--- = Undrar om detta stämmer

Dokumenthanteringsplan
för
stadsbyggnadsnämnden
och
den kommunala lantmäterimyndigheten
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsnämnden och den kommunala lantmäterimyndigheten.
Antagen 2015-10-21 § 142. Giltig från 2015-10-21.
Inledning
Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Arkiven
ska bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser
1. rätten att ta del av allmänna handlingar,
2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
3. forskningens behov. (3 § arkivlagen)
Enligt Arkivreglemente för Haninge kommun ansvarar varje myndighet för
att dess arkiv vårdas i enlighet med bestämmelserna i arkivlagen. Med
myndigheter avses här kommunstyrelsen och övriga nämnder,
kommunfullmäktiges revisorer samt andra kommunala organ med
självständig ställning. I arkivreglementet fastslås att kommunstyrelsen
är arkivmyndighet och att kommunarkivet, benämnt Haningearkivet, är
arkivmyndighetens beredande och verkställande organ. När handlingar
har levererats till Haningearkivet övergår ansvaret för arkivvård och
hantering till arkivmyndigheten.
Syfte
Dokumenthanteringsplanen ska vara ett hjälpmedel för den som
framställer och arkiverar handlingarna. Planen bygger på en inventering
av förekommande handlingar samt beslut om vad som ska bevaras och
vad som ska gallras jämte gallringsfrister. Planen ska också ge
information om handlingarna ska registreras, var de förvaras, samt om
när handlingarna ska levereras till Haningearkivet.
Dokumenthanteringsplanen är en allmän handling och ger kommunens
invånare insyn i vilka handlingstyper som förekommer inom
kommunen.
Begrepp i dokumenthanteringsplanen:
pappersdiarium, karta, datafil, databas, mikrofilm, fotografi.
Bevara/Gallra
I kolumnen anges om handlingen ska bevaras för all framtid eller
förstöras efter angiven tid (gallringsfrist). Haningearkivet kan i nuläget
inte ta emot digitala handlingar. Därför måste handlingar som ska
bevaras tas ut på papper (se nedan). Gallringsfristen anges ofta med
årtal men även begreppet vid inaktualitet förekommer. Vid inaktualitet
avses att handlingen ska gallras då verksamheten inte längre behöver
den. En handling som upprättats/inkommit i mars 2010 med
gallringsfristen 2 år ska gallras i januari 2013. Gallringsfristens längd
avgörs av verksamhetens behov, revisionskrav, eventuella
preskriptionstider etc.
Registrering
Dokumenthanteringsplanen är även ett instrument som talar om vilka
handlingar som finns hos myndigheten. Genom att ange om en
handling ska registreras eller ej, och i vilket register den i så fall ska
registreras, blir hanteringen av handlingarna enhetlig. Vid efterfrågan av
en viss typ av handlingar underlättar det om man vet vilket register
man ska söka i. Exempel på olika register är olika diarier, Heroma och
Agresso. Det finns ett flertal diarier som används i kommunen, t.ex.
W3D3 och AlkT.
Ordning/Förvaring
Ordning kan vara t.ex. kronologisk, alfabetisk, diarienummerordning.
Men det är framför allt förvaring som anges här. Exempel på förvaring
är Närarkiv, personalakt, diarieakt och Agresso. Handlingar som lyder
under sekretess ska förvaras inlåsta.
Handling
Med handling förstås framställning i skrift eller bild samt upptagning
som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med
tekniskt hjälpmedel (2 kap. 3 § tryckfrihetsförordningen). En handling
kan t.ex. vara e-postmeddelande, pappersdokument eller
till Haningearkivet
Om handlingarna ska levereras till Haningearkivet anges här en
tidsfrist. Med 3 år avses att handlingarna ska levereras året efter att 3 år
har gått. Med andra ord räknas tidsfristen på samma sätt som
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsnämnden och den kommunala lantmäterimyndigheten.
Antagen 2015-10-21 § 142. Giltig från 2015-10-21.
gallringsfristen (se ovan). Handlingar som ska gallras levereras inte till
Haningearkivet och då står ordet Nej här. Före leverans kontaktas alltid
arkivpersonalen på Haningearkivet som lämnar medgivande.
Handlingar som levereras ska i normalfallet levereras i arkivbox (enligt
Svensk standard) med minst ett aktomslag i boxen. Dessutom ska
handlingarna vara rensade från gem, plastfickor, plastregister, post-itlappar, jungfruben, lösa lappar och dylikt.
Anmärkning
Här ges i vissa fall förtydligande information om hur handlingen ska
hanteras eller ges exempel på olika typer av handlingar.
Tekniska krav
För handlingar som ska bevaras för all framtid väljs material så att de
klarar av ett bevarande på minst 1 000 (ett tusen) år. Haningearkivet
har i nuläget inte möjlighet att långtidsförvara digitala handlingar.
Därför måste digitala uppgifter som ska bevaras tas ut på papper. För
att informationen ska kunna bevaras för kommande generationer ska
arkivbeständigt material användas. Detta gäller bl.a. pennor, papper
och mappar. Det är också viktigt att skrivarna fungerar som de ska och
att tonern i skrivaren är av sådan kvalitet som anses lämplig för
arkivhandlingar. Observera att digitala handlingar som inte ska bevaras
(som alltså ska gallras efter en viss tid) inte behöver skrivas ut på
papper, utan kan
finnas kvar i elektronisk form till dess att de gallras.
Dokumenthanteringsplanen på intranätet
Använd alltid den senaste versionen av dokumenthanteringsplanen.
Det är att föredra att ta del av dokumenthanteringsplanen via internet
http://www.haninge.se/sv/Kommun-ochpolitik/Kommunfakta/Regler-och-styrande-dokument/Kommun-ochpolitik/Forfattningssamling/Namndernas-dokumenthanteringsplaner/
Där ska alltid rätt version av dokumenthanteringsplanen finnas.
Använd dokumentets sökmotor. Sökfunktionen finner du under
Redigera, välj Sök. Om du inte är säker på hur handlingen benämns,
sök på del av ordet. En handlingstyp, t.ex. avtal, kan förekomma på
flera ställen. Genom att trycka på Enter eller pilen i sökrutan finner du
de övriga handlingarna där t.ex. avtal ingår.
Förklaring av förkortningar
I planen förekommer en del förkortningar som det kan vara på sin
plats att förklara.
KS: Kommunstyrelsen
KSF: Kommunstyrelseförvaltningen
SBN: Stadsbyggnadsnämnden
AU: Arbetsutskottet
PBU: Plan- och byggutskottet
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsnämnden och den kommunala lantmäterimyndigheten.
Antagen 2015-10-21 § 142. Giltig från 2015-10-21.
1
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
FÖRVALTNINGSÖVERGRIPANDE .................................................... 1
Registrering (diarieföring m m) .................................................... 1
Protokoll ........................................................................................ 2
Övriga sammanträdeshandlingar......................................................... 2
KOMMUNÖVERGRIPANDE ................................................................. 3
Kvalitet, Planering, policydokument och dylikt ........................... 3
Allmänt förekommande handlingar .............................................. 4
Projekt ........................................................................................... 6
Information ................................................................................... 6
IT ................................................................................................... 7
Personal ......................................................................................... 7
Arbetsmiljö ............................................................................................. 7
Arbetsrätt & avtal, facklig .................................................................... 8
samverkan ............................................................................................... 8
Bemanning ............................................................................................. 8
Kompetensutveckling ........................................................................... 9
Löner ..................................................................................................... 10
Pension ................................................................................................. 12
Personalvård......................................................................................... 13
Policy- och styrdokument .................................................................. 14
Rehabilitering ....................................................................................... 15
Rekrytering ........................................................................................... 16
Särskilda anställningsformer .............................................................. 16
Övriga personaladministrativa handlingar ....................................... 17
Ekonomi .......................................................................................17
Upphandling ............................................................................... 20
PuL-administration ......................................................................21
PLAN ............................................................................................................. 21
Detaljplaner och områdesplaner ..................................................21
Initieringsskede........................................................................... 22
Programskede ............................................................................. 22
Samrådsskede .............................................................................. 23
Utställningsskede ........................................................................ 23
Antagande ................................................................................... 24
Överklagande .............................................................................. 24
Laga kraft .................................................................................... 24
Övriga handlingar kopplade till planprocessen .......................... 24
BYGGLOV .................................................................................................. 25
Bygglov, Anmälan, Marklov, Rivningslov och Strandskydd ...... 25
Förhandsbesked .......................................................................... 30
Avslag, avskrivning, Avvisande av ärenden ................................ 31
Olovligt byggande, ovårdade tomter .......................................... 31
Hissar .......................................................................................... 33
Obligatorisk ventilationskontroll (OVK) .................................... 34
Övrigt........................................................................................... 34
LANTMÄTERI ........................................................................................... 34
Allmänt förekommande handlingar ............................................ 34
Foton ........................................................................................... 35
VATTEN OCH AVLOPP......................................................................... 36
Ekonomi ...................................................................................... 36
Övriga vatten- och avloppshandlingar ........................................ 37
Projekt ......................................................................................... 38
TEKNIK ....................................................................................................... 40
Allmänt förekommande handlingar ............................................ 40
Projekt ......................................................................................... 44
PARK OCH NATUR ................................................................................. 45
Allmänt förekommande handlingar ............................................ 46
Projekt ......................................................................................... 47
LANTMÄTERIMYNDIGHETEN ......................................................... 48
Allmänt förekommande handlingar ............................................ 48
Förrättningsakter ......................................................................... 48
HANDLINGAR AV TILLFÄLLIG ELLER RINGA BETYDELSE
........................................................................................................................ 49
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
1
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
ANMÄRKNING
Vid
inaktualitet
Bevaras
-
-
Nej
Diarienummerordning/
Årsvis
*
*Levereras samtidigt som de
diarieförda handlingarna
Bevaras
-
Diarienummerordning/
Årsvis
*
*De diarieförda handlingarna
bevaras i dagsläget hos Arkiva.
På sikt kommer det att bevaras i
Haningearkivet.
Bevaras
W3D3
Beteckning
SBN*
Diarienummerordning
hos registrator
3 år
*För diarier i Castor med
beteckning PLAN och BYGG
hänvisas till Plan och Bygglov
Vid
W3D3
inaktualitet
Diarienummerordning/
W3D3
Nej
Bevaras
Fastighetsbeteckning/När
arkiv
Diarieakten gallras. Endast den
digitala handlingen bevaras i
W3D3.
Bevaras i sin helhet hos
bygglov, skickas sedan till
Arkiva.
FÖRVALTNINGSÖVERGRIPANDE
Registrering (diarieföring m m)
Adresslistor
W3D3, huvuddiarium, diarium,
beteckning SBN
- Diarielista
- Diarieblad
Castor, plan- och bygglovsdiarium,
beteckningar BYGG, HISS,
BRAND, VENT och PLAN
- Diarielista
- Diarieblad
Diarieförda ärenden
Diarieförda beslut i
bygglovsärenden
Castor
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
2
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
Fullmakter (postöppning och
motsvarande)
Ärendet Rutinartade handlingar
Övriga register, se under respektive
rubrik.
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
Vid
inaktualitet
Alfabetiskt/ Pärm hos
registrator
Nej
2 år
-
W3D3
-
W3D3
-
Nej
-
Bevaras
W3D3
Kronologiskt/Närarkiv
3 år
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
Protokoll/Minnesanteckningar från Bevaras
Förvaltningsledning
W3D3
Diarieakt
3 år
Kronologiskt/Närarkiv
Nej
Kronologiskt/
Nej
Protokoll
Protokoll med register från
- Stadsbyggnadsnämnden
- Arbetsutskottet
- Plan- och byggutskottet
Protokollsbilagor
REGISTRERING
Protokoll/Minnesanteckningar från Vid
APT, informationsmöten och
inaktualitet
liknande interna verksamhetsmöten
Övriga protokoll, se under
respektive rubrik.
ANMÄRKNING
Övriga
sammanträdeshandlingar
Anslagsbevis
Vid
-
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
3
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
Dagordningar, kallelser
inaktualitet
2 år
-
Kungörelser och annonser
2 år
-
Närvarolistor, förtroendevalda och
tjänstemän
Sammanträdesschema
2 år
-
Voteringslistor
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
Vid
inaktualitet
Bevaras
-
Nämndsekreterare
Kronologiskt hos
nämndsekreterare och i
W3D3
Kronologiskt/
Nämndsekreterare och
bygglovsenheten
Kronologiskt/
Nämndsekreterare
Kronologiskt/
Nämndsekreterare
-
Bevaras
Bevaras
Bevaras
W3D3
W3D3
W3D3
Diarieakt
Diarieakt
Diarieakt
3 år
3 år
3 år
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
W3D3
W3D3
W3D3
W3D3
W3D3
Diarieakt
Diarieakt
Diarieakt
Diarieakt
Diarieakt
3 år
3 år
3 år
3 år
3 år
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
ANMÄRKNING
Nej
Nej
Nej
Nej
*
* Ingår i protokollen
KOMMUNÖVERGRIPANDE
Arkivering
Arkivbeskrivningar
Dokumenthanteringsplaner
Gallringsframställningar
Kvalitet, Planering,
policydokument och dylikt
Arbetsordningar
Arbetsplatsundersökningar
Budget
Delegationsordningar
Delegationsförteckningar som
anmäls till nämnd
Enkäter egna,
sammanställningar/rapporter
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
4
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
Enkäter egna, svar och andra
underlag
Enkäter, externa inklusive
förvaltningens svar
Förslag/synpunkter av vikt,
externa
Förslag/synpunkter av vikt,
externa, rutinartade
Handböcker, egenproducerade
Intern kontroll
Kvalitetsarbeten,
kvalitetsdokument,
processbeskrivningar och liknande
Manualer/lathundar
Medborgarförslag
Medborgarförslag, inbjudan till
Målarbeten
Planer
Policy och riktlinjer
Rutinbeskrivningar
Reglementen
Uppföljningsrapporter
Årsredovisningar
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
Vid
inaktualitet
2 år
W3D3*
-
Nej
Kronologiskt/W3D3
Nej
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
2 år
C2 eller W3D3*
Nej
Bevaras
Bevaras
Bevaras
W3D3
W3D3
W3D3
Synpunktshantering C2,
W3D3, Närarkiv
Diarieakt
Diarieakt
Diarieakt
Vid
inaktualitet
Bevaras
Vid
inaktualitet
Bevaras
-
-
Nej
W3D3
W3D3
Diarieakt
Diarieakt
3 år
Nej
W3D3
Diarieakt
3 år
Bevaras
Bevaras
Vid
inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Bevaras
W3D3
W3D3
-
Diarieakt
Diarieakt
-
3 år
3 år
Nej
W3D3
W3D3
W3D3
Diarieakt
Diarieakt
Diarieakt
3 år
3 år
3 år
3 år
3 år
3 år
ANMÄRKNING
*Registreras på ärendet
Rutinartade handlingar
*Registreras på ärendet
Rutinartade handlingar
Kvalitetsarbete=dokumentation
av verktyg, rapporter och
eventuella åtgärdsplaner
Dokumentation av mål,
strategier, utvärderingar etc.
T.ex. verksamhetsplaner
Allmänt förekommande
handlingar
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
5
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
Avtal
Avtal, rutinmässiga
Bevaras
2 år efter
inaktualitet
Vid
inaktualitet
Bevaras
Vid
inaktualitet
*
Bevaras
Bevaras
W3D3
-
Diarieakt
-
3 år
Nej
T.ex. leasing av kopiatorer
-
Nej
*Se även Lantmäteri
-
Närarkiv på respektive
avdelning
-
1 år
Nej
*Så länge garantin gäller
Inventarieförteckningar
Korrespondens av vikt för
verksamheten
Remisser och remissvar inom
Bevaras*
Haninge kommun
Remisser utgående från kommunen Bevaras
och inkommande svar
Remisser inkomna till kommunen
Bevaras*
W3D3
Avdelningschef
Diarieakt
3 år
3 år
W3D3
Diarieakt
3 år
W3D3
Diarieakt
3 år
W3D3
Diarieakt
3 år
Remissvar från kommunen
Statistik, unik information om
verksamheten
Statistik, övrigt
W3D3
W3D3
Diarieakt
Diarieakt
3 år
3 år
-
Nej
Närarkiv på ansvarig
avdelning
Diarieakt
Diarieakt
Diarieakt
Nej
Fotografier*, filmer, video och
ljudband som rör verksamheten
Fotosamlingar av betydelse
Garantihandlingar
Statistiska uppgifter som lämnats
till statlig myndighet
Tjänsteanteckningar
Tjänsteskrivelser
Utredningar/studier
Bevaras
Bevaras
Vid
inaktualitet
2 år
Bevaras
Bevaras
Bevaras
W3D3
W3D3
W3D3
ANMÄRKNING
*Bevaras om de initierats hos
SBN
*Missiv samt kommunens svar
bevaras, övriga handlingar
gallras
3 år
3 år
3 år
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
6
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
ANMÄRKNING
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
T.ex. samarbetsavtal,
”outsourcingavtal” sponsoravtal
Förstudier
Projektdirektiv/
Uppdragshandlingar
Projektplan
Projektorganisation
Protokoll med dagordning och
deltagarlista från styrgrupper
Delrapporter
Korrespondens av betydelse
Slutrapporter
Bevaras
Bevaras
W3D3
W3D3
Diarieakt
Diarieakt
3 år
3 år
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
Vid större projekt får varje
delprojekt eget diarienummer,
med hänvisning till
projektdirektivets diarienummer
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
Ekonomisk slutredovisning
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
Utvärderingar
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
Hänvisa till projektdirektivets
diarienummer
Hänvisa till projektdirektivets
diarienummer
Hänvisning sker till projektens
diarienummer
Information
Egenproducerade
informationsfoldrar och broschyrer
Bevaras
-
Årsvis/Närarkiv på
respektive avdelning
3 år
Pressklipp, nyhetssammandrag eller Bevaras
motsvarande med direkt
anknytning till verksamheten
Pressmeddelanden
Bevaras
-
Årsvis/Närarkiv på
respektive avdelning
3 år
-
Årsvis/Närarkiv på
respektive avdelning
3 år
Tidningar, egenupprättade
-
Årsvis/Närarkiv på
3 år
Projekt
Avtal
Bevaras
Ett arkivexemplar lämnas till
registrator som levererar till
Haningearkivet
Ett arkivexemplar lämnas till
registrator som levererar till
Haningearkivet
Ett arkivexemplar lämnas till
registrator som levererar till
Haningearkivet
Ett arkivexemplar lämnas till
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
7
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
respektive avdelning
IT
Användardokumentation t.ex.
lathundar, manualer
ANMÄRKNING
registrator som levererar till
Haningearkivet
Bevaras/
**W3D3
Vid
inaktualitet
*
Bevaras/
**W3D3
Vid
inaktualitet
*
**Diarieakt
*3 år
*Bevaras om unik, annars
gallras vid inaktualitet.
**Diarieförs om det bevaras.
**Diarieakt
*3 år
*Bevaras om unik, annars
gallras vid inaktualitet.
**Diarieförs om det bevaras.
Arbetsmiljöutredningar
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
T.ex. teamutveckling,
kartläggning av psykosociala
förhållanden, utredning av
inomhusmiljö som ventilation
Protokoll, arbetsmiljö
(arbetsmiljöronder, skyddsronder)
Systematiskt arbetsmiljöarbete
- Organisation för
arbetsmiljöarbete
med delegering av
arbetsmiljöarbetsuppgift/ansvar,
handlingsplan mot kränkningar, krishanteringsplaner.
- Tidplan för arbetsmiljöarbetet,
riskbedömning av arbetsmiljön
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
Bevaras*
W3D3
Diarieakt
3 år
Systemdokumentation
Personal
Arbetsmiljö
KIA**
*Myndighetsspecifik
dokumentation bevaras
**Arbetsskador och tillbud
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
8
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
Bevaras
Bevaras
Bevaras
W3D3
W3D3
W3D3
Diarieakt
Diarieakt
Diarieakt
3 år
3 år
3 år
2 år
-
Närarkiv
Nej
10 år
-
Förvaltningschef/
Avdelningschef
Nej
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
2 år
-
Avdelningschef
Nej
ANMÄRKNING
vid t.ex. verksamhetsförändring
inklusive handlingsplan
- Arbetsskador och tillbud
(t.ex. tillbudsanmälningar,
årssammanställningar)
Arbetsrätt & avtal, facklig
samverkan
Central förvaltningssamverkan
(CESAM) protokoll med bilagor
Förvaltningsgrupp, protokoll med
bilagor
Förhandlingsprotokoll enligt MBL
Kollektivavtalsprotokoll
Stämningsansökningar
- Underlag för framställda krav
- Tvisteprotokoll
- Domar
Facklig tid, rapporter och
sammanställningar
Förhandlingsprotokoll,
löner/löneöversyn/revisionsförhan
dlingar med bilagor
Tidigare benämning Lokal
samverkan (LOKSAM)
Bemanning
LAS-varsel, handlingar som
resulterar i avslut
LAS-varsel, handlingar som ej
resulterar i avslut
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
9
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
ANMÄRKNING
Personalakt
- Anmälan om entledigande*
- Anställningsavtal*
- Beslut om avgångsvederlag*
- Betygskopior
- Dödsfall*
- Gratifikationer
- Handlingar angående
omplaceringar
- Kopior av utfärdade
tjänstgöringsbetyg/-intyg
- Kompetensutvecklingshandlingar
- Löne- eller anställningsstyrande
meddelande i personalärende
- Rehabiliteringshandlingar (se
rehabilitering)
Semesteravstämning/-planering
Bevaras
Heroma*
Enhet/
Personnummerordning i
närarkiv
**
* Stjärnmarkerade handlingar
registreras i Heroma
Vid
inaktualitet
Vid
inaktualitet
Avdelningschef
Nej
Avdelningschef
Nej
Bevaras
Gallras när
anställning
en upphör
Vid
inaktualitet
Bevaras
W3D3
-
Diarieakt
Avdelningschef
3 år
Nej
-
Kursansvarig
Nej
W3D3
Diarieakt
3 år
Semesterlistor
** Avslutade personalakter,
gallrade och rensade, levereras
till personalenheten en gång per
år, året efter att personen slutat,
ordnade i
personnummerordning.
Kompetensutveckling
Kompetensförsörjningsplaner
Kompetensutvecklingsplaner,
individuella
Kursinbjudningar
Kurser och utbildningar i egen regi
- program
Även t.ex. studieresor
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
10
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
Vid
inaktualitet
Avdelningschef
Nej
Vid
inaktualitet
*
-
Nej
Arbetstidsschema
Arvodesunderlag, förtroendevalda
2 år
10 år
Heroma
Heroma
Heroma
Närarkiv
Nej
Nej
Avdragslista (intresseavdrag)
2 år
Heroma
Heroma
Nej
Avisering
Avisering inläst bankfil
2 år
2 år/10 år* Heroma
Närarkiv
Heroma
Nej
Nej
Ersättningar mot kvitto, personliga
utlägg
Ersättningar, övriga
Flextidssammanställningar
Handlingar rörande längre
(pensionsgrundande) ledigheter
Jourjournal (motsvarande)
10 år
Heroma
Närarkiv
Nej
2 år
2 år
Bevaras
Heroma
Heroma
Heroma
Heroma
Heroma
Heroma
Nej
Nej
50 år
3 år*
Heroma
Heroma
Nej
Konteringsvarningar
Kontrolluppgifter
Kontrolluppgifter, rättelse av
2 år
10 år
10 år
Heroma
Heroma
-
Heroma
Heroma
Närarkiv
Nej
Nej
Nej
- deltagarlistor
- unikt studiematerial
Resultat- och målsamtal
(dokumenterade
överenskommelser)
Utbildningar
- övrig dokumentation
REGISTRERING
ANMÄRKNING
* Om där inte ingår handlingar
som hör till den ekonomiska
redovisningen
Löner
Förrättningsrapporter,
inkomstuppgifter, reseräkningar
m.m.
* 2 år om utbetalning skett via
lönesystem, annars 10 år
T.ex. bilersättningar,
reseersättningar, traktamenten
T.ex. barn-, studie- och
tjänstledigheter över 6 månader
*Enligt Arbetsmiljöverkets
föreskrifter
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
11
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
ANMÄRKNING
Läkarintyg
2 år
2 år
Avdelningschef
Nej
Lönelistor/grundlistor/lönespecifi
kationer
Lönepolicy
Lönesättning, underlag
för/förhandlingsunderlag
Löneunderlag
- Ledighet med lön för fackligt
uppdrag
- Ledighetsansökningar: kortare än
6 mån
- Löneavdrag
- Tidrapporter
Bevaras
Heroma
Heroma
50 år
Jfr dock Rehabilitering, speciellt
Arbetsskada
Heroma fr.o.m. april 2009 (före
dess Capella)
Bevaras
Diarieförs
Vid
Heroma
inaktualitet
2 år/10 år Heroma
Diarieakt
Heroma
3 år
Nej
Heroma
Nej
Matrikelkort årsvis (motsvarande;
systematiskt förda uppgifter om
den anställdes tjänstgöring och lön)
Mer- och övertidsjournal
Bevaras
Heroma
Heroma
50 år
3 år*
Heroma
Heroma
Nej
Personalstatistik (årsvis)
Redovisning arbetsgivareavgift
/preliminärskatt
Sammanställning av
taxeringsuppgifter
Tidredovisning*,
tidssammanställningar
Uppdragstillägg
Bevaras
10 år
W3D3
Heroma
Diarieakt
Heroma
3 år
Nej
10 år
Heroma
Heroma
Nej
2 år
Heroma
Heroma
Nej
2 år
Heroma
Enhetschef
Nej
2 år om utbetalning skett via
lönesystemet, annars 10 år –
Underlag för beräkning av lön
t.ex. semester-/timlistor, oblistor, timrapporter,
arbetsförändringar,
sjukanmälningar, försäkran för
sjuklön, ledighetsansökningar.
Även kost, lunchkuponger,
privata telefonsamtal.
Heroma fr.o.m. april 2009 (före
dess Capella)
*Enligt Arbetsmiljöverkats
föreskrifter
*Ingår i arbetstidsschema samt
mer- och övertidsjournal
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
12
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
Utmätning i lön (beslut om)
Vård av barn (VAB), sjuk/friskanmälan
10 år
2 år
Heroma
Heroma
Närarkiv
Heroma eller Närarkiv
Nej
Nej
Gallras 5
år
efter
pensionsav
gång
Bevaras
-
Närarkiv
Nej
Personnummerordning
Gallras 10 år
efter
pensionsav
gång
Närarkiv
Det år
personen fyller
75 år
Nej
Bevaras
W3D3
Gallras 2
år
efter
pensionsav
gång
Diarieakt
Närarkiv
3 år
Nej
ANMÄRKNING
Pension
AFA-beslut
Pensionsbrev med bilagor
- Pensionsansökan och
godkännande
- Pensionsansökan, särskild
ålderspension (garantipension)
med beslut och
överenskommelse
- Särskild avtalspension
Pensionspolicyn
Pensionsunderlag,
pensionstidsunderlag/
aktualiseringar
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
13
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
Pension, förhandsberäkningar
Pensionsunderlag SPV 9
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
Gallras 2
år
efter
pensionsav
gång
Närarkiv
Nej
Gallras 2
år
efter
pensionsav
gång
Gallras 10 år
efter
pensionsav
gång
5 år
-
Närarkiv
Nej
Närarkiv
Nej
Närarkiv
Nej
Disciplinärenden
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
Företagshälsovård, avtal om
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
Premier rapporterade till/från
PV
Signallistor/rättelselistor
REGISTRERING
ANMÄRKNING
Personalvård
Enligt 39 kap. 2 § OSL gäller
inte sekretess i ärende om
disciplinansvar.
I vissa disciplinärenden kan
dock regler bli tillämpliga om
överföring av sekretess (11 kap.
2 § OSL) vad gäller uppgifter
från andra myndigheter som är
sekretessbelagda där, t ex om
någon är anvisad från
arbetsförmedlingen.
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
14
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
ANMÄRKNING
Förmåner, beslut om
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
Förslags-/idéverksamhet
Bevaras/
2 år*
*
*
*
T.ex. motionssubventioner,
lunchkuponger
*Bevaras och diarieförs om
förslaget används. 2 års
gallringsfrist för ej använda
förslag.
Personalenkäter
Försäkringar, avtal om
Personalenkäter
Terminalglasögon, beslut/
rekvisition
Tjänstebil (parkeringstillstånd,
registreringsbevis m.m.)
Bevaras
Bevaras
Bevaras
10 år
W3D3
W3D3
W3D3
-
Diarieakt
Diarieakt
Diarieakt
Enhetschef
3 år
3 år
3 år
Nej
10 år
-
Fordonssamordnare
Nej
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
Bevaras
Bevaras
Bevaras
W3D3
W3D3
W3D3
Diarieakt
Diarieakt
Diarieakt
3 år
3 år
3 år
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
Bevaras
Bevaras
W3D3
W3D3
Diarieakt
Diarieakt
3 år
3 år
T.ex. APU
Policy- och styrdokument
Dator-/Internetanvändning, regler
för
Handböcker (personalhandbok
eller separata handböcker om t.ex.
arbetsmiljö)
Jämställdhets- och mångfaldsplaner
Kränkande särbehandling, riktlinjer
Missbruk av alkohol och droger,
handlingsprogram för hantering av
Missbruk av alkohol och andra
droger, policy (interna regler och
rutiner)*
Resepolicy
Riktlinjer för tjänstledigheter
*Enligt AFS 1994:1 § 13, om
medarbetare uppträder
påverkad
T.ex. för anställda vilka är
styrelseledamöter i
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
15
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
ANMÄRKNING
intresseföreningar med
anknytning till verksamheten
Uppvaktningar med mera, riktlinjer
för
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
Diarieförs
Personalakt. Hänvisning
till akt i diariet.
Se Personalakt
Rehabilitering
- Arbetsanpassning, dokumentation Bevaras
av behov och ev. åtgärder
- Arbetsförmågebedömning,
underlag för*
- Arbetsträning, dokumentation av
- Arbetsskada (ex anmälan,
läkarintyg,
utredningsdokumentation, beslut
om skadeersättning, ansökan om
ersättning från AGS, TGA m.fl.)
- Besked till anställd enligt AB**
- Företagshälsovårdens bedömning
av arbetsförmågan***
- Försäkringskassans anteckningar
från avstämnings/uppföljningsmöten
- Försäkringskassans beslut
avseende rehabiliteringsersättning
- Försäkringskassans beslut
avseende sjukersättning
- Handlingsplan (rehabplan)
- Kompetensutvecklingsinsatser,
dokumentation
- Livränta
*Lista över samtliga
arbetsuppgifter som ingår i
ordinarie arbete
**Att anställningsvillkoren ska
omregleras pga. att den
anställde har rätt till partiell
sjukersättning som inte är
tidsbegränsad
***Medarbetaren kan med stöd
av AB anvisas dit för en
komplettering av läkarintyget
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
16
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
Vid
inaktualitet
-
Nej
- Annonser
- Lista på sökanden
- Tillsättningsbeslut
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
Ansökningshandlingar från person
som inte fått anställning men
framfört klagomål på tillsättningen
Ansökningshandlingar från
personer som inte fått anställning
Individuellt introduktionsprogram
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
2 år*
W3D3
Diarieakt
Nej
Gallras vid
avgång
Bevaras
-
Nej
W3D3
Hos respektive chef
alternativt förvaltningsvis
Diarieakt
2 år
W3D3*
Kronologiskt/Registrator
Nej
-
Avdelningschef
Nej
W3D3
Personalakt. Hänvisning
till personalakten görs i
diariet.
Se Personalakt
- Rehabiliteringsmöten (samtal),
övriga anteckningar och
dokumentation
Försäkringskassansförfrågan om
anställds inkomst och årsarbetstid
REGISTRERING
ANMÄRKNING
Rekrytering
Introduktionsprogram för
nyanställda
Spontanansökningar
*Se § 23 Lag (2003:307) om
förbud mot diskriminering
3 år
*Registreras på ärendet
Rutinartade handlingar
Särskilda anställningsformer
Bekräftelse av anställning till
2 år
Arbetsförmedlingen
- Beslut från Arbetsförmedlingen
2 år
avseende bidrag
- Beslutsunderlag till
Arbetsförmedlingen för bidrag inkl.
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
17
HANDLINGAR
handlingsplan
Rekvisition av bidrag till
Arbetsförmedlingen
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
2 år
-
Närarkiv på löneenheten
Nej
2 år
2 år efter
inaktualitet
2 år efter
inaktualitet
-
Pärm/lönenheten
Personnummerordning/
Personalakt
Microsoft SQL-server,
grundinstallation FIM
Nej
Nej
*
Nej
ANMÄRKNING
Övriga personaladministrativa
handlingar
Arbetsgivarintyg (för a-kassa)
- Anmälan om bisyssla
Behörigheter till administrativt
nätverk
Behörigheter till övriga
verksamhetssystem, t.ex. Heroma,
Agresso, Baltzar
2 år efter
inaktualitet
Forefront
Identity
Manager (FIM)
*
Nej
Ekonomi
*Registreras och förvaras i det
specifika verksamhetssystemet
Vidare se Vatten och avlopp
Amorteringsplaner
Anläggningsregister
Anläggningsreskontra
Avstämningar under året
Behörighetslistor, attestförteckning
Betalningsförslag
Betalningspåminnelser
Bokföringsorder
Bokslutsunderlag, inklusive
Efter sista
inbetalning
Bevaras
10 år
2 år
2 år
Vid
inaktualitet
Vid
inaktualitet
10 år
2 år
-
Närarkiv
Nej
Diarieförs
-
Närarkiv/Agresso
Närarkiv/Agresso
Närarkiv/Agresso
Närarkiv/Agresso
Närarkiv
Nej
Nej
Nej
Nej
Nej
-
Närarkiv
Nej
-
Närarkiv
Närarkiv
Nej
Nej
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
18
HANDLINGAR
kontoavstämningar
Budget
Budgetuppföljning till nämnd
Delårsbokslut
Ekonomisk statistik
Fakturajournaler
Listor över utestående fordringar
Fraktsedlar
Följesedlar
Fördelningslistor, löner
Förskott, kvittenser vid resor och
kurser
Försäkringshandlingar, inaktuella
Handkassa, redovisning
Huvudbokföring
Indatamaterial, underlag för
bokföring
Inlämningskvitton, posten
Inteckningar, dödade
Integrationslistor
Interna räkningar
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Vid
inaktualitet
Vid
inaktualitet
Vid
inaktualitet
Vid
inaktualitet
Vid
inaktualitet
Vid
inaktualitet
10 år
W3D3
W3D3
W3D3
-
Diarieakt
Diarieakt
Diarieakt
Närarkiv/Agresso
3 år
3 år
3 år
Nej
-
Närarkiv/Agresso
Nej
-
Närarkiv/Agresso
Nej
-
Närarkiv/Agresso
Nej
-
Närarkiv/Agresso
Nej
-
Närarkiv/Agresso
Nej
-
Närarkiv
Nej
Vid
inaktualitet
10 år
10 år
10 år
-
Närarkiv
Nej
-
Närarkiv
Agresso
Närarkiv
Nej
Nej
Nej
Vid
inaktualitet
2 år
Vid
inaktualitet
10 år
-
Närarkiv
Nej
-
Närarkiv
Närarkiv
Nej
Nej
-
Närarkiv
Nej
ANMÄRKNING
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
19
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
Inventarieförteckningar
Kassarapporter/avstämningar
(med kvitton)
Kontantförsäljning, kvitton
Kontantredovisningar,
kassabehållning
Kontoplaner
Kontoutdrag
10 år
10 år
-
Närarkiv
Närarkiv
Nej
Nej
10 år
10 år
-
Närarkiv
Närarkiv
Nej
Nej
10 år
Vid
inaktualitet
10 år
10 år
-
Agresso
Närarkiv
Nej
Nej
-
Agresso
Närarkiv
Nej
Nej
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
10 år
2 år
10 år
10 år
10 år
10 år
2 år
-
Agresso
Närarkiv
Närarkiv
Agresso
Agresso
Närarkiv
Agresso
Nej
Nej
Nej
Nej
Nej
Nej
Nej
Vid
inaktualitet
Vid
inaktualitet
Vid
inaktualitet
10 år
6 år
-
Närarkiv
Nej
-
Närarkiv
Nej
-
Närarkiv
Nej
-
Närarkiv
Närarkiv
Nej
Nej
Kundfakturor
Kundfakturor, underlag för
makulering och nedskrivning av
Kundfordringar, avskrivningar av,
med beslut/specifikation
Kundreskontra
Kvittenslistor
Leverantörsbetalningar, girolista
Leverantörsfakturor
Leverantörsreskontra
Momsredovisning
OCR-listor, betalning av
kundfakturor
Ordererkännanden
Packsedlar
Rekvisitioner
Rättelser, bokföringsunderlag
Skatteredovisning, utdata för
ANMÄRKNING
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
20
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
Skatterevision, utdata för
Statistik, stickprov
Utbetalningslista plusgiro/bankgiro
Utbetalningsorder, -uppdrag
Verifikationer exklusive kund- och
leverantörsfakturor
Bokslutsbilagor, till årsbokslut
6 år
3 år
2 år
10 år
10 år
-
Närarkiv
Närarkiv
Närarkiv
Närarkiv
Närarkiv
Nej
Nej
Nej
Nej
Nej
10 år
-
Närarkiv
Nej
2 år
-
Upphandlingsenheten
Nej
Upphandlingsenheten
Nej
Diarieakt
Diarieakt
3 år
3 år
Upphandling
Anbud, ej antaget
Spontantofferter
Uppdragshandlingar
Upphandlingsärende
- Anbudsutvärderingar
- Anskaffningsbeslut
- Annons/Inbjudan
- Antaget anbud: anbud,
anbudsansökan, tävlingsbidrag,
bekräftelse om deltagande inom
ramen för kvalifikationssystem och
motsvarande handlingar, begärda
förtydliganden och kompletteringar
- Avtal (upphandlingskontrakt med
bilagor)
- Förfrågningsunderlag och
Vid
inaktualitet
Bevaras
Diarieförs
Bevaras
W3D3
ANMÄRKNING
Bilagor till anbud som inte har
antagits får återlämnas vid
tidpunkt när de annars skulle ha
gallrats
För t.ex. konsulter, projekt
* Upphandlingar mellan 21 200
och 287 000 diarieförs i
förvaltningens centrala diarium.
Summor därutöver diarieförs
hos Södertörns
upphandlingsnämnd.
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
21
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
underlag för förfrågningsansökan
- Förhandlingsprotokoll
- Kommunikation,
informationsutbyte av betydelse
- Kontroll av leverantörers
lämplighet, dokumentation kring
- Meddelanden till EG:s
kommission
- Tilldelningsbeslut*
- Öppningsprotokoll
Upphandlingspolicy, riktlinjer
Bevaras
Diarieförs
Diarieakt
3 år
PuL-administration
Registerförteckningar
Registerutdrag, begäran samt svar
Bevaras
1 år
W3D3
-
Diarieakt
PuL-ombud/
Personuppgiftsansvarig
-
3 år
Nej
-
Nej
Diarieakt
3 år
-
Nej
PuL-information samt samtycke till
behandling av personuppgifter
Anmälan/entledigandeav PuLombud till Datainspektionen
Personuppgiftsbiträde, avtal med
samt instruktion för
Vid
inaktualitet
Vid
inaktualitet
Bevaras
W3D3
Personuppgiftsbiträde, checklista
för kontroll av avtalsuppfyllelse
Vid
inaktualitet
ANMÄRKNING
Nej
PLAN
Detaljplaner och områdesplaner
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
22
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
Bevaras
Castor
Alfabetiskt på projektets
namn/Planarkivet
Ja
Beslut om
planuppdrag/programuppdrag,
protokollsutdrag från KS
Plankostnadsavtal/Tid- och
kostnadsuppskattning
Bevaras
Castor
Alfabetiskt på projektets
namn/Planarkivet
Ja
Bevaras
Castor
Ja
Beställning av grundkarta och
fastighetsförteckning
Bevaras
Castor
Alfabetiskt på projektets
namn/Planarkivet
Kopior
kronologiskt/Närarkiv
Alfabetiskt på projektets
namn/Planarkivet
Behovsbedömning
Bevaras
Castor
Alfabetiskt på projektets
namn/Planarkivet
Ja
Bevaras
Castor
Alfabetiskt på projektets
namn/Planarkivet
Ja
Bevaras
Castor
Ja
Programsamrådsredogörelse
Bevaras
Castor
Tjänsteutlåtande
Bevaras
Castor
Alfabetiskt på projektets
namn/Planarkivet
Alfabetiskt på projektets
namn/Planarkivet
Alfabetiskt på projektets
Initieringsskede
Beslut om planbesked,
protokollsutdrag från KS
Programskede
Programsamrådshandlingar
- Försättsbrev
- Programhandling
- Miljökonsekvensbeskrivning
(preliminär)
- Ev. utredningar
- Sändlista
- Fastighetsförteckning
Yttranden, programsamråd
ANMÄRKNING
Ja
Ja
Ja
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
23
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
namn/Planarkivet
Bevaras
KommunOffice
W3D3
Castor*
KommunOffice
W3D3**
Alfabetiskt på projektets
namn/Planarkivet*
Diarieakt hos registrator
**
Ja
Bevaras
Castor
Alfabetiskt på projektets
namn/Planarkivet
Ja
Bevaras
Castor
Ja
Samrådsredogörelse
Bevaras
Castor
Beslut om utställning/granskning,
protokollsutdrag SBN
Bevaras
Castor*
KommunOffice
W3D3**
Alfabetiskt på projektets
namn/Planarkivet
Alfabetiskt på projektets
namn/ Planarkivet
Alfabetiskt på projektets
namn/Planarkivet*
Diarieakt hos registrator
**
Utställningsskede
Kungörelse
Bevaras
Castor
Ja
Yttranden, utställning
Bevaras
Castor
Alfabetiskt på projektets
namn/Planarkivet
Alfabetiskt på projektets
namn/Planarkivet
Beslut om godkännande av
program, protokollsutdrag SBN
Samrådsskede
Plansamrådshandlingar
- Försättsbrev
- Plankarta
- Illustrationsplan
- Gestaltningsprogram
- Plan- och
genomförandebeskrivning
- Ev. utredningar
- Sändlista
- Fastighetsförteckning
Yttranden, plansamråd
TILL
HANINGEARKIVET
ANMÄRKNING
Ja
Ja
Ja
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
24
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
Planutlåtande/Särskilt utlåtande
Bevaras
Castor
Alfabetiskt på projektets
namn/Planarkivet
Ja
Bevaras
Castor
Alfabetiskt på projektets
namn/Planarkivet
Ja
Bevaras
Castor*
Alfabetiskt på projektets
namn/Planarkivet*
Diarieakt hos registrator
**
Alfabetiskt på projektets
namn/Planarkivet
Ja
Alfabetiskt på projektets
namn/Planarkivet
Alfabetiskt på projektets
namn/Planarkivet
Ja
Alfabetiskt på projektets
namn/Planarkivet
Ja
Antagande
Antagandehandlingar
- Plankarta
- Plan- och
genomförandebeskrivning
- Illustrationsplan
- Gestaltningsprogram
- Plan- och
genomförandebeskrivning
- Miljökonsekvensbeskrivning
- Samrådsredogörelse
Beslut om antagande av plan,
protokollsutdrag SBN eller KS
W3D3**
Underrättelse om antagande
Bevaras
Castor
Överklagande
Överklagande
Bevaras
Castor
Rättidsprövning
Bevaras
Castor
Bevaras
Castor
Laga kraft
Laga krafthandlingar*
- Planbeskrivning
- Plankarta
Övriga handlingar kopplade till
planprocessen
ANMÄRKNING
**3 år
Ja
Ja
*Original hos
Lantmäterimyndigheten.
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
25
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
Planförfrågningar som inte blir till
ett ärende
Avskrivna ärenden
10 år
Castor
Nej
5 år
Castor
Planeringsunderlag:
- foton/flygbilder
- gällande planer
- rapporter/utredningar
- politiska direktiv
- ritningar/skisser/förslag
- presentationer från företag
Remisser från polisen,
skottlossningstillstånd
Vid
inaktualitet
Alfabetiskt på projektets
namn/Planarkivet
Alfabetiskt på projektets
namn/Planarkivet
Alfabetiskt på projektets
namn/Planarkivet
Vid
Castor
inaktualitet
Kronologiskt/Hos
tjänsteman
Nej
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Anmälan om kvalitetsansvarig
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Alfabetiskt på
Ja
fastighetsbeteckning/Nära
rkiv
Anmälan, rivningsanmälan
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Alfabetiskt på
Ja
fastighetsbeteckning/Nära
rkiv
ANMÄRKNING
Nej
Nej
Förvaras om de tillför ärendet
sakuppgift och registreras då på
ärendets i Castor
BYGGLOV
Bygglov, Anmälan, Marklov,
Rivningslov och Strandskydd
Ansökan
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
26
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
Byggfelsförsäkring/Färdigställande
skydd
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Alfabetiskt på
Ja
fastighetsbeteckning/Nära
rkiv
Fasadritning
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Alfabetisk ordning på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Foton
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Alfabetiskt på
Ja
fastighetsbeteckning/Nära
rkiv
Granskningsblad
Gallras när
ärendet
avslutas
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning*/
Tekis-AGS** Närarkiv
Nej
Kontrollplan
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Intyg på kvalitetsansvarig /
kontrollansvarig
(Certifikat)
Markplaneringsritning
Gallras när
ärandet
avslutas
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Nej
Konstruktionsritningar
Castor
Castor
TILL
HANINGEARKIVET
Ja
Ja
Ja
ANMÄRKNING
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
*Nyare handlingar, **Äldre
handlingar
Gallrat för bygglov mellan 1/7
1995 och 31/12 2012
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
27
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
ANMÄRKNING
Markundersökning,
geoteknisktutlåtande
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Mottagningsbevis, grannar
Bevaras
Arkiva
Pappersakt
gallras
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Planritning
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Alfabetiskt på
Ja
fastighetsbeteckning/Nära
rkiv
Protokoll från arbetsplatsbesök
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Protokoll från tekniskt samråd
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Pålplan
Gallras när
ärendet
avslutas
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Nej
Nybyggnadskarta
Relationshandlingar/ritningar:
- Fasadritningar
- Planritningar
Castor
Ja
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
28
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
- Utlåtanden från sakkunnig
- Intyg från sakkunnig
Ritningsförteckning
REGISTRERING
Castor
Rivningsförbindelse
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Sakägarlista samt karta
Gallras när
ärendet
avslutas
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Gallras när
ärendet
avslutas
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Gallras när
ärendet
avslutas
Gallras när
ärendet
avslutas
Bevaras
-
Situationsplan/Orienteringskarta
Slutbesked (Interimsbesked)
Spränggodkännande
Sprängplan
Teknisk beskrivning
TILL
HANINGEARKIVET
ANMÄRKNING
scanning.
Gallras vid
inaktualitet
Sektionsritning
ORDNING/FÖRVARING
Castor
Castor
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Nej
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Nej
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Alfabetiskt på
Nej
Ja
Ja
Ja
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Nej
Ja
Till Arkiva för scanning efter
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
29
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
Pappersakt
gallras
VVS-ritningar
Bevaras
Pappersakt
gallras
Yttrande från sakägare
Gallras när
ärendet
avslutas
Ärendeblad
Gallras när
ärendet
avslutas
Beslut om lov, delegationsbeslut
Bevaras
eller protokollsutdrag från PBU
Pappersakt
eller SBN
gallras*
Gallras vid
inaktualitet
**
Beslut om dispens från
Bevaras
strandskydd, protokollsutdrag PBU Pappersakt
gallras*
Gallras vid
inaktualitet
**
Handlingar som tillhör beslut t.ex.: Bevaras
- Kontrollplan
Pappersakt
- Energiberäkning
gallras
- Konstruktionsritningar
- Ventilationsritningar
- Bevis om byggfel
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Castor
Castor
Castor*
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/Nära
rkiv
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv*
Ja
ANMÄRKNING
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Gallrat för bygglov mellan 1/7
1995 och 31/12 2012
Nej
Nej
Ja
*Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter scanning
**Bevaras endast hos bygglov
W3D3**
Diarieakt hos registrator**
Castor*
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv*
Ja
*Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
**Bevaras endast hos bygglov
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
W3D3**
Castor
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
30
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
ANMÄRKNING
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Negativt förhandsbesked
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Ansökan
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Foto
Bevaras
Pappersakt
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Ja
- Bevis om försäkringar
- Bevis om färdigställande
- Geoteknisk undersökning
- Arbetsgivarintyg
- Radonundersökning
- Kulturhistorisk inventering
Beslut från överprövande
myndighet
Yttrande till överprövande
myndighet
Förhandsbesked
Positivt förhandsbesked
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
31
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
gallras
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
Närarkiv
Granngodkännande
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Ritning
Bevaras
Pappersakt
gallras
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Beslut om förhandsbesked,
protokollsutdrag PBU
Bevaras
Pappersakt
gallras*
Gallras vid
inaktualitet
*
Castor*
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv*
Ja
Bevaras
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Nej
5 år
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Nej
Avslag, avskrivning, Avvisande
av ärenden
Avslag, avskrivning ärenden
Avvisade ärenden
Ärenden som lämnas utan åtgärd
W3D3**
ANMÄRKNING
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
*Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
**Bevaras endast hos bygglov
*Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Olovligt byggande, ovårdade
tomter
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
32
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
ANMÄRKNING
Olovligt byggande
Bevaras
Beslut, Föreläggande, Begäran om
förklaring, rättelse påföljd, bygglov,
viktigare korrespondens
Ovårdade tomter
Bevaras
Beslut, Föreläggande, Begäran om
förklaring, rättelse påföljd, bygglov,
korrespondens
Anmälan/Klagomål
Bevaras
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Beräkningar av ytor
Gallras när
ärendet
avslutas
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Fastighetsinfo
Bevaras
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Granskningsblad
Gallras när
ärendet
avslutas
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Nej
Kommuniceringsbrev
Bevaras
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Mottagningsbevis från
klagoberättigad
Gallras när
ärendet
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Ja
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
33
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
avslutas
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
Närarkiv
Tomtkarta
Bevaras
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Beslut, protokollsutdrag SBN
Bevaras*
**Gallras
vid
inaktualitet
Castor*
W3D3**
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv*
**Diarieakt hos registrator
Ja
Bevaras
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Gallras vid
nästa
besiktning
Gallras när
ärendet
avslutas
Castor
Nej
Gallras när
ärendet
avslutas
Vid
inaktualitet
Castor
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
*Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
**Diarieakt hos registrator
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Närarkiv
Hissar
Beslut att godta mindre avsteg från
föreskrifter
Besiktningsprotokoll från
kontrollorgan
Föreläggande från SBN
Intyg från besiktningsorgan att
brist har åtgärdats
Register över kontrollerade hissar
Castor*
W3D3**
-
ANMÄRKNING
gallras i sin helhet efter
scanning.
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
*Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
**Bevaras endast hos bygglov
Till Arkiva för scanning efter
ärendets avslut. Pappersakt
gallras i sin helhet efter
scanning.
Nej
Nej
Nej
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
34
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
Obligatorisk
ventilationskontroll (OVK)
Register över ventilationskontroller Bevaras
-
Närarkiv
Ja
Övrigt
Förteckning över mikrofilm
Bevaras
_
Ja
Mikrofilm säkerhetsfilm, rulle
Bevaras
_
Alfabetiskt på
fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Externt klimatarkiv hos
Arkiva
Bevaras
Databas
Datafiler/extern databas*
10 år**
-
LINA
LINA, nationellt
adressregister
Nej
Vid
inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Uppdragslista
Hos tjänsteman
Nej
Databas
Databas
Datafiler/extern databas
Datafiler/extern databas
Nej
Ja
ANMÄRKNING
Ja
LANTMÄTERI
Allmänt förekommande
handlingar
Baskarta (storskalig karta)
Beslut om
- adressnummersättning
- lägenhetsnummersättning
Beställning av kart- och
mätningsuppdrag
Digital laserdata
Digital höjdmodell
*Digital backup på
Lantmäteriavdelningen.
** Utskrift görs enligt
kommunens kartbladsindelning
till pdf/A-format och levereras
till Haningearkivet var tionde år.
Digital hantering i Lantmäteriets
system
Grid
Ev. utskrift (analog) av hela
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
35
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
ANMÄRKNING
kommunen i samband med
framställning av ny höjdmodell
Uppdateras kontinuerligt.
Utskrift hela kommunen i
samband med framställning av
ny översiktskarta
Förvaras i samma databas som
baskartan, men detta lager
gallras
GIS-karta (översiktskarta)
Bevaras
GIS-databas
Datafiler/GIS-databas
1 år
Grundkarta (underlag för
detaljplanering)
5 år
Databas
Datafiler/databas
Nej
Mätningsprotokoll-/beräkningar,
kommunala stomnät
Namnberedningen, namnsättning
av vägar, parker, skolor m.m.
- Utredningar
- Beslut
- Remisser
Nybyggnadskarta
Bevaras
-
Kronologiskt/Närarkiv
30 år
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
5 år
Beställning
Databas
registreras i
Excelfil (Arbute)
Nej
Register över inkommande kartoch mätningsuppdrag/
Uppdragslista
Specialkartor, tryckta
T.ex. adress-, turist och
fritidskartor
5 år
Nej
Bevaras
Beställning
Kronologiskt/Excel-fil
registreras i
Excelfil (Arbute)
Kronologiskt/Närarkiv
1 år
Ett arkivexemplar lämnas till
registrator som levererar till
Haningearkivet
Bevaras
-
Nej
Används i den löpande
verksamheten.
Foton
Analoga flygfotobilder
Kronologiskt/Närarkiv
Den färdiga kartan som
levereras till beställare sparas i
pdf-format i Databas. Filen har
diarienumret som namn.
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
36
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
ANMÄRKNING
Digitala flygfotobilder
Bevaras
Excelfil
Datamedia/Närarkiv
Ja
Digitalt ortofoto
Bevaras
Excelfil
Datamedia/Närarkiv
1 år
Digitala snedbilder
Bevaras
Excelfil
Datamedia/Närarkiv
1 år
Förvaras på hårddisk
En kopia ska levereras till
arkivet i samband med
inleverans.
*Digital backup på
Lantmäteriavdelningen.
**Utskrift görs enligt
kommunens kartbladsindelning
till pdf/A-format och levereras
till Haningearkivet i samband
med ny inleverans
Förvaras på hårddisk
En kopia ska levereras till
arkivet i samband med
inleverans.
1 år
EDP-Future
Nej
EDP-Future
Agresso
Fakturakvittens
Fakturaunderlag
10 år
10 år
Bevaras
Vid
inaktualitet
10 år
10 år
Personnummer,
alfabetiskt/Närarkiv
Kundnummer/Närarkiv
Debiteringstyp/Närarkiv
Anläggningsvis/Närarkiv
Enhetsvis/Närarkiv
Medgivande, autogiro
10 år
VATTEN OCH AVLOPP
Ekonomi
Amorteringsplaner
Avskrivningsfordringar
Bokföringslistor
Debiterade anläggningsavgifter
Fakturajournaler
EDP-Future
EDP-Future/
Agresso
EDP-Future
Nej
Nej
30 år
Nej
Kundnummer/Närarkiv
EDP-Future/Agresso
Nej
Kundnummer/Närarkiv
Nej
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
37
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
Kontoutdrag (post- och bankgiro)
Kundregister
10 år
Vid
inaktualitet
10 år
EDP-Future
EDP-Future
Nej
Nej
EDP-Future
Kontonummer/Närarkiv
Kundnummer/
EDP-Future
Års- månadsvis/Närarkiv
Övriga vatten- och
avloppshandlingar
Analysprotokoll, vatten
egenkontroll
Arbetsorder
Bevaras
Excelfil
Årsvis/Närarkiv
30 år
11 år
EDP-Future
Nej
Avläsningskort, vattenmätare
2 år
-
Årsvis, mätarverkstaden/
EDP-Future
Årsvis/Mätarverkstaden
Driftjournaler
Bevaras
-
Ja
Dygnsrapport
10 år
-
Årsvis/
Driftövervakningsrum,
Fors reningsverk
Kronologiskt/
Driftövervakningsrum,
Fors reningsverk
Föreskrifter från annan myndighet
som gäller verksamheten
Vid
inaktualitet
-
Närarkiv
Informationsmaterial,
egenproducerat
Bevaras
-
Årsvis/Närarkiv
1 år
Jourdagboken
10 år
-
Årsvis/Närarkiv
Nej
Kundrestkontra
- Interndebiteringar
- Bokföring
- Verifikationer
ANMÄRKNING
Nej
Nej
Tillsynsbesök, rondering
Nej
Taxa, ABVA, miljöinfo. Ett
arkivexemplar lämnas till
registrator som levererar till
Haningearkivet årligen
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
38
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
Kalibreringsprotokoll
(provtagningsprotokoll,
vattenmätare)
Ledningskartor/Register/
Rörnätsplan
Miljörapporter
Miljötillstånd
Mätarbyten, register
Mätningar, observationsrör
Rörinspektionsprotokoll
11 år
-
Årsvis/Mätarverkstaden
Nej
Bevaras*
VA-Banken
Ja
Bevaras
Bevaras
11 år
10 år
5 år
W3D3
W3D3
EDP-Future
VA-Banken
Objektsnummerordning/
databas
Diarieakt
Diarieakt
Årsvis/Mätarverkstaden
Årsvis/Närarkiv
Områdesvis/Närarkiv
Skyddsområde inklusive
skyddsföreskrifter
Teknisk dokumentation
-Manual
-Produktinformation
-Garantibevis
-Serviceprotokoll
VA-anslutningsärenden
- Anslutningsavtal
- Nybyggnadskarta
Vattenmål, domar
Underhållsplaner rörnät
Uppsägningsblanketter, kund
Utredningar*
Bevaras
-
Anläggningsvis/Närarkiv
Ja
Vid
inaktualitet
-
Kronologiskt/Närarkiv
Nej
Bevaras
Arkiva
Fastighetsbeteckning/
Närarkiv
Ja
Bevaras
Bevaras
10 år
Bevaras
W3D3
VA-Banken
-
Diarieakt
Databas
Alfabetiskt/Närarkiv
Närarkiv
3 år
Nej
Nej
Ja
Bevaras*
Diarieförs*
Diarieakt*
3 år*
Projekt
Antagna anbud/offerter
ANMÄRKNING
*Arbetsmaterial gallras vid
inaktualitet
3 år
3 år
Nej
Nej
Nej
För vattenskyddsområden
Scannas hos Arkiva och är
därmed även sökbara i deras
databas. Bevaras i pappersform.
*Ej kopplade till projekt
*Gäller för summor mellan
21 200 -287 000 summor
däröver diarieförs hos
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
39
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
ANMÄRKNING
Södertörns
upphandlingsnämnd.
Anbud, ej antagna
Besiktningsprotokoll
Entreprenadavtal och beställningar
2 år
10 år
Bevaras*
Diarieförs*
Närarkiv
Projektvis/Närarkiv
Diarieakt*
Nej
Nej
3 år*
Geotekniska undersökningar
Kalkyler
Konsultavtal och konsulternas
projekthandlingar
Konsultritningar
Korrespondens och övriga
handlingar som instruktioner för
drift och underhåll
Projektdokumentation
- foton
- videofilmer
Etc.
Projektplan/Tidsplan
Bevaras
10 år
10 år
-
Projektvis/Närarkiv
Projektvis/Närarkiv
Projektvis/Närarkiv
30 år
Nej
Nej
Bevaras
10 år
-
Projektvis/Närarkiv
Projektvis/Närarkiv
30 år
Nej
Bevaras
-
Projektvis/Närarkiv
30 år
Bevaras
Diarieförs
Diarieakt
3 år
Protokoll/Minnesanteckningar
från sammanträden och
projektmöten
10 år efter avslutande
av
projektet/g
aranti
Bevaras
-
Projektvis/Närarkiv
Nej
Projektvis/Närarkiv
Ja
Ritningar
- relationsritningar
*Gäller för summor mellan
21 200 -287 000 summor
däröver diarieförs hos
Södertörns
upphandlingsnämnd.
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
40
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
Bevaras
Diarieförs
Diarieakt
3 år
10 år
Bevaras
-
Projektvis/Närarkiv
Projektvis/Närarkiv
Nej
30 år
Vid
inaktualitet
Bevaras
-
Projektvis/Närarkiv
Nej
-
Projektvis/Närarkiv
Bevaras
Diarieförs
Diarieakt
3 år
Bevaras
Diarieförs
3 år
Avtal, båtplatser
Bevaras
Diarieförs
Besiktningsrapporter, broar
10 år
Batman*
Diarieakt
Samfällighet/Pärmar hos
tjänsteman
Diarieakt.
F, Y & L-platser
(pärmsystem)/Närarkiv
Batman*
Besiktningsprotokoll, industrispår
10 år
-
Nej
Bidragsansökningar
Båtplatsregister
Bevaras
1 år
W3D3
-
Årsvis/Pärmar hos
tjänsteman
Diarieakt
Alfabetiskt/Närarkiv
- konstruktionsritningar
- arbetsritningar
Skrivelser och korrespondens av
betydelse
Sprängjournaler
Tekniska beskrivningar av
projektet
Tillstånd för sprängning och
explosiva varor
Utredningar som ligger till grund
för projektet
Yttranden från utomstående
ANMÄRKNING
TEKNIK
Allmänt förekommande
handlingar
Avtal med samfälligheter angående
belysning
3 år
Nej
3 år
Nej
*Batman är ett system från
Trafikverket
Revideras årligen
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
41
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
ANMÄRKNING
Dokumentation av
beläggningsarbeten
Dokumentation av broar
Vid
inaktualitet
Bevaras
LV-gata
Vägnamn/LV-gata
Nej
Uppdateras kontinuerligt
Batman*
Batman/Närarkiv*
Nej
Fordonsakter*
- Registreringsbevis
- Beställningar
- Kravspecifikation
- Garantier
- Utdrag från Transportstyrelsen
Etc.
Förordnande av parkeringsvakter
Vid
inaktualitet
**
-
Objektsnummerordning/
Närarkiv
Nej
* Samtliga uppgifter som nu
finns i närarkivet håller på att
föras in i Batman. Äldre
handlingar levereras därefter till
Haningearkivet.
* Inkluderar Park- och
naturavdelningen och VAavdelningens fordon.
**Gallras när fordonet tas ur
bruk.
Bevaras
W3D3
Diarieakt/
Kronologiskt hos
tjänsteman
3 år
Gatudatabas
Vid
inaktualitet
Bevaras
LV-gata
Vägnamn/LV-gata
Nej
W3D3
Diarieakt
3 år
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
Hamntaxor
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
Handlingar rörande farleder,
prickar, fyrar
Bevaras
-
Närarkiv
30 år
Hamnordningar och
hamnföreskrifter
Hamnplaner/hamnområdesplaner
Uppdateras kontinuerligt
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
42
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
Kontrollavgift, parkering
6 månader
Octavius
Kontrollavgifter, statistik
Vid
inaktualitet
5 år
-
Årsvis/Närarkiv
Nej
W3D3
Original
alfabetiskt/Närarkiv
Kopia i diarieakt
Nej
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
Antas av kommunstyrelsen
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
Antas av kommunstyrelsen
Parkeringstillstånd för
funktionshindrade
- ansökan
- beslut
- överklaganden
Planer och program för t.ex.
gatubelysning m.m.
Renhållningsordning och
avfallsplan
Renhållningstaxa
Schakttillstånd
Skrotbilsärenden
- Protokoll
- Besiktningsprotokoll
- Rekvisitioner
- Fordonsanmälningar
- Bekräftelse på skrotning
- Bekräftelse på avregistrering av
fordon
- Hemställan /anmaning om att
flytta fordon
Bevaras
10 år
TEKIS-BIL*
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
ANMÄRKNING
Nej
Objektnummerordning/
Närarkiv
Nej
Nej
Sekretess enl. OSL 26 kap. 1§
*Fr.o.m. juli 2012 diariefört i
TEKIS-BIL. Dessförinnan
analogt i akter i Närarkiv.
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
43
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
Torghandel
- Avtal
- Tillstånd
Bevaras
W3D3
Diarieakt
3 år
Trafikanordningsplaner
Trafikföreskrifter, lokala
Bevaras
Bevaras
ISY-Case
TEKIS-LTF
ISY-Case
Objektnummerordning/
TEKIS-LTF samt
Närarkiv
Nej
30 år
Trafikmätningar och
trafikräkningar
Trafikolycksfallsrapporter
Trafikskaderapporter
Trafiksäkerhetshandlingar:
- Beslut om bidrag
- Dokumentation kring aktiviteter
- Egenproducerat
informationsmaterial
- Protokoll från råd och
samarbetsgrupper
2 år
-
Vid
inaktualitet
Bevaras
STRADA*
Databas hos Trafikverket/ Nej
Närarkiv
STRADA*
Nej
-
Kronologiskt/Närarkiv
30 år
Trafiksäkerhetshandlingar:
- Informationsmaterial, externt
producerat
Transporttillstånd
Vid
inaktualitet
-
Kronologiskt/Närarkiv
Nej
Kronologiskt/Närarkiv
Nej
Diarieakt
Nej
Uppehåll i sophämtning
Vid
inaktualitet
*
3 år
Diarieförs
ANMÄRKNING
Skickas till Transportstyrelsen
för publicering. Blir giltig vid
publicering. Signerad
pappersutskrift bevaras i
Närarkiv.
*STRADA är en nationell
databas hos Transportstyrelsen
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
44
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
ANMÄRKNING
Upplåtelse av allmän plats
Bevaras/
Vid
inaktualitet
*
Diarieförs som
inkommande
remiss*
Diarieakt*
3 år*
* Missiv samt förvaltningens
svar bevaras, övriga handlingar
gallras
Vinterväghållning: scheman, planer
och dagböcker m.m.*
Vid
inaktualitet
-
Hos tjänsteman
Nej
*Handlingar rörande
upphandling av entreprenad för
vinterväghållningen hanteras
enligt riktlinjer för
upphandlingsärende
Väghållarbeslut
Bevaras
-
Kronologiskt/Närarkiv
30 år
Projekt
Antagna anbud/offerter
Bevaras*
Diarieförs*
Diarieakt*
3 år*
Anbud, ej antagna
Besiktningsprotokoll
Entreprenadavtal och beställningar
inkl. avrop
2 år
10 år
Bevaras*
Diarieförs*
Närarkiv
Projektvis/Närarkiv
Diarieakt*
Nej
Nej
3 år*
Geotekniska undersökningar
Kalkyler
Konsultavtal och konsulternas
Bevaras
10 år
10 år
-
Projektvis/Närarkiv
Projektvis/Närarkiv
Projektvis/Närarkiv
30 år
Nej
Nej
- ansökan
- tillstånd
*Gäller för summor mellan
21 200 -287 000 summor
däröver diarieförs hos
Södertörns
upphandlingsnämnd.
*Gäller för summor mellan
21 200 -287 000 summor
däröver diarieförs hos
Södertörns upphandlingsnämnd
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
45
HANDLINGAR
projekthandlingar
Konsultritningar
Korrespondens och övriga
handlingar som instruktioner för
drift och underhåll
Projektdokumentation
- foton
- videofilmer
Etc.
Projektplan/Tidsplan
Protokoll/Minnesanteckningar
från sammanträden och
projektmöten
Ritningar/relationsritningar
Skrivelser och korrespondens av
särskild betydelse
Sprängjournaler
Tekniska beskrivningar av
projektet
Tillstånd för sprängning och
explosiva varor
Utredningar som ligger till grund
för projektet
Yttranden från utomstående
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
Bevaras
10 år
-
Projektvis/Närarkiv
Projektvis/Närarkiv
30 år
Nej
Bevaras
-
Projektvis/Närarkiv
30 år
Bevaras
10 år
Diarieförs
-
Diarieakt
Projektvis/Närarkiv
3 år
Nej
Bevaras
Bevaras
Diarieförs
Projektvis/Närarkiv
Diarieakt
30 år
3 år
10 år
-
Förvaras hos
entreprenören under
gallringsfristen
Nej
Bevaras
-
Projektvis/Närarkiv
30 år
Vid
inaktualitet
Bevaras
-
Projektvis/Närarkiv
Nej
-
Projektvis/Närarkiv
30 år
Bevaras
Diarieförs
Diarieakt
3 år
ANMÄRKNING
PARK OCH NATUR
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
46
HANDLINGAR
Allmänt förekommande
handlingar
Arbetsorder
Besiktningsprotokoll lekplatser
Beställning av diverse
tjänster/varor:
- beställningar
- följesedlar
- kvitton
Garantibevis
Informationsskrifter, broschyrer el.
likande som framställts inom
verksamheten
Inventarieförteckning över
maskiner och redskap
Kemikalieförteckning
Monteringsanvisningar
Skötselavtal med föreningar, andra
förvaltningar o.dyl.
Statsbidragsansökningar
Trädfällning, avtal
TÜF-certifikat
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
ANMÄRKNING
5 år
10 år
Vid
inaktualitet
-
Årsvis/ Närarkiv*
Kronologiskt/Närarkiv
Kronologiskt/Närarkiv
Nej
Nej
Nej
*Enbart digitalt
1 år efter
utgången
giltighet
Bevaras
-
Ämnesvis hos arbetsledare Nej
-
Ämnesvis/Närarkiv
1 år
Vid
inaktualitet
Vid
inaktualitet
Vid
inaktualitet
2 år efter
upphörd
giltighet
Bevaras
Bevaras
-
Områdesvis/Närarkiv
Nej
-
Alfabetiskt/Närarkiv
Nej
-
Närarkiv
Nej
W3D3
Diarieakt
Nej
W3D3
W3D3
Diarieakt
Diarieakt
3 år
3 år
Vid
inaktualitet
-
Närarkiv
Nej
Gäller summor under 21 200 kr
Ett arkivexemplar lämnas till
registrator som levererar till
Haningearkivet årligen
Digital lista
Kopior förvaras på Park- &
Naturavdelningen, gallras vid
inaktualitet
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
47
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
ANMÄRKNING
Förteckning och ritningar över
grönytor inom detaljplaneområde
Bevaras
Närarkiv
30 år
Äldre kartor i pappersform i
Närarkiv. Hör till projekt.
Levereras ej idag
Certifikat och utbildningsbevis för
anställda
Vid
inaktualitet
-
Ämnesvis/Närarkiv
Projekt
Antagna anbud/offerter
Bevaras*
Diarieförs*
Diarieakt*
3 år*
*Gäller för summor mellan
21 200 -287 000 summor
däröver diarieförs hos
Södertörns upphandlingsnämnd
Anbud, ej antagna
Besiktningsprotokoll
Entreprenadavtal och beställningar
inkl. avrop
2 år
10 år
Bevaras*
Diarieförs*
Närarkiv
Projektvis/Närarkiv
Diarieakt*
Nej
Nej
3 år*
Geotekniska undersökningar
Kalkyler
Konsultavtal och konsulternas
projekthandlingar
Konsultritningar
Korrespondens och övriga
handlingar som instruktioner för
drift och underhåll (skötselplaner)
Projektdokumentation
- foton
- videofilmer
Etc.
Bevaras
10 år
10 år
-
Projektvis/Närarkiv
Projektvis/Närarkiv
Projektvis/Närarkiv
30 år
Nej
Nej
Bevaras
10 år
-
Projektvis/Närarkiv
Projektvis/Närarkiv
30 år
Nej
Bevaras
-
Projektordning/Närarkiv
30 år
*Gäller för summor mellan
21 200 -287 000 summor
däröver diarieförs hos
Södertörns upphandlingsnämnd
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
48
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
Projektplan/Tidsplan
Protokoll/Minnesanteckningar
från sammanträden och
projektmöten
Ritningar/relationsritningar
Skrivelser och korrespondens av
särskild betydelse
Sprängjournaler
Tekniska beskrivningar av
projektet
Tillstånd för sprängning och
explosiva varor
Utredningar som ligger till grund
för projektet
Yttranden från utomstående
Bevaras
10 år
Diarieförs
-
Diarieakt
Projektvis/Närarkiv
3 år
Nej
Bevaras
Bevaras
Diarieförs
Projektvis/Närarkiv
Diarieakt
30 år
3 år
10 år
Bevaras
-
Projektvis/Närarkiv
Projektvis/Närarkiv
Nej
30 år
Vid
inaktualitet
Bevaras
-
Projektvis/Närarkiv
Nej
-
Projektvis/Närarkiv
30 år
Bevaras
Diarieförs
Diarieakt
3 år
Bevaras
-
Digitalt i Närarkiv
Nej
Bevaras
Aros/Trossen
Detaljplansnummer/
Lantmäterimyndighetens
närarkiv
Ja
ANMÄRKNING
LANTMÄTERIMYNDIGHETEN
Allmänt förekommande
handlingar
Avtalsservitut
Detaljplan
- Laga kraft registrering
- Plankarta (analog, original)
Upprättat från och med 200806-01 hos
Inskrivningsmyndigheten. Äldre
hos Riksarkivet
Original leveraras till
Haningearkivet efter scanning
Kopia förvaras i Plansenhetens
närarkiv som arbetsmaterial. Se
även Plan.
Förrättningsakter
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
49
HANDLINGAR
BEVARAS/
GALLRAS
REGISTRERING
ORDNING/FÖRVARING
TILL
HANINGEARKIVET
ANMÄRKNING
Genomförda förrättningar
Bevaras
Trossen
1 år
Levereras årligen
Inställda förrättningar efter
återtagande
10 år
Underlag till förrättningar, restakt
2 år
Aktnummer – serier/
Lantmäterimyndighetens
närarkiv
Kronologiskt i pärm/
Lantmäterimyndighetens
närarkiv
Månadsvis/
Lantmäterimyndighetens
närarkiv
HANDLINGAR
GALLRING
ANMÄRKNING
2 år
Registreras på ärendet
Rutinartade handlingar i
W3D3
Vid inaktualitet
Registreras inte
Vid inaktualitet
Registreras inte
Nej
Nej
HANDLINGAR AV
TILLFÄLLIG ELLER RINGA
BETYDELSE
Handlingar som inkommit för
kännedom från allmänheten
eller andra myndigheter och
som inte föranleder någon
åtgärd.
Inkomna handlingar, som inte
berör förvaltningens
verksamhetsområde, eller som
är meningslösa eller
obegripliga, och som inte
kräver någon vidare åtgärd.
Tjänsteanteckningar,
rutinmässiga som inte tillför
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
50
HANDLINGAR
sakuppgift
Kvitto från fax att försändelse
gått fram
Trafikjournaler från fax och
scanner
Missiv till fax om inte
anteckning påförts som tillför
ärendet sakuppgift
Inkomna eller expedierade
framställningar och
meddelanden av rutinmässig
karaktär t.ex. påminnelseavier,
kallelser, kursinbjudningar,
cirkulär, nyhetsbrev
Loggar av rutinmässig
karaktär
Ex: e-post-loggar, cookiefiler,
globalfiler
Systemloggar: systemfel,
felmeddelanden/larm i ITinfrastruktur eller
applikationer
Inkomna eller expedierade
förfrågningar av
tillfälligbetydelse
T.ex. Intresseanmälningar
(spontanansökningar)
Kopior och dubbletter av
handlingar som inte har någon
funktion och där myndigheten
bevarar original
GALLRING
ANMÄRKNING
Vid inaktualitet
Registreras inte
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Registreras inte
3 mån
1 mån
Vid inaktualitet
Registreras på ärendet
Rutinartade handlingar i
W3D3
Vid inaktualitet
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
51
HANDLINGAR
GALLRING
Register, liggare och andra
tillfälliga förteckningar, som
endast är till för att underlätta
för myndigheten och som
saknar betydelse på längre sikt
Felaktiga uppgifter av
registerkaraktär som skrivfel,
räknefel och liknande
E-post och fax som bekräftas
med originalhandling, och
som inte påförts anteckning
av betydelse
E-post som inte är
elektroniskt signerad eller
motsvarande, och som
överförs till annan databärare
t.ex. papper
Röstmeddelanden, sms och
liknande som tillfört ett
ärende sakuppgift
Spam, reklam, broschyrer med
reklamsyfte
Manualer, lathundar
Fotografier, PowerPoint,
filmer, ljudband, CD-skivor
och liknande framtagna för
intern information och
utbildning
Rutinbeskrivningar
Postöppning, fullmakt
Vid inaktualitet
ANMÄRKNING
Vid inaktualitet
Gallras när rättning skett
Vid inaktualitet
Ankomstdatum registreras i
diariet
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Sakinformation överförs till
tjänsteanteckning
Vid inaktualitet
Registreras inte
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Förvaras i alfabetiskt ordning i
postrum
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.
52
HANDLINGAR
GALLRING
ANMÄRKNING
Hårddiskar i datorer, skrivare,
scannrar och kopiatorer
Begäran om allmän handling
Vid inaktualitet*
*Ta som hand enligt avtal
2 år
Registreras som anonym
registerpost på ärendet
Rutinartade handlingar i
W3D3. Förfrågan skrivs ut
och förvaras i Närarkiv
Dokumenthanteringsplan för stadsbyggnadsförvaltningen. Antagen 2015-10-21, § 142. Giltig från 2015-10-28.