Underlag för anbudsansökan
Underlag för anbudsansökan Stadsövergripande gemensam it-service (GSIT 2.0) Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 stockholm.se Stadsledningskontoret It-avdelningen Ragnar Östbergs Plan 1 105 35 Stockholm Växel 08-508 29 000 www.stockholm.se Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 Innehåll 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 Inledning Inbjudan att inkomma med anbudsansökan Disposition av ansökningsunderlaget Stockholms stad Nuvarande leverans Denna upphandling Grundförutsättningar för upphandlingen 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 Tjänstebeskrivning Allmänt Styrning, planering och kontinuerliga förbättringar Användarprofiler Arbetsplatssystem Särskilt om e-post och Unified Communication Server- och applikationsdrift Service Desk Portal för självbetjäning Programvaruinventering Infrastruktur Personal Språk Strukturerat arbete med hållbarhetsfrågor 9 9 9 10 10 12 12 12 13 13 14 14 15 16 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 Administrativa bestämmelser Allmänt Upphandlingsförfarande Tiden för anbudsansökans utgång Anbudsansökan Frågor Kontroll av anbudssökandes uppfyllande av krav Anbudssökande Behörighet att lämna anbud i efterföljande anbudsfas Sekretess 16 16 17 17 17 18 19 19 19 20 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 Krav på anbudssökande leverantör 21 Inledning 21 Anbudssökande är en juridisk person 21 Anbudssökande är en grupp av leverantörer 21 Åberopande av andra juridiska personers kapacitet 22 Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandlingen 23 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter24 Ekonomisk ställning 24 Kvalitetssystem och kvalitetsfrämjande åtgärder 25 Ledningssystem för informationssäkerhet 25 Krav på leverantörens erfarenhet 26 2 (28) 3 3 3 4 4 5 6 Upphandling GSIT 2.0 Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 1 Inledning 1.1 Inbjudan att inkomma med anbudsansökan Stockholms stad (inklusive deltagande bolag och stiftelser, nedan gemensamt kallade staden) inbjuder intresserade leverantörer att inkomma med anbudsansökan i upphandlingen av gemensam itservice. Upphandlingen avser området gemensam it-service, kallat GSIT 2.0, som är ett stort, komplext och ett för verksamheterna viktigt åtagande. Upphandlingen avser arbetsplatstjänster, server- och applikationsdrift samt en Service Desk. Upphandlingen omfattar stadens samtliga förvaltningar och bolag, samt stiftelsen Hotellhem. För utbildningsförvaltningen, Kulturskolan inom kulturförvaltningen, arbetsmarknadsförvaltningens pedagogiska verksamheter och stadsdelsförvaltningarnas förskoleverksamheter begränsas upphandlingen till att omfatta tjänsterna e-post och samlad kommunikation (Unified Communication). Elever är undantagna från denna upphandling. Upphandlingen genomförs på ett sådant sätt att en överföring kan ske på ett väl förberett sätt från nuvarande leverans av GSIT 1.0, till den nya leveransen av GSIT 2.0, under åren 2017 och 2018. Upphandlingskontraktet är beräknat att gälla till 31 december 2023, med möjlighet till förlängning i ytterligare två plus två plus två år. Upphandlingen avser ett helhetsåtagande där avtal kommer att tecknas med en leverantör. 1.2 Disposition av ansökningsunderlaget Underlaget för anbudsansökan består av detta dokument med tillhörande bilagor. Ansökningsunderlaget och dess bilagor ska ses som en helhet. Bilagor: 1 Deltagande förvaltningar, bolag och stiftelser. Av bilagan framgår de förvaltningar, bolag och stiftelser som omfattas av upphandlingen. 2 Svarsbilaga anbudsansökan. Innehåller svarsformulär som ska besvaras, undertecknas av en behörig företrädare och lämnas in med ansökan. Svarsbilagan innehåller även engelska svarsformulär för ifyllnad av referensuppdrag. Upphandling GSIT 2.0 3 (28) Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 1.3 Stockholms stad Stockholms stad är med sina drygt 900 000 invånare Sveriges största kommun. Totalt har staden cirka 40 000 anställda och består av 14 stadsdelsförvaltningar, 17 fackförvaltningar och 19 bolag (inklusive två intressebolag) spridda på cirka 2 000 verksamhetsställen. Stadens bolag och förvaltningar har vitt skilda verksamhetsområden med olika behov av it-stöd. Från förskola, äldreomsorg, trafik, vattenförsörjning, stadsbyggnad, bostadsbolag, kultur- och teaterverksamhet till hamnverksamhet. På www.stockholm.se finns mer information om stadens organisation och verksamhet. 1.4 Nuvarande leverans Staden har idag ett avtal för gemensam it-service, kallad GSIT 1.0, som löper ut den 31 december 2018. GSIT 1.0 är ett resultat av ett omfattande standardiserings- och konsolideringsarbete som genomfördes under åren 2008-2011 i samband med införandet av nuvarande avtal. Förändringarna innebar att staden gick från att ha en splittrad it-miljö i egen regi, till att få en samlad, stadsgemensam, standardiserad it-leverans. Parallellt med den gemensamma it-servicen finns bland annat avtal för leverans av drift och förvaltning av centrala verksamhetssystem, drift- och installationstjänster för datakommunikation, samt telefoni. GSIT 1.0 omfattar stadens hela verksamhet, med några få undantag. Det innebär att samtliga fackförvaltningar, stadsdelsförvaltningar och bolag i koncernen tar del av leveransen som totalt omfattar över 2 000 verksamhetsställen, cirka 40 000 anställda och 84 000 elever. Nuvarande avtal omfattar tjänsteområdena arbetsplatssystem, applikationsserverdrift samt Service Desk. Tjänsten 4 (28) Upphandling GSIT 2.0 Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 arbetsplatssystem omfattar hårdvara, vanligtvis arbetsplatser med stationär eller bärbar dator, applikationer, e-post, samt utskriftshantering. Tjänsten applikationsserverdrift omfattar drift av lokala verksamhetssystem. Tjänsten Service Desk omfattar support till användare av dessa tjänster, samt en serviceportal. GSIT 1.0 omfattar även drift och förvaltning av bland annat stadens e-tjänsteplattform. Genom GSIT 1.0 fick staden tillgång till ett förbättrat och förenklat it-stöd i verksamheterna, en stabilare it-miljö med färre störningar, mindre administration, modernare metoder för felsökning, förenklad kontohantering, samt att applikationer och program fick en effektivare paketering och hantering. 1.5 Denna upphandling Nu är det dags för staden att genomföra upphandling av nästa generation av GSIT. Målet med GSIT 2.0 är att få en leverans som ger stadens användare en positiv och enhetlig upplevelse av stadens it-stöd med en ännu bättre följsamhet till framtida verksamhets- och teknikutveckling. Utgångspunkten för upphandlingen är att staden ytterligare vill förbättra it-miljön för stadens medarbetare och öka förutsättningarna för att it ska kunna bidra till verksamhetsutveckling i staden. I den nya leveransen vill staden även förbättra administrationen kring beställningar och fakturering, samt samla användarnas behov av it-stöd till en och samma kontaktpunkt, en så kallad SPOC (Single Point of Contact). Tjänsterna i upphandlingen av GSIT 2.0 har en annan utformning än de som ingår i GSIT 1.0. Ett exempel på detta är Service Desk som ska samla användarnas behov av användarstöd inom flera avtalsområden i en Service Desk. Ett annat exempel är leverans och managering av mobila enheter som smartphones och surfplattor. Ett ytterligare exempel är inventering av programvaror och vissa andra tjänster relaterade till stadens licenshantering. Utbildningsförvaltningen, som idag ingår i GSIT 1.0, kommer genomföra separat upphandling. E-post och Unified Communication för personal inom pedagogiska verksamheter kommer dock att ingå inom ramen för GSIT 2.0. I utbildningsförvaltningens upphandling ingår även stadsdelarnas förskoleverksamheter, arbetsmarknadsförvaltningens pedagogiska verksamheter, samt kulturskolan inom kulturförvaltningen. Se även bilaga 1 (Deltagande förvaltningar, bolag och stiftelser). Upphandling GSIT 2.0 5 (28) Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 Utbildningsförvaltningens helhetsleveranser Digitala enheter Tjänster för digitala enheter (centrala verksamhetssystem) Systemdrift & Systemförvaltning Service Desk Drift- och Installationstjänster för datakommunikationsnät Telefoni (klienter, användarkatalog, skirvare med mera) Arbetsplatssystem (lokala verksamhetssystem) Server- och applikationsdrift Service Desk Övriga leverantörer Exempelvis av mjukvaror, applikationsförvaltning och licenshantering Lokal it-support Översikt över Stockholms stads kommande it-leveranser I och med utbildningsförvaltningens separata upphandling kommer det totala antalet klienter som omfattas av GSIT 2.0 minska avsevärt i förhållande till nuvarande leverans av gemensam itservice (GSIT 1.0). Antalet användare av e-post och Unified Communication är på samma nivå som i GSIT 1.0. Leveransen av GSIT 2.0 är, oaktat skillnader i antal klienter i förhållande till GSIT 1.0, stor och komplex. Det finns en stor spridning i arbetsuppgifter, arbetssätt och behov hos medarbetarna i alla de verksamheter som omfattas. Vissa medarbetare arbetar uteslutande utifrån egna verksamhetens lokaler med stationära arbetsplatser, medan andra jobbar ute i fält från mobila enheter. Vissa använder tiotals program och applikationer under en arbetsdag och andra behöver endast sin telefon. 1.6 Grundförutsättningar för upphandlingen Stockholms stad strävar efter att vara en av de mest attraktiva städerna i världen för invånare, besökare och företagare. Stadens mål är att skapa ett Stockholm som håller samman, är klimatsmart, ekonomiskt och demokratiskt hållbart. Detta är utgångspunkten för planeringen av all verksamhet i staden. Digitalisering av verksamheterna är en förutsättning för att staden ska kunna nå dessa högt ställda mål. Det krävs en fortsatt effektivisering av verksamheterna med hjälp av it-stöd. Informationstekniken i sig erbjuder också förbättrade möjligheter till dialog med invånare, besökare och företagare. Staden har en hög ambition på detta område och ser leverantören av tjänsterna i denna 6 (28) Upphandling GSIT 2.0 Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 upphandling som en strategisk möjliggörare för digital förnyelse. Leverantören förväntas tillsammans med staden driva utvecklingen av tjänsterna vidare så att leveransen hela tiden förbättras i takt med de ökade förväntningar som skapas genom verksamhetsutveckling med hjälp av it-stöd. Den primära målgruppen för leveransen är de kärnverksamheter som på olika sätt producerar service för Stockholms invånare, besökare och företagare. Stadens förvaltningar och bolag styrs genom den budget som fastställs av kommunfullmäktige varje år. Var och en av dessa verksamheter ansvarar för att anskaffa det it-stöd som de behöver för att klara av sitt uppdrag. Det innebär till exempel att verksamhetsnära system och e-tjänster utvecklas av respektive förvaltning och bolag utifrån specifika behov. För att undvika suboptimering arbetar staden med standardisering genom gemensam it-service, som ska möjliggöra för förvaltningar och bolag att använda stadsgemensamma tjänster på ett kostnadseffektivt och enkelt sätt. Stadsledningskontoret har det övergripande ansvaret för att sammanställa verksamheternas gemensamma behov och är uppdragsgivare till leverantören av gemensam it-service. Uppdraget att leverera gemensam it-service begränsas inte till produktion av definierade tjänster. Leverantören förväntas också ta en aktiv del i den fortsatta utvecklingen av stadens it-stöd. Eftersom stadens it-verksamhet till absolut största delen utförs av stadens leverantörer, där leverantören av gemensam it-service är en av de största aktörerna, är följsamhet och aktivt deltagande i ledningen av stadens it-verksamhet en central del för leverantören av gemensam it-service. En viktig del av leveransen är att anpassa tjänsterna till olika förvaltningar och bolag inom Stockholms stad. Tjänsterna kommer att behöva tillhandahållas till en decentraliserad organisation som är geografiskt utspridd över Stockholms kommun. Leverantören kommer att säkerställa att interaktion mellan parterna sker på olika nivåer. Det krävs därför att leverantören har en organisation som kan möta staden både centralt genom stadsledningskontoret och på lokal nivå. Leverantören kommer ansvara för att skapa och upprätthålla goda relationer på alla nivåer i staden. Med en hög outsourcinggrad blir rollen som leverantörer dessutom att fungera som en länk mellan central styrning och lokal it-verksamhet. Upphandling GSIT 2.0 7 (28) Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 I takt med att användarnas behov av it-stöd förändras behöver tjänsternas innehåll och utformning variera över tid. Följsamhet kommer att vara ett ledord för leveransen. Det är av yttersta vikt för staden att tjänsterna är moderna, kostnadseffektiva, säkra och av mycket hög kvalitet, samt att tjänsterna tillhandahålls av en leverantör med branschledande expertis, erfarenhet och kompetens samt med tillräckliga resurser för att möta stadens behov av utveckling av tjänsterna från tid till annan. Stadsledningskontoret genom dess it-avdelning ansvarar för strategisk ledning och styrning av it-verksamheten i staden. It-avdelningen ska initiera och samordna it-verksamheten och ha ett helhetsansvar för att samarbetet mellan olika leverantörer fungerar på en stadsövergripande nivå. It-avdelningen har också det yttersta ansvaret för förvaltning av avtalet, leveransen och tjänsterna. Den lokala organisationen hanterar primärt specifika behov och är mottagare av gemensam it-service. Leverantören måste vara villig och kapabel att tillhandahålla tjänsterna i enlighet med dessa förutsättningar. De leverantörer som erbjuds möjlighet att lämna anbud i upphandlingen, kommer att lämna anbud utifrån ett behovs- och funktionsinriktat förfrågningsunderlag. Staden kommer att upphandla funktionerna som översiktligt beskrivs i avsnitt 2 Tjänstebeskrivning som tjänst. Vald leverantör kommer därmed att ges möjlighet att arbeta under stor frihet, samtidigt som staden kan fokusera på uppföljning av att uppdraget genomförs på ett för stadens verksamheter effektivt sätt och enligt överenskomna förutsättningar och villkor. Vald leverantör kommer leverera tjänsterna på ett sådant sätt att de tillgodoser stadens behov av hög tillgänglighet och driftsäkerhet, tillförlitlighet, skalbarhet och it-säkerhet. Leverantören kommer även förvalta de upphandlade tjänsterna i överensstämmelse med branschens standarder och stadens styrande arkitektur, riktlinjer, rutiner och normer samt i enlighet med stadsledningskontorets övergripande planering för utveckling av stadens it-infrastruktur. Staden verkar för social och ekologisk hållbarhet. I upphandlingen av GSIT 2.0 har staden en ambition att ställa krav som syftar till att vald leverantör ska säkerställa att de varor och tjänster som levereras under avtalstiden producerats på ett sådant sätt att de lever upp till höga krav på hållbarhet. 8 (28) Upphandling GSIT 2.0 Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 I detta dokument redovisas de övergripande förutsättningarna för uppdraget. De detaljerade villkoren och förutsättningarna för upphandlingen och de tjänster som ingår i denna kommer att redovisas i det förfrågningsunderlag som utvalda leverantörer kommer att erhålla efter genomförd kvalificering. 2 Tjänstebeskrivning 2.1 Allmänt Detta avsnitt innehåller en beskrivning av omfattningen av upphandlingen av GSIT 2.0. Leveransen kommer bestå av arbetsplatssystem, server- och applikationsdrift, Service Desk, styrning och planering samt kontinuerliga förbättringar. Uppdraget innebär ett helhetsåtagande och ansvar för hela leveransen. Detta inbegriper även eventuella underleverantörers arbete. Tjänstebeskrivningen nedan syftar till att ge en bild av de krav som kommer att ställas i förfrågningsunderlaget. Målet är att anbudssökande med hjälp av detta avsnitt ska kunna göra en realistisk bedömning av upphandlingsföremålet, sin egen förmåga och lämplighet samt sitt intresse för att delta i upphandlingen. Tjänstebeskrivningen i denna fas lämnas upplysningsvis och innebär en förenklad version av den kravbild som planeras presenteras i förfrågningsunderlaget. Ingenting av det som redovisas nedan ska utgöra krav vid bedömning av ansökningar om att få lämna anbud, det vill säga i kvalificeringen. För undvikande av tvivel vill staden också understryka att det faktum att nedanstående text är en förenkling gör att det kan finnas avvikelser mellan kraven så som de sammanfattas nedan och så som de senare framställs i förfrågningsunderlaget. För de leverantörer som inbjuds att lämna anbud, och i avtalsskedet, äger det kommande förfrågningsunderlagets texter alltid företräde framför den översiktliga redovisning av krav som görs nedan. 2.2 Styrning, planering och kontinuerliga förbättringar Uppdraget för leverantören kommer att styras genom olika gemensamma samarbetsformer mellan leverantören och staden på central nivå och på lokal nivå. Leverantören av gemensam it-service Upphandling GSIT 2.0 9 (28) Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 har en nyckelroll som leverantör till staden och som samordnare av andra leverantörer i stadens samlade it-miljö. Syftet med it i Stockholms stad är att förse stadens verksamheter med ett it-stöd som gör att verksamheten kan lösa sina uppgifter och fungera på ett effektivt sätt. I leverantörens åtagande kommer det ingå att planera, organisera, förvalta, leverera och rapportera uppdraget på ett sådant sätt att syftet med it-leveransen kan uppnås. En framgångsrik leverans av gemensam it-service förutsätter en förtroendefull relation och en tydlig ansvarsfördelning och aktiv samverkan mellan staden och leverantören av gemensam it-service. Innehållet i tjänsterna är inte statiskt, utan utvecklas i enlighet med ett för parterna gemensamt arbete med planering och förändring av tjänsteinnehållet. Det gemensamma arbetet utförs med följsamhet mot och i enlighet med stadens styrning av it-verksamheten och i enlighet med de styrande mål, som staden uppställer. 2.3 Användarprofiler För leveransen kommer staden använda användarprofiler för att beskriva behovet av it-stöd för stadens användare. Vissa användarprofiler har i mycket hög utsträckning ett rörligt arbetssätt medan andra arbetar mer ifrån den egna verksamhetens lokaler. Baserat på användarprofilerna kommer leverantören behöva utforma tjänsterna så att de motsvarar användarnas behov. Profilerna kommer även utgöra underlag för kontinuerlig förbättring av tjänsterna över tid. 2.4 Arbetsplatssystem Arbetsplatssystemet består av användarnära tjänster, inklusive hårdvara och kringutrustning, för daglig användning i staden. Den grundläggande funktionaliteten i arbetsplatssystemet består bland annat av kontorsprogram, e-post, Unified Communication, samarbetsytor, videokonferensutrustning samt utskrift och skanning. Leverantören kommer att ansvara för att leverera arbetsplatssystemet som en helhet inklusive infrastruktur. Leverantörens ansvar kommer även att omfatta drift, förvaltning och support samt att arbetsplatssystemet följer den tekniska utvecklingen över tid. Leverantören kommer att ansvara för att tillhandahålla och managera datorer, surfplattor och smartphones. Manageringen syftar till att på ett enkelt, flexibelt och kostnadseffektivt sätt hantera stadens enheter och säkerställa att de uppfyller stadens 10 (28) Upphandling GSIT 2.0 Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 säkerhetskrav. I leveransen kommer även leverans av kringutrustning såsom exempelvis skärmar ingå. Leverantören kommer att ansvara för att leverera utskrifts- och skanningstjänster till stadens verksamheter. Då stadens verksamheter skiljer sig åt i storlek behöver leveransen innefatta olika typer av skrivare, från de anpassade för användning av en person till stora kontor och skrivare för att producera trycksaker. Staden kommer att ställa krav på att skrivarna är kopplade till arbetsplatssystemet och har stöd för bland annat pull print och skanning med OCR-tolkning. För specifika verksamheter har staden även behov av skrivare där stadens invånare på ett enkelt sätt kan betala för att skriva ut. Leverantören kommer att ansvara för att leverera videokonferensutrustning som tillsammans med stadens lösning för Unified Communication används för att hålla och delta i videokonferensmöten. Leverantören kommer även att behöva tillhandahålla installationstjänster för montering och liknande. I åtagandet ingår applikationshantering genom bland annat paketering och distribution av applikationer. Leverantören kommer även att ansvara för förvaltning av stadens ramverk för utveckling och distribution av appar. I leveransen behöver staden åtkomstfunktioner som möjliggör för användarna att nå tjänsterna både via levererade enheter samt via enheter som levererats på annat sätt, så kallad BYOD. Leverantören kommer att ansvara för identifiering av användare och för att underhålla och förnya stadens certifikat och certifikatinfrastruktur. Leverantören kommer att ansvara för drift och förvaltning av stadens katalogtjänst och ha i uppgift att upprätthålla federationer mellan katalogtjänsten och andra interna och externa katalogtjänster. Stadens katalogtjänst utgör grunden för användning av resurser i arbetsplatssystemet. Leverantören kommer att hantera in- och utgående e-posttrafik från arbetsplatssystemets e-postsystem och verksamhetssystem. All e-posttrafik filteras och oönskade e-post såsom spam och mail innehållande skadlig kod etcetera blockeras. Leverantören kommer att ansvara för att konfigurera och förvalta arbetsplatssystemet utifrån stadens behov. Leverantören kommer dels att ansvara för en initial konfiguration av ingående tjänster och Upphandling GSIT 2.0 11 (28) Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 applikationer samt för att den över tid följer den tekniska utveckling som sker. 2.5 Särskilt om e-post och Unified Communication Leverantören kommer att ansvara för att tillhandahålla e-posttjänster och Unified Communication för samtliga användare inom staden med undantag för elever. Detta gäller således även för användare inom verksamheter som omfattas av utbildningsförvaltningens upphandling. För de användare som ingår i utbildningsförvaltningens upphandling kommer leverantören inte att ansvara för övriga delar av arbetsplatssystemets tjänster såsom de beskrivs i avsnitt 2.4 ovan. Hårdvara och tjänster, förutom e-posttjänster och Unified Communication, för användare inom verksamheter som omfattas av utbildningsförvaltningens upphandling kommer att tillhandahållas av annan leverantör. 2.6 Server- och applikationsdrift Tjänsterna för server- och applikationsdrift innebär att leverantören kommer utföra övervakning, support och drift av stadens lokalt förvaltade servrar och applikationer. Åtagandet omfattar att hantera tekniskt underhåll, releaser och versionsbyten samt serverkapacitet. Tjänsterna kommer inte att omfatta produktavtal (licenser) för applikationerna. Tjänsterna kommer att efterfrågas i olika nivåer från serverdrift till fullständig applikationsdrift. I tjänsterna skiljer sig leverantörens åtagande från att omfatta server till att omfatta hela applikationen inklusive kunskap om applikationen. Leverantören kommer också att tillhandahålla andra tjänster kopplade till stadens lokala applikationer. Exempel på sådana tjänster är databasdrift, lagring, säkerhetskopiering och databashotell. Leverantören kommer att leverera en webbhotellstjänst för drift av webbapplikationer samt stödverktyg för att utveckla enklare webbsidor. Webbplatser inom stadens publika webbplats och stadens intranät omfattas inte. 2.7 Service Desk Leverantören kommer att leverera en Service Desk för de tjänster som ingår i kommande avtal samt för de tjänster som levereras av stadens övriga it-leverantörer. Service Desk avses bli en SPOC (Single Point of Contact) med helhetsansvar för stadens 12 (28) Upphandling GSIT 2.0 Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 användarstöd och hantera kommunikationen mellan stadens användare och it-leverantörer med undantag för de verksamheter som ingår i utbildningsförvaltningens upphandling. I arbetet ingår att säkerställa att användarna får det stöd de behöver gällande exempelvis incidenter, frågor och beställningar. Med detta menas att stadens användare kan vända sig till Service Desk och få hjälp oberoende om ärendet avser leverantörens tjänster eller tjänster som levereras av stadens övriga leverantörer. Leverantören kommer att vara en sammanhållen kontaktyta för stadens användare. För att säkerställa detta behöver leverantören aktivt samverka med och leda stadens övriga leverantörer i leveransen av stadens it-support. Leverantören behöver vidare aktivt samverka med stadens lokala it-support. Leverantören kommer ansvara för att det användarstöd som ges är användarvänligt och situationsanpassat. Leverantören kommer att med sitt helhetsansvar vara den samlade punkten för mätning, uppföljning och rapportering. Leverantörens roll blir viktig i att analysera och föreslå förbättringsförslag utifrån såväl den egna som leveranser av stadens övriga leverantörer. 2.8 Portal för självbetjäning I leveransen kommer det ingå att tillhandahålla en roll- och behörighetsstyrd portal för självbetjäning gällande incidenter och alla sorters förfrågningar inklusive beställningar. För att stödja stadens beställningsprocesser behöver portalen kunna hantera flera beställningssteg och atteststeg för olika typer av beställningar. Så många som möjligt av användarnas och beställarnas ärenden, från initiering till avslut och uppföljning, kommer hanteras genom självservice via portalen. Portalen kommer även att innehålla lathundar, manualer och interaktiva guider, stöd för att söka information samt vara den samlade platsen där uppföljning och rapporter presenteras. 2.9 Programvaruinventering Leverantören kommer att ansvara för verktyg som löpande inventerar alla servrar såväl som klienter som ingår i leveransen. Inventeringen omfattar installerad hårdvara, programvara och användande av programvara. Verktyget(n) kommer användas för att säkerställa att staden är korrekt licensierad enligt stadens ingångna avtal gällande licensregler. Staden och/eller tredje part behöver ges tillgång till verktyget(n) för att kunna komplettera inventeringen med information om licenser. Staden kommer att vilja skicka data till leverantörens verktyg för programvaruinventering även för Upphandling GSIT 2.0 13 (28) Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 servrar och klienter som inte driftas av leverantören. Information från verktyget(n) kommer leverantören presentera i portalen för självbetjäning. 2.10 Infrastruktur I uppdraget ingår att tillhandahålla all nödvändig infrastruktur för uppdraget. Leverantören ansvarar för att den utrustning som ingår i leveransen på ett säkert sätt kan identifieras i samband med anslutning till stadens nätverk. Leverans av drifttjänster kommer ske till överlämningspunkter inom Stockholms kommungräns. Leveransen behöver etableras på så sätt att det blir möjligt att uppnå en fördröjning (latency) mellan anslutningspunkten i leverantörens datahall och avlämning i stadens överlämningspunkt som inte överstiger två (2) millisekunder för de delar av leveransen som staden önskar. 2.11 Personal Leverantören kommer att behöva en organisation som innebär att det finns kapacitet för den leverans som upphandlingen omfattar. Det är viktigt att leverantören har kapacitet att under införandet kunna hantera stora kvantiteter av enheter under begränsad tid. Personal som leverantören använder för att fullgöra uppgifter som ingår i åtagandet kommer behöva inneha lämplig utbildning och erfarenhet omfattande berörda arbetsuppgifter och komponenter. Förlust av enskild person får inte medföra att leverantörens möjligheter att tillhandahålla avtalad leverans eller resurser påverkas. Personal som leverantören kommer tillhandahålla förväntas, där arbetsuppgiften så kräver, ha genomgått föreskriven certifieringsutbildning i det fall detta är ett krav enligt hård- och mjukvarutillverkares garantier, underhållsåtaganden eller motsvarande. Roller av nedanstående slag behöver kunna finnas på plats i Stockholm när uppdraget så kräver. A) Kundansvarig. Person med uppgift att vara ansvarig kontaktperson gentemot staden. Kundansvarig behöver ha befogenhet att företräda anbudssökande leverantör i frågor som berör avtalet tecknat mellan parterna. B) Uppdragsledare. Person med uppgift att vara operativt ansvarig för ledning och samordning av avtalat åtagande. C) Informationssäkerhetsansvarig. Person med uppgift att vara ansvarig för informationssäkerheten. 14 (28) Upphandling GSIT 2.0 Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 D) Överföringsansvarig. Person med uppgift att vara operativt ansvarig för ledning och samordning av de aktiviteter som behöver genomföras för att upprätta och införa avtalat åtagande. E) Driftsansvarig. Person med det operativa ansvaret för den dagliga driften. F) Teknisk kundansvarig. Person med en djupare teknisk kompetens och förståelse än kundansvarig (se punkt A). Teknisk kundansvarig som har erfarenhet från att ansvara för att ta den tekniska dialogen med kundens företrädare (exempelvis vid utvecklingsprojekt) och företräda kundens behov inåt i leverantörens organisation. G) Ansvarig arbetsplatssystem. Person med ansvar för leveransen av arbetsplatssystemet, inklusive vidareutveckling av tjänsten. H) Ansvarig server- och applikationsdrift. Person med ansvar för leveransen av server- och applikationsdrift, inklusive vidareutveckling av tjänsten. I) Ansvarig Service Desk. Person med uppgift att vara operativt ansvarig för ledning och samordning av Service Desk för extern kund. J) Lokalt kundansvariga. Ansvariga kontaktpersoner gentemot en eller flera av stadens förvaltningar och bolag. K) Lokalt tekniskt kundansvariga. Person med en djupare teknisk kompetens och förståelse än Lokalt kundansvarig (se punkt J). Lokalt teknisk kundansvarig har erfarenhet från att ansvara för att ta den tekniska dialogen med kundens företrädare, exempelvis vid utvecklingsprojekt och beställningar, och företräda kundens behov inåt i leverantörens organisation. L) Hållbarhetsansvarig. Person med ansvar för social och miljömässig hållbarhet. 2.12 Språk Samtliga kontakter, muntliga och skriftliga, mellan stadens användare, beställare och leverantörens personal kommer att vara på svenska. Personal hos leverantören, exempelvis personal i Service Desk, som har direktkontakt med stadens användare och beställare kommer att behöva inneha kunskaper i svenska motsvarande nivå C1 enligt av Europarådet framtagen översikt över språkfärdigheter Common European Framework of Reference for Languages, www.coe.int/t/dg4/linguistic/cadre1_en.asp. Kontakter rörande tekniska detaljer om leveransen med stadens tekniska specialister kan dock ske på engelska för att hantera ärenden av specifik karaktär. Upphandling GSIT 2.0 15 (28) Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 2.13 Strukturerat arbete med hållbarhetsfrågor Staden ser det som ytterst angeläget att leverantörer staden anlitar arbetar med hållbarhetsfrågor, sociala och ekologiska. Staden kommer därför i förfrågningsunderlaget ställa krav på att leverantören gör åtaganden avseende social hållbarhet såväl som avseende ekologisk hållbarhet. 3 Administrativa bestämmelser 3.1 Allmänt Denna upphandling genomförs enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Staden vill, baserat på tidigare erfarenheter, betona den mycket stora vikt som i offentlig upphandling läggs på formella krav och korrekt dokumentation. Staden är strikt i sina bedömningar av att inkomna ansökningar lever upp till ställda krav. Staden uppmanar därför alla anbudssökande att synnerligen noga granska sin ansökan och säkerställa att alla efterfrågade uppgifter är lämnade, att alla begärda redovisningar är inkluderade, samt att dessa är utformade på ett sådant sätt att det tydligt framgår att anbudssökande lever upp till ställda krav. Ansökningar som saknar efterfrågade uppgifter, exempelvis ofullständigt i fyllda referensblanketter, kan komma att förkastas då staden har mycket begränsade möjligheter att begära in förtydligande från anbudssökande. Ansökningsunderlaget distribueras genom det elektroniska upphandlingsverktyget Visma TendSign. Det är kostnadsfritt för anbudssökande att använda verktyget för att lämna anbudsansökan. I den annons som staden publicerat finns en länk till ansökningsunderlaget. Information om stadens pågående upphandlingar finns på http://foretag.stockholm.se/Upphandling-Entreprenad/Aktuella-upphandlingar/. Anbudssökande får via TendSign tillgång till ansökningsunderlaget och eventuell tillkommande information som lämnas under ansökningstiden. Visma TendSign innehåller också en funktion för att ställa frågor till staden om innehållet i ansökningsunderlaget. 16 (28) Upphandling GSIT 2.0 Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 Vid frågor eller support om hanteringen av verktyget kontaktas Visma TendSigns support www.opic.com/support/tendsignleverantor. Information från staden, det vill säga lämnade svar på inkomna frågor, eventuell tillkommande information under upphandlingstiden samt meddelande om anbudssökande inbjuds att lämna anbud, kommer att distribueras genom Visma TendSign. Anbudssökande ansvarar för att uppgifterna om anbudssökande hos Visma TendSign är korrekta. Om en kontaktperson byts ut, tillfälligt eller permanent, under den tid upphandlingen pågår är det anbudssökande som svarar för att uppgifterna ändras hos Visma TendSign och att staden informeras om förändringen. 3.2 Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs enligt bestämmelserna för förhandlat förfarande vid upphandling av tjänster enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Upphandlingen genomförs i följande två steg: Första steget – kvalificering av leverantörer Intresserade leverantörer erbjuds med denna inbjudan möjlighet att lämna en ansökan om att få delta i upphandlingen. I anbudsansökan ska anbudssökande redovisa att denne har de kvalifikationer som krävs. Kvalifikationskraven framgår av detta ansökningsunderlag. Andra steget – anbudsfas Samtliga de anbudssökande som klarar uppställda krav i kvalificeringsförfarandet kommer att bjudas in att lämna anbud. Ett av staden framtaget skriftligt förfrågningsunderlag kommer att bifogas inbjudan. Förfrågningsunderlaget innehåller förutsättningar och krav för det åtagande som upphandlingen avser. 3.3 Tiden för anbudsansökans utgång Anbudsansökan ska vara staden tillhanda senast den 21 december 2015. Observera att staden inte har möjlighet att pröva ansökan som inkommer efter den 21 december 2015. 3.4 Anbudsansökan 3.4.1 Underlag för anbudsansökan Anbudssökande ska basera sin anbudsansökan på de förutsättningar som anges i detta skriftliga ansökningsunderlag med tillhörande Upphandling GSIT 2.0 17 (28) Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 bilagor. Även tillkommande information publicerad i Visma TendSign under ansökningstiden utgör underlag för anbudsansökan. Ansökningsunderlaget tillsammans med dess bilagor och eventuell tillkommande information publicerad i Visma TendSign ska ses som en helhet. 3.4.2 Form för anbudsansökan Anbudsansökan ska lämnas i elektronisk form genom upphandlingsverktyget Visma TendSign. 3.4.3 Språk och officiella dokument Anbudsansökan ska lämnas på svenska. Eventuella intyg och officiella dokument som inte kan tas fram på svenska och som i original är författade på annat språk, får lämnas utan att översättas till svenska. För referensbeskrivningar tillhandahåller dock staden mallar på svenska och engelska. Någon av dessa mallar ska användas av referenten. 3.4.4 Anbudsansökans innehåll Anbudssökande ska i ansökan visa att anbudssökande uppfyller uppställda förutsättningar och krav. Anbudssökande ska använda bifogad svarsbilaga vid lämnande av anbudsansökan. Endast svarsrutor i dokumentet är åtkomliga för ifyllnad, innehållet får i övrigt inte medvetet ändras. Anbudsansökan ska innehålla efterfrågade redovisningar. Notera att stadens möjligheter att begära förtydligande och komplettering av anbudsansökan är mycket begränsade. 3.5 Frågor Detta underlag för anbudsansökan med bilagor har framställts med avsikten att klart och tydligt beskriva de förutsättningar som råder och de krav som staden ställer på leverantörer för att få delta i upphandlingen av de tjänster som ska levereras till staden. Trots detta kan det uppstå frågor. I det fall en leverantör uppfattar att underlaget för anbudsansökan innehåller oklarheter av betydelse för att ta fram en korrekt och fullständig anbudsansökan baserat på stadens underlag för anbudsansökan eller ser en risk för att missförstånd kan uppstå, ska leverantören kontakta staden på nedan angivet sätt. Notera att staden enbart kommer att besvara frågor som kompletterar eller 18 (28) Upphandling GSIT 2.0 Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 förtydligar den information som lämnats i underlag för anbudsansökan. Frågor ställs via Visma TendSigns funktion för frågor. Samtliga av staden lämnade svar kommer att distribueras genom Visma TendSigns funktion för frågor och svar. Eventuella frågor tas emot så snart som möjligt så att eventuella förtydliganden kan publiceras i god tid före sista svarsdag för anbudsansökan. Staden kan inte lämna några garantier för att svar kan lämnas på frågor som inkommer senare än åtta kalenderdagar före sista ansökningsdag, det vill säga den 13 december 2015. Svar på frågor skickas ut senast sex kalenderdagar före sista dag att inkomma med anbudsansökan. 3.6 Kontroll av anbudssökandes uppfyllande av krav Staden kommer endast godkänna anbudssökande som uppfyller samtliga obligatoriska krav (ska-krav) i ansökningsunderlaget och som visat att ställda krav uppfylls. Vid prövningen av anbudsansökan kan staden komma att kontrollera uppgifter som anbudssökande lämnat. Kontrollen kan innebära att staden kontaktar personer som anbudssökande hänvisar till i anbudsansökan. I det fall kontrollen visar att felaktiga uppgifter har lämnats, kan detta leda till att anbudsansökan förkastas. 3.7 Anbudssökande När staden avslutat sin bedömning av inkomna anbudsansökningar, fattas beslut om vilka anbudssökande som uppfyller ställda krav och därmed kommer att bjudas in att lämna anbud. Samtliga anbudssökande som lämnat en anbudsansökan informeras därefter om de kommer att inbjudas att lämna anbud eller inte. 3.8 Behörighet att lämna anbud i efterföljande anbudsfas Anbud får endast lämnas av leverantör som skriftligt inbjudits av staden att delta i upphandlingen. Leverantör har under upphandlingens gång möjlighet att tillföra ytterligare resurser såsom underleverantörer, om exempelvis förfrågningsunderlaget skulle innehålla nya förutsättningar eller krav som inte framgår av informationen i denna ansökningsinbjudan. Det är inte möjligt för staden att pröva eventuella anbud som inkommer från andra anbudsgivare än de som erhållit en skriftlig Upphandling GSIT 2.0 19 (28) Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 inbjudan. Anbud kan därmed inte lämnas av någon annan juridisk person än den som mottagit inbjudan. 3.9 Sekretess Staden omfattas av de regler som sammanfattningsvis brukar benämnas offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av dem. Absolut sekretess gäller under hela upphandlingsprocessen till dess att alla anbudsansökningar och anbud offentliggörs, eller beslut om leverantör och anbud fattats, eller att ärendet dessförinnan slutförts. Därefter blir alla anbudsansökningar och anbud och övriga dokument normalt offentliga handlingar. Undantag kan huvudsakligen göras i två fall: • • om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs om det av särskild anledning kan antas att leverantören lider skada om uppgift om affärs- eller driftsförhållanden röjs En anbudssökande som önskar att uppgifter i anbudsansökan ska sekretessbeläggas ska ange det i ansökan, liksom vad i handlingen som är skyddsvärt och vilken skada denne skulle lida om uppgifterna röjs. Bedömningen om tillräckliga skäl för sekretess föreligger görs av staden i samband med att någon begär att få tillgång till uppgifterna. Staden kan därför inte lämna garantier om att önskemålet om sekretessbeläggning uppfylls. Observera att den motivering som anbudssökande lämnar i samband med inlämnande av ansökan eller anbud är den som staden kommer att utgå ifrån vid en eventuell sekretessprövning. Det innebär att staden kan komma att lämna ut uppgifter utan att detta kommuniceras med anbudssökande och utan att anbudssökande bereds möjlighet att inge ytterligare motiveringar. Det är alltså upp till anbudssökande att ha tillräckliga kunskaper om offentlighetsoch sekretesslagen för att rätt kunna motivera den sekretess som anbudssökande anser nödvändig på affärsmässiga grunder eller andra grunder. I det fall anbudssökande motiveringar för åberopande av sekretess bedöms som otillräckliga för att utgöra en sekretessgrund i lagens mening, kan berörd information komma att lämnas ut utan att detta kommuniceras med anbudssökande. Stadens skriftliga beslut i sekretessärende kan överklagas. I övrigt se offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 20 (28) Upphandling GSIT 2.0 Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 4 Krav på anbudssökande leverantör 4.1 Inledning I detta avsnitt redovisas de krav som intresserade leverantörer ska uppfylla för att kvalificeras till att bjudas in att lämna anbud. Anbudsansökan kan lämnas av en enskild leverantör (juridisk person) eller av en grupp leverantörer. 4.2 Anbudssökande är en juridisk person Anbudsansökan kan lämnas av en anbudssökande som är en juridisk person. Observera att juridiska personer som ingår i samma koncern som anbudssökande ska anges i enlighet med avsnitt4.4 Åberopande av andra juridiska personers kapacitet, om dessa juridiska personers kapacitet åberopas i kvalificeringen. 4.3 Anbudssökande är en grupp av leverantörer 4.3.1 Allmänt Anbudsansökan och anbud kan enligt bestämmelserna i 1 kap. 11 § LOU lämnas av en grupp av leverantörer. Om anbud från en sådan grupp skulle antas i denna upphandling, ska gruppen formalisera samarbetet inom ramen för en gemensam associationsform, det vill säga en juridisk person, som uppfyller i hemlandet ställda krav på att bedriva den verksamhet som upphandlingen omfattar. Associationsformen ska vara sådan att samtliga villkor i tecknat avtal mellan staden och associationsformen kvarstår oförändrade jämfört med om avtalet tecknats med en juridisk person, enligt avsnitt 4.2, och med ett oförändrat ansvarsförhållande mellan de avtalsslutande parterna. Avtal som sluts till följd av denna upphandling ska tecknas med den av gruppen av leverantörer bildade juridiska personen. Gruppen av leverantörer ska planera associationsbildningen så att den kan vara avslutad vid tidpunkten för avtalets tecknade, det vill säga elva kalenderdagar efter det att staden meddelat sitt beslut om vilket anbud som har antagits. 4.3.2 Avtal mellan deltagarna i grupp av leverantörer Leverantörer som lämnar anbudsansökan inom ramen för en grupp av leverantörer ska tillsammans med anbudsansökan bifoga kopia Upphandling GSIT 2.0 21 (28) Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 på civilrättsligt bindande avtal mellan samtliga i gruppen ingående parter. Avtalet ska fastställa att parterna kommer att bilda en gemensam associationsform i det fall gruppen av leverantörer tilldelas kontrakt. Avtalet ska även visa att berörda parter kommer att delta i och solidariskt ansvara för genomförandet av det åtagande som innefattas av det avtal som sluts till följd av denna upphandling. Avtalet ska slutligen fastställa vilken eller vilka personer som äger rätt att företräda gruppen av leverantörer. 4.3.3 Grupp av leverantörer, uppfyllande av ställda krav För grupp av leverantörer som lämnar en gemensam anbudsansökan, gäller att samtliga leverantörer var för sig ska uppfylla samtliga krav i 4.5 Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandlingen och 4.6 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter. 4.4 Åberopande av andra juridiska personers kapacitet Anbudssökande får, om behov föreligger, åberopa andra juridiska personers ekonomiska, tekniska och yrkesmässiga kapacitet för uppfyllande av krav i underlag för anbudsansökan. Det gäller inte för avsnitt 4.10.2 Erfarenhet av arbetsplatssystem. I de fall anbudssökande åberopar en annan juridisk persons kapacitet för uppfyllande av krav, ska anbudssökande genom bindande åtagande från sådan juridisk person tillförsäkra att anbudssökande under avtalstiden förfogar över nödvändiga resurser för uppfyllande av de aktuella kraven. Innan anbudssökande bjuds in att lämna anbud kommer staden att verifiera att ett sådant åtagande finns. Anbudssökanden ska kunna styrka detta i enlighet med de instruktioner staden lämnar i samband med sin verifiering. Anbudssökande ska i anbudsansökan endast redovisa sådana juridiska personer vars kapacitet åberopas för uppfyllande av krav i underlag för anbudsansökan. Eventuella juridiska personer vars kapacitet anbudssökande åberopar för uppfyllande av krav i avsnitt 4.10.3 Erfarenhet av server- och applikationsdrift och avsnitt 4.10.4 Erfarenhet av Service Desk ska redovisas i avsnitt 2.3 i Bilaga 2 (Svarsbilaga anbudsansökan). Om annan juridisk persons kapacitet åberopas för att uppfylla krav i underlag för anbudsansökan, ska denna juridiska person, eller en juridisk person med motsvarande kapacitet, också åberopas i efterföljande anbudsfas för att säkerställa tillgång till nödvändiga resurser. 22 (28) Upphandling GSIT 2.0 Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 Observera att en juridisk person vars kapacitet åberopas ska leva upp till krav på leverantörer enligt avsnitt 4.5 och 4.6 nedan. En anbudssökande får, under efterföljande anbudsfas, ersätta en juridisk person vars kapacitet åberopats vid kvalificeringen med en annan under förutsättning a) att bytet föranleds av objektivt godtagbara skäl enligt nedan: (i) den tidigare åberopade juridiska personen inte längre lever upp till de krav på leverantörer som framgår av avsnitt 4.5 och 4.6 nedan, (ii) den tidigare åberopade juridiska personens ekonomiska ägarstruktur väsentligen förändrats, (iii) att anbudssökandens övergripande relation med den tidigare åberopade juridiska personen upphört eller annars väsentligen förändrats, eller (iv) de ekonomiska, organisatoriska eller tekniska villkor som den tidigare åberopade juridiska personen uppställer för samarbete med anbudssökande väsentligen förändrats eller annars negativt påverkar anbudssökandens möjlighet att lämna ett konkurrenskraftigt anbud; samt b) att den ersättande juridiska personen har motsvarande kapacitet som den tidigare åberopade juridiska personens, det vill säga att den ersättande juridiska personen uppfyller kraven på åberopande av annans kapacitet som uppställts i detta underlag för anbudsansökan. Anbudssökande har utöver vad som angivits ovan, i efterföljande anbudsfas, också möjlighet att tillföra ytterligare juridiska personer som anbudssökande anser behövs för att leverera tjänsterna på ett optimalt sätt. 4.5 Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandlingen Leverantör kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av omständigheterna i punkterna a-d nedan föreligger (10 kap. 1 § LOU). Lagakraftvunnen dom utgör underlag för uteslutning. Leverantör kommer att uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Leverantören äger heller inte rätt att, i efterföljande anbudsskede, anlita underleverantör som är föremål för dessa omständigheter. a) Deltagande i organiserad brottslighet, b) Bestickning, c) Bedrägeri, Upphandling GSIT 2.0 23 (28) Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 d) Penningtvätt. Leverantören kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av följande angivna omständigheter föreligger för Leverantören eller en företrädare för sådan juridisk person (10 kap. 2 § LOU). Leverantören äger heller inte rätt att, i efterföljande anbudsskede, anlita underleverantörer som är föremål för någon av dessa omständigheter. e) Konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tills vidare inställt sina betalningar eller underkastad näringsförbud, f) Föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, g) Dömd för brott i yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom, h) Gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen, i) I något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av bestämmelserna i 10 eller 11 kap LOU. 4.6 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter Anbudsansökan kan lämnas av leverantörer som uppfyller i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav på registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. I det fall anbudssökande har tänkt använda en eller flera underleverantörer för att utföra delar av åtagandet, ska även underleverantörerna uppfylla dessa krav. Leverantören, eller av denne anlitad underleverantör, får inte under de två senaste åren ha ådragit sig skulder för socialförsäkringsavgifter eller skatter i Sverige eller i det egna landet som lett till att skulden registrerats hos Kronofogden eller motsvarande myndighet i hemlandet. Kravet är inte tillämpligt för sådana skulder som är försumbara belopp eller motsvarande omständigheter. Om ovanstående inte uppfylls kan staden komma att förkasta anbudsansökan. 4.7 Ekonomisk ställning Anbudsökande ska ha en stabil ekonomisk ställning. För att uppfylla kravet ska anbudssökande ha en årsomsättning om lägst 800 miljoner kronor och dessutom uppnå en av ett kreditmarknadsinstitut lämnad rating motsvarande lägst 4 (UC) eller 24 (28) Upphandling GSIT 2.0 Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 AA (Soliditet). Anbudssökande ska i Bilaga 2 (Svarsbilaga anbudsansökan) avsnitt 5 Ekonomisk ställning, styrka årsomsättning och rating. I det fall endast lägre årsomsättning eller rating kan redovisas, ska anbudssökande ändå anses ha uppfyllt kravet om en annan juridisk person, som uppfyller kravet, ställer sin ekonomiska kapacitet till anbudssökandes förfogande för aktuellt kontrakt under hela kontraktstiden enligt 11 kap 12 § LOU. Ett sådant åtagande ska bifogas till ansökan som en separat handling. Krav får inte delas upp mellan flera juridiska personer på ett sätt som förändrar avsikten med kravet. Exempelvis godkänns inte att en juridisk person uppfyller kravet på årsomsättning, medan en annan juridisk person uppfyller kravet på rating. För en grupp av leverantörer som gemensamt lämnar anbud, gäller att kraven i detta avsnitt ska uppfyllas av minst en av leverantörerna i gruppen. 4.8 Kvalitetssystem och kvalitetsfrämjande åtgärder Anbudssökande ska i sin verksamhet tillämpa skriftliga rutiner baserat på senast tillgängliga erfarenhetsbaserade standard för leverans av it-tjänster, exempelvis ITIL v3 och vilka är utformade i enlighet med ISO 9001 eller likvärdigt ledningssystem för kvalitetsarbete. Leverantören ska i Bilaga 2 (Svarsbilaga anbudsansökan) avsnitt 6 inkomma med en redovisning som på ett trovärdigt sätt visar att kravet är uppfyllt. 4.9 Ledningssystem för informationssäkerhet Anbudssökandes rutiner för informationssäkerhetsarbete ska vara utformade i enlighet med ISO 27001 och ISO 27002 eller likvärdigt. Detta innebär bland annat att leverantören ska ha: 1. 2. 3. Rutiner för att hantera informationsklassning. Rutiner för upprättande av beredskapsplaner för oförutsedda händelser. Rutiner för kris- och katastrofplanering. Leverantören ska i Bilaga 2 (Svarsbilaga anbudsansökan) avsnitt 7 inkomma med en redovisning som på ett trovärdigt sätt visar att kravet är uppfyllt. Upphandling GSIT 2.0 25 (28) Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 4.10 Krav på leverantörens erfarenhet 4.10.1 Allmänt Redovisning av erfarenhet Leverantören ska i Bilaga 2 (Svarsbilaga anbudsansökan) avsnitt 8 styrka sin erfarenhet genom redovisning av referensuppdrag som till innehåll och omfattning uppfyller i detta avsnitt (4.10) angivna förutsättningar. Angivna kontaktpersoner hos uppdragsgivaren ska ha kunskaper om sakområdet och god kunskap om det arbete som har utförts. Redovisning av referensuppdrag ska, för att staden ska ta redovisningen i beaktande, vara komplett ifylld och egenhändigt undertecknad av uppdragsgivarens kontaktperson. Gemensamma krav Anbudssökande ska som en del i kvalificeringen visa att denne har erfarenhet av liknande upphandlingsföremål. Uppfyllnad på kraven på erfarenhet ska redovisas genom sex stycken referensuppdrag i enlighet med avsnitt 4.10.2, 4.10.3 och 4.10.4. Gemensamt för kraven i referensuppdragen är att: 1. Referensuppdraget ska ha utförts under treårsperioden räknat tre kalenderår bakåt från sista svarsdatum för anbudsansökan, men får ha påbörjats tidigare. 2. Referensuppdraget får vara pågående. 3. Referensuppdraget ska visa att leverantören innehar erfarenhet av utförda uppdrag under minst ett år. Referensuppdraget ska vara utfört åt en annan juridisk person (uppdragsgivare) än den leverantör som referensen avser. Referenser på interna leveranser inom en och samma juridiska person kan således inte åberopas. Med uppdragsgivare avses den som varit avtalspart i förhållande till leverantören. Med kontaktperson hos uppdragsgivare avses representant för uppdragsgivaren som svarar för att intyga riktigheten i lämnade uppgifter. För respektive avsnitt 4.10.2, 4.10.3 och 4.10.4 ska två referensuppdrag redovisas. Det är tillåtet att åberopa samma referensuppdrag och/eller samma uppdragsgivare för flera referensuppdrag, så länge det inte är inom samma avsnitt. 26 (28) Upphandling GSIT 2.0 Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 Referensuppdragen inom ett avsnitt ska avse samma leverantör (juridiska person). Staden godtar att den leverantör som referensen avser och som har varit avtalspart i utförandet av referensuppdragen i sin tur kan ha haft en eller flera underleverantörer i utförandet av uppdraget. Sådana underleverantörer behöver inte redovisas. För referensuppdragen i avsnitt 4.10.2 gäller att anbudssökande ska ha varit avtalspart. Vid grupp av leverantörer gäller att, en och samma av de i gruppen ingående juridiska personerna ska ha varit avtalspart. För referensuppdragen inom respektive avsnitt 4.10.3 och 4.10.4 gäller att andra juridiska personers kapacitet får åberopas för att påvisa erfarenhet. Den juridiska person vars kapacitet åberopas ska ha varit avtalspart gentemot uppdragsgivarna. Om andra juridiska personers kapacitet åberopas ska denna juridiska person ha varit avtalspart i båda referensuppdragen inom respektive avsnitt. Sådan juridisk person ska då också vara redovisad i enlighet med avsnitt 2.3 i Bilaga 2 (Svarsbilaga anbudsansökan). Detta gäller även om den juridiska personen ingår i samma koncern som anbudssökande. 4.10.2 Erfarenhet av arbetsplatssystem Anbudssökande eller, vid grupp av leverantörer, en och samma av de i gruppen ingående leverantörerna ska ha erfarenhet av att som avtalspart gentemot uppdragsgivare ansvara för minst två åtaganden för olika uppdragsgivare avseende arbetsplatssystem som vart och ett uppfyller gemensamma krav beskrivna ovan, samt samtliga nedanstående kriterier: • • • • • • Uppdraget ska ha omfattat standardiserad it-arbetsplats som tjänst inkluderat datorer och grundläggande programvara för åtkomst till applikationer och data samt ett helhetsansvar för hela it-arbetsplatsens livscykel. Uppdraget ska ha inkluderat leverans av datorer, installation av operativsystem och programvaror samt löpande underhåll, support och utveckling. Uppdraget ska ha inkluderat funktioner för distribution och installation av applikationer och programvaruuppgraderingar. Uppdraget ska ha inkluderat tjänster för dokumentproduktion omfattande utskriftslösning samt skanning och kopiering. Uppdraget ska ha omfattat minst 5 000 användare. Uppdraget ska ha inkluderat tillhandahållande av arbetsplatssystem på minst fyra olika verksamhetsställen (fyra olika geografiska platser/adresser). Upphandling GSIT 2.0 27 (28) Underlag för anbudsansökan Dnr: 220-1699/2015 2015-11-19 4.10.3 Erfarenhet av server- och applikationsdrift Anbudssökande eller, vid grupp av leverantörer, en och samma av de i gruppen ingående leverantörerna eller annan juridisk person, vars kapacitet åberopas, ska ha erfarenhet av att som avtalspart gentemot uppdragsgivare ansvara för minst två åtaganden för olika uppdragsgivare avseende server- och applikationsdrift som vart och ett uppfyller gemensamma krav beskrivna ovan, samt samtliga nedanstående kriterier: • • • • • • Uppdraget ska ha omfattat både server- och applikationsdrift. Uppdraget ska ha omfattat minst 2 000 användare Uppdraget ska ha omfattat minst 50 verksamhetsapplikationer såsom till exempel faktureringssystem, fastighetsförvaltningssystem, ärendehanteringssystem, tidrapporteringssystem och schemaläggningssystem. Uppdraget ska ha omfattat minst 15 applikationer med minst en eller flera integrationer. Uppdraget ska ha omfattat minst 200 servrar. Uppdraget ska ha omfattat både virtuella och fysiska servrar i leveransen. 4.10.4 Erfarenhet av Service Desk Anbudssökande eller, vid grupp av leverantörer, en och samma av de i gruppen ingående leverantörerna eller annan juridisk person, vars kapacitet åberopas, ska ha erfarenhet av att som avtalspart gentemot uppdragsgivare ha ansvarat för minst två åtaganden för olika uppdragsgivare avseende Service Desk för it-verksamhet som vart och ett uppfyller gemensamma krav beskrivna ovan, samt samtliga nedanstående kriterier: • • • • • 28 (28) Uppdraget ska ha avsett Service Desk för normalanvändare, det vill säga icke-experter. Uppdraget ska ha omfattat minst 5 000 användare. Uppdraget ska ha avsett support på en it-miljö innehållande minst arbetsplatssystem och verksamhetssystem. Uppdraget ska avse en Service Desk där samarbete med flera andra leverantörers Service Desk/supportfunktioner krävts. Uppdraget ska ha inkluderat en självbetjäningsportal för hantering av beställningar och ärenden. Upphandling GSIT 2.0
© Copyright 2024