Krishanteringsplan i händelse av olycka eller katastrof Högskolan i
Krishanteringsplan i händelse av olycka eller katastrof Högskolan i Borås Denna plan är upprättad av krisledningsgruppen vid Högskolan i Borås och fastställd att gälla från den 1 juli 2014. (Dnr: 928-14) Senast reviderad: 2015-06-25 Innehåll Definition ................................................................................................................................... 3 Telefonnummer .......................................................................................................................... 4 Arbetsordning för krisledningsgruppen ..................................................................................... 5 Stödgruppens arbete ................................................................................................................... 8 Mottagande och reaktioner ......................................................................................................... 9 Praktisk hjälp ............................................................................................................................ 10 Efterinsats (Debriefing/handledning) ....................................................................................... 11 Åtgärdslistor vid olyckor .......................................................................................................... 12 Åtgärdslista 1: Psykosocial hjälp vid en arbetskamrats/students död .................................. 12 Åtgärdslista 2: Meddela dödsfall till anhöriga ..................................................................... 13 Åtgärdslista 3: Psykosocial första hjälp vid arbetsplatsolycka, färdolycka eller annan olycka .............................................................................................................................................. 14 Åtgärdslista 4: Psykosocial första hjälp vid olyckor utomlands........................................... 15 Checklista vid bombhot ............................................................................................................ 16 Checklista krishanteringsgruppen ............................................................................................ 17 Bilagor ...................................................................................................................................... 22 Registerkort .......................................................................................................................... 22 Krislåda ................................................................................................................................. 23 Dödsannons .......................................................................................................................... 24 Krisledningsgruppen ............................................................................................................. 25 Krisledningsgruppens reserver ............................................................................................. 26 2 (27) Definition En kris definieras oftast som en händelse där ens tidigare erfarenheter och inlärda reaktionssätt inte är tillräckliga för att man ska förstå och psykiskt hantera den aktuella situationen. Med Krisstöd avses det psykiska och sociala omhändertagande som behöver vidtas i samband med olyckor, akuta krissituationer och liknande allvarliga händelser som kan utlösa krisreaktioner. Exempel på krissituationer kan vara; akut sjukdom, dödsfall, arbetsplatsolyckor eller olyckor vid tjänsteresor och semester. 3 (27) Telefonnummer Högskolans växel: 033-435 40 00 Telefonister/receptionister Lena Borén-Persson Therese Widar Anna Ståhl Krisledningsgruppen Rektor Björn Brorström Förvaltningschef Karin Cardell HR-chef Birgitta Alfraeus Fastighetsadm. Cecilia Hallgren Kurator/Studenthälsan Camilla Boström Kommunikationschef Annie Andréasson Stödpersoner till krisledningsgruppen Präst Anders Ljungström Previa (dagtid) Studentkårens ordförande (POSOM) Morgan Högrell (POSOM) Andreas Ekelund Arbete 033-435 40 00 033-435 40 00 033-435 40 00 033-435 43 73 033-435 40 21 033-435 59 27 033-435 40 48 033-435 40 24 033-435 40 22 Bostad 033-26 41 70 Mobil 0703- 76 42 24 0702- 49 33 85 0701-85 63 72 0723-11 05 92 033-25 88 64 033- 26 00 30 0765-67 74 72 033-12 22 49 0709- 45 34 70 0733- 97 00 39 0733- 97 00 38 0705- 34 36 90 0732- 70 34 01 0708- 17 41 22 0722-35 38 08 0705- 15 94 91 Personsökare 033-17 52 50 033-35 31 89 033-35 37 04 0705-14 15 78 0768-88 31 89 0705-12 82 61 Vaktmästeri Göran Björling Mikael Hansson Mattias Hjertén Mikael Lövgren Göran Pettersson Stefan Isackson 033-435 41 89 033-435 44 12 033-435 41 85 033-435 44 15 033-435 41 81 033-435 41 82 0708-16 41 82 0733-97 00 72 0708-28 23 78 0733-97 00 71 0708-16 41 30 0732-30 59 12 Huvudskyddsombud Carina Théen 033-435 44 05 033-25 67 73 0708-16 44 31 HUT-samordnare Birgitta Påhlsson 033-435 59 61 033-12 49 00 0733-56 54 24 Restaurangen Köksansvarig, Stephan Albrecht 033-4354192 Övriga viktiga telefonnummer Arbetsmiljöverket (jour efter kontorstid) SOS Falck TravelCare Polis dygnet runt Södra Älvsborgs Räddningstjänstförbund Jourhavande brandmästare (stabchef) Borås Stad (kontorstid) SÄS Borås (växel) Vuxenpsykiatrin akutmottagning Vuxenpsykiatrin rådgivning Alingsås lasarett SÄS Skene Giftinformation (dagtid) ej dagtid: 112 Svenska kyrkan jourhavande präst Larmcentral (dit alla våra larm går) Securitas VIA Egencia (resebyrå) 08-737 15 55 112 +46 8 58771749 11414/112 033-17 29 00 033-17 29 50 033-35 70 00 033-616 10 00 033-616 27 60 033-616 27 65 0322-22 60 00 0320-77 80 00 08-33 12 31 112 040-660 87 00 010-470 53 25 031-773 87 27 0746-292401 0746-292401 ? 4 (27) Arbetsordning för krisledningsgruppen Sammankallande Den i krisledningsgruppen som först nås av larmet blir sammankallande och kallar samman övriga medlemmar i krisledningsgruppen. Den personen måste också försäkra sig om att räddningsverksamhet pågår. Krisledningsgruppen kompletteras med berörd akademichef/sektionschef/avdelningschef/förvaltningschefen s ersättare i krisledningsgruppen. Telefonist kallas in samtidigt. Sammankallande säkerställer också om händelsen har någon direktpåverkan på miljön och kallar i så fall även samordnaren för hållbar utveckling. Samling Krisledningsgruppen samlas i styrelserummet (A716). Kan inte denna lokal användas samlas gruppen i rektors tjänsterum på plan 7 (A710). Om byggnaden Balder inte kan användas samlas gruppen i konferensrummet U 420 på Textile Fashion Center. Bedömning Ring polisen för att få uppgifterna kring olyckshändelsen verifierade. Gör en bedömning av läget. Vilka är drabbade? Klarar vi oss själva? Behöver vi hjälp utifrån? Ansvarig: HR-chef. Stödpersoner och telefonist Ring in stödpersoner och vid behov även fler telefonister och vaktmästare. Ansvarig: Fastighetsekonom. Information Det är viktigt att alla omgående känner till vilken information som kan lämnas vidare. Tänk på sekretessregler! Ansvarig: Kommunikationschef/presskontakt. Massmedia Kontakt med massmedia sker i första hand genom polis eller räddningsledning. Frågor som rör Högskolan besvaras av kommunikationschef/presskontakt. Vid presskonferenser deltar rektor. Öppna telefonväxel När telefonisterna är på plats: berätta vad som har hänt och gå igenom vilken information som kan ges via växeln. Öppna och bemanna telefonväxeln. Ansvarig: Fastighetsekonom. 5 (27) Telefoner Ordna telefonlinjer. Även olyckor med relativt få inblandade kräver minst fyra telefonlinjer. Ett telefonnummer ska lämnas för inkommande samtal från anhöriga. Ansvarig: Fastighetsekonom. Meddela telefonnummer Meddela snarast krisledningsgruppens telefonnummer till SOS (112) för besked till/från räddningsledare, polis, sjukhus m.fl. Ansvarig: Förvaltningschef. Fördelning av uppgifter 1. Rektor är ledare och förvaltningschef är samordnare. Anteckna alla beslut, åtgärder m.m. Använd gärna blädderblock. 2. HR-chef ansvarar för att kontinuerlig telefonkontakt sker med anhöriga/övriga nära berörda. Upprätta registerkort (enligt mall sid.17) för samtliga som tar kontakt med högskolan. Ta hjälp av resurspersoner. 3. Förvaltningschef ansvarar för kontinuerlig telefonkontakt med räddningstjänstens ledningscentral, sjukhus och polis och för kontinuerligt informationen vidare till gruppledaren, pressansvarig och övriga som behöver informationen omgående. Skriv omgående ner all ny information. 4. Kurator ansvarar i första hand för kontakten med och ledningen av stödpersonerna som är kopplade till krisledningsgruppen. Kurator kontaktar och informerar även POSOM-gruppen 1 vid behov. . 5. Kommunikationschef/presskontakt ansvarar i första hand för kontakterna med media och bedömer vilka uppgifter som kan ges vidare till pressen. Gör noteringar om alla kontakter med media. Rektor medverkar vid eventuella presskonferenser. Pressen hänvisas till pressrum: Sandgärdets café. Presskonferenser sker i M202. För anteckningar Varje åtgärd i gruppen ska dokumenteras. Var noga med att särskilt anteckna kända uppgifter om: • • • 1 De som avlidit. De som skadats och förts till sjukhus. Anhöriga som har kontaktat krisledningsgruppen. POSOM står för psykosocialt omhändertagande i samband med kris och katastrof 6 (27) Se till att dokumentera vilka stödpersoner som deltar i krisgruppsarbetet. Information till stödpersoner Kurator samlar stödpersonerna i C 614. Informera om vad som har hänt, hur många människor som har drabbats, hur många som kommer att beröras av stödgruppens arbete och om vad som kommer att ske. Gå igenom vilken information som får lämnas till utomstående. Lokal för omhändertagande Ordna lämplig lokal för omhändertagande av personer som på olika sätt är berörda av olyckan. Ansvarig: Fastighetsekonom. Alternativ 1: Gröna matsalen (om dagtid använd annan lokal) Alternativ 2: Lunchrummet i Balder (A309) Alternativ 3: Lunchrummet på Sandgärdet (L318) Krisledningsgruppen (och reserver) har behörighet till högskolans samtliga lokaler på sitt passerkort. Telefoner till berörda Uppmana anställda och studenter att i första hand själva ta kontakt med anhöriga med hjälp av egna mobiltelefoner. Anvisa telefoner till berörda personer som inte kan ringa på annat sätt. Förvaltningschef, HR- chef och kommunikationschef hämtar ut särskilda mobiltelefoner i receptionen för eget bruk under tiden som insatsen pågår. Mat, kläder och filtar Stödpersonerna undersöker hur stort behovet är. Vid behov kontaktar krisledningsgruppen kommunen för att få hjälp med detta. Filtar finns även att tillgå i VHB:s lokaler: Metodrum E506, E510 och E517. Transporter till sjukhus Anhöriga till de skadade transporteras till sjukhuset först efter samtal med sjukhuset. Ta ställning till om stödpersoner ska följa med. Vila och raster All personal behöver få möjlighet till enskild rast och vila. Personerna i krisledningsgruppen och stödgruppen måste tänka på att regelbundet ta pauser. Nya personer kan behöva kallas in. Ansvarig: HR-chef. Samtal inför hemresan Inför hemresan bör stödpersonerna i samråd med krisledningsgruppen avgöra om den berörda personen klarar att åka hem. Före hemresan bör man gå igenom det som har 7 (27) hänt och informera om möjligheter att kontakta anvisad stödperson. Ansvarig: Kurator. Stödgruppens arbete Ledning av stödgrupp Kurator avdelas för kontakt med och ledning av stödgruppen som är kopplad till krisledningsgruppen. Stödgruppen samlas Stödgruppen samlas i C 614. Om inte denna lokal kan användas samlas stödgruppen i konferensrummet i biblioteket (J 2519) Kurator informerar om vad som hänt, hur många människor som drabbats och hur många som kommer att beröras av stödgruppens arbete. Kurator går igenom vilken information som får lämnas ut till utomstående. Kontakter med sjukhus Krisledningsgruppens samordnare, förvaltningschefen, håller den övergripande kontakten med sjukhuset. Ny information från sjukhuset förmedlas till kurator, ledaren för stödgruppen, som informerar stödgruppen. Telefoner Kurator, ledaren för stödgruppen, informerar stödgruppen vilka telefoner som finns tillgängliga för berörda personer som har behov av att ringa. Registrering Berörda som tas om hand ska registreras. För dessa anteckningar finns särskilda registerkort som förmedlas av krisledningsgruppen (se mall sid.17). 8 (27) Mottagande och reaktioner Anhöriga och andra berörda Upprätta ett registerkort (mall sid. 17) för varje berörd person och dokumentera åtgärderna. De berörda delas in i mindre grupper. Anhöriga/närstående till avlidna personer tilldelas en särskild stödperson. Anhöriga/närstående personer till skadade som finns på sjukhus samlas i en grupp och tilldelas en särskild stödperson. Övriga delas in i mindre grupper. Samtala i smågrupperna om vad som hänt. Låt anhöriga och andra berätta om sina upplevelser. Lyssna utan att korrigera eller förklara. Ta upp samtalstrådar i syfte att hjälpa den drabbade att uttrycka sina känslor. Trösta och lugna. Reaktioner Reaktioner efter en dramatisk upplevelse kan variera från apatisk inbundenhet till gråt eller intensivt pratande. Tänk på: • att ge varsam kroppskontakt • att vara aktivt närvarande • att lyssna 9 (27) Praktisk hjälp Mat och dryck Servera mat och dryck vid behov. Att få något att äta eller dricka kan verka lugnande. Fastighetsekonomen ser till att restaurangen, om möjligt, öppnas och kontakt sker med köksansvarig (se lista Telefonnummer) Behov av telefoner, mat, mm Stödpersonerna undersöker vilka behov anhöriga och andra berörda har av mat, kläder, vila, telefon m.m. Behov meddelas till krisledningsgruppen. Filtar finns att tillgå hos Akademin för vård, arbetsliv och välfärd i metodrum E506, E510 och E517. Hjälp att ringa Hjälp anhöriga och andra att ringa. Sitt vid behov tillsammans med den som ringer. Ditt stöd behövs och uppgifter kan behöva korrigeras. Samtal till sjukhus Görs först då polisen lämnat besked till krisledningsgruppen om vart de skadade har förts. Frågor om skadade personer görs först av stödpersonen som talar med vårdpersonalen. Ny information För att undvika ryktesspridning ska relevant information föras vidare från krisledningsgruppen till anhöriga och andra berörda. Oavsett om ny information tillkommit ska informationsmöten anordnas på bestämd plats och på fasta tider. Ansvarig: Kommunikationschef/presskontakt Samtal inför hemresan Inför en hemresa bör stödpersonerna i samråd med krisledningsgruppen avgöra om den berörda personen klarar av att åka hem. Personer från samma ort bör om möjligt resa hem tillsammans. Före hemresan ska stödpersonen försäkra sig om att vederbörande blir mottagen hemma. Normalt bör en stödperson följa med vid hemresa inom kommunen. 10 (27) Efterinsats (Debriefing/handledning) Bearbetning Krisledningsgruppen avgör när insatsen ska avslutas. Efter avslutad insats återstår ett antal uppgifter. Alla inblandade behöver bearbeta sina upplevelser. Ofta blir arbetet mycket krävande och ger många tankar som behöver bearbetas. Egen personal Krisledningsgruppens samordnare, förvaltningschefen, ansvarar för att berörda personer samlas för samtal före hemgång. Krisledningsgruppen bedömer om det finns behov av debriefing och tillkallar i så fall en kompetent debriefingledare genom företagshälsovården. Även krisledningsgruppen bör ha en genomgång av upplevelserna. Krisledningsgruppen bör vara medveten om att svåra reaktioner kan komma från inblandad personal. Det är viktigt att det finns en beredskap för att ta hand om personal som behöver stöd. Anhöriga och andra berörda Fortsatta kontakter kan behövas lång tid efter insatsen. Krisledningsgruppen måste försäkra sig om att anhöriga och andra berörda får den vård som sjukvård, socialtjänst, kyrka med flera kan ge. Stödgruppens arbete är en akutinsats. Ansvarig: Kurator samt akademichef/förvaltningschef eller sektionschef/avdelningschef. 11 (27) Åtgärdslistor vid olyckor Åtgärdslista 1: Psykosocial hjälp vid en arbetskamrats/students död Närmaste chef, det vill säga den som har personalansvar för medarbetaren, ansvarar för att åtgärdslistan följs. Handlar det om en student ligger ansvaret på akademichefen. Praktiskt stöd Närmste chef ska omgående underrätta HR-chef och kurator. Dessa informerar alltid vidare per mejl till övriga i centrala krisledningsgruppen. Närmaste chef ska också underrätta sin överordnade chef (akademichef/förvaltningschef) om det inträffade. Närmaste chef sammankallar omgående en grupp som tillsammans fattar beslut om hur information om det inträffade ska spridas till medarbetare och studenter, vilka ritualhandlingar som ska äga rum och hur eventuella frågor från massmedia ska hanteras. (Frågor från massmedia kan förväntas om högskolan på något sätt har juridiskt eller moraliskt ansvar för det inträffade). Gruppen bör förslagsvis bestå av åtminstone akademischef/förvaltningschef, sektionschef/avdelningschef, studierektor och kommunikationschef/presskontakt. Akademischef/förvaltningschef bedömer vilka som bör ingå i gruppen. • Kontakter med anhöriga till arbetskamrats död görs av närmaste chef. Närmaste chef tillser att blommor/kort skickas till närmast anhörig och sätter in annons i BT (utformad enligt bilaga s.19) efter avstämning med anhöriga. • Kontakter med anhöriga vid students död ansvarar berörd sektionschef för. • Vid students död ska Studentkårens ordförande informeras. Närmaste sektionschef ansvarar för att så sker. • Vid arbetskamrats/students bortgång hissas den mittersta flaggan i flaggborgen vid Akademiplatsen på halv stång efter avstämning med anhöriga. Flaggan kan hissas antingen i samband med bortgången, eller i samband med en eventuell minnesstund. När flaggning sker avgör närmaste chef/sektionschef tillsammans med chefen för vaktmästeri/växel. • Kort information om det inträffade och flaggningen läggs ut på högskolans webplats av kommunikationschef. Av informationen ska framgå vem som kan kontaktas vid frågor. • Minnesstund anordnas av respektive akademi/enhet eller sektion/avdelning. Hur minnesstund genomförs ska stämmas av med anhöriga. Närmaste chef/sektionschef kontaktar anhöriga då de kanske vill närvara vid minnesstunden. Material inför minnesstunden finns i ”krislådan” (se bilaga 2) • Akademichef/förvaltningschef tar ställning till på vilket sätt högskolan ska närvara vid begravningen och/eller ombesörjer att blommor skickas till begravningen. Psykosocialt stöd: • Krissamtal i grupp • Enskilda samtal • Uppföljning 12 (27) Åtgärdslista 2: Meddela dödsfall till anhöriga Om polisen är kontaktad ansvarar de för att meddela dödsfall. Ofta söker polis tillsammans med präst upp närmast anhörig för att lämna dödsbudet. Avlider den anställde/studenten på sjukhus är det landstingets ansvar att meddela dödsbudet. Om dödsfallet inträffar på en arbetsplats föreslår polisen ofta att någon på akademin/enheten ska lämna dödsbudet. Man bör avtala med polis hur man ska gå tillväga. Det kan vara lämpligt att någon från högskolan – akademichef, förvaltningschef, närmaste chef eller representant från krisgruppen – tillsammans med präst åtar sig att lämna dödsbudet. De anhöriga ska meddelas så snabbt som möjligt. Det är viktigt att hinna före media och att informera anhöriga innan flaggan hissas på halv stång eller andra åtgärder för att hedra minnet av den bortgångne vidtas. Se vidare i åtgärdslista 1. Man ska först informera de anhöriga och därefter arbets- och studiekamrater. Viktigt att tänka på: • Personligt besök – ej telefonkontakt. • Avsätt tillräcklig tid. Ta dig tid att lyssna. • Förbered dig inför samtalet. • Erbjud det praktiska stöd som behövs. • Stanna tills någon annan person kan komma (familjemedlem eller nära vän). • Ta ny kontakt efter någon dag för att visa omtanke och för att kontrollera om ytterligare insats krävs. • Finns behov av professionell hjälp med krisbearbetning – hjälp till att ordna sådan. 13 (27) Åtgärdslista 3: Psykosocial första hjälp vid arbetsplatsolycka, färdolycka eller annan olycka Räddningsinsatser och medicinska insatser ordnas av andra instanser. Här behandlas endast psykosocialt stöd. Dag 1 • Delta i inräkning av personal och studenter som befunnit sig i olycksområdet. • Ta kontakt med representant från HB; rektor, akademischef/förvaltningschef etc. • Vid arbetsplatsolycka ska anmälan skyndsamt göras till Arbetsmiljöverket. • De som inte fått fysiska skador, skiljs ut och tas om hand. • Ordna filtar, varm dryck, lugn och avskildhet. • Kontakta anhöriga. Ge den som så önskar möjlighet att ringa själv. • Skydda mot massmedia – hänvisa till kommunikationschef/presskontakt. • Ordna en kort krissamling för information och för att bedöma tillståndet hos de berörda. • Ge möjlighet till personligt samtal där det behövs. • Informera om krissituationer (normalisera) • Se till att ingen går hem ensam. Ordna kontakt med familj eller vänner. • Dödsbud, se åtgärdslista 2. Dag 2 • Eventuell uppföljning av det som hänt. Senare • Debriefing efter två till sju dagar. • Uppföljning sker efter behov. Se åtgärdslista 1. 14 (27) Åtgärdslista 4: Psykosocial första hjälp vid olyckor utomlands Till exempel naturkatastrofer, krig, gisslandrama, kidnappning, flyg-/tåg-/bilolycka, brand, dödsfall eller arbetsplatsolycka. Att tänka på i samband med olyckor och katastrofsituationer som kan drabba personal och studenter vid utlandsvistelse. • Den person som först nås av meddelandet kontaktar och informerar krisledningsgruppen. • Närmaste chef kontaktas för att få besked om vilka anställda/studenter som befinner sig i området. Då våra tjänsteresor ska vara beställda hos Via Egencia kommer vi också att få information från dem om vad som gäller och vilka personer som befinner sig i området. • Kontakta de internationella koordinatorerna. De har uppgifter om vilka utländska universitet våra utbytesstudenter befinner sig vid samt eventuellt även universitetens kontaktperson. Viss information finns även att tillgå i Ladok. • Vid behov ring Falck TravelCare för information om hemtransporter m.m. tfn: 0046 8 58771749 Det psykosociala omhändertagandet anpassas efter behov i varje enskilt fall. Se åtgärdslista 1. 15 (27) Checklista vid bombhot Samtalet kom…………………………………………………. (Datum och klockslag) Anteckna noggrant bombhotarens meddelande. (Försök få honom/henne att upprepa meddelandet genom att låtsas att du inte uppfattat): Går det att spåra samtalet? – Vidta åtgärder! Försök få till stånd ett samtal och svar på frågorna: (Som inledning bör du tala om för personen att också andra människor utanför arbetsplatsen kan komma till skada om bomben exploderar). 1. 2. 3. 4. 5. Var finns den? När exploderar den? Vad är det för sorts bomb? Varför gör du det här? Tillhör du en särskild organisation? IAKTTAGELSER Verkar bombhotaren ha lokalkännedom? Ja Nej Vet ej Bombhotarens dialekt: Lokal dialekt (ortens dialekt eller dialekt du känner igen) Bombhotarens kön och ålder? Man Kvinna Pojke Flicka Vet ej Utländsk brytning Övrigt………………………………. Bombhotarens röst: Högljudd Mörk Sluddrig Tystlåten/svag Ljus Mjuk, behaglig Bombhotarens tal: Snabbt Distinkt Stammande Långsamt Förvrängt Läspande Välvårdat Svordomar Bombhotarens attityd: Lugn Upphetsad Bakgrundsljud: Oväsen från maskiner Musik Gatutrafik Röster Blandat Högtalarröster 16 (27) Checklista krishanteringsgruppen Förvaltningschef (samordnar arbetet) Aktivitet Hämta ut särskild mobiltelefon i HB:s reception. Anteckningar Klart Är i gruppen på plats? Kalla in reserver vid behov. I första hand kallas ersättaren in. Kan inte ersättaren nås beslutar du om annan person som träder in. Meddela krisledningsgruppens telefonnummer till SOS (112) för besked till/från räddningsledare, polis, sjukhus m.fl. Lämna det nummer som finns till din särskilda mobiltelefon. För kontinuerlig telefonkontakt med räddningstjänstens ledningscentral, sjukhus och polis och för kontinuerligt informationen vidare till gruppledaren, pressansvarig och övriga som behöver informationen omgående. Skriv omgående ner all ny information. Samla berörda personer för samtal innan hemgång. Ta vid behov in debriefingledare. Se till att fortsatt kontakt sker med anhöriga och berörda även efter avslutad insats. 17 (27) HR-chef Aktivitet Hämta ut särskild mobiltelefon i HB:s reception. Anteckningar Klart Ring polisen för att få uppgifterna kring olyckshändelsen verifierade. Gör en bedömning av läget. Vilka är drabbade? Klarar vi oss själva? Behöver vi hjälp utifrån? Se till att kontinuerlig telefonkontakt sker med anhöriga/övriga nära berörda. Upprätta registerkort enligt mall. Påminn deltagare i krisledningsgruppen och stödgruppen att ta regelbundna pauser. 18 (27) Kommunikationschef Aktivitet Hämta ut särskild mobiltelefon i HB:s reception. Anteckningar Klart Informera alla om vilken information som kan lämnas vidare. Tänk på sekretessregler! Gör bedömning av vilken information som kan delges media. Tillse att rektor närvarar vid eventuell presskonferens. Anordna regelbundna informationsmöten i syfte att undvika ryktesspridning. 19 (27) Fastighetadm. Aktivitet Ring in stödpersoner och vid behov även fler telefonister och vaktmästare. Anteckningar Klart När telefonisterna är på plats: berätta vad som har hänt och gå igenom vilken information som kan ges via växeln. Öppna och bemanna telefonväxeln. Ordna telefonlinjer. Även olyckor med relativt få inblandade kräver minst fyra telefonlinjer. Ett telefonnummer ska lämnas för inkommande samtal från anhöriga. Ordna lämplig lokal för omhändertagande av personer som på olika sätt är berörda av olyckan. 20 (27) Kurator Aktivitet Sköt kontakten med, och ledningen av, stödpersonerna som är kopplade till krisledningsgruppen. Anteckningar Klart Kontakta POSOM- gruppen vid behov. Samla stödpersonerna i C 614. Informera om vad som har hänt, hur många människor som har drabbats, hur många som kommer att beröras av stödgruppens arbete och om vad som kommer att ske. Gå igenom vilken information som får lämnas till utomstående. Se till att stödpersonerna i samråd med krisledningsgruppen inför hemresan avgör om den berörda personen klarar att åka hem. 21 (27) Bilagor Bilaga 1 Registerkort Datum Namn Åtgärd Signatur 22 (27) Bilaga 2 Krislåda Krislåda ska innehålla följande: • • • • • • • • Ljus och ljusstakar Tändstickor Duk Vas Fotoram Bok (för att skriva minnesord i) och penna Diktsamling CD-skiva med lugn musik Krislådans placering ska vara väl känd på akademin/enheten. Plats/funktion Registrator Receptionen Studentkåren Textile fashion center Biblioteket Akademi 2 (A2) Akademi 3 (A3) Rum där krislådan förvaras Balder, rum C 722 Allégatan 1 Allégatan 2, vån 4 Skaraborgsgatan 3 rum U 407 Ansvarig Åsa Enmyren Lena Borén Persson Kårordförande Sandgärdet, rum J 426 Balder, rum E 749 Balder, rum A 555 Lena Wadell Ann-Sofie Rihs Kristina Orava Ansvariga ska se till att krislådan innehåller de saker som nämnts ovan. 23 (27) Bilaga 3 Dödsannons Vid anställds bortgång ska närmaste chef se till att blommor/kort skickas till närmast anhörig och sätter in annons i BT (efter avstämning och godkännande av närmast anhörig) utformad enligt följande mall (originalmall finns hos kommunikationsavdelningen): Vår arbetskamrat och vän xx xxx har lämnat oss i djup sorg och saknad. ARBETSKAMRATER OCH LEDNING HÖGSKOLAN I BORÅS 24 (27) Bilaga 4 Krisledningsgruppen Högskolans krisledningsgrupp består av följande personer: Namn/funktion Rektor Björn Brorström Förvaltningschef Karin Cardell HR-chef Birgitta Alfraeus Fastighetsadm. Cecilia Hallgren Kurator/Studenthälsan Camilla Boström Kommunikationschef Annie Andréasson Arbetstelefon Hemtelefon 033-435 43 73 Mobil 0709-45 34 70 033-435 40 21 0723-11 05 92 0733-97 00 39 033-435 59 27 033-25 88 64 0733-97 00 38 033-435 40 48 033-26 00 30 0705-34 36 90 033-435 40 24 0732-70 34 01 0765-67 74 72 033-435 40 22 033-12 22 49 0708-17 41 22 Pärm för katastrofplan för psykosociala insatser i Borås finns på tjänsterummen hos HR- chef, Birgitta Alfraeus och kurator, Camilla Boström. Andra viktiga telefonnummer se sidan 3 i handlingsplanen. 25 (27) Bilaga 5 Krisledningsgruppens reserver Högskolans krisledningsgruppsreserver består av följande personer: Namn/Funktion Arbetstelefon Prorektor Martin Hellström 033-435 40 20 (ersätter rektor) Verksamhetsstödscontroller/jurist Åsa Dryselius 033-435 41 37 (ersätter förvaltningschef) Stf HR-chef Sara Svensson 033-435 41 43 (ersätter HR- chef) Biträdande IT- chef Jane Edström 033-435 46 88 (ersätter fastighetsadm.) Chef Studentcentrum Yvonne Ohlsson 033-435 42 61 (ersätter kurator) Stf kommunikationschef Jennifer Tydén 033-435 44 84 (ersätter kommunikationschef) Hemtelefon 0707-33 56 38 Mobil 0734-60 66 00 0709-45 17 80 0736-17 89 17 0701- 91 48 12 0733-97 08 67 070-26 42 803 0734-20 36 80 033-12 16 36 0708-53 54 40 Andra viktiga telefonnummer se sidan 3 i handlingsplanen. 26 (27)
© Copyright 2024