Dokumenthanteringsplan för teknik- och

Dokumenthanteringsplan
för
teknik- och serviceenheten
Fastställd 2015-03-09, Dnr TSN 2015/15
Dokumentkategori: Styrdokument
Dokumenttyp: Regel
TROSA KOMMUN
Teknik- och serviceenheten
2015-03-09
Innehållsförteckning
Dokumenthanteringsplan för teknik och service................................................. 2 Gallring............................................................................................................ 2 Leverans till arkivet ........................................................................................... 2 Handlingar inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling ...................... 2 Handlingar som är av tillfällig betydelse............................................................. 3 Administration .................................................................................................... 5 Remisser och enkäter ........................................................................................ 6 Arkiv och diarier................................................................................................ 7 Personaladministration ....................................................................................... 7 Budget och ekonomisk uppföljning ....................................................................... 7 Sociala medier .................................................................................................. 8 Anläggnings- och projekthandlingar ................................................................... 9 Vatten och avlopp ............................................................................................. 11 Fastighetsakter ............................................................................................... 12 Avfallshantering ............................................................................................... 13 Gator och vägar ................................................................................................ 14 Väghållning .................................................................................................... 14 Trafik ............................................................................................................ 15 Trafiksäkerhetsinformation ............................................................................... 16 Parker och grönområden .................................................................................. 17 Fastighet/Lokalförsörjning ............................................................................... 18 Kartor och ritningar .......................................................................................... 20 Kost .................................................................................................................. 21 Arbetsmarknad ................................................................................................. 22 1
TROSA KOMMUN
Teknik- och serviceenheten
2015-03-09
Dokumenthanteringsplan för teknik och service
Av dokumenthanteringsplanen framgår vilka handlingar som ska bevaras (arkiveras för
all framtid) och vilka som ska gallras (förstöras). Det framgår också när gallring ska ske
och hur handlingarna ska förvaras.
För mer information kring arkivering och gallring se Trosa kommuns Arkivreglemente och
dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun.
Arkivansvarig ansvarar för att verksamheten uppfyller de bestämmelser som finns i
arkivlagen och i kommunens arkivreglemente. På teknik- och servicekontoret är
produktionschef/enhetschef den som är arkivansvarig.
Arkivredogörare utses av produktionschef/enhetschef. Arkivredogöraren sköter det
praktiska arbetet med myndighetens arkiv, verkställer beslutad gallring och
iordningsställande av arkivhandlingar för överlämnande till kommunarkivet.
Gallring
Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar,
eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför

förlust av betydelsebärande data,

förlust av möjliga sammanställningar,

förlust av sökmöjligheter, eller

förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet.
När det anges att en allmän handling kan gallras efter tio år, så betyder det att tio
kalenderår ska gå efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades. Allmänna
handlingar med tio års gallringsfrist som upprättas 2013, kan alltså gallras tidigast i
januari 2024.
Vid gallring ska ett gallringsprotokoll fyllas i. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa
kommun för instruktioner.
Leverans till arkivet
Leverans till kommunarkivet bör ske efter tio år eller när arkivansvarig gör bedömningen
att leverans bör ske tidigare. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för
rutiner vid överlämnandet.
Handlingar inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling
Handlingar som uppkommer inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling
redovisas i egna dokumenthanteringsplaner.
Gallringsråd
Trosa kommuns dokumenthanteringsplaner baseras på Sveriges Kommuner och
Landstings gallringsråd som finns i skrifterna Bevara eller gallra.
2
TROSA KOMMUN
Teknik- och serviceenheten
2015-03-09
Handlingar som är av tillfällig betydelse
A. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av
tillfällig eller ringa betydelse
Gallringsfrist: Vid inaktualitet, det innebär att respektive tjänsteman kan gallra
handlingen när den inte behövs för arbetet.
Exempel på ovanstående handlingar:
1. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos
myndigheten med samma innehåll.
2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av
tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär.
3. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon
åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse.
4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som
är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till
annan myndighet eller enskild för åtgärd.
5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att
underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att
dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att
upprätthålla samband inom arkivet.
6. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts
anteckning som tillfört ärende sakuppgift.
7. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under
förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har
inkommit till eller utgått från myndigheten. Här avses t.ex. inlämningskvitton och
kvittensböcker för avgående post.
8. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll
av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar
som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras.
9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och
verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts,
under förutsättning att handlingar inte heller i övrigt har någon funktion.
B. Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts
till nya databärare, eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av
nya handlingar
Gallringsfrist: Vid inaktualitet, det innebär att respektive tjänsteman kan gallra
handlingen när den inte behövs för arbetet.
Exempel på ovanstående handlingar:
1.
Handlingar som har inkommit till kommunen eller expedierats från kommunen i
elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat
format eller annan databärare, till exempel utskrift på papper.
3
TROSA KOMMUN
Teknik- och serviceenheten
2015-03-09
2. Handling som inkommit till myndigheten i icke autentiserad form, till exempel fax,
om en autentiserad handling med samma innehåll har inkommit senare. Om den
först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att
ärendet avslutas, om inte ankomsttiden dokumenteras på annat sätt.
3. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda,
telefonsvarare eller motsvarande, och som tillfört ärendet sakuppgift, under
förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts
övriga handlingar.
4
TROSA KOMMUN
Teknik- och serviceenheten
2015-03-09
Administration
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Protokoll från teknik- och
servicenämnden
Original bevaras i
pärmar, årsvis och
kronologiskt
Bevaras
Använd Arkiv 100 papper
Protokollsutdrag
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Inbindning
Kopieras på Arkiv 80 papper
Diarieförs tillsammans med
ärendet
Delegeringsbeslut
Förvaras tillsammans
med ärendet
Bevaras
Föredragningslistor,
dagordningar och kallelser till
sammanträden
K:\Nämnder…
Bevaras
Tjänsteskrivelser till nämnd
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Organisationsutredningar
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Arbetsordning, reglementen
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Kvalitetsdokumentsbeskrivning/
miljöledningssystem, processoch organisationsbeskrivningar
Diarieförs i Diabas
Bevaras
MBL-protokoll/
Samverkansprotokoll
Original bevaras i
pärmar, årsvis och
kronologiskt
Bevaras
Protokoll/mötesanteckningar
från ledningsgrupp,
avdelningsmöten,
personalmöten,
informationsmöten och liknande
som innehåller beslut eller
information av direkt betydelse
för verksamheten
Original bevaras i
pärmar, årsvis och
kronologiskt
Bevaras
Diarieförda handlingar
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Korrespondens av tillfällig
betydelse
Bevaras på resp.
nämnd och årsvis
Undantag: om man
diariefört handlingar av
tillfällig eller ringa karaktär
kan dessa gallras efter
särskilt beslut
Gallras
efter 2 år
5
TROSA KOMMUN
Teknik- och serviceenheten
2015-03-09
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Avtal, överenskommelser och
kontrakt av stor vikt och/eller
långvarig karaktär
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Kopia på avtal som gäller
inköp ska till
Avtalskalendern
Gallras två
år efter
upphörd
giltighet
T.ex. avtal med konsulter,
kontrakt och leasingavtal
Avtal och kontrakt av kortvarig
karaktär
Handlingar, slutrapport,
protokoll etc. från utredningar
och projekt som görs inom eller
på uppdrag av den egna
verksamheten
Bevaras
Statistik, verksamhetsspecifik
egenproducerad
Bevaras
Informationsskrifter och
broschyrer som framställs inom
den egna verksamheten
Arkivkartong
Bevaras
Pressklipp som har direkt
anknytning till verksamheten
Arkivkartong
Bevaras
Beskrivningar av IT-system
(ADB-register)
Bevaras
Erinringar mot förslag till
föreläggande
Gallras
efter 10 år
Inventarieförteckningar
Bevaras
Ansökningar om externa medel
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Remisser, egna upprättade med
sammanställning
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Remisser, svar på inkommande
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Kopia på avtal som gäller
inköp ska till
Avtalskalendern
Remisser och enkäter
Enkäter, egenproducerade av
långsiktig betydelse
Anmärkning
Bevaras
Även svar på inkommande
Enkäter av tillfällig betydelse
Pärm/dator
Gallras vid
inaktualitet
Inkommande och
egenproducerade
Enkätsvar, inkomna
Pärm/dator
Gallras
Om sammanställning finns
6
TROSA KOMMUN
Teknik- och serviceenheten
2015-03-09
Arkiv och diarier
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Arkivredovisningar,
arkivbeskrivningar och
arkivförteckningar
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Dokumenthanteringsplan
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Diarier och övriga register som
ger sökingångar till handlingar
Diarieplan
Anmärkning
Bevaras
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Kompetensutvecklingsplaner
Digitalt
Gallras när
anställning
upphört
Utvecklingsplaner, individuella
Digitalt
Gallras när
anställning
upphört
Utvecklingssamtal,
dokumenterade
överenskommelser
Digitalt
Gallras när
anställning
upphört
Utvecklingssamtal, övriga
anteckningar
Digitalt
Gallras vid
inaktualitet
Personaladministration
Övriga personalärenden
Anmärkning
Se separat
dokumenthanteringsplan för
personaladministration
Budget och ekonomisk uppföljning
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Budgetförslag
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Budget och flerårsplan
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Internbudget
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Ekonomisk uppföljning med
helårsprognos
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Bokslut och
verksamhetsberättelse
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Anmärkning
7
TROSA KOMMUN
Teknik- och serviceenheten
Handling
2015-03-09
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Övriga ekonomiärenden
Anmärkning
Se separat
dokumenthanteringsplan för
ekonomiadministration
Sociala medier
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Olämpliga inlägg på sociala
medier
Bevaras
Inläggen raderas men skrivs
ut på papper för att fungera
som underlag för en
eventuell polisanmälan
Inlägg på sociala medier
Gallras vid
inaktualitet
Utdrag från sociala medier
Gallras vid
inaktualitet
8
TROSA KOMMUN
Teknik- och serviceenheten
2015-03-09
Anläggnings- och projekthandlingar
Handlingar som ska bevaras
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Dokumentation över projekt,
foton, filmer m.m.
Projektpärm
Bevaras
Utredningar som ligger till grund
för projektet
Anmärkning
Bevaras
Antagna anbud/offerter med
tillhörande handlingar:
anbudsförfrågan,
anbudsunderlag,
anbudssammanställning m.m.
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Entreprenadavtal/beställning
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Ritningar, relationsritningar.
Bevaras
Tekniska beskrivningar av
projektet
Bevaras
Geotekniska
grundundersökningar
Bevaras
Utlåtanden som inhämtats från
utomstående
Bevaras
Handlingar rörande byggnader
som p.g.a. sitt kulturhistoriska
värde inte får förändras eller
rivas (byggnadsminnen etc.):
besiktningsprotokoll,
konsultavtal, konsulternas
projekthandlingar och protokoll
från sammanträden,
projektmöten, byggmöten etc.
Bevaras
Upphandlingsärenden
registreras som eget
ärende. Se separat
dokumenthanteringsplan för
upphandlingsprocessen
Handlingar som ska gallras
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Besiktningsprotokoll
Digitalt
Gallras 10
år efter
garantitide
ns utgång
Bevaras när de rör
byggnader som p.g.a. sitt
kulturhistoriska värde inte
får förändras eller rivas
(byggnadsminnen etc.)
9
TROSA KOMMUN
Teknik- och serviceenheten
2015-03-09
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Kalkyler
Digitalt
Gallras 10
år efter
garantitidens
utgång
Konsultavtal, konsulternas
projekthandlingar
Projektpärm
Gallras 10
år efter
garantitidens
utgång
Korrespondens och övriga
handlingar som gäller
instruktioner för drift och
underhåll
Digitalt
Gallras 10
år efter
garantitide
ns utgång
Protokoll från sammanträden,
projektmöten, byggmöten etc.
Digitalt
Gallras 10
år efter
garantitide
ns utgång
Sprängjournaler
Digitalt
Gallras 10
år efter
garantitide
ns utgång
Bygglov
Digitalt
Gallras 2 år
efter slutbesiktning
Tillstånd för sprängning och för
explosiva varor
Gallras vid
inaktualitet
Hyreskvitton på maskiner
Gallras vid
inaktualitet
Anmärkning
Bevaras när de rör
byggnader som p.g.a. sitt
kulturhistoriska värde inte
får förändras eller rivas
(byggnadsminnen etc.)
Bevaras när de rör
byggnader som p.g.a. sitt
kulturhistoriska värde inte
får förändras eller rivas
(byggnadsminnen etc.)
10
TROSA KOMMUN
Teknik- och serviceenheten
2015-03-09
Vatten och avlopp
Handlingar som ska bevaras
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Tillstånd från myndigheter (som
gäller den egna verksamheten)
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Även ansökningshandlingar
ska diarieföras
Ledningsavtal, tillstånd att t.ex.
korsa järnväg med VA-ledningar
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Ledningskartor
Digitalt kartsystem
för VA
Bevaras
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Miljörapporter, t.ex. rapporter
om vilka kemikalier som
används vid rening av
avloppsvatten
Pärm, årsvis
Bevaras
Skyddsbestämmelser för
vattentäkt
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Utredningar och planer
Digitalt
Bevaras
Vattenmål. Avgjorda domar i
vattendomstol, som rör de egna
vattentäkterna.
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Underhållsprogram, planerat
underhåll
Digitalt
Bevaras
Driftjournaler för reningsverk
och vattenverk
På respektive
reningsverk
Bevaras
Årsrapporter över vatten- och
avloppsanläggningar
Kartsystem upphandlas
Äldre kartor bevaras i
arkivet
Anmärkning
Bevaras
Vattenanalyser, provtagning av
renvatten, spillvatten
Pärm
Bevaras
Läcksökning. Rapporter från
läcksökning på ledningsnätet och
akuta vattenläckor
Digitalt kartsystem
för VA
Bevaras
11
TROSA KOMMUN
Teknik- och serviceenheten
2015-03-09
Handlingar som ska gallras
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Abonnentregister
Verksamhetssystemet
EDP Future
Gallras vid
inaktualitet
Under ständig bearbetning
Register över vattenmätarbyten
Verksamhetssystemet
EDP Future
Gallras vid
inaktualitet
Förteckning över fettavskiljare
Gallras vid
inaktualitet
Provningsprotokoll,
vattenmätare
Gallras
efter 10 år
Ledningsregister
Digitalt kartsystem
för VA
Gallras vid
inaktualitet
Besiktningsprotokoll inför och
efter sprängning i närheten av
fastigheten
Gallras
efter 10 år
Sprängtillstånd och
sprängupplagstillstånd
Gallras
efter 1 år
Schaktningstillstånd
Gallras
efter 1 år
Yttranden till annan myndighet
gällande externa ansökningar
om tillstånd till miljöfarlig
verksamhet
Gallras
efter 5 år
Förteckning uppdateras
löpande
Under ständig bearbetning
Fastighetsakter
Handlingar för varje fastighet som är ansluten till kommunalt vatten och avlopp
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Yttranden till nybyggnadskarta
Digitalt
Bevaras
Slutlig nybyggnadskarta
bevaras på
samhällsbyggnadskontoret
Servitutsavtal mellan
fastighetsägare och VA-verket
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Uppgifter om anslutning till
kommunalt VA, t.ex. kontrakt
eller avtal
Fastighetsakt
Bevaras
Skrivelser mellan
fastighetsägaren och VA-verket.
Kan ingå i diarieförda handlingar
Digital fastighetsakt
Bevaras
Uppgifter om debiterade
anläggningsavgifter
Digital fastighetsakt
Avtal förvars i pärm
Bevaras
Underskrivet
debiteringsunderlag i pärm
12
TROSA KOMMUN
Teknik- och serviceenheten
2015-03-09
Avfallshantering
Handlingar som ska bevaras
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Renhållningsordning för
kommunen
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Avfallsplan för kommunen
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Renhållningstaxan
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Kommunens organisation för
transporter av miljöfarligt avfall
Bevaras
Beslut om sluten tank,
lösningsmedel, brandfarlig vara
och liknande
Bevaras
Skadestånd, ersättning
Bevaras
Upphandling av entreprenör för
renhållning, återvinning m.m.
och kontrakt med
entreprenören.
Diarieförs i Diabas
Utredningar
Bevaras
Anmärkning
Se separat
dokumenthanteringsplan för
upphandlingsprocessen
Bevaras
Handlingar som ska gallras
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Abonnentregister
Verksamhetssystemet
EDP Future
Gallras vid
inaktualitet
Under ständig bearbetning
Uppehåll från soptömning
Verksamhetssystemet
EDP Future
Gallras vid
inaktualitet
Avtal av mindre betydelse och
tillfällig karaktär, t.ex. avtal om
att ställa upp en sopcontainer på
allmän platsmark eller parkmark
Pärm, löpande
Gallras
efter 2 år
Förfrågningar och klagomål av
rutinartad karaktär
Efter utgången avtalstid
Gallras vid
inaktualitet
13
TROSA KOMMUN
Teknik- och serviceenheten
2015-03-09
Gator och vägar
Väghållning
Handlingar som ska bevaras
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Entreprenadavtal av betydelse
och av särskilt intresse
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Beslut om bidrag till enskilda
vägar.
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Broliggare
Pärm
Bevaras
Ersättningsanspråk p.g.a.
vägarbete.
Pärm
Bevaras
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Bevaras
Planer och program, t.ex. för
gatubelysning, ombyggnader,
drift och underhåll av vägar.
Remisser från olika
myndigheter, t.ex. från
Vägverket (flerårsplaner,
förbättringsplaner m.m.)
I liggaren samlas alla
handlingar om broar. Där
finns uppgifter om
byggnadsår, reparationer
och annat underhåll,
besiktningar m.m.
Bevaras
Förändringar av
väghållningsområde och
statskommunvägnät
Lokala ordningsföreskrifter med
tillhörande beslut
Anmärkning
Diarieförs i Diabas
Utredningar
Bevaras
Bevaras
Handlingar som ska gallras
Handling
Förvaring och sortering
Arbetsprogram
Bidrag till enskilda vägar,
ansökan
Entreprenadavtal av
rutinkaraktär
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Gallras
efter 2 år
Pärm
Gallras
efter 10 år
Gallras
efter 2 år
14
TROSA KOMMUN
Teknik- och serviceenheten
2015-03-09
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Flyttning av fordon
Pärm
Gallras
efter 10 år
Framkomlighetskarta vid
vägarbeten
Vid
inaktualitet
Upplåtelse av allmän platsmark
Gallras
efter 1 år
Protokoll från
övertagandebesiktning
Anmärkning
Pärm
Gallras
efter 10 år
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Lokala trafikföreskrifter och
trafikliggare
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Upphävande av lokala
trafikföreskrifter
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Protokoll från Trafikrådet
Original bevaras i
pärmar, årsvis och
kronologiskt i
kommunarkivet
Bevaras
Använd Arkiv 100 papper
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Parkeringstillstånd för
rörelsehindrade
Pärm
1 år efter
utgången
giltighetstid
Tillfälliga lokala trafikföreskrifter,
dispenser och tillstånd
Verksamhetssystemet
RDT, Transportstyrelsen
Gallras
efter 2 år
Trafik
Handlingar som ska bevaras
Anmärkning
Handlingar som ska gallras
15
TROSA KOMMUN
Teknik- och serviceenheten
2015-03-09
Trafiksäkerhetsinformation
Handlingar som ska bevaras
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Dokumentation om aktiviteter,
t.ex. kampanjer, studiecirklar,
Trafikens dag
Pärm
Bevaras
Protokoll från sammanträden
med trafiksäkerhetsråd och
liknande grupper
Original bevaras i
pärmar, årsvis och
kronologiskt
Bevaras
Använd Arkiv 100 papper
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Informationsmaterial från NTF
m.fl.
Gallras vid
inaktualitet
NTF (Nationalföreningen för
Trafiksäkerhetens
Främjande)
Kommunens kopia av
trafikolycksfallsrapporter
Gallras vid
inaktualitet
Handlingar som ska gallras
Handling
16
TROSA KOMMUN
Teknik- och serviceenheten
2015-03-09
Parker och grönområden
Handlingar som ska bevaras
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Entreprenadavtal av betydelse
och av särskilt intresse
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Planer och utredningar, t ex
grönplan, lekplatsutredningar,
grönytor inom
detaljplaneområden.
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Handlingar som ska gallras
Handling
Entreprenadavtal av
rutinkaraktär, t ex avtal med
bostadsrättsförening som sköter
allmän platsmark, parkmark
Gallras 2 år
efter
upphörd
giltighet
Avtal med skolor, daghem,
bostadsföreningar,
idrottsföreningar m.fl. om
skötsel av grönytor, lekplatser
m.m.
Gallras 2 år
efter
upphörd
giltighet
Anmärkning
17
TROSA KOMMUN
Teknik- och serviceenheten
2015-03-09
Fastighet/Lokalförsörjning
Handlingar som ska bevaras
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Energi- och driftstatistik
K:/Kfts-kontoret…
Bevaras
Utredningar och planer om
lokalförsörjningsfrågor, drift och
underhåll m.m.
K:/Kfts-kontoret…
Bevaras
Ritningar
Bevaras
Tekniska beskrivningar
Bevaras
Byggmötesprotokoll
Anmärkning
Se SKL:s Gallringsråd nr 4.
Bevara eller gallra? – Råd
om kartor och ritningar för
kommuner och landsting,
avsnitt 6.3
Pärm
Bevaras
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Avtal, t.ex. nyttjanderätts- eller
arrendeavtal
Mappsystem, sorterat
på fastighet
Gallras 2 år
efter
utgången
avtalstid
Fastighetsförsäkringar och
garantibrev
Pärm, årsvis
Gallras
efter 2 år
efter upphörande
Protokoll, t.ex.
slutbesiktningsprotokoll
Projektpärm
Gallras 10
år efter
garantitidens
utgång
Fastighetsdeklaration
Pärm
Gallras
efter 5 år
Efter ny fastighetstaxering
Fastighetstaxering
Pärm
Gallras
efter 5 år
Efter ny fastighetstaxering
Hyreskontrakt
Mappsystem, sorterat
på fastighet
Gallras 2 år
efter upphörande
Under förutsättning att
hyresskuld inte kvarstår
Uppsägning av hyresgäst
Mappsystem, sorterat
på fastighet
Gallras
efter 2 år
Från den tidpunkt då
hyresgästen flyttade
Gallras
efter 2 år
Ekonomienheten
Handlingar som ska gallras
Betalda hyresskulder
Anmärkning
18
TROSA KOMMUN
Teknik- och serviceenheten
Handling
2015-03-09
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Restlängd, hyror
Gallras
efter 2 år
Ekonomienheten
Register över lås och nycklar
Vid
inaktualitet
Hanteras av Trotab och
serviceenheten
Driftinstruktioner för VVS m.m.
Pärm
Vid
inaktualitet
Beskrivningar av speciella
installationer
Driftinstruktioner
Vid
inaktualitet
Dokumentation över löpande
underhåll
Vid
inaktualitet
Framgår i
byggmötesprotokoll med
Trotab
När ny besiktning
genomförs
Periodiskt återkommande
besiktningar, t.ex. över
ventilation, hissar, brandsyn
Pärm
Vid
inaktualitet
Larm- och polisrapporter
Pärm
Gallras
efter 2 år
19
TROSA KOMMUN
Teknik- och serviceenheten
2015-03-09
Kartor och ritningar
Se SKL:s Gallringsråd nr 4. Bevara eller gallra? – Råd om kartor och ritningar för kommuner och
landsting, avsnitt 6.3
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Områdeskartor utvisande
gränser för administrativa
beslut, t.ex. var vissa lokala
ordningsregler gäller
Bevaras
Kartor över parker och
planteringar
Bevaras
Relationsritningar
(huvudritningar),
grundundersökningsritningar,
konstruktionsritningar samt
ritningar över inkommande
serviser för vatten, avlopp och
el.
Ritningsdatabas –
kommunfastigheter,
Trosa kommun
Bevaras
Samtliga ritningar till byggnader
som har en tidstypisk och
lokalhistorisk karaktär, ritningar
över experimenthus och
ritningar av erkänt konstnärligt
utförande.
I de fall ritningar finns
lagrade digitalt (CADsystem) bör man med
jämna intervall (vart femte
eller tionde år) samt före
och efter stora förändringar
framställa arkivbeständiga
kopior.
I sammanhang då det är alldeles
uppenbart att stadsbilden
(motsvarande) har utsatts för
påtaglig omgestaltning, ska
ritningar för berörda byggnader
bevaras.
Bevaras
Trafik- och anläggningsritningar
Ritningar utvisande trafikleder,
broar, tunnlar, bergrum,
anläggningar för schaktning och
utfyllnad som innebär ändringar
i strandkonturen
Översiktsritningar rörande
vatten och avlopp
Ritningar över inaktuella eloch VVS-anläggningar eller
andra anläggningar som
normalt finns i byggnader av
den aktuella typen kan
gallras.
Om kommunen säljer en
byggnad till en köpare
utanför den kommunala
eller statliga sektorn, bör
man behålla kommunens
exemplar av de till
fastigheten hörande
ritningarna
(relationsritningar m.fl.) och
överlämna kopior till
köparen.
Samtliga ritningar för byggnader
som genom särskilt beslut, ex.
K-märkning, inte får förändras
eller rivas.
Ritningar för teknisk försörjning
Anmärkning
Ritningsdatabas –
kommunfastigheter,
Trosa kommun
Ritningar över smärre
förändringar av
gatusträckningar,
konstruktion av farthinder
(vägbulor) etc. behöver inte
bevaras
Bevaras
20
TROSA KOMMUN
Teknik- och serviceenheten
2015-03-09
Kost
Handlingar som ska bevaras
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Protokoll från kostråd eller
motsvarande
Förvaras på skolorna
Bevaras
Matsedlar, näringstabell.
Pärm kostenheten
Bevaras
Ansökan om
livsmedelsanläggning,
godkännande samt beslut om
riskklassificering,
inspektionsrapporter
Pärm kostenheten
Bevaras
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Även de matsedlar som kan
finnas för specialkost,
vegetarisk kost etc.
Handlingar som ska gallras
Handling
Prover, friskintyg, egenkontroll
Gallras
efter 1 år
Distributionslistor
Vid
inaktualitet
Anmärkning
21
TROSA KOMMUN
Teknik- och serviceenheten
2015-03-09
Arbetsmarknad
Handlingar som ska bevaras
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Anställningsbeslut
Personalenheten
Bevaras
Kopia förvaras på
arbetsmarknadsenheten
Arbetsintyg, skriftliga omdömen
Personalenheten
Bevaras
Kopia förvaras på
arbetsmarknadsenheten
Betyg, intyg över genomgångna
utbildningar
Personalenheten
Bevaras
Kopia förvaras på
arbetsmarknadsenheten
Verksamhetsplaner och
verksamhetsberättelser
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Tillsammans med teknikoch servicenämndens
verksamhetsberättelse
Verksamhetsuppföljningar
Pärm, årsvis
Bevaras
Projekthandlingar (beskrivning,
finansiering, innehåll,
uppföljning, resultat)
Pärm, årsvis
Bevaras
Årsstatistik som redovisar
åtgärder, antal deltagare,
kostnader etc.
Bevaras
Redovisas i teknik- och
servicenämndens
verksamhetsberättelse
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Anvisning, remiss från
arbetsförmedling, socialtjänst
Gallras
efter 2 år
Efter avslutad åtgärd
Beslut från arbetsförmedling,
socialtjänst
Gallras
efter 2 år
Efter avslutad åtgärd
Ärendeblad/journalblad
Gallras
efter 2 år
Efter avslutad åtgärd
Utredningar/kartläggning
Gallras
efter 2 år
Efter avslutad åtgärd
Handlingsplan
Gallras
efter 2 år
Efter avslutad åtgärd
Uppföljning
Gallras
efter 2 år
Efter avslutad åtgärd
Korrespondens med
placeringsenhet (arbetsgivare)
Gallras
efter 2 år
Efter avslutad åtgärd
Överenskommelser med
deltagare
Gallras
efter 2 år
Efter avslutad åtgärd
Handlingar som ska gallras
Handling
Förvaring och sortering
22
TROSA KOMMUN
Teknik- och serviceenheten
2015-03-09
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Förstadagsintyg
Personalenheten
Gallras
efter 2 år
Efter avslutad åtgärd
23