2015-03-09 | Sydarkivera | 0470-413 07
Nyhetsbrev nr. 1, 2015
Sydarkivera
Förbundet formellt konstituerat
Den 13 februari träffades Sydarkiveras ledamöter och ersättare på Smålands museum i Växjö. Dagen inleddes med en informationsträff. På eftermiddagen var det möte med förbundsfullmäktige. På mötet valdes presidium, förbundsstyrelse och revisorer.
Kommunalförbundet Sydarkivera har bildats av kommunerna Alvesta,
Karlskrona, Karlshamn, Lessebo, Ljungby, Markaryd, Ronneby, Tingsryd,
Växjö, Älmhult samt Region Blekinge (regionförbundet i Blekinge).
Förbundets uppdrag är att utföra arkiveringsuppdrag, förvalta gemensamt
arkivsystem för digitalt bevarande samt fungera som gemensam arkivmyndighet. Förbundet ska tillhandahålla specialistkompetens inom området arkiv och dokumenthantering. Sydarkivera ska stödja förbundsmedlemmarna genom utbildning och gemensamma standarder och riktlinjer.
Under februari och mars besöker vi alla förbundsmedlemmar och genomför en fördjupad nulägesanalys. Rapporten som sammanställs kommer att
vara underlag för planering av verksamheten och beslut om prioriteringar.
Sydarkiveras nyhetsbrev
Under projektet e-arkiv Kronoberg och Blekinge skickades månadsbrev ut
till kontaktpersoner. Tanken är att Sydarkivera kommer att skicka ut nyhetsbrev en gång i kvartalet. Från och med mars kommer nyhetsbreven
att skickas ut via brev till kontaktpersoner. Nyhetsbreven publiceras också
på webben. För tips och synpunkter kontakta Elin Jonsson.
Innehåll
Förbundet konstituerat
1
Månadsbrev
1
Råd och stöd
2
Leveransutredningar
2
Nya lagar och gallringsråd
2
Sydarkiveras ledning
3
Förbundsstyrelsen
3
Att ansluta
3
Kommunbesök
4
Invigning 13 mars
4
Kontaktuppgifter
4
2
Råd och stöd
Sydarkivera svarar gärna på frågor
av olika slag som rör arkiv och dokumenthantering. Inte bara när
det gäller digitala handlingar, utan
också traditionell arkivhantering
och diarieföring.
Magdalena Nordin:
Tel. 0455-30 30 47
Elin Jonsson:
Tel. 0470-413 07
Utbildningar för arkivansvariga,
arkivombud/arkivredogörare och
arkivassistenter kommer att ordnas under hösten.
Sydarkivera ska också ge råd i
samband med att nya it-system
kravställs och upphandlas eller
utvecklas. Eller om större förändringar ska genomföras i befintliga
system. Kontakta oss gärna så
snart som möjligt när någon verksamhet planerar att införa ett nytt
it-system. Det är viktigt för att på
sikt minska kostnader och risker
vid systembyte och digitalt bevarande.
Kontakta oss gärna när någon verksamhet planerar att införa ett nytt it-system. Det är viktigt
för att på sikt minska kostnader och risker vid systembyte och digitalt bevarande.
Leveransutredningar
Nya lagar, gallringsråd och vägledningar
Sydarkivera utreder inaktiva system
Nytt datadirektiv
En ny EU-förordning som ska ersätta Personuppgiftslagen och 26 andra
nationella lagstiftningar är på gång från EU och antas troligen under året.
De nya reglerna kan bli verklighet redan år 2016. De viktigaste förändringarna är ökade krav på säkerhet och ansvar.
som innehåller information som ska
bevaras. Flera kommuner har gamla
journalsystem stående.
Logica VO (WM-data VO)
Inaktivt system hos tre förbundsmedlemmar. Information inom vård
och omsorg. Ingen support eller
utveckling.
PMO (Profdoc, Journal 3)
Används för skolhälsojournaler,
Inaktivt då flera kommuner gått
över till landstingets journalsystem.
ProCapita
Används aktivt, men det finns i drift
hos de flesta förbundsmedlemmar.
Befintlig modul för arkivering.
Ny hälso- och sjukvårdslag och socialtjänstlag
Det kommer under året sannolikt beslutas om att anta en ny hälso- och
sjukvårdsdatalag och en socialtjänstdatalag som kommer att gälla från
2016. Tanken är att de nya lagarna ska ge en mer sammanhållen informationshantering både inom och mellan hälso- och sjukvården och socialtjänsten.
Föreskrifter avseende kris- och sårbarhetsanalyser
Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) har utfärdat föreskrifter för statliga myndigheter, kommuner och landsting avseende krisoch sårbarhetsanalyser. Den 31 oktober ska alla kommuner ha lämnat in
en kris- och sårbarhetsanalys.
Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor
I serien Bevara och gallra från Samrådsgruppen (SKL och Riksarkivet) utkom i slutet av 2014: Råd om patientjournaler och övrig vårddokumentation, råd om teknisk verksamhet, mark, fastigheter samt bostadsförsörjning. Det har även kommit ut gallringsråd kring resehistorik inom kollektivtrafiken. Ny vägledning är på gång vad gäller ”Vem bestämmer om arkiv?”
Vägledningen kommer att ge råd om styrningen av arkivverksamheten.
Läs mer på bloggen: https://sydarkivera.wordpress.com
3
Per Ribacke, ordförande i styrelsen
Förbundsstyrelse
Ordförande
Per Ribacke (S), Alvesta
Vice ordförande
Nils Ingmar Thorell (FP), Ronneby
Sydarkiveras ledning
Ledamöter
Sydarkivera är ett kommunalförbund som ägs gemensamt av förbundsmedlemmarna. Arbetet i den gemensamma arkivorganisationen kommer att påverka bådeinformationshanteringen i den löpande verksamheten och hos de centrala arkivfunktionerna hos kommunerna. Därför
behöver viktiga beslut fattas gemensamt och förankras hos förbundsmedlemmarna.
Magnus Gunnarsson (M), Ljungby
Förbundsfullmäktige är förbundets högsta beslutande organ med en ledamot och en ersättare från varje förbundsmedlem. Fullmäktige beslutar
om verksamhetens mål och inriktning samt utser styrelse. Förbundsstyrelsen består av sju ledamöter och sju ersättare och ska ha så bred representation som möjligt. Sydarkiveras förbundsstyrelse för de närmaste
fyra åren presenteras i kolumnen till höger.
Annika Westerlund (S), Karlshamn
Den operativa verksamheten leds av en tillförordnad förbundschef fram
till dess att ordinarie förbundschef rekryterats. Tillförordnad förbundschef är Mats Porsklev. Planering av verksamheten och budgeten kommer att ske i samråd med förbundsmedlemmarna. Både på ledningsnivå
och tillsammans med dem som arbetar med arkiv och dokumenthantering ute hos kommunerna.
Per Ribacke (S), Alvesta
Ingemar Almkvist (S), Älmhult
Annika Stacke (FP), Växjö
Börje Dovstad (FP), Karlskrona
Nils Ingmar Thorell (FP), Ronneby
Ersättare
Britta Lundén (S), Tingsryd
Monica Bernholtz (S), Lessebo
Ingegerd Lenander (KD), Markaryd
Ola Löfqvist (S), Växjö
Chatarina Holmberg (S), Region
Blekinge
Bo Johansson (S), Ronneby
Att ansluta till Sydarkivera
Vakant representant från Karlskrona
Vi tror att det finns allt att vinna på att samverka så stort och brett som
det går. Eftersom styrelseformen för kommunalförbundet är fullmäktige
så är det möjligt att ansluta fler förbundsmedlemmar. Kontakta Mats
Porsklev för att få veta mer.
Hela fullmäktige hittar du här:
http://bit.ly/1ArzL8F
4
Sydarkivera
Kommunbesök
Båtsmanstorget 2
0470-413 07
[email protected]
Under februari och mars besöker Magdalena och Elin samtliga förbundsmedlemmar. Syftet med besöken är att informera om Sydarkiveras verksamhet och samla in underlag för fördjupad nulägesanalys. Rapporten
med den fördjupade nulägesanalysen kommer att vara en utgångspunkt
för att planera verksamheten. I samband med besöken träffar vi kanslichefer, arkivarier/arkivföreståndare, registratorer, it-chefer och andra
personer som har insikt i informationshanteringen inom organisationen.
Ett e-arkiv värt att lita på
Här hittar du oss på webben:
https://sydarkivera.wordpress.com
Invigning 13 mars
Sydarkivera har flyttat in i lokaler på Båtsmanstorget 2 i Växjö. Vägbeskrivning och hur du hittar våra lokaler finns på webben:
https://sydarkivera.wordpress.com. Kontaktpersoner hos förbundsmedlemmarna, samt ledamöter och ersättare har bjudits in till en invigning
den 13 mars.
I samband med invigningen kommer resultatet av konceptstudien att redovisas. Det blir också information om den planerade verksamheten.
Kontakta Sydarkivera
Besöksadress:
Sandgärdsgatan 23
Skicka brev:
Kommunalförbundet Sydarkivera
Båtsmanstorget 2
352 30 Växjö
Kontaktuppgifter till Sydarkiveras personal
Mats Porsklev,
t.f. förbundschef
Telefon 0476-55 388
Mobil 0733-50 15 73
[email protected]
Magdalena Nordin, arkivarie
Telefon 0455-30 30 47
Mobil 0766-20 85 02
[email protected]
Tillfällig förvaltning
Under första halvåret 2015 finns en tillfällig förvaltning
på plats som arbetar med att bygga upp den gemensamma arkivverksamheten. Den första anställningen
blir förbundets chef. Därefter rekryteras övrig personal.
Vi har ännu inte fått klart med nya e-postadresser och
telefonnummer.
Elin Jonsson, arkivarie
Telefon 0470-413 07
[email protected]
Annie Jonsson, teknisk assistent
[email protected]
Anette Axelsson Spjut, administratör
Mobil 070-991 26 78