o En oberoende kvalitetskontroll av kliniska prövningar
o Enligt ICH-GCP krav vid läkemedelsprövning
o Inget krav vid andra studier, men önskvärt?
För att kontrollera att:
o Forskningspersonens rättigheter och säkerhet
upprätthålls
o Insamlade data är korrekta och verifierbara
o Prövningen genomförs i enlighet med studieprotokollet
och tillämpligt regelverk
o ”För att det ser bra ut vid publikation”
I protokollet:
→
Sponsors ansvar att anlita
en lämplig monitor
Från en annan klinik? Forum Östergötland
och likande
stödfunktioner
CRO’s
…ha den vetenskapliga
och/eller den kliniska
kunskapen som behövs
för att kunna utföra
adekvat monitorering.
…ha lämplig utbildning.
T.ex. i GCP och
monitorering.
… ha dokumenterade
kvalifikationer. Be om
ett CV!
Monitorn ska…
…vara oberoende av
prövningen. Tänk efter
innan du anlitar din
kollega/nära vän som
monitor i din prövning!
Minimum 3 besök/studie
Många orsaker till att ha fler besök:
• Hög-risk-studie
• Fas 1 studie
• Studie på barn eller annan ”känslig grupp”
• Stark biverkningsprofil
• Ovant studieteam
• Inklusions-takten
1 besök/halvår eller 1 besök/år om vi monitorerar
I vilken omfattning?
100% på:
• Informerat samtycke
• AE/SAE
• Inklusion/exklusionskriterier + journal
• Primär utfallsvariabel
Definitioner:
AE= adverse event
SAE= serious adverse event
Källdata = orginaldata (journalen
för de flesta variabler)
X % insamlade data överensstämmer med källdata
X % är rätt randomiserade
I vilken omfattning?
Hur många patienter som tittas på och i vilken grad- sponsor
som bestämmer.
I praktiken gör vi ett förslag på monitoreringsplan exv. de två
första patienterna i sin helhet.
CRF:
•
Informerat samtycke: 100 %
•
Inklusions- exklusionskriterier: 50 % av inkluderade patienter/klinik
•
Randomiseringsprocedur: 50 % av inkluderade patienter/klinik. Kontrollera att patienten har
randomiseras i konsekutiv ordningsföljd efter genomgången operation. Kontrollera att dokumentation
finns i CRF (fastnitad klisteretikett) och i journal. Kontrollera att randomisering stämmer med
randomiseringslistan.
•
Följsamhet till behandling eller kontrollgrupp: 50 %, kontrollera följsamhet till randomiserad grupp.
Uppföljning av sjukgymnast/AT på ryggkliniken ska ske för båda grupper ca 6-8 v postoperativ.
•
Läkemedelshantering: kontrollera att dosering och utsättning sker enligt protokoll. Kontrollera
dokumentation i journal och läkemedelslogg.
•
Primär utfallsvariabel; 100 %, kontrollera att CT vid 6 månader sker enligt tidsramar i protokoll.
Kontrollera att oberoende bedömning sker enligt protokoll.
•
Sekundär utfallsvariabel: 50 %, kontrollera att VAS, ODI och EQ5D görs enligt protokoll.
•
Kontroll av allvarliga händelser (SAE), 100 %, kontrollerar att alla SAE finns rapporterade enligt de
definitioner och inom de tidsramar som finns angivna i protokollet. Kontrollera att adekvat journalföring
finns och att uppföljning gjorts.
 Initieringsbesök: före första forskningspersonen
inkluderas
 Besök under prövningens gång
 Stängningsbesök: efter sista forskningspersonens
sista besök
• Oftast ett möte/klinik på plats
• Bra om sponsor, prövare, sköterska och monitor är med.
• Är studien startklar?
-personal & logistik
-utrustning
-läkemedel finns på plats?
-lab/apotek
-dokument (prövarpärm)
- vem gör vad?
Monitor och klinik
bokar tid för
ett besök
Kliniken tar fram
dokumentationen
(samtycken, CRF’er,
källdata m.m.)
Feedback till
prövare och
medarbetare.
Problemlösning.
Monitor kommer på besök och
genomför kvalitetskontrollen
Skriftlig rapport
till sponsor.
Sponsor är
formellt ansvarig
för åtgärder av
brister – inte
monitorn!
http://www.apotekarsocieteten.se/sektioner-kretsar/sektioner/klinisk-provning/generiska-mallar/
• Är det okej att låta en monitor titta i journalen??
• JA om:
-det står i samtycket.
-monitor/ verksamhetschef har signerat en
sekretessförbindelse.
- monitor får papperskopior av journalen
Enligt lagen får inte monitorn ges direkt tillträde till den elektroniska journalen om inte
forskningspersonernas journal på något sätt kan separeras från övriga patienters.
Två alternativ i Region Östergötland:

Utskrivna journalkopior. Det ska noteras i journalen att en kopia skrivits ut med
anledning av monitorering i XXX-prövningen och att dessa kommer att destrueras efter
prövningens slut.

Någon i personalen med inlogg övervakar monitorns aktiviteteter i journalen under hela
besöket.
Monitorn kontrollerar att:
 Huvudprövaren har tillräckliga kvalifikationer
 Att studieprotokollet följs
 Informerat samtycke inhämtas enligt EPNs godkännande
 Prövaren har tillgång till all relevant information för ett korrekt
genomförande av prövningen
 Alla essentiella dokument hålls uppdaterade
 Prövningsläkemedlens spårbarhet upprätthålls
 Läkemedel förvaras som föreskrivet
 Systemet för randomisering och blindning hanteras korrekt
 Utrustning i prövningen kalibreras och underhålls (t.ex. centrifuger, EKGapparater)
 Laboratorieprocesser och provhantering sköts enligt studieprotokoll
 Källdatagranskning eller ifyllandegrad
• Monitoreringsrapport till sponsor (krav enligt ICHGCP)
• Uppföljningsbrev till prövaren
• Ev. protokollsavvikelser
Monitor
Prövare
Sponsor
 Har alla data samlats in och brister åtgärdats?
 Insamling av CRF’er i original
 Destruktion av överblivet material (CRF’er, läkemedel,
randomiseringskuvert)
 Vet prövaren hur materialet ska arkiveras?
 Kontakta FÖ tidigt i prövningens planeringsfas
 Input på protokoll och CRF från en monitors perspektiv
 Monitoreringsavtal skrivs mellan FÖ och sponsor
 Monitorns ansvar listas
 Plan för omfattning av monitoreringen
Kostnad för LiU/RÖ-anställd sponsor: 500kr/h + ev. reskostnader.
Gratis rådgivning inför monitorering.
Kan vara bra om:
- Multicenter-studie
- Orutinerat studieteam
- Logistik mellan olika kliniker vid samma sjukhus
- Nytt randomiserings-system eller eCRF
För patienternas säkerhet och insamlande datas karaktär, men
också en kvalitetsstämpel inför publikation.
• Audit = intern granskning av någon avdelning
inom läkemedelsföretaget
• Inspektion= Läkemedelverkets externa
kontroll av kliniska läkemedelsprövningar
LVFS 2011:19
 Sponsor och prövare är skyldig att förvara
studiedokumentation i läsbart skick 10 år efter
studiens avslut
Patientdatalagen
 Journalhandlingar ska bevaras minst 10 år efter att
den sista uppgiften fördes in i handlingen.
 Gäller även röntgenbilder och dylikt
 RÖ arkiverar journaler >10 år
 Sponsor ansvarar för arkivering av sina dokument och varje
prövare ansvarar för arkivering av sina dokument
 Sponsor ska inte arkivera prövarens dokument!
SPONSORS DOKUMENT FÖR ARKIVERING
Inför studiestart
Genomförandefasen
Efter avslut
Studieprotokoll, CRF +
annat som beskriver
planerat genomförande
(alla versioner)
Ifyllda CRF i original
Läkemedelshantering
(destruktion,
återsändande)
Avtal (Ex: apotek, lab)
Myndigheters
godkännande (LV, EPN)
SPC/IB
Ev. ändringar i
studieprotokoll med
myndighets godkännande
Biverkningsrapporter
Monitors slutrapport
Avslutsrapport till LV
Databearbetning
Monitoreringsrapporter
Resultatrapport
Komplett lista på dokument för arkivering: ICH-GCP 8.2-8.4
PRÖVARENS DOKUMENTS FÖR ARKIVERING
Inför start
Prövarpärmen med alla
essentiella dokument
Genomförandefasen
Efter prövningens slut
Kopior av ifyllda CRF
Prövarpärmen med alla
essentiella dokument
(uppdaterade under
prövningens gång)
Signerade samtycken
Avtal (Ex: sponsor, lab)
PatientID-lista
Avslutsrapport till LV
Initieringsrapport från
monitor
Källdata
Resultatrapport
Komplett lista på dokument för arkivering: ICH-GCP 8.2-8.4
• Minst 10 år
• Sköts automatiskt som i klinisk rutin.
• Men om journal bara förs för studien såsom
kan ske på friska frivilliga så måste man
komma ihåg att arkivera dessa.
I läsligt skick för hela arkiveringstiden dvs:
 Data i elektroniskt format
 Spara på server?
 Arkivarie kan hjälpa till med lämpligt format
 Plastfickor förstör text på första sidan
 Lägg i ett tomt försättsblad
 Utskrifter från vissa analysinstrument bleknar med tiden
 Kopiera eller spara data elektroniskt
Låst utrymme där inte obehöriga
har tillträde
Brandsäkert
Vattensäkert: Inga sprinklers
 Förpacka dokumenten gemensamt (box, kartong)
 Minskar risken för att material sprids ut och förloras
 Fyll i arkiveringsdokument som beskriver vad som arkiverats
och vem som har tillgång till dokumenten
 Ge alltid verksamhetschef eller motsvarande tillgång
 Spara dokumentet tillsammans med arkiveringsplats på
kliniken
Universitetsarkivet




Arkivtid LiU = minst 10 år
Kostnadsfritt
Kan nyttjas av alla med LiU-anknytning
Arkiv i Hälsouniversitetets lokaler, sjukhusområdet
Kontakt:
Kontakta din institutionsadministratör för ytterligare information
Regionarkivet i Östergötland
 Tornby
 Arkivtid = minst 15 år
 Kostnad: 300 kr/påbörjad
meter och år t.o.m. att
forskningen är 15 år.
Kontakt:
Kontaktarkivarier för respektive centrum.
Regionarkivet har goda möjligheter att ta emot handlingar (på papper) från avslutad
forskning. Vid en deponering hos dem har kliniken/forskningshuvudman fortfarande
det lagliga ansvaret för handlingarna och hyr en hyllplats.
•
http://lisa.lio.se/Startsida/Verksamheter/Resurscentrum/Enheter/Regionarkivet/L
everanser-och-depositioner/Deposition-av-forskningshandlingar/
Prövare:
 Efter överenskommen arkiveringstid (≥10 år) ska sponsor
meddela om destruktion
 Efter sponsors godkännande kan ALLT destrueras
Sponsor:
 Kan efter arkiveringstid 10 år destruera ALLT studierelaterat
material