Uppdrag och instruktion till Drifts
Sida Tjänsteskrivelse Datum 2015-05-26 1(4) Ks/2015:128 000 Organisation Kommunledningsförvaltningen Lovisa Vasiliou ,0550-88 009 [email protected] Uppdrag och instruktion till Drifts-och servicenämnden Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godta föreliggande tjänsteskrivelse som instruktioner och uppdrag till den centrala drifts och servicenämnden (DSN) att hantera personuppgifter å nämndens vägnar. Sammanfattning För att DSN ska kunna hantera personuppgifter å kommunstyrelsens vägnar måste ett biträdesavtal skrivas. Detta avtal ska enligt Personuppgiftslagen innehålla instruktioner från den personuppgiftsansvarige om hur personuppgifterna ska hanteras. Detta ger i sin tur att skriftliga instruktioner behöver antas av nämnden innan ett biträdesavtal kan skrivas. I ärendet beskrivs att personuppgifterna hanteras med samma ambitionsnivå på trygghet och säkerhet som om vi i egen regi hanterat systemet. Slutsatsen är att kommunstyrelsen kan se ärendet som instruktioner och uppdrag till DSN att hantera personuppgifter å nämndens vägnar. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2015-05-27 Ärendet Värmlandskommunerna har tillsammans inrättat en gemensam Drifts- och servicenämnd, DSN. DSN startades år 2010 för att kommunernas ska kunna göra gemensamma upphandlingar och samarbeta kring förvaltning inom ITområdet. Nämnden har Karlstad som värdkommun och består av en ledamot från varje Värmlandskommun. År 2012 tog nämnden beslut om att erbjuda värmlandskommunerna att delta i gemensam förvaltning av en e-tjänsteportal för olika typer av ansökningar/anmälningar. Kristinehamns kommun har deltagit genom att använda portalen och några av de i portalen ingående e-tjänsterna sedan november 2013. Vidare presenteras KRISTINEHAMNS KOMMUN Postadress 1. Kommunledningskontoret 681 84 Kristinehamn E-post [email protected] Besöksadress Uroxen Kungsgatan 30 Telefon 0550-880 00 vx Fax 0550-880 11 Bankgiro 110-0213 Organisationsnr 212000-1868 2 våra blanketter och e-tjänster som är egenskapade eller tillhandahålls av annan leverantör i portalen. Det har under våren 2015 uppmärksammats att vi inte följer personuppgiftslagen (PUL 1998:204) gällande de e-tjänster som finns ingående i portalen. Då DSN hanterar personuppgifter å respektive personuppgiftsansvarig nämnds vägnar måste ett biträdesavtal skrivas. Detta avtal ska enligt PUL innehålla instruktioner från den personuppgiftsansvarige om hur personuppgifterna ska hanteras. Detta ger att skriftliga instruktioner behöver antas av respektive nämnd i Kristinehamn innan ett biträdesavtal kan skrivas. Det beslut som finns fattat i Kristinehamns kommun om att delta i detta samarbete är Ks/2011:109 Strategi för e-Samhället där kommunstyrelsen dels beslutar om att anta SKLs strategi för eSamhället, dels i andra att-satsen att ”Kristinehamns kommun skall delta i det regionala projektarbetet med framtagning och införande av e-tjänster tillsammans med övriga kommuner i länet”. Det finns inget formellt beslut om att låta projektet övergå i ordinarie verksamhet eller några andra skriftliga instruktioner som ett biträdesavtal kan hänvisa till. Eftersom vi använder tjänsten kan vi sägas ha ett de facto avtal med DSN om att låta dem hantera personuppgifter å våra vägnar. Det finns omfattande dokumentation om hur plattformen tekniskt fungerar och hur behörighetsstrukturen är uppbyggd som kommer att kortfattat sammanfattas här. E-tjänsteportalen E-tjänsteportalen är byggd i verktyget Kommunautomaten som levereras av företaget Abou. Kommunautomaten används idag av ca 55 kommuner i Sverige. I Värmland delar alla kommuner på en gemensam installation som finns i Karlstad. Varje kommun kan göra vissa egna anpassningar i e-tjänsterna och gränssnittet mot medborgaren fås att överensstämma med respektive kommuns grafiska profil. I portalen finns ett antal e-tjänster som efter lokal anpassning kan tas i drift om kommunen så önskar. Dessutom finns möjligheten att i portalen länka in blanketter och de övriga e-tjänster kommunen har som är egenskapade eller tillhandahålls av annan leverantör. Sammantaget ger det ett bra sammanhållet gränssnitt ut mot medborgaren oavsett vilken källa blanketten/e-tjänsten kommer från. De e-tjänster som finns att tillgå i portalen är av kategorin ansökningar/anmälningar. De kan signeras digitalt via vanligt eller mobilt BankID. De ansökningar/anmälningar som skickas in i systemet lagras inuti systemet. Kommunikationen när medborgaren skickar in sin ansökan går via https som är ett protokoll för krypterad kommunikation av data över internet. Den tekniska hanteringen av data i systemet skiljer sig inte åt jämfört med om Kristinehamns kommun skulle ha haft en egen installation. Det som däremot skiljer är antalet behörighetsnivåer och hur behörighetsstrukturen är uppbyggd. Följande roller/behörigheter finns i systemet: 3 Regionsadministratör. Roll som arbetar för DSN med e-tjänsterna åt alla Värmlandskommunerna. Huvudadministratör av systemet. Kan administrera regionens gemensamma funktioner. Sitter organisatoriskt på Karlstads kommuns IT-enhet. Kan inte ta del av innehållet i ansökningar (personuppgifter). Kommunadministratör. Roll som används för att administrera en kommuns del av e-tjänsteplattformen. Kan inte ta del av innehållet i ansökningar (personuppgifter). Verksamhetsadministratör, Statusuppdaterare och Läsbehörighet. Roller som sätts på respektive e-tjänst. Kan se ärendedata i de e-tjänster som behörighet getts till. Används av handläggare. Redaktör. Kan redigera beskrivningar/instruktionstexter etc i de etjänster som har tilldelats. Kan inte ta del av innehållet i ansökningar (personuppgifter). Det är således enbart den person/de personer som är satta att handlägga en viss typ av ärenden som kan ta del av inkomna ärendedata (personuppgifter) för etjänsten. Vidare finns loggningar i systemet som bl.a. visar vem som har läst och arbetat med ett ärende. Loggningen sker på tre nivåer: Hos systemleverantören (Abou) finns en systemlogg som visar vem som skapat olika användare och vilken behörighet de getts i systemet. Hos DSN finns en logg som visar systemleverantörens aktiviteter. Hos respektive kommun finns en logg som visar alla som läst och arbetat i ett ärende. Läsbar av rollerna som får hantera den aktuella ärendetypen. När ett nytt ärende inkommer i e-tjänsteportalen går en notifiering i form av ett e-postmeddelande till vald funktionsbrevlåda, ex. [email protected] för en ansökan om autogiro. Notifieringen innehåller en kopia på ansökan om denna inte rör ett område där sekretess råder, till exempel inom socialtjänsten eller ett parkeringstillstånd för rörelsehindrad. I sådana fall måste handläggaren logga in i systemet för att ta del av uppgifterna. Slutsats Sammantaget ger detta att personuppgifterna hanteras med samma ambitionsnivå på trygghet och säkerhet som om vi i egen regi hanterade systemet. Slutsatsen är att nämnden kan se ovanstående som instruktioner och uppdrag till den centrala drifts och servicenämnden DSN att hantera personuppgifter å nämndens vägnar. Skickas till Drifts-och servicenämnden 4 Peter Eskebrink Kanslichef Lovisa Vasiliou Kommunsekreterare
© Copyright 2024