7. Krisledningsplan för Stadsområdesförvaltning Väster
Malmö stad 1 (1) Stadsområdesförvaltning Väster Datum Tjänsteskrivelse 2015-02-04 Vår referens Monika Laurell Sekreterare [email protected] Krisledningsplan för Stadsområdesförvaltning Väster SOFV-2015-264 Sammanfattning I Malmö stad ska alla förvaltningar ha en upprättad krisledningsplan för att säkerställa rutiner och bemanning vid en krissituation. Fokus i planen ligger på ledning, kommunikation och krisstöd. I samband med en ny mandatperiod ska nämnden besluta om att godkänna förvaltningens plan. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Väster föreslås besluta att godkänna Krisledningsplan för Stadsområdesförvaltning Väster Beslutsunderlag • • Tjänsteskrivelse Krisledningsplan Krisledningsplan Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Västers arbetsutskott 2015-02-17 Stadsområdesnämnd Väster 2015-02-25 Ansvariga SIGNERAD Gisela Gréen Krisledningsplan Stadsområdesförvaltning Väster Upprättad Datum: Version: Ansvarig: 2015-02-02 (uppdaterad larmlista 2015-02-02) 1.3 Stadsområdesdirektör Gisela Gréen Godkänd i Stadsområdesnämnd Väster 2015-02- Innehållsförteckning Innehåll 1. Krisledningsplanen ........................................................................................... 3 1.1 Syftet med krisledningsplanen ................................................................................... 1.2 Revidering ................................................................................................................ 1.3 Utvärdering .............................................................................................................. 2. Malmös larmfunktion - Tjänsteman i beredskap ................................... 4 3. Inlarmning ........................................................................................................... 4 4. Aktivering av krisledningsgruppen ............................................................. 4 5. Lokaler .................................................................................................................. 5 6. Krisledningsorganisation ................................................................................ 5 6.1 Politiska beslut i kris................................................................................................. 5 7. Krisledningsgruppen stadsområde Väster................................................. 6 7.1 Bemanning................................................................................................................ 7.2 Ansvar/uppgifter ....................................................................................................... 7.3 Avslut…………… ...................................................................................................... 8. Stab för krisledning........................................................................................... 7 8.1 Möjlig bemanning ..................................................................................................... 8.2 Ansvar/uppgifter ....................................................................................................... 8.3 Avslut ........................................................................................................................ 8 8.4 Befogenheter……… ................................................................................................... BILAGOR Krisstöd…………….......................................................................................................... Bilaga 1 Larmlistor.............................................................................................................................. Bilaga 2 2 │ Stadsområdesförvaltning Väster │ Krisledningsplan 1. Krisledningsplan En kris är en allvarlig händelse som medför att organisationen inte kan bedriva sin verksamhet som vanligt. Det krävs exempelvis större samordning, snabba beslut och mer omfattande mediehantering än i vardagen. Det handlar om att leda och improvisera under ibland kaotiska och oförutsägbara händelser. En förutsättning för en effektiv krishantering är att krisledningsplanen är flexibel för att kunna anpassas till olika typer av händelser. Med hjälp av planen ska ledningsarbetet komma igång på ett ordnat och effektivt sätt. Övergripande mål för krishanteringen i Stadsområdesförvaltning Väster är att minska konsekvenserna av inträffad händelse säkerställa driften av verksamheten säkerställa förtroendet för att verksamheten kan bedrivas sprida snabb och tydlig information till medarbetare, medborgare och andra aktörer så fort som möjligt normalisera läget. 1.1 Syftet med krisledningsplanen I Malmö stad har alla förvaltningar en krisledningsplan för sin verksamhet i händelse av kris. Planeringen ska säkerställa att organisationen är bemannad med nyckelpersoner och att nödvändiga rutiner och teknik fungerar vid en kris. Fokus ligger på ledning, kommunikation och krisstöd. När organisationen ställs inför en kris är det viktigt att alla fokuserar sina insatser mot samma mål. I krisledningsplanen finns endast funktioner namngivna. Namn och telefonnummer för krisledningsorganisationen redovisas i bilaga 2. 1.2 Revidering Genomgång och revidering av krisledningsplanen ska ske årligen samt vid större organisatoriska eller andra förändringar som kan påverka planens innehåll. Vid den årliga revideringen ska organisation, resurser och rutiner kontrolleras. Uppgifter på larmlistorna uppdateras vid förändring och i samband med godkännandet av larmlistorna på https://sydkris.malmo.se/larmlistor. Kommunikatör ansvarar för att listorna är uppdaterade. Säkerhets- och beredskapsansvarig ansvarar för den årliga granskningen, vilket innebär att granska och rapportera aktuella revideringar till Malmö stads avdelning för trygghet och säkerhet. 1.3 Utvärdering När krisledningsorganisationen varit aktiverad ska organisationens sätt att hantera krisen utvärderas av säkerhets- och beredskapsansvarig. Genom utvärderingen kan erfarenheter tas tillvara och krishanteringen förbättras till nästa gång något inträffar. Malmö stads avdelning för trygghet och säkerhet kan vara behjälpliga med utvärderingen. 3 │ Stadsområdesförvaltning Väster │ Krisledningsplan 2. Malmös larmfunktion - Tjänsteman i beredskap Tjänsteman i beredskap är kontaktvägen in till Malmös krisledningsorganisationer som snabbt kan aktiveras om Malmö drabbas av en kris. Via Tjänsteman i beredskap kan man också begära stöd i form av krishantering och extraförstärkning. Tjänsteman i beredskap ska säkerställa att en krisledningsorganisation initierats vid behov men också se till att så inte sker då det inte är påkallat. Det är händelsens omfattning och art som avgör vilka delar av organisationen som ska bemannas. Tjänsteman i beredskap kontaktar stadsområdesdirektören för en kort lägesorientering. Tjänsteman i beredskap beslutar inte åt någon annan organisation utan ger bara information om inträffade händelser. Tjänsteman i beredskap nås på ett nummer, 040-34 99 00, dygnet runt året om. 3. Inlarmning Om ansvaret för krisledning bedöms ligga på Stadsområdesförvaltning Väster kontaktar Tjänsteman i beredskap förvaltningen för att säkerställa att ledningen uppmärksammat händelsen. Krisledningsgruppen (krisledning och krisledningsstab) i Stadsområdesförvaltning Väster kallas in efter stadsområdesdirektörens direktiv. Utgångsläget är att respektive chef för ledning, stab och krisstöd ansvarar för att larma in sin grupp. Inlarmning kan med fördel ske via Malmös larmfunktion, Tjänsteman i beredskap, som har system för snabb inkallning och uppdaterade kontaktlistor. Efter larm ska krisledningsorganisationen samlas och kunna vara verksam så fort som möjligt. 4. Aktivering av krisledningsorganisationen Stadsområdesdirektören, eller dennes ersättare, tar beslut om aktivering av krisledningsorganisatonen i stadsområdesförvaltning Väster. Signaler om att aktivera krisledningsorganisatonen kan komma från exempelvis Tjänsteman i beredskap, avdelningschef, enskild medarbetare, polis, räddningstjänst, SMHI eller medierapportering. Tjänsteman i beredskap ska alltid meddelas att krisledningsgruppen aktiveras och varför. Det kan vara • betydligt större medietryck än i vardagen • vädervarningar • infrastruktuella störningar av större omfattning, avbrott i elektricitet, värme, vatten • större olyckor inom stadsområdet eller på annan plats där stadsdelens medborgare eller personal är drabbade • oroväckande personalbrist (strejk, epidemi) • flera mindre händelser samtidigt • brand • förgiftning, epidemi. Stadsområdesförvaltning Väster ska skapa en lägesbild och göra en bedömning av Uppkommen situation och händelsens aktörer. krisledningsorganisatonen sätter mål för den initialahanteringen. 4 │ Stadsområdesförvaltning Väster │ Krisledningsplan 5. Lokaler Krisledningsgrupp Ordinarie lokal: Apoteksgatan 7, Limhamn, lilla konferensrummet Alt. Hålsjögatan 8, rum 347 Reservledningsplats: Mathildenborg, Rudbecksgatan 1, Limhamn samlingssal och angränsande arbetsrum, 1:a vån Alt. Svansjögatan 19, konferensrummet, 3:e vån Stab Ordinarie lokal: Apoteksgatan 7, stora konferensrummet Alt. Hålsjögatan 8 Reservledningsplats: Mathildenborg, Rudbecksgatan 1, Limhamn samlingssal och angränsande arbetsrum, 1:a vån Alt. Svansjögatan 19 Krisstödscenter Tänkbar lokal: Limhamns församlingshus, Linnégatan 17, Limhamn 5 │ Stadsområdesförvaltning Väster │ Krisledningsplan 6. Krisledningsorganisation Politisk nivå Stadsområdesnämnd Förvaltningsnivå Strategisk ledning Operativ verksamhetledning Ordförande SoN Stadsområdesdirektör Krisledningsgrupp Avdelningschefer Områdesutveckling Individoch familjeomsorg Stab för krisledning Krisstödsorganisation Vård och omsorg Stadsområdesnämnden beslutar såväl i krisläge som i normalläge i övergripande och strategiska frågor om budget, mål och inriktning för verksamheter inom nämndens ansvarsområde. I ett krisläge ska kontinuerlig information om händelseutvecklingen ges till stadsområdesnämnden. Stadsområdesdirektören ansvarar för att detta sker. 6.1 Politiska beslut i kris Den av stadsområdesnämnd antagna delegationsordningen gäller såväl i normalläge som i krisläge. I de fall särskilda politiska beslut behöver fattas i ett krisläge kan detta behöva ske snabbt. I enlighet med Kommunallagens 6 kap 36 §, har nämndens ordförande rätt att fatta beslut i brådskande ärenden där nämndens beslut inte kan avvaktas. Vid en extraordinär händelse kan Malmö stads krisledningsnämnd besluta att överta ansvaret från stadsområdet. Stadsområde Västers krisledningsorganisation fungerar då som utförare. 6 │ Stadsområdesförvaltning Väster │ Krisledningsplan 7. Krisledningsgruppen i stadsområde Väster 7.1 Bemanning Ordinarie Stadsområdesdirektör Ersättare 1 Avdelningschef Områdesutveckling Ersättare 2 Avdelningschef Kommunikationschef Kommunikationschef från annan stadsområdesförvaltning Planeringssekreterare Kommunikatör Dagboksansvarig Planeringssekreterare från annan stadsområdesförvaltning Namn och telefonnummer för bemanningarna ovan redovisas i bilaga 2. 7.2 Ansvar/uppgifter Krisledningsgruppen har det övergripande ansvaret för krishanteringen och ska minska konsekvenserna av inträffad händelse. De beslut som händelsen kräver fattas av ordföranden, främst baserade på de underlagen som staben utarbetar. Krisledningsgruppen arbetar strategiskt – inte operativt. De fattar inriktningsbeslut och ansvarar för extern information i dialog med kommunledningen. Fasta uppgifter för stadsområdesdirektören, eller dennes ersättare, är att i samråd med övriga medlemmar analysera och fastställa mål för den aktuella krisen rapportera till stadsområdesnämndens ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande informera stadsdirektör och larmfunktionen leda och fördela arbetet inom krisledningsgruppen. Fasta uppgifter för kommunikationschefen, eller dennes ersättare, är att koordinera kontakterna med media och publicering av information på Komin, förvaltningens hemsida och sociala medier samordna viktiga budskap med andra aktörer. Fasta uppgifter för dagboksansvarig, eller dennes ersättare, är att dokumentera krisledningens arbete i händelsen genom dagboksanteckningar i Generalen eller på annat sätt. Medlemmarna bör förprogrammera sina mobiltelefoner med krisledningsgruppens mobilnummer. 7.3 Avslut Så snart situationen medger ska krisledningsorganisation upplösas och den ordinarie organisationen tar över. Stadsområdesdirektören, eller dennes ersättare, beslutar om att avsluta krisledningsarbetet. 7 │ Stadsområdesförvaltning Väster │ Krisledningsplan 8. Stab för krisledning 8.1 Möjlig bemanning Ordinarie Ersättare Stabschef=Ekonomichef, HR-chef ekonomiavdelning (ordförande) Dagboksansvarig Verksamhetscontroller Vård och omsorg Avdelningschef för Planeringssekreterare Områdesutveckling områdesutveckling Avdelningschef för Enhetschef Individ- och familjeomsorg individ- och familjeomsorgschef tillika ordförande för krisstöd Avdelningschef för vård och omsorg Enhetschef/stab Vård och omsorg Säkerhets- och beredskapsansvarig Sektionschef Larmcentral IT-samordnare IT-pedagog Kommunikatör Kommunikatör från annan stadsområdesförvaltning Kommunikatör Kommunikatör från annan stadsområdesförvaltning Kommunikatör Kommunikatör från annan stadsområdesförvaltning Assistent reception Assistent HR-avdelning Namn och telefonnummer för bemanningarna ovan redovisas i bilaga 2. 8.2 Ansvar/uppgifter Staben är krisledningsorganisationens operativa enhet och fattar de operativa besluten. Stabschefen ansvarar för att anpassa stabens organisation efter händelsens art. Staben tar fram beslutsunderlag med förslag till inriktning för krisledningsgruppen att ta ställning till. Staben ansvarar för att verkställa inriktningsbeslut från krisledningsgruppen och svara för uppföljning och utvärdering av händelsen. Stabschefen ansvarar genom staben bland annat för att • tidigt analysera händelsen och utforma beslutsunderlag med förslag till beslut för krisledningsgruppen • skapa fasta arbetsrutiner som anpassas för hela arbetsflödet och följa lägesbilden samt leda, fördela och samordna arbetet inom staben • planera och genomföra kommunikationsaktiviteter. Förse drabbade och andra berörda (ledning, medarbetare, allmänhet och medier) med relevant information. • koordinationen i det interna informationsutbytet upprätthålls • upprätta och ordna bemanning till telefonupplysning för allmänheten • kalla in extrapersonal till verksamheterna • föra dagbok av händelseförloppet, dokumentera i det gemensamma verktyget Generalen och återrapportera till krisledningsgruppen • det praktiska fungerar med till exempel förtäring och teknik samt att lokaler iordningsställs för krisledningsgrupp, stab och krisstöd • samverka med andra aktörer i händelsen. Medlemmarna bör förprogrammera sina mobiltelefoner med stabens mobilnummer. 8.3 Avslut I samband med att krisledningsorganisationen avslutas ska medarbetare som tjänstgjort erbjudas avlastande samtal vid behov. 8 │ Stadsområdesförvaltning Väster │ Krisledningsplan 8.4 Befogenheter Ärende Aktivering av krisledningsgrupp Delegat Stadsområdesdirektör Beslut i krisledningsgruppen Stadsområdesdirektör Inlarmning krisstödsgrupp Stabschef Beslut, oavsett belopp, avseende inköp av material och tjänster. Stabschef Besluta att disponera lokaler, materiella och personella resurser. Stabschef Besluta om förordnande av ersättare för ordförande och/eller vice ordförande i krisstödsgruppen, då dessa inte är i tjänst. Stabschef 9 │ Stadsområdesförvaltning Väster │ Krisledningsplan Bilaga 1 KRISSTÖD Övergripande inriktning Kommuner och landsting ska vidta en rad åtgärder för att minska sårbarheten i sina verksamheter, och därmed öka sin förmåga att hantera allvarliga händelser. Vilka dessa åtgärder är regleras av en lag och en förordning: Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Förordning (2006:637) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Behovet av stödinsatser vid en allvarlig händelse beror på vad som inträffar. Kommunen har ansvar för att lindra konsekvenserna genom att ge allmänmänskligt stöd, information, tillhandahålla mat, skydd och stöd till ensamma barn och utsatta grupper med flera. Krisstödsplanen för Stadsområdesförvaltning Väster är en bilaga till stadsområdets krisledningsplan och utgör en del av krisledningsorganisationen. Krisstödsplanen är en överenskommen strategi för att hantera krisstöd. Vid en allvarlig händelse i stadsområdet ska krisstödsarbetet komma igång snabbt och på ett ordnat sätt. Planen syftar dels till att skapa förutsättningar för att hantera lokala kriser i stadsområdet, men också till att skapa en krisstödsorganisation som kan hjälpa till vid större kriser i Malmö stad. Den ska också ligga till grund för uthållighet vid ett utdraget krisläge. Verksamhet och mål Krisstödsorganisationen ska säkerställa att drabbades basala behov av mat, boende, skydd och stöd tillgodoses upprätta lägesbeskrivningar, synliggöra behov hos drabbade upprätta stödcenter ge information till allmänheten ge råd och stöd till både direkt och indirekt drabbade ge psykosocial första hjälp och uppmärksamma individer med särskilda behov och slussa dem rätt planera för långsiktigt stöd till anhöriga och drabbade Insatserna ska vara föregripande och inte invänta att problem uppstår, de ska erbjudas alla drabbade och vara lättillgängliga och flexibla. Insatserna ska ges kontinuerligt, akutinsatser ska följas av erbjudande om långsiktigt stöd när det bedöms nödvändigt. Insatserna ska vara sammankopplade med samhällets övriga insatser. Krisstödsinsatser ska kontinuerligt följas upp och utvärderas. Organisation Stadsområdesförvaltning Västers krisstödsorganisation är uppbyggd av medarbetare från Individ- och familjeomsorg och Vård och omsorg. Respektive avdelning svarar för att det finns personal organiserad och rustad för att arbeta med psykosocialt krisstöd. Vid mindre händelse begränsad till den egna verksamheten mobiliseras i första hand krisstödspersonal inom den egna verksamheten. 10 │ Stadsområdesförvaltning Väster │ Krisledningsplan Organisationsskiss Ordförande krisstöd Avdelning för områdesutveckling krisstödsgrupper Avdelning för individ- och familjeomsorg krisstödsgrupper Avdelning för vård och omsorg krisstödsgrupper Ledningsgruppen för krisstöd leds av avdelningschefen för individ- och familjeomsorg. Gruppen består av en representant från respektive verksamhets ledningsgrupp samt säkerhets- och beredskapssamordnaren och vid behov kommunkatör. Ledningsgruppen svarar för att planera och säkerställa att det i den verksamheten som man företräder finns medarbetare rustade för att bemanna stödcenter eller på annat sätt ta hand om människors akuta stödbehov vid en kris kartlägga och tillgodose utbildningsbehov för krisstödsgruppernas medarbetare i den egna organisationen genomföra olika typer av kompetensutvecklingssatsningar upprätthålla aktuella larmlistor i händelse av krissituation leda krisstödsarbetet, vid behov ta kontakt med och samarbeta med ideella föreningar och trossamfund verksamma i stadsdelen. Ledningsgruppen ska säkerställa att samverkan sker med förskole-, grundskoleoch gymnasieförvaltningarna. Stadsområdesförvaltning Västers krisstödsorganisation är uppbyggd av medarbetare från Individ- och familjeomsorg, Vård och omsorg och Områdesutveckling. Krisstöd i Stadsområde Väster aktiveras av Malmös larmfunktion 040-34 99 00 eller av chefen för individ och familjeomsorg efter samråd med stabschefen. Krisstöd svarar för att bemanna lokalt stödcentrum vid förfrågan från Malmö stads centrala krisstödsorganisation bistå med att bemanna stödcenter organisera avlastande samtal för medarbetare som tjänstgjort under händelsen. 11 │ Stadsområdesförvaltning Väster │ Krisledningsplan
© Copyright 2024