1. No category

Ärende 9
RS 2015-03-25
1(9)
01054
TJÄNSTESKRIVELSE
Regionkontoret
Suzanna Klang
HR-strateg
HR-avdelningen
035-13 49 06
Datum
2015-02-09
Diarienummer
RS140539
Revisionsrapport Strategisk personal- och
kompetensförsörjning
Sammanfattning av rapporten
Revisorerna i Region Halland har gett PwC i uppdrag att granska regionstyrelsens
arbete med att säkerställa att det finns en tillräcklig kompetensförsörjning för att klara
sitt uppdrag för hälso- och sjukvården.
Följande revisionsfrågor ingår i granskningen:
Bedriver regionstyrelsen ett ändamålsenligt strategiskt personal och
kompetensförsörjningsarbetet inom hälso- och sjukvården?
För att besvara revisionsfrågan har följande kontrollmål valts ut:
o Hur och på vilken organisatorisk nivå bedöms behovet av
kompetensförsörjning? Det finns tillfredställande bedömningsunderlag vad
gäller analyser och prognoser (demografi, vårdens inriktning, samverkan –
åtagandet i förhållande till faktisk och planerad kompetensförsörjning).
o Det finns ändamålsenliga förutsättningar för den strategiska
kompetensförsörjningen.
o Det finns riktlinjer för avvägning mellan olika intressen (ekonomiskt,
verksamhetsmässigt, medarbetarintressen).
o Chefernas ansvar angående den strategiska personal- och
kompetensförsörjningen är tydlig.
Granskningen avser Regionstyrelsens ansvarsområden vad avser hälso- och
sjukvård och avgränsar till att omfatta ändamålsenligheten i arbetssätt vad gäller
organisation, styrdokument och ledningsstöd, rutiner och stödsystem kopplat till den
strategiska personal- och kompetensförsörjningen.
Ärende 9
RS 2015-03-25
I granskningen görs bedömningen att regionstyrelsen i nuläget inte fullt ut bedriver ett
ändamålsenligt strategiskt personal- och kompetensförsörjningsarbete inom hälsooch sjukvården. Granskningen visar på flera identifierade förbättringsområden för det
fortsatta arbetet när det gäller behov av kompetensförsörjning, förutsättningar för
kompetensförsörjning, avvägning mellan ekonomi, verksamhet och
medarbetarintressen samt chefernas ansvar för kompetensförsörjning.
Förbättringsområden utifrån granskning:
o Säkerställ en förbättrad styrning av den kompetens som efterfrågas i
förhållande till befintlig kompetens i syfte att effektivisera resursanvändandet
och minska behovet av bemanningsföretag.
o Utveckla verktyget Olivia så att informationen kan aggregeras på en högre
nivå än enbart på avdelningsnivå vilket är fallet idag för att öka dess
användbarhet avseende den strategiska personalförsörjningen.
o Det IT-strategiska arbetet bör kompletteras med en kartläggning som
beskriver hur de samlade IT-stödsystemen för vården bör fungera ihop på en
överripande nivå och hur de kompletterar varandra i det stöd som
verksamheten behöver.
o Skapa struktur för att säkerställa överföring av önskad kompetens mellan
medarbetare som slutar och de som ska ta vid.
o Inkludera även information angående kompetensförsörjning i den löpande
rapporteringen till regionstyrelsen samt hälso- och sjukvårdsnämnden.
o Utveckla och tydliggöra sambanden mellan de olika dimensionerna ekonomi,
personal och verksamhet i syfte att totalt sett uppnå en effektivare
resursanvändning.
o Skapa möjligheter för diskussion kring de strategiskt långsiktiga
kompetensförsörjningsfrågorna.
o Beakta de förutsättningar som finns för ledare inom organisationen gällande
ansvar, befogenheter och antalet underställda.
2(9)
Ärende 9
RS 2015-03-25
Strategisk kompetensförsörjning inom Region Halland
En av Region Hallands viktigaste frågor är strategisk kompetensförsörjning och syftar
till att lyfta fram regionen som en attraktiv arbetsgivare för såväl redan anställda
medarbetare som framtida rekryteringar.
En väl fungerande kompetensförsörjning är en konkurrensfördel vid nyrekryteringar
samt en förutsättning för att organisationens medarbetare ska få rätt
kompetensutveckling. Kompetensförsörjningsprocessen ska vara väl förankrad i
verksamhetsplaneringen och följa verksamhetens behov. På så sätt leder arbetet
med kompetensförsörjningsprocessen till att verksamheten kan nå sina mål på ett
mer effektivt sätt.
Regionen är en mycket kunskapsintensiv verksamhet, därför är det viktigt att följa
med i den medicinska och tekniska utvecklingen samt att följa nya lagar och
föreskrifter. Att det ständigt sker förändringar, ställer stora krav på arbetsgivaren som
måste följa med i utvecklingen och vara beredd på de effekter som förändringarna
innebär.
Betydelsen av kompetens och att rätt kompetens finns inom organisationen är
avgörande för verksamhetens utveckling, resultat och effektivitet.
Åtgärdsarbete inom regionen
För att komma till rätta med kostnadsutvecklingen som de senaste åren varit högre i
Halland än i andra regioner och landsting har ett åtgärdsarbete inletts. Utmaningen
är att komma tillrätta med kostnadsutvecklingen och få balans mellan kostnader och
intäkter och samtidigt fullfölja välfärdsuppdraget till Hallands invånare. En viktig
komponent i arbetet med att få en ekonomi i balans är att arbeta med strategisk och
långsiktig kompetensförsörjning och kompetensutveckling av regionens medarbetare.
Syftet med Region Hallands åtgärdsarbete är att skapa en långsiktig kvalitetshöjning,
en ny hälso- och sjukvård som är resurseffektiv och nytänkande inför framtidens
behov. För att det ska vara möjligt krävs struktur, ordning och reda, och en ekonomi i
balans.
Ambitionen för åtgärdsarbetet är att ta ett stort och övergripande grepp och
genomföra samma förbättringsåtgärder i hela organisationen. Arbetet drivs i
projektform, över förvaltningsgränserna.
Syfte
Tre processområden har identifierats som särskilt avgörande för att nå framgång i
åtgärdsarbetet; produktionsstyrning, kunskapsstyrning och målstyrning.
3(9)
Ärende 9
RS 2015-03-25
Arbetet inom dessa områden har sinsemellan många beröringspunkter och behöver
därför samordnas.
I åtgärdsarbetet behöver dessa processområden analyseras utifrån ett antal,
likadana perspektiv.
Fokusområden för åtgärdsarbetet
Produktions- och kapacitetsstyrning
Inom hälso- och sjukvård har produktionsstyrning uppmärksammats på senare år
som ett verktyg för att effektivare använda sjukvårdens resurser. Utgångspunkten i
produktionsstyrning är att verksamheten planeras efter patientens behov, och att
man arbetar aktivt för ökad samordning och minskad variation. Produktionsstyrning
kan definieras som planering, kontroll och uppföljning av resursanvändning för
produktion. I åtgärdsarbetet ska område produktions- och kapacitetsstyrning omfatta
styrning, planering, bemanning, schemaläggning och uppföljning.
Målstyrning
Att implementera en effektiv målkedja i organisationen säkerställer att den politiska
viljeriktningen når hela vägen ut i verksamheten. Målstyrning ska tydligt beskriva hur
4(9)
Ärende 9
RS 2015-03-25
målen formuleras, följs upp och hur målen hänger ihop i en sammanhängande
målkedja, från beslutade mål på Region Halland-nivå till medarbetarnas mål och
uppdrag.
Genom att alla medarbetare arbetar mot samma mål kan organisationen snabbare
gå från strategisk planering till genomförande. En tydlig målkedja stärker ledarskapet,
och organisationen kan därmed snabbare ställa om till nya mål och förutsättningar.
En väl fungerande målstyrning bidrar till
 att snabbare gå från strategisk planering till genomförande
 att öka medarbetarnas engagemang och motivation
 att resurserna i organisationen fokuseras till organisationens viktigaste mål
Kunskapsstyrning
Målbilden för kunskapsstyrning är att i mötet mellan professioner och patienter utgår
man tillsammans från bäst tillgängliga kunskap. Det som sker i mötet följs upp och
analyseras på såväl individnivå som på gruppnivå för att skapa en allt bättre vård och
omsorg. Identifiering och prioritering av nya förbättringsområden tillsammans med
patienten är en del av vardagen. Ny praxis kan snabbt omsättas vidare, och ny
kunskap genereras och systematiseras, genom välutvecklade strukturer. Den
vanligaste delen av vården är standardiserad, för att skapa utrymme för
individualisering. Kunskapsomsättningshastigheten är hög.
Teamutveckling
Syftet med att arbeta med teamutveckling är att öka gruppens produktivitet och
förmåga att arbeta resultatorienterat mot uppsatta mål. Utveckla team är en viktig
faktor för lönsamhet, effektivitet och kvalitet - men också för att kunna behålla
medarbetare och attrahera nya. Ett arbete med fokus på teamutveckling har
påbörjats inom ramen för regionens åtgärdsarbete.
Chefsutveckling
Chefsuppdraget i Region Halland ska förtydliga med utgångspunkt i de krav som
finns på chefer och ledare men också för att i olika delar skapa rätt förutsättningar för
ett framgångsrikt chefs- och ledarskap. I åtgärdsarbetet är cheferna i Region Halland
en identifierad nyckelgrupp vilket ställer krav på tydlighet gällande ansvar och vilka
befogenheter, beslutsfattande man har som chef i delarna ekonomi, verksamhet och
personal. Arbetet med att förtydliga uppdraget ska bidra till att underlätta för chefer
att göra rätt.
Ett gott ledarskap och medarbetarskap är viktigt för att nå resultat och för att
regionen ska upplevas som en tydlig och attraktiv arbetsgivare, både ur ett internt
5(9)
Ärende 9
RS 2015-03-25
och externt perspektiv. Det handlar om att tillsammans med medarbetare arbeta med
att förverkliga verksamhetens mål och vision och att skapa engagemang.
IT-stöd
Utvecklingspunkter för IT-stöd för de processområden som ingår i åtgärdsarbetet ska
tas fram, samt inspel till långsiktig inriktning för IT-stöd.
Effekterna av åtgärdsplanen ska leda till:
o att Region Halland får en ekonomi i balans, en stadigvarande minskning av
kostnadsökningstakten inom hälso-och sjukvård (lägre kostnadsökningstakt
än riket), och en kostnadsnivå som är lägre än skatteintäkterna.
o att varje chef på alla nivåer ska driva verksamheten med samtidigt fokus på
resultat avseende ekonomi, verksamhet och personal i ett regiongemensamt
perspektiv.
o att det ska bli lättare att göra rätt utifrån regiongemensamma principer.
Behov av kompetensförsörjning
o Säkerställ en förbättrad styrning av den kompetens som efterfrågas i
förhållande till befintlig kompetens i syfte att effektivisera resursanvändandet
och minska behovet av bemanningsföretag
o Utveckla verktyget Olivia så att informationen kan aggregeras på en högre
nivå än enbart på avdelningsnivå vilket är fallet idag för att öka dess
användbarhet avseende den strategiska personalförsörjningen.
Produktion- och kapacitetsplaneringen inom ramen för åtgärdsarbetet är en viktig och
grundläggande del i att arbetet med att säkerställa en förbättrad styrning av den
kompetens som efterfrågas i förhållande till befintlig kompetens i syfte att
effektivisera resursanvändandet och minska behovet av bemanningsföretag. Genom
att arbeta processinriktat säkerställs produktion-, kapacitet- och kompetensbehoven.
Genom att använda LEAN som verksamhetsstrategi kommer vi med invånarens
fokus, förbättrar vår flödeseffektivitet. Därmed når vi också en långsiktig
resurseffektivitet när det gäller behovet av bemanning.
Region Halland är en komplex organisation med medarbetare inom många olika
yrkesgrupper och med olika utbildningsbakgrunder och utbildningsnivåer. Under
2011 fattades beslut om att Olivia samt Personec HR ska användas som verktyg för
strategisk- och verksamhetsinriktad kompetensförsörjning. Cirka 20 procent av
6(9)
Ärende 9
RS 2015-03-25
regionens verksamheter använder sig av Oliviamodellen i nuläget och av regionens
cirka 7 700 medarbetare har cirka 3 500 medarbetare registrerat sin kompetens i
Personec HR.
Syftet med Oliviamodellen i kombination med regiongemensamt
kompetensinventeringsystem (Personec HR) är att de båda ska bidra till att
säkerställa och trygga kompetensförsörjningen genom planering av nuvarande och
framtida kompetens. Det är med andra ord ingen modell eller system för fördelning
av personalresurser.
Ett centralt kompetensråd inom Region Halland har fattat beslut om vilka
kompetenser som anses vara strategiskt viktiga och ska registreras i det
gemensamma kompetensinventeringssystemet Personec HR. Ett kontinuerligt och
långsiktigt arbetar pågår att revidera innehållet och utveckla systemet så att det
stödjer förändringar och nya behov i verksamheten.
För att kunna dra rätt slutsatser och arbeta långsiktigt med strategisk
kompetensförsörjning krävs ett större underlag i systemet än vad som finns idag.
Målet är att samtliga medarbetare ska registrera sin kompetens i systemet – vilket
inte är fallet i nuläget. Dessutom bör både Olivia och Personec HR kompletteras med
ett verktyg som möjliggör fördelning av resurser.
Regionen arbetar med att se över om Oliviamodellen och Personec HR ska fortsätta
att vara i drift i nuvarande form eller om det finns andra alternativa lösningar för att
arbeta med framtida kompetensförsörjning.
Förutsättningar för kompetensförsörjning
o Inkludera även information angående kompetensförsörjning i den löpande
rapporteringen till regionstyrelsen samt hälso- och sjukvårdsnämnden.
o Beakta de förutsättningar som finns för ledare inom organisationen gällande
ansvar, befogenheter och antalet underställda.
Inom ramen för åtgärdsarbetet har ett arbete kring mål, styrning och uppföljning
påbörjats som innebär att hela planeringsprocessen inom regionen ses över och
utvecklas. I detta arbete ingår även att identifiera eventuella gap mellan befintlig ITfunktionalitet och framtida uppföljningskrav och behov med fokus på chef och
ledning. I detta arbete ingår även att diskutera och ta fram olika nyckeltal kring
exempelvis kompetensförsörjning.
Fokus i årgärdsarbetet läggs även på att färdigställa ett förslag till personalpolicy som
innebär att förtydliga chefsuppdraget inom regionen men också att förtydliga
förväntningar på Region Hallands medarbetare. Chefsuppdrag formuleras med
7(9)
Ärende 9
RS 2015-03-25
utgångspunkt i Region Hallands krav och förutsättningar för framgångsrikt
chef/ledarskap. Här ingår också regiongemensam rutin som tydligt beskriver ansvar,
befogenheter och beslutsfattande som chef i delarna ekonomi/verksamhet/personal.
Avvägning mellan ekonomi, verksamhet och medarbetarintressen
o Det IT-strategiska arbetet bör kompletteras med en kartläggning som
beskriver hur de samlade IT-stödsystemen för vården bör fungera ihop på en
överripande nivå och hur de kompletterar varandra i det stöd som
verksamheten behöver.
o Utveckla och tydliggöra sambanden mellan de olika dimensionerna ekonomi,
personal och verksamhet i syfte att totalt sett uppnå en effektivare
resursanvändning.
Det finns ett stort behov av att kartlägga hur de samlade IT-stödsystemen för vården
bör fungera ihop på en övergripande nivå och hur de kompletterar varandra i det stöd
som verksamheten behöver. Dessa frågor är exempel på strategiska IT-frågor vi har
svårt att svara på idag och därför har man inom regionen startat ett projekt kring
regionens IT-tjänster. En metod för hur regionen ska arbeta med IT-system ska
arbetas fram senast den 1 mars 2015.
Det övergripande syftet med projektet är att öka kunskap och kontroll av den
övergripande behovsbilden av IT-tjänster.
Det åtgärdsarbete som Region Halland nyligen startat, med primärt syfte att Region
Halland ska ha en ekonomi i balans, ställer nya krav på IT-systemen både på kort
och lång sikt.
Åtgärdsarbetet i kombination med LEAN som verksamhetstrategi syftar till att
utveckla och tydliggöra sambanden mellan de olika dimensionerna ekonomi,
personal och verksamhet i syfte att uppnå en effektivare resursanvändning.
Chefernas ansvar för kompetensförsörjning.
o Skapa struktur för att säkerställa överföring av önskad kompetens mellan
medarbetare som slutar och de som ska ta vid.
o Skapa möjligheter för diskussion kring de strategiskt långsiktiga
kompetensförsörjningsfrågorna.
Region Halland arbetar idag på olika sätt med att säkerställa kompetensväxling,
bland annat genom att erbjuda traineeplatser och praktikplatser men behöver precis
som framgår i revisionsrapporten bli mer strukturerade, systematiska och strategiska
8(9)
Ärende 9
RS 2015-03-25
i detta arbete. Vi behöver i dialog med regionens förvaltningar se över rutiner och
riktlinjer för detta arbete.
Samtliga tillsvidareanställda medarbetare som avslutar eller byter anställning erbjuds
ett avslutningssamtal och en enkät skickas till vederbörande. Detta gäller även
medarbetare som har en tidsbegränsad anställning och har arbetat inom regionen
mer än 12 månader.
En grundläggande förutsättning för diskussion kring de strategiskt långsiktiga
kompetensförsörjningsfrågorna är en kompetensförsörjningsplan. Arbetet med att ta
fram en plan är påbörjat och ska utgå från en inventering av nuläget och bilda
underlag för arbetsgivarpolitiska beslut. Syftet med planen är att skapa en modell för
fortlöpande styrning och uppföljning för att säkra kompetensförsörjning på
systemnivå. Detta arbete beräknas vara klart i augusti 2015.
9(9)
Ärende 9
RS 2015-03-25
TJÄNSTESKRIVELSE
Datum
2015-02-18
Diarienummer
RS140539
Regionkontoret
HR-avdelningen
Suzanna Klang
HR-strateg
Regionstyrelsen
Revisionsrapport Strategisk personal- och
kompetensförsörjning
Förslag till beslut:
Regionstyrelsen beslutar att:
Översända svar på revisionsrapporten Strategisk personal och
kompetensförsörjning till revisorerna.
Sammanfattning
Revisorerna i Region Halland har gett PwC i uppdrag att granska regionstyrelsens
arbete med att säkerställa att det finns en tillräcklig kompetensförsörjning för att
klara sitt uppdrag för hälso- och sjukvården.
Revisionsfrågan är följande:
Bedriver regionstyrelsen ett ändamålsenligt strategiskt personal och
kompetensförsörjningsarbetet inom hälso- och sjukvården?
Revisionen gör i rapporten bedömningen att regionstyrelsen i nuläget inte fullt ut
bedriver ett ändamålsenligt strategiskt personal- och kompetensförsörjningsarbete
inom hälso- och sjukvården.
I det följande kommenteras de förbättringsområden som revisionen påtalat.
Bakgrund
Strategisk kompetensförsörjning inom Region Halland
En av Region Hallands viktigaste frågor är strategisk kompetensförsörjning och
syftar till att lyfta fram regionen som en attraktiv arbetsgivare för såväl redan
anställda medarbetare som framtida rekryteringar.
En väl fungerande kompetensförsörjning är en konkurrensfördel vid
nyrekryteringar samt en förutsättning för att organisationens medarbetare ska få
rätt kompetensutveckling. Kompetensförsörjningsprocessen ska vara väl förankrad
i verksamhetsplaneringen och följa verksamhetens behov. På så sätt leder arbetet
1(8)
Ärende 9
RS 2015-03-25
med kompetensförsörjningsprocessen till att verksamheten kan nå sina mål på ett
mer effektivt sätt.
Regionen är en mycket kunskapsintensiv verksamhet, därför är det viktigt att följa
med i den medicinska och tekniska utvecklingen samt att följa nya lagar och
föreskrifter. Att det ständigt sker förändringar, ställer stora krav på arbetsgivaren
som måste följa med i utvecklingen och vara beredd på de effekter som
förändringarna innebär.
Betydelsen av kompetens och att rätt kompetens finns inom organisationen är
avgörande för verksamhetens utveckling, resultat och effektivitet.
Åtgärdsarbete inom regionen
För att komma till rätta med kostnadsutvecklingen som de senaste åren varit
högre i Halland än i andra regioner och landsting har ett åtgärdsarbete inletts.
Utmaningen är att komma tillrätta med kostnadsutvecklingen och få balans mellan
kostnader och intäkter och samtidigt fullfölja välfärdsuppdraget till Hallands
invånare. En viktig komponent i arbetet med att få en ekonomi i balans är att
arbeta med strategisk och långsiktig kompetensförsörjning och
kompetensutveckling av regionens medarbetare.
Syftet med Region Hallands åtgärdsarbete är att skapa en långsiktig
kvalitetshöjning, en ny hälso- och sjukvård som är resurseffektiv och nytänkande
inför framtidens behov. För att det ska vara möjligt krävs struktur, ordning och
reda, och en ekonomi i balans.
Ambitionen för åtgärdsarbetet är att ta ett stort och övergripande grepp och
genomföra samma förbättringsåtgärder i hela organisationen. Arbetet drivs i
projektform, över förvaltningsgränserna.
Syfte
Tre processområden har identifierats som särskilt avgörande för att nå framgång i
åtgärdsarbetet; produktionsstyrning, kunskapsstyrning och målstyrning.
Arbetet inom dessa områden har sinsemellan många beröringspunkter och
behöver därför samordnas.
I åtgärdsarbetet behöver dessa processområden analyseras utifrån ett antal,
likadana perspektiv.
2(8)
Ärende 9
RS 2015-03-25
Fokusområden för åtgärdsarbetet
Produktions- och kapacitetsstyrning
Inom hälso- och sjukvård har produktionsstyrning uppmärksammats på senare år
som ett verktyg för att effektivare använda sjukvårdens resurser. Utgångspunkten i
produktionsstyrning är att verksamheten planeras efter patientens behov, och att
man arbetar aktivt för ökad samordning och minskad variation.
Produktionsstyrning kan definieras som planering, kontroll och uppföljning av
resursanvändning för produktion. I åtgärdsarbetet ska område produktions- och
kapacitetsstyrning omfatta styrning, planering, bemanning, schemaläggning och
uppföljning.
Målstyrning
Att implementera en effektiv målkedja i organisationen säkerställer att den
politiska viljeriktningen når hela vägen ut i verksamheten. Målstyrning ska tydligt
beskriva hur målen formuleras, följs upp och hur målen hänger ihop i en
sammanhängande målkedja, från beslutade mål på Region Halland-nivå till
medarbetarnas mål och uppdrag.
3(8)
Ärende 9
RS 2015-03-25
Genom att alla medarbetare arbetar mot samma mål kan organisationen snabbare
gå från strategisk planering till genomförande. En tydlig målkedja stärker
ledarskapet, och organisationen kan därmed snabbare ställa om till nya mål och
förutsättningar.
En väl fungerande målstyrning bidrar till
 att snabbare gå från strategisk planering till genomförande
 att öka medarbetarnas engagemang och motivation
 att resurserna i organisationen fokuseras till organisationens viktigaste mål
Kunskapsstyrning
Målbilden för kunskapsstyrning är att i mötet mellan professioner och patienter
utgår man tillsammans från bäst tillgängliga kunskap. Det som sker i mötet följs
upp och analyseras på såväl individnivå som på gruppnivå för att skapa en allt
bättre vård och omsorg. Identifiering och prioritering av nya förbättringsområden
tillsammans med patienten är en del av vardagen. Ny praxis kan snabbt omsättas
vidare, och ny kunskap genereras och systematiseras, genom välutvecklade
strukturer. Den vanligaste delen av vården är standardiserad, för att skapa
utrymme för individualisering. Kunskapsomsättningshastigheten är hög.
Teamutveckling
Syftet med att arbeta med teamutveckling är att öka gruppens produktivitet och
förmåga att arbeta resultatorienterat mot uppsatta mål. Utveckla team är en viktig
faktor för lönsamhet, effektivitet och kvalitet - men också för att kunna behålla
medarbetare och attrahera nya. Ett arbete med fokus på teamutveckling har
påbörjats inom ramen för regionens åtgärdsarbete.
Chefsutveckling
Chefsuppdraget i Region Halland ska förtydliga med utgångspunkt i de krav som
finns på chefer och ledare men också för att i olika delar skapa rätt förutsättningar
för ett framgångsrikt chefs- och ledarskap. I åtgärdsarbetet är cheferna i Region
Halland en identifierad nyckelgrupp vilket ställer krav på tydlighet gällande ansvar
och vilka befogenheter, beslutsfattande man har som chef i delarna ekonomi,
verksamhet och personal. Arbetet med att förtydliga uppdraget ska bidra till att
underlätta för chefer att göra rätt.
Ett gott ledarskap och medarbetarskap är viktigt för att nå resultat och för att
regionen ska upplevas som en tydlig och attraktiv arbetsgivare, både ur ett internt
och externt perspektiv. Det handlar om att tillsammans med medarbetare arbeta
med att förverkliga verksamhetens mål och vision och att skapa engagemang.
4(8)
Ärende 9
RS 2015-03-25
IT-stöd
Utvecklingspunkter för IT-stöd för de processområden som ingår i åtgärdsarbetet
ska tas fram, samt inspel till långsiktig inriktning för IT-stöd.
Effekterna av åtgärdsplanen ska leda till:
o att Region Halland får en ekonomi i balans, en stadigvarande minskning av
kostnadsökningstakten inom hälso-och sjukvård (lägre kostnadsökningstakt
än riket), och en kostnadsnivå som är lägre än skatteintäkterna.
o att varje chef på alla nivåer ska driva verksamheten med samtidigt fokus på
resultat avseende ekonomi, verksamhet och personal i ett
regiongemensamt perspektiv.
o att det ska bli lättare att göra rätt utifrån regiongemensamma principer.
Kommentarer till förslag till förbättringsområden
Behov av kompetensförsörjning
o Säkerställ en förbättrad styrning av den kompetens som efterfrågas i
förhållande till befintlig kompetens i syfte att effektivisera
resursanvändandet och minska behovet av bemanningsföretag
o Utveckla verktyget Olivia så att informationen kan aggregeras på en högre
nivå än enbart på avdelningsnivå vilket är fallet idag för att öka dess
användbarhet avseende den strategiska personalförsörjningen.
Produktion- och kapacitetsplaneringen inom ramen för åtgärdsarbetet är en viktig
och grundläggande del i att arbetet med att säkerställa en förbättrad styrning av
den kompetens som efterfrågas i förhållande till befintlig kompetens i syfte att
effektivisera resursanvändandet och minska behovet av bemanningsföretag.
Genom att arbeta processinriktat säkerställs produktion-, kapacitet- och
kompetensbehoven.
Genom att använda LEAN som verksamhetsstrategi kommer vi med invånarens
fokus, förbättrar vår flödeseffektivitet. Därmed når vi också en långsiktig
resurseffektivitet när det gäller behovet av bemanning.
Under 2011 fattades beslut om att Olivia samt Personec HR ska användas som
verktyg för strategisk- och verksamhetsinriktad kompetensförsörjning. Cirka 20
procent av regionens verksamheter använder sig av Oliviamodellen i nuläget och
av regionens cirka 7 700 medarbetare har cirka 3 500 medarbetare registrerat sin
kompetens i Personec HR.
5(8)
Ärende 9
RS 2015-03-25
Syftet med Oliviamodellen i kombination med regiongemensamt
kompetensinventeringsystem (Personec HR) är att de båda ska bidra till att
säkerställa och trygga kompetensförsörjningen genom planering av nuvarande
och framtida kompetens. Det är med andra ord ingen modell eller system för
fördelning av personalresurser.
Ett centralt kompetensråd inom Region Halland har fattat beslut om vilka
kompetenser som anses vara strategiskt viktiga och ska registreras i det
gemensamma kompetensinventeringssystemet Personec HR. Ett kontinuerligt och
långsiktigt arbetar pågår att revidera innehållet och utveckla systemet så att det
stödjer förändringar och nya behov i verksamheten.
För att kunna dra rätt slutsatser och arbeta långsiktigt med strategisk
kompetensförsörjning krävs ett större underlag i systemet än vad som finns idag.
Målet är att samtliga medarbetare ska registrera sin kompetens i systemet – vilket
inte är fallet i nuläget. Dessutom bör både Olivia och Personec HR kompletteras
med ett verktyg som möjliggör fördelning av resurser.
Regionen arbetar med att se över om Oliviamodellen och Personec HR ska
fortsätta att vara i drift i nuvarande form eller om det finns andra alternativa
lösningar för att arbeta med framtida kompetensförsörjning.
Förutsättningar för kompetensförsörjning
o Inkludera även information angående kompetensförsörjning i den löpande
rapporteringen till regionstyrelsen samt hälso- och sjukvårdsnämnden.
o Beakta de förutsättningar som finns för ledare inom organisationen gällande
ansvar, befogenheter och antalet underställda.
Inom ramen för åtgärdsarbetet har ett arbete kring mål, styrning och uppföljning
påbörjats som innebär att hela planeringsprocessen inom regionen ses över och
utvecklas. I detta arbete ingår även att identifiera eventuella gap mellan befintlig
IT-funktionalitet och framtida uppföljningskrav och behov med fokus på chef och
ledning. I detta arbete ingår även att diskutera och ta fram olika nyckeltal kring
exempelvis kompetensförsörjning.
Fokus i årgärdsarbetet läggs även på att färdigställa ett förslag till personalpolicy
som innebär att förtydliga chefsuppdraget inom regionen men också att förtydliga
förväntningar på Region Hallands medarbetare. Chefsuppdrag formuleras med
utgångspunkt i Region Hallands krav och förutsättningar för framgångsrikt
chef/ledarskap. Här ingår också regiongemensam rutin som tydligt beskriver
ansvar, befogenheter och beslutsfattande som chef i delarna
ekonomi/verksamhet/personal.
6(8)
Ärende 9
RS 2015-03-25
Avvägning mellan ekonomi, verksamhet och medarbetarintressen
o Det IT-strategiska arbetet bör kompletteras med en kartläggning som
beskriver hur de samlade IT-stödsystemen för vården bör fungera ihop på
en överripande nivå och hur de kompletterar varandra i det stöd som
verksamheten behöver.
o Utveckla och tydliggöra sambanden mellan de olika dimensionerna
ekonomi, personal och verksamhet i syfte att totalt sett uppnå en effektivare
resursanvändning.
Det finns ett stort behov av att kartlägga hur de samlade IT-stödsystemen för
vården bör fungera ihop på en övergripande nivå och hur de kompletterar
varandra i det stöd som verksamheten behöver. Dessa frågor är exempel på
strategiska IT-frågor som är svårt att svara på idag och därför har det inom
regionen startat ett projekt kring regionens IT-tjänster. En metod för hur regionen
ska arbeta med IT-system ska arbetas fram senast den 1 mars 2015.
Det övergripande syftet med projektet är att öka kunskap och kontroll av den
övergripande behovsbilden av IT-tjänster.
Det åtgärdsarbete som Region Halland nyligen startat, med primärt syfte att
Region Halland ska ha en ekonomi i balans, ställer nya krav på IT-systemen både
på kort och lång sikt.
Åtgärdsarbetet i kombination med LEAN som verksamhetstrategi syftar till att
utveckla och tydliggöra sambanden mellan de olika dimensionerna ekonomi,
personal och verksamhet i syfte att uppnå en effektivare resursanvändning.
Chefernas ansvar för kompetensförsörjning.
o Skapa struktur för att säkerställa överföring av önskad kompetens mellan
medarbetare som slutar och de som ska ta vid.
o Skapa möjligheter för diskussion kring de strategiskt långsiktiga
kompetensförsörjningsfrågorna.
Region Halland arbetar idag på olika sätt med att säkerställa kompetensväxling,
bland annat genom att erbjuda traineeplatser och praktikplatser men behöver
precis som framgår i revisionsrapporten bli mer strukturerade, systematiska och
strategiska i detta arbete. HR-verksamheten behöver i dialog med regionens
förvaltningar se över rutiner och riktlinjer för detta arbete.
Samtliga tillsvidareanställda medarbetare som avslutar eller byter anställning
erbjuds ett avslutningssamtal och en enkät skickas till vederbörande. Detta gäller
7(8)
Ärende 9
RS 2015-03-25
även medarbetare som har en tidsbegränsad anställning och har arbetat inom
regionen mer än 12 månader.
En grundläggande förutsättning för diskussion kring de strategiskt långsiktiga
kompetensförsörjningsfrågorna är en kompetensförsörjningsplan. Arbetet med att
ta fram en plan är påbörjat och ska utgå från en inventering av nuläget och bilda
underlag för arbetsgivarpolitiska beslut. Syftet med planen är att skapa en modell
för fortlöpande styrning och uppföljning för att säkra kompetensförsörjning på
systemnivå. Detta arbete beräknas vara klart i augusti 2015.
Regionkontoret
Catarina Dahlöf
Regiondirektör
Cristine Karlsson
Personaldirektör
Bilaga: Revisionsrapport Strategisk personal- och kompetensförsörjning
Styrelsens/nämndens beslut delges
Revisorerna
8(8)
Ärende 9
RS 2015-03-25
Ärende 9
RS 2015-03-25
Ärende 9
RS 2015-03-25
Ärende 9
RS 2015-03-25
Ärende 9
RS 2015-03-25
Ärende 9
RS 2015-03-25
Ärende 9
RS 2015-03-25
Ärende 9
RS 2015-03-25
Ärende 9
RS 2015-03-25
Ärende 9
RS 2015-03-25
Ärende 9
RS 2015-03-25
Ärende 9
RS 2015-03-25
Ärende 9
RS 2015-03-25
Ärende 9
RS 2015-03-25
Ärende 9
RS 2015-03-25
Ärende 9
RS 2015-03-25
Ärende 9
RS 2015-03-25