QSA005 Start av reservrutin
~~VÄSTRA 'Y' GÖTALANDSREGIONEN INSTRUKTION Dokumenttitel Version Start av reservrutin lä kemecle lsbeställningar till RGL 4.0 Sidan I av 14 Dokumentansvarig Dnr/id-nummer Giltig from QSA005 20 I 5-05-0 I Fredrik Vondracek, Kvalitetsansvarig apotelrnre, Sjukhusapoteket VGR \j!'.,~~~1=---- Datum V ------------- ----------- ------------- ---- -- --------- \~~ ------- - ------------------------- ----Marie Ra•rn1uson. chel' Sjukhusnpotckel VGR Start av reservrutin läkemedelsbeställningar till RGL Ändringar från föregående version Instruktionen reviderad i sin helhet efter övning och utvärdering av skarpt läge. Definitioner e-Builder Samordnare Marlmadsplatsen RGL Hamlet Support Visuera IT -koordinator Ett företag som ansvarar för tjänsteleveransen IT-tjänsten inom ehandel. Temporär roll vid driftstörningar som agerar samordnare för sjukhusapoteket VGR (lista med namngivna personer finns i bilaga 2) Det namn Västra Götalandsregionens eHandelsmodell har på den sammanlagda tjänsten IT-tjänsten och Produktkatalogen RegionGemensamt Lager, drivs av Apoteket AB Den inom VGR IT uppsatta förvaltningen för Hamlet och Horatio. Ett företag som ansvarar för tjänsteleveransen Produktkatalogen inom e-handel. Regional roll inom Sjukhusapoteket VGR Syfte Möjliggöra beställning och leverans av läkemedel vid brister i det elektroniska orderflödet, genom att beskriva hur brister i orderflödet mellan VGR och RGL identifieras och hanteras, samt hur beslut om start av reservrutin fattas. Målgrupp Sjukhusapoteket VGR regionalt och lokalt, RGL, VGR IT/Hamlet support Ansvar Hamlet support ansvarar för bevalming av orderflöde och felsökning vid brister i orderöverföring samt att informera berörda parter om status på felsökning Samordnare ansvarar för kontakt med Hamlet support och RGL samt att i samråd fatta beslut om start av reservrutin RGL ansvarar för att informera berörda parter vid driftstörningar på RGL eller utebliven orderingång samt att i samråd med Samordnare fatta beslut om start av reservrutin Sjukhusapoteket VGR lokalt ansvarar i förekommande fall för prioritering av enheter och att informera berörda enheter vid start av reservrutin, samt återgång till normalrutin Utförande Allmänt En Pärm Reservrutin för reservrutin ska finnas på Sjukhusapoteket VGR lokalt. Pärm Reservrutinen ska innehålla minst de dokument som anges i Bilaga 7. T"~VÄSTRA y INSTRUKTION GÖTALANDSREGIONEN Dokumenttitel Version Reservrutin läkemedelsbestä llningar till RGL 4.0 Siclan2av 14 Dokumentansvarig Dm/id-nummer Giltig from QSA005 20 15-05-0 I Fredrik Vpndyacek, Sign VGR: ~val itetsansvarig \J.. ~ _} apotekare, Sju khusapoteket VG R I Ordrar går normalt över ca kl 10: 00 vardagar (tilläggsordrar kl 14 och extrabeställningar kl 16) och levereras med nattleverans nästkommande vardag. Hantering av fel i orderöverföring beskrivs schematiskt i bild 1 nedan (se även bilaga 3) Ja (a) Hinner RGL levm•• / alla ordr ar 7 nej Nej (b) Svar ~~y 7 ja Bild I: Schematisk besluivning av hantering av fel i orderflödet. Flödet beskrivs övergripande i texten nedan, samt i detalj i bilaga 3 och 4. Detaljerad beskrivning finns i bilaga 4, Checklista för Koordinator 1. Identifiera fel och koordinering När fel i orderflödet upptäcks ska följande parter omedelbart kontaktas: • Hamlet support • IT-koordinator • RGL, teamchef farmaceut med kopia till kundservice RGL Kontaktuppgifter finns i bilaga 2. Upptäckande part ansvarar för att kontakta övriga parter. 1.1. Hamlet suppo11 rapporterar till [email protected] (en definierad sändlista kopplad till alla intressenter i eHandelsflödet) att problem i eHandelsflödet upptäckts om detta ännu inte gjorts av annan part. 1.2. Hamlet support startar felsökning och skickar ett standardmail till sjukhusapotekens funktionsbrevlådor att fel uppmärksammats . 1.3. IT-koordinator inom Sjukhusapoteket VGR utser en samordnare för vidare hantering av felet. Samordnaren meddelar funktionsbrevlådor på berörda förvaltningar aktuell status samt när nästa uppdatering av läget skickas ut. .,,...~ VÄSTRA y GÖTALANDSREG I ONEN INSTRUKTION Dokumenttitel Version Reservrut in läkemedelsbeställningar ti Il RG L 4.0 Sidan 3 av 14 Dokumentansvarig Dm/id-nummer Giltig from Fredrik Vondracek, Kva litetsa nsvarig apotekare, Sjukhusapoteket VG R QSA005 20 15-05-0 I SignVGR: ~ I 1.4. Hamlet support meddelar regelbundet samordnaren status i felsökningen var 30:e minut om annat ej är överenskommet. Samordnaren meddelar i sin tur status till funktionsbrevlådor inom Sjukhusapoteket VGR. 2. Atgärdsplanering 2.1. Om problemet kvarstår kontaktar samordnaren teamchef farmaceut RGL (Kundservice i andra hand, se bilaga 2) för att gemensamt planera åtgärder och beslut om vidare hantering. Den vidare hanteringen kan göras på tre sätt: a) e-handelsordrar används, samtliga bedöms hinna hanteras av RGL (se pkt 3 nedan) b) e-handelsordrar används, alla kommer inte hinna hanteras och en prioritering behöver göras (se pkt 4 nedan) c) e-handelsordrar används inte, en prioritering behöver göras och prioriterade ordrar måste därefter faxas/mailas till RGL (se pkt 5 nedan) 2.2. Efter beslut om vidare hantering informerar samordnaren funktionsbrevlådor på berörda förvaltningar om beslutet (modell a, b eller c ). Vid beslut att använda modell b :f,Qlj'ef bekräftar samordnaren via telefon att sjukhusapoteket VGR/lokalt eller c _ mottagit informationen. 2.3. Vid driftstopp ska samordnaren skicka ut statusuppdatering regelbundet till funktionsbrevlådor (förslagsvis var 30:e minut), oavsett om något nytt hänt. Samordnaren anger i mailet när nästa statusuppdatering kommer att skickas ut. Eventuellt beslut om att förbereda för faxrutin lokalt tas av Sjukhusapoteket VGR/lokalt. 3. e-handelsordrar används, samtliga bedöms hinna hanteras av RGL 3.1. Samordnaren informerar sjukhusapoteket VGR/lokalt om att alla ordrar kommer levereras i tid 3.2. Sjukhusapoteket VGR/lokalt meddelar vid behov berörda enheter 4. e-handelsordrar används, ordrar måste prioriteras 4.1. Samordnaren mailar funktionsbrevlådor med detaljerad info om att prioritering av beställande enheter måste göras. Samordnaren kontaktar därefter respektive lokalt Sjukhusapotek per telefon och informerar om mailet. 4.2. Sjukhusapoteket VGR/lokalt prioriterar enheter enligt i förväg uppgjord ordning (Alfresco/Referensbiblioteket/Prioritering av leveranser vid stora driftstörningar). Sjukhusapoteket VGR/lokalt mailar prioriteringsordning till Kundservice RGL, med kopia till samordnaren. 4.3. Samordnaren och RGL stämmer av uppgjord prioritering för att undvika missförstånd och säkerställa att prioriterade beställande enheter kommer hanteras. 4.4. Samordnaren återkopplar till sjukhusapoteket VGR/lokalt som i sin tur informerar berörda enheter vid behov. 5. Manuell beställning / 5.1. Samordnaren beslutar i samråd med RGL hur den manuella beställningen ska gåf till (fax och/eller mail). "'f"'~ VÄSTRA "'( INSTRUKTION GÖTALANDSREGIONEN Dokumenttitel Version Reservrut in läkemede lsbestä llningar till RG L 4 .0 Siclan4av 14 Dokumentansvarig Dnr/id-nummer Giltig from Fred rik Vondracek, Kva litetsansvarig apotekare, Sju khusapoteket VG R QSA005 20 15-05-0 I SignVGR ~ I 5.2. Samordnaren informerar sjukhusapoteket VGR/lokalt att manuell beställningsrutin måste tillämpas och att prioritering avbeställande enheter måste göras. Apoteket AB:s faxblankett eller utskriven order från Hamlet ska användas. 5.3. Sjukhusapoteket VGR/lokalt prioriterar enheter enligt i förväg uppgjord ordning (Alfresco/Referensbiblioteket/Prioritering av leveranser vid stora driftstörningar). Sjukhusapoteket VGR/lokalt mailar prioriteringsordning till Kundservice RGL, med kopia till samordnaren. Prioriteringslistan används som checklista för inkommande beställningar på RGL. 5.4. Förstahandsalternativet är att sjukhusapoteket VGR/lokalt ska skicka fax/mail. I andra hand skickar beställande enhet fax/mail. Som beställningsunderlag används utskriven order från Hamlet eller Apoteket AB:s faxblankett. 5.4.1. Om utskriven order från Hamlet används måste denna kompletteras med • Antal faxade sidor • Kundnummer • Kundnamn • Telefonnummer • Underskrift och befattning • Antalförpackningar av beställda läkemedel enligt bilaga 5 5.4.2. Om beställningsunderlaget mailas gäller följande: • Skicka ett mail per beställande enhet till [email protected] • Ange "Beställning reservrutin" i ärendefältet • Bifoga inskannad beställning som pdf. 5.5. Samordnaren och RGL stämmer av uppgjord prioritering för att undvika missförstånd och säkerställa att prioriterade beställande enheter kommer hanteras. 5.6. Samordnaren återkopplar till sjukhusapoteket VGR/lokalt som i sin tur informerar berörda enheter vid behov. Berörd enhet ska informeras enligt lokal checklista (se lokal Pärm Reservrutin). Om det inte går att få kontakt med berörd enhet ska Sjukhusapoteket VGR lokalt bedöma hur beställningen ska hanteras. 6. Särskild hantering då Hamlet inte fungerar 6.1. Beställningar från VNL: Varor i VNL som har ett lagersaldo lika med eller mindre än beställningspunkt kan hittas i Horatio. Vägledning för att ta fram dessa varor finns i lokal Pärm Reservrutin. 7. Hantering avbeställande enheter med lägre prioritet 7 .1 . Samordnare och RGL kommer överens om hantering av ordrar som inte levererats. Hänsyn skall tas till nästkommande dags ordinarie orderflöde. 7.2. Samordnaren informerar Sjukhusapoteket VGR lokalt på berörda förvaltningar. 8. Avsluta reservrutin 8.1. Samordnare och RGL fattar beslut om att avsluta reservrutin när systemen åter fungerar. 8.2. E-handelsordrar för de enheter som beställt manuellt och redan hanterats i Apotekets system ska annulleras för att undvika dubbelleveranser. Samordnare och RGL ska vid behov klargöra eventuella oklarheter kring vilka ordrar som ska annulleras eller inte. T'f'Y" GÖTA VÄSTRA LANDSREG I ONEN INSTRUKTION Dokumenttitel Version Reservrutin läkemede lsbestä llningar ti 11 RG L 4.0 Sidan 5 av 14 Dokumentansvarig Dm/id-nummer Giltig from Fredrik Vondracek, Kva litetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VG R QSA005 2015-05-0 I SignVGR : ~ I 8.3 . Samordnaren mailar funktionsbrevlådoma hos Sjukhusapoteket VGR lokalt på berörda förvaltningar om att reservrutin är avslutad och normalrutin för beställning åter gäller. 8.4. Sjukhusapoteket VGR lokalt informerar beställande enheter om att reservrutin är avslutad och normalrutin för beställning åter gäller. 8.5. Händelsen skall dokumenteras av Samordnaren (se bilaga 6: Mall dokumentation av incident). Samordnare och RGL kommer överens om uppföljning av händelsen. Referenser AVTAL NR: 2792010-01 , Bilaga 1, ss29-30 Författare Fredrik Vondracek, kvalitetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VGR Katja Heikkinen, IT-koordinator, Sjukhusapoteket VGR Synpunkter inhämtade från Åsa Brundin, läkemedelsansvarig RGL och Helena Sanchez, VGRIT Bilagor Bilaga 1: Bilaga 2: Bilaga 3: Bilaga 4: Bilaga 5: Bilaga 6: Bilaga 7: Versionshistorik Kontaktlista Schematisk beskrivning av hantering av fel i orderflödet Checklista för Samordnare Faxbeställing med underlag från Hamlet Mall dokumentation av incident Innehåll i lokal Pärm Reservrutin INSTRUKTION Dokumenttitel Version Reservrutin läkemedelsbeställningar till RGL 4.1 Sidan 6 av 14 Dokumentansvarig Dnr/id-nummer Giltig fr o m Fredrik Vondracek, Kvalitetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VGR QSA005 2015-12-01 Sign VGR: Bilaga 1: versionshistorik Version Giltig fr o m 4.1 201512-01 4.0 201505-01 3.0 201407-01 2.0 201306-01 Huvudsakliga förändringar Författare Bilaga 2, Kontaktlista uppdaterad Fredrik Vondracek Instruktionen reviderad i sin helhet efter övning och utvärdering av skarpt läge. Instruktionen helt omgjord efter utvärdering av arbetssättet. Instruktionen helt omgjord efter förändrade förutsättningar. Fredrik Vondracek, Katja Heikkinen Fredrik Vondracek, Katja Heikkinen Agneta Dorup, Marie Rasmusson, Fredrik Vondracek 1.0 ny 201203-01 INSTRUKTION Dokumenttitel Version Start av reservrutin läkemedelsbeställningar till RGL 4.1 Sidan 7 av 14 Dokumentansvarig Dnr/id-nummer Giltig fr o m Fredrik Vondracek, Kvalitetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VGR QSA005 2015-12-01 Fastställes, Västra Götalandsregionen Datum Marie Rasmuson, chef Sjukhusapoteket VGR Bilaga 2: Kontaktlista nyckelpersoner/koordinator inom Sjukhusapoteket VGR, RGL, Hamlet support Namn Tel Anna Christiansson 0700-82 23 83 Katja Heikkinen 0700-82 49 69 Fredrik Vondracek Fredrik Fostvedt Marie Rasmuson 0722-12 45 30 0700-82 38 65 0703-26 90 08 Louise Lundgren Lina Mellqvist Kundservice RGL 010- 447 86 31 010- 447 73 30 010-447 71 00 Sjukhusapoteket VGR Alingsås 0322-22 60 56 Sjukhusapoteket VGR Kungälv Sjukhusapoteket VGR NU Sjukhusapoteket VGR SkaS Sjukhusapoteket VGR SU Sjukhusapoteket VGR SÄS Petra Setterborg Boel Setthagen Maria Brandt Gunilla Niklasson Lena Stroud Mari Henning Ellinor Ottosson Gunnar Henning Tobias Karlsson Annamaria Fagrell Annamaria Fagrell Tevhide Köksal Carolin Johansson Helena Sanchez Arbetsplats 0303-988 30 0303985 32 Uddevalla sjukhus 010-435 66 60 NÄL 010-435 66 59 Skövde 0500 - 47 8364 Lidköping 0510-48 89 44 0706-252892 0706-357038 0706-191068 033-6161782 0727-442650 033-616 45 73 0702-42 59 16 010 – 435 66 50 0303-985 32, 0702-68 31 61 0700-82 59 93 Funktion/titel Sjukhusapoteket VGR Sjukhusapoteket VGR Ansvarig kliniska prövningar/ IT-koordinator Sjukhusapoteket VGR Register och sortimentsuppföljningsansva rig Sjukhusapoteket VGR Kvalitetsansvarig Sjukhusapoteket VGR Logistiker Sjukhusapoteket VGR Funktionssamordnare RGL RGL Teamchef produktion RGL Teamchef farmaceut RGL Sjukhusapoteket VGR/lokalt Funktionstelefon Funktionstelefon Funktionstelefon Anmärkning Samordnare 1:a hand Samordnare 2:a hand Samordnare 3:e hand Samordnare 4:e hand Samordnare 5:e hand [email protected] [email protected] [email protected] Om ej svar: Ellinor Ottosson 0322-22 66 25 Anders Ryberg 0322-22 61 16 sjukhusapoteket.vgralingsas.al@vgre gion.se sjukhusapoteket.vgrkungalv@vgregi on.se Vardagar 07.30-15.30 [email protected] Funktionstelefon Vardagar 07.30-16.00 [email protected] Sjukhusapoteket VGR/SU Sjukhusapoteket VGR/SÄS Sjukhusapoteket VGR/SkaS Sjukhusapoteket VGR/NU Sjukhusapoteket VGR/NU Funktionstelefon [email protected] Funktionstelefon [email protected] Sektionsledare Enhetschef Enhetschef Enhetschef Enhetschef Föräldraledig 2014/15, ersätts av Gunilla Niklasson Sjukhusapoteket Verksamhetssamordnare VGR/Kungälv Sjukhusapoteket Enhetsansvarig VGR/Alingsås Närhälsan/Tandvård/Frölunda Specialistsjukhus/Angereds Närsjukhus Tandvård, Hälso- och Strateg, Tandvård [email protected] Sjukvårdsavdelningen Närhälsan Apotekare [email protected] 0303-985 32, Frölunda Specialistsjukhus Receptarie, kontaktperson [email protected] 0700-852537 FSS 0303-985 32, Angereds Närsjukhus Receptarie, kontaktperson [email protected] 0700-852537 ANS Hamlet Support 0700-82 34 79 Hamlet support Applikationsförvaltare IT [email protected] 0730-26 12 49 Hamlet support Teknisk systemspecialist [email protected] 0700-82 36 83 Hamlet support Teknisk systemspecialist [email protected] INSTRUKTION ~ -"" ,._,_ _,VÄ STRA NDSREGIONEN y GÖTALA Dokumenttitel Version Start av reservrutin läkernedelsbeställningar till RGL 4.0 Sidan 8 av l4 Dokumentansvarig Dm/id-nummer Giltig from QSA005 2015 -05 -01 Fredrik Vondracek, Kvalitetsansvarig apotekare, Sjukhusapoteket VGR \'.!!; Datum Västrn Gf f ig;onc.1 C--..:.--tj 6-__ --------------------------------------------------Marie Rasmuson, chef' Sjukhus8poleket VGR \S"ÖJ~'( ------------------------------ -- ----- Bilaga 3: Schematisk beskrivning av hantering av fel i orderflödet Hinner RGL I ' nej Nej (a & b) t t Svar ja Ja (c) 1- ----- ~. Nej(b) ., ~~VÄST RA ""'f GÖTALANDSREG I ONEN INSTRUKTION Dokumenttitel Version Start av reservrut in läkemeclelsbestä ll ningar till RGL 4.0 Sidan 9 av 14 Dokumentansvarig Dm/id-nummer Giltig from QSA005 20 I 5-05-0 I Fredr ik Vondracek, Kva litetsansvar ig apotekare, Sjukhusapoteket VGR \J!:~~::_ ----------------------- --- - -- - - - -- ------ ---- - -- --- - Marie Ras rnuso11. chef Sj ukhusapoteket VG R Datum tf~~ -- -- --- -- -- ------- - -- - ----- - - - -------- Bilaga 4: Check.lista fö r Samordnare (3 sidor, sida 9-11) Alla kontaktuppgifter till nämnda finns i bilaga 2 1. VGR upptäcker problem med orderöverföringen. Starta felsökning och kontakta ITkoordinator Sjukhusapoteket VGR samt Kundservice RGL och Teamchef Farmaceut RGL via e-post. Om svar ej fås inom 15 minuter kontakta via telefon. Om fel upptäckts hos RGL gå direkt till punkt 3. 2. Om Teamchef Farmaceut inte finns på plats kontaktas kundservice RGL för information om vem som är ersätter hen. Om IT-koordinator ej finns tillgänglig kontaktas nästa person i kontaktlistan. 3. IT-koordinator VGR utser en samordnare. Samordnare bedömer felet enligt " Bedömning av felets omfattning " nedan. 4. Samordnare avgör vilken information som skall förmedlas till lokala sjukhusapotek. (funktionsbrevlådor och enhetschefer). 5. Samordnare VGR meddelar Hamlet-support vilken information som skall publiceras i på Hamlets förstasida. 6. Hamlet-support håller Samordnare VGR och Teamchef Farmaceut RGL uppdaterade via telefonmöten var 30: e minut om man inte kommer överens om något annat. Telefonnummer till telefonmötestjänsten: 0200 - 28 51 00 Efter vaije ny avstämning skickar Samordnare VGR uppdaterad status till lokala sjukhusapoteken. 7. Har fel hittats? 7.1 . Ja (Om nej - se punkt 8): går det att skicka över ordrarna via e-handelsflöde? 7.1.1. Ja (om nej - se 7.1.2): kan RGL invänta ordrar? (beror på felets omfattning och karaktär, antal orderrader och när på dagen ordrar förväntas komma in till RGL). Avgörs genom avstämning med Samordnare VGR, berörd IT-enhet samt Teamchef Farmaceut RGL. 7.1.1 .1. Ja: RGL hinner: reservrutin behöver ej nyttjas. Uppföljning sker enligt punkt 9 nedan. 7 .1.1.2. Nej: RGL hinner inte alla ordrar: Samordnare VGR kontaktar lokala sjukhusapotek per telefon. Lokala sjukhusapotek ansvarar för vilka enheter som är prioriterade, dessa meddelas RGL och samordnaren. Samordnaren och teamchef farmaceut stämmer av prioriteringen. 7 .1.1.3. Samordnaren ansvarar för att publicera information om snabb- och akutbeställingar i Hamlet: "Det är för närvarande störningar i orderflödet. Leveransen av de snabborder som skickas idag blir försenad till på veckodag. Har du behov av varan tidigare än så, gör en akutbeställning och kontakta RGL kundservice OJ 0-44 77 100 för vidare instruktioner. " ""f"~ VÄSTRA y G Ö TA LAN D SR EG IO NEN INSTRUKTION Dokumenttitel Vers ion Reservrutin läkemecle lsbestä llningar ti 11 RG L 4.0 Sidan I0 av 14 Dokumentansvarig Dm/id-nummer Giltig from QSA005 20 15 -05-0 I Fredrik Vonclracek, Sign VGR: ~va l itetsansvarig ~ apotekare, Sj uk11usapoteket VG R I 7.1.2. Nej: Samordnare VGR kontaktar lokala sjukhusapotek per telefon. Lokala sjukhusapotek ansvarar för vilka enheter som är prioriterade, dessa mailas till RGL Kundservice med kopia till samordnaren. 7 .1.2.1. Lokala sjukhusapotek kontaktar vid behov berörda enheter som skall maila/faxa in sina beställningar. 7 .1.2.2. Som faxunderlag används Apoteket ABs faxblankett eller utskrift av orderdetalj er ur Hamlet. 7.1.2.3. Används den senare är det viktigt att lägga till fö ljande uppgifter se exempel bilaga 5): o Kundnummer o Telefonnummer o Signatur och befattning o Antal förpackningar o Antal sidor 7.2. Vid behov informerar lokalt Sjukhusapotek Regionservice vid respektive varucell att det kan bli strul med försenade leveranser. 8. Nej: Samordnare VGR kallar berörda parter till telefonmöte för att få svar på följande frågor: o När beräknas fel vara identifierat? o Hur många enheter berörs av felet? o Kan vi avvakta? • Ja: boka in avstämningsmöte enligt överenskommelse • Nej: Manuell rutin enligt 7 .1.2. 9. När problem är löst och ordrar når RGL via elektroniskt flöde: 9.1. Samordnare VGR och Teamchef Farmaceut på RGL stämmer av. Diskutera följande: • Förtydliga vilka beställningar som är inlagda i systemet (manuellt eller via SFTI) som ska annulleras. • När beräknas leveranserna komma till varucellerna på sjukhusen? • När beräknas RGL vara i fas med produktionen? Utifrån detta ansvarar samordnaren för att publicera information om detta i Hamlet samt funktionsbrevlådor. • Behöver Händelseanalys göras utifrån felets storlek? Vid behov i samråd med kvalitetsansvariga. • Boka in uppföljningsmöte för att följa upp imapporterad avvikelse till IT-enhet (se nedan). 9.2. Samordnare VGR meddelar Lokala sjukhusapotek via mail till funktionsbrevlådor att man återgår till normalrutin. 9.3 . Lokala sjukhusapotek meddelar berörda enheter vid behov att de inte skall faxa beställningar längre. 9.4. Samordnare VGR informerar via RSS i Hamlet och Marknadsplatsen support (se bilaga 2) om att fortsatta förseningar kan förekomma särskilt om det varit ett stort driftstopp. Viss försening av leveranser kan hänga kvar fö ljande dag/dagar på grund av ansamlad arbetsbelastning på RGL. 9.5 . Samordnare VGR dokumenterar i mallen incidentrapp01iering. 9.6. Följ upp att IT-enheter arbetar vidare med att förebygga liknande fel. Rapp01iering sker i särskild avvikelserapporteringsmall, se nedan. ""'~VÄSTRA y GÖTALANDSREG IONEN INSTRUKTION Dokumenttitel Version Reservrutin läkernedelsbestäl lningar till RG L 4.0 Sidan Il av 14 Dokumentansvarig Dm/id-nummer Gi ltig from Fredrik Vonclracek., Kval itetsansvarig apotekare , Sjukhusapoteket VG R QSA005 20 I 5-05-0 l SignVGR: ~ I Bedömning av felets omfattning Beroende på felets omfattning kan kedjan behöva eskaleras. För en fingervisning kan nedan definitioner för stora respektive små fel användas. OBS! detta är inga definitiva gränser utan kan variera beroende på dagens totala ordermängd. Felets omfattning avgörs av Teamchef Farmaceut RGL i samråd med samordnare VGR. A. Små/enstaka fel i. En vårdenhet drabbas av överföringsfel på grund av organisatoriska förändringar exempelvis där partsinformationen är felaktig. 11. Flera vårdenheter drabbas av överföringsfel vid ett och samma tillfälle där antal vårdenheter är färre än 10 eller antal orderrader är :S200 orderrader. B. Större fel i. Ordrar från hela sjukhus ej går över, oavsett antal orderrader. 11. När fel överskrider checklista för små fel dvs antal drabbade enheter är fler än 10 eller antal orderrader överskrider 200. C. Vid den händelse att driftstoppet även innebär att mailkommunikation ej fungerar arrangerar Samordnare VGR telefonmöte där Hamlet Support och Teamchef Farmaceut RGL deltar. Se punkt 6 i checklista ovan. "'f"~ VÄSTRA y INSTRUKTION GÖTALANDSREGIONEN Dokumenttitel Version Reservrutin läkemecle lsbeställni nga r ti11 RG L 4. 0 Sidan 12 av 14 Dokumentansvarig Dm/id-nummer Giltig from Fredri k Vo nclracek, Kva litetsa nsvarig apotekare, Sjukhusapoteket VG R QSA005 201 5-05-0 I ~ Sign VGR: I Bilaga 5: Faxbeställing med underlag från Hamlet Exempel på faxbeställning med kompletterande uppgifter l I· 1I Bcstii Jning 142291 Da I ut 201 - 4 :.! I Ordt!rl yp )•pwn l<> ri 9 Pr'odukt 41 v 1l l ppdlJ; t <Hll , I '.> L1l•!-it ;m <1.i \ Stoppbd I Arwän_d~re ~amlet 1 l nJck:ir. sviits l(i) , r , \ I 4 " Ui ll lö ~ In 008 38 & l up· c 10 9 OxyCo t i pottabl It ri111i.l1 c1 r. 1.:1d t ablett ll.i9 lJ '·I !Jjp P~ildi lln/T~t'. Fr es eni us Ka bl s infu sions~·fäsku , 4 l ö~rii n nl0 5 g "" , . ~ 0 90 5 Ip L 1 G L .::n lu ~ ( - ik5ta1 m fl . lnj P. rt c) I) •L'I H\ r ) lforrrrnl 111 1 ,- :w 1 (5 ml). 1 (J r I (10 )( 4 '.)/ 5 g) 6' r g Tryl.kförµ ..ick:ning , ':>!i dep l ti! hl l tf'I . 11111 stabl<-'. lt 21JLl l ll rj ~1°~ ~l~{~:e~~~ lnjek t i o n s~· iit~ k a, ( !Il 1 Cll l w - Ll· k:L L h1f. In I q ·li1 1dcr t.1 1pu ll Fil dr gernd tal1l.:tt 'J 0 'I Il 1 mill litc1 )( Sk lrk;icl 3 9 97 1 / l) Jmar H'1 1 LI 11 10 Pu lver Ull 10 lk 1' 10 )( l .. L Rli't<'1 4 rl Lubleller ( e dos) HI st o?r, l lJl l X I ld 111 5 0 ing I t\a 1 yO 1rll l l!l l 1~r ( • d os) r~:r:tu 1 t1~JI ..."_, X Norrr ul -o 1 •hp~ ~ 1 . 10 1no dO 'PQ!iiJr -> ) r,ini 1 ,,. 1 l (GO x 2 , 5 m l) f.i ld!>d lrl lnJPk tl nn';- N1'>1J"YV1I Pl.1~.1 rin 1vu lk :1, 1 1 2'1 / V11 ?.i liph1llfl 1'1 L /i ru : itm svill 5 u, lösn ing 1 llt<=i f' I , ~ 0 ): l O,!i _ 11~ 12, ' 11\r, ~r 2, 45779 4 Eliq u is N P l41I , t Lilcll {cnd s) 13G13 1 S::ip•rnal 3 / 6J4 ll I i!XI 11.•;:r I 111 l 11 Jd liu ·1~n ~k.1 20 1~~ • Skick.id Nm ni<ll Blisl 'r, 50 x 1 J- h 1:'11 ( CllLil1!:.) fable tt ( '-i lfi l f-, l f'l]I I x1 Slh tcr, 100>:1 t ri lt>tte ~ e dos) 9 Pll l\lf' i Lilt i.JoK l.Jl'l ' 111 µLI, ~ I 1 yck for packnlng, l c~~ LL d l ct I 1 !> ,t,, (SCi fJ 10" -0 Norm al Skrek ad r'Jorm a Sk d<nd 1N rnlil1 iyoI l ~k•rni.1 1 t•Jo Sk iJd Sk Li< cJd ill nll)) 111 Beställningsunderlaget ska sparas tills varorna är levererade. "'f'"~ VÄSTRA y INSTRUKTION GÖTA LAN D SREGIO NEN Dokumenttitel Version Reservrutin läkemedelsbestäl lningar ti Il RG L 4.0 Siclan 13av 14 Dokumentansvarig Dm/id-nummer Gil tig from QSA005 20 I5-05-0 I Fredrik Vondracek, Sign VGR: l~va l itetsansvarig ~ apotekare, Sjukhusapoteket VG R I Bilaga 6: Mall dokumentation av incident (IT/Drift-störning) Incident rapporterad av: Datum och tidpunkt för incident: System som berörs av händelse: Text Beskrivning av händelse - steg för steg Allmänna reflektioner - vad fungerade bra/sämre, t.ex . de olika delarna i flödesschemat (t.ex. kontaktvägar, felsökning) Åtgärder - direkt i samband med händelse - incidentrapport för uppföljning/utredning skickad till ? Aktiviteter - planerade genomförda - återkoppling från ITenhet förmedla till motpart Ärendenummer hos berörd IT-enhet: Ifyllt av Datum "'f'"~ VÄSTRA ~ INSTRUKTION GÖTA LAN D SRE G I ONEN Dokumenttitel Version Reserv rutin läkemede lsbestä ll ningar till RGL 4.0 Sidan 14 av 14 Dokumentansvarig Dm/id-nummer Giltig from Fredrik Vondrncek" Kva litetsa nsvari g apotekare, Sju khusapo teket VG R QSA005 20 l 5-05-0 l SignVGR : ~ I Bilaga 7: Innehåll i lokal Pärm Reservrutin 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Utskriven kopia av QSA005 Utskriven kopia av lokal reservrutin Utskriven kopia av prioriterade enheter Utskriven kopia av kontaktuppgifter inkl kundnummer RGL till beställande enheter Utskriven kopia av checklista för kontakt med beställande enhet Utskriven kopia av faxblankett Utskriven kopia av Vägledning för beställning till VNL vid reservrutin
© Copyright 2024