KRAVSPECIFIKATION FÖR FÖRENINGSEKRETERARE Grundläggande bestämmelser (icke-funktionella krav) Föreningssekreteraren… - äger närvaro- och yttranderätt på samtliga styrelse- samt stormöten. - är inte en stadgeförd styrelsepost och därmed ej förtroendevald styrelsemedlem inom Föreningen Ekonomerna. - fungerar som en konsult vars jobb är att assistera styrelsen, likt MÄ och Sakrevisor. - skall ej driva egna agendor eller frågor under möten utan är endast där för att protokollföra. - skall i huvudsak använda sin yttranderätt att ställa frågor gällande protokollförandet. - bör ej vara en aktiv medlem i Föreningen Ekonomerna. - får ej vara med i Ledningsgruppen. - skall vid start av uppdraget signera ett avtal om tystnadsplikt gällande den information föreningssekreteraren tar del av under styrelsemöten. Arbetsbeskrivning (funktionella krav) Föreningssekreteraren skall… - infinna sig på samtliga styrelsemöten och stormöten. - föra protokoll under styrelsemöten. - föra protokoll under stormöten samt föreningsmöten. - protokollföra digitalt via föreningens laptop. - renskriver protokoll och laddar upp på Podio för justering. - skriva ut färdigt protokoll och lämna tillgängligt i Styrelserummet för signering. - ladda upp färdigt protokoll på Podio. Kunskapskrav Föreningssekreteraren skall… - bemästra svenska- samt engelska språket väl i skrift, särskilt grammatik. - behandla Microsoft Word mycket väl. - behandla Podio mycket väl. SPECIFICATION FOR ASSOCIATION SECRETARY Basic rules (non-functional demands) The Association Secretary… - owns the right to attend and speak during all Board- and Grand meetings. - is not a selected official member of the board within Föreningen Ekonomerna. - work as a consultant whose main job is to assist the Board, a lot like the Ministry of Marshal and the Internal auditor. - shall not pursue own agendas or discussions during the meetings but is there mainly to take record of the meeting. - shall use its right to speak mainly by asking questions in regard to the actual recording of the meeting. - should not be an active member in Föreningen Ekonomerna. - is not allowed to be a part of the Operational Management Group. - shall by the beginning of the assignment sign a confidentialty agreement in regard to the information that the association secreterary might learn during the meetings. Job description (functional demands) The Association Secretary shall… - appear at every Board meeting and Grand meeting. - take record of and write the protocol during the Board meetings. - take record of and write the protocol during Grand meetings aswell as the Association meetings. - Write the protocols using the associations own laptop. - Transcribe the protocols and upload these to Podio for adjusting. - Print finished protocol and leave available in the Board room for signing. - Upload the finished protocol at Podio. Proficiency The Association Secretary shall… - Master Swedish and English, vocally and especially grammatically. - be familiar and work with Microsoft Word very well. - be familiar and work with Podio very well.