1. No category

Evenemangsriktlinjer
2015-01-01
Evenemang i Leksands Kommun
Evenemangsriktlinjerna är Leksands kommuns verktyg för att enhetligt koordinera
och hantera evenemangsfrågor i syfte att stärka kommunens varumärke. Ett
evenemang är en större tillställning eller händelse som arrangeras kortvarigt, och ska
inte förväxlas med löpande verksamhet som sker kontinuerligt.
Leksands kommuns bidrag till evenemangsutvecklingen är:
 Organisation och handläggning
- Vi ska agera koordinerat och serviceinriktat och hålla en väl fungerande
infrastruktur.
- Vi ska tillhandahålla tydliga regler och riktlinjer för evenemangens
genomförande som tar hänsyn till miljöpåverkan, sociala aspekter,
ljudnivåer, trygghet och ordning.
- Vi ska agera konkurrensneutralt.
- Vi ska genom tydliga avtal och överenskommelser vid egen
markupplåtelse och/eller hyra av kommunala anläggningar reglera
parternas ömsesidiga krav och skyldigheter.
- Handläggning ska ske utan onödiga fördröjningar samt med tydlig och
korrekt information.
 Ekonomi och finansiering
- Vi ska klargöra att arrangören står för de ekonomiska riskerna.
- Kommunen kan i särskilda fall vara sponsor eller bidragsgivare med
tydliga resultatkrav i enlighet med evenemangsstrategin och
-riktlinjerna.
- Vi ska inte verka med förlusttäckningsgarantier.
Till arrangörens hjälp finns en evenemangslots på kommunen, och alla kommunens
förfrågningar om stöd för evenemang ska kanaliseras till denna funktion. På så sätt
uppnås ett helhetsgrepp, större professionalism och färre suboptimeringar.
Evenemangslotsen har inte en offensivt (uppsökande) säljande roll, utan är
sakkunnig inom den kommunala organisationen, expert på praktiskt hantering av ett
evenemang samt är bollplanket och länken mellan arangören och de berörda
kommunala verksamheterna.
Gällande information om samverkan och kommunikation mellan föreningarna och
kommunens näringsliv, så behandlas enskilda förfrågningar och ansökningar från de på
samma sätt som från andra aktörer.
Kriterier för evenemangsstöd
För att få ekonomiskt och/eller annat stöd från Leksands kommun krävs att
evenemanget uppfyller vissa kriterier. Beslut fattas enligt dessa kriterier, och
arrangören skall kunna redogöra för sin bedömda uppfyllelse, samt efter avslutat
arrangemang återrapportera resultatet av uppfyllelsen.
Varje evenemang skall uppfylla följande kriterier:






Evenemanget ska ske genom dialog med kommunens evenemangslots.
Ansökan ska vara evenemangslotsen tillhanda senast 6 veckor innan
evenemanget äger rum. Söker evenemanget stöd i form av ekonomiskt bidrag
måste ansökan vara inne senast 2 veckor innan evenemangsrådet
sammanträder (4 tillfällen/år).
Evenemanget ska ligga i linje med kommunens evenemangsstrategi.
Evenemanget ska uppfylla tillräckliga krav på tillgänglighet.
Evenemanget ska genomföras i nära och god samverkan med berörda
organisationer och föreningar.
Arrangören ska senast 4 veckor efter genomfört evenemang lämna in en
skriftlig uppföljning och utvärdering.
Handläggning av ansökningar
Hantering av ett ärende gällande stöd för evenemang går till så här:
1. Arrangören kontaktar evenemangslotsen för att få råd, vägledning, checklistor
samt eventuella ansökningshandlingar för bidrag.
2. Dialog sker mellan evenemangslots och evenemangsarrangör.
3. Arrangören lämnar in aktuella handlingar (se bilaga 1 ”Ansökan om
evenemang”). Detta ska ske senast sex veckor innan evenemanget äger rum.
Söker evenemanget stöd i form av ekonomiskt bidrag måste ansökan vara inne
senast 2 veckor innan evenemangsrådet sammanträder (4 tillfällen/år).
4. Evenemangslotsen stämmer av med berörda verksamheter inom kommunen,
bereder ärendet och gör förslag till beslut.
5. Beslut om ekonomiskt stöd fattas av evenemangsrådet. Rådet fattar beslut upp
till och med ett värde av 250 tkr. För ekonomiska bidrag som överstiger 250
tkr beslutar kommunstyrelsen.
6. Evenemangslotsen återkopplar till arrangören.
7. Eventuella medel betalas ut till arrangören efter överenskommelse.
8. Återkoppling med uppföljning och utvärdering ska ske från arrangören senast
4 veckor efter avslutat evenemang.
9. Evenemangslotsen rapporterar löpande evenemangsredovisning till
evenemangsrådet samt sammanställer en årlig rapport till kommunstyrelsen.
Ärenden handläggs av evenemangslotsen löpande under året. Evenemang som
godkänns kan förvänta sig följande stöd från kommunen:
 Råd och stöd vid genomförande av evenemang.
 Samordnad tillståndshandläggning.
 Praktisk hjälp med eventuell trafikomläggning och hänvisningsskyltning.
 En samordnad kontakt med elbolag, Leksandsbostäder och andra kommunala
verksamheter som är berörda.
 Annonsering och marknadsföring via kommunens kanaler.

Journummer under evenemangets genomförande för hjälp med oförutsedda
händelser i frågor där kommunen är berörd.
Uppföljning och utvärdering
Varje evenemangsarrangör är skyldig att lämna in en uppföljning och utvärdering
efter genomfört evenemang (se bilaga 2 ”Utvärdering evenemang”).
Varje utvärdering skall innehålla följande information:
 Antal deltagare/besökare/övernattningar.
 Hur evenemanget har synts i media.
 Antal funktionärer.
 Vad bidraget har använts till.
 Vilka av kommunens kriterier som har uppfyllts.
 Hur evenemanget har marknadsförts och hur kommunen har synts genom
marknadsföringen.
 Erfarenheter (positiva och negativa) av genomfört evenemang.
 Vilka förändringar som kommer att göras inför en eventuell nästa gång.