FÖRSTUDIERAPPORT - SYDARKIVERA LABB
Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 1 FÖRSTUDIERAPPORT SYDARKIVERA LABB SAMMANFATTNING OCH REKOMMENDATIONER Labbmiljö för att testa programvaror och metoder för digitalt bevarande är det första steget på vägen mot att införa ett gemensamt arkivsystem för Sydarkiveras förbundsmedlemmar. Labbmiljön gör det möjligt att testa och utvärdera programvaror och metoder utan att påverka kommande test- och produktionsmiljöer. Syftet är att på ett långsiktigt hållbart sätt kunna tillhandahålla arkivsystem som bastjänst åt förbundsmedlemmarna. Labbmiljön förväntas göra det möjligt att undvika onödiga investeringar och minska riskerna förknippade med att införa ny teknik. Förstudien rekommenderar att börja med en grundläggande teknisk miljö som installeras lokalt hos Sydarkivera. Det vill säga datorer, servrar, nätverk och övriga bakomliggande system. Labbmiljön kan användas både för utbildning och för att testa programvaror och metoder för digitalt bevarande. Arbetet med att införa den lokala labbmiljön kan hanteras av befintlig personal. Labbmiljön utvecklas efter hand i takt med verksamhetens behov. Detta behöver inte hanteras i projektform utan hanteras i Sydarkiveras löpande verksamhet inom ramen för antagen budget. 1 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 2 Innehåll Sammanfattning och rekommendationer ............................................................................................... 1 Bakgrund.................................................................................................................................................. 3 Förändringsidé ......................................................................................................................................... 5 Måluppfyllelse ......................................................................................................................................... 7 Organisation och bemanning .................................................................................................................. 9 Genomförande ...................................................................................................................................... 10 Beskrivning av planerad verksamhet..................................................................................................... 12 Lösningsförslag ...................................................................................................................................... 16 Riskanalys .............................................................................................................................................. 22 Värdering av effekter............................................................................................................................. 23 Förslag till fortsättning .......................................................................................................................... 24 Ordlista .................................................................................................................................................. 26 Källor........................................................................................................................................................ 1 2 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 3 BAKGRUND Den 1 januari 2015 bildades kommunalförbundet Sydarkivera som är en gemensam arkivorganisation för kommuner. Från starten var 10 kommuner och ett regionförbund (Region Blekinge) förbundsmedlemmar. Grundplattform för slutarkiv ska enligt mål och inriktning som beslutats av Sydarkiveras förbundsfullmäktige den 13 februari 2015 införas under den första tvåårsetappen för att vara i drift 2017. Under 2015 ska arbetet med kravställning av arkivsystem påbörjas.1 Det första steget i det här arbetet är den här förstudien om labbmiljö. En fördjupad nulägesanalys har genomförts under våren 2015 i samband med besök hos förbundsmedlemmarna. Rapporten visade att förbundsmedlemmarna framförallt har behov av att ta hand om information från äldre inaktiva journalsystem.2 Förbundsstyrelsen har fattat inriktningsbeslut om att prioritera gamla journalsystem när det gäller leverans av digitala arkiv till Sydarkivera.3 Konceptstudien E-arkiv Kronoberg och Blekinge, som resulterade i att Sydarkivera bildades, tog under 2014 fram ett utkast till en lista med krav som behöver uppfyllas för att uppnå visionen ”ett e-arkiv värt att lita på”. Checklistan kallas CheckARK och baseras på standarden Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories 4. Det är en standard som syftar till att kunna utvärdera om ett arkiv uppfyller kraven i OAIS-modellen (Open Archival Information System)5. Checklistan används som utgångspunkt för planering av aktiviteter för att införa ett gemensamt arkivsystem för långsiktigt digitalt bevarande. Under konceptstudien startades även ett arbete med nyttorealisering.6 Utifrån en tänkt tioårig utvecklingsplan presenterades en verksamhetsidé (business case) med identifierade och specificerade nyttor av att införa e-arkiv och en gemensam arkivorganisation. 1 Sydarkivera - verksamhetsbeskrivning, Mål och inriktning för verksamheten (SARK.2015.19), Sydarkivera 201501-30. 2 Rapport fördjupad nulägesanalys, dnr SARK.2015.7, 2015-06-01 3 § 11 Pilotprojekt journalsystem, sammanträdesprotokoll förbundsstyrelsen kommunalförbundet Sydarkivera, sammanträdesdatum 2015-03-13. 4 Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS), Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories, Recommended practice CCSDS 652.0-M-1, Magenta Book 2011. Innehållet i standarden beskrivs i sammanfattning i Guide till handlingsalternativ - ett utbildningsmaterial, Förstudie e-arkiv Kronoberg och Blekinge, Växjö kommun (dnr KS/2012:974), 2013-08-07 ss 40-45 5 OAIS-modellen beskrivs i sammanfattning i Guide till handlingsalternativ ss 31-38. 6 Arbetet utfördes inom ramen för projektet E-arkiv och e-diarium (eARD). Tero Päivärinta m.fl., Slutrapport delprojekt 2 Nyttorealisering av FGS:er, e-Arkiv och e-Diarium (eARD), Dnr RA 13 -2011/5329, 2014-06-02. 3 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 4 Under konceptstudien hade projektgruppen och referenspersoner åtkomst till en extern labbmiljö med en bevarandeplattform. Programvarorna som används återfinns också hos Riksarkiven i Sverige och Norge och är licensierade som öppen källkod. Labbmiljön tillhandahålls av Es Solutions.7 Dokumentation från projektet e-arkiv Kronoberg och Blekinge 2013-2014 finns publicerad via adressen http://www.vaxjo.se/e-arkiv. Om förstudierapporten Förstudierapporten beskriver hur arbetet har genomförts och arbetsgruppens rekommendationer. Rapporten är i första hand skriven med tanke på att Sydarkiveras förbundsmedlemmar, men även andra kommuner som planerar att införa e-arkiv, ska kunna ha insyn i det förberedande arbetet med att skapa en gemensam grundplattform för slutarkiv. Förstudierapporten har granskats av arbetsgrupp och referensgrupp. Rapporten har godkänts av styrgruppen. Rapporten publiceras via adressen: www.sydarkivera.se. Beställare och förstudiedirektiv Mats Porsklev, förbundschef för kommunalförbundet Sydarkivera, är beställare av förstudien. Förstudiedirektivet har granskats av referensgruppen och styrgruppen. Det upprättades den 20 april 2015. Projektperiod Förstudien startade i april 2015 och redovisades i september 2015. 7 Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation - beslutsunderlag till avsiktsförklaring, Konceptstudie gemensamt e-arkiv (dnr KS 2013:550), Växjö kommun 2014-04-02 4 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 5 FÖRÄNDRINGSIDÉ Idén att införa en labbmiljö utgår från nyttorna med e-arkiv och en gemensam arkivorganisation som identifierats och specificerats under konceptstudien. Nyttorna med nödvändiga möjliggörare, utvecklingsinsatser och förändringar beskrivs översiktligt i effektkedjan nedan. Nyttan med e-arkiv och en gemensam arkivorganisation är bland annat att det blir möjligt att åstadkomma ett helt digitalt flöde så att kommuner inte längre behöver skriva ut information på papper för långsiktigt bevarande. Det blir möjligt för förbundsmedlemmarna att bli av med inaktiva system och åstadkomma en bättre arkitektur för verksamhetssystem/verksamhetsinformation. En förändring som behöver genomföras är att skapa ett gemensamt arkivsystem och gemensamt arbetssätt för att bland annat hantera leveranser av information.8 E-arkiv är en ny marknad med i hög grad nyutvecklade system. God beställarkompetens när det gäller it och långsiktigt digitalt bevarande är därför avgörande för att kunna välja lämpliga system och teknisk infrastruktur. Även kompetens och erfarenheter av att förvalta arkivsystem och säkerställa 8 Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation (2014-04-02) ss 11, 20-24. Hur dessa nyttor är tänkt att realiseras beskrivs i en nyttorealiseringsplan: Nyttorealiseringsplan etapp 1 år 2015-2016, version 1.0, (dnr SARK.2015.11), Sydarkivera 2015-03-13. 5 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 6 långsiktigt digitalt bevarande inom arkivsektorn är i en uppbyggnadsfas. Det är ett fåtal arkivinstitutioner som har flerårig erfarenhet av att arbeta med långsiktigt digitalt bevarande.9 Den förändringsidé som förstudien om labbmiljö utgår ifrån är att börja med att införa en lokal labbmiljö dels för utbildning och dels för utvärdering av programvaror och metoder. Med labbmiljö menas en isolerad teknisk miljö där programvaror och metoder kan provas och utvärderas utan att det påverkar kommande test- och produktionsmiljöer. Idén har också varit att undersöka möjligheten att hantera det förberedande arbetet inför leverans av information till arkivsystem (Pre Ingest) i labbmiljön. Därefter är tanken att successivt införa grundplattform för slutarkiv först i test och därefter i produktion. Den idé som konceptstudien lade fram och som vi arbetar med utgångspunkt ifrån är att produktionsmiljö för arkivsystemet kommer att finnas i Växjö kommuns datahall och testmiljö i Karlskrona kommuns datahall. 9 Slutrapport gemensam förstudie våren 2013, version 1.0, E-arkiv Kronoberg och Blekinge, dnr KS/2012:974, 2013-08-07. 6 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 7 MÅLUPPFYLLELSE Förstudien förväntas leda fram till ett projekt för att sätta upp labbmiljön så att den kan finnas på plats hösten 2015. Förstudien förväntades ge underlag för planering och förväntade kostnader för att införa labbmiljön. Resultatet av förstudien blev att labbmiljön kan sättas upp inom ramen av Sydarkiveras löpande verksamhet. Något projekt tillsammans med externa parter eller leverantörer behöver därför inte planeras. Sydarkiveras tekniska assistenter har efter beslut av förbundschefen påbörjat arbetet och labbmiljön kommer att kompletteras successivt under hösten 2015. Förstudien förväntades också att ge tekniska projektledare från Växjö och Karlskrona kommun möjlighet att förbereda och planera inför kommande projekt för att införa arkivsystem. Målet uppfylldes endast delvis. Dels på grund av förhinder att delta på arbetsmöten och dels på grund av att det hade behövts mer djupgående introduktion eller utbildning. Deltagare efterfrågade överskådligt dokumenterade arbets- och informationsflöden. Resultatet av förstudien blev därför förslag att under hösten rita upp arbets- och informationsflöden samt att erbjuda möjlighet att delta på korta webbutbildningar när det gäller digitalt bevarande och arkivsystem. Utgångspunkten för utbildningarna är dokument som tagits fram under projektet E-arkiv Kronoberg och Blekinge. Under förstudien har vi utfört följande av de aktiviteter som beskrivs i förstudiedirektivet: • Urval av programvaror som i ett första skede ska utvärderas i labbmiljö. • Översiktlig beskrivning av den planerade verksamhetens processer. • Plan för tester i samband med pilotprojekt. • Förslag till inköp/komplettering av teknik. Detaljerad beskrivning av informationsflöden, tester och teknik kommer att sammanställas och kompletteras under hösten 2015 parallellt med att labbmiljön sätts upp. Utgångspunkter för förstudien var också att undersöka möjligheterna att hantera det förberedande arbetet inför leverans av information till e-arkivsystem (Pre Ingest) i labbmiljön. Samt att behålla den befintliga externa labbmiljön för samarbete och erfarenhetsutbyte med andra e-arkivorganisationer. Förstudien har kommit fram till förslag på lösning för att hantera arbetsytor för det förberedande arbetet. Utkast till överenskommelse om tillgång till extern labbmiljö har också tagits fram. 7 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 8 Ekonomi Förstudien hade kostnader för bland annat teknisk konsulting. Förstudiens budget var 35 tkr. Kostnaderna för förstudien blev lägre än förväntat framförallt på grund av färre externa deltagare i arbetsgruppen och att endast två arbetsmöten genomfördes istället för tre. Arbetsmöte bevarandeplattform och paketeringsverktyg, Björn Skog Es Solutions 8 537 Växjö kommun, arbetsmöten och inläsning (8 timmar) 6 800 Kostnader i samband med arbetsmöten (fika, lunch med mera) 2 054 Summa Budget Differens 17 391 35 000 + 17 609 Sydarkiveras personal samt styrgrupp och referensgrupp deltog inom ramen för sina ordinarie uppdrag. 8 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 9 ORGANISATION OCH BEMANNING Förstudieledare var Elin Jonsson, Sydarkivera. Det fanns en arbetsgrupp som bemannades dels av Sydarkiveras personal och dels av representanter från Växjö kommun respektive Karlskrona kommun. Det fanns en styrgrupp och en referensgrupp för att kvalitetssäkra förstudiens resultat. Styrgrupp: • Mats Porsklev, förbundschef, Sydarkivera • Magdalena Nordin, tillsynsarkivarie, Sydarkivera • Anders Danielsson, informationssäkerhetschef, Karlskrona kommun • Lasse Johansen, it-chef, Alvesta kommun Arbetsgrupp: • Annie Olandersson, teknisk assistent, Sydarkivera • Mattias Johansson, teknisk assistent, Sydarkivera • Johan Hermansson, teknisk projektledare, Växjö kommun Karlskrona kommun hade utsett Michael Karlsson, chef för utvecklingsmiljön, som fick förhinder. Referensgrupp: • Örjan Gurthu, teknisk utvecklare, NetPort • Dan Lundh, arkivarie, Örebro stadsarkiv • Caspar Almalander, it-arkivarie, Eskilstuna kommun • Kristian Kristiansson, projektledare e-arkiv, Nacka kommun Referensgruppen har fungerat som bollplank bland annat vid telefonavstämningar och i samband med att förstudierapporten arbetades fram. Syftet med den externa referensgruppen var ömsesidig nytta av att ta del av och dela med sig av erfarenheter. Tanken är att referensgruppen även när labbmiljön har införts kan bidra med idéer, synpunkter, delta i planerade tester och ta del av resultat. 9 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 10 GENOMFÖRANDE Förstudiedirektivet godkändes i samband med det första arbetsmötet. Referensgruppen hade möjlighet att lämna synpunkter på utkast som skickades ut via e-post den 16 april 2015. Synpunkter skulle lämnas senast den 21 april. Det kom in några synpunkter som beaktades innan förstudiedirektivet upprättades. Två gemensamma arbetsmöten genomfördes. Det första arbetsmötet den 17 april klockan 12.30– 15.00 handlade om informationssäkerhet i samband med uttag, transport, mottagning, förvaring samt avlämning/överförande till test. Anders Danielsson, informationssäkerhetschef, Karlskrona kommun deltog. Arbetsmötet redovisades i anteckningar daterade den 20 april. Anteckningarna delades i gruppen Arkivsystem och leveranser i det gemensamma nätverket E-arkiv på Yammer. Det andra arbetsmötet den 28 april klockan 8.00–11.00 handlade om bevarandeplattform och paketeringsverktyg. Björn Skog, Es Solutions, deltog och berättade om den externa labbmiljön och det europeiska projektet E-ARK. Flera deltagare hade förhinder, men vi beslutade ändå att genomföra mötet. Eftersom mötet huvudsakligen bestod i en genomgång av den externa labbmiljön så skrevs inga särskilda anteckningar. Istället hänvisas till det PM som skrevs i samband med konceptstudien.10 Under dagen diskuterades överenskommelse om fortsatt nyttjande av den externa labbmiljön. Det hade planerats ytterligare ett gemensamt arbetsmöte. Detta ersattes med ett internt arbetsmöte för Sydarkiveras personal den 8 maj. Anledningen var att resultatet från de båda första arbetsmötena pekade mot att en lokal fysisk labbmiljö var ett lämpligt första steg. De tekniska assistenterna har den kompetens som behövs för att beställa och installera de maskiner och programvaror som behövs. Förutom arbetsmötena bestod förstudien av genomgång av det material som sammanställts under projektet E-arkiv Kronoberg och Blekinge. Två kortare möten med referensgruppen genomfördes via telefon. Det var inte möjligt att hitta en gemensam tid. Ett av mötena blev försenat, eftersom Elin kom för sent till mötet, så en av referensgruppsdeltagarna hade inte möjlighet att delta. Ett telefonmöte med styrgruppen genomfördes den 9 juni. Anteckningarna från styrgruppsmötet delades på Yammer. Vid styrgruppsmötet beslutades att förlänga tiden för att färdigställa rapporten och hämta in synpunkter. Sista dag att lämna synpunkter blev den 1 augusti.11 10 11 PM – Projektet E-ARK och labbmiljö, sammanställdes efter utbildning juni 2014. Anteckningar från styrgruppsmöte, dnr SARK.2015.22, Sydarkivera 2015-06-10. 10 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 11 Utkast till rapport har delats med referensgrupp och styrgruppen för synpunkter i två omgångar. Google-dokument användes för gemensam redigering och kommentarer till det första utkastet. Många synpunkter och förslag till förbättringar lämnades inför styrgruppsmötet som kommentarer i dokumentet. En andra version för synpunkter delades via e-post och den gemensamma arbetsgruppen Arkivsystem och leveranser på Yammer. Endast ett fåtal kompletteringar och synpunkter lämnades när det gällde det andra omarbetade utkastet. Under första halvan av september granskade och godkände styrgruppen rapporten. Detta hanterades via e-post. 11 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Version 1.0 Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Sida 12 BESKRIVNING AV PLANERAD VERKSAMHET Översiktlig beskrivning av den planerade verksamheten redovisas i detta avsnitt. Sydarkivera har både till uppgift att hantera leveransprojekt och att förvalta ett gemensamt arkivsystem för långsiktigt digitalt bevarande. För mer information hänvisas till dokumentation från projektet E-arkiv Kronoberg och Blekinge samt kommunalförbundet verksamhetsplanering.12 Förbereda leverans (Pre Ingest) Sydarkivera har som uppgift att hjälpa förbundsmedlemmar med att hantera leveransprojekt och digital avställning. Det vill säga att plocka ut information från verksamhetssystemets ursprungliga databas, strukturera och formatera data i arkivformat, paketera informationen och sammanställa systemdokumentation. Arbetet genomförs efter en metodik baserad på internationell standard13. Det förberedande arbetet genomförs i fyra steg: utreda, specificera, överföra och godkänna. De första två stegen kan genomföras innan det finns ett mottagande arkivsystem på plats. De sista två stegen förutsätter att det finns ett arkivsystem att överföra information till. 1. Utreda 2. Specificera 3. Överföra 4. Godkänna Rapport Leveransöverenskommelse Leveranspaket Leveransgodkännande Beslutsunderlag Leveransspecifikation Rapport avvikelser Översiktlig bild av det förberedande arbetet och de informationsmängder som hanteras. Under processen skapas leveranspaket (SIP – Submission Information Package). Informationen som ska bevaras paketeras tillsammans med beskrivande information, leveransspecifikation samt systemdokumentation, mappningsdokumentation eller annan relevant information som beskriver hur informationen har hanteras både i verksamheten och under leveransprocessen.14 Under alla fyra stegen är det nämnden eller det kommunala bolaget som äger informationen och som då också ansvarar för informationssäkerheten. När informationen har överförts till arkivet och 12 Projektdokumentation finns publicerad via adressen http://www.vaxjo.se/e-arkiv. Dokumentation från Sydarkiveras verksamhet finns för närvarande publicerad via bloggen www.sydarkivera.se. 13 Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS), Producer-Archive Interface Metodologi Abstracts Standard, CCSDS651.0-M-1, MAGENTA BOOK, maj 2004. Kort introduktion till OAIS-modellen finns i Guide till handlingsalternativ 2013-08-07, ss 26-30. 14 Leveranshandledning tillhörande Vägledning och funktionella krav, e-Arkiv och e-Diarium (eARD), Dnr RA 13 2011/5329, Riksarkivet 2013-06-11. 12 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 13 leveransen godkänts innebär det att ansvaret överlämnas till Sydarkivera som fungerar som gemensam arkivmyndighet när det gäller överlämnade digitala arkiv.15 När data avställs för arkivering från ett verksamhetssystem innebär det att information blir åtkomlig oberoende av det aktuella behörighetssystemet. Hanteras information med sekretessuppgifter är det viktigt att på annat sätt säkerställa att informationen inte blir åtkomlig för obehöriga eller förändras efter avställning. Informationen får inte heller transporteras oskyddad till exempel via internet. När informationen transporteras kan säkerhetsarrangemang behövas för att säkerställa att obehöriga inte kan ta del av informationen och att informationen inte förändras. Det kan också finnas behov av att kontrollera avsändarens samt mottagarens identitet. Rutinerna och procedurerna kan vara både manuella och automatiserade. Exempel på tekniker kan vara digitala signaturer och kryptering. Även dessa frågor behöver vi titta på i samband med leveransprojekten. Leveransutredningar har påbörjats under våren 2015. Sydarkiveras förbundsstyrelse har den 13 mars 2015 fattat inriktningsbeslut om att prioritera leveranser från gamla journalsystem. De planerade pilotprojekten förväntas hantera information som omfattas av sekretess och ställer höga krav på informationssäkerheten. Det handlar om it-baserade system som används inom verksamhetsområden som vård och omsorg, socialt stöd, elevhälsovård och personalhälsovård. Varje kommun kan ha flera myndigheter (kommunala nämnder) som har en eller flera system för att hantera journalinformation. Den information som hanteras med hjälp av systemen är av stor betydelse framförallt för de enskilda kommuninvånare som är berörda. Informationen används också i forskning inom till exempel socialt arbete. Inom verksamhetsområdet socialt stöd finns i dagsläget lagstiftning som gäller tvingande gallring. Det finns också bestämmelser om att inaktiva akter inte får vara direkt åtkomliga för verksamheten utan endast för arkivfunktionen. Sydarkivera kommer att behöva dokumentera rutiner, testa verktyg och ha tillgång till arbetsytor för att kunna genomföra det förberedande arbetet. Exempel på förberedande arbete (Pre Ingest) kan vara test av exportfunktion, analys av databas och test av skript för att läsa ut data från databas. 15 § 6.10 Förbundsordning SYDARKIVERA gällande 2015-01-01 13 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 14 Förvalta arkivsystem Den referensmodell som vi använder när det gäller arkivsystem är OAIS-modellen som beskriver principer för ett öppet arkivinformationssystem16. Det vill säga en organisation som förmår hantera information oavsett informationstyp och säkerställa bevarande för framtida generationer. CheckARK används som utgångspunkt för att kontrollera hur kraven i OAIS uppfylls. Långsiktigt digitalt bevarande skiljer sig från traditionella arkiv framförallt när det gäller tekniken som används. Istället för hyllsystem och arkivboxar behövs datorer och programvaror för att stödja arkivets olika funktioner. Funktionerna beskrivs i OAIS-modellen och innebär i korthet att ta emot det som ska bevaras, göra materialet sökbart, förvara på ett säkert sätt, planera bevarandet, vårda arkivet och lämna ut handlingar.17 I CheckARK beskrivs krav på arkivet för att kunna uppnå visionen ett e-arkiv värt att lita på. Centralt när det gäller den tekniska infrastrukturen är att identifiera och hantera risker som kan äventyra den funktionalitet som säkerställer bevarande. Den stora utmaningen när det gäller digitalt bevarande är att tekniken ständigt utvecklas. Målsättning är en säker och pålitlig teknisk infrastruktur med hårdvara och mjukvara som är lämpliga för att kunna upprätthålla arkivets tjänster. Arkivet behöver ta reda på när det finns ny teknologi som minimerar risker, kostnader eller som ökar prestandan. Det gäller att utvärdera när riskerna med att använda ny teknologi överväger i förhållande till fördelarna. 16 Reference model for an open Archival Information System (OAIS), the Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS), Recommended Practice, CCSDS 650.0-M-2, June 2012 17 Kort introduktion till OAIS-modellen finns i Guide till handlingsalternativ 2013-08-07, ss 31-39. 14 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Version 1.0 Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Sida 15 Tekniken behöver vara tillräckligt beprövad för att minimera riskerna. Tillgång till en labbmiljö gör det möjligt att tidigt testa och utvärdera ny teknik utan att det påverkar arkivsystemet. De planerade pilotprojekten förväntas som nämnts ovan att producera information som omfattas av sekretess. Det kommer också att vara information som kommer att efterfrågas relativt sällan. Informationen kommer att efterfrågas framförallt av de enskilda individer som berörs. Det vill säga personerna som akterna och journalerna handlar om och deras anhöriga. Verksamheten har endast i mindre utsträckning behov av åtkomst. Det kan även komma frågor från forskningen. Sydarkivera ansvarar efter överlämnande för att bevara informationen och för att lämna ut den. Att Sydarkivera har funktion som gemensam arkivmyndighet innebär bland annat att informationen skyddas av sekretess även efter att den överförts till arkivmyndigheten. Detta regleras i arkivlagen (SFS 1990:782). Det är viktigt att notera att sekretess även gäller gentemot den avlämnande verksamheten. Information som används frekvent i den dagliga verksamheten bör därför inte överlämnas utan hanteras i verksamhetssystem eller verksamhetsnära arkiv/mellanarkiv. Arbetsflödet när det gäller hantering av information i arkivet kan översiktligt beskrivas som i figuren nedan. Processen kan ses som en fortsättning på det förberedande arbetet, jämför bilden på sid. 12. 5. Ta emot 6.Vårda 7. Lämna ut Arkivpaket (AIP) Versioner av AIP Kommunikation Specifikation AIP Händelselogg Sekretessprövning Bevarandepolicy Distributionspaket (DIP) Händelselogg Specifikation DIP Händelselogg Målsättningen mot bakgrund av detta är att bygga upp en enkel men säker grundplattform för digitalt bevarande. Åtkomst kommer att kräva handläggning i form av sekretessprövning. Om information begärs ut för forskningsändamål behöver vi utreda lämpligt distributionsformat i varje fall. Tanken är att i så stor utsträckning som möjligt bevara information i format som även är maskinläsbart för att underlätta för framtida forskning och för att på sikt kunna införa system och etjänster för att möjliggöra automatiserade rutiner för till exempel behörighetskontroller. 15 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 16 LÖSNINGSFÖRSLAG Arbetsyta för förberedelser inför leverans Det lösningsförslag som förstudien presenterar är att i samband med leveransprojekt undersöka möjligheten att genomföra det förberedande arbetet (Pre Ingest) på plats hos respektive förbundsmedlem. Det är då möjligt att använda den befintliga tekniska infrastrukturen och säkerhetsrutinerna hos respektive förbundsmedlem. Det minskar behovet av säker transport och förvaring hos Sydarkivera under uppstarten av verksamheten. Förslag till lösning är att Sydarkivera i samband med leveransprojekt kommer överens med aktuell förbundsmedlem om de praktiska arrangemangen för att genomföra det förberedande arbetet; exempelvis teknisk utrustning, lagringsyta, programvaror med mera. Deltagarna kommer också överens om hur informationssäkerheten ska säkerställas. Till exempel sekretessförbindelse för Sydarkiveras personal och de externa konsulter som deltar i det aktuella leveransprojektet. Lokal labbmiljö Förslag till lösning är att under tredje och fjärde kvartalet 2015 sätta upp en lokal labbmiljö på Sydarkiveras kontor. Med labbmiljö avses en isolerad teknisk miljö där programvaror och metoder kan provas och utvärderas utan att det påverkar kommande test- och produktionsmiljöer. Den tekniska miljön byggs upp av datorer, servrar, nätverk och övriga bakomliggande system för att kunna genomföra tester av programvaror och metoder för digitalt bevarande. Anledningen till att vi valde en lokal labbmiljö är att det ger störst möjligheter till utbildningar och demonstrationer i hur tekniken fungerar. Det blir inte heller några beroenden till externa leverantörer utan arbetet med labbmiljön kan planeras och hanteras utifrån de behov som uppkommer i verksamheten. Planen är att redan under året påbörja utvärdering av programvaror för långsiktigt digitalt bevarande. Arbetet med att bygga upp den lokala labbmiljön har därför påbörjats under andra kvartalet. Labbmiljön är tänkt att användas för att: • Genomföra utbildningar. • Testa och utvärdera programvaror och metoder för att säkerställa bevarande. • Genomföra leverantörsvisningar och testinstallationer i samband med upphandlingar. • Testa nya plattformar för att säkerställa att distributionsexemplar är läsbara i kommande tekniska miljöer. • Testa administrativa stödsystem och kommunikationsplattformar både för internt bruk och för att kunna ge förbundsmedlemmarna råd när det gäller till exempel arkivering i sociala medier. 16 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 17 Exempel på verktyg och system som vi räknar med att vi kommer att behöva testa: • Exportvertyg med databasanslutning till verksamhetssystem. Även mappning av verksamhetsinformation mot leveransspecifikation. • Verktyg för identifiering, konvertering och validering av filformat. • Paketeringsverktyg för att skapa leveranspaket, arkivpaket och distributionspaket för information som ska bevaras. • System för att hantera sökning och rapporter - leveranser och förtecknade informationspaket med mera. • Lagrings- och säkerhetssystem för att hantera lagring av filer, säkerhetskopiering och skydd mot intrång, skadlig kod med mera. • Ärendehanteringssystem för att hantera ärenden gällande att lämna ut handlingar på ett rättsäkert sätt. • Plattform för att kunna lämna ut digitala handlingar till behöriga. Visningsprogram, meddelandefunktion med mera. • Arkivredovisningssystem. Inköp av kompletterande hårdvara och mjukvara (licenser) för den lokala labbmiljön: • Lokalt nätverk • Server • Komplettera när det gäller datorer, skärmar och tillbehör. • Licens för operativsystem och säkerhetssystem (brandvägg, antivirus med mera). I labbmiljön kommer vi att behöva testa både programvaror som är byggda för Microsofts operativsystem och de som är byggda för Linux. Förslag till lösning är att se till så att det finns tillgång till både en Microsoft-dator och en Linux-dator. Vi kommer också behöva skaffa oss uppfattning om kommande tekniska plattformar, till exempel Windows 10. I takt med att labbmiljön byggs upp dokumenteras arbetet i: • Teknisk beskrivning av den lokala labbmiljön. • Detaljerad beskrivning av processer och informationsflöden för att underlätta kommunikation med leverantörer av olika typer av tjänster och produkter. • Metod för tester. • Rutiner för att installera och rensa datorer och arbetsytor för visning och utvärdering i samband med upphandlingar. Kostnaden för den lokala labbmiljön finansieras av Sydarkivera inom ram för budgeten 2015. Upphandling av teknisk utrustning och licenser sker som direktupphandling då kostnaderna för 17 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 18 labbmiljön inte överstiger basbelopp. Sydarkivera avser delta i kommande samordnade upphandlingar av bland annat teknisk utrustning (inköpssamverkan). Sydarkiveras personal ansvarar för installation och underhåll av den lokala labbmiljön. Även installation av programvaror i labbmiljön hanteras av Sydarkiveras personal. Något serviceavtal behöver i dagsläget inte träffas och labbmiljön påverkar inte it-tjänster hos Växjö kommun, Karlskrona kommun eller externa leverantörer. Eventuellt kan det bli fråga om kostnader för konsulting i samband med installation av vissa av de system som ska testas. Utbildning av Sydarkiveras personal hanteras internt. Tekniska projektledare från Växjö kommun och Karlskrona kommun bör ha möjlighet att delta i samband med utbildning och visning. Detta eftersom en utgångspunkt för planering av kommande test och produktionsmiljöer är möjligheten att anlita förbundsmedlemmarnas it-avdelningar. Extern labbmiljö I samband med konceptstudien sattes en extern labbmiljö upp med åtkomst via webben. I den befintliga labbmiljön finns åtkomst till paketeringsverktyg och bevarandeplattform. Programvaran som används är licensierad som öppen källkod. Det innebär att den är fri att använda och också att utveckla vidare. Labbmiljön har satts upp i samarbete med Es Solutions som har utvecklat programvaran. En överenskommelse om ömsesidigt erfarenhetsutbyte tecknades mellan Växjö kommun som projektägare och företaget i samband med projektet E-arkiv Kronoberg och Blekinge. Bakgrunden är att Es Solutions deltar i ett europeiskt projekt E-ARK som bland annat har till målsättning att ta fram gemensamma specifikationer (common specifications) för informationspaket för långsiktigt digitalt bevarande. Allt resultat från E-ARK publiceras öppet och de programvaror som utvecklas licensieras som öppen källkod. Bakgrunden är också att programvaran används hos Riksarkiven i Sverige och Norge för att hantera digitala informationspaket. Sydarkivera har behov av fortsatt åtkomst till den externa labbmiljön. Framförallt för samarbete med andra e-arkivorganisationer. Förslaget till lösning är att en ny överenskommelse om ömsesidigt erfarenhetsutbyte tecknas för att reglera samarbetet med Es Solutions. Vi har åtkomst till labbmiljön som en tjänst hos ES Solutions, vilket innebär att det är möjligt att arbeta via webbläsare. För att överföra information används ftp. I samband med projektet E-ARK har den aktuella programvaran utvecklats och en uppdatering av labbmiljön behöver genomföras. Uppdatering av den externa labbmiljön planeras av Es Solutions i dialog med Sydarkivera preliminärt under tredje kvartalet 2015. Uppskattade kostnader är en utbildningsdag på plats i Växjö som beräknas till ca 10 tkr. Utbildningsdagen riktas till Sydarkiveras personal och intresserade referenspersoner. 18 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 19 Beskrivning av extern labbmiljö Genom den externa labbmiljön har vi tillgång till bevarandeplattformen ESSArch Preservation Platform (EPP) och paketeringsverktyget ESSArch Tools (ET). Med paketeringsverktyget är det möjligt att skapa informationspaket, SIP (submission information package) i överensstämmelse med publicerad FGS för paketstruktur18. Verktyget packar, loggar händelser och gör det möjligt att skriva tjänsteanteckningar. Alla händelser lagras i en logg-fil i enlighet med metadatastandarden PREMIS.19 Labbmiljön gör det möjligt för oss att ta del av och titta närmare på en del av funktionaliteten som utvecklas i samband med projektet E-ARK. Labbmiljön är renodlad enligt FGS:erna med en del undantag som överenskommits. Labbmiljön kommer att underhållas med det senaste som utvecklas. I labbmiljön kan vi prova oss fram och testa idéer. Inte bara lösningar ur ett tekniskt perspektiv utan även tankar kring arbetsflöden och metoder, arkivläggning och arkivvård. För att kunna använda labbmiljön krävs ingen installation lokalt. Det som ingår i labbmiljön: • Förbereda paket för leverans (SIP) - skapa sip.xml och paketera filer. • Förbereda paket för arkivläggning. • Kontrollera om paket är kompletta mot sip.xml validering mot FGS för paketstruktur. • Ta emot paket, skriva ner, vårda och bevara. • Skapa arkivpaket (AIP) och andra typer av informationspaket. • Checka ut och checka in informationspaket av olika typer och hantera generationer av informationspaket. • Hantera bevarandepolicy när det gäller till exempel lagring på disk och band. Det som inte ingår i labbmiljön är: • Arkivredovisningssystem (data management enligt OAIS-modellen) • Det förberedande arbetet (pre ingest), förutom paketering, det vill säga export av data från databas och mappning från en systemspecifik struktur till en struktur enligt en överenskommen leveransspecifikation. • Att bygga leveranstypsspecifikationer. • Visuella kontroller av det arkiverade innehållet. • Tillgängliggöra arkiverad information. 18 FGS Paketstruktur – Förvaltningsgemensam Specifikation (FGS) för paketstruktur för e-arkiv, version 2.0, projektet e-Arkiv och e-Diarium (eARD), Dnr RA 13-2011 5329, Riksarkivet 2013-01-14. En senare version av FGS: en har publicerats vilket innebär att labbmiljön kommer att behöva uppgraderas. 19 Kort beskrivning av PREMIS finns i Bilaga 1 Omvärldsanalys arkivsystem och standarder, version 1.1, Slutrapport Konceptstudie e-arkiv Kronoberg och Blekinge, dnr KS/2014:68, Växjö kommun, 2015-03-23. Utförligare information i Bilaga 2 PREMIS, Delrapport DP3, FGS för paketstruktur för e-arkiv , e-Arkiv och eDiarium (eARD), Dnr RA 13-2011/5329, Riksarkivet 2013-01-14. 19 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 20 Plan för test och utvärdering I det här avsnittet redogörs för förslag på programvaror att testa och utvärdera i ett första skede. Förslag har vi fått från referenspersoner och övriga deltagare i förstudien. Anledningen till att just dessa programvaror rekommenderas i dagsläget är att det är möjligt att installera direkt då de distribueras med öppen licens. De planerade leveranserna av information kommer i hög grad att påverka vilka programvaror som behöver textas och utvärderas. Arkivsystem Achivematica paketerar olika programvaror (till exempel AtoM och Archivists’ toolkit) som används för att hantera digitala objekt i överensstämmelse med OAIS-modellen - från mottagning till åtkomst. Archivematica avänder välkända standarder när det gäller långsiktigt digitalt bevarande som METS, PREMIS, Dublin Core, Bagit med mera. Programvaran är licensierad som öppen källkod vilket innebär rätt att studera, modifiera, förbättra och distribuera programvaran. Bland annat används Archivematica av Mitthögskolan i undervisningen. www.archivematica.org Lokal installation av den programvara som används i den externa labbmiljön. Syftet med den lokala installationen är att ge oss mer insikt i den bakomliggande tekniken. ESSArch utgår från OAIS och representerar ett helt arkivflöde. Vedertagna metadatastandarder används som METS, PREMIS och MIX. ESSArch utgör grundstommen i referensimplementationen i projekt E-ARK (http://www.earkproject.com) och följer de specifikationer för informationspaket (SIP, AIP, DIP) som tas fram i projektet. Programvaran är licensierad som öppen källkod. Verktyg för att arkivera webbsidor Webbsidor är information där utskrift på papper inte är ett alternativ. Även manualer och handböcker finns ofta delade i form av webbsidor. Därför är det önskvärt att så snart som möjligt bygga upp kompetens och erfarenheter när det gäller arkivering av webbsidor. Webbsidor kan sparas ner för arkivering med hjälp av så kallad webcrawlers. Exempel på verktyg är Heritrix och HTTrack website copier. Det finns ett särskilt arkivformat för webb som kallas Web ARChive (WARC) som paketerar olika digitala resurser tillsammans med kompletterande information. Olika webbtjänster och sociala medier kan ha funktioner eller applikationer för att arkivera konversationer eller inlägg. Det finns ett behov hos förbundsmedlemmarna att veta hur man ska göra med konton på sociala medier eller andra molntjänster som till exempel Office 365 och Google Education som används framförallt av skolorna. Verktyg för at identifiera filformat Droid och Jhove är exempel på programvaror som används för att identifiera filformat. File Information Tool Set (FITS) använder sig av flera filidentifieringsverktyg och kan därför ge lite mer utförlig och tillförlitlig information. De olika verktygen är olika bra för olika ändamål och det är en 20 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 21 fördel att jämföra resultaten från de olika verktygen mot varandra. (http://projects.iq.harvard.edu/fits). Verktyg för dataanalys BitCurator är ett verktyg som används inom kulturarvssektorn. Verktyget använder tekniker för dataanalys och "digital forensics", till exempel för att återskapa/rädda det som kan räddas av korrupta eller borttagna filer (http://www.bitcurator.net/). 21 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 22 RISKANALYS Det finns risker med att bygga upp och förvalta labbmiljön. Dessa beskrivs nedan tillsammans med möjliga effekter och åtgärder för att minska riskerna. Den lokala labbmiljön blir dyrare än vad som preliminärt uppskattats. Effekt: Labbmiljön kan inte tas i drift vilket i sin tur försenar arbetet med att införa grundplattform för slutarkiv. Sannolikhet: Låg Åtgärd: Bygga upp labbmiljön successivt och börja med en enkel grund. Planera beställningar och följa upp ekonomin noggrant. Utlokaliserade resurser och referensgrupper innebär en risk för tidsförskjutningar. Effekt: Svårigheter att koordinera aktiviteter och att möten behöver flyttas eller ställas in eftersom deltagare har andra aktiviteter att prioritera. Sannolikhet: Hög Åtgärd: Så långt som möjligt säkerställa att Sydarkivera har direkt åtkomst till den kompetens som behövs genom egen personal eller avtal med tjänsteleverantörer (förbundsmedlemmarna eller externa parter). Sydarkivera förlorar den tekniska kompetens som behövs för att sätta upp och förvalta labbmiljön. Effekt: Arbetet avstannar och Sydarkivera förmår inte förvalta labbmiljön. Sannolikhet: Medel Åtgärd: I planering av verksamheten och resurser samt i samband med rekryteringar säkerställa tillgång till personer med den tekniska kompetens som behövs. Labbmiljön används inte som planerat. Programvaror som inte är ordentligt testade och utvärderade införs direkt i test- och produktionsmiljö. Effekt: Pengar har då spenderats i onödan. Det kan bli avbrott i det skarpa arkivsystemet och oförutsedda effekter av att införa nya programvaror. Sannolikhet: Medel Åtgärd: Planering och uppföljning av hur programvaror testas och utvärderas. Successiv uppbyggnad av labbmiljön för att undvika onödiga kostnader 22 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 23 VÄRDERING AV EFFEKTER Verksamhetsnyttan med en lokal labbmiljö är att Sydarkivera kan testa och utvärdera teknik och metoder bland annat för långsiktigt digitalt bevarande. Effekten förväntas bli att vi kan undvika risker i samband med att införa ny teknik och nya metoder. Till exempel när det gäller användbarhet, säkerhet och oförutsedda kostnader. Genom att använda labbmiljön för utbildning av både Sydarkiveras personal, intressenter hos förbundsmedlemmarna och referenspersoner blir det möjligt att bidra till att bygga upp kompetensen och en pålitlig infrastruktur för digitalt bevarande. Det är framförallt Sydarkiveras personal som kommer att använda labbmiljön, men den kan också användas i samband med utbildningar och informationsträffar för förbundsmedlemmarna. Den externa labbmiljön gör det möjligt att samarbeta med externa referenspersoner. Uppskattade kostnader Kostnaden för att införa den lokala labbmiljön finansieras inom ramen för beslutad budget för Sydarkivera. Kalkyl 2015 För 2015 har i kalkylen avsatts 180 tkr för investeringar och konsulting. Kostnaderna för extern konsulting blir avsevärt mindre än vad som beräknats, delvis på grund av samarbetsavtal om ömsesidigt erfarenhetsutbyte när det gäller den externa labbmiljön och beslutet att bygga upp en lokal labbmiljö på Sydarkiveras kontor istället för drifts- och konsulttjänster. Kostnaderna för investeringar i teknik för den lokala labbmiljön har i gengäld blivit högre än vad som först beräknades. Förstudie labbmiljö (avrundat) 17 400 Konsulting/utbildning på plats ny version extern labbmiljö 10 000 Investeringar teknik och licenser 90 000 Summa 117 400 Budget Differens 180 000 + 62 600 Preliminär kalkyl 2016-2017 Förvaltningen av Sydarkiveras labbmiljö förväntas kosta 50 000 kr om året för inköp av kompletterande hård- och mjukvara samt konsulttjänster. 23 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 24 FÖRSLAG TILL FORTSÄTTNING Förstudiens förslag är att gå vidare i enlighet med de lösningsförslag som redovisas i rapporten. Arbetet kan hanteras inom ramen för Sydarkiveras löpande verksamhet och befintliga budget. • Utreda arbetsytor för det förberedande arbetet inför leverans i samband med planering av respektive leveransprojekt. • Installera lokal labbmiljö på Sydarkiveras kontor för utbildning, tester och utvärderingar av teknik för långsiktigt digitalt bevarande, rådgivning om dokumenthantering och för administrationen. • Teckna en ny överenskommelse om åtkomst till den externa labbmiljön med paketeringsverktyg och bevarandeplattform. Information om labbmiljön Planerna med labbmiljön redovisas i kommande nyhetsbrev så att kontaktpersoner hos förbundsmedlemmar får information om arbetet. Förbundsstyrelsen informeras i samband med planerade möten. En informationsträff med möjlighet att delta via webb kan ordnas under hösten för redovisning av arbetet och för visning av labbmiljön. Inbjudan skickas till kontaktpersoner, it-chefer samt earkivprojekt som Sydarkivera har ett samarbete med. Dokumentation publiceras via projektsidan på www.vaxjo.se/e-arkiv och ett inlägg publiceras på Sydarkiveras blogg www.sydarkivera.se. Erfarenhetsutbyte labbmiljö Efter att de tekniska installationerna är klara kommer Sydarkivera behöva börja fundera på lämpliga rutiner för tester och utvärdering. Förslag är att under hösten ordna ett möte med för erfarenhetsutbyte med Michael Karlsson, chef för utvecklingsmiljön hos Karlskrona kommun när det gäller att arbeta med test- och utveckling. Mallar och rutiner har tagits fram av Karlskrona kommun. Anders Danielsson bokar in tid för möte under hösten förslagsvis på plats i Karlskrona. Korta webbutbildningar Under hösten ordnas en repris av korta webbutbildningar om arkiv och digitalt bevarande. Erbjudande skickas särskilt till it-avdelningarna hos Karlskrona kommun och Växjö kommun att delta. Detta som förberedelse inför kommande projekt och diskussioner om it-tjänster när det gäller plattformen för gemensamt slutarkiv som enligt tidplanen ska vara införd 2017. Webbutbildningarna kan som tidigare med fördel vara öppna även för externa deltagare. 24 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 25 Visualisera arkivets processer Förslag till fortsättning är också att under hösten dokumentera arbets- och informationsflöden när det gäller leveranser, förvaltning av arkivsystem, test- och utvärdering av programvaror med flera verksamhetsprocesser. Detta för att underlätta kommunikation med samarbetspartners och leverantörer. Detta arbete behöver genomföras också som utgångspunkt för kravställning av arkivsystemet. Anders Danielsson och Lasse Johansen har erbjudit sig att ställa upp som bollplank och delta på korta webbmöten under arbetets gång. Sydarkivera kommer att rekrytera förvaltningsledare under hösten. Styrgruppen ansåg att det är en god idé att satsa på process- och informationskartläggning under hösten som en del i förberedelse för införande. Det är viktigt att kommande förvaltningsledare/ systemarkitekt är med från början när krav på systemet ska formuleras. Arbetet med kravspecifikation bör enligt rekommendation från förstudiens styrgrupp startas upp i början av 2016 när rekryteringen av förvaltningsledare är klar. 25 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 26 ORDLISTA Arkivformat Filformat som bedöms lämpligt för långsiktigt digitalt bevarande. Leveransprojekt kan leda till beslut om att konvertera filer från ursprungligt format till ett format för bevarande. Arkivsystem Informationssystem som bevarar information för framtiden i syfte att göra den tillgänglig för allmänheten oberoende av de ursprungliga informationssystemen och verksamheterna. Arkivsystemet har funktionalitet för att ta emot, arkivera, lagra, vårda, administrera, söka och lämna ut information. Bagit The BagIT File Packaging Format är en specifikation som beskriver ett format för hierarkisk paketering av filer. Paketen är avsedda att användas för lagring och överföring av digitalt innehåll. Distributionsformat Format som bedöms lämpligt för att lämna ut handlingar. Lämpligt distributionsformat kan bero på om mottagaren är till exempel en enskild person, en forskare eller ett verksamhetssystem. Dublin Core En specifikation som beskriver termer för att beskriva digitala objekt som dokument, webbsidor med mera. Förvaltningsgemensam specifikation (FGS) Strukturerad beskrivning av funktionella och/eller tekniska krav som speglar ett behov som delas av hela eller delar av den offentliga förvaltningen. Exempel är de leveransspecifikationer som Riksarkivet har tagit fram av projektet eARD. Informationssäkerhet Förmågan att upprätthålla önskad konfidentialitet, riktighet och tillgänglighet när det gäller information och informationstillgångar. Labbmiljö En isolerad teknisk miljö med hårdvara och bakomliggande system där programvaror kan provas och utvärderas. Leveranspaket (överföringspaket) Informationspaket som levereras till arkivsystemet av en producent och som ligger till grund för ett eller flera arkivpaket. Submission Information Package (SIP) enligt OAIS-modellen. Leveransspecifikation Ett dokument som beskriver regler som gäller för en specifik typ av levererad information, till exempel hur filer ska formateras och data struktureras. Långsiktigt bevarande Att bevara information en tidsperiod längre än livstiden för systemet som används i verksamheten. METS Metadata Encoding and Transmission Standard METS är en metadatastandard för att beskriva innehåll i informationspaket, olika typer av metadata och relationer mellan objekt. MIX Metadata for Images in XML Schema är en standard för att hantera teknisk metadata för digitala stillbilder. Nyttorealisering Process med syfte att förverkliga de identifierade nyttoeffekter som ligger till grund för att en satsning genomförs. OAIS-modellen Open Archival Information System (OAIS) är en referensmodell för system/organisationer som hanterar långsiktigt bevarande av information. Paketeringsverktyg Lösning för att paketera och dokumentera information som ska tas om hand för bevarande tillsammans med metadata i enlighet med specifikation för pakettypen. PREMIS Standard för bevarandemetadata som stödjer långsiktigt digitalt bevarande. Förkortningen står för Preservation Metadata: Implementation Strategies (PREMIS) Produktionsmiljö Teknisk miljö med hårdvara och bakomliggande system för skarp drift av informationssystem med åtkomst till information för behöriga användare. Sekretess Förbud att i offentlig verksamhet röja uppgifter muntligen eller genom utlämnande av allmän handling. Regler om sekretess finns i offentlighets- och sekretesslagen respektive offentlighetsoch sekretessförordningen. Sekretessförbindelse Skriftlig förbindelse där en uppdragstagare förbinder sig att inte obehörigen utnyttja eller vidarebefordra sekretessbelagda uppgifter Sekretessprövning Innebär att myndigheter tar reda på vilka uppgifter som kan lämnas ut eller inte enligt bestämmelserna i offentlighets- och sekretesslagen. Det innebär bland annat bedömning av om utlämnandet kan leda till skada eller men för någon. Skript En text som innehåller instruktioner eller kommandon till program. Systemdokumentation Olika typer av förståelsedokumentation och teknisk dokumentation som beskriver hantering och användning av ett informationssystem. Testmiljö Teknisk miljö för test av utvalda programvaror inför införande i produktionsmiljö. Verksamhetssystem Informationssystem som är avsett att användas i en avgränsad verksamhet. Systemet kan stödja olika typer av register, dokument, journalanteckningar, ärendehantering eller arbetsflöden. Öppen källkod Öppen källkod eller öppen programvara, från engelskan open source, avser datorprogram vars källkod inte är proprietär utan är tillgänglig att använda, läsa, modifiera och distribuera 26 Handläggare Organisation Telefon Datum Elin Jonsson Sydarkivera 0470-34 96 33 2015-09-24 Ärende Förstudie labbmiljö (dnr SARK.2015.22) Version 1.0 Sida 1 KÄLLOR Sydarkivera Förbundsordning SYDARKIVERA gällande 2015-01-01. Sydarkivera - verksamhetsbeskrivning, Mål och inriktning för verksamheten (SARK.2015.19), Sydarkivera 201501-30. Sammanträdesprotokoll förbundsstyrelsen kommunalförbundet Sydarkivera, sammanträdesdatum 2015-03-13. Nyttorealiseringsplan etapp 1 år 2015-2016, version 1.0, (dnr SARK.2015.11) Sydarkivera 2015-03-13. Rapport fördjupad nulägesanalys, dnr SARK.2015.7, 2015-06-01. Anteckningar från styrgruppsmöte, dnr SARK.2015.22, Sydarkivera 2015-06-10. Växjö kommun Slutrapport gemensam förstudie våren 2013, version 1.0, E-arkiv Kronoberg och Blekinge, dnr KS/2012:974, 2013-08-07. Guide till handlingsalternativ - ett utbildningsmaterial, Förstudie e-arkiv Kronoberg och Blekinge, Växjö kommun (dnr KS/2012:974), 2013-08-07. Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation - beslutsunderlag till avsiktsförklaring, Konceptstudie gemensamt e-arkiv (dnr KS 2013:550), Växjö kommun 2014-04-02. Bilaga 1 Omvärldsanalys arkivsystem och standarder, version 1.1, Slutrapport Konceptstudie e-arkiv Kronoberg och Blekinge, dnr KS/2014:68, Växjö kommun, 2015-03-23. Dokument finns publicerade via adressen: http://www.vaxjo.se/e-arkiv) Riksarkivet FGS Paketstruktur – Förvaltningsgemensam Specifikation (FGS) för paketstruktur för e-arkiv, version 2.0, projektet e-Arkiv och e-Diarium (eARD), Dnr RA 13-2011 5329, Riksarkivet 2013-01-14. Leveranshandledning tillhörande Vägledning och funktionella krav, e-Arkiv och e-Diarium (eARD), Dnr RA 13 2011/5329, Riksarkivet 2013-06-11. Bilaga 2 PREMIS, Delrapport DP3, FGS för paketstruktur för e-arkiv, e-Arkiv och e-Diarium (eARD), Dnr RA 132011/5329, Riksarkivet 2013-01-14. Tero Päivärinta m.fl., Slutrapport delprojekt 2 Nyttorealisering av FGS:er, e-Arkiv och e-Diarium (eARD), Dnr RA 13 -2011/5329, 2014-06-02. Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS) Producer-Archive Interface Metodologi Abstracts Standard, CCSDS651.0-M-1, MAGENTA BOOK, maj 2004. Audit and Certification of Trustworthy Digital Repositories, Recommended practice CCSDS 652.0-M-1, Magenta Book 2011. Reference model för an open Archival Information System (OAIS), the, Recommended Practice, CCSDS 650.0-M2, June 2012. 1
© Copyright 2024