Minnesanteckningar RUV Datum: 150528 Minnesanteckningar Rådet för utveckling av verksamhetsstödet 28 maj 2015, kl. 13-15, Bruunska 24/ UB3018 Närvarande: Per Brolin, universitetsdirektör (ordförande) , Karin Lundhgren (sekreterare), Margaretha Bjerker, huvudskyddsombud, Joacim Martinsson, FSV, Catta Torhell, UB, Sheila Feldmanis, SACO (ersätter tillfälligt Kristina Julin Nyquist) Övriga deltagare Torbjörn Söder, EK Frånvarande: Kristina Julin Nyquist, SACO, Annika Aronsson (Ersätter Margareta Wester, ST), Niklas Ammert (ersätter Dan Alkenäs, FKH), Mats Nordänger, NLU, Ingrid Runesson, FHL, Helén Anderson, FEH, Helén HultSanneus, Lärarförbundet, Ann-Charlotte Larsson, FTK 48 Information Per Brolin Många evenemang äger rum på Lnu, såsom HSS, administratörskongress, akademisk högtid. Duktiga medarbetare möjliggör de dessa engagemang, både konferensservice och andra medarbetare. Arrangemangen är bra exempel på att man gör lite extra saker inom den ordinarie verksamheten. Universitetskajen och Nya Ladok är andra exempel. Lnu är pilot i införande av nya LADOK. I det sammanhanget blir det tydligt hur olika lärosäten räknar på kostnader för sådant som ligger utanför ramen för ordinarie verksamhet. En del tar allt exempelvis allt som tillkommande kostnad. Lnu måste teckna hyresavtal med Sveafastigheter angående västra delen med förbehåll att avtal tecknas under förutsättning att Lnu får teckna 20-årigt hyresavtal. Arbetsplatslösningar är en viktig fråga. Synpunkter som framkom var att: - Brist på kännedom om olika lösningar är ett problem i risk- och konsekvensbedömningar. - Förvaringslösningar blir en stötesten när man inte riktigt vet hur frågan ska lösas, exempelvis vad gäller lärarnas böcker. - Man kan anlägga ett kostnadsperspektiv på det sammanlagda utrymme som krävs för förvaring av böcker. Lärare har också privata böcker på jobbet och ibland sitter flera lärare på samma titlar därför att de är inne och undervisar på samma kurser. Frågan har diskuterats i biblioteksstyrelsen. Frågan bör upp i styrgruppen för det stadsintegrerade universitetet. Eventuellt bör wsärskild arbetsgrupp jobba med frågan. Vårdialogerna är snart genomförda. Underlaget kommer att ingå i Verksamhetens inriktning och ekonomiska förutsättningar 2016 som ska till US i juni. Det ser i dagsläget ut som om Lnu:s anslag kommer att krympa. Lnu strävar efter jämn verksamhet, vilket innebär att man ibland måste låna av myndighetskapitalet. Avtal med Linnéstudenterna avseende lokaler, studiesocialt och studentinflytande är under omförhandling. Eventuellt behövs nya grepp när det gäller studentinflytande. En arbetsgrupp kommer att titta på frågan under hösten. 1 (3) Lnu för diskussioner med Växjö kommun avseende studentbostäder. Lnu siktar på ett samarbete med Växjöbostäder som liknar det Lnu idag har med Kalmarhem., vilket innebär att bostadsbolaget tar över viss administration av bostäder. Antalet studentbostäder på campus i Växjö kommer att öka ca 3 % nästa höst om all går som det är tänkt. Tidigarelagd antagning av internationella studenter skulle eventuellt kunna underlätta. Utseendeprocesser pågår, bland annat avseende prorektorer. Arbete pågår med praxis och rutiner i samband med fall av vetenskaplig oredlighet. Lokalpolicyn ska ses över. Lnu förbereder departementssamtal. Nya regeringen har ett tydligare fokus på bland annat breddad rekrytering och internationalisering. Statens servicecenter har ca 190 anslutna myndigheter vad gäller lönehantering. Lnu har skrivit på avsiktsförklaring om anslutning för att kunna delta aktivt i diskussionerna. MBL-funktionen diskuteras. Det behöver tydliggöras vilka ärenden som ska upp var, till samråd resp MBL. Även MBL-funktionen på fakulteter ska ses över. En arbetsgrupp är bildad avseende Medarbetarundersökning 2015. En gemensam organisation skapas för kommunikationsverksamheten. Bottnar i den inventering som gjordes under hösten. Eventuellt kan en liknande genomgång avseende internationalisering initieras. Viktigt att fråga sig om vi gör rätt saker och hur verksamheten kan utvecklas framåt? SUHF har bjudit in till konferens om kvalitet. Två papers inskickade, ett om funktioner där anställda är ledare men inte chefer, det andra handlar om intern styrning och kontroll (ISK) som möjlighet snarare än hot. I det sammanhanget har en matris tagits fram för beslut som är verksamhetspåverkande. 49 Universitetets indirekta kostnader Torbjörn Söder, EK Indirekta kostnader totalt har minskat. Viss omfördelning från gemensamt till fakultet skedde i samband med omorganisationen. Olika fakulteter redovisar kostnader på olika sätt, vilket gör det svårt att jämföra. Arbete pågår för att likrikta redovisningen. Viss ökning för förvaltningens del 2014. Beror främst på ökade hyror som inte fördelades ut på fakulteterna. Bostadsgarantin för internationella studenter bidrog också. Inom utbildningen går mellan 62 och 67 % till kärnverksamheten och 20-23 % går till fakultetsadministration samt 14-15 % till central administration. Lokalkostnaderna är utslagna på respektive post. Inom forskningen går ca 77 % till kärnverksamheten, ca 13 % till fakultetsadministration och ca 10 % till central administration De indirekta kostnaderna har hållit sig inom ramarna, vilket stödjer inriktningen att man ska kunna 2 (3) utveckla inom ramen för befintlig verksamhet. Torbjörn skickar sina bilder till Karin för vidare distribution till RUV. Karin ber Anna lägga ut på Medarbetare så att materialet får spridning. Inrapportering enligt SUHF ger någorlunda jämförbara siffror lärosäten emellan för andelen indirekta kostnader. När det gäller pålägg är det svårare att jämföra rakt av. Torbjörn kollar om SUHF-statistiken finns färdig och skickar i så fall länk till Karin. 50 Från RUV:s förslagslåda  Central hantering av tentor Delvis fungerar det redan på det sätt som nämns i förslaget. Att studenter missar att anmäla sig till tentor har tidigare varit uppe i RUV. Finns olika uppfattningar om hur efteranmälan ska hanteras. LOS och STUD diskuterar frågan. UK och IT också med i arbetsgrupperna. Frågan har olika stor betydelse för olika fakulteter. Centraliseringen sker med hjälp av digitala och anonymiserade tentor. Peter Knutsson på UK leder en arbetsgrupp inom området. Karin skickar frågan vidare till Christel Olsson, LOS samt Peter Knutsson, UK.  Processen för medbestämmande Finns redan en arbetsgrupp igång.  Antagningsbesked till specialistsjuksköterskor Ändrar lokal antagningsordning för Lnu beslutas troligen av US i september, vilket skulle möjliggöra tidigare antagning. (se bilaga) 51 Diskussion och erfarenhetsutbyte RUV så här långt -funktion -sammansättning -mötesfrekvens -kompletterande frågelåda gemensamma förvaltningen -kommunikationsplattform (Karin Lundhgren) Frågeställarna behöver få svar. Finns exempel på att det saknas kunskap vem som kan svara på vilka frågor. Kan funktionsmejlen göras mer allmän? Att frågor sorteras där? Catta pekade på att detta har koppling till ärendehanteringssystem och infocenter. Vi behöver bli bättre på att möta frågor även från anställda. Ärendehanteringssystemet kommer att ha en redaktion. Den skulle kunna vara en brett sammansatt grupp motsvarande RUV. Informationen som ges vid RUV:s möten dubbleras för vissa. Det finns risk för otydlighet. RUV är ett sätt att fånga upp frågor. Det kanske behöver utvecklas? Kanalen ifrån RUV in i verksamheten är diffus. Eftersom många var frånvarande kommer frågorna att lyftas igen vid RUV:s första möte i höst.. 52 Mötestider höstterminen Ett möte i nuvarande konstellation första halvan av september. Karin kollar upp lämpligt datum. 53 Övrigt Inga övriga frågor 3 (3)