04.1Upphandling verksamhetssystem, tjänsteskrivelse
TJÄNSTESKRIVELSE 1 (4) 2015-08-13 Socialnämnden Dnr Son 2014/277 Upphandling av nytt verksamhetssystem Förslag till beslut Socialförvaltningens förslag 1. Socialförvaltningen ges i uppdrag att ändra inriktning på upphandlingen så att upphandlingen omfattar support och underhåll av det verksamhetssystem som kommunen redan är ägare till (Procapita). 2. Socialförvaltningen ges i uppdrag att använda sig av förhandsinsyn. 3. Socialförvaltningen ges i uppdrag att under den tid som avtalet löper arbeta med nuläges- och behovsanalys, riskanalys och upphandling av nytt verksamhetssystem. 4. Socialförvaltningen ges i uppdrag att göra en förenklad upphandling av utveckling av befintligt system, så att kommunen kan ta del av de uppdateringar och förändringar som görs i systemet i avvaktan på ny upphandling. Ärendet i korthet Socialnämnden har tidigare fattat beslut att ge socialförvaltningen i uppdrag att genomföra en upphandling av nytt verksamhetssystem. Detta kräver grundliga förberedelser. Järfälla kommun äger nuvarande verksamhetssystem Procapita och kan genom förhandsinsyn göra upphandling av support och underhåll av Procapita och dess moduler och program. Avtalet ger utrymme för det omfattande arbete med nuläges-, behovs- och riskanalyser som behöver föregå kommande upphandling av nytt verksamhetssystem samt för att säkra eventuell övergång till ny utförare. Handlingar 1. Socialförvaltningens tjänsteskrivelse 2015-08-13 Bakgrund Den 10 april 2014 tog Socialnämnden ett beslut att ge socialförvaltningen i uppdrag att genomföra en återupphandling av nytt verksamhetssystem. Socialnämnden beslutade samtidigt att förlänga nuvarande avtal till och med 2016-04-30. Anledningen till att ärendet fördes upp var att det nuvarande då gällande avtalet angående Procapita skulle upphöra den 30 april 2015 och att en ny upphandling av verksamhetssystemet 04.1Upphandling verksamhetssystem, tjänsteskrivelse Socialförvaltningen Avdelningen för lednings- och verksamhetsstöd Inger Brandell, utredare Telefon: 08-580 292 85 (direkt) Fax: 08-580 302 17 Besöksadress: Vibblabyvägen 3, 3 tr., Jakobsberg Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA Telefon växel: 08-580 285 00 E-post: [email protected] Webbplats: www.jarfalla.se Organisationsnummer: 212000-0043 Postgiro: 30918-7 Bankgiro: 239-2082 2015-08-13 2 (4) behöver göras både för beställarsidan och för utförarsidan. Upphandlingsprocessen beräknades ta längre tid än ett år, då upphandlingsprocessen behöver inkludera en noggrann nuläges- och behovsanalys. Verksamhetssystemet Procapita används inom hela socialförvaltningen, inom alla programavdelningar och både på myndighetssidan och hos uppdragstagarna inom de olika programområdena. Procapita VoO används inom äldreomsorg och funktionshinder och har varit i drift sedan år 1999. Procapita IFO har varit i drift sedan år 2000 och har använts av både myndighetssidan och JSB. Inom äldre- och funktionshinder började Procapita VoO införas i utförarledet först år 2008. Idag används Procapita VoO av både egen regi och av privata utförare inom valfrihetssystemen samt entreprenad. I verksamhetssystemet sker all handläggning och dokumentation som rör individärenden. Leverantör av Procapita är Tieto Enator Healthcare & Welfare AB. Inför beslutet konstaterades att det finns fem-sex kända verksamhetssystem inom området idag och att många har mer utvecklad teknik än det som Procapita då använde. Teknikutvecklingen går snabbt framåt och det konstaterades att en ny och mer utvecklad teknik sannolikt innebär ett enklare system och en ökad effektivitet inom handläggning och dokumentation. Analys och överväganden I samband med nuläges- och behovsanalys har socialförvaltningen konstaterat att Järfälla kommun äger verksamhetssystemet Procapita, vilket har inneburit en långsiktig investering. För att fortsätta att använda nuvarande system och de däri inkluderade programmen/modulerna krävs alltså en upphandling av support och underhåll. Samtidigt är det endast nuvarande leverantör som har de verktyg som behövs för att kunna sköta support och underhåll. En sådan upphandling kan göras genom en så kallad förhandsinsyn. ”En upphandlande myndighet som avser att tilldela ett kontrakt genom förhandlat förfarande utan föregående annonsering enligt 4 kap. 5-9 §§ får skicka en annons om sin avsikt till Europeiska kommissionen (förhandsinsyn)” (7 kap 4 § LOU). Anledning till förhandlat förfarande utan föregående annonsering kan till exempel vara att ”det som ska upphandlas av tekniska eller konstnärliga skäl eller på grund av ensamrätt kan fullgöras av endast en viss leverantör”. I detta fall kan support och underhåll av det verksamhetssystem som kommunen redan är ägare till (Procapita) endast utföras av Tieto Enator Healthcare & Welfare AB. Förhandsinsyn innebär i detta fall att Järfälla kommun annonserar att man avser förhandla med nuvarande leverantör om support och underhåll av kommunens verksamhetssystem Procapita. Under annonseringstiden har andra leverantörer möjlighet att yttra sig över förhandsinsynen. Om inga synpunkter inkommer under annonseringstiden kan förhandling med nuvarande leverantör avseende support och underhåll påbörjas. Socialförvaltningen har tagit del av exempel från andra kommuner som har använt sig av förhandsinsyn när det gäller verksamhetssystem (Procapita eller andra verksamhetssystem). 2015-08-13 3 (4) Långsiktigt kommer ändå en upphandling att behöva göras. Nuläges- och behovsanalysen inför denna upphandling kommer att vara omfattande och kommer att behöva pågå under hela den tid som förhandsinsynsavtalet pågår. Den måste både omfatta nuläges- och behovsanalys, men också en riskanalys som bland annat behandlar frågan om vilka insatser som behövs om upphandlingen leder till att ett nytt verksamhetssystem ska implementeras. Om upphandlingen innebär en övergång till nytt verksamhetssystem och ny leverantör krävs också en övergångsperiod där båda systemen löper omlott för att säkra de individuppgifter och den historia som finns dokumenterad kring varje individ kan överföras, manuellt eller, om möjligt om än inte troligt, automatiskt. Om manuell överföring ska göras krävs fler persontimmar än vad som finns i organisationen idag. Det är till exempel troligt att byte av leverantör kommer att innebära att fler handläggare måste anställas under en period för att arbeta med överföring av ärenden. Under den tid förhandsinsynsavtalet gäller har Järfälla kommun behov av att ta del av uppdateringar i befintligt system. För att säkra detta behöver kommunen göra en förenklad upphandling av utveckling av befintligt system, så att kommunen kan ta del av de uppdateringar och förändringar som görs i systemet i avvaktan på ny upphandling Centrala upphandlingsenheten har varit företrädd i den grupp som deltagit i beredningen av ärendet. Ekonomiska konsekvenser Då Järfälla kommun redan äger verksamhetssystemet Procapita innebär denna upphandling med förhandsinsyn inte kostnader för verksamhetssystemet i sig utan, liksom idag, månadskostnader för licenser och kostnader för support och underhåll. Om en ny upphandling görs kommer de resurser som kommunen avsatt för att inköpa verksamhetssystemet Procapita en gång i tiden att gå förlorade, då verksamhetssystemet inte utnyttjas. En helt ny upphandling kommer ändå att behöva göras för att säkra att kommunen i framtiden får det mest utvecklade verksamhetssystemet. En sådan upphandling kräver stora förberedelser och analyser innan upphandling. Om upphandlingen innebär en övergång till nytt verksamhetssystem och ny leverantör krävs också en övergångsperiod där båda systemen löper omlott för att säkra de individuppgifter och den historia som finns dokumenterad kring varje individ kan överföras, manuellt eller, om möjligt om än inte troligt, automatiskt. Slutsatser Järfälla kommun äger redan verksamhetssystemet Procapita. Socialförvaltningens förslag innebär att det tidigare beslutet förändras avseende upphandlingsinriktning så att en förhandsinsyn används för att upphandla support och underhåll av det verksamhetssystem som kommunen redan är ägare till (Procapita). Detta ger utrymme för att arbeta med de omfattande förberedelser som krävs för att göra en bra upphandling av ett nytt verksamhetssystem med framtidens lösningar. Under tiden 2015-08-13 4 (4) behöver också uppdateringar och förändringar i systemet säkras, så att inte funktioner och förbättringar går förlorade för Järfällas del. Johan Bergman Socialdirektör Stefan Lidsten Avdelningschef Ledning- och verksamhetsstöd Expedieras Johan Bergman Stefan Lidsten Jenny Wilhelmsson Lotta Erlandsson Kerstin Svensson Bo Engberg Inger Brandell
© Copyright 2024