidor: - Information av varaktig betydelse som enbart finns på webbsidan - Information av varaktig betydelse som återfinns någon annanstans - Information av ringa och tillfällig betydelse - Förstasida/layout Bevaras En webbsidas utseende/layout av Färdtjänstens sidor bevaras genom Nej Dnr -ordning kronologisk Närarkiv Årligen 15 Serie signum Arkivbox Papper F4 Arkivbox Papper F4 Arkivbox Papper F4 Arkivbox Papper F4 - Papper Arkivbox Papper B3 15 Här nedan beskrivs hur handlingar ska behandlas i den dagliga verksamheten Handlingstyper Bevaras/ Gallras Anmärkningar att spara en gång per kvartal eller vid större förändringar. Till Registrator Här nedan beskrivs hur handlingarna skall arkiveras Diarie- Sorteringsförs ordning Ansvar/ Till arkiv förvaringsplats registrator Samlingsakter per år Arkivering Medium/ arkivformat 16 Serie signum 16
© Copyright 2024