Handlingstyp 1)
Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Förvaltning Enhet/verksamhet Arkivansvarig Upprättad av Fastställd, datum och paragraf Kultur- och fritidsnämnden Eva Wiström Handlingstyp 1) Kultur- och fritidsförvaltningen Kultur- och fritid Birgitta Johansson KFN 2015-08-27, § 5:10 Medium 2) Sorteringsordning 3) Förvaring 4) Gallring/ bevarande 5) Leverans till kommunarkivet 6) Anmärkning 7) Protokoll Kulturoch fritidsnämnden, original Protokoll Kulturoch fritidsnämnden, kopia Innehållsförteckning till nämndens protokoll Kallelse med föredragningslista Papper/digitalt Kronologisk ordning Pärm i närarkiv, intranätet Bevaras 5 år Originalet läggs i arkivbox i närarkivet. Kopia placeras i pärm. Papper Kronologisk ordning Pärm hos administrativ samordnare Gallras, 5 år Ej Papper Kronologisk ordning Närarkiv, pärm Bevaras 5 år Papper/digitalt Per sammanträde Pärm, intranätet Se anmärkning Ej Kopior av handlingar rörande Papper Kronologisk ordning Pärm hos administrativ samordnare Gallras, 2 år Ej Allmän nämndsoch förvaltningsadministration Anvisningar 1) Ange vilka handlingar som inkommer till och upprättas på avdelningen. Kan vara på olika media. OBS Viktigt att allt tas med! 2) Ange medium , t ex papper eller digitalt 3) 4) Ange sorteringsordning dvs hur handlingarna är ordnade inbördes, utifrån en viss sorteringsprinciper. T ex är personnummer, paragrafer och kronologisk, olika sätt att sortera handlingstyper på. Ange var handlingarna fysiskt förvaras. T ex närarkiv/arkivskåp och/ eller mapp/system 5) 6) 7) Arkiveras tillsammans med protokollet. Placeras längst fram i volymen. Gallras före inbindning av protokoll. Föredragningslistor bör inte gallras om register till protokoll saknas. Kallelser till ordförandeberedning gallras vid inaktualitet. Sidan 1 Ange om handlingen ska gallras eller bevaras. Om handlingen ska gallras, ange efter hur många år. Ange tidpunkt när handlingen ska levereras till kommunarkivet. Obs! Gäller bara handlingstyper som ska bevaras. Under anmärkning skrivs förtydliganden om handlingarna/uppgifterna som inte fått plats i övriga kolumner. Ex om handlingarna innehåller sekretess. Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Förvaltning Enhet/verksamhet Arkivansvarig Upprättad av Fastställd, datum och paragraf Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Eva Wiström Handlingstyp 1) Kultur- och fritid Birgitta Johansson KFN 2015-08-27, § 5:10 Medium 2) Sorteringsordning 3) Förvaring 4) Gallring/ bevarande 5) Leverans till kommunarkivet 6) Anmärkning 7) Papper Per sammanträde Pärm hos administrativ samordnare Se anmärkning Ej Anslagsbevis Papper Per sammanträde Pärm hos administrativ samordnare Gallras (se anmärkning) Ej Om handlingstypen utgör en bilaga till protokollet, bevaras handlingen i protokollet. Om anteckningen förs över till protokollet gallras ursprungshandlingen efter att protokollet vunnit laga kraft. Gallras före inbindning av protokollet. Tillkännagivandet antecknas på protokollet. Checklistor Digitalt Per sammanträde G: Ej Omröstningslista/vot eringslista Papper Per sammanträde Pärm hos administrativ samordnare Gallras vid inaktualitet När protokollet vunnit laga kraft Förteckning över anmälan om delegationsbeslut, original Papper/digitalt Dpl-beteckning G: Public 360 Bevaras 5 år förtroendevalda – närvarolista Protokollsanteckning ar, skriftliga yrkanden inlämnade i samband med sammanträden Anvisningar 1) Ange vilka handlingar som inkommer till och upprättas på avdelningen. Kan vara på olika media. OBS Viktigt att allt tas med! 2) Ange medium , t ex papper eller digitalt 3) 4) Ange sorteringsordning dvs hur handlingarna är ordnade inbördes, utifrån en viss sorteringsprinciper. T ex är personnummer, paragrafer och kronologisk, olika sätt att sortera handlingstyper på. Ange var handlingarna fysiskt förvaras. T ex närarkiv/arkivskåp och/ eller mapp/system 5) 6) 7) Ej Diarieförd akt i protokollet Sidan 2 Ange om handlingen ska gallras eller bevaras. Om handlingen ska gallras, ange efter hur många år. Ange tidpunkt när handlingen ska levereras till kommunarkivet. Obs! Gäller bara handlingstyper som ska bevaras. Under anmärkning skrivs förtydliganden om handlingarna/uppgifterna som inte fått plats i övriga kolumner. Ex om handlingarna innehåller sekretess. Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Förvaltning Enhet/verksamhet Arkivansvarig Upprättad av Fastställd, datum och paragraf Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Eva Wiström Birgitta Johansson Handlingstyp 1) Medium 2) Sorteringsordning 3) Förvaring 4) Delegationsbeslut Papper/digitalt Dpl-beteckning G: Public 360 Kallelse Försam Digitalt Kronologisk ordning Protokoll Försam Papper/digitalt Kronologisk ordning Närvarolistor för facken Mötesanteckningar från ordförande- och tjänstemannaberedni ng Papper Kronologisk ordning Digitalt Kronologisk ordning Kallelse och minnesanteckningar från arbetsplatsträffar (APT) Webbplats Digitalt Kronologisk ordning 4) KFN 2015-08-27, § 5:10 Gallring/ bevarande 5) Bevaras Leverans till kommunarkivet 6) 5 år G: Pärm hos administrativ samordnare Pärm hos administrativ samordnare, G: Public 360 Pärm hos administrativ samordnare G: Gallras, 1 år Ej Bevaras 5 år Gallras, 2 år Ej Gallras, 2 år Ej Beredningen består av ordförande, 1:e vice ordförande, 2:e vice ordförande och tjänstemän G: Pärm hos administrativ samordnare Gallras, 2 år Ej Gallras vid inaktualietet. Digitalt Anvisningar 1) Ange vilka handlingar som inkommer till och upprättas på avdelningen. Kan vara på olika media. OBS Viktigt att allt tas med! 2) Ange medium , t ex papper eller digitalt 3) Kultur- och fritid Ange sorteringsordning dvs hur handlingarna är ordnade inbördes, utifrån en viss sorteringsprinciper. T ex är personnummer, paragrafer och kronologisk, olika sätt att sortera handlingstyper på. Ange var handlingarna fysiskt förvaras. T ex närarkiv/arkivskåp och/ eller mapp/system Gallras 5) 6) 7) Anmärkning 7) Diarieförd akt i protokollet. Gallras i takt med uppdateringar. Gäller endast de delar av Sidan 3 Ange om handlingen ska gallras eller bevaras. Om handlingen ska gallras, ange efter hur många år. Ange tidpunkt när handlingen ska levereras till kommunarkivet. Obs! Gäller bara handlingstyper som ska bevaras. Under anmärkning skrivs förtydliganden om handlingarna/uppgifterna som inte fått plats i övriga kolumner. Ex om handlingarna innehåller sekretess. Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Förvaltning Enhet/verksamhet Arkivansvarig Upprättad av Fastställd, datum och paragraf Kultur- och fritidsnämnden Eva Wiström Handlingstyp 1) Kultur- och fritidsförvaltningen Birgitta Johansson Medium 2) Intranätet Server Diarielistor Papper/digitalt Diarieplanen ------ Sorteringsordning 3) 1. Ärendeordning 2. Dpl-beteckning ------ 4) KFN 2015-08-27, § 5:10 Förvaring 4) Gallring/ bevarande 5) Server Gallras Arkivskåp/Public 360 Bevaras ------ Anvisningar 1) Ange vilka handlingar som inkommer till och upprättas på avdelningen. Kan vara på olika media. OBS Viktigt att allt tas med! 2) Ange medium , t ex papper eller digitalt 3) Kultur- och fritid Ange sorteringsordning dvs hur handlingarna är ordnade inbördes, utifrån en viss sorteringsprinciper. T ex är personnummer, paragrafer och kronologisk, olika sätt att sortera handlingstyper på. Ange var handlingarna fysiskt förvaras. T ex närarkiv/arkivskåp och/ eller mapp/system ------ 5) 6) 7) Leverans till kommunarkivet 6) 5 år ------ Anmärkning 7) Österåkers kommuns webbplats där Kultur- och fritidsförvaltningen ansvarar för uppdateringen. Kommunikationsenheten ansvarar för att leverera ett arkivexemplar. Gallras i takt med uppdateringar. Gäller endast de delar av intranätet som kultur- och fritidsförvaltningen förvaltar. Kommunikationsenheten ansvarar för att leverera ett arkivexemplar. Registrator tar ut listor ur diariet till papper I gång per år. Diarieplan är kommungemensam och grundar sig på dåvarande kommunförbundets Sidan 4 Ange om handlingen ska gallras eller bevaras. Om handlingen ska gallras, ange efter hur många år. Ange tidpunkt när handlingen ska levereras till kommunarkivet. Obs! Gäller bara handlingstyper som ska bevaras. Under anmärkning skrivs förtydliganden om handlingarna/uppgifterna som inte fått plats i övriga kolumner. Ex om handlingarna innehåller sekretess. Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Förvaltning Enhet/verksamhet Arkivansvarig Upprättad av Fastställd, datum och paragraf Kultur- och fritidsnämnden Eva Wiström Handlingstyp 1) Kultur- och fritidsförvaltningen Kultur- och fritid Birgitta Johansson Medium 2) Sorteringsordning 3) KFN 2015-08-27, § 5:10 Förvaring 4) Gallring/ bevarande 5) Leverans till kommunarkivet 6) Ärendekort Papper/digitalt Diarieplansbeteckning Arkivskåp/Public 360 Bevaras 5 år Blankett ”samtycke till publicering av personuppgifter” på Internet Papper Alfabetisk ordning Pärm hos administrativ samordnare Gallras, 5 år Ej Anvisningar 1) Ange vilka handlingar som inkommer till och upprättas på avdelningen. Kan vara på olika media. OBS Viktigt att allt tas med! 2) Ange medium , t ex papper eller digitalt 3) 4) Ange sorteringsordning dvs hur handlingarna är ordnade inbördes, utifrån en viss sorteringsprinciper. T ex är personnummer, paragrafer och kronologisk, olika sätt att sortera handlingstyper på. Ange var handlingarna fysiskt förvaras. T ex närarkiv/arkivskåp och/ eller mapp/system 5) 6) 7) Anmärkning 7) ”kommunala ärendehantering”. Kommunstyrelsen ansvarar för arkivläggningen av diarieplanen. Kultur- och fritids kopia kan gallras vid inaktualitet Skrivs ut på papper från diariet när ärendet avslutas. Utskrift sker från diariet när respektive ärende har avslutats och placeras längst fram i akten. Original överlämnas till kansliet. Kopior behålls på kultur- och fritidsförvaltningen. Sidan 5 Ange om handlingen ska gallras eller bevaras. Om handlingen ska gallras, ange efter hur många år. Ange tidpunkt när handlingen ska levereras till kommunarkivet. Obs! Gäller bara handlingstyper som ska bevaras. Under anmärkning skrivs förtydliganden om handlingarna/uppgifterna som inte fått plats i övriga kolumner. Ex om handlingarna innehåller sekretess. Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Förvaltning Enhet/verksamhet Arkivansvarig Upprättad av Fastställd, datum och paragraf Kultur- och fritidsnämnden Eva Wiström Kultur- och fritidsförvaltningen Kultur- och fritid Birgitta Johansson KFN 2015-08-27, § 5:10 Handlingstyp 1) Medium 2) Sorteringsordning 3) Förvaring 4) Blankett ”personuppgift” Papper Alfabetisk ordning Pärm hos administrativ samordnare Blankett ”sekretessintyg” Papper Alfabetisk ordning Pärm hos administrativ samordnare Gallring/ bevarande 5) Gallras, 5 år Leverans till kommunarkivet 6) Ej Bevaras Ej Anmärkning 7) Uppgifter lämnas till lönekontoret. Kopia behålls på kultur- och fritidsförvaltningen. Blanketterna förvaras på kultur- och fritidsförvaltningen och dessa är belagda med sekretess. Nämndens ledamöter har skrivit under denna blankett. Korrespondens och informationsmaterial Anvisningar 1) Ange vilka handlingar som inkommer till och upprättas på avdelningen. Kan vara på olika media. OBS Viktigt att allt tas med! 2) Ange medium , t ex papper eller digitalt 3) 4) Ange sorteringsordning dvs hur handlingarna är ordnade inbördes, utifrån en viss sorteringsprinciper. T ex är personnummer, paragrafer och kronologisk, olika sätt att sortera handlingstyper på. Ange var handlingarna fysiskt förvaras. T ex närarkiv/arkivskåp och/ eller mapp/system 5) 6) 7) Sidan 6 Ange om handlingen ska gallras eller bevaras. Om handlingen ska gallras, ange efter hur många år. Ange tidpunkt när handlingen ska levereras till kommunarkivet. Obs! Gäller bara handlingstyper som ska bevaras. Under anmärkning skrivs förtydliganden om handlingarna/uppgifterna som inte fått plats i övriga kolumner. Ex om handlingarna innehåller sekretess. Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Förvaltning Enhet/verksamhet Arkivansvarig Upprättad av Fastställd, datum och paragraf Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Eva Wiström Birgitta Johansson KFN 2015-08-27, § 5:10 Handlingstyp 1) Medium 2) Sorteringsordning 3) Förvaring 4) Inkomna och utgående handlingar registrerade på postlistan (från myndigheter och allmänheten) Papper/digitalt Alfabetisk ordning Dpl-beteckning Pärm hos registrator, Public 360 Diarieförda handlingar (original) Papper/digitalt Dpl-beteckning Handlingar för kännedom exempelvis detaljplaner, policy Kopior av handlingar för kännedom, som i original förvaras på annat håll i kommunen Papper/digitalt Papper/digitalt Gallring/ bevarande 5) Gallras, 3 år Leverans till kommunarkivet 6) Ej Anmärkning 7) Arkivskåp/Public 360 Bevaras 5 år Kronologisk ordning Dpl-beteckning Pärm hos registrator, Public 360 Gallras, 3 år Ej Kronologisk ordning Dpl-beteckning Pärm hos registrator, Public 360 Gallras (se anmärkning) Ej Sms, mail som tillhör handlingar eller blir ett ärende till nämnden. Om det blir ett ärende hamnar det i diariet och då bevaras det och levereras till centralarkivet. Gallras vi inaktualitet. Anvisningar 1) Ange vilka handlingar som inkommer till och upprättas på avdelningen. Kan vara på olika media. OBS Viktigt att allt tas med! 2) Ange medium , t ex papper eller digitalt 3) 4) Kultur- och fritid Ange sorteringsordning dvs hur handlingarna är ordnade inbördes, utifrån en viss sorteringsprinciper. T ex är personnummer, paragrafer och kronologisk, olika sätt att sortera handlingstyper på. Ange var handlingarna fysiskt förvaras. T ex närarkiv/arkivskåp och/ eller mapp/system 5) 6) 7) Handlingar som inte tillhör ett ärende. Sidan 7 Ange om handlingen ska gallras eller bevaras. Om handlingen ska gallras, ange efter hur många år. Ange tidpunkt när handlingen ska levereras till kommunarkivet. Obs! Gäller bara handlingstyper som ska bevaras. Under anmärkning skrivs förtydliganden om handlingarna/uppgifterna som inte fått plats i övriga kolumner. Ex om handlingarna innehåller sekretess. Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Förvaltning Enhet/verksamhet Arkivansvarig Upprättad av Fastställd, datum och paragraf Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Eva Wiström Kultur- och fritid Birgitta Johansson Handlingstyp 1) Medium 2) Sorteringsordning 3) Förvaring 4) Handlingar inkomna för kännedom samt allmän information, meddelanden och frågor av kortvarig betydelse Enklare förfrågningar per e-post Papper/digitalt Alfabetisk ordning Dpl-beteckning Digitalt Postlistor KFN 2015-08-27, § 5:10 Leverans till kommunarkivet 6) Ej Anmärkning 7) Pärm hos registrator, Public 360 Gallring/ bevarande 5) Gallras (se anmärkning) Kronologisk ordning Respektive tjänstemans e-postlåda, Public 360 Gallras (se anmärkning) Ej Gallras vid inaktualiet Papper/digitalt Per sammanträde Pärm hos administrativ samordnare, Public 360 Gallras (se anmärkning) Kvitton personliga utlägg Papper Kronologisk ordning Pärm hos administrativ samordnare Gallras, 10 år Ej Lista med utlämnade Accesskort Papper Per kortnummer Gallras, 2 år Ej Rekvisitioner Papper Kronologisk ordning Pärm hos handläggare på Kultur- och fritidsförvaltningen Närarkiv Gallras Ej Anvisningar 1) Ange vilka handlingar som inkommer till och upprättas på avdelningen. Kan vara på olika media. OBS Viktigt att allt tas med! 2) Ange medium , t ex papper eller digitalt 3) 4) Ange sorteringsordning dvs hur handlingarna är ordnade inbördes, utifrån en viss sorteringsprinciper. T ex är personnummer, paragrafer och kronologisk, olika sätt att sortera handlingstyper på. Ange var handlingarna fysiskt förvaras. T ex närarkiv/arkivskåp och/ eller mapp/system 5) 6) 7) Gallras vid inaktualitet. Skrivs ut till varje nämndssammanträde. Gallras vid inaktualiet. Rapporteras i programmet Rapportera. Gallras efter kontroll (kontering) Sidan 8 Ange om handlingen ska gallras eller bevaras. Om handlingen ska gallras, ange efter hur många år. Ange tidpunkt när handlingen ska levereras till kommunarkivet. Obs! Gäller bara handlingstyper som ska bevaras. Under anmärkning skrivs förtydliganden om handlingarna/uppgifterna som inte fått plats i övriga kolumner. Ex om handlingarna innehåller sekretess. Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Förvaltning Enhet/verksamhet Arkivansvarig Upprättad av Fastställd, datum och paragraf Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Eva Wiström Birgitta Johansson Handlingstyp 1) Medium 2) Sorteringsordning 3) Förvaring 4) Flextidsammanställningar Digitalt Årsvis G: och H: Semesterlista för förvaltningen Digitalt Per år Statistiska uppgifter som lämnas till Statistiska centralbyrån Klagomålshantering/ Synpunkter Papper/digitalt Digitalt 4) KFN 2015-08-27, § 5:10 Gallring/ bevarande 5) Gallras, 2 år Leverans till kommunarkivet 6) Ej G: Gallras (se anmärkning) Ej Kronologisk ordning Dpl-beteckning Pärm hos handläggare, Public 360 Gallras, 2 år Ej Kronologisk ordning Dpl-beteckning Pärm hos handläggare, Public 360 Gallras, 3 år Ej Anvisningar 1) Ange vilka handlingar som inkommer till och upprättas på avdelningen. Kan vara på olika media. OBS Viktigt att allt tas med! 2) Ange medium , t ex papper eller digitalt 3) Kultur- och fritid Ange sorteringsordning dvs hur handlingarna är ordnade inbördes, utifrån en viss sorteringsprinciper. T ex är personnummer, paragrafer och kronologisk, olika sätt att sortera handlingstyper på. Ange var handlingarna fysiskt förvaras. T ex närarkiv/arkivskåp och/ eller mapp/system 5) 6) 7) Anmärkning 7) Varje chef avgör hur denne kontrollerar den anställdes flextid. Anställd har möjlighet att fylla i ett Excelark med arbetad tid. Gallras vid inaktualitet. Lista som fylls i för önskad ledighet januari – december varje år. Det kan vara frågan om betygsstatistik, ämnesprov, hur många elever i varje årskurs. Bevaras om klagomålet/synpunkterna leder till ett ärende i nämnden och i så fall levereras det till centralarkivet. Sidan 9 Ange om handlingen ska gallras eller bevaras. Om handlingen ska gallras, ange efter hur många år. Ange tidpunkt när handlingen ska levereras till kommunarkivet. Obs! Gäller bara handlingstyper som ska bevaras. Under anmärkning skrivs förtydliganden om handlingarna/uppgifterna som inte fått plats i övriga kolumner. Ex om handlingarna innehåller sekretess. Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Förvaltning Enhet/verksamhet Arkivansvarig Upprättad av Fastställd, datum och paragraf Kultur- och fritidsnämnden Eva Wiström Kultur- och fritidsförvaltningen Birgitta Johansson Handlingstyp 1) Medium 2) Sorteringsordning 3) Förvaring 4) Kurser, seminarier och andra utbildningar i egen regi Digitalt Kronologisk ordning Public 360 Inbjudan till kurser och konferenser Papper/digitalt Kronologisk ordning Skrivelser/handlingar Kommunförbundet Stockholms län och Sveriges Kommuner och Landsting Digitalt Kronologisk ordning 4) KFN 2015-08-27, § 5:10 Gallring/ bevarande 5) Se anmärkning Leverans till kommunarkivet 6) Ej Public 360 Gallras (se anmärkning) Ej Public 360 Gallras, 1 år Ej Anvisningar 1) Ange vilka handlingar som inkommer till och upprättas på avdelningen. Kan vara på olika media. OBS Viktigt att allt tas med! 2) Ange medium , t ex papper eller digitalt 3) Kultur- och fritid Ange sorteringsordning dvs hur handlingarna är ordnade inbördes, utifrån en viss sorteringsprinciper. T ex är personnummer, paragrafer och kronologisk, olika sätt att sortera handlingstyper på. Ange var handlingarna fysiskt förvaras. T ex närarkiv/arkivskåp och/ eller mapp/system 5) 6) 7) Anmärkning 7) Program, deltagarlistor, eventuellt unikt studiematerial samt kopior av kursintyg bevaras. Övriga handlingar gallras vid inaktualitet. Ett urval registreras på postlistan. Se gallringsföreskrifter för handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Registreras på postlistan. Sidan 10 Ange om handlingen ska gallras eller bevaras. Om handlingen ska gallras, ange efter hur många år. Ange tidpunkt när handlingen ska levereras till kommunarkivet. Obs! Gäller bara handlingstyper som ska bevaras. Under anmärkning skrivs förtydliganden om handlingarna/uppgifterna som inte fått plats i övriga kolumner. Ex om handlingarna innehåller sekretess. Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Förvaltning Enhet/verksamhet Arkivansvarig Upprättad av Fastställd, datum och paragraf Kultur- och fritidsnämnden Eva Wiström Handlingstyp 1) Kultur- och fritidsförvaltningen Kultur- och fritid Birgitta Johansson KFN 2015-08-27, § 5:10 Medium 2) Sorteringsordning 3) Förvaring 4) Gallring/ bevarande 5) Leverans till kommunarkivet 6) Anmärkning 7) Original av avtal Papper/digitalt Alfabetisk ordning Public 360 Ej Gallras vid inaktualitet. Driftsavtal (ex. när en förening driftar anläggning) Digitalt Alfabetisk ordning Server Gallras (se anmärkning Gallras (se anmärkning) Ej Original förvaras på upphandlingsenheten. Gallras vid inaktualiet. Ramavtal Digitalt Alfabetisk ordning Server Gallras (se anmärkning) Ej Original förvaras på upphandlingsenheten. Gallras vid inaktualitet. Papper Alfabetisk ordning Arkivskåp Gallras (se anmärkning) Ej Gallras 2 år efter upphörd giltighetstid. Avtal Hyreskontrakt Hyreskontrakt av stor vikt eller långvarig karaktär Anvisningar 1) Ange vilka handlingar som inkommer till och upprättas på avdelningen. Kan vara på olika media. OBS Viktigt att allt tas med! 2) Ange medium , t ex papper eller digitalt 3) 4) Ange sorteringsordning dvs hur handlingarna är ordnade inbördes, utifrån en viss sorteringsprinciper. T ex är personnummer, paragrafer och kronologisk, olika sätt att sortera handlingstyper på. Ange var handlingarna fysiskt förvaras. T ex närarkiv/arkivskåp och/ eller mapp/system 5) 6) 7) Sidan 11 Ange om handlingen ska gallras eller bevaras. Om handlingen ska gallras, ange efter hur många år. Ange tidpunkt när handlingen ska levereras till kommunarkivet. Obs! Gäller bara handlingstyper som ska bevaras. Under anmärkning skrivs förtydliganden om handlingarna/uppgifterna som inte fått plats i övriga kolumner. Ex om handlingarna innehåller sekretess. Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Förvaltning Enhet/verksamhet Arkivansvarig Upprättad av Fastställd, datum och paragraf Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Eva Wiström Handlingstyp 1) Kultur- och fritid Birgitta Johansson KFN 2015-08-27, § 5:10 Medium 2) Sorteringsordning 3) Förvaring 4) Gallring/ bevarande 5) Leverans till kommunarkivet 6) Anmärkning 7) Ansökan och bilagor till ungdomsföreningsbidrag Digitalt Dpl-beteckning Public 360 Gallras (se anmärkning) 5 år Med undantag för års- och verksamhetsberättelser. Beslut om ungdomsbidrag (utbetalning av kontantbidrag) Papper/digitalt Alfabetisk ordning Pärm hos kultursekreterare, Public 360 Bevaras 3 år Ingår i diarieförda handlingar, delegationsbeslut. Föreningars års- och verksamhetsberättel se revisionsberättelse, (inkommer i samband med bidragsansökningar) Papper Årsvis ordning Hos registrator Bevaras 5 år Kultur- och fritid Anvisningar 1) Ange vilka handlingar som inkommer till och upprättas på avdelningen. Kan vara på olika media. OBS Viktigt att allt tas med! 2) Ange medium , t ex papper eller digitalt 3) 4) Ange sorteringsordning dvs hur handlingarna är ordnade inbördes, utifrån en viss sorteringsprinciper. T ex är personnummer, paragrafer och kronologisk, olika sätt att sortera handlingstyper på. Ange var handlingarna fysiskt förvaras. T ex närarkiv/arkivskåp och/ eller mapp/system 5) 6) 7) Sidan 12 Ange om handlingen ska gallras eller bevaras. Om handlingen ska gallras, ange efter hur många år. Ange tidpunkt när handlingen ska levereras till kommunarkivet. Obs! Gäller bara handlingstyper som ska bevaras. Under anmärkning skrivs förtydliganden om handlingarna/uppgifterna som inte fått plats i övriga kolumner. Ex om handlingarna innehåller sekretess. Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Förvaltning Enhet/verksamhet Arkivansvarig Upprättad av Fastställd, datum och paragraf Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Eva Wiström Birgitta Johansson Handlingstyp 1) Medium 2) Sorteringsordning 3) Förvaring 4) Föreningsuppgifter bland annat kontakter, bankgiro och övrigt Digitalt Alfabetisk ordning G: Bidragsansökningar, särskilda bidrag, bidrag till studieförbund, kulturturismbidrag Papper/digitalt Alfabetisk ordning Dpl-beteckning Beslut om särskilda bidrag, bidrag till studieförbund, kulturturismbidrag Digitalt Dpl-beteckning 4) KFN 2015-08-27, § 5:10 Gallring/ bevarande 5) Gallras, 1 år Leverans till kommunarkivet 6) Ej *) Pärm hos registrator, pärm hos kultursekreterare, Public 360 Gallras, 5 år Ej Public 360 Bevaras 5 år Anvisningar 1) Ange vilka handlingar som inkommer till och upprättas på avdelningen. Kan vara på olika media. OBS Viktigt att allt tas med! 2) Ange medium , t ex papper eller digitalt 3) Kultur- och fritid Ange sorteringsordning dvs hur handlingarna är ordnade inbördes, utifrån en viss sorteringsprinciper. T ex är personnummer, paragrafer och kronologisk, olika sätt att sortera handlingstyper på. Ange var handlingarna fysiskt förvaras. T ex närarkiv/arkivskåp och/ eller mapp/system 5) 6) 7) Anmärkning 7) Gallras när föreningen upphör efter att ha tagit ut 1 exemplar på papper, 1 gång per år. Ett exemplar skrivs ut på papper i december varje år. Uppgifter om föreningar vars verksamhet har upphört gallras. *)Lista som skrivs ut levereras till arkivet. Med undantag för föreningars års- och verksamhetsberättelser. Diarieförda handlingar, delegationsbeslut bevaras. Beslut taget på delegation. Sidan 13 Ange om handlingen ska gallras eller bevaras. Om handlingen ska gallras, ange efter hur många år. Ange tidpunkt när handlingen ska levereras till kommunarkivet. Obs! Gäller bara handlingstyper som ska bevaras. Under anmärkning skrivs förtydliganden om handlingarna/uppgifterna som inte fått plats i övriga kolumner. Ex om handlingarna innehåller sekretess. Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Förvaltning Enhet/verksamhet Arkivansvarig Upprättad av Fastställd, datum och paragraf Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsförvaltningen Eva Wiström Kultur- och fritid Birgitta Johansson Handlingstyp 1) Medium 2) Sorteringsordning 3) Förvaring 4) Ansökan till kulturpriset Beslut om kulturpriset Digitalt Dpl-beteckning Digitalt Ansökan och underlag till bidrag för Skapande skola KFN 2015-08-27, § 5:10 Leverans till kommunarkivet 6) 5 år Anmärkning 7) Public 360 Gallring/ bevarande 5) Bevaras Dpl-beteckning Public 360 Bevaras 5 år Papper/digitalt Dpl-beteckning Arkivskåp, pärm hos kultursekreterare, Public 360 Bevaras (se anmärkning 5 år Beslut om bidrag för Skapande skola Papper/digitalt DPL-beteckning Bevaras 5 år Regitart Digitalt Kronologisk ordning Arkivskåp, pärm hos kultursekreterare, Public 360 Server Genom beslut i nämnden så ingår detta i diarieförda handlingar och blir därmed protokollförda. Samordning av bidrag från kulturrådet för fördelning till skolor. Underlag sparas men ansökan gallras. Ingår i diarieförda handlingar. Bevaras 5 år Anvisningar 1) Ange vilka handlingar som inkommer till och upprättas på avdelningen. Kan vara på olika media. OBS Viktigt att allt tas med! 2) Ange medium , t ex papper eller digitalt 3) 4) Ange sorteringsordning dvs hur handlingarna är ordnade inbördes, utifrån en viss sorteringsprinciper. T ex är personnummer, paragrafer och kronologisk, olika sätt att sortera handlingstyper på. Ange var handlingarna fysiskt förvaras. T ex närarkiv/arkivskåp och/ eller mapp/system 5) 6) 7) Utskrift på papper av det digitala registret görs i samband med inventering, vartannat år. Uppgifter om enskilda konstverk gallras när konstverket inte längre finns kvar. Sidan 14 Ange om handlingen ska gallras eller bevaras. Om handlingen ska gallras, ange efter hur många år. Ange tidpunkt när handlingen ska levereras till kommunarkivet. Obs! Gäller bara handlingstyper som ska bevaras. Under anmärkning skrivs förtydliganden om handlingarna/uppgifterna som inte fått plats i övriga kolumner. Ex om handlingarna innehåller sekretess. Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Förvaltning Enhet/verksamhet Arkivansvarig Upprättad av Fastställd, datum och paragraf Kultur- och fritidsnämnden Eva Wiström Kultur- och fritidsförvaltningen Birgitta Johansson KFN 2015-08-27, § 5:10 Handlingstyp 1) Medium 2) Sorteringsordning 3) Förvaring 4) UtställningsFörteckning Papper Kronologisk ordning Pärm hos Kultursekreterare Protokoll, minnesanteckningar från kulturombudsmöten/ skapande skola Papper/digitalt Kronologisk ordning Program skolteater, skolbio Digitalt Kronologisk ordning Gallring/ bevarande 5) Gallras, 3 år Leverans till kommunarkivet 6) Ej Kultursekreterare, pärm, G: Gallras efter överenskommelse Ej Server Bevaras 5 år Anvisningar 1) Ange vilka handlingar som inkommer till och upprättas på avdelningen. Kan vara på olika media. OBS Viktigt att allt tas med! 2) Ange medium , t ex papper eller digitalt 3) 4) Kultur- och fritid Ange sorteringsordning dvs hur handlingarna är ordnade inbördes, utifrån en viss sorteringsprinciper. T ex är personnummer, paragrafer och kronologisk, olika sätt att sortera handlingstyper på. Ange var handlingarna fysiskt förvaras. T ex närarkiv/arkivskåp och/ eller mapp/system 5) 6) 7) Anmärkning 7) Utställning av nyinköpt konst på biblioteket, offentlig redovisning. Vissa lärare på skolorna är så kallade kulturombud. De distribuerar program, foldrar angående allmänkulturens evenemang. Kulturombuden träffas två gånger per år. Den interna fördelningen av Skapande skola medel som går ut till skolorna sparas och även ansökan och svar från Kulturrådet. Utskrift på papper görs årligen. Erbjudanden som går ut per mail till skolor och förskolor dessa bevaras. Bokningar, vilka skolor, förskolor som har bokat vad gallras. Sidan 15 Ange om handlingen ska gallras eller bevaras. Om handlingen ska gallras, ange efter hur många år. Ange tidpunkt när handlingen ska levereras till kommunarkivet. Obs! Gäller bara handlingstyper som ska bevaras. Under anmärkning skrivs förtydliganden om handlingarna/uppgifterna som inte fått plats i övriga kolumner. Ex om handlingarna innehåller sekretess. Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Förvaltning Enhet/verksamhet Arkivansvarig Upprättad av Fastställd, datum och paragraf Kultur- och fritidsnämnden Eva Wiström Kultur- och fritidsförvaltningen Kultur- och fritid Birgitta Johansson KFN 2015-08-27, § 5:10 Handlingstyp 1) Medium 2) Sorteringsordning 3) Förvaring 4) Gallring/ bevarande 5) Gallras, 5 år Leverans till kommunarkivet 6) Ej Anmärkning 7) Sammanställning av sålda/ej sålda biljetter (rosa biljetter) Evenemang/offentliga program Papper Kronologisk ordning Pärm hos kultursekreterare Papper/digitalt Kronologisk ordning/per projekt Pärm hos kultursekreterare, Outlook Pärm hos kultursekreterare Bevaras 5 år Ingår i diarieförda handlingar. Broschyrer, informationsblad Papper Kronologisk ordning Bevaras 5 år Kronologisk ordning Kultursekreterare Bevaras 5 år Papper Kronologisk ordning Kultursekreterare Bevaras 5 år Annonser Papper Kronologisk ordning Bevaras 3 år Pressmeddelanden, kopior Papper/digitalt Kronologisk ordning Pärm hos kultursekreterare och kulturstrateg Kultursekreterare, pärm, server Ett exemplar sparas och det gäller egen producerade broschyrer. Ett exemplar sparas och det gäller egen producerade affischer. Ett exemplar sparas och det gäller affischer som externa har producerat). Annonser i lokala tidningar. Affischer (egen producerade) Papper Affischer (extern producerade) Gallras, 3 år Ej Anvisningar 1) Ange vilka handlingar som inkommer till och upprättas på avdelningen. Kan vara på olika media. OBS Viktigt att allt tas med! 2) Ange medium , t ex papper eller digitalt 3) 4) Ange sorteringsordning dvs hur handlingarna är ordnade inbördes, utifrån en viss sorteringsprinciper. T ex är personnummer, paragrafer och kronologisk, olika sätt att sortera handlingstyper på. Ange var handlingarna fysiskt förvaras. T ex närarkiv/arkivskåp och/ eller mapp/system 5) 6) 7) Original sparas på kommunikationsenheten. Sidan 16 Ange om handlingen ska gallras eller bevaras. Om handlingen ska gallras, ange efter hur många år. Ange tidpunkt när handlingen ska levereras till kommunarkivet. Obs! Gäller bara handlingstyper som ska bevaras. Under anmärkning skrivs förtydliganden om handlingarna/uppgifterna som inte fått plats i övriga kolumner. Ex om handlingarna innehåller sekretess. Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Förvaltning Enhet/verksamhet Arkivansvarig Upprättad av Fastställd, datum och paragraf Kultur- och fritidsnämnden Eva Wiström Kultur- och fritidsförvaltningen Kultur- och fritid Birgitta Johansson KFN 2015-08-27, § 5:10 Handlingstyp 1) Medium 2) Sorteringsordning 3) Förvaring 4) Gallring/ bevarande 5) Gallras, 3 år Leverans till kommunarkivet 6) Ej Bokningsbekräftelser, kulturevenemang äldrevård Papper Kronologisk ordning Pärm hos kultursekreterare Protokoll/mötesanteckningar arbetsplatsträff (APT) Handkassa originalverifikationer och slutredovisning Rekvisitioner (gröna) Rekvisitionslista Papper / digitalt Kronologisk ordning G:/Pärm, AdmSam Bevaras 5 år Papper Kronologisk ordning Närarkiv Gallras, 10 år Ej Papper Papper Kronologisk ordning Kronologisk ordning Närarkiv Närarkiv Gallras, 10 år Gallras, 10 år Ej Ej Fotografier, bilder (analoga och digitala) Papper/digitalt Kronologisk ordning G:/Närarkiv Bevaras 5 år Anmärkning 7) Åldreboenden kan boka kulturprogram via landstinget. Kommunen finansierar delvis, varför landstinget skickar bokningsbekräftelse. Biblioteksverksamhet Anvisningar 1) Ange vilka handlingar som inkommer till och upprättas på avdelningen. Kan vara på olika media. OBS Viktigt att allt tas med! 2) Ange medium , t ex papper eller digitalt 3) 4) Ange sorteringsordning dvs hur handlingarna är ordnade inbördes, utifrån en viss sorteringsprinciper. T ex är personnummer, paragrafer och kronologisk, olika sätt att sortera handlingstyper på. Ange var handlingarna fysiskt förvaras. T ex närarkiv/arkivskåp och/ eller mapp/system 5) 6) 7) Avser lista över utlämnade rekvisitioner Bevaras i urval. Notera namn, årtal och fotograf. Sidan 17 Ange om handlingen ska gallras eller bevaras. Om handlingen ska gallras, ange efter hur många år. Ange tidpunkt när handlingen ska levereras till kommunarkivet. Obs! Gäller bara handlingstyper som ska bevaras. Under anmärkning skrivs förtydliganden om handlingarna/uppgifterna som inte fått plats i övriga kolumner. Ex om handlingarna innehåller sekretess. Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Förvaltning Enhet/verksamhet Arkivansvarig Upprättad av Fastställd, datum och paragraf Kultur- och fritidsnämnden Eva Wiström Kultur- och fritidsförvaltningen Kultur- och fritid Birgitta Johansson Handlingstyp 1) Medium 2) Sorteringsordning 3) Förvaring 4) Inskrivningsblankett för omyndiga låntagare Papper Alfabetisk ordning Halvårs- och årsstatistik Digitalt Kursprogram KFN 2015-08-27, § 5:10 Leverans till kommunarkivet 6) Ej Anmärkning 7) Närarkiv Gallring/ bevarande 5) Gallras Kronologisk ordning www.besoksraknare.se Gallras Ej Papper Kronologisk ordning Närarkiv Bevaras 5 år Låntagarregister Digitalt Alfabetisk ordning Databas Gallras Ej Tas ut från Book-IT och ingår i verksamhetsberättelsen. Gallras vid inaktualitet. Syftar på de kurser som biblioteket anordnar. Gallras vid inaktualitet Pressklipp Projekt – ansökan, dokumentation SCB-statistik Avtal/förbindelse med låntagare (datasal med mera) Papper Papper Kronologisk ordning Kronologisk ordning Närarkiv Närarkiv Bevaras Bevaras 5 år 5 år Papper Papper Kronologisk ordning Kronologisk ordning Närarkiv Pärm bakom disken Bevaras Gallras 5 år Ej Anvisningar 1) Ange vilka handlingar som inkommer till och upprättas på avdelningen. Kan vara på olika media. OBS Viktigt att allt tas med! 2) Ange medium , t ex papper eller digitalt 3) 4) Ange sorteringsordning dvs hur handlingarna är ordnade inbördes, utifrån en viss sorteringsprinciper. T ex är personnummer, paragrafer och kronologisk, olika sätt att sortera handlingstyper på. Ange var handlingarna fysiskt förvaras. T ex närarkiv/arkivskåp och/ eller mapp/system 5) 6) 7) Gallras vid inaktualitet EU, nationella bidrag med fler Avser verksamhetsstatistik Gallras efter giltighetstiden Sidan 18 Ange om handlingen ska gallras eller bevaras. Om handlingen ska gallras, ange efter hur många år. Ange tidpunkt när handlingen ska levereras till kommunarkivet. Obs! Gäller bara handlingstyper som ska bevaras. Under anmärkning skrivs förtydliganden om handlingarna/uppgifterna som inte fått plats i övriga kolumner. Ex om handlingarna innehåller sekretess. Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Förvaltning Enhet/verksamhet Arkivansvarig Upprättad av Fastställd, datum och paragraf Kultur- och fritidsnämnden Eva Wiström Kultur- och fritidsförvaltningen Birgitta Johansson KFN 2015-08-27, § 5:10 Handlingstyp 1) Medium 2) Sorteringsordning 3) Förvaring 4) Förteckning över tidskrifter och dagstidningar Digitalt Papper Alfabetisk ordning Server, book-IT, Kompendium bakom disken Dokumentation av programverksamhet Informationsbroschy rer, program och affischer Taltidningar (Daisyskivor) Kassarullar Papper Kronologisk ordning Papper Gallring/ bevarande 5) Gallras vid inaktualitet Leverans till kommunarkivet 6) Ej Anmärkning 7) Pärmar Bevaras 5 år Avser författarbesök med mera. Kronologisk ordning Pärmar Bevaras 5 år AV-media Kronologisk ordning Kronologisk ordning Gallras vid inaktualitet Gallras, 10 år Ej SD-kort. Läggs ut i på avsedd hylla i biblioteket Närarkiv Anvisningar 1) Ange vilka handlingar som inkommer till och upprättas på avdelningen. Kan vara på olika media. OBS Viktigt att allt tas med! 2) Ange medium , t ex papper eller digitalt 3) 4) Kultur- och fritid Ange sorteringsordning dvs hur handlingarna är ordnade inbördes, utifrån en viss sorteringsprinciper. T ex är personnummer, paragrafer och kronologisk, olika sätt att sortera handlingstyper på. Ange var handlingarna fysiskt förvaras. T ex närarkiv/arkivskåp och/ eller mapp/system 5) 6) 7) Ej Sidan 19 Ange om handlingen ska gallras eller bevaras. Om handlingen ska gallras, ange efter hur många år. Ange tidpunkt när handlingen ska levereras till kommunarkivet. Obs! Gäller bara handlingstyper som ska bevaras. Under anmärkning skrivs förtydliganden om handlingarna/uppgifterna som inte fått plats i övriga kolumner. Ex om handlingarna innehåller sekretess.
© Copyright 2024