Rutiner och riktlinjer för rehabiliteringsprocessen vid - HR

Sektion Personal
Rehabilitering
Rutiner och riktlinjer vid Lunds Universitet
Mars 2015/EE
1
Innehåll
Rehabiliteringsarbete vid Lunds universitet
Vem gör vad i rehabiliteringsprocessen?
3
5
Tidiga signaler om ohälsa
7
Sjuk- och friskanmälan
8
Kontaktsamtal
9
Läkarintyg
10
Omtankesamtal
11
Rehabiliteringssamtal
12
Rehabiliteringsmöte för återgång till ordinarie arbetsplats
Anpassnings- och rehabiliteringsåtgärder
Arbetsförmågebedömning
Arbetsprövning och arbetsträning
Tjänstledighet för att prova annat arbete
Tjänstledighet för att delta i Arbetsförmedlingens introduktionsprogram
13
15
16
18
19
20
Uppföljning
21
Resultat och avslut
22
Dokumentation
23
Tystnadsplikt
23
Adato
23
Kontakt med företagshälsovården
24
Länktips
25
2
Rehabiliteringsarbete vid Lunds universitet
Den som blir sjuk eller skadad behöver ibland rehabilitering för att kunna återgå till arbetet.
Rehabilitering är ett samlingsbegrepp för åtgärder av medicinsk, social och arbetslivsinriktad
art för att få tillbaka funktionsförmåga och förutsättningar för ett gott liv. Arbetslivsinriktad
rehabilitering är åtgärder som görs för att underlätta återgång till arbetslivet efter
sjukfrånvaro.
Lunds universitet har som arbetsgivare ett ansvar att rehabiliteringsarbetet bedrivs på ett
organiserat och effektivt sätt. Vi har därför skapat ett interaktivt verktyg utifrån processen
rehabilitering för att på det sättet säkerställa att våra medarbetare ges förutsättningar att återgå
i arbete så snart som möjligt. Det interaktiva verktyget skall underlätta rehabiliteringsarbetet
för chefer med personalansvar och de stödfunktioner som finns. Under övergången från PAonline till HR-online ersätter detta dokument det interaktiva verktyget.
Att ha systematiska och väl kända rutiner inom rehabilitering är en viktig beståndsdel på en
hälsofrämjande arbetsplats. Vi skall sträva efter att chef och medarbetare vid sjukfrånvaro tar
ett gemensamt ansvar för att så snart som möjligt vid en sjukfrånvaro planera för återgång i
arbete. Detta sker genom en aktiv sjukskrivning, dvs att kontinuerlig kontakt sker mellan chef
och medarbetare under sjukskrivningstiden.
3
Med ett effektivt rehabiliteringsarbete vid Lunds universitet är målsättningen att:





uppmärksamma tidiga tecken på ohälsa
uppmärksamma faktorer inom organisationen som kan ge upphov till ohälsa
sänka sjukfrånvaron
förebygga långa sjukskrivningar
göra det möjligt för den anställde att återvända till sin ordinarie arbetsplats (efter ev
anpassning) och om möjligt fortsätta arbeta inom sitt yrkesområde
Sammanfattningsvis kan man säga att följande faktorer är viktiga för ett framgångsrikt
rehabiliteringsarbete:







Medarbetarens egen vilja och motivation
Struktur på rehabiliteringsarbetet
Tydlig rollfördelning (se "Vem gör vad... i högerspalten)
Dokumentation
Chefens kontakt med medarbetaren
Chef och kollegor vill ha medarbetaren tillbaka
Sjukskrivningens längd och upplägg
4
Vem gör vad i rehabiliteringsprocessen?
Medarbetaren:
 ska sjukanmäla sig första sjukfrånvarodagen enligt de rutiner som gäller vid
arbetsplatsen
 skickar sjukintyg till chef och lönekontoret om sjukfrånvaron pågår längre än 7
kalenderdagar.
 ska lämna de upplysningar till arbetsgivaren som behövs för att klarlägga behovet av
rehabilitering
 deltar aktivt i planering och genomförande av den egna rehabiliteringen
 har kontakt med arbetsplatsen under sjukskrivningsperioden
 tar kontakt med försäkringskassan vid förändringar av sjukskrivningen
Arbetsgivaren (prefekt/närmaste chef med personalansvar)
 ska initiera och driva rehabiliteringsprocessen med stöd av lokal personalfunktion och
andra aktörer
 ska agera på tidiga tecken på ohälsa då
 medarbetaren varit sjukskriven 14 dagar.
→ läs mer under omtankesamtal i rehabiliteringsprocessen
 ska utreda medarbetarens rehabiliteringsbehov då
 medarbetaren varit sjukskriven 6 ggr på 12 månader (upprepad korttidsfrånvaro)
eller
 medarbetarens sjukskrivning beräknas bli mer än 28 dagar.
→ läs mer under rehabiliteringssamtal i rehabiliteringsprocessen
 bör agera på tidiga tecken på ohälsa då medarbetaren
 visar tecken på ohälsa trots närvaro på arbetsplatsen
 varit sjukskriven 3 ggr på 6 månader (upprepad korttidsfrånvaro)
→ läs mer under omtankesamtal i rehabiliteringsprocessen
 planerar och genomför rehabiliterings- och anpassningsåtgärder i samråd med
medarbetaren och andra aktörer
 frågar medarbetaren tidigt i processen om hon/han vill ha med sig stödperson i
rehabiliteringsprocessen
 håller kontakt med och bjuder in medarbetaren till arbetsplatsen under hela
sjukskrivningsperioden
 dokumenterar alla möten och åtgärder som sker under rehabiliteringsprocessen
5
Personalfunktionen på fakultetsnivå/lokal personalsamordnare
 ger råd och stöd och är en resurs för chef med personalansvar i
rehabiliteringsprocessen (på detta sätt kvalitetssäkrar vi processen)
 samordnar kontakter mellan företagshälsovård, behandlande läkare, försäkringskassa i
samråd med medarbetare och chef med personalansvar
 medverka vid utredning av nya alternativ när en återgång i ordinarie arbete vid
arbetsplatsen inte är möjlig
Företagshälsovården vid LU
 är experter på arbetsrelaterad ohälsa och arbetsmiljöfrågor och erbjuder medarbetare
och chef med personalansvar kontakt för råd och stöd
 deltar i rehabiliteringsarbetet vid behov, exempelvis genom att föreslå
anpassningsåtgärder och genomföra arbetsförmågebedömningar.
Behandlande läkare
 bedömer medarbetarens arbetsförmåga
De fackliga organisationerna
 kan om medarbetaren så önskar, fungera som ett stöd för denne i
rehabiliteringsprocessen
Försäkringskassan
 samordnar och har tillsyn över de åtgärder som behövs för medarbetarens
rehabilitering
 bedömer medarbetarens arbetsförmåga och rehabiliteringsbehov samt rätten till
ersättning
 kan kalla till avstämningsmöte under pågående sjukskrivning. I avstämningsmötet
deltar medarbetare, arbetsgivare och Försäkringskassan. Dessutom kan andra
funktioner som ex behandlande läkare och facklig representant medverka.
6
Tidiga signaler om ohälsa
Tecken på att en medarbetare inte fungerar eller mår bra kan upptäckas om vi tar oss tid att
lyssna och aktivt söka information.
Det är viktigt att chef med personalansvar uppmärksammar signaler på ohälsa och problem på
arbetsplatsen. Ju tidigare ett problem uppmärksammas desto större är möjligheten att nå ett
positivt resultat. Om det finns anledning att misstänka att medarbetaren inte mår bra är det av
stor vikt att tidigt söka orsaken och att ge stöd. Signalerna kan även bottna i orsaker utanför
arbetsplatsen. Att tidigt söka orsaken till problem och sätta in lämpliga stödåtgärder gör att
man kan undvika att hamna i en lång rehabiliteringsprocess. Några exempel på tidiga signaler
från medarbetaren:






svårigheter att passa tider
drar sig undan, blir tyst och inåtvänd
arbetsprestationen minskar
irritation, aggressivitet, oro, rastlöshet
arbetar överambitiöst, negligerar värk
förändrat mönster i korttidsfrånvaron, ofta borta fredag-måndag
För att kunna uppmärksamma dessa beteendeförändringar krävs en god relation och en
kunskap om medarbetarens arbetssituation. Genom ett tidigt samtal med medarbetarem kan vi
finna det verkliga problemet och se vilka möjligheter som finns att reda ut situationen. Ibland
kan enbart samtalet lösa upp knutarna. Läs mer om omtankesamtal nedan.
I universitetets PA-system Primula eller rehabverktyget Adato finns all inrapporterad
frånvaro. Det är ofta nödvändigt att se ett år bakåt i tiden för att få en uppfattning om det finns
något mönster eller när en förändring har börjat uppträda. Det är således viktigt att all
frånvaro på grund av sjukdom rapporteras in korrekt. I de fall där vi inte har all
frånvarorapportering är kommunikationen mellan chef och medarbetare än viktigare.
Fysisk aktivitet på recept
Fysisk aktivitet på recept (FaR) är en rehabiliteringsåtgärd i syfte att förebygga ohälsa och att
undvika eller förkorta sjukskrivning. Metoden innebär att patienten får ett recept förskrivet på
fysisk aktivitet för gruppaktivitet alternativt individuell aktivitet.
Det är medicinsk personal vid Företagshälsovården/hälso- och sjukvården som bedömer
behov av FaR och utfärdar recept.
Lunds universitets riktlinjer och rutiner för FaR hittar du bland dokumenten på rehabsidan.
7
Sjuk- och friskanmälan
Varje prefekt/motsvarande ansvarar för att den egna arbetsplatsen har väl kända rutiner för
hur sjukanmälan ska gå till. Medarbetaren anmäler sin sjukfrånvaro direkt till chef med
personalansvar eller den kontaktperson som prefekt utser. Dag 1 i sjukperioden
(sjukanmälningsdagen) är karensdag. Sjuklön från arbetsgivaren betalas ut för dag 2-14 i en
sjukperiod.
För att medarbetaren ska ha rätt till sjuklön krävs att hans eller hennes arbetsförmåga är
nedsatt på grund av sjukdom. I stället för att betala sjuklön kan arbetsgivaren tillfälligt erbjuda
andra arbetsuppgifter som gör det möjligt för medarbetaren att arbeta trots sjukdomen.
Finns ett läkarintyg ger det viktig information om vilka arbetsuppgifter som medarbetaren
klarar av. Under sjuklöneperioden, dvs dag 2-14, kan medarbetaren arbeta olika mycket olika
dagar beroende på hur mycket han eller hon orkar med. Arbetsgivaren betalar lön för arbetad
tid och sjuklön för den resterande tiden.
Ta alltid hjälp av lokal personalsamordnare eller företagshälsovården för råd och stöd.
När medarbetaren är frisk registrerar medarbetaren sin sjukförsäkran för sjukperioden i
Primula webb. Försäkran skickas via Primula webb för kännedom till närmaste chef med
personalansvar samt till kontaktperson.
8
Kontaktsamtal
Erfarenhet visar att tidig kontakt med sjukskrivna medarbetare främjar återgång i arbete. Det
är därför viktigt att en personlig kontakt tas så snart som möjligt. Syftet med samtalet är att
bry sig om, inte att kontrollera. Den anställde ska känna sig behövd och välkommen tillbaka.
Som stöd inför ett kontaktsamtal, se checklista bland dokumenten på rehabsidan .
Chef med personalansvar ska, under hela sjukskrivningsperioden, hålla regelbunden kontakt
med medarbetaren. Om det finns särskilda skäl som talar emot kontakt mellan chef och
medarbetare kan en annan kontaktperson hos arbetsgivaren utses, till exempel
personalsamordnare.
Medarbetaren bör uppmuntras att besöka arbetsplatsen under sjukskrivningen. Anpassat efter
förmåga kan medarbetaren delta i arbetsplatsträffar, personalsociala aktiviteter etc. En
regelbunden kontakt med arbetsplatsen underlättar återgång i arbete.
Alla samtal som förs i ett rehabiliteringsärende ska dokumenteras. Läs mer om dokumentation
nedan.
9
Läkarintyg
Om medarbetaren är sjuk mer än 7 kalenderdagar ska läkarintyg lämnas till chef med
personalansvar samt till lönekontoret. Lönekontoret anmäler sjukfallet till Försäkringskassan
efter sjuklöneperioden, dvs den 15 kalenderdagen.
Det är medarbetarens ansvar att Försäkringskassan erhåller läkarintyget. I de flesta landsting
kan läkaren skicka in intyget elektroniskt direkt till Försäkringskassan. I annat fall ska
medarbetaren skicka originalet till Försäkringskassan.
Förlängningar av läkarintyg ska fortlöpande lämnas till chef samt till lönekontoret.
Inkommer inte medarbetaren med läkarintyg från och med den åttonde dagen är arbetsgivaren
ej skyldig att betala sjuklön.
Läkarintyget är en viktig vägledning i valet av anpassnings- och rehabiliteringsåtgärder.
Enligt lagen om sjuklön får diagnos utelämnas i intyget.
Läkarintyg tidigare än åttonde dagen
Enligt lagen om sjuklön har arbetsgivaren möjlighet att begära in läkarintyg tidigare än den
åttonde dagen. För att detta skall ske krävs särskilda skäl, det vill säga att det är motiverat ur
rehabiliteringssynpunkt. Mer information om hur våra rutiner ser ut kan chef med
personalansvar få genom den lokala personalsamordnaren.
10
Omtankesamtal
När det står klart för chef med personalansvar att medarbetarens sjukfrånvaro kommer att vara
längre än 14 dagar ska ett personligt samtal bokas in omgående, om inte medicinska skäl talar
emot det.
Som stöd inför ett omtankesamtal, hittar du checklista bland dokumenten på rehabsidan.
Ett omtankesamtal är ett informellt samtal mellan chef med personalansvar och medarbetare
som syftar till att upptäcka ohälsa på ett tidigt stadium. Omtankesamtalet kan även
genomföras då medarbetaren


visar tecken på ohälsa trots närvaro på arbetsplatsen
varit sjuk 3 ggr på 6 månader (upprepad korttidsfrånvaro)
Genom att arbeta på ett förebyggande sätt med omtankesamtal hoppas vi kunna:



identifiera tidiga signaler hos medarbetaren som kan tyda på ohälsa och utforma
åtgärder.
agera proaktivt för att förhindra eventuella rehabärenden.
skapa förutsättningar för att medarbetaren själv berättar om något inte står rätt till.
Omtankesamtalet ska dokumenteras. Läs mer om dokumentation nedan.
Följ upp eventuella åtgärder i ytterligare samtal med medarbetaren
11
Rehabiliteringssamtal
Ett rehabiliteringssamtal är ett samtal mellan chef med personalansvar och medarbetaren som
syftar till att klargöra eventuella behov av anpassning eller rehabilitering samt inleda
planering för återgång i arbete. Rehabsamtalet ska genomföras då


medarbetaren varit sjuk 6 ggr på 12 månader (upprepad korttidsfrånvaro) eller
medarbetarens sjukskrivning beräknas bli mer än 28 dagar.
Rehabsamtalet skall genomföras senast en månad efter insjuknande, dvs senast dag 28.
En tidig planering av eventuella behov av anpassning eller rehabiliteringsåtgärder ökar
möjligheterna till kortare sjukskrivning.
På rehabsidan bland dokumenten finns checklista som stöd inför och under samtalet, mall för
rehabplan och anvisningar till denna. Bland länktips nedan finns länk till Försäkringskassans
webbplats med information om reglerna i sjukförsäkringen.
Inför samtalet kan medarbetarinfo om rehabilitering skickas hem till medarbetaren i form av
checklista och medarbetarbroschyr, se dokument på rehabsidan.
Oavsett om anpassning eller rehabiliteringsåtgärder krävs ska chef med personalansvar
påbörja rehabiliteringsutredningen senast dag 28 i sjukperioden och tillsammans med
medarbetaren dokumentera plan för återgång i en rehabplan.
Krävs någon form av anpassning eller rehabiliteringsåtgärder krävs ofta ett
rehabiliteringsmöte med fler aktörer inblandade såsom exempelvis lokal personalfunktion,
företagshälsovård och behandlande läkare. Till detta möte skall chef med personalansvar
upplysa medarbetaren om dennes möjlighet att kontakta sin fackliga organisation för råd och
stöd. Läs mer om detta i nästa del av processen - rehabiliteringsmöte.
Om en sjukskriven medarbetare för närvarande inte är i behov av arbetslivsinriktad
rehabilitering ska tid för uppföljande samtal bokas så länge sjukskrivningen pågår.
12
Rehabiliteringsmöte för återgång till ordinarie arbetsplats
Om chef med personalansvar och medarbetare konstaterar att det finns behov av anpassningsoch rehabiliteringsåtgärder behöver ofta flera aktörer träffas för planering beroende på
hälsoläget. Aktörerna kan vara exempelvis





lokal personalfunktion
företagshälsovården
behandlande läkare
Försäkringskassan
facklig organisation
Bland dokumenten på rehabsidan finns rutin om hur kontakt med företagshälsovården går till.
Om medarbetaren frånsäger sig det fackliga stödet ska detta dokumenteras av ansvarig chef.
Rehabiliteringsmötet leds av chef med personalansvar med ev stöd av lokal
personalsamordnare. På rehabiliteringsmötet bör följande punkter klargöras:




Sekretess. När flera aktörer träffas bör mötet inledas med överenskommelse kring
sekretess. För ett bra resultat i rehabiliteringsprocessen rekommenderas att ha en så
stor öppenhet som möjligt.
Medicinsk status. För att klargöra om arbetslivsinriktad rehabilitering kan påbörjas
behöver medarbetarens medicinska status fastställas. Detta görs utifrån läkarintyg,
andra eventuella utredningar och de närvarandes olika kompetensområden.
Mål. Mål och eventuella delmål för rehabiliteringen sätts upp.
Rehabiliterings- och anpassningsåtgärder. Dialog om vilka åtgärder som kan främja
återgång i ordinarie arbete. Alla förslag på åtgärder analyseras och dokumenteras. Läs
mer om åtgärderna nedan gällande:
- Anpassnings- och rehabiliteringsåtgärder
- Arbetsprövning och arbetsträning
- Tjänstledighet för att prova annat arbete
- Tjänstledighet för att delta i Arbetsförmedlingens introduktionsprogram

Arbetsförmågebedömning. Om det finns frågetecken kring medarbetarens
arbetsförmåga bör en arbetsförmågebedömning genomföras. Läs mer om
arbetsförmågebedömning nedan.

Handlingsplan. Rehabiliteringsmötet avslutas med att chef med personalansvar
fastställer en handlingsplan för planerade åtgärder och uppföljning. Se
handlingsplansmall till höger.
Arbetsgivaren (chef med personalansvar eller lokal personalfunktion) stämmer av
planen med Försäkringskassan om de inte redan deltar vid mötet.
Mål och åtgärder i handlingsplanen ska i första hand vara inriktade på återgång i ordinarie
arbete. Om detta inte visar sig vara möjligt ska lokal personalfunktion kopplas in. Målet för
rehabiliteringen kan då istället bli återgång i annat arbete i eller utanför Lund universitet.
13
Om medicinsk status hindrar rehabiliteringsåtgärder
I de fall en medarbetare på grund av sin medicinska status inte kan påbörja arbetslivsinriktad
rehabilitering ska ansvarig chef dokumentera detta. I handlingsplanen anges då när och under
vilka förutsättningar rehabiliteringsarbetet kan påbörjas. Datum för uppföljning bör bokas.
14
Anpassnings- och rehabiliteringsåtgärder
Enligt arbetsmiljölagen är en arbetsgivare skyldig att anpassa arbetsförhållandena eller vidta
andra lämpliga åtgärder för att en medarbetare med nedsatt arbetsförmåga ska kunna återgå i
arbete. I första hand ska åtgärderna syfta till återgång i ordinarie arbete och i andra hand till
annat ledigt arbete hos arbetsgivaren.
Anpassningsåtgärder
I praktiken innebär anpassningsskyldigheten att en chef måste undersöka om det ordinarie
arbetet kan anpassas genom










anskaffning av tekniska hjälpmedel
anskaffning av särskilda arbetsredskap
förändring av den fysiska miljön
förändring av arbetsorganisationen
anpassad arbetsfördelning
anpassning av arbetsuppgifter
anpassning av arbetstidsförläggning
bedömning av psykologiska och sociala förhållanden
byte av arbetsplats
personella stödinsatser
De är viktigt att medarbetaren eller den fackliga organisationen får möjlighet att lämna förslag
till olika anpassningsåtgärder. I de fall då arbetsgivaren anser att det saknas möjlighet till
anpassning på det sätt som medarbetaren eller den fackliga organisationen föreslagit är det
viktigt att motivera varför ett förslag till arbetsanpassning inte varit möjlig. Utredningen kring
arbetsanpassning ska noga dokumenteras av arbetsgivaren.
En arbetsgivare behöver inte tillskapa nya arbetsuppgifter och har ingen skyldighet att vidta
åtgärder som leder till en utvidgning av verksamheten. Arbetsgivaren är heller inte skyldig att
omplacera andra medarbetare för att bereda arbete åt en sjuk medarbetare.
Beslut om anpassningar ska tas med hänsyn till:



verksamhetens behov
ekonomiska aspekter för andra medarbetare
påverkan på arbetsmiljön
Vid förändringar av arbetsplatsen som på något sätt kan påverka andra medarbetare ska alltid
en riskbedömning göras. Arbetsanpassning för en medarbetare får inte försämra arbetsmiljön
för andra medarbetare. Företagshälsovården kan hjälpa till med riskbedömning.
Vid tveksamheter om anpassningsåtgärder behövs, rekommenderas en
arbetsförmågebedömning. Vid en arbetsförmågebedömning utreds arbetsförmåga och behov
av anpassning. Mer information om arbetsförmågebedömning finns nedan.
15
Arbetsförmågebedömning
Verktyget arbetsförmågebedömning kan användas när arbetsgivaren:




behöver få en bättre bild av medarbetarens arbetsförmåga
behöver utreda vilken anpassning medarbetaren behöver för att kunna utföra sina
ordinarie arbetsuppgifter
har skäl att tro att medarbetaren inte kan återgå till ordinarie arbete
behöver ett underlag inför omplacering till annat arbete inom Lunds universitet
Det finns olika modeller av arbetsförmågebedömning vilka presenteras nedan:
Modell 1
I det vanligaste fallet där återgång i ordinarie arbete bedöms vara möjligt, görs en
arbetsförmågebedömning som innebär att medarbetaren successivt går upp i ordinarie
sysselsättningsgrad.
Under upptrappningen reflekterar medarbetaren över de olika arbetsuppgifterna och dialog
förs med chefen kring eventuella behov av anpassningar.
Arbetsträningsperioden följs upp med täta avstämningar för att diskutera vilka
arbetsuppgifter som går att utföra med eller utan anpassningar och vilka som eventuellt
inte är möjliga. Innan en arbetsträningsperiod inleds, ta kontakt med försäkringskassan för
att stämma av detta. Läs mer om arbetsträning i länken till höger.
Om medarbetaren inte kan eller bara delvis kan utföra en uppgift ska det framgå varför och
på vilket sätt medarbetaren är förhindrad att utföra uppgiften.
Vid behov bör företagshälsovården konsulteras, för att skapa tydlighet kring vilka
medicinska hinder det finns för att utföra vissa moment.
Företagshälsovården är även till hjälp i en diskussion kring möjliga anpassningar
Chefen ska noga dokumentera arbetsförmågebedömningen med hjälp av IT-verktyget Adato.
Arbetsförmågebedömningen enligt modell 1 ska dokumenteras i guiden
”Arbetsförmågebedömning”.
Modell 2
En arbetsförmågebedömning kan även genomföras hos företagshälsovården, behandlande
läkare eller konsultföretag. I en arbetsförmågebedömning ingår alltid en medicinsk
bedömning av läkare. Syftet är att bedöma individens förmåga i relation till arbetskrav ur ett
flerdimensionellt perspektiv, vilket innebär att flera olika professioner som läkare, psykolog,
sjukgymnast och arbetsterapeut beroende på frågeställning är med i bedömningen.
Denna modell används främst då det råder stor oklarhet om anpassningsåtgärder eller om
huruvida återgång till ordinarie arbete är möjligt eller ej.
Om eller när i en sjukperiod en arbetsförmågebedömning behöver göras kan variera från fall
till fall. Ibland kan en arbetsförmågebedömning behöva göras vid mer än ett tillfälle under en
sjukskrivning.
Beslut om arbetsförmågebedömning fattas av chefen i samråd med lokal personalfunktion.
Inför arbetsförmågebedömningen kartlägger chefen tillsammans med medarbetaren (och ev.
facklig företrädare) samtliga arbetsuppgifter och arbetsmoment som ingår i den ordinarie
16
anställningen. Kartläggningen skickas till företagshälsovården eller konsultföretag innan
arbetsförmågebedömningen genomförs.
Efter genomförd arbetsförmågebedömning sker återkoppling från företagshälsovården eller
utomstående företag vid ett möte med chef, medarbetare och övriga berörda aktörer. Resultat
samt eventuella föreslagna åtgärder och anpassningar diskuteras. Skriftlig dokumentation
överlämnas vid mötet. Chefen bör därefter boka in tid för ytterligare ett möte med
medarbetare och övriga aktörer för att lämna återkoppling avseende vilka eventuella
åtgärder/anpassningar som är möjliga att genomföra. Vid samtliga möten ser chefen till att
handlingsplan upprättas eller revideras
17
Arbetsprövning och arbetsträning
Andra rehabiliteringsåtgärder som kan bli aktuella är till exempel arbetsprövning och
arbetsträning.
Arbetsprövning
Arbetsprövning är en utredningsåtgärd för att klarlägga vilken arbetsförmåga medarbetaren
har eller kan uppnå genom arbetslivsinriktad rehabilitering.
Tiden för arbetsprövning är vanligtvis 2 veckor och ska bestå av enklare arbetsuppgifter och
vara del av ordinarie arbetsdag.
Under tiden för arbetsprövning erhåller medarbetaren sjukpenning från Försäkringskassan.
Arbetsprövning som aktivitet måste alltid godkännas av Försäkringskassan innan den får
genomföras.
Arbetsträning
Arbetsträning är en vanlig form av arbetslivsinriktad rehabilitering.
Efter en längre sjukfrånvaro kan arbetsträning vara ett lämpligt sätt att starta återgången i
arbete, i huvudsak i befintliga arbetsuppgifter hos arbetsgivaren.
Arbetsträning får pågå max i 3 månader. Efter avslutad arbetsträning kan medarbetaren
fortsätta sin återgång i arbete i deltidssjukskrivning när inte full arbetsförmåga har uppnåtts
under tiden för arbetsträning.
Arbetsuppgifterna under tiden för arbetsträningen ska vara av sådant slag att de kan utföras
utan krav på prestation. Ansvaret för de arbetsuppgifterna ska ligga på någon annan.
Arbetsträning som aktivitet måste alltid godkännas av Försäkringskassan innan den får
genomföras.
Under tiden för arbetsträning erhåller medarbetaren rehabiliteringsersättning från
Försäkringskassan.
Nedan finns länk till Försäkringskassans information om arbetsträning.
18
Tjänstledighet för att prova annat arbete
En medarbetare har rätt att vara ledig från sin anställning för att, på grund av sjukdom, prova
annat arbete.
Villkor för ledigheten är att medarbetaren på grund av sjukdom:
dels har haft nedsatt arbetsförmåga i förhållande till sitt vanliga arbete, eller till annat lämpligt
arbete som arbetsgivaren tillfälligt erbjudit medarbetaren, under en period om minst 90 dagar
dels har ingått ett anställningsavtal med en annan arbetsgivare under tiden från och med dag
91 till och med dag 180 av sjukperioden.
Omfattningen på ledigheten ska motsvara omfattningen på den anställning som medarbetaren
provar.
Ledigheten och den sjukperiod som ligger till grund för rätten till ledighet ska tillsammans
uppgå till högst 12 månader.
En medarbetare som vill utnyttja sin rätt till ledighet ska anmäla detta till arbetsgivaren senast
2 veckor före ledighetens början.
I samband med att tjänstledighetsansökan beviljas bör chefen avsluta
rehabiliteringsprocessen. Om medarbetaren väljer att avbryta sin tjänstledighet och komma
tillbaka till Lunds universitet är chefen skyldig att återuppta rehabiliteringsprocessen igen om
medarbetaren fortfarande är sjuk. Om en medarbetare aktualiserar frågan om tjänstledighet
rekommenderas kontakt med lokal personalfunktion.
En medarbetare som inte tänker prova annat arbete men som av hälsoskäl vill vara tjänstledig
för att söka nytt arbete kan få ersättning från arbetslöshetskassan. Förutsättningen är att
arbetsgivaren beviljar tjänstledighet. I detta fall är arbetsgivaren inte skyldig att bevilja
tjänstledighet och tjänstledigheten är därmed heller ingen rättighet för medarbetaren. För att få
ersättning från arbetslöshetskassan måste medarbetaren vara medlem i en arbetslöshetskassa,
uppfylla såväl medlems- som arbetsvillkoret samt inte ha förbrukat sina ersättningsdagar
19
Tjänstledighet för att delta i Arbetsförmedlingens
introduktionsprogram
Om en medarbetare har varit sjukskriven i mer än 364 + 550 dagar har han/hon möjlighet att
delta i arbetslivsintroduktion på Arbetsförmedlingen. Om medarbetaren ansöker om
tjänstledighet för detta ska chefen kontakta lokal personalfunktion.
Om medarbetaren inte återgår i arbete efter avslutat program utan blir fortsatt sjukskriven är
det Försäkringskassan som bedömer om rätt till sjuklön och sjukpenning finns.
20
Uppföljning
Uppföljning av en rehabilitering ska ske systematiskt och bör planeras redan vid framtagandet
av handlingsplanen för återgång i arbete. Vid uppföljningstillfällena ska genomförda åtgärder
utvärderas och eventuella förändringar i den medicinska statusen uppmärksammas. Vid behov
kan den ursprungliga handlingsplanen revideras.
Det är av stor vikt att både de åtgärder som vidtagits och resultatet av dessa följs upp och
dokumenteras av ansvarig chef. Dokumentation görs i Adato
21
Resultat och avslut
En lyckad rehabilitering avslutas med att medarbetaren återgår till sitt arbete.
Om medarbetaren efter genomförd rehabilitering inte kan återgå till sitt ordinarie arbete med
full sysselsättningsgrad ska chef tillsammans med personalsamordnare försäkra sig om att
rehabiliteringsinsatserna har uttömts på den egna arbetsplatsen och att en fullgod
dokumentation finns i ärendet.
Chefen ansvarar sedan tillsammans med personalsamordnare att undersöka möjligheten till
förändring av sysselsättningsgrad i ordinarie arbete eller möjlighet till omplacering inom den
egna organisationen och fakulteten/motsvarande.
Om det inte går att hitta en lösning tas kontakt med Sektion Personal. Sektion Personal bistår
med att undersöka möjligheterna till omplacering inom ramen för hela universitetets
verksamhet.
Oavsett om medarbetaren kan återgå i arbete eller inte är det viktigt att
rehabiliteringsprocessen avslutas på ett formellt sätt. Har flera aktörer medverkat i
rehabiliteringen kan det vara lämpligt att chef och medarbetare bjuder in samtliga aktörer till
ett avslutningsmöte. Vid mötet går chefen igenom de åtgärder som vidtagits under
rehabiliteringsprocessen, redogör för resultatet av dessa samt förklarar
rehabiliteringsprocessen avslutad.
22
Tystnadsplikt
All information rörande sjukfrånvaro omfattas av tystnadsplikt. Chefen måste därför alltid
komma överens med berörd medarbetare om vilken information som får spridas vidare.
I Offentlighets- och sekretesslagen 2009:400 är tystnadsplikten reglerad:
Enligt offentlighets- och sekretesslagen kan tystnadsplikt gälla för anställdas hälsotillstånd
och för uppgifter om anställdas personliga förhållanden som rör ärende om rehabilitering om
den anställde eller någon närstående till denne lider men om uppgiften röjs. Alla som i sitt
arbete har information om en arbetstagares hälsotillstånd eller personliga förhållanden
omfattas av denna tystnadsplikt. (Offentlighets- och sekretesslagen 2009:400, kapitel 21 § 1
samt kapitel 39 §§ 1-2)
Dokumentation
I sjukskrivningsärenden är det viktigt att alla uppgifter av betydelse dokumenteras. Syftet med
dokumentationen är att kunna verifiera åtgärder, bedömningar, beslut, etc. Att i efterhand
rekonstruera vad som är gjort är svårt och inte att rekommendera. Om medarbetaren byter
chef eller arbetsplats inom universitetet ska ansvarig chef överlämna information och
dokumentation angående sjukskrivningar och eventuella rehabiliteringsåtgärder till den nya
chefen.
Anteckningar i pågående ärenden ska i möjligaste mån skrivas in i det webbaserade
rehabiliteringssystemet Adato. Behörighet till systemet erhålls via ansökan som finns till
höger. Eventuell övrig dokumentation så som arbetsförmågebedömningar, läkarintyg,
utredningar etc. ska förvaras i låst utrymme. Sekretesslagen styr hur man handskas med
personliga uppgifter. Alla medarbetare ska kunna lita på att uppgifter i ett
rehabiliteringsärende inte sprids till obehöriga
Adato
Adato är Lunds universitets webbaserade rehabiliteringsverktyg. Adato finns som ett stöd till
chefer för att på ett enkelt sätt kunna få en översiktlig information om aktuella sjukfall,
prognoser och status i samtliga rehabiliteringsärenden. Adato är verktyget där all
dokumentation samlas i ett rehabiliteringsärende.
I Adato finns bland annat:


Information om aktuella sjukfall, prognoser och status
Journal över händelser och åtgärder
Adato skickar ut påminnelsemail då chef med personalansvar skall agera enligt Lunds
universitets rehabiliteringsprocess.
Behörighet till Adato erhålls genom ansökan till Sektion Personal. Ansökningsblankett bland
dokumenten på rehabsidan. Där finns även guide hur programmet fungerar.
23
Kontakt med Företagshälsovården
Till företagshälsovården vid Lunds universitet kan alla anställda vända sig till vid behov av
hjälp i frågor som gäller arbetsmiljö, rehabilitering och arbetsrelaterad ohälsa. Man behöver
inte ha godkännande från närmaste chef för att rådfråga dem. Prefekter/motsvarande med
arbetsmiljöansvar kan vända sig till företagshälsovården för konsultation i arbetsrelaterade
frågor som t ex rehabilitering, psykosocial arbetsmiljö och ergonomiska frågor.
I följande processbild visas flödet hur kontakten med företagshälsovården (FHV) ser ut, från
medarbetar- och arbetsgivarperspektivet:
24
Länktips
http://www.forsakringskassan.se/arbetsgivare/forebygga_sjukfranvaro/forebyggande_sjukpen
ning
https://www.forsakringskassan.se/wps/portal/arbetsgivare/sjukfranvaro/sjuk_1_14/om_sjuklo
n/!ut/p/a1/hZDBboMwDIafhmMTQ9cKdqNSWzqp3WGaynJBRgqQNiQoCeX1F9ikXbYsp3
zJZ_WKaMlZQofokUntEI5M9tWaQLn3S7OIX2DFE5Zke0PWXLMthsvfHgB_jg5BOtf4bsIPyTf6VsUUIThHrEhyQsFMk6LMxDXgrdc_pCWXMnaGrubCseaDixt_HeGFQe9AJVXM
VPRPfVDFKreQG5qtdpS5nhDTfckNH4xXfODc8RRDBN04bIkVgewYArraRQ_voV0wt50
54M77AWUjhuhGrt8umf5xBUPXKJvyZ12jpa_iTQoX8vQZxWx2tqPwE1UKu8/dl5/d5/L2d
BISEvZ0FBIS9nQSEh/
http://www.ersattningskollen.se/
https://www.forsakringskassan.se/wps/portal/arbetsgivare/sjukfranvaro/sjuk_1_14/sjuk_ofta_
eller_lange/sjuk_ofta_eller_lange/!ut/p/a1/jZFBb4MgGIZ_Sw8eC2jXRXezy7p2qdmhhzkv5
DP5UCyCQdRkv37YLdmlcPECy88PIEWNKeFhlFW4KTRoOZc3PM4YtluF6YsPrOYHZND8rRPouckC33h3RfYLyNlf
51_QcgstljVtGiA1evpRaG5n0zXLgRDjgqhZYr0BXSN1osXvfKlguHaLNcCPfRd2HB2CuJCwF
bousrOYJFMj9XWNAmGvgIQ_vyG0Lb5zqchN7Y4sCLVoyWP8VtXPdQ8ACNk3TlqiB9BiwDtZGK6n99IvYStU
YnyzWUEolHVqpq_666ZdnJOgW0LNukWrTO5r_EGjX5h8ncT42WzWe0tXqE5WYoLk!/d
l5/d5/L2dBISEvZ0FBIS9nQSEh/
http://www.forsakringskassan.se/arbetsgivare/sjukfranvaro/om_lakarintyg/!ut/p/a1/hZBBT4Q
wEIV_DUfbWTa7AW9s4soaNSbGiL1shmQoXUpLSoH47y2riSdrT_M637w3LRe84sLgrCR
6ZQ3qVYv9OUvh6XDYFJC9QganvMzvjnl6n8M-AB8BgD9OAbH5Mt3zEeAf_LfubgisQ1iHptjGgfWHZ5L2xN_4KLpGLqa_CjVjI7YeJm6xqEJwjLbnzV26JTxn3J9
WGHqbSa5cNSQI8cmFz609X64TSCBZVl2TE9spAQGvLFGKxPKb_9e6YsNylGLtdLKU7
CV47UZrjVSLKi1o-fVbwAf-rcK1Eur58fiC0Pol5o!/dl5/d5/L2dBISEvZ0FBIS9nQSEh/
http://www.forsakringskassan.se/arbetsgivare/tillbaka_till_arbete__rehabilitering/arbetstraning
http://www.forsakringskassan.se/arbetsgivare/tillbaka_till_arbete__rehabilitering/arbetshjalpmedel/!ut/p/a1/pZDBbsIwEES_hQ_A66QFJcdQFRIElVqECL5YG
7EkBsdBjkvUfn2TKlfcQ_e0o32jWQ0IyEEYvKsSnWoM6kGLuYxCvl0sgoRHOx7xLE7j12
UcruJ92APHHuAPJuFef_A8j3AH_lrEOcrQ1uQa0t1R0vMKa0LvKIcFvl7IjmVlioslFaOrDLlaHEWTa_gAMKXlGYzPxA
swxHwVPGWNjX99-PqgvpW04k0HF5AXE6b7_dkqDExxVNUgrB0JkuWVU3rIO6bsb0J2sJbvU-_9pl09XHcfIDy13c-g!!/dl5/d5/L2dBISEvZ0FBIS9nQSEh/
25
http://www.riksdagen.se/sv/Dokument-Lagar/Lagar/Svenskforfattningssamling/Lag-2008565om-ratt-till-le_sfs-2008-565/
http://www.arbetsformedlingen.se/For-arbetssokande/Stod-och-service/Fa-extra-stod/Lamnatsjukforsakringen.html
26