Underlag för anbudsansökan

Underlag för
anbudsansökan
Stadsövergripande gemensam
it-service (GSIT 2.0)
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
stockholm.se
Stadsledningskontoret
It-avdelningen
Ragnar Östbergs Plan 1
105 35 Stockholm
Växel 08-508 29 000
www.stockholm.se
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
Innehåll
1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
Inledning
Inbjudan att inkomma med anbudsansökan
Disposition av ansökningsunderlaget
Stockholms stad
Nuvarande leverans
Denna upphandling
Grundförutsättningar för upphandlingen
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
2.11
2.12
2.13
Tjänstebeskrivning
Allmänt
Styrning, planering och kontinuerliga förbättringar
Användarprofiler
Arbetsplatssystem
Särskilt om e-post och Unified Communication
Server- och applikationsdrift
Service Desk
Portal för självbetjäning
Programvaruinventering
Infrastruktur
Personal
Språk
Strukturerat arbete med hållbarhetsfrågor
9
9
9
10
10
12
12
12
13
13
14
14
15
16
3
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
Administrativa bestämmelser
Allmänt
Upphandlingsförfarande
Tiden för anbudsansökans utgång
Anbudsansökan
Frågor
Kontroll av anbudssökandes uppfyllande av krav
Anbudssökande
Behörighet att lämna anbud i efterföljande anbudsfas
Sekretess
16
16
17
17
17
18
19
19
19
20
4
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
Krav på anbudssökande leverantör
21
Inledning
21
Anbudssökande är en juridisk person
21
Anbudssökande är en grupp av leverantörer
21
Åberopande av andra juridiska personers kapacitet
22
Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandlingen
23
Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter24
Ekonomisk ställning
24
Kvalitetssystem och kvalitetsfrämjande åtgärder
25
Ledningssystem för informationssäkerhet
25
Krav på leverantörens erfarenhet
26
2 (28)
3
3
3
4
4
5
6
Upphandling GSIT 2.0
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
1 Inledning
1.1 Inbjudan att inkomma med
anbudsansökan
Stockholms stad (inklusive deltagande bolag och stiftelser, nedan
gemensamt kallade staden) inbjuder intresserade leverantörer att
inkomma med anbudsansökan i upphandlingen av gemensam itservice.
Upphandlingen avser området gemensam it-service, kallat GSIT
2.0, som är ett stort, komplext och ett för verksamheterna viktigt
åtagande. Upphandlingen avser arbetsplatstjänster, server- och
applikationsdrift samt en Service Desk. Upphandlingen omfattar
stadens samtliga förvaltningar och bolag, samt stiftelsen Hotellhem.
För utbildningsförvaltningen, Kulturskolan inom
kulturförvaltningen, arbetsmarknadsförvaltningens pedagogiska
verksamheter och stadsdelsförvaltningarnas förskoleverksamheter
begränsas upphandlingen till att omfatta tjänsterna e-post och
samlad kommunikation (Unified Communication). Elever är
undantagna från denna upphandling.
Upphandlingen genomförs på ett sådant sätt att en överföring kan
ske på ett väl förberett sätt från nuvarande leverans av GSIT 1.0, till
den nya leveransen av GSIT 2.0, under åren 2017 och 2018.
Upphandlingskontraktet är beräknat att gälla till 31 december 2023,
med möjlighet till förlängning i ytterligare två plus två plus två år.
Upphandlingen avser ett helhetsåtagande där avtal kommer att
tecknas med en leverantör.
1.2 Disposition av ansökningsunderlaget
Underlaget för anbudsansökan består av detta dokument med
tillhörande bilagor. Ansökningsunderlaget och dess bilagor ska ses
som en helhet.
Bilagor:
1 Deltagande förvaltningar, bolag och stiftelser. Av bilagan
framgår de förvaltningar, bolag och stiftelser som omfattas
av upphandlingen.
2 Svarsbilaga anbudsansökan. Innehåller svarsformulär som
ska besvaras, undertecknas av en behörig företrädare och
lämnas in med ansökan. Svarsbilagan innehåller även
engelska svarsformulär för ifyllnad av referensuppdrag.
Upphandling GSIT 2.0
3 (28)
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
1.3 Stockholms stad
Stockholms stad är med sina drygt 900 000 invånare Sveriges
största kommun.
Totalt har staden cirka 40 000 anställda och består av
14 stadsdelsförvaltningar, 17 fackförvaltningar och 19 bolag
(inklusive två intressebolag) spridda på cirka 2 000
verksamhetsställen.
Stadens bolag och förvaltningar har vitt skilda verksamhetsområden
med olika behov av it-stöd. Från förskola, äldreomsorg, trafik,
vattenförsörjning, stadsbyggnad, bostadsbolag, kultur- och
teaterverksamhet till hamnverksamhet.
På www.stockholm.se finns mer information om stadens
organisation och verksamhet.
1.4 Nuvarande leverans
Staden har idag ett avtal för gemensam it-service, kallad GSIT 1.0,
som löper ut den 31 december 2018. GSIT 1.0 är ett resultat av ett
omfattande standardiserings- och konsolideringsarbete som
genomfördes under åren 2008-2011 i samband med införandet av
nuvarande avtal. Förändringarna innebar att staden gick från att ha
en splittrad it-miljö i egen regi, till att få en samlad, stadsgemensam,
standardiserad it-leverans. Parallellt med den gemensamma
it-servicen finns bland annat avtal för leverans av drift och
förvaltning av centrala verksamhetssystem, drift- och
installationstjänster för datakommunikation, samt telefoni.
GSIT 1.0 omfattar stadens hela verksamhet, med några få undantag.
Det innebär att samtliga fackförvaltningar, stadsdelsförvaltningar
och bolag i koncernen tar del av leveransen som totalt omfattar över
2 000 verksamhetsställen, cirka 40 000 anställda och 84 000 elever.
Nuvarande avtal omfattar tjänsteområdena arbetsplatssystem,
applikationsserverdrift samt Service Desk. Tjänsten
4 (28)
Upphandling GSIT 2.0
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
arbetsplatssystem omfattar hårdvara, vanligtvis arbetsplatser med
stationär eller bärbar dator, applikationer, e-post, samt
utskriftshantering. Tjänsten applikationsserverdrift omfattar drift av
lokala verksamhetssystem. Tjänsten Service Desk omfattar support
till användare av dessa tjänster, samt en serviceportal. GSIT 1.0
omfattar även drift och förvaltning av bland annat stadens
e-tjänsteplattform.
Genom GSIT 1.0 fick staden tillgång till ett förbättrat och förenklat
it-stöd i verksamheterna, en stabilare it-miljö med färre störningar,
mindre administration, modernare metoder för felsökning, förenklad
kontohantering, samt att applikationer och program fick en
effektivare paketering och hantering.
1.5 Denna upphandling
Nu är det dags för staden att genomföra upphandling av nästa
generation av GSIT. Målet med GSIT 2.0 är att få en leverans som
ger stadens användare en positiv och enhetlig upplevelse av stadens
it-stöd med en ännu bättre följsamhet till framtida verksamhets- och
teknikutveckling. Utgångspunkten för upphandlingen är att staden
ytterligare vill förbättra it-miljön för stadens medarbetare och öka
förutsättningarna för att it ska kunna bidra till
verksamhetsutveckling i staden. I den nya leveransen vill staden
även förbättra administrationen kring beställningar och fakturering,
samt samla användarnas behov av it-stöd till en och samma
kontaktpunkt, en så kallad SPOC (Single Point of Contact).
Tjänsterna i upphandlingen av GSIT 2.0 har en annan utformning
än de som ingår i GSIT 1.0. Ett exempel på detta är Service Desk
som ska samla användarnas behov av användarstöd inom flera
avtalsområden i en Service Desk. Ett annat exempel är leverans och
managering av mobila enheter som smartphones och surfplattor. Ett
ytterligare exempel är inventering av programvaror och vissa andra
tjänster relaterade till stadens licenshantering.
Utbildningsförvaltningen, som idag ingår i GSIT 1.0, kommer
genomföra separat upphandling. E-post och Unified
Communication för personal inom pedagogiska verksamheter
kommer dock att ingå inom ramen för GSIT 2.0. I
utbildningsförvaltningens upphandling ingår även stadsdelarnas
förskoleverksamheter, arbetsmarknadsförvaltningens pedagogiska
verksamheter, samt kulturskolan inom kulturförvaltningen. Se även
bilaga 1 (Deltagande förvaltningar, bolag och stiftelser).
Upphandling GSIT 2.0
5 (28)
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
Utbildningsförvaltningens
helhetsleveranser
Digitala enheter
Tjänster för
digitala enheter
(centrala verksamhetssystem)
Systemdrift &
Systemförvaltning
Service Desk
Drift- och
Installationstjänster för
datakommunikationsnät
Telefoni
(klienter, användarkatalog,
skirvare med mera)
Arbetsplatssystem
(lokala verksamhetssystem)
Server- och
applikationsdrift
Service Desk
Övriga leverantörer
Exempelvis av mjukvaror, applikationsförvaltning och licenshantering
Lokal it-support
Översikt över Stockholms stads kommande it-leveranser
I och med utbildningsförvaltningens separata upphandling kommer
det totala antalet klienter som omfattas av GSIT 2.0 minska
avsevärt i förhållande till nuvarande leverans av gemensam itservice (GSIT 1.0). Antalet användare av e-post och Unified
Communication är på samma nivå som i GSIT 1.0.
Leveransen av GSIT 2.0 är, oaktat skillnader i antal klienter i
förhållande till GSIT 1.0, stor och komplex. Det finns en stor
spridning i arbetsuppgifter, arbetssätt och behov hos medarbetarna i
alla de verksamheter som omfattas. Vissa medarbetare arbetar
uteslutande utifrån egna verksamhetens lokaler med stationära
arbetsplatser, medan andra jobbar ute i fält från mobila enheter.
Vissa använder tiotals program och applikationer under en
arbetsdag och andra behöver endast sin telefon.
1.6 Grundförutsättningar för upphandlingen
Stockholms stad strävar efter att vara en av de mest attraktiva
städerna i världen för invånare, besökare och företagare. Stadens
mål är att skapa ett Stockholm som håller samman, är klimatsmart,
ekonomiskt och demokratiskt hållbart. Detta är utgångspunkten för
planeringen av all verksamhet i staden.
Digitalisering av verksamheterna är en förutsättning för att staden
ska kunna nå dessa högt ställda mål. Det krävs en fortsatt
effektivisering av verksamheterna med hjälp av it-stöd.
Informationstekniken i sig erbjuder också förbättrade möjligheter
till dialog med invånare, besökare och företagare. Staden har en hög
ambition på detta område och ser leverantören av tjänsterna i denna
6 (28)
Upphandling GSIT 2.0
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
upphandling som en strategisk möjliggörare för digital förnyelse.
Leverantören förväntas tillsammans med staden driva utvecklingen
av tjänsterna vidare så att leveransen hela tiden förbättras i takt med
de ökade förväntningar som skapas genom verksamhetsutveckling
med hjälp av it-stöd.
Den primära målgruppen för leveransen är de kärnverksamheter
som på olika sätt producerar service för Stockholms invånare,
besökare och företagare. Stadens förvaltningar och bolag styrs
genom den budget som fastställs av kommunfullmäktige varje år.
Var och en av dessa verksamheter ansvarar för att anskaffa det
it-stöd som de behöver för att klara av sitt uppdrag. Det innebär till
exempel att verksamhetsnära system och e-tjänster utvecklas av
respektive förvaltning och bolag utifrån specifika behov. För att
undvika suboptimering arbetar staden med standardisering genom
gemensam it-service, som ska möjliggöra för förvaltningar och
bolag att använda stadsgemensamma tjänster på ett
kostnadseffektivt och enkelt sätt. Stadsledningskontoret har det
övergripande ansvaret för att sammanställa verksamheternas
gemensamma behov och är uppdragsgivare till leverantören av
gemensam it-service.
Uppdraget att leverera gemensam it-service begränsas inte till
produktion av definierade tjänster. Leverantören förväntas också ta
en aktiv del i den fortsatta utvecklingen av stadens it-stöd. Eftersom
stadens it-verksamhet till absolut största delen utförs av stadens
leverantörer, där leverantören av gemensam it-service är en av de
största aktörerna, är följsamhet och aktivt deltagande i ledningen av
stadens it-verksamhet en central del för leverantören av gemensam
it-service.
En viktig del av leveransen är att anpassa tjänsterna till olika
förvaltningar och bolag inom Stockholms stad. Tjänsterna kommer
att behöva tillhandahållas till en decentraliserad organisation som är
geografiskt utspridd över Stockholms kommun. Leverantören
kommer att säkerställa att interaktion mellan parterna sker på olika
nivåer. Det krävs därför att leverantören har en organisation som
kan möta staden både centralt genom stadsledningskontoret och på
lokal nivå. Leverantören kommer ansvara för att skapa och
upprätthålla goda relationer på alla nivåer i staden. Med en hög
outsourcinggrad blir rollen som leverantörer dessutom att fungera
som en länk mellan central styrning och lokal it-verksamhet.
Upphandling GSIT 2.0
7 (28)
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
I takt med att användarnas behov av it-stöd förändras behöver
tjänsternas innehåll och utformning variera över tid. Följsamhet
kommer att vara ett ledord för leveransen.
Det är av yttersta vikt för staden att tjänsterna är moderna,
kostnadseffektiva, säkra och av mycket hög kvalitet, samt att
tjänsterna tillhandahålls av en leverantör med branschledande
expertis, erfarenhet och kompetens samt med tillräckliga resurser
för att möta stadens behov av utveckling av tjänsterna från tid till
annan.
Stadsledningskontoret genom dess it-avdelning ansvarar för
strategisk ledning och styrning av it-verksamheten i staden.
It-avdelningen ska initiera och samordna it-verksamheten och ha ett
helhetsansvar för att samarbetet mellan olika leverantörer fungerar
på en stadsövergripande nivå. It-avdelningen har också det yttersta
ansvaret för förvaltning av avtalet, leveransen och tjänsterna.
Den lokala organisationen hanterar primärt specifika behov och är
mottagare av gemensam it-service. Leverantören måste vara villig
och kapabel att tillhandahålla tjänsterna i enlighet med dessa
förutsättningar.
De leverantörer som erbjuds möjlighet att lämna anbud i
upphandlingen, kommer att lämna anbud utifrån ett behovs- och
funktionsinriktat förfrågningsunderlag. Staden kommer att
upphandla funktionerna som översiktligt beskrivs i avsnitt 2
Tjänstebeskrivning som tjänst. Vald leverantör kommer därmed att
ges möjlighet att arbeta under stor frihet, samtidigt som staden kan
fokusera på uppföljning av att uppdraget genomförs på ett för
stadens verksamheter effektivt sätt och enligt överenskomna
förutsättningar och villkor.
Vald leverantör kommer leverera tjänsterna på ett sådant sätt att de
tillgodoser stadens behov av hög tillgänglighet och driftsäkerhet,
tillförlitlighet, skalbarhet och it-säkerhet. Leverantören kommer
även förvalta de upphandlade tjänsterna i överensstämmelse med
branschens standarder och stadens styrande arkitektur, riktlinjer,
rutiner och normer samt i enlighet med stadsledningskontorets
övergripande planering för utveckling av stadens it-infrastruktur.
Staden verkar för social och ekologisk hållbarhet. I upphandlingen
av GSIT 2.0 har staden en ambition att ställa krav som syftar till att
vald leverantör ska säkerställa att de varor och tjänster som
levereras under avtalstiden producerats på ett sådant sätt att de lever
upp till höga krav på hållbarhet.
8 (28)
Upphandling GSIT 2.0
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
I detta dokument redovisas de övergripande förutsättningarna för
uppdraget. De detaljerade villkoren och förutsättningarna för
upphandlingen och de tjänster som ingår i denna kommer att
redovisas i det förfrågningsunderlag som utvalda leverantörer
kommer att erhålla efter genomförd kvalificering.
2 Tjänstebeskrivning
2.1 Allmänt
Detta avsnitt innehåller en beskrivning av omfattningen av
upphandlingen av GSIT 2.0. Leveransen kommer bestå av
arbetsplatssystem, server- och applikationsdrift, Service Desk,
styrning och planering samt kontinuerliga förbättringar.
Uppdraget innebär ett helhetsåtagande och ansvar för hela
leveransen. Detta inbegriper även eventuella underleverantörers
arbete.
Tjänstebeskrivningen nedan syftar till att ge en bild av de krav som
kommer att ställas i förfrågningsunderlaget. Målet är att
anbudssökande med hjälp av detta avsnitt ska kunna göra en
realistisk bedömning av upphandlingsföremålet, sin egen förmåga
och lämplighet samt sitt intresse för att delta i upphandlingen.
Tjänstebeskrivningen i denna fas lämnas upplysningsvis och
innebär en förenklad version av den kravbild som planeras
presenteras i förfrågningsunderlaget. Ingenting av det som redovisas
nedan ska utgöra krav vid bedömning av ansökningar om att få
lämna anbud, det vill säga i kvalificeringen.
För undvikande av tvivel vill staden också understryka att det
faktum att nedanstående text är en förenkling gör att det kan finnas
avvikelser mellan kraven så som de sammanfattas nedan och så som
de senare framställs i förfrågningsunderlaget. För de leverantörer
som inbjuds att lämna anbud, och i avtalsskedet, äger det
kommande förfrågningsunderlagets texter alltid företräde framför
den översiktliga redovisning av krav som görs nedan.
2.2 Styrning, planering och kontinuerliga
förbättringar
Uppdraget för leverantören kommer att styras genom olika
gemensamma samarbetsformer mellan leverantören och staden på
central nivå och på lokal nivå. Leverantören av gemensam it-service
Upphandling GSIT 2.0
9 (28)
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
har en nyckelroll som leverantör till staden och som samordnare av
andra leverantörer i stadens samlade it-miljö. Syftet med it i
Stockholms stad är att förse stadens verksamheter med ett it-stöd
som gör att verksamheten kan lösa sina uppgifter och fungera på ett
effektivt sätt. I leverantörens åtagande kommer det ingå att planera,
organisera, förvalta, leverera och rapportera uppdraget på ett sådant
sätt att syftet med it-leveransen kan uppnås. En framgångsrik
leverans av gemensam it-service förutsätter en förtroendefull
relation och en tydlig ansvarsfördelning och aktiv samverkan
mellan staden och leverantören av gemensam it-service. Innehållet i
tjänsterna är inte statiskt, utan utvecklas i enlighet med ett för
parterna gemensamt arbete med planering och förändring av
tjänsteinnehållet. Det gemensamma arbetet utförs med följsamhet
mot och i enlighet med stadens styrning av it-verksamheten och i
enlighet med de styrande mål, som staden uppställer.
2.3 Användarprofiler
För leveransen kommer staden använda användarprofiler för att
beskriva behovet av it-stöd för stadens användare. Vissa
användarprofiler har i mycket hög utsträckning ett rörligt arbetssätt
medan andra arbetar mer ifrån den egna verksamhetens lokaler.
Baserat på användarprofilerna kommer leverantören behöva
utforma tjänsterna så att de motsvarar användarnas behov.
Profilerna kommer även utgöra underlag för kontinuerlig förbättring
av tjänsterna över tid.
2.4 Arbetsplatssystem
Arbetsplatssystemet består av användarnära tjänster, inklusive
hårdvara och kringutrustning, för daglig användning i staden. Den
grundläggande funktionaliteten i arbetsplatssystemet består bland
annat av kontorsprogram, e-post, Unified Communication,
samarbetsytor, videokonferensutrustning samt utskrift och
skanning.
Leverantören kommer att ansvara för att leverera
arbetsplatssystemet som en helhet inklusive infrastruktur.
Leverantörens ansvar kommer även att omfatta drift, förvaltning
och support samt att arbetsplatssystemet följer den tekniska
utvecklingen över tid.
Leverantören kommer att ansvara för att tillhandahålla och
managera datorer, surfplattor och smartphones. Manageringen
syftar till att på ett enkelt, flexibelt och kostnadseffektivt sätt
hantera stadens enheter och säkerställa att de uppfyller stadens
10 (28)
Upphandling GSIT 2.0
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
säkerhetskrav. I leveransen kommer även leverans av
kringutrustning såsom exempelvis skärmar ingå.
Leverantören kommer att ansvara för att leverera utskrifts- och
skanningstjänster till stadens verksamheter. Då stadens
verksamheter skiljer sig åt i storlek behöver leveransen innefatta
olika typer av skrivare, från de anpassade för användning av en
person till stora kontor och skrivare för att producera trycksaker.
Staden kommer att ställa krav på att skrivarna är kopplade till
arbetsplatssystemet och har stöd för bland annat pull print och
skanning med OCR-tolkning. För specifika verksamheter har staden
även behov av skrivare där stadens invånare på ett enkelt sätt kan
betala för att skriva ut.
Leverantören kommer att ansvara för att leverera
videokonferensutrustning som tillsammans med stadens lösning för
Unified Communication används för att hålla och delta i
videokonferensmöten. Leverantören kommer även att behöva
tillhandahålla installationstjänster för montering och liknande.
I åtagandet ingår applikationshantering genom bland annat
paketering och distribution av applikationer. Leverantören kommer
även att ansvara för förvaltning av stadens ramverk för utveckling
och distribution av appar.
I leveransen behöver staden åtkomstfunktioner som möjliggör för
användarna att nå tjänsterna både via levererade enheter samt via
enheter som levererats på annat sätt, så kallad BYOD. Leverantören
kommer att ansvara för identifiering av användare och för att
underhålla och förnya stadens certifikat och certifikatinfrastruktur.
Leverantören kommer att ansvara för drift och förvaltning av
stadens katalogtjänst och ha i uppgift att upprätthålla federationer
mellan katalogtjänsten och andra interna och externa
katalogtjänster. Stadens katalogtjänst utgör grunden för användning
av resurser i arbetsplatssystemet.
Leverantören kommer att hantera in- och utgående e-posttrafik från
arbetsplatssystemets e-postsystem och verksamhetssystem. All
e-posttrafik filteras och oönskade e-post såsom spam och mail
innehållande skadlig kod etcetera blockeras.
Leverantören kommer att ansvara för att konfigurera och förvalta
arbetsplatssystemet utifrån stadens behov. Leverantören kommer
dels att ansvara för en initial konfiguration av ingående tjänster och
Upphandling GSIT 2.0
11 (28)
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
applikationer samt för att den över tid följer den tekniska utveckling
som sker.
2.5 Särskilt om e-post och Unified
Communication
Leverantören kommer att ansvara för att tillhandahålla
e-posttjänster och Unified Communication för samtliga användare
inom staden med undantag för elever. Detta gäller således även för
användare inom verksamheter som omfattas av
utbildningsförvaltningens upphandling.
För de användare som ingår i utbildningsförvaltningens
upphandling kommer leverantören inte att ansvara för övriga delar
av arbetsplatssystemets tjänster såsom de beskrivs i avsnitt 2.4
ovan. Hårdvara och tjänster, förutom e-posttjänster och Unified
Communication, för användare inom verksamheter som omfattas av
utbildningsförvaltningens upphandling kommer att tillhandahållas
av annan leverantör.
2.6 Server- och applikationsdrift
Tjänsterna för server- och applikationsdrift innebär att leverantören
kommer utföra övervakning, support och drift av stadens lokalt
förvaltade servrar och applikationer. Åtagandet omfattar att hantera
tekniskt underhåll, releaser och versionsbyten samt serverkapacitet.
Tjänsterna kommer inte att omfatta produktavtal (licenser) för
applikationerna.
Tjänsterna kommer att efterfrågas i olika nivåer från serverdrift till
fullständig applikationsdrift. I tjänsterna skiljer sig leverantörens
åtagande från att omfatta server till att omfatta hela applikationen
inklusive kunskap om applikationen. Leverantören kommer också
att tillhandahålla andra tjänster kopplade till stadens lokala
applikationer. Exempel på sådana tjänster är databasdrift, lagring,
säkerhetskopiering och databashotell.
Leverantören kommer att leverera en webbhotellstjänst för drift av
webbapplikationer samt stödverktyg för att utveckla enklare
webbsidor. Webbplatser inom stadens publika webbplats och
stadens intranät omfattas inte.
2.7 Service Desk
Leverantören kommer att leverera en Service Desk för de tjänster
som ingår i kommande avtal samt för de tjänster som levereras av
stadens övriga it-leverantörer. Service Desk avses bli en SPOC
(Single Point of Contact) med helhetsansvar för stadens
12 (28)
Upphandling GSIT 2.0
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
användarstöd och hantera kommunikationen mellan stadens
användare och it-leverantörer med undantag för de verksamheter
som ingår i utbildningsförvaltningens upphandling. I arbetet ingår
att säkerställa att användarna får det stöd de behöver gällande
exempelvis incidenter, frågor och beställningar. Med detta menas
att stadens användare kan vända sig till Service Desk och få hjälp
oberoende om ärendet avser leverantörens tjänster eller tjänster som
levereras av stadens övriga leverantörer.
Leverantören kommer att vara en sammanhållen kontaktyta för
stadens användare. För att säkerställa detta behöver leverantören
aktivt samverka med och leda stadens övriga leverantörer i
leveransen av stadens it-support. Leverantören behöver vidare aktivt
samverka med stadens lokala it-support. Leverantören kommer
ansvara för att det användarstöd som ges är användarvänligt och
situationsanpassat.
Leverantören kommer att med sitt helhetsansvar vara den samlade
punkten för mätning, uppföljning och rapportering. Leverantörens
roll blir viktig i att analysera och föreslå förbättringsförslag utifrån
såväl den egna som leveranser av stadens övriga leverantörer.
2.8 Portal för självbetjäning
I leveransen kommer det ingå att tillhandahålla en roll- och
behörighetsstyrd portal för självbetjäning gällande incidenter och
alla sorters förfrågningar inklusive beställningar. För att stödja
stadens beställningsprocesser behöver portalen kunna hantera flera
beställningssteg och atteststeg för olika typer av beställningar. Så
många som möjligt av användarnas och beställarnas ärenden, från
initiering till avslut och uppföljning, kommer hanteras genom
självservice via portalen. Portalen kommer även att innehålla
lathundar, manualer och interaktiva guider, stöd för att söka
information samt vara den samlade platsen där uppföljning och
rapporter presenteras.
2.9 Programvaruinventering
Leverantören kommer att ansvara för verktyg som löpande
inventerar alla servrar såväl som klienter som ingår i leveransen.
Inventeringen omfattar installerad hårdvara, programvara och
användande av programvara. Verktyget(n) kommer användas för att
säkerställa att staden är korrekt licensierad enligt stadens ingångna
avtal gällande licensregler. Staden och/eller tredje part behöver ges
tillgång till verktyget(n) för att kunna komplettera inventeringen
med information om licenser. Staden kommer att vilja skicka data
till leverantörens verktyg för programvaruinventering även för
Upphandling GSIT 2.0
13 (28)
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
servrar och klienter som inte driftas av leverantören. Information
från verktyget(n) kommer leverantören presentera i portalen för
självbetjäning.
2.10 Infrastruktur
I uppdraget ingår att tillhandahålla all nödvändig infrastruktur för
uppdraget. Leverantören ansvarar för att den utrustning som ingår i
leveransen på ett säkert sätt kan identifieras i samband med
anslutning till stadens nätverk.
Leverans av drifttjänster kommer ske till överlämningspunkter inom
Stockholms kommungräns. Leveransen behöver etableras på så sätt
att det blir möjligt att uppnå en fördröjning (latency) mellan
anslutningspunkten i leverantörens datahall och avlämning i stadens
överlämningspunkt som inte överstiger två (2) millisekunder för de
delar av leveransen som staden önskar.
2.11 Personal
Leverantören kommer att behöva en organisation som innebär att
det finns kapacitet för den leverans som upphandlingen omfattar.
Det är viktigt att leverantören har kapacitet att under införandet
kunna hantera stora kvantiteter av enheter under begränsad tid.
Personal som leverantören använder för att fullgöra uppgifter som
ingår i åtagandet kommer behöva inneha lämplig utbildning och
erfarenhet omfattande berörda arbetsuppgifter och komponenter.
Förlust av enskild person får inte medföra att leverantörens
möjligheter att tillhandahålla avtalad leverans eller resurser
påverkas. Personal som leverantören kommer tillhandahålla
förväntas, där arbetsuppgiften så kräver, ha genomgått föreskriven
certifieringsutbildning i det fall detta är ett krav enligt hård- och
mjukvarutillverkares garantier, underhållsåtaganden eller
motsvarande.
Roller av nedanstående slag behöver kunna finnas på plats i
Stockholm när uppdraget så kräver.
A)
Kundansvarig. Person med uppgift att vara ansvarig
kontaktperson gentemot staden. Kundansvarig behöver ha
befogenhet att företräda anbudssökande leverantör i frågor som
berör avtalet tecknat mellan parterna.
B)
Uppdragsledare. Person med uppgift att vara operativt ansvarig
för ledning och samordning av avtalat åtagande.
C)
Informationssäkerhetsansvarig. Person med uppgift att vara
ansvarig för informationssäkerheten.
14 (28)
Upphandling GSIT 2.0
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
D)
Överföringsansvarig. Person med uppgift att vara operativt
ansvarig för ledning och samordning av de aktiviteter som
behöver genomföras för att upprätta och införa avtalat åtagande.
E)
Driftsansvarig. Person med det operativa ansvaret för den
dagliga driften.
F)
Teknisk kundansvarig. Person med en djupare teknisk
kompetens och förståelse än kundansvarig (se punkt A).
Teknisk kundansvarig som har erfarenhet från att ansvara för att
ta den tekniska dialogen med kundens företrädare (exempelvis
vid utvecklingsprojekt) och företräda kundens behov inåt i
leverantörens organisation.
G)
Ansvarig arbetsplatssystem. Person med ansvar för leveransen
av arbetsplatssystemet, inklusive vidareutveckling av tjänsten.
H)
Ansvarig server- och applikationsdrift. Person med ansvar för
leveransen av server- och applikationsdrift, inklusive
vidareutveckling av tjänsten.
I)
Ansvarig Service Desk. Person med uppgift att vara operativt
ansvarig för ledning och samordning av Service Desk för extern
kund.
J)
Lokalt kundansvariga. Ansvariga kontaktpersoner gentemot
en eller flera av stadens förvaltningar och bolag.
K)
Lokalt tekniskt kundansvariga. Person med en djupare
teknisk kompetens och förståelse än Lokalt kundansvarig (se
punkt J). Lokalt teknisk kundansvarig har erfarenhet från att
ansvara för att ta den tekniska dialogen med kundens
företrädare, exempelvis vid utvecklingsprojekt och
beställningar, och företräda kundens behov inåt i leverantörens
organisation.
L)
Hållbarhetsansvarig. Person med ansvar för social och
miljömässig hållbarhet.
2.12 Språk
Samtliga kontakter, muntliga och skriftliga, mellan stadens
användare, beställare och leverantörens personal kommer att vara på
svenska. Personal hos leverantören, exempelvis personal i Service
Desk, som har direktkontakt med stadens användare och beställare
kommer att behöva inneha kunskaper i svenska motsvarande nivå
C1 enligt av Europarådet framtagen översikt över språkfärdigheter
Common European Framework of Reference for Languages,
www.coe.int/t/dg4/linguistic/cadre1_en.asp.
Kontakter rörande tekniska detaljer om leveransen med stadens
tekniska specialister kan dock ske på engelska för att hantera
ärenden av specifik karaktär.
Upphandling GSIT 2.0
15 (28)
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
2.13 Strukturerat arbete med
hållbarhetsfrågor
Staden ser det som ytterst angeläget att leverantörer staden anlitar
arbetar med hållbarhetsfrågor, sociala och ekologiska. Staden
kommer därför i förfrågningsunderlaget ställa krav på att
leverantören gör åtaganden avseende social hållbarhet såväl som
avseende ekologisk hållbarhet.
3 Administrativa bestämmelser
3.1 Allmänt
Denna upphandling genomförs enligt lagen (2007:1091) om
offentlig upphandling. Staden vill, baserat på tidigare erfarenheter,
betona den mycket stora vikt som i offentlig upphandling läggs på
formella krav och korrekt dokumentation. Staden är strikt i sina
bedömningar av att inkomna ansökningar lever upp till ställda krav.
Staden uppmanar därför alla anbudssökande att synnerligen noga
granska sin ansökan och säkerställa att alla efterfrågade uppgifter är
lämnade, att alla begärda redovisningar är inkluderade, samt att
dessa är utformade på ett sådant sätt att det tydligt framgår att
anbudssökande lever upp till ställda krav.
Ansökningar som saknar efterfrågade uppgifter, exempelvis
ofullständigt i fyllda referensblanketter, kan komma att förkastas då
staden har mycket begränsade möjligheter att begära in
förtydligande från anbudssökande.
Ansökningsunderlaget distribueras genom det elektroniska
upphandlingsverktyget Visma TendSign. Det är kostnadsfritt för
anbudssökande att använda verktyget för att lämna anbudsansökan.
I den annons som staden publicerat finns en länk till
ansökningsunderlaget. Information om stadens pågående
upphandlingar finns på http://foretag.stockholm.se/Upphandling-Entreprenad/Aktuella-upphandlingar/.
Anbudssökande får via TendSign tillgång till ansökningsunderlaget
och eventuell tillkommande information som lämnas under
ansökningstiden. Visma TendSign innehåller också en funktion för
att ställa frågor till staden om innehållet i ansökningsunderlaget.
16 (28)
Upphandling GSIT 2.0
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
Vid frågor eller support om hanteringen av verktyget kontaktas
Visma TendSigns support www.opic.com/support/tendsignleverantor.
Information från staden, det vill säga lämnade svar på inkomna
frågor, eventuell tillkommande information under
upphandlingstiden samt meddelande om anbudssökande inbjuds att
lämna anbud, kommer att distribueras genom Visma TendSign.
Anbudssökande ansvarar för att uppgifterna om anbudssökande hos
Visma TendSign är korrekta. Om en kontaktperson byts ut,
tillfälligt eller permanent, under den tid upphandlingen pågår är det
anbudssökande som svarar för att uppgifterna ändras hos Visma
TendSign och att staden informeras om förändringen.
3.2 Upphandlingsförfarande
Upphandlingen genomförs enligt bestämmelserna för förhandlat
förfarande vid upphandling av tjänster enligt lagen (2007:1091) om
offentlig upphandling.
Upphandlingen genomförs i följande två steg:
Första steget – kvalificering av leverantörer
Intresserade leverantörer erbjuds med denna inbjudan möjlighet att
lämna en ansökan om att få delta i upphandlingen. I anbudsansökan
ska anbudssökande redovisa att denne har de kvalifikationer som
krävs. Kvalifikationskraven framgår av detta ansökningsunderlag.
Andra steget – anbudsfas
Samtliga de anbudssökande som klarar uppställda krav i
kvalificeringsförfarandet kommer att bjudas in att lämna anbud. Ett
av staden framtaget skriftligt förfrågningsunderlag kommer att
bifogas inbjudan. Förfrågningsunderlaget innehåller förutsättningar
och krav för det åtagande som upphandlingen avser.
3.3 Tiden för anbudsansökans utgång
Anbudsansökan ska vara staden tillhanda senast den 21 december
2015. Observera att staden inte har möjlighet att pröva ansökan som
inkommer efter den 21 december 2015.
3.4 Anbudsansökan
3.4.1 Underlag för anbudsansökan
Anbudssökande ska basera sin anbudsansökan på de förutsättningar
som anges i detta skriftliga ansökningsunderlag med tillhörande
Upphandling GSIT 2.0
17 (28)
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
bilagor. Även tillkommande information publicerad i Visma
TendSign under ansökningstiden utgör underlag för anbudsansökan.
Ansökningsunderlaget tillsammans med dess bilagor och eventuell
tillkommande information publicerad i Visma TendSign ska ses
som en helhet.
3.4.2 Form för anbudsansökan
Anbudsansökan ska lämnas i elektronisk form genom
upphandlingsverktyget Visma TendSign.
3.4.3 Språk och officiella dokument
Anbudsansökan ska lämnas på svenska. Eventuella intyg och
officiella dokument som inte kan tas fram på svenska och som i
original är författade på annat språk, får lämnas utan att översättas
till svenska. För referensbeskrivningar tillhandahåller dock staden
mallar på svenska och engelska. Någon av dessa mallar ska
användas av referenten.
3.4.4 Anbudsansökans innehåll
Anbudssökande ska i ansökan visa att anbudssökande uppfyller
uppställda förutsättningar och krav.
Anbudssökande ska använda bifogad svarsbilaga vid lämnande av
anbudsansökan. Endast svarsrutor i dokumentet är åtkomliga för
ifyllnad, innehållet får i övrigt inte medvetet ändras.
Anbudsansökan ska innehålla efterfrågade redovisningar. Notera att
stadens möjligheter att begära förtydligande och komplettering av
anbudsansökan är mycket begränsade.
3.5 Frågor
Detta underlag för anbudsansökan med bilagor har framställts med
avsikten att klart och tydligt beskriva de förutsättningar som råder
och de krav som staden ställer på leverantörer för att få delta i
upphandlingen av de tjänster som ska levereras till staden. Trots
detta kan det uppstå frågor.
I det fall en leverantör uppfattar att underlaget för anbudsansökan
innehåller oklarheter av betydelse för att ta fram en korrekt och
fullständig anbudsansökan baserat på stadens underlag för
anbudsansökan eller ser en risk för att missförstånd kan uppstå, ska
leverantören kontakta staden på nedan angivet sätt. Notera att
staden enbart kommer att besvara frågor som kompletterar eller
18 (28)
Upphandling GSIT 2.0
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
förtydligar den information som lämnats i underlag för
anbudsansökan.
Frågor ställs via Visma TendSigns funktion för frågor. Samtliga av
staden lämnade svar kommer att distribueras genom Visma
TendSigns funktion för frågor och svar.
Eventuella frågor tas emot så snart som möjligt så att eventuella
förtydliganden kan publiceras i god tid före sista svarsdag för
anbudsansökan. Staden kan inte lämna några garantier för att svar
kan lämnas på frågor som inkommer senare än åtta kalenderdagar
före sista ansökningsdag, det vill säga den 13 december 2015. Svar
på frågor skickas ut senast sex kalenderdagar före sista dag att
inkomma med anbudsansökan.
3.6 Kontroll av anbudssökandes uppfyllande
av krav
Staden kommer endast godkänna anbudssökande som uppfyller
samtliga obligatoriska krav (ska-krav) i ansökningsunderlaget och
som visat att ställda krav uppfylls.
Vid prövningen av anbudsansökan kan staden komma att
kontrollera uppgifter som anbudssökande lämnat. Kontrollen kan
innebära att staden kontaktar personer som anbudssökande hänvisar
till i anbudsansökan. I det fall kontrollen visar att felaktiga uppgifter
har lämnats, kan detta leda till att anbudsansökan förkastas.
3.7 Anbudssökande
När staden avslutat sin bedömning av inkomna anbudsansökningar,
fattas beslut om vilka anbudssökande som uppfyller ställda krav och
därmed kommer att bjudas in att lämna anbud. Samtliga
anbudssökande som lämnat en anbudsansökan informeras därefter
om de kommer att inbjudas att lämna anbud eller inte.
3.8 Behörighet att lämna anbud i
efterföljande anbudsfas
Anbud får endast lämnas av leverantör som skriftligt inbjudits av
staden att delta i upphandlingen. Leverantör har under
upphandlingens gång möjlighet att tillföra ytterligare resurser såsom
underleverantörer, om exempelvis förfrågningsunderlaget skulle
innehålla nya förutsättningar eller krav som inte framgår av
informationen i denna ansökningsinbjudan.
Det är inte möjligt för staden att pröva eventuella anbud som
inkommer från andra anbudsgivare än de som erhållit en skriftlig
Upphandling GSIT 2.0
19 (28)
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
inbjudan. Anbud kan därmed inte lämnas av någon annan juridisk
person än den som mottagit inbjudan.
3.9 Sekretess
Staden omfattas av de regler som sammanfattningsvis brukar
benämnas offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att
allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för den person
som önskar ta del av dem. Absolut sekretess gäller under hela
upphandlingsprocessen till dess att alla anbudsansökningar och
anbud offentliggörs, eller beslut om leverantör och anbud fattats,
eller att ärendet dessförinnan slutförts. Därefter blir alla
anbudsansökningar och anbud och övriga dokument normalt
offentliga handlingar. Undantag kan huvudsakligen göras i två fall:
•
•
om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften
röjs
om det av särskild anledning kan antas att leverantören lider
skada om uppgift om affärs- eller driftsförhållanden röjs
En anbudssökande som önskar att uppgifter i anbudsansökan ska
sekretessbeläggas ska ange det i ansökan, liksom vad i handlingen
som är skyddsvärt och vilken skada denne skulle lida om
uppgifterna röjs. Bedömningen om tillräckliga skäl för sekretess
föreligger görs av staden i samband med att någon begär att få
tillgång till uppgifterna. Staden kan därför inte lämna garantier om
att önskemålet om sekretessbeläggning uppfylls.
Observera att den motivering som anbudssökande lämnar i samband
med inlämnande av ansökan eller anbud är den som staden kommer
att utgå ifrån vid en eventuell sekretessprövning. Det innebär att
staden kan komma att lämna ut uppgifter utan att detta
kommuniceras med anbudssökande och utan att anbudssökande
bereds möjlighet att inge ytterligare motiveringar. Det är alltså upp
till anbudssökande att ha tillräckliga kunskaper om offentlighetsoch sekretesslagen för att rätt kunna motivera den sekretess som
anbudssökande anser nödvändig på affärsmässiga grunder eller
andra grunder.
I det fall anbudssökande motiveringar för åberopande av sekretess
bedöms som otillräckliga för att utgöra en sekretessgrund i lagens
mening, kan berörd information komma att lämnas ut utan att detta
kommuniceras med anbudssökande. Stadens skriftliga beslut i
sekretessärende kan överklagas. I övrigt se offentlighets- och
sekretesslagen (2009:400).
20 (28)
Upphandling GSIT 2.0
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
4 Krav på anbudssökande
leverantör
4.1 Inledning
I detta avsnitt redovisas de krav som intresserade leverantörer ska
uppfylla för att kvalificeras till att bjudas in att lämna anbud.
Anbudsansökan kan lämnas av en enskild leverantör (juridisk
person) eller av en grupp leverantörer.
4.2 Anbudssökande är en juridisk person
Anbudsansökan kan lämnas av en anbudssökande som är en juridisk
person. Observera att juridiska personer som ingår i samma koncern
som anbudssökande ska anges i enlighet med avsnitt4.4
Åberopande av andra juridiska personers kapacitet, om dessa
juridiska personers kapacitet åberopas i kvalificeringen.
4.3 Anbudssökande är en grupp av
leverantörer
4.3.1 Allmänt
Anbudsansökan och anbud kan enligt bestämmelserna i 1 kap. 11 §
LOU lämnas av en grupp av leverantörer. Om anbud från en sådan
grupp skulle antas i denna upphandling, ska gruppen formalisera
samarbetet inom ramen för en gemensam associationsform, det vill
säga en juridisk person, som uppfyller i hemlandet ställda krav på
att bedriva den verksamhet som upphandlingen omfattar.
Associationsformen ska vara sådan att samtliga villkor i tecknat
avtal mellan staden och associationsformen kvarstår oförändrade
jämfört med om avtalet tecknats med en juridisk person, enligt
avsnitt 4.2, och med ett oförändrat ansvarsförhållande mellan de
avtalsslutande parterna. Avtal som sluts till följd av denna
upphandling ska tecknas med den av gruppen av leverantörer
bildade juridiska personen.
Gruppen av leverantörer ska planera associationsbildningen så att
den kan vara avslutad vid tidpunkten för avtalets tecknade, det vill
säga elva kalenderdagar efter det att staden meddelat sitt beslut om
vilket anbud som har antagits.
4.3.2 Avtal mellan deltagarna i grupp av leverantörer
Leverantörer som lämnar anbudsansökan inom ramen för en grupp
av leverantörer ska tillsammans med anbudsansökan bifoga kopia
Upphandling GSIT 2.0
21 (28)
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
på civilrättsligt bindande avtal mellan samtliga i gruppen ingående
parter. Avtalet ska fastställa att parterna kommer att bilda en
gemensam associationsform i det fall gruppen av leverantörer
tilldelas kontrakt. Avtalet ska även visa att berörda parter kommer
att delta i och solidariskt ansvara för genomförandet av det åtagande
som innefattas av det avtal som sluts till följd av denna
upphandling. Avtalet ska slutligen fastställa vilken eller vilka
personer som äger rätt att företräda gruppen av leverantörer.
4.3.3 Grupp av leverantörer, uppfyllande av ställda krav
För grupp av leverantörer som lämnar en gemensam
anbudsansökan, gäller att samtliga leverantörer var för sig ska
uppfylla samtliga krav i 4.5 Uteslutningsgrunder från deltagande i
upphandlingen och 4.6 Registreringsskyldigheter, betalning av
skatter och avgifter.
4.4 Åberopande av andra juridiska personers
kapacitet
Anbudssökande får, om behov föreligger, åberopa andra juridiska
personers ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet för
uppfyllande av krav i underlag för anbudsansökan. Det gäller inte
för avsnitt 4.10.2 Erfarenhet av arbetsplatssystem.
I de fall anbudssökande åberopar en annan juridisk persons
kapacitet för uppfyllande av krav, ska anbudssökande genom
bindande åtagande från sådan juridisk person tillförsäkra att
anbudssökande under avtalstiden förfogar över nödvändiga resurser
för uppfyllande av de aktuella kraven. Innan anbudssökande bjuds
in att lämna anbud kommer staden att verifiera att ett sådant
åtagande finns. Anbudssökanden ska kunna styrka detta i enlighet
med de instruktioner staden lämnar i samband med sin verifiering.
Anbudssökande ska i anbudsansökan endast redovisa sådana
juridiska personer vars kapacitet åberopas för uppfyllande av krav i
underlag för anbudsansökan. Eventuella juridiska personer vars
kapacitet anbudssökande åberopar för uppfyllande av krav i avsnitt
4.10.3 Erfarenhet av server- och applikationsdrift och avsnitt 4.10.4
Erfarenhet av Service Desk ska redovisas i avsnitt 2.3 i Bilaga 2
(Svarsbilaga anbudsansökan).
Om annan juridisk persons kapacitet åberopas för att uppfylla krav i
underlag för anbudsansökan, ska denna juridiska person, eller en
juridisk person med motsvarande kapacitet, också åberopas i
efterföljande anbudsfas för att säkerställa tillgång till nödvändiga
resurser.
22 (28)
Upphandling GSIT 2.0
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
Observera att en juridisk person vars kapacitet åberopas ska leva
upp till krav på leverantörer enligt avsnitt 4.5 och 4.6 nedan.
En anbudssökande får, under efterföljande anbudsfas, ersätta en
juridisk person vars kapacitet åberopats vid kvalificeringen med en
annan under förutsättning
a) att bytet föranleds av objektivt godtagbara skäl enligt nedan:
(i) den tidigare åberopade juridiska personen inte längre lever
upp till de krav på leverantörer som framgår av avsnitt 4.5 och
4.6 nedan,
(ii) den tidigare åberopade juridiska personens ekonomiska
ägarstruktur väsentligen förändrats,
(iii) att anbudssökandens övergripande relation med den tidigare
åberopade juridiska personen upphört eller annars väsentligen
förändrats, eller
(iv) de ekonomiska, organisatoriska eller tekniska villkor som
den tidigare åberopade juridiska personen uppställer för
samarbete med anbudssökande väsentligen förändrats eller
annars negativt påverkar anbudssökandens möjlighet att lämna
ett konkurrenskraftigt anbud; samt
b) att den ersättande juridiska personen har motsvarande kapacitet
som den tidigare åberopade juridiska personens, det vill säga att den
ersättande juridiska personen uppfyller kraven på åberopande av
annans kapacitet som uppställts i detta underlag för anbudsansökan.
Anbudssökande har utöver vad som angivits ovan, i efterföljande
anbudsfas, också möjlighet att tillföra ytterligare juridiska personer
som anbudssökande anser behövs för att leverera tjänsterna på ett
optimalt sätt.
4.5 Uteslutningsgrunder från deltagande i
upphandlingen
Leverantör kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen
om någon av omständigheterna i punkterna a-d nedan föreligger (10
kap. 1 § LOU). Lagakraftvunnen dom utgör underlag för
uteslutning. Leverantör kommer att uteslutas om en företrädare för
den juridiska personen har dömts för brottet. Leverantören äger
heller inte rätt att, i efterföljande anbudsskede, anlita
underleverantör som är föremål för dessa omständigheter.
a) Deltagande i organiserad brottslighet,
b) Bestickning,
c) Bedrägeri,
Upphandling GSIT 2.0
23 (28)
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
d) Penningtvätt.
Leverantören kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen
om någon av följande angivna omständigheter föreligger för
Leverantören eller en företrädare för sådan juridisk person (10 kap.
2 § LOU). Leverantören äger heller inte rätt att, i efterföljande
anbudsskede, anlita underleverantörer som är föremål för någon av
dessa omständigheter.
e) Konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning eller
föremål för ackord eller tills vidare inställt sina betalningar
eller underkastad näringsförbud,
f) Föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation,
tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande,
g) Dömd för brott i yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen
dom,
h) Gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen,
i) I något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda
upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som
begärts med stöd av bestämmelserna i 10 eller 11 kap LOU.
4.6 Registreringsskyldigheter, betalning av
skatter och avgifter
Anbudsansökan kan lämnas av leverantörer som uppfyller i Sverige
eller i hemlandet lagenligt ställda krav på registrerings-, skatte- och
avgiftsskyldigheter. I det fall anbudssökande har tänkt använda en
eller flera underleverantörer för att utföra delar av åtagandet, ska
även underleverantörerna uppfylla dessa krav.
Leverantören, eller av denne anlitad underleverantör, får inte under
de två senaste åren ha ådragit sig skulder för
socialförsäkringsavgifter eller skatter i Sverige eller i det egna
landet som lett till att skulden registrerats hos Kronofogden eller
motsvarande myndighet i hemlandet. Kravet är inte tillämpligt för
sådana skulder som är försumbara belopp eller motsvarande
omständigheter.
Om ovanstående inte uppfylls kan staden komma att förkasta
anbudsansökan.
4.7 Ekonomisk ställning
Anbudsökande ska ha en stabil ekonomisk ställning. För att
uppfylla kravet ska anbudssökande ha en årsomsättning om lägst
800 miljoner kronor och dessutom uppnå en av ett
kreditmarknadsinstitut lämnad rating motsvarande lägst 4 (UC) eller
24 (28)
Upphandling GSIT 2.0
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
AA (Soliditet). Anbudssökande ska i Bilaga 2 (Svarsbilaga
anbudsansökan) avsnitt 5 Ekonomisk ställning, styrka
årsomsättning och rating.
I det fall endast lägre årsomsättning eller rating kan redovisas, ska
anbudssökande ändå anses ha uppfyllt kravet om en annan juridisk
person, som uppfyller kravet, ställer sin ekonomiska kapacitet till
anbudssökandes förfogande för aktuellt kontrakt under hela
kontraktstiden enligt 11 kap 12 § LOU. Ett sådant åtagande ska
bifogas till ansökan som en separat handling.
Krav får inte delas upp mellan flera juridiska personer på ett sätt
som förändrar avsikten med kravet. Exempelvis godkänns inte att
en juridisk person uppfyller kravet på årsomsättning, medan en
annan juridisk person uppfyller kravet på rating.
För en grupp av leverantörer som gemensamt lämnar anbud, gäller
att kraven i detta avsnitt ska uppfyllas av minst en av leverantörerna
i gruppen.
4.8 Kvalitetssystem och kvalitetsfrämjande
åtgärder
Anbudssökande ska i sin verksamhet tillämpa skriftliga rutiner
baserat på senast tillgängliga erfarenhetsbaserade standard för
leverans av it-tjänster, exempelvis ITIL v3 och vilka är utformade i
enlighet med ISO 9001 eller likvärdigt ledningssystem för
kvalitetsarbete.
Leverantören ska i Bilaga 2 (Svarsbilaga anbudsansökan) avsnitt 6
inkomma med en redovisning som på ett trovärdigt sätt visar att
kravet är uppfyllt.
4.9 Ledningssystem för informationssäkerhet
Anbudssökandes rutiner för informationssäkerhetsarbete ska vara
utformade i enlighet med ISO 27001 och ISO 27002 eller
likvärdigt. Detta innebär bland annat att leverantören ska ha:
1.
2.
3.
Rutiner för att hantera informationsklassning.
Rutiner för upprättande av beredskapsplaner för oförutsedda
händelser.
Rutiner för kris- och katastrofplanering.
Leverantören ska i Bilaga 2 (Svarsbilaga anbudsansökan) avsnitt 7
inkomma med en redovisning som på ett trovärdigt sätt visar att
kravet är uppfyllt.
Upphandling GSIT 2.0
25 (28)
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
4.10 Krav på leverantörens erfarenhet
4.10.1 Allmänt
Redovisning av erfarenhet
Leverantören ska i Bilaga 2 (Svarsbilaga anbudsansökan) avsnitt 8
styrka sin erfarenhet genom redovisning av referensuppdrag som till
innehåll och omfattning uppfyller i detta avsnitt (4.10) angivna
förutsättningar.
Angivna kontaktpersoner hos uppdragsgivaren ska ha kunskaper om
sakområdet och god kunskap om det arbete som har utförts.
Redovisning av referensuppdrag ska, för att staden ska ta
redovisningen i beaktande, vara komplett ifylld och egenhändigt
undertecknad av uppdragsgivarens kontaktperson.
Gemensamma krav
Anbudssökande ska som en del i kvalificeringen visa att denne har
erfarenhet av liknande upphandlingsföremål. Uppfyllnad på kraven
på erfarenhet ska redovisas genom sex stycken referensuppdrag i
enlighet med avsnitt 4.10.2, 4.10.3 och 4.10.4. Gemensamt för
kraven i referensuppdragen är att:
1. Referensuppdraget ska ha utförts under treårsperioden
räknat tre kalenderår bakåt från sista svarsdatum för
anbudsansökan, men får ha påbörjats tidigare.
2. Referensuppdraget får vara pågående.
3. Referensuppdraget ska visa att leverantören innehar
erfarenhet av utförda uppdrag under minst ett år.
Referensuppdraget ska vara utfört åt en annan juridisk person
(uppdragsgivare) än den leverantör som referensen avser.
Referenser på interna leveranser inom en och samma juridiska
person kan således inte åberopas. Med uppdragsgivare avses den
som varit avtalspart i förhållande till leverantören. Med
kontaktperson hos uppdragsgivare avses representant för
uppdragsgivaren som svarar för att intyga riktigheten i lämnade
uppgifter.
För respektive avsnitt 4.10.2, 4.10.3 och 4.10.4 ska två
referensuppdrag redovisas. Det är tillåtet att åberopa samma
referensuppdrag och/eller samma uppdragsgivare för flera
referensuppdrag, så länge det inte är inom samma avsnitt.
26 (28)
Upphandling GSIT 2.0
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
Referensuppdragen inom ett avsnitt ska avse samma leverantör
(juridiska person). Staden godtar att den leverantör som referensen
avser och som har varit avtalspart i utförandet av referensuppdragen
i sin tur kan ha haft en eller flera underleverantörer i utförandet av
uppdraget. Sådana underleverantörer behöver inte redovisas.
För referensuppdragen i avsnitt 4.10.2 gäller att anbudssökande ska
ha varit avtalspart. Vid grupp av leverantörer gäller att, en och
samma av de i gruppen ingående juridiska personerna ska ha varit
avtalspart.
För referensuppdragen inom respektive avsnitt 4.10.3 och 4.10.4
gäller att andra juridiska personers kapacitet får åberopas för att
påvisa erfarenhet. Den juridiska person vars kapacitet åberopas ska
ha varit avtalspart gentemot uppdragsgivarna. Om andra juridiska
personers kapacitet åberopas ska denna juridiska person ha varit
avtalspart i båda referensuppdragen inom respektive avsnitt. Sådan
juridisk person ska då också vara redovisad i enlighet med avsnitt
2.3 i Bilaga 2 (Svarsbilaga anbudsansökan). Detta gäller även om
den juridiska personen ingår i samma koncern som anbudssökande.
4.10.2 Erfarenhet av arbetsplatssystem
Anbudssökande eller, vid grupp av leverantörer, en och samma av
de i gruppen ingående leverantörerna ska ha erfarenhet av att som
avtalspart gentemot uppdragsgivare ansvara för minst två åtaganden
för olika uppdragsgivare avseende arbetsplatssystem som vart och
ett uppfyller gemensamma krav beskrivna ovan, samt samtliga
nedanstående kriterier:
•
•
•
•
•
•
Uppdraget ska ha omfattat standardiserad it-arbetsplats som
tjänst inkluderat datorer och grundläggande programvara för
åtkomst till applikationer och data samt ett helhetsansvar för
hela it-arbetsplatsens livscykel.
Uppdraget ska ha inkluderat leverans av datorer, installation
av operativsystem och programvaror samt löpande
underhåll, support och utveckling.
Uppdraget ska ha inkluderat funktioner för distribution och
installation av applikationer och
programvaruuppgraderingar.
Uppdraget ska ha inkluderat tjänster för
dokumentproduktion omfattande utskriftslösning samt
skanning och kopiering.
Uppdraget ska ha omfattat minst 5 000 användare.
Uppdraget ska ha inkluderat tillhandahållande av
arbetsplatssystem på minst fyra olika verksamhetsställen
(fyra olika geografiska platser/adresser).
Upphandling GSIT 2.0
27 (28)
Underlag för anbudsansökan
Dnr: 220-1699/2015
2015-11-19
4.10.3 Erfarenhet av server- och applikationsdrift
Anbudssökande eller, vid grupp av leverantörer, en och samma av
de i gruppen ingående leverantörerna eller annan juridisk person,
vars kapacitet åberopas, ska ha erfarenhet av att som avtalspart
gentemot uppdragsgivare ansvara för minst två åtaganden för olika
uppdragsgivare avseende server- och applikationsdrift som vart och
ett uppfyller gemensamma krav beskrivna ovan, samt samtliga
nedanstående kriterier:
•
•
•
•
•
•
Uppdraget ska ha omfattat både server- och
applikationsdrift.
Uppdraget ska ha omfattat minst 2 000 användare
Uppdraget ska ha omfattat minst 50
verksamhetsapplikationer såsom till exempel
faktureringssystem, fastighetsförvaltningssystem,
ärendehanteringssystem, tidrapporteringssystem och
schemaläggningssystem.
Uppdraget ska ha omfattat minst 15 applikationer med minst
en eller flera integrationer.
Uppdraget ska ha omfattat minst 200 servrar.
Uppdraget ska ha omfattat både virtuella och fysiska servrar
i leveransen.
4.10.4 Erfarenhet av Service Desk
Anbudssökande eller, vid grupp av leverantörer, en och samma av
de i gruppen ingående leverantörerna eller annan juridisk person,
vars kapacitet åberopas, ska ha erfarenhet av att som avtalspart
gentemot uppdragsgivare ha ansvarat för minst två åtaganden för
olika uppdragsgivare avseende Service Desk för it-verksamhet som
vart och ett uppfyller gemensamma krav beskrivna ovan, samt
samtliga nedanstående kriterier:
•
•
•
•
•
28 (28)
Uppdraget ska ha avsett Service Desk för normalanvändare,
det vill säga icke-experter.
Uppdraget ska ha omfattat minst 5 000 användare.
Uppdraget ska ha avsett support på en it-miljö innehållande
minst arbetsplatssystem och verksamhetssystem.
Uppdraget ska avse en Service Desk där samarbete med
flera andra leverantörers Service Desk/supportfunktioner
krävts.
Uppdraget ska ha inkluderat en självbetjäningsportal för
hantering av beställningar och ärenden.
Upphandling GSIT 2.0