Dokumenthanteringsplan för Högskolan i Halmstad 20141215
• • • • • Dokumenthanteringsplan för Högskolan i Halmstad Version DHP 1:2015, gäller från och med 2015-01-01 Beslutad av förvaltningschef 2014-12-15, dnr I 2014/57 Struktur enhet 1 1.1 1.1.1 Processnamn Styr och led verksamheten Led högskolans gemensamma verksamhet Utveckla mål och vision Handlingsslag 1.1.1 Centrala styrdokument 1.1.1 1.1.1 1.1.1 1.1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.2 Förvaringsplats Handlingstyp Gallring Arbetsordning Riktlinje Bevaras Bevaras Regleringsbrev Rutinbeskrivning Vision och plan Bevaras Bevaras Bevaras Centralarkiv Centralarkiv Centralarkivet efter innevarande år plus 1 år Centralarkiv Centralarkiv Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Sekret ess Ansvar LK LK Regist rering Diari eförs DF LK DF DF DF LK DF Ge förutsättningar och fördela medel 1.1.2 Beslutshandlingar Handlingsplan Anmärkning 1.1.2 Högskolestyrelsens protokoll Bevaras 1.1.2 Kvalitetsprogram Bevaras LK LK DF Med bilagor. Minnesanteckningar av betydelse för högskolans verksamhet bevaras. Övriga minnesanteckningar gallras vid inaktualitet. Minnesanteckning ar/mötesSe ananteckningar märkning 1.1.2 1.1.2 1.1.2 1.1.2 Nämndbeslut Bevaras Nämndprotokoll Bevaras Protokoll från råd Bevaras 1.1.2 Rapport Bevaras 1.1.2 Rektorsbeslut Bevaras 1.1.2 Styrelsebeslut Bevaras 1.1.2 Utredning Bevaras 1.1.3 Centralarkiv Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Följ upp verksamheten Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkiv Centralarkiv Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år LK LK LK DF LK DF LK DF LK DF LK DF Sortering: kronologisk 1.1.3 Uppföljningshandlingar Doktorandbarometer Bevaras* Centralarkiv 1.1.3 Personalbarometer Bevaras* Centralarkiv 1.1.3 Studentbarometer Bevaras* Centralarkiv Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år 1.1.3 1.1.4 Besvara remisser och förfrågningar 1.1.4 Remisshandlingar 1.1.4 1.1.4 1.2.1 1.2.1 Enkäter Förfrågningar 1.1.4 1.1.4 1.2 HR *Sammanställning bevaras. Besvarade enkäter kan gallras då nästa barometer har sammanställts. *Sammanställning bevaras. Besvarade enkäter kan gallras då nästa barometer har sammanställts. *Sammanställning bevaras. Besvarade enkäter kan gallras då nästa barometer har sammanställts. Remiss Remissvar Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Bevaras Centralarkivet Bevaras* Bevaras Svarande funktion DF Svarande funktion DF Svarande funktion DF Svarande funktion DF Led stödverksamhet Planera stödverksamheten 1.2.1 Planerings- Verksamhets- Akademi/ DF Avser enkäter som besvaras för myndighetens räkning. *Avser förfrågningar som leder till ett ärende. Förfrågningar av tillfällig och ringa betydelse kan gallras vid inaktualitet. handlingar stöd planer efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år 1.2.2 Delegeringsbeslut för attest av fakturor 10 år Förvaltningschefens beslut Bevaras 1.2.2 Lönebeslut, sammanställning 1.2.2 Löneförhandlingsprotokoll Bevaras 1.2.2 Fatta beslut om stödverksamheten 1.2.2 Beslutshandlingar stöd 1.2.2 1.2.2 1.2.3 1.3 1.3.1 1.3.1 1.3.1 avdelning Kollektivavtal Bevaras Bevaras Centralarkivet Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år DF LK DF DF HR DF Lönerevision med utfall. HR DF Lokala kollektivavtal. Följ upp stödverksamheten Led utbildning Styr utbildningsverksamheten 1.3.1 Styrdokument utbildning Antagningsordning Bevaras Examensordning Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år DF DF 1.3.1 1.3.2 Allmän studieplan Bevaras 1.3.3 1.4 1.4.1 1.3.2 Handlingar rörande Utbildningsutbildningsutbud katalog 1.4.2 1.5 1.5.1 Bevaras Centralarkiv Fördela utbildningsanslag 1.3.3 Handlingar rörande utbildningsanslag Tilldelningsbeslut Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år DF 1.4.1 Styrdokument forskning Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år DF 1.4.2 Handlingar rörande forskningsanslag Tilldelningsbeslut Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år DF Led forskning Styr forskningsverksamheten 1.4.1 1.4.2 DF Fastställ utbildningsutbud 1.3.2 1.3.3 plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Policies och riktlinjer Fördela forskningsanslag Led akademi Planera akademins verksamhet 1.5.1 1.5.2 1.5.1 Planeringshandlingar akademi Verksamhetsplan 1.5.2 Beslutshandlingar akademi Protokoll, rösträkning Bevaras Akademi Fatta akademibeslut 1.5.2 Akademirådets protokoll Bevaras 1.5.2 Akademirådsbeslut Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år 10 år/20 år* Centralarkivet efter innev. år plus 1 år 1.5.2 1.6.2 Följ upp akademins verksamhet Led samverkan Samverka med offentlig sektor Samverka med privat sektor 2 2.1 2.1.1 Ge verksamhetsstöd Hantera ekonomi Hantera pengar in 1.5.3 1.6 1.6.1 2.1.1 2.1.1 Verifikationer inkommande Kundfakturor Bevaras Akademi Akademi DF Med bilagor. Om inte dagordning finns bevaras även kallelse. Sortering: Kronologisk Akademi EA *EU-relaterade räkenskapshandlingar sparas i 20 år 2.1.1 2.1.2 2.1.2 2.1.3 Lån i Riksgäldskontoret Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Leverantörsfakturor Centralarkivet efter innev. år plus 1 år DF Hantera pengar ut 2.1.2 Verifikationer utgående 10 år/20 år* *EU-relaterade räkenskapshandlingar bevaras i 20 år EA Upprätta budget 2.1.3 Budgethandlingar 2.1.3 Budget Bevaras 2.1.3 Budgetförslag Bevaras 2.1.3 2.1.4 Budgetunderlag Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år LK DF LK DF LK DF Upprätta bokslut 2.1.4 Redovisningshandlingar Bokföringsunderlag 10 år 2.1.4 Huvudbok Bevaras 2.1.4 Huvudboksomföring 10 år 2.1.4 EA Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år EA EA EA Inklusive internfakturor Register över anläggningstillgångar och inventarier 2.1.4 2.1.4 Årsbokslut 2.1.4 2.1.5 2.1.5 2.1.5 2.1.5 2.1.5 2.1.5 Årsredovisning Bevaras Bevaras Bevaras Ingår i årsbokslut Centralarkivet efter innev. år plus 2 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år EA Inkluderar specifikation till årsbokslut (balanspärm) LK DF Bevaras som rapport, elektroniskt och i tryckt form. EA DF Framställ ekonomiska rapporter och sammanställningar 2.1.5 Ekonomiska rapporter och sammanställningar EA-värdering Bevaras Inkassohandlingar 10 år* Månadsavstämningar Statsredovisning Hermes Sändjournaler Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år EA 1 år EA 2 år 1 år EA EA *efter avslut Avser månadsavstämningar av leverantörsreskontra, anläggningstillgångar och kundreskontra Ej årsredovisning 2.1.5 2.2 2.2.1 Återredovisning av beordrade betalningar Hantera personal Hantera övergripande personalfrågor 2.2.1 Personalhandlingar 2.2.1 2.2.1 2.2.2 2.2.2 Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Bevaras Centralarkivet Beslut vid fackliga förhandlingar Bevaras Kollektivavtal Löneförhandlings protokoll 2.2.1 2.2.1 2.2.2 10 år MBL-protokoll Bevaras Centralarkivet HR DF HR DF HR Protokoll från möten enligt medbestämmandelag, MBL HR Anställ personal 2.2.2 Rekryteringshandlingar Annons om ledigförklarad tjänst Bevaras Anställningsbeslut /avtal Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Akademi/ avdelning DF HR DF Kopia i personalmapp 2.2.2 Ansökningar 2.2.2 Beslut om sakkunniga 2.2.2 2.2.2 Förordnanden Meddelande om överenskommen lön 2.2.2 Sakkunnigutlåtande 2.2.2 2.2.3 Centralarkivet Se anefter innev. år märkning plus 1 år Centralarkivet efter innev. år Bevaras plus 1 år Bevaras Bevaras Bevaras Tillsättningsbeslut Bevaras Hantera lön Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter avslutad anställning Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år HR DF HR DF Ansökningar, ej erhållen tjänst: brev och meritsammanställning DF och bevaras, betyg och intyg gallras efter 2 år. Om den sökande begär skall ansökningshandlingarna återlämnas. Vid överklagan skall alla handlingar undantas från gallring. Publikationer och dylikt kan gallras/återsändas när beslut är fattat. Ansökningar, erhållen tjänst: bevaras, kopia i personalakt. Akademi/ avdelning DF Korttids- och timarvoden. Original till arbetstagaren. Gästföreläsare fyller i arvodesuppgifter som attesteras på akademin och skickas till HR. HR Sortering: i personalakt. HR DF HR DF Kopia i personalakt. 2.2.3 2.2.3 2.2.3 Lönehandlingar Arvodesuppgifter Aviseringslistor 2.2.3 Kontrolluppgifter 2.2.3 Kvitto läkarvård/ läkemedel 2.2.3 2.2.3 2.2.3 2.2.3 2.2.3 Lönestatistik Reseräkningar 2.2.3 Signallistor HR HR Bevaras 10 år Ledighetsansökan 2 år Lönebeslut, sammanställning Lönebidrag/ andra anställningsstöd Lönelistor 2.2.3 10 år* HR Vid inaktualitet HR Bevaras HR Primula Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Bevaras Bevaras Primula Vid inaktualitet HR 10 år 2 år HR *Originalhandlingar som kan ha betydelse i kommande pensionsutredningar bevaras. HR Kopior. Skickas ut en gång per år. Sortering: personnummerordning. HR Ansökan om semester och tjänstledighet. Tjänstledighet längre än sex månader bevaras, sortering: i personalakt. 25 kap 1§ prövas HR DF HR HR Sortering: i personalakt. HR HR Eget uttag. HR Negativ lön, omföring av löner, stoppad lön 2.2.3 Sjukförsäkran 10 år* HR Vid inSkatteuppgifter aktualitet HR Utmätningsbeslut 2 år HR Verifikationslistor total 10 år HR Utbetalningar 10 år HR Övertids/mertidsuppgifter 2 år HR 2.2.3 2.2.3 2.2.3 2.2.3 2.2.3 2.2.4 2.2.4 HR HR Kopior. Sortering: personnummerordning. HR HR HR Sortering: personnummerordning. Hantera anställning 2.2.4 Anställningshandlingar 2.2.4 Adressändringar Ansökan stipendium för undervisningsuppdrag 2.2.4 Ansökan personalutbyte 2.2.4 2.2.4 HR *2 år under förutsättning att sjukperioden framgår av handlingar som för varje anställd redovisar uppgifter om när- och frånvaro under året eller motsvarande handlingar bevaras. Vid inaktualitet HR HR Bevaras Bevaras Vid inArbetsgivarintyg aktualitet Arbetshjälpmedel 10 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år SA HR HR DF Kopia. Via rekvisition, faktura till EA. 2.2.4 2.2.4 2.2.4 2.2.4 2.2.4 2.2.4 2.2.4 Arbetsskadeärenden Avtal personalutbyte Beslut om kompetensutvecklingsmedel Beslut om omställningsmedel från Trygghetsstiftelsen 25 kap 1§ prövas HR Bevaras Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Bevaras Bevaras Beslut personalutbyte Bevaras Beslut stipendium för undervisningsuppdrag Bevaras Lista över personuppgiftsbehandlingar Bevaras 2.2.4 Läkarintyg 10 år 2.2.4 Namnändring Bevaras Akademi/ avdelning DF HR Sortering: personalakt HR Lokala ramavtal, ansökningar, beslut, meddelande om beslut bevaras. Sortering: kronologisk Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Akademi/ avdelning DF Centralarkivet efter innev. år plus 1 år DF HR 25 kap 1§ prövas HR HR Kontinuerlig uppdatering Sortering: personnummerordning Avisering om namnändring, utdrag ur folkbokföringen mm. Sortering: i personalakt. 2.2.4 Personliga uppgifter 2.2.4 Rehabiliteringsutredningar Reserapporter lärarutbyte Tidrapporter, administrativ personal Tjänstgöringsbetyg/intyg Tjänstgöringsjournal 2.2.4 2.2.4 2.2.4 2.2.4 5 år efter avslutad tjänst HR Bevaras 25 kap 1§ prövas HR Utredningar med eventuella underlag. Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år SA 2 år Akademi/avde lning Akademi/ avdelning DF Bevaras HR Bevaras HR Kopia. Sortering: i personalakt. Årssammanställning för månadsanställda. Akademi Undertecknad tjänsteplanering. 2.2.4 Tjänsteplanering Bevaras 2.2.4 2.2.5 Varsel Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år 2.2.5 HR Närmast anhörig, kontaktperson med etcetera. HR DF HR DF Avsluta anställning 2.2.5 Handlingar rörande Ansökan och uppsägning och beslut om pension delpension Kopia i personalmapp 2.2.5 Ansökan om pension Bevaras 2.2.5 Beslut om pension Bevaras 2.2.5 Uppsägningar Bevaras 2.3 2.3.1 Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år HR DF Skickas till SPV, kopia i personalakt. HR DF Skickas till SPV, kopia i personalakt. HR DF Kopia i personalakt. DF Med tillhörande handlingar. Med bilagor. *Ingår inte i upphandlingsärendet, eget ärende i diariet. *Får gallras eller återlämnas till anbudsgivaren under förutsättning att de är beskrivna eller avbildade i dokumentation som bevaras. Hantera infrastruktur Genomför upphandling och inköp 2.3.1 Avtal/upphandlingskontrakt Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Prövas TA Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Prövas TA 2.3.1 Bilagor till anbud, föremål 2 år* TA 2.3.1 2.3.1 Inköpshandlingar Antaget anbud Bevaras Prövas TA DF* 2.3.1 2.3.1 2.3.1 Direktupphandling under 10% av direktupphandlingsgränsen 4 år Direktupphandling över 10% av direktupphandlingsgränsen Bevaras Dokumentation över förhandlingar, Bevaras Akademi/ avdelning Avdelning Prövas /akademi Centralarkivet efter innev. år Avdelning plus 1 år Prövas /akademi DF Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Prövas DF Direktupphandling då kontraktets värde uppgår till högst 10% av direktupphandlingsgränsen samt avrop från ramavtal då beställningens värde uppgår till högst 10 % av direktupphandlingsgränsen. Med direktupphandling avses ett förfarande utan särskilda krav på anbud eller annonsering. Direktupphandling får endast användas om kontraktets värde understiger 15% av tröskelvärdet som gäller för kommuner och landsting eller om det finns synnerliga skäl. Avser anbud/offerter, beslut, avtal, beställningar och orderbekräftelser. Gallras 4 år från den dag avtal slöts eller underrättelse om beslut att avbryta upphandlingen skickades. Direktupphandling då kontraktets värde uppgår till mer än 10% av direktupphandlingsgränsen samt avrop från ramavtal då beställningens värde uppgår till mer än 10% av direktupphandlingsgränsen. Avser anbud/offerter, beslut, avtal, beställningar och orderbekräftelser. Dokumentation över förhandlingar, provningar, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser. provningar o dyl 2.3.1 Efterannonsering Bevaras 2.3.1 Ej antaget anbud 4 år 2.3.1 Förfrågningsunderlag Bevaras 2.3.1 2.3.1 2.3.1 2.3.1 Korrespondens med anbudsgivarna Sammanställning över kvalificering och utvärdering Upphandlingsannons Utvärderingsprotokoll med tilldelningsbeslut Se anmärkning Bevaras Bevaras Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år TA Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Prövas TA Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Prövas TA Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Prövas TA Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Prövas TA DF DF Annons efter avslutad upphandling. Gäller för upphandling över tröskelvärdena. Med tillhörande handlingar. Gallras 4 år efter den dag avtalet slöts eller underrättelse om beslut att avbryta upphandlingen skickades. Vid överprövnings- och skadeståndsmål ska samtliga anbud bevaras. DF Se anm ärkni ng DF DF DF Viktig korrespondens, t ex kompletteringar och förtydliganden, bevaras och DF. Korrespondens av tillfällig eller ringa betydelse gallras efter ärendet har slutbehandlats och DF ej. Sammanställning över kvalificering av anbudsgivarna och utvärdering av anbud. Avser även inbjudan till anbudslämnare. Utvärderingsprotokoll med tilldelningsbeslut samt underrättelse till ej antagna anbud 2.3.1 Öppningsprotokoll och motsvarande 2.3.1 Överprövning och överklagande Bevaras 2.3.2 2.3.2 2.3.2 2.3.2 DF Protokoll över öppning av anbud, förteckning över anbud och motsvarande DF* *Ingår inte i upphandlingsärendet, eget ärende i diariet. Hantera lokaler och inventarier 2.3.2 Handlingar Avtal/kontrakt rörande lokaler externa och och inventarier interna Bokningar idrottshall Fullmakter för postöppning 2.3.2 Kvittens av nycklar 2.3.2 Kvittens av passerkort 2.3.2 2.3.2 Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år TA Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Prövas TA Kvittenser Larmlistor till Bevaras 2 år SH Vid inaktualitet LK Lämnas ut vid nyckels återlämnande 2 år efter kortets återlämn ande Vid inAkademi/ aktualitet avdelning Vid in- DF SH LK Aktuell akademi/ avdelning Kvittenser för bandspelare, diktafoner etc. anhöriga 2.3.3 aktualitet Utveckla och förvalta IT-stöd 2.3.3 Leverantörsavtal Bevaras 2.3.3 Licensavtal Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år 2.3.3 2.3.4 Utveckla och förvalta IT-stöd 2.3.3 Handlingar rörande IT Internavtal IT 2.3.4 Kommunikations Informationshandlingar material 2.3.4 Hemsida 2.3.4 Pressmeddelanden 2.3.5 IT DF IT DF IT DF Avser Service Level Agreament (SLA) Kommunicera och informera 2.3.4 2.3.5 Bevaras Bevaras Bevaras Till exempel informations- och reklamblad, handböcker, välkomstbrev. Ett exemplar bevaras ESS ESS Centralarkivet efter innev. år plus 1 år ESS DF Förvalta information 2.3.5 Handlingar rörande informationsförvaltning Arkivredovisning Bevaras Centralarkivet Arkivarie DF Arkivbeskrivning, arkivförteckning, klassificeringsstruktur med processbeskrivningar Utlämnande avdelning/ akademi Utlämnan de avdelning /akademi Diarieföra nde avdelning /akademi DF LK DF LK 2.3.5 Begäran om allmän handling 3 mån. 2.3.5 2.3.5 2.3.5 Diarieförda handlingar Diarieplan Diarium Bevaras Bevaras Bevaras 2.3.5 Dokumenthanteringsplan Bevaras Centralarkivet /w3d3 Centralarkivet w3d3 Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år DF Sortering: kalenderår/termin/kurskod Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år DF Sortering: kalenderår/kurskod 3 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 DF Utbilda Planera/revidera utbildning Skapa/ förändra program 3.1.1 Utbildningsplaner 3.1.1 3.1.2 Arkivarie Bevaras i sin ursprungliga form (papper eller elektronisk handling) Utbildningsplan Skapa/ förändra kurs 3.1.2 Kursplaner Skapa/ förändra Kursplan med litteraturlista 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.2 3.2.2 3.2.2 forskarutbildning Genomför utbildning Genomför programtillfälle Genomför kurstillfälle 3.2.2 Kurshandlingar Se anAdress-/ klasslista märkning Ladok Anmälan till Vid intentamen aktualitet SA Centralarkivet efter innev. år Arkivlista Bevaras plus 1 år 3.2.2 Handledaromdömen Kompendium/ undervisningsmaterial 3.2.2 Kursvärdering 3.2.2 2 år* Bevaras Akademi Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Bevaras Kursvärdering sverktyg* Akademi Bevaras i Ladok. Kopior/utskrifter gallras vid inaktualitet. SA Akademi Akademi Akademi Akademi Avser arkivlista för hel kurs, prov och moment. Sorteras efter kalenderår och kurskod. Avser handledares omdöme/rapport från verksamhetsförlagd utbildning. *Får inte gallras om omdömet legat till grund för betygssättning och betyget inte registrerats i LADOK. Avser kompendier producerade på HH. Sortering: kronologisk/kurskod. Avser sammanställning. Underlag får gallras två år efter att sammanställning upprättats.*Digital arkivering från och med 2013. 3.2.2 3.2.2 Praktikrapport Schema 3.2.2 3.2.2 3.3 3.3.1 3.3.1 3.3.1 Tentamen Tentamensschema Se anmärkning Akademi Bevaras Time Edit Centralarkivet Se anefter innev. år märkning plus 1 år Vid inaktualitet Akademi Akademi Akademi SA Studenters rapporter från praktik och verksamhetsförlagd utbildning. Får återlämnas till studenten efter avslutad delkurs eller utbildning efter det att betyg registrerats i studieregister. Rapporter och bilagor som inte har återlämnats får gallras 2 år efter det att betyget registrerats i registret. Tentamensoriginal/provformulär bevaras. Ifyllda provsvar får återlämnas till student efter betygsättning om betyg registrerats i studieregister. Provsvar som inte har återlämnats får gallras 2 år efter betygsättning. Om student begär omprövning av betyg bör provsvar bevaras i 2 år efter det att prövningen slutbehandlats. Akademi Hantera studenter Rekrytera student 3.3.1 Rekryteringshandlingar Agentavtal Informationsmaterial Bevaras Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet SA DF Kommuni kationsav delningen Avser egenproducerat informationsmaterial, t ex informationsblad, och reklamblad.Ett Rekryteringsenkät 3.3.1 3.3.2 3.3.2 Centralarkivet LK Anta och registrera student 3.3.2 Antagnings- Anståndsanhandlingar sökan, antagning 3.3.2 Ansökan forskarutbildning Ansökan om antagning till senare del av program 3.3.2 Ansökan till utbildning 3.3.2 Ansökningar utbytesstudenter 3.3.2 Bevaras* exemplar bevaras, hemsidan bevaras centralt. *Sammanställning bevaras, enkäter kan gallras vid inaktualitet efter det att sammanställning gjorts. Bevaras Bevaras 2 år* Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år SA Se anmärkning SA Centralarkivet efter innev. år Bevaras plus 1 år SA DF LK DF SA SA SA Ladok Ansökan, beslut och eventuella underlag *Efter beslut om antagning, om ansökan registrerats i Ladok. Ansökan till utbildning på grundnivå och avancerad nivå, med bilagor. Får gallras 2 år efter beslut om antagning om anmälan registrerats i Ladok. Ansökningar till magisterprogram gallras efter 5 år. Om beslutet överklagas ska ansökan diarieföras och bevaras. Avser inkommande utbytesstudenter. Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Antagning på särskilda skäl 3.3.2 3.3.2 Bevaras Vid inAntagning till kurs aktualitet inom program * SA Centralarkivet efter innev. år Dispensansökan Bevaras plus 1 år Centralarkivet Dispensansökan efter innev. år överklagan Bevaras plus 1 år Registreringslistor 2 år* Akademi 3.3.2 Reservantagning urvalslistor 2 år* 3.3.2 Antagningsbeslut forskarutbildning Bevaras 3.3.2 Antagningsbeslut utbytesstudenter Bevaras 3.3.2 3.3.2 3.3.2 Intyg om funktionshinder 3.3.2 3.3.3 Administrera studier 5 år SA Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år SA SA DF SA Ladok SA DF *Inrapporteras i Ladok, underlagen gallras. Ansökan med bilagor samt beslut. Vid överklagan diarieförs överklagan, yttrande och beslut. SA DF Avser överklagan, yttrande och beslut. Akademi *Om registrering sker i pappersform. Urvalslistor och beslut. *Gallras två år efter beslut om antagning, om antagningen registrerats i studieregister SA LK SA 25 kap 1§ prövas SA DF Avser inkommande utbytesstudenter. Sortering: alfabetisk 3.3.3 3.3.3 3.3.3 3.3.3 3.3.3 3.3.3 3.3.3 3.3.3 3.3.3 3.3.3 Studenthandlingar Ansökan om kursbevis Ansökan om resebidrag Vid inaktualitet * SA Centralarkivet efter innev. år Bevaras plus 1 år Ansökan om stipendium Minor Se anField Study märkning SA Centralarkivet Ansökan efter innev. år utlandsstudier Bevaras plus 1 år Ventralarkivet Beslut om efter innev. år resebidrag Bevaras plus 1 år Ventralarkivet Beslut efter innev. år utlandsstudier Bevaras plus 1 år Beslut om tilldelning stipendium Minor Se anField Study märkning Akademi Centralarkivet Learning efter innev. år agreement Bevaras plus 1 år Individuell Vid instudieplan aktualitet Akademi *Gallras efter att kursbevis utfärdats, om detta registrerats i Ladok eller att beslut om avslag fattats. SA SA SA DF Gäller för utresande utbytesstudenter. Beviljad: gallras 10 år efter beslut fattats. Ej beviljad: gallras 2 år efter beslut. Dokumentation om vilka som sökt stipendium ska bevaras. SA SA Gäller för utresande utbytesstudenter. Akademi Akademi Dokumentation om vilka som beviljats stipendium ska bevaras. Beviljad: gallras 10 år efter beslut fattats. Ej beviljad: gallras 2 år efter beslut. Akademi Sortering: kronologisk/alfabetisk. Akademi 3.3.3 grundutbildning Individuell studieplan forskarutbildning Bevaras 3.3.3 Plan för pedagogiskt stöd 5 år 3.3.3 Reserapport Bevaras 3.3.3 Studieavbrott Bevaras 3.3.3 Studieuppehåll Bevaras 3.3.3 Tillgodoräknande Bevaras Årlig redovisning och slutrapport Minor Field Study Bevaras 3.3.3 3.3.4 3.3.4 Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet 25 kap efter innev. år 1§ plus 1 år prövas Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Till centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år LK DF SA DF SA DF Reserapporter från utlandsstudier. DF Ansökan och beslut. Tidigt avbrott (inom tre veckor) diarieförs ej. DF Ansökan och beslut. DF Ansökan med bilagor, yttrande av lärare, beslut samt eventuell överklagan SA DF Årlig redovisning och slutrapport över anslag från Minor Field Study. SA DF Akademi Akademi Hantera disciplinärende gällande student 3.3.4 Handlingar Anmälan i i disciplinärende disciplinärende Bevaras Centralarkivet efter innev. år Individuell studieplan för forskarutbildning. plus 1 år 3.3.4 Beslut i disciplinärende Bevaras 3.3.4 Protokoll disciplinnämnd Bevaras 3.3.4 Utredning i disciplinärende Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år 2 år 25 kap Studenthälsan 1§, arkivskåp prövas SH 3.3.5 3.3.5 3.3.5 SA DF SA DF SA DF Tillhandahåll studerandeservice 3.3.5 Handlingar rörande studerandeservice Dagjournal Deltagarlista kurser och utbildningar 3.3.5 Hälsoprofilbedömning 3.3.5 Intyg Vid inaktualitet Studenthälsan Vid inaktualitet /återlämn Studenthälsan Studenthälsan Bevaras i arkivskåp SH Journal som förs av terapeut, kurator, sjuksköterska och dylikt. Avser kurser och utbildningar som hålls av Studenthälsan. SH SH Studentintyg angående sjukdom och hälsa. Sortering: alfabetisk. 3.3.5 3.3.6 3.3.6 3.3.6 3.3.6 Korrespondens med student Avser korrespondens mellan student och studenthälsan. Beroende på innehåll ska handlingarna betraktas som del av journal och gallras då efter 10 år, diarieföras och bevaras då eller anses vara av tillfällig och ringa betydelse och gallras då vid inaktualitet. Se anmärkning Examinera student 3.3.6 Handlingar rörande Anmälan om examinering disputaion Beslut om disputation Examensansökan Bevaras Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år LK DF LK DF Se anm ärkni ng Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år SA Centralarkivet efter innev. år plus 1 år SA 3.3.6 Examensbevis Bevaras 3.3.6 Studentuppsats/ Examensarbete Se anmärkning DiVA Akademi Ansökan med bilagor och beslut, även då examensbevis ej utfärdats. Registreras i Ladok. Överklagandeärenden diarieförs, ansökan, avslag, överklagan och beslut. Avser examensbevis med diploma supplemen, beslut om eventuellt Lad- tillgodoräknande. Original till student, ok kopia bevaras. Uppsatser på grundnivå 61-90hp och avancerad nivå bevaras. Uppsatser på grundnivå för 60hp får gallras efter 5 år, Om 60hp utgör den högsta nivån för uppsats inom utbildning ska särskild DiVA ställning tas till bevarande. 3.3.7 Hantera stipendier 3.3.7 Handlingar rörande Ansökan om stipendium stipendium 3.3.7 Beslut om stipendium 3.3.7 3.4 3.4.1 3.4.1 Handlingar Kundavtal rörande uppuppdragsdragsutbildning utbildning 3.4.1 Offert DF Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Bevaras ESS DF ESS DF Hantera internationellt utbyte 3.4.2 Handlingar rörande internationella studier Utbytesavtal 3.4.2 3.4.3 Bevaras DF Hantera samverkan för utbildning Administrera uppdragsutbildning 3.4.1 3.4.2 Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Håll och delta i publika evenemang om utbildning SA DF Avtal med andra universitet och högskolor utomlands. 3.4.4 Samverka med externa aktörer inom utbildning 4 4.1 4.1.1 Forska Bedriv forskning Genomför forskning 4.1.1 4.1.1 4.1.1 Forsknings- Bearbetningshandlingar material Primärmaterial Rensas vid inaktualitet * Akademi Akademi Centralarkivet Se anefter märkning projektavslut Akademi Avser utkast, koncept, beräkningar, sammanställningar, datafiler som är osjälvständiga led i pågående bearbetning av data, korrektur som ska granskas. *När projektet är avslutat. Avser enkäter, ljud- och bildupptagningar, mät- och testresultat, statistik, biologiska prover, kartmaterial, protokoll från undersökningar/försök eller motsvarande, journalutdrag, laboratoriedagböcker, patientjournaler, förteckningar på använda journalutdrag och övrigt primärmaterial. Forskningsmaterial som har fortsatt inomvetenskapligt värde eller värde för annat forskningsområde, som bedöms vara av stort vetenskapshistoriskt, kulturhistoriskt eller personhistoriskt värde, eller som bedöms vara av stort allmänt intresse ska bevaras. Om bedömning görs att materialet inte är av sådant värde gallras det 10 år efter projektavslut. Gallringsbeslut fattas av akademichef och diarieförs. 4.1.1 Projektbeskrivning/ projektplan Protokoll från styrgrupp- och referensgruppsmöte 4.1.1 Projektdagbok 4.1.1 4.1.1 4.1.2 4.1.2 4.1.2 4.1.2 Tillstånd Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter projektavslut Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Akademi Akademi Sortering: Kronologisk Akademi Akademi DF* Akademi DF Akademi DF Akademi DF Tillståndsansökningar och beslut om tillstånd. Avser etikprövning, datainspektion, miljöprövning etc. *Beslut från etisk kommitté ska även meddelas högskolans personuppgiftsombud. Administrera forskning 4.1.2 Forskningsadministrativa handlingar Anslagsansökan Avtal/kontrakt Beslut om tilldelning av Bevaras Bevaras Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år Avser beslut om beviljade medel och beslut om ej beviljade medel. medel 4.1.2 Ekonomisk slutrapport 4.1.2 Korrespondens med anslagsgivare Bevaras plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Verifikationer EUprojekt 20 år* Centralarkivet efter innev. år plus 1 år 4.1.2 4.2 4.2.1 4.2.1 4.2.1 4.2.1 4.2.1 4.2.1 4.2.1 Bevaras Akademi Akademi DF DF Avser korrespondens som inte är av tillfällig eller ringa betydelse. *Verifikationer ska undantas från gallring om de har betydelse för styrkande av fordringar -annan föreskriven bearbetning, redovisning, kontroll eller revision -beräkning av pensionsgrundande inkomst -myndighetens internationella åtaganden – statistikframställning, utvärdering eller forskning -förståelse av andra handlingar som bevaras. Tillgängliggör forskning Publicera forskningsresultat 4.2.1 Forskningspublikationer Annual Report Delrapport Konferensbidrag Avhandling Licentiatuppsats Tidskriftsartikel Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Centralarkiv Centralarkiv Centralarkiv Centralarkiv Centralarkiv Centralarkiv Akademi Akademi Akademi Akademi Akademi Akademi Avser publicerat material Vetenskaplig slutrapport 4.2.1 4.2.2 4.3 4.3.1 4.3.1 Handlingar rörande Avtal om uppdragsforskni uppdragsng forskning 4.3.1 4.3.3 4.3.3 Centralarkiv Akademi Kommunicera forskningsresultat Hantera samverkan för forskning Tillhandahåll uppdragsforskning 4.3.1 4.3.2 Bevaras Offert Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Bevaras Centralarkivet efter innev. år plus 1 år Bevaras Akademi DF Akademi DF ESS DF Håll och delta i publika evenemang om forskning Samverka med externa aktörer inom forskning 4.3.3 Handlingar rörande forskningsVerksamhetsplan samverkan KK-miljö
© Copyright 2024