Patientsäkerhetsberättelse VIP gymnasiesärskola

150114
Skolhälsovårdens
Patientsäkerhetsberättelse
för VIP Gymnasiesärskola
_________________________________________________________________________
År 2014
Marina Smeds, rektor i samarbete med Katja Veldman Wagemakers, skolsköterska
Mallen är anpassad av Ambea AB utifrån Sveriges Kommuner och Landstings mall
KVALITETSAVDELNINGEN KA/LF 2013-11-28
Innehållsförteckning
Sammanfattning
Övergripande mål och strategier
Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet
Struktur för uppföljning/utvärdering
Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som
genomförts för ökad patientsäkerhet
Uppföljning genom egenkontroll
Samverkan för att förebygga vårdskador
Riskanalys
Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet
Hantering av klagomål och synpunkter
Sammanställning och analys
Samverkan med elever och föräldrar/vårdnadshavare
Resultat
Övergripande mål och strategier för kommande år
Patientsäkerhetsberättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma
hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika
delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. SOSFS
2011:9 7 kap. 3 §
2/10
Sammanfattning
Nytidas verksamheter för skola bedriver utbildning och omsorg för personer med
funktionsnedsättning. I Nytidas verksamheter för skola bedrivs även skolhälsovård vilket
betyder att en patientsäkerhetsberättelse årligen ska upprättas.
På VIP Gymnasiesärskolan har målet under 2014 varit att bedriva ett gott och säkert hälso –
och sjukvårdsarbete inom skolhälsovården. Att åstadkomma kvalitet och säkerhet i
skolhälsovården genom en uppdaterad evidensbaserad verksamhet där rutiner kontinuerligt
analyseras och omprövas.
Ett av målen för 2014 har varit att gott samarbete mellan Vård Centralen (som står för
vaccininsatser) och skolsköterska bevarades och fortsätter vara ett mål till 2015.
Skolsköterska samt biträdande rektor och/eller rektor med respektive lärare har tillsammans
haft elevhälsomöte minst varannan månad.
Ytterligare ett mål för 2014 har varit att upprätta ett gemensamt dokumentationssystem inom
elevhälsan, detta har inte lyckats genomföra och fortsätter vara ett mål till 2015.
Skolsköterska följer lagstadgat Hälsobesök enligt riktlinjer från Socialstyrelsen.
Skolsköterska uppdaterar lokala rutiner för hantering av läkemedel samt personliga
handlingsplaner för elever inom skolan kontinuerlig, likaså lokal rutiner för kontakt med
skolsköterska samt lokal rutin övriga vårdinstanser.
Inga för verksamheten aktuella frågor inom Egenkontrollen kopplad till hälso – och sjukvård
har besvarats med nej under 2014.
Målet att alla medarbetare ha gjort E-utbildningen i basala hygienrutiner är uppfyllt och
fortsätter vara ett mål till 2015.
Samverkan med nätverket och med vårdnadshavare i synnerlighet har säkerställts via olika
möte, telefonkontakt och brev.
Arbetet med riskbedömningar och handlingsplaner utifrån verksamheten som helhet samt
utifrån den enskilda individen har fortsatts under 2014.
Övergripande mål och strategier för 2015 är skrivna.
3/10
Övergripande mål och strategier
SFS 2010:659,3 kap. 1 § och SOSFS 2011:9, 3 kap. 1§
Qualimax är företagets ledningssystem för kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Företagets
ledning fastställer kvalitets- miljö och arbetsmiljöpolicy, övergripande mål,
beskriver roller och ansvar, säkrar resurser och kompetens samt följer upp och
utvärderar målen.
Företaget ger direktiv och säkerställer så att ledningssystemet för varje verksamhet
är ändamålsenligt, med mål, organisation, rutiner, metoder och vård- och
omsorgsprocesser som säkerställer kvaliteten.
På VIP Gymnasiesärskolan har målet under 2014 varit att bedriva ett gott och säkert
hälso – och sjukvårdsarbete inom skolhälsovården. Att åstadkomma kvalitet och
säkerhet i skolhälsovården genom en uppdaterad evidensbaserad verksamhet där rutiner
kontinuerligt analyseras och omprövas. Våra strategier för att uppnå målet har varit att
ha en regelbunden och kontinuerlig kontakt med viktiga personer i elevens nätverk (som
t.ex. läkare, autismcenter, vårdnadshavare, LSS – handläggare). Att kontinuerligt följa
upp avvikelser som berör området samt att skolsköterska vid behov i samråd med
biträdande rektor/rektor har varit med på APT-möten för att informera kring viktiga
delar av detta arbete. Det nya datoriserade systemet Q-maxit har led till att alla
medarbetare har lättare tillgång till avvikelserapportering. Alla har blivit uppmanade att
skriva avvikelser flertal gånger i samband med att medarbetare lärde sig det nya
systemet. Detta kan vara en anledning till att avvikelsers antal har ökat jämfört med
tidigare åren. En tillkommande faktor till fler avvikelser är ökat antal elever som
använder läkemedel i skolan under 2014. Ytterligare ett mål för 2014 har varit att
samarbete mellan skolläkare och skolsköterska bevarades. Rutiner och program för
hälsoarbetet har funnits i metodboken. Samarbete mellan skolsköterska och medicinska
ansvarig sjuksköterska angående rutin och program över hälsoarbetet inom
skolhälsovården har inte haft samma prioritering som i 2012 men planeras utökas till
2015 igen. Dessutom var målet för 2014 att bevara och utveckla samarbete med
Vårdcentralen som stod för vaccinationsinsatser där samarbete är fungerande.
Elevhälsa
Skollagen 25§
För elever i grundsärskolan och gymnasiesärskolan ska det finnas elevhälsa.
Elevhälsan ska omfatta medicinska, psykologiska, psykosociala och
specialpedagogiska insatser.
Elevhälsan ska främst vara förebyggande och hälsofrämjande
4/10
Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet
SFS 2010:659,3 kap. 9 § och SOSFS 2011:9, 7 kap. 2 §, p 1
Ansvarsfördelning för att säkerställa patientsäkerhetsarbetet
VD har ett övergripande ansvar för styrning av företaget samt att kommunicera
kvalitetspolicy och mål.
Affärsområdeschefen ansvarar för att följa upp varje regions kvalitetsarbete
månadsvis.
Regionchefen har ansvaret i regionen att kommunicera krav och rutiner samt att följa
upp kvaliteten i varje enskild verksamhet och säkra verksamhetschefens kompetens.
Regionchefen ansvarar för att vid behov vidta kvalitets- miljö och
arbetsmiljörelaterade åtgärder inom regionen.
I de fall Nytida har uppdraget som MAS (medicinskt ansvarig sjuksköterska)
ansvarar Nytidas MAS för att eleverna får en säker och ändamålsenlig vård,
behandling av god kvalitet och att det medicinska omhändertagandet tillgodoser
kraven på hög patientsäkerhet. MAS utarbetar och beslutar om riktlinjer och följer
upp att de efterlevs. När kommunen ansvarar för MAS funktion efterlevs
kommunens riktlinjer. Där Nytida inte ansvarar för MAS funktionen är det företagets
kvalitetsutvecklare som följer upp verksamhetens kvalitet.
MAS upprättar och utvärderar riktlinjer för hälso- och sjukvården. MAS arbetar
fortlöpande med att upprätthålla, utveckla, planera, styra, kontrollera, dokumentera
och redovisa arbetet med verksamhetens kvalitet och säkerhet.
Verksamhetschefen ansvarar för att verksamheten tillgodoser hög patientsäkerhet,
god kvalitet och kostnadseffektivitet. Verksamhetschefen har det löpande ansvaret
för att verksamheten uppfyller de krav MAS ställer utifrån att den enskilde ska
tillförsäkras en god och säker vård. Verksamhetschefen ansvarar för att legitimerad
personal har rätt kompetens.
Legitimerad personal följer kontinuerligt upp sitt dagliga arbete. Legitimerad
personal ansvarar för att utföra risk- och preventionsbedömningar för respektive
elev. De ansvarar också för att insatser av hälso- och sjukvård utförs och
måluppfyllelse fortlöpande utvärderas.
I sina elevkontakter ansvarar skolsköterska för eventuella vidare behandlingar i samråd med
skolläkare och rapporterar eventuella avvikelser till biträdande rektor/rektor.
Elevhälsoteamet ansvarar för att rätta insatser erbjuds, genomförs och följs upp.
5/10
Struktur för uppföljning/utvärdering
SOSFS 2011:9 3 kap. 2 §
Alla medarbetare har kunskap om hur Nytidas rutiner för rapportering av avvikelser
är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När en avvikelse
bedöms allvarlig rapporteras detta till verksamhetschef som i sin tur tar ställning om
information till överordnad chef och uppdragsgivaren. Om det är en allvarlig hälsooch sjukvårdsavvikelse rapporteras detta till MAS/kvalitetsutvecklare.
Kvalitetsrådet är verksamhetschefens forum där man systematiskt arbetar med ett
ständigt förbättringsarbete och identifierar och bearbetar kvalitetsbrister inom
verksamheten. Som underlag används avvikelserapporter, klagomål, synpunkter och
förbättringsförslag. Erfarenheterna av det inträffande återförs till medarbetare, elev,
föräldrar/vårdnadshavare eller andra intressenter. Kvalitetsrådet beslutar om
kvalitetshöjande åtgärder.
När ny elev börjar och över tid genomförs relevanta preventionsbedömningar av
omvårdnadsansvarig sjuksköterska. Vid identifierad risk ska en omvårdnadsplan
upprättas samt kontinuerlig utvärderas dock minst två gånger/år.
Vid elevhälsomöte görs en genomgång av elevens status med biträdande rektor/rektor,
skolsköterska och respektive lärare/ansvarig pedagog. Vid varje möte görs även en
utvärdering och uppföljning av förra elevhälsomötet. Även vid nätverksmöte rund varje
elev görs en genomgång av elevens status samt görs en utvärdering och uppföljning av
åtgärder av tidigare nätverksinsatser.
Hur patientsäkerhetsarbete har bedrivits samt vilka åtgärder som
genomförts för ökad patientsäkerhet
SFS 2010:659, 3 kap. 10 § p 1-2
MAS har under året reviderat och implementerat nya riktlinjer, rutiner, blanketter
och checklistor angående patientsäkerhet.
MAS har genomfört systematisk uppföljning av de avvikelser som inkommit och
återkopplat till verksamhetschefen för uppföljning av vidtagna åtgärder.
Under året har patientsäkerhetsarbetet bedrivits genom ett aktivt arbete med att
rapportera händelser och systematiskt följa upp dessa i ledningssystemet.
Händelser inom patientsäkerhetsarbete har inte förekommit 2014. Avvikelser med
frågeställning Läkemedel redogörs nedanstående, avvikelser har ingen grund i
patientsäkerhetsarbete dock i personliga ansvar hos de delegerade medarbetarna.
Skolsköterska håller sig uppdaterad gällande nya riktlinjer, rutiner, blanketter samt
checklistor genom att kontinuerligt följande av nyhetsflöde av Kvalitetsavdelningen
på företagets intranät.
6/10
De flesta av medarbetare har uppdaterad sina kunskapar i basala hygienrutiner
genom E-utbildningen, det krävs av medarbetare att kunskapar uppdateras årligen,
vilket årligen genomförs av alla medarbetare.
Uppföljning genom egenkontroll
SOSFS 2011:9, 5 kap. 2§, 7 kap. 2 § p2
Egenkontroll har genomförts två gånger under året, maj och november.
Egenkontrollen består av ett stort antal frågor som besvaras av verksamhetschefen
tillsammans med legitimerade medarbetare. Frågorna besvaras i Q-maxit, IT-stödet
för ledningssystemet Qualimax.
Syftet med egenkontrollen är att identifiera områden för förbättringsarbete i
verksamheten. Utifrån egenkontrollen dokumenteras allt förbättringsarbete löpande i
Förbättringsloggen i Q-maxit. Egenkontrollen utgör ett underlag för
MAS/kvalitetsutvecklaren inför tillsyn..
Tillsyn genomförs årligen av MAS utifrån hälso- och sjukvården. Tillsynen är en
kontroll av efterlevnaden av riktlinjer, rutiner och en uppföljning av vidtagna
åtgärder utifrån identifierade risker och händelser.
2013 samt 2014 har ingen tillsyns gjort av MAS/kvalitetsutvecklare som anses
oläglig. Sista månaden av 2014 har skolsköterska inte haft en
MAS/kvalitetsutvecklar tilldelat till sig trots att detta anses mycket önskvärt.
Samverkan för att förebygga vårdskador
SOSFS: 2011:9,4 kap. 6 §, 7 kap. 3 § p 3
Läkarsamverkan och samverkansöverenskommelse
Enligt gällande regelverk finns samverkansöverenskommelse upprättad med berörd
skolläkare. Överenskommelsen reglerar insatsernas omfattning och innehåll bland
annat avseende tillgänglighet, uppföljning av behandlingsinsatser,
läkemedelsanvändning, medicinsk vårdplanering samt utbildningsinsatser till
medarbetarna. Överenskommelse om läkarsamverkan ger förutsättning för tydlighet
och ömsesidig förståelse.
Under 2014 har skolsköterska och skolläkare träffats kontinuerligt och haft ett
tillfredsställande samarbete. Skolsköterska har även strävat efter ett gott samarbete
med elevernas externa vårdkontakter.
7/10
Samverkan med uppdragsgivare
Verksamhetchefen har under året haft regelbunden samverkan med uppdragsgivaren
då man vid behov har följt upp hälso- och sjukvården när det gäller avvikelser,
händelser och risker samt genomförda kvalitetsuppföljningar. Det har skett en
omedelbar återkoppling då händelser inträffat eller synpunkter/klagomål från elev
eller föräldrar/vårdnadshavare har inkommit.
Genom nätverksmöte har det största samverkan mellan verksamheten och
uppdragsgivare skett.
Samverkan mellan yrkesgrupper runt eleven
Legitimerade medarbetare har tillsammans med pedagoger, rektorer och
omsorgsmedarbetare kontinuerliga uppföljningar utifrån elevens pågående hälsooch sjukvårdsinsatser, aktuella instruktioner och ordinationer.
Elevhälsoteamet tillsammans med enskilda elevens klasspersonal samverkar aktiv med
elevens hela nätverk som kan bestå av till exempel BUP, Autism Center, olika specialist
mottagningar. Skolsköterska har en fungerande lokal rutin hur hon hanterar remisser, rutinen
är godkänd av tidigare MAS/kvalitetsutvecklare.
Riskanalys
SOSFS: 2011:9, 5 kap. 1 §
Riskbedömningar och handlingsplaner utifrån verksamheten i helhet samt utifrån den
enskilda individen görs kontinuerlige. Riskbedömningar i samband med patientsäkerheten
görs via elevhälsomöte vid behov. Detta förankras vid nätverksmöte.
Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet
SFS 2010:659, 6 kap. 4 § och SOSFS 2011:9 5 kap. 4§
Rapportering av händelser/ Avvikelser
Alla medarbetare har kunskap om hur Nytidas rutiner för rapportering av avvikelser
är och har skyldighet att rapportera och direkt åtgärda en händelse. När en avvikelse
bedöms allvarlig rapporteras detta till verksamhetschef som i sin tur tar ställning om
information till överordnad chef och uppdragsgivaren. Om det är en allvarlig hälsooch sjukvårdsavvikelse rapporteras detta till MAS/kvalitetsutvecklare.
Skolsköterska rapporterar in risker eller händelser direkt till rektor och
MAS/kvalitetsutvecklare. Utifrån diskussion tas åtgärder och följs ärandet upp.
Under 2014 har ingen avvikelser skett som har blivit diskuterad med
MAS/kvalitetsutvecklare.
8/10
Hantering av klagomål och synpunkter
Klagomål och synpunkter
SOSFS 2011:9, 5 kap. 3 §, 7 kap 2 § p 6
Alla medarbetare har kunskap om Nytidas hantering av synpunkter och klagomål
och alla är ansvariga för att rapportera och direkt åtgärda ett klagomål. Synpunkter,
klagomål och förbättringsförslag är ett led i det ständiga kvalitetsarbetet.
Återkoppling om åtgärd ska alltid ske snarast, utan fördröjning till berörd part.
Verksamhetschefen och legitimerade medarbetare informeras snarast. Om
klagomålet bedöms som allvarligt rapporteras detta direkt till överordnad chef,
MAS/kvalitetsutvecklaren och uppdragsgivaren informeras omedelbart.
På VIP Gymnasiesärskola har vi inte haft några synpunkter och/eller klagomål som
har betydelse för patientsäkerheten under 2014.
Sammanställning och analys
SOSFS 2011:9, 5 kap. 6 §
På verksamheten genomförs en direkt åtgärd i samband med klagomålet eller synpunkt om
det är möjligt. Skolledningen ska alltid informeras. I det fall skolledningen behöver
genomför åtgärder görs detta och informerar vidare för berörda i organisationen. Klagomålet
registreras, bearbetas och följs upp. Utvalda frågor behandlas i arbetsgruppen (beroende vart
klagomål uppstod). Ledningsgruppen diskuterar och analyseras samt beslutar om eventuella
åtgärder. Skolledningen ansvarar för att resultatet av synpunkter eller klagomålet återkopplas
till berörd part så som kund/närstående eller uppdragsgivare samt informerar arbetsgruppen.
På VIP Gymnasiesärskola har vi inte haft några synpunkter och/eller klagomål som
har betydelse för patientsäkerheten under 2014.
Samverkan med elever och föräldrar/vårdnadshavare
SFS 2010:659 3 kap. 4 §
Samverkan med elev och föräldrar/vårdnadshavare
Verksamheten har kontinuerligt träffar med föräldrar/vårdnadshavare. För att
förebygga och identifiera eventuella risker sker kontinuerligt individuella
planeringar och uppföljningar tillsammans med elev och föräldrar/vårdnadshavare.
Skolsköterska och skolläkare ska alltid sträva efter samarbete med elev och
föräldrar/vårdnadshavare för bästa möjliga resultat av vård och behandling.
9/10
Elev bör alltid informeras i det som rör honom eller henne och informationen ska
vara anpassad efter ålder och mognad.
Nytida har en kundombudsman. Kundombudsmannen tar emot synpunkter och
klagomål från elever och föräldrar/vårdnadshavare och är oberoende från våra
verksamheter.
På VIP Gymnasiesärskolan har vi information tillgänglig om elevhälsan till föräldrarna.
Samverkan med elever sker genom kontakt vid behov där eleverna utifrån egen förmåga får
möjlighet att göra aktiva val samt att de är delaktiga i de moment som de klarar av i
kontakten med skolhälsovården. Samverkan med vårdnadshavare sker genom kontakt vid
behov via telefon, mail eller brev och i olika mötesformer. Vårdnadshavare är informerade
om hur dem kan komma i kontakt med skolsköterska och skolläkare via informationsbrev i
början av varje termin. Skolsköterska informerar närstående och andra berörda i nätverket
omkring aktuella vaccinationer och hälsobesök via telefonsamtal, kontaktboken eller
spontana möte.
Hälsobesök
Skollagen 27§
Varje elev ska i grundsärskola och specialsärskola erbjudas minst tre hälsobesök som
innefattar allmänna hälsokontroller. Eleven ska dessutom mellan hälsobesöken
erbjudas undersökning av syn och hörsel och andra begränsade hälsokontroller.
Varje elev i gymnasiesärskolan ska erbjudas minst ett hälsobesök som innefattar en
allmän hälsokontroll.
Resultat
SFS 2010:659, 3 kap. 10 § p 3
Antal avvikelser gällande hälso- och sjukvård tagna från Q-maxit
Frågeställning
Läkemedel
Utebliven dos
Dubbel dos
Felaktigt iordningsställande
Förväxling
Utebliven signering
Synpunkter och klagomål
Synpunkter och klagomål
2013
0
0
0
0
0
0
0
0
2014
0
1
1
0
0
0
0
0
10/10