Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan med gallringsföreskrifter för Barn- och utbildningsnämnden Giltig fr o m 2015-04-07 Antagen i bun 2013-03-05 Redaktionella ändringar 2015-03-31 Dokumenthanteringsplan 1/43 DOKUMENTHANTERINGSPLAN MED GALLRINGSFÖRESKRIFTER FÖR BARN OCH UTBILDNINGSNÄMNDENS ANSVARS- OCH VERKSAMHETSOMRÅDE Enligt det kommunala arkivreglementet (KFS 2005:452) §5 ska dokumenthanteringsplaner upprättas för samtliga myndigheter. En dokumenthanteringsplan beskiver de handlingar som inkommit, upprättats och/eller förvaras i verksamheten och hur dessa hanteras. Planen ska ses över och revideras kontinuerligt. En tydlig dokumenthanteringsplan skapar kontinuitet i ärendehanteringen. För digitalt bevarande pågår utformande av strategier i dagsläget, varför flertalet handlingstyper anges förekomma i både analog och digital form. För att garantera en fungerande långtidsbevaring rekommenderas i dagsläget att informationen lagras på papper. Inledningsvis ges förklaringar på begrepp som förekommer i dokumenthanteringsplanen samt en instruktion kring gallring av handlingar med tillfällig eller ringa betydelse, rensning i samband med att ett ärende avslutas samt brandklassad förvaring. Handling dokument som inkommit eller upprättats hos myndigheten Media betyder medel eller metoder för framställning, överföring och lagring av handlingar. Exempelvis i pappersform eller digitalt. Bevaras innebär att handlingen skall arkiveras för all framtid. Handlingar som skall bevaras levereras till kommunarkivet. Gallras innebär att handlingen förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. Sekretessbelagd handling strimlas. När det exempelvis anges att en handling kan gallras efter tio, så betyder det att gallring utförs på det elfte året. Vid inaktualitet innebär att handlingen gallras när den inte längre behövs i verksamheten. Närarkiv kan vara tjänsterum eller tillgång till arkiv inom arbetsplatsen . Centralarkiv kommunens gemensamma arkiv Anmärkning innehåller kompletterande uppgifter, såsom innehåll, uppkomst, hänvisningar och specifika gallringsbestämmelser Dokumenthanteringsplan 2/43 Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse 1. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig eller rutinmässig karaktär 2. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse 3. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller om de är meningslösa och obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd 4. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet 5. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärendet sakuppgift 6. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som skall bevaras 7. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion Rensning i samband med att ärenden avslutas Senast i samband med att ärendet avslutas, ska man ta ställning till om minnesanteckningar, utkast eller andra motsvarande handlingar ska arkiveras och därmed bli allmänna handlingar enligt bestämmelserna i 2 kap §9 i tryckfrihetsför ordningen. Att förstöra sådana handlingar som inte ska arkiveras, kallas rensning och är en åtgärd som vidtas oberoende av gallringsregler. Normalt är att handläggaren utför rensningen. Dokumenthanteringsplan 3/43 Leverans av handlingar till kommunarkivet Handlingarna ska vara rensade från arbets- och informationsmaterial av tillfällig betydelse (t ex reklam, utkast, kopior). Handlingar som har kortare bevarandetid än 10 år, ska vara gallrade före leverans. Gem, plastregister, plastfickor och postit-lappar ska vara borttagna. Olika typer av handlingar ska vara åtskilda. Handlingarna ska vara ordnade i diarienummerordning, kronologisk ordning eller annan liknande ordning. Handlingarna kan läggas i godkända arkivboxar eller annan typ av box/låda. Skriv med blyerts utanpå boxen varifrån handlingarna kommer (förvaltning/enhet). Arkivboxarna beställs från aktuell leverantör. Kontakta arkivet för information. Leveranskvitto ska medfölja med uppgifter om förvaltning/myndighet/enhet, vilka handlingar som levereras, samt namn och kontaktuppgifter till den som är ansvarig för överlämnandet. Om leveranskvitto saknas, returneras handlingarna. Brandklassad förvaring För att ett skåp skall kunna ge ett skydd vid brand skall de vara brandklassade. När ett skåp är godkänt för att skydda papper mot brand så skall det vara klassat enligt 60P, 90P eller 120P och om det är godkänt för att skydda datamedia heter Klassningarna istället 60D/Diskette eller 120D/Diskette. Dokumenthanteringsplan 4/43 Innehållsförteckning Avsnitten ”Allmän administrativ verksamhet”, ”Ekonomi”, Personaladministration” och ”Upphandla, köpa in och avtala” är kommunövergripande med tillägg av specifika handlingar som finns inom barn- och utbildningsförvaltningens verksamheter. Allmän administrativ verksamhet ...........................................................................................5 Antagning...................................................................................................................................9 Ekonomi ...................................................................................................................................10 Elevhälsa ..................................................................................................................................14 Förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg .......................................................................15 Förskoleklass och grundskola ................................................................................................17 Gymnasiet ................................................................................................................................20 IT ..............................................................................................................................................23 Personaladministration ..........................................................................................................24 Skolbibliotek ............................................................................................................................31 Skolmåltid ................................................................................................................................32 Grundsärskola; Gymnasiesärskola;Särskild utbildning för vuxna ...................................33 Transport .................................................................................................................................33 Upphandla, köpa in och avtala ..............................................................................................35 Vuxenutbildningen och kvalificerad yrkesutbildning (KY) ...............................................41 Dokumenthanteringsplan 5/43 Allmän administrativ verksamhet Under denna rubrik hittar du även handlingar som förekommer inom samtliga skolformer Handlingar Media Adresslistor Papper/ Digitalt Vid inaktualitet X Papper Bevaras X Papper Vid inaktualitet X Papper Bevaras X X X Papper Bevaras X X X Papper Vid inaktualitet X Papper Bevaras X X X Papper Bevaras X X X Papper Papper Papper Bevaras 2 år Bevaras X X X X X X X Papper 10 år X Vid inaktualitet X Bevaras X Papper Vid inaktualitet X Papper Bevaras X Anmälan av behandling av personuppgifter till Datainspektionen Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Arkivbeskrivning / beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Anonyma skrivelser Avslag på begäran om utlämnade av allmän handling Avtal och handlingar rörande entreprenader respektive uppdragsutbildning Avtal/kontrakt Avtal/kontrakt av rutinmässig karaktär Balanserat styrkort, Barn- och utbildningsnämndens arvodesunderlag för förtroendevalda Begäran om utlämnande av allmän handling Broschyrer egna verksamheter Cirkulär och meddelanden av kortvarig betydelse, handlingar överlämnade för kännedom samt övrig allmän information Delegeringsbeslut Papper/ Digitalt Papper Gallring Närarkiv Centralarkiv Diarieförs Anmärkning Krisgrupp Posom medlemmar jämte ”Instruktioner för ledningsgrupp och stödpersoner” X X PuL PuL X PuL. Nämndsbeslut Upprättas enligt arkivlagen § 6, samt offentlighets- och sekretesslagen kap 4 § 2 Diarieförs då ärendet är av vikt för verksamheten T ex hyresavtal - efter kontraktets upphörande. Förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar o.d. X X X 1 ex sparas T ex från Sveriges kommuner och landsting, Socialstyrelsen, kurs- inbjudningar X X Dokumenthanteringsplan Handlingar Delegationsförteckningar/ originallistor över anmälda delegationsbeslut Delegeringsordning Detaljplaner Dokumenthanteringsplan Enkäter Media Gallring Närarkiv Centralarkiv Diarieförs Papper Bevaras X X X Papper Papper Papper Papper Bevaras 2 år Bevaras Vid inaktualitet X X X X X X X X Papper Bevaras X X X Papper Bevaras X X X Papper Vid inaktualitet Bevaras X X Vid inaktualitet X Papper Bevaras X Papper Vid inaktualitet X Papper Papper Papper Papper Papper Papper/ Digitalt Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Bevaras Bevaras Korrespondens av tillfällig betydelse Korrespondens, av vikt för verksamheten Enkätsammanställningar Entledigande av tidigare anmält personuppgiftsombud Fax: sändningskvitton, försättsblad, körjournal Fotografier, multimedia Fotografier, multimedia Föredragningslistor, dagordningar och kallelser till sammanträden Förteckning larmnummer och kontaktpersoner Handböcker Handlingsplaner Handlingar rörande samtycke PuL Informationsbroschyrer/skrifter, egna Intern kontroll, rapporter Klagomål, förslag och beröm via synpunktshanteringen Digitalt/ Papper Digitalt/ Papper 6/43 Anmärkning Ett exemplar av enkäten bevaras tillsammans med sammanställningen PuL. Ingår i Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen. Nämndsbeslut Samlade för att belysa den egna verksamheten För t ex intern information och utbildning X X De som används som register eller innehållsförteckningar till protokollen bör bevaras X X X X X X X X Framtagna för den egna verksamheten Ej elevadministrativa ärenden För t ex publicering av bilder på hemsidor. X X X Bevaras X X X Papper Vid inaktualitet X Papper Bevaras X Cirkulär, rutin korrespondens, kursinbjudningar, interna meddelanden m.m. X X Dokumenthanteringsplan Handlingar Media Kurser, seminarier och andra utbildningar i egen regi Papper/ Digitalt Bevaras/ Vid inaktualitet Körjournaler Leveranskvitto Likabehandlingsplaner 2 år Vid inaktualitet Bevaras X Vid inaktualitet X Bevaras Miljöcertifiering/diplomering, Miljöpolicy/styrdokument Mobiltelefoner, handlingar Papper Papper Papper Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper Papper Papper Nyckelkvittenser, förteckning Gallring Närarkiv X Diarieförs X X X X X Bevaras Bevaras Vid inaktualitet X X X X X X X Papper Vid inaktualitet X Nyckeltal Ordningsföreskrifter, handlingar rörande ordningen vid skolenheterna samt tillsyn och vård av lokaler, inventarier och utbildningsmaterial. Organisations planer/scheman Parkerings-/garageplatser Planer för att förhindra och förebygga kränkande behandling Papper Bevaras X X Papper Bevaras X X Papper Papper Bevaras Vid inaktualitet X X X Papper Bevaras X X X Postöppning fullmakter Papper Vid inaktualitet X Projekt Papper Bevaras X X X Medborgarförslag Anmärkning Program, deltagarlistor, unikt studiematerial samt kopior av kursintyg bevaras. Övriga handlingar (som inte ingår i ekonomisk eller personalredovisning) kan gallras Vid inaktualitet. X Manualer och lathundar X Centralarkiv 7/43 Endast centrala förvaltningen När nyckeln återlämnats eller när den ej längre behövs för kontroller X Kontrakts förteckning. Efter kontraktets upphörande Slutrapport, dokumentation, protokoll och dylikt som kan behövas för att förstå projektet. Dokumenthanteringsplan Handlingar Protokoll Media Gallring Närarkiv X Centralarkiv X Diarieförs Papper Bevaras Papper/ Digitalt Vid inaktualitet X Registerförteckning PuL Registerutdrag (begäran om) samt svar Reglementen Remisser Riktlinjer Risk- och krishantering, rutinbeskrivningar Samtalsguide för personer med skyddad identitet Sammanträdestider BUN Sekretessbevis för förtroendevalda Skolkataloger med uppgifter om lärare och elever Papper Papper Papper Papper Papper Papper Vid inaktualitet 1 år Bevaras Bevaras Bevaras Vid inaktualitet X X X X X X Papper Vid inaktualitet X Papper Papper Bevaras Bevaras Papper Bevaras SMS/Röstmeddelanden Digitalt Bevaras/vid inaktualitet Statistikuppgifter Papper Vid inaktualitet X X X Styrkort Synpunktshantering, beröm, klagomål och förslag Papper Papper/ Digitalt Bevaras X X X Bevaras X X X Systematiskt kvalitetsarbete Papper Bevaras X X X Protokoll eller minnesanteckningar X 8/43 Anmärkning Klassråd, ämneskonferenser, samverkansmöten, programråd, ämnesråd, lokala styrelser, klasskonferenser, samråd med elever personalkonferenser, sammanträden i planeringsfrågor eller administrativa frågor styrelse/nämnd, arbetsutskott, kommittéer m.m, arbetsplatsträffar och MBL-protokoll. samarbetsorgan och samrådsgrupper m fl protokoll Avdelningsmöte, personalmöte, informationsmöte och andra interna verksamhetsmöte. Om de inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. X X X X X X X X X X X X X X X Inlämning till kansli och ledning Hanteras som övriga inkommande/upprättade handlingar Beställda återkommande från SCB, Skolverket m fl. Observera dock vad som sägs om sammanställningar över resultat från nationella prov Centralt Dokumenthanteringsplan Handlingar Tjänsteutlåtande och andra handlingar som ligger till grund för beslut Uppdragshandlingar Årsberättelser med bokslut Media Gallring Närarkiv Centralarkiv Diarieförs Papper Bevaras Bevaras X X X X X Papper Papper Bevaras X X X Centralarkiv Diarieförs 9/43 Anmärkning För t ex konsulter, projekt Antagning Handlingar Media Gallring Ansökan från andra kommuner, beslut Papper Vid inaktualitet X Ansökan till andra kommuner, yttrande Papper Vid inaktualitet X Papper Vid inaktualitet X Papper Papper 1 år Bevaras Vid inaktualitet X X X X Ansökningshandlingar – antagna elever (skickas till skolan) Ansökningshandlingar – ej antagna elever Antagning, personnummerlista Antagningslistor Närarkiv Efter avslutad skolgång Efter avslutad skolgång. Underlag/kontroll för interkommunal ersättning. Efter avslutad skolgång Efter avslutad reservintagning Antagningsstatistik Papper Bevaras X X Fri kvots bedömningar, underlag Inackorderingstillägg, ansökningar, beslut Informationsmaterial Papper Papper Papper Vid inaktualitet 2 år Bevaras X X X X Korrespondens Papper/ Digitalt Vid inaktualitet X Papper Bevaras X Papper Vid inaktualitet X Protokoll med beslut om antagning Register och listor som används för sortering och kontroll Anmärkning Efter avslutad reservantagning Uppgifter som ger en sammanfattning av antagningen. T.ex. antal intagna per utbildning och behörighet, kvoter etc. Rutinmässig korrespondens av ringa betydelse rörande antagning, ansökningar etc X X Efter avslutad reservintagning Dokumenthanteringsplan Handlingar Media Svarskort på antagning till gymnasieskolan Tidplan med instruktioner Överklagande, handlingar rörande (görs till skolväsendets överklagandenämnd). Papper/ Digitalt Papper Papper Gallring Närarkiv 1 år X 1 år X Bevaras X Centralarkiv Diarieförs Anmärkning Efter avslutad reservintagning X X Ekonomi Media Gallring Närarkiv Centralarkiv Diarieförs Papper Bevaras X X X Digitalt 4 år X Digitalt Digitalt Papper Digital Bevaras 2 år 10 år 3 år X X X X Papper 10 år X Papper Papper Papper Digitalt/ Papper Digitalt/ Papper Digitalt/ Papper 10 år 10 år Vid inaktualitet X X X 2 år X Bevaras X X X Bevaras X X X Anmärkning Handlingar Ansökningar och beslut från Skolverket eller Myndigheten för yrkeshögskolan Arvoden, sammanställning över utbetalda arvoden Attest- och utanordningsbehörigheter Attestregister/behörighetslistor Beställningar Beställningar Betalningsförslag/betalning av leverantörsfakturor (datalistor) Bilagor till inkomstverifikationer Bokföringsorder Bokslutsunderlag Budgetfördelning - internt Budget Budgetförslag Politiker. Följer mandatperioden. X 2 år efter ”inaktualitetsåret” Innan IoF. Bilägges fakturan Bilägges fakturan Ingår i dagrapporter Bevaras tillsammans med verifikationer Grundbokföring Med flerårsplan (tas i BUN) 10/43 Dokumenthanteringsplan Media Gallring Närarkiv Centralarkiv Diarieförs Dagrapporter Debiteringsorder Debiteringsunderlag Delårsbokslut/rapport Diverse redovisningsmaterial Driftprojektsammanställningar och underlag Fakturajournaler Fakturakontroll Faktureringsunderlag Fakturor - ej inscannade Fakturor - inscannade Papper Papper Papper Papper Papper 10 år 10 år 2 år Bevaras Vid inaktualitet X X X X X Papper Vid inaktualitet X Papper Papper Papper Papper Digitalt 10 år 2 år 2 år 10 år 3 år X X X X X Även internfakturor Följesedlar Papper Vid inaktualitet X Efter avstämning mot fakturan om fakturan är specificerad och inte en samlingsfaktura Förskott, kvittenser vid resor och kurser Papper 2 år X Förteckningar eller register över elever som går i skolan i en annan kommun. Papper Bevaras X X X Papper Bevaras X X X Papper 10 år X Papper Bevaras X Papper 3 år X Papper 3 år X Papper Papper Papper Papper 2 år 10 år Bevaras 10 år X X X X Papper Vid inaktualitet X 11/43 Anmärkning Handlingar Förteckningar över fördelning av premier och stipendier, t ex urkunder. Handkassa Handlingar rörande bidrag till fristående verksamhet Handlingar rörande fördelning och redovisning av premier och stipendier Handlingar rörande nedsättning av avgifter Hyreskontrakt Internhyror, sammanställningar Intern kontroll Inventarieförteckningar Investeringssammanställningar och underlag X X X Uppgift om skolkommun bör finnas i registret eftersom uppgifter rörande eleven kan behöva sökas även efter mycket lång tid. Redovisning och förbindelse Bedriver förskoleverksamhet och skolbarnomsorg samt friskolor Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats Vid inaktualitet X X Dokumenthanteringsplan Media Gallring Närarkiv Papper Papper Digitalt/ Papper Papper 2 år 10 år X X 2 år X 2 år X Papper 2 år X Papper 10 år X Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Papper Bevaras 3 år 3 år 2 år 2 år 10 år Bevaras 2 år X X X X X X X X Papper 2 år X Papper Papper Papper Papper Papper Papper 2 år 2 år 10 år Bevaras 2 år 2 år X X X X X X Papper 3 år X Papper 2 år X Centralarkiv Diarieförs 12/43 Anmärkning Handlingar Kassakontroll Kassarapporter/ avstämningar Kontoavstämningar Kopieringsmaskin, rapportkort Kundfakturor, underlag för makulering och nedskrivning av Kundfordringar, avskrivningar av, med beslut/specifikation Kundreskontra Kvittenser mat-/lunchkuponger Kvittenslistor Körjournaler, grund för bilersättning Leasingbilar, handlingar Leverantörsbetalningar, girolista Leverantörsreskontra Likviditetsplanering, prognoser Logglistor, ajourhållningslistor samt länkar (datalistor) Läkarvårdskvitton Läkemedelskvitton Momsredovisning Månadsuppföljning Ordererkännanden Postkvitton, inte värdepost Rapporter till CSN kring behöriga elever/deltagare Rapporter, indata Redovisningshandlingar rörande undervisningen Papper Vid inaktualitet X Reklamationer Rekvisitioner Papper Papper 2 år 2 år X X Med kvitton X 2 år efter upphörande X X X Benämns även budgetuppföljning Behöriga elever: Studietid, frånvaro, resultat Underlag för kontroll till löneutbetalningar och statsbidragsansökningar lämnade av lärare med uppgifter om undervisningstimmar och genomgångna kursmoment. Dokumenthanteringsplan Media Gallring Närarkiv Rese- och traktamentsräkningar Papper 2 år X Räkningsunderlag för debitering Rättelser, bokföringsunderlag Sjukvårdskvitton Specifikation av kostnader/ intäkter Papper Papper Papper Papper Digitalt/ Papper Papper 2 år 2 år 2 år 2 år X X X X 10 år X 2 år X Papper 10 år X Papper Papper Papper Papper Papper Papper Digitalt Vid inaktualitet 2 år Bevaras 2 år 10 år 10 år 3 år X X X X X X X Papper Bevaras Papper Centralarkiv Diarieförs 13/43 Anmärkning Handlingar Statistik Statistiskt underlag till årsberättelser Statsbidragsansökningar och rekvisitioner Säkerhets- och värdehandlingar Telefonersättningar Uppgifter om bidragskriterier Utbetalningslista plusgiro/ bankgiro Utbetalnings order och uppdrag Verifikationer, ej inskannade Verifikationer, inscannade Yttranden från elevers hemkommuner kring vårdnadshavares/elevs önskemål om utbildningsplats i annan kommun samt beslut att ta emot elev från annan kommun. Årsbokslut med bokslutsbilagor Årsförbrukning Årsredovisning rörande utbetalning av fondmedel om uppgifterna inte finns bevarade i den kommungemensamma redovisningen Årsredovisningar, årsrapporter Överenskommelse om interkommunal ersättning Under förutsättning att betalning skett via löneutbetalningssystemet Räkenskapssammandrag X X 2 år efter att de upphört att gälla X X X X X Bevaras X X Papper Bevaras X X Papper Vid inaktualitet X Papper Bevaras X X Papper Bevaras X X Förteckningar eller register över elever som är folkbokförda i andra kommuner Årlig statistik över förbrukning av varor och tjänster Finns i huvudbok All bokföring gällande fonderna finns hos Nordea som sköter detta för kommunen. X Dokumenthanteringsplan Media Gallring Papper 2 år Närarkiv Centralarkiv Diarieförs 14/43 Anmärkning Handlingar Övriga handlingar rörande debitering och kontroll av interkommunal ersättning Handlingar rörande tvisteärenden gallras 2 år efter det att ärendet avgjorts. X Elevhälsa Anmärkning Handlingar Media Gallring Anmälningar och utredningar Arbetsskada, elev Barnhälsovårdsjournaler Handlingar som rör skolkurators verksamhet Olycksfalls-/incidentrapporter Psykologiska undersökningar/skolpsykologjournaler Register/förteckningar över journaler/journaluppgifter som överlämnas till annan huvudman. Papper Flexite Digitalt Skolhälsovårdsjournaler Verksamhetsberättelse Elevhälsans medicinska insats Åtgärdsprogram Övriga utredningskartläggningsdokumentation avseende enskilda elever Närarkiv Centralarkiv Bevaras Bevaras Bevaras X X X X X Papper Bevaras X X Flexite Bevaras X X Digitalt Bevaras X X Papper Bevaras X X Digitalt Bevaras X X Papper Bevaras X X Digitalt Bevaras Papper Bevaras Diarieförs Om kränkande behandling eller diskriminering Exempelvis prao Tillhör normalt Landstinget Exempel kuratorskort, korrespondens med elever och föräldrar Föräldrar ansvarar för rapportering till försäkringsbolag. Om original överlämnats skall beslut om avhändande (arkivlagen, SFS 1990:782, § 15) fattas av fullmäktige. Se vidare SKL cirkulär 2009:44 Sammanfattning av BHV journal ingår i skolhälsovårdsjournalen. Ingår bla remisser, kostintyg, läkarintyg, vaccinationstillstånd. Se även bevara gallra 6 X Centrala förvaltningen Registreras i edWise X X T.ex. pedagogiska, sensomotoriska, talutredningar eller basutredningar kring psykisk ohälsa. Dokumenthanteringsplan 15/43 Förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg En del blanketter under förskolerubrik kan även förekomma i förskoleklass Handlingar Media Gallring Allmän förskola, år 3-5, utskick 1 gång/år Papper Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper Papper Papper Papper Vid inaktualitet X Vid inaktualitet X Vid inaktualitet X Bevaras Vid inaktualitet Bevaras 3 år X X X X X X X X X Papper Bevaras X X X Papper Papper Bevaras Bevaras X X X X X X Vid verkställande tillägg på aktuellt diarienummer Papper Bevaras X X X Enligt skollagen 8 kap 7,9, 14 §§ Papper Bevaras X X X Enligt skollagen 14 kap 5-7 §§. Papper Digitalt Bevaras Bevaras X X X Redovisar sammanställning till bun, 3 ggr per år Registreras i edWise Digitalt 5 år X Föräldraenkät Papper/ Digitalt Bevara X X X Enkätfrågor och sammanställning. Gallra enkätsvaren Handlingar rörande kommunens tillsyn över enskild verksamhet Papper Bevara X X X Tillsynsprotokoll, årsberättelser etc. Handlingar rörande skador och/eller tillbud Flexite/ Digitalt Bevara Inkomst – avseende förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg Digitalt 3 år Klagomål på verksamheten Papper/ Digitalt Bevaras Allmänna uppgifter till förskolan Anmälan – behov av förskola/fritidshem/ped omsorg Anmälan enligt socialtjänstlagen Anmälan studiehandledning Ansökan om placering vid särskilda behov Ansökan om reducerad avgift Ansökan/utredningar om att få bedriva verksamhet inom pedagogisk omsorg Avstängningsbrev Avtal med enskild regi Beslut om förskolplacering vid särskilda behov Beslut om utbildning i fritidshem vid särskilda behov Efterfrågan barnomsorg (köstatistik) Framåtsyftande planering Förteckningar över barn inom respektive verksamhet Närarkiv Centralarkiv Diarieförs Anmärkning Avser förfrågan till de barn som ej har fsk-placering. Kontaktuppgifter, hälsotillstånd m m. Vårdnadshavarnas kontaktuppgifter finns i Procapita och edWise. E-tjänst integreras till Procapitas inkorg E-tjänst integreras till Procapitas inkorg X X X Via synpunktshanteringen. Dokumenthanteringsplan Handlingar Media Gallring Kontaktuppgifter förskola Digitalt Vid inaktualitet X Korrespondens med vårdnadshavare väsentliga för barn/förskola Kölista Likabehandlingsplaner och plan mot kränkande behandling Meddelande om modersmålsundervisningens upphörande Medicinering som egenvård inom förskola/skola Nyckel till fortsatt utveckling Närvarolista (dagjournaler) Pedagogisk omsorg handlingar Personuppgifter - PUL Placeringserbjudande Protokoll Riskbedömning befintlig verksamhet Riskbedömning förändrad verksamhet Schema avseende förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg Studiehandledning avseende modersmålsundervisning Systematiskt kvalitetsredovisning Digitalt/ Papper Digitalt Bevara X X X X X Tidrapport dagbarnvårdare Tillfällig placering Trivselregler Uppsägning avseende förskola/fritidshem/pedagogisk omsorg Utredning av omständigheter kring anmäld kränkning Utvecklingssamtal Verksamhetsmöte Närarkiv Centralarkiv Diarieförs 16/43 Anmärkning Vårdnadshavarnas kontaktuppgifter finns i Procapita och edWise. Vid inaktualitet Papper Bevara X Papper Vid inaktualitet X Papper Vid inaktualitet X Papper Papper Papper Papper Papper Vid inaktualitet 3 år Bevaras Vid inaktualitet Vid inaktualitet X X X X X X Papper Papper Bevaras Bevaras X X X X Digitalt 3 år X Papper Vid inaktualitet X Papper Papper/ Digitalt Papper Papper Bevaras X 2 år X 3 år Bevaras X X Digitalt 3 år X Digitalt Bevaras X X X Registreras i edWise Digitalt Papper Vid inaktualitet Bevara X X X X Avslutar förskolan. edWise Protokoll med bilagor eller motsvarande X Dokumentet följer med till förskoleklass Vid anställning Dagbarnvårdare Exempel samtycken från vårdnadshavare När svar inkommit och placering registrerat Se Allmän administrativ verksamhet X X Inkomstjämförelse mot Skatteverket. Scheman finns i edWise och Procapita X X Pedagogisk omsorg. Underlag omkostnadsersättning Underlag för debitering. X E-tjänst integreras till Procapitas inkorg. Kan reg av förälder i edWise Dokumenthanteringsplan Handlingar Media Gallring Verksamhetsplan Papper Bevara Åtgärdsprogram Ändrade familjeförhållanden Digitalt Papper Bevaras Vid inaktualitet Närarkiv Centralarkiv X X Närarkiv Centralarkiv Diarieförs 17/43 Anmärkning Lokala arbetsplaner, systematiskt kvalitetsarbete,, verksamhetsberättelser och årsberättelser. Inkl pedagogisk inriktning. Foto belysa verksamheten. Registreras i edWise E-tjänst integreras till Procapitas inkorg. Förskoleklass och grundskola Handlingar Media Gallring Diarieförs Anmärkning Anhållan om ledighet för elev 1-10 dagar Anhållan om ledighet för elev mer än 10 dagar Anmälan enligt socialtjänstlagen Anmälan modersmålsundervisning Anpassad studiegång - beslut Ansökan till särskola eller annan särskild undervisning Ansökan om studiehandledning för elev i förberedelseklass och första året i ordinarie klass Ansökan om studiehandledning för elev som avslutat förberedelseklass och första året i ordinarie klass. Digitalt Vid inaktualitet X Digitalt Bevaras X X X Reg i edWise Papper Papper Papper Bevaras Vid inaktualitet Bevaras X X X X Avslutad grundskola X X X X Papper Bevaras X X X Papper Vid inaktualitet X X Modersmålsundervisning, gallras vid avslutad grundskola Papper Vid inaktualitet X X Modersmålsundervisning, gallras vid avslutad grundskola Arbetsplan Papper Bevaras X X X Arbetsmiljöplan, jämställdhetsplan, hälsoplan, lokalt utarbetade Beslut om särskilda utbildningsinsatser Betyg Betygskataloger Byte av årskurs Disciplinära åtgärder Elevkort Fotokatalog Papper Papper Papper Papper Papper Digitalt Papper Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras X X X X X X X X X X X X X X X Avslutad grundskola. Reg i edWise. X X Avgångsbetyg Förklaring förkortningar och sifferkoder. Rektors beslut Handlingar rörande avstängning/förvisning, varning etc. Dokumenthanteringsplan Handlingar Media Gallring Närarkiv Centralarkiv Förteckning prao Förteckning över elever som fått modersmålsundervisning/ studiehandledning Handlingar rörande studie-/skol- lägerresor särskild undervisning anpassad studiegång undervisningsprojekt Handlingar rörande Prao In- och utflyttning Digitalt Bevaras X X Digitalt Bevaras X X Papper Bevaras X X Papper Papper Vid inaktualitet Vid inaktualitet X X Intyg om anpassad studiegång Papper Bevaras X X X Intyg om avgång Papper Bevaras X X X Framåtsyftande planering Klagomål på verksamheten Klasslistor gruppförteckningar Kodplan betyg/ämne Digitalt Papper Digitalt Papper Papper/ Digitalt Papper Papper Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras X X X X X X X Vid inaktualitet X Vid inaktualitet Vid inaktualitet X X Papper Bevaras X X X Bevaras X X X Bevaras X X X Vid inaktualitet X Papper Vid inaktualitet X Papper Vid inaktualitet X Korrespondens av kortvarig betydelse Kulturella aktiviteter Kunskapsprofiler Lokala kursplaner, arbets-, jämställdhetsoch timplaner Läromedel egenproducerat Läsårstider Meddelande och information av tillfällig betydelse Meddelande om modersmålsundervisningens upphörande Medicinering som egenvård Papper/ Digitalt Papper Papper/ Digitalt Diarieförs 18/43 Anmärkning Elevernas placering vid prao. Ingår även överklagande Arbetsplatskontakter, praktikbesked, omdömen. Intyg ska utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg och åtföljer detta. Utfärdas om elev avgår utan slutbetyg. Förvaras med betygskatalog. Registreras i edWise Via synpunktshanteringen SCB Konsert eller teaterbesök Gäller samtliga ämne. Underlag till IUP Bevara ett exemplar av varje egen producerat Avslutad grundskola Dokumenthanteringsplan Handlingar Nationella prov i alla ämnen förutom svenska Nationella prov i svenska och dess elevlösningar Närvaro- och frånvarouppgifter Omprövning Ordningsregler Organisationsplaner Utredning särskilt stöd Projektarbeten Protokoll Media Gallring Närarkiv Centralarkiv Papper Efter fem år X Papper Bevaras X X Digitalt Papper Papper Papper Papper Papper Vid inaktualitet Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Vid inaktualitet X X X X X X X X X X Diarieförs X Avslutad grundskola. Reg i edWise. Betyg beslut och handlingar X Reg i edWise. Se allmän administrativ verksamhet Då betyg är registrerat och då tiden för omprövning av betyg löpt ut. Om handlingen återlämnats och följaktligen inte förvaras på skolan uppfylls inte kriterierna för allmän handling. Papper Vid inaktualitet X Prövning av skolpliktens förlängning Resultat av prövningar Schema klass/lärare Skolbyte Skolvalsblanketter Sommarskola/anmälan Papper Papper Digitalt Papper Papper Papper Papper/ Digitalt Digitalt Papper Bevaras Bevaras Bevaras Vid inaktualitet 1 år Vid inaktualitet X X X X X X Vid inaktualitet X 2 år Bevaras X X X Papper Bevaras X X X Papper Papper Bevaras Bevaras X X X X X Papper Bevaras X X X Digital Bevaras Statistik Scb/Skolverket Statistik, egen upprättad Studiehandledning avseende modersmålsundervisning Systematisk kvalitetsarbete Tillvals förteckning (elevval) Utredning av omständigheter kring anmäld kränkning Åtgärdsprogram Anmärkning Kan ej arkiveras på Centralarkivet förrän tidigast 2016 Prov/provsvar Språkval 19/43 X X X X Särskild prövning Slutligt för varje läsår och skolenhet. EdWise. Elevstatistik bevaras i Procapita. Verksamhetsmått 2 ggr/år BUN. Vilka ämne kan eleven välja. Registreras i edWise Dokumenthanteringsplan Handlingar Närarkiv Centralarkiv Diarieförs 20/43 Media Gallring Anmärkning Överenskommelser kring användning av datorer Digitalt Vid inaktualitet X Överlämnande av handlingar Papper Bevaras X Handlingar Media Gallring Anmälan till prövning Anmälan och beslut om modersmålsundervisning Ansökan om byte av skola Ansökningar, studieavbrott, ändrat kursval, flyttning etc. Ansökningar om studiehandledning Arbetsplaner, arbetsmiljöplan, jämställdhetsplan, hälsoplan, lokalt utarbetade APL-platser – placering Avtal/överenskommelse om tex datoranvändning Betygskatalog Betygskopior av slutbetyg Byte av program, anmälan och beslut Diagnostiska prov, elevlösningar Disciplinära åtgärder. Individuellt val Individuell studieplan Papper Vid inaktualitet X Papper Vid inaktualitet X Papper 1 år 1 år efter ansökan Papper Vid inaktualitet Kan gallras då notering gjorts i individuell studieplan. Papper Vid inaktualitet X Papper Bevaras X Papper Vid inaktuellitet x Papper Vid inaktualitet X Digitalt Papper Papper Papper Papper Digitalt Digitalt Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Vid inaktualitet Bevara Vid inaktualitet Bevaras X X X X X X X X X Avslutad grundskola. Elevpolicy. X X Originalet på ursprungsskolan kopia följer eleven. Annan kommun, original kvar i Kristianstad och kopia skickas Gymnasiet Närarkiv Centralarkiv Diarieförs Anmärkning När prövningen är genomförd X X Modersmålsundervisning X Då eleven slutat skolan X . X Ej standardprov Handlingar rörande avstängning /förvisning, varning etc Dokumenthanteringsplan Handlingar Media Gallring Förteckning och sammanställning över samtliga elever som omfattas av kommunala informationsansvaret Digitalt Vid inaktualitet Enkäter, egenupprättade/inkomna Digitalt/ Papper Digitalt/ Papper Närarkiv Centralarkiv Vid inaktualitet X Bevaras X X Papper Bevaras X X Papper Bevaras X X Papper Bevaras X X Digitalt Papper Vid inaktualitet Vid inaktualitet Papper Bevaras X Papper Papper Digitalt Papper Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Bevaras X X X X X Klagomål på verksamheten Papper Bevaras X X Klass/ lärar schema Korrespondens med elev/vårdnadshavare/annan Kursutvärderingar Ledighet för elev, ansökningar Digitalt Bevaras Papper Bevaras X Papper Papper Papper/di gitalt Papper Papper Vid inaktualitet Vid inaktualitet X X Bevaras X X Bevaras Vid inaktualitet X X Enkäter, sammanställning Fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Fotokatalog Förteckningar över fördelning av premier och stipendier Grupplistor/kurslistor. Handlingar av rutinkaraktär rörande elever Handlingar / beslut rörande individuellt anpassat och reducerat program Handlingar rörande aktivitet utanför skolan Handlingar rörande utbytesstipendiater Individuella studieplaner Informationsmaterial Läromedel – egenproducerat Läsårstider Meddelande om genomförd prövning Diarieförs 21/43 Anmärkning X 1 ex bevaras på skolan Procapita Individuell studieplan Information om t ex kurser, ämnen och tillval X En kopia skickas alltid in till registrator/Centrala förv. Skollagen kap 4 § 8 EdWise X Med uppgifter väsentliga för elev eller skolan Då eleven slutar skolan T ex kompendier, foton, diabilder, video- och multimediapresentationer X När uppgiften är dokumenterad Dokumenthanteringsplan Handlingar Meddelande om modersmålsundervisningens upphörande Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska Nationella prov i svenska och dess elevlösningar Närvaro- och frånvarouppgift Ordningsregler Protokoll Media Gallring Närarkiv Centralarkiv Papper Vid inaktualitet Papper 5 år Papper Bevaras X X Digitalt Papper Vid inaktualitet Bevaras X X Diarieförs Gallras 5 år efter provtillfället. Elevlösningar i svenska bevaras. Kan ej skickas till Centralarkivet förrän tidigast 2016 edWise Se allmän administrativ verksamhet Arbetsmiljöplan, jämställdhetsplan, hälsoplan, likabehandlingsplaner, planer mot kränkande behandling m fl Förvaras tillsammans med betygskatalogen eller individuella betyget. Papper Bevaras X X Prövning Papper Bevara X X Riskbedömning befintlig verksamhet Riskbedömning förändrad verksamhet Papper Papper Papper/ Digitalt Papper Papper Papper Papper Papper Bevaras Bevaras X X X X Vid inaktualitet Bevaras Vid inaktualitet Bevaras Bevaras X X X X X X X X Papper Bevaras X X X Digitalt Bevaras Skolbyte Skriftliga omdömen/intyg Språkval Statistik Systematiskt kvalitetsarbete Utredning kring omständighet kring anmäld kränkningar Åtgärdsprogram Anmärkning X Planer Slutligt schema 22/43 X X 3 år Om omdöme/intyg ges istället för slutbetyg. Då eleven slutat skolan. Enhetsspecifik och egenupprättad Registreras i edWise Dokumenthanteringsplan 23/43 IT Handlingar Media Gallring Avtal och överenskommelser Papper Bevaras X Databehörighetsblanketter Papper X Elektroniska spår från internetuppkoppling Digitalt Digitalt Bevaras Vid inaktualitet, se anmärkning Vid inaktualitet Digitalt IT-plan Papper/ Digitalt Systembeskrivningar Digitalt Systemdokumentation Digitalt Förteckning över datorer Förteckning över program samt användare av dessa Närarkiv Centralarkiv X Diarieförs X Anmärkning Användning och drift av olika system. Förvaras även på ekonomikontoret. Avtal avser en-till-en. X Loggar sparas i 180 dagar. X Fortlöpande registrering av datorer Vid inaktualitet X Avser centrala program Bevaras X Se anmärkning Bevaras X X X X Handböcker och manualer, nödvändiga för redovisning av arkivbildning. Bevaras om den är unik, annars gallras vid inaktualitet. Dokumenthanteringsplan 24/43 Personaladministration Handlingar rörande administrering av personal berörs ofta av framtagna rutiner för personalhandlingar. Detta anges i anmärkningsfältet nedan genom anmärkningen ”I personalakt”. ”Rutin för hantering av Personalakter” finns tillgängligt på kommunens intranät, Insidan. Handlingar som ingår i personakten skickas till Centralarkivet när personal slutar. Handlingar Media Gallring Närarkiv Annonser Papper / Digitalt Bevaras X Anställningsavtal och beslut Papper Bevaras X Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst Ansökningshandlingar, erhållen tjänst Arbetsanpassning, dokumentation av behov och eventuella åtgärder Arbetsgivarintyg Arbetsmiljöenhetens bedömning av arbetsoförmåga Arbetsmiljöutredningar Digitalt 2 år X Papper / Digitalt Papper Bevaras Centralarkiv X Diarieförs Anmärkning X Rekryteringsverktyg. Bevaras som en del av tjänstetillsättningsärendet. Publicerad annons ska redovisa de egenskaper som krävs för den utannonserade tjänsten. X X X X X I personalakt. Gäller även timanställning, visstidsanställning, vikariat, säsongarbete och provanställning. P g a möjligheten att överklaga enligt § 23 i lag om förbud mot diskriminering. Bevaras i Heroma. I personalakt. Bevaras X X X I personalakt. Papper Papper 2 år Bevaras X X X X I personalakt. Papper Bevaras X Arbetsskada och tillbud Papper / Digitalt Bevaras X Arbetsträning vid rehabilitering, dokumentation Bedömning av arbetsförmåga Papper Bevaras X Papper Bevaras X Bevaras hos AME.T ex teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, utredning av inomhusmiljö I personalakt. Anmälan görs i Flexite och skadeanmälan till FK (kopia till medarbetare och chef). Läkarintyg, utredningsdokumentation, beslut om skadeersättning, ansökan om ersättning, finns i personalakt hos ansvarig chef. X X I personalakt Finns i patientjournal då företagshälsovården är inkopplade. Respektive chef och medarbetare ansvarar för sitt dokument enligt arbetsanpassningsrutin. Dokumenthanteringsplan Handlingar Media Behörigheter till IT-system, passerkort, kvittenser för nycklar m m Behörighetsgivande utbildning (bevis/intyg på) Besked till anställd enligt AB § 12 att anställningsvillkoren skall omregleras på grund av att den anställde har rätt till partiell sjukersättning som inte är tidsbegränsad Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag (nytt eller omprövning) Beslut om avgångs/omställningsersättning Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för bidrag (nytt eller omprövning) inkl handlingsplan Delegering av arbetsmiljöarbetsuppgifter Disciplinpåföljd, handlingar rörande Dödsfall, handlingar rörande dödsfallet Egen uppsägning Ersättningar Ersättningar för studier, inkl. ansökan Facklig tid, rapporter och sammanställningar Gallring Närarkiv Papper 2 år efter inaktualitet X I personalakt. Papper / Digitalt Papper Bevaras X I personalakt. Bevaras X X X Papper Bevaras X X X Papper Bevaras X X X Papper Bevaras X X X Papper Bevaras X X X Papper / Digitalt Papper Bevaras X X X I personalakt. Bevaras X X X I personalakt. Papper Papper / Digitalt Bevaras X X X X X I personalakt. Papper/ Digitalt Papper / Digitalt 2 år eller 10 år Bevaras X 2 år X Centralarkiv Diarieförs Anmärkning I personalakt. I personalakt. 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. t ex bilersättningar (inkl körjournal som grund för bilersättning), reseersättningar, traktamenten, friskvårdssubvention, sjukvårdskvitton Ansökan om ersättning för studier läggs i personalakten 25/43 Dokumenthanteringsplan Handlingar Media Flextidssammanställningar Papper / Digitalt Digitalt Papper Papper Efter 2 år X Efter 2 år Bevaras Bevaras X X X X Papper / Digitalt Bevaras X X Papper / Digitalt Bevaras X Papper Bevaras Papper Papper Friskanmälningar Fritidsstudier, beslut Förbindelse, policy för Gallring Närarkiv Centralarkiv Diarieförs Anmärkning Heroma X I personalakt. E-post Intranät Internet PuL, information Samt samtycken/ återtagan till behandling av personuppgifter samt återtaganden av samtycken till utlägg på webbplats. Sekretess Förhandlingsprotokoll och protokoll med bilagor från central samverkan med de fackliga organisationerna Förhandlingsprotokoll, löner/ löneöversyn/ revisionshandlingar med bilagor Försäkringar, Ansökningar AFA, AGF/KL Försäkringskassans anteckningar från avstämnings-/uppföljningsmöten Försäkringskassans beslut avseende rehabiliteringsersättning X Tillhör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet X X Tillhör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet X X X Bevaras X X X I personalakt. Bevaras X X X I personalakt 26/43 Dokumenthanteringsplan Handlingar Media Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning och/eller sjukpenning Försäkringskassans förfrågan om anställds inkomst och årsarbetstid Förtroendevalda - ersättning vid sammanträde, förlorad arbetsinkomst m m Förändringar och tillägg i anställningsvillkor Gratifikation Grundlistor/Lönelistor Handlingar angående omplacering eller förflyttning Handlingar som rör uppsägning/avsked från arbetsgivarens sida Handlingsplan vid rehabilitering Individuellt träffade anställningsavtal Införsel i lön (beslut om) Papper Introduktionsprogram för nyanställda Kompetensutvecklingsinsatser Kompetensutvecklingsinsatser, intyg, dokumentation av Konsulter och andra uppdragstagare, avtal med Kontrolluppgifter vid lön Papper / Digitalt Papper / Digitalt Papper Gallring Närarkiv Centralarkiv Diarieförs Bevaras X X X Papper 2 år X Papper / Digitalt Papper Efter mandatperiodens slut Bevaras X Digitalt Digitalt Bevaras Efter 10 år Papper Bevaras Papper Anmärkning I personalakt I personalakt X X I personalakt X X X Registreras i Pa-systemet Före 1999 i papper och arkiverade Centralarkiv I personalakt Bevaras X X X I personalakt Papper Bevaras X X X I personalakt Papper Bevaras X X X I personalakt Papper 2 år efter upphört beslut Vid inaktualitet X Gallras vid inaktualitet Bevaras X Kompetensutvecklingsinsatser för ledare och medarbetare X X Papper Bevaras X X Papper Efter 6 år X I personalakt X 27/43 Dokumenthanteringsplan Handlingar Media Gallring Närarkiv Centralarkiv Diarieförs Anmärkning Krishanteringsplaner Papper Vid inaktualitet X LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut Ledighet med lön för fackligt uppdrag Ledighetsansökningar kortare än 6 månader Ledighetsansökningar: barn-, studie- och tjänstledigheter över 6 månader Lokala samverkansöverenskommelser Läkarintyg Papper 2 år X Papper Bevaras X Papper / Digitalt Papper / Digitalt Papper / Digitalt 2 år X 2 år X Bevaras X X Papper Bevaras X X X Tillhör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet Papper Bevaras X X X Tillhörande rehab plan. I personalakt Lärarlegitimation Löne- och anställningsstyrande meddelande i personalärende Löneavdrag Papper Papper / Digitalt Bevaras Bevaras X X X X X X I personalakt I personalakt 2 eller 10 år X X Löneunderlag/ tjänstgöringsrapport Papper / Digitalt Papper / Digitalt 2 eller 10 år X X Matrikel (motsvarande) Papper Bevaras X X Medarbetarenkät Digitalt Bevaras/gallras X I personalakt X X I personalakt I personalakt 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. T ex kost, lunchkuponger, motionskort, privata telefonsamtal 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. Underlag för beräkning av lön t ex semester-/timlistor, oblistor, timrapporter, sjukanmälningar, försäkran för sjuklön, ledighetsansökningar Systematiskt förda uppgifter om den anställdes tjänstgöring och lön/uppgifter över tidigare anställning i kommunen. I Personalakt Dokumentation av valt verktyg, samt sammanställningar/rapporter bevaras 28/43 Dokumenthanteringsplan Handlingar Media Gallring Närarkiv Centralarkiv Diarieförs Medarbetarsamtal, dokumenterade överenskommelser/individuel la utvecklingsplaner Missbruk av alkohol eller andra droger, handlingsprogram för hantering av Pensionsansökan, pensionsbrev med bilagor, godkännande Pensionsansökan, särskild avtalspension med beslut och överenskommelse Pensionslösningar, avtal om särskilda Personalakter Papper / Digitalt När anställningen upphör eller när ny upprättas X Papper Bevaras X X Papper Bevaras X X Papper Bevaras X X X Förvaras hos handläggaren under innevarande år. Papper Bevaras X X X Förvaras hos handläggaren under innevarande år. Papper Bevaras X X Postöppning, fullmakt (motsvarande) Protokoll från förhandlingar enligt MBL (medbestämmandelagen) Papper Vid inaktualitet X Papper Bevaras X X Protokoll med bilagor från samverkan på förvaltningsnivå Protokoll med bilagor från samverkan på verksamhetsområdena (lokal samverkan) Protokoll, arbetsmiljö Papper Bevaras X X X T ex individärenden och förhandlingar enligt § 38 m fl som inte ersätts av centrala samverkansöverensKommelser. Tillhör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet Regleras i vårt samverkansavtal Papper Bevaras X X X Regleras i vårt samverkansavtal Papper Bevaras X X X Arbetsmiljöronder 29/43 Anmärkning Webbaserat kompetensverktyg. Även dokumentation rörande introduktionsperiod för lärare. X I personalakt Förvaras hos handläggaren under innevarande år. Personalaktens innehåll se Rutiner för hantering av Personalakter X Dokumenthanteringsplan Handlingar Media Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar eller motsvarande samverkan på arbetsplatsnivå Rehabiliteringsmöten (samtal), övrig dokumentation Papper / Digitalt Rehabiliteringsmöten (samtal), övriga anteckningar Rehabiliteringsutredning Rekvisition av bidrag från Arbetsförmedlingen Semesterlistor Sjukanmälan Skatter, avdrags- och jämkningshandlingar Systematiskt arbetsmiljöarbete - årlig uppföljning Tidredovisning, tidssammanställningar Tillsättning av tjänst, delegeringsbeslut Tjänstgöringsbetyg/-intyg (kopia) Tjänstgöringsrapport för intermittent anställda och andra handlingar som visar arbetad tid och utbetald lön Uppdrags-/lönetillägg Uppdragsbeskrivning Utanordningslistor Gallring Närarkiv Centralarkiv Bevaras X X Papper Bevaras X X X Papper Bevaras X X X Papper Digitalt Bevaras 2 år X X X X Digitalt Papper Papper Vid inaktualitet Bevaras 7 år X X X X Papper / Digitalt Bevaras X X Papper 2 år X Papper Bevaras X X Tillhör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet Papper Bevaras X X I personalakt Papper 10 år Alt bevaras X X Bevaras om inte uppgifterna finns någon annanstans Papper / Digitalt Papper Papper 2 år X Bevaras 2 år X X X Diarieförs X Anmärkning Regleras i samverkansavtalet Inkl t ex underlag för genomgång med medarbetaren av rehabiliteringsprocessen I personalakt. Då företagshälsovården är inkopplad finns dokumentation i patientjournal. Inkl eventuell anteckning om att rehabiliteringsbehov inte finns i personalakt Se rutin för hantering av Personalakter I Personalakt Om tillhörande rehab plan I personalakt X X Förvaltningsövergripande och per skola sammanställning. I personalakt 30/43 Dokumenthanteringsplan Handlingar Media Utbildningar, kommuninterna Digitalt Utdrag ur belastningsregister Utredning av bisyssla Vård av barn (VAB), sjukoch friskanmälan Återbetalda löneskulder Överenskommelse om tjänster från Arbetsmiljöenheten Överenskommelser/avtal med arbetsgivaren Övertids- och jourtidsjournal Papper Papper Papper / Digitalt Papper Papper Gallring Närarkiv Gallras vid inaktualitet Bevaras Vid inaktualitet 2 år X 2 år Bevaras X Papper Bevaras X Digitalt 2 år X X X X Centralarkiv Diarieförs X 31/43 Anmärkning I personalakt I personalakt. Gallras när personalakten arkiveras. Bevaras på Arbetsmiljöenheten X T ex tjänstebilar, telefoner m m Ska bevaras 2 år enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift 1982:17 Skolbibliotek Handlingar Media Gallring Närarkiv Centralarkiv Avtal/förbindelse med låntagare om lånekort Papper 2 år X Beståndsregister Digitalt Bevara X X Inköp/prenumerationer Papper/ Digitalt Bevara X X Register över låntagare Digitalt Vid inaktualitet X Statistik Digitalt Bevara X Uppgift om lån per långtagare Digitalt Vid inaktualitet X X Diarieförs Anmärkning När eleven avslutat åk 9. Bevaras på skolorna. Vid 16 år är personen själv ansvarig för lånekort. Verksamhetssystem Bookit. Samkörs med folkbiblioteket. Tas ut med periodicitet t.ex. vart tredje år Bookit. SBC har på papper 1 år. Förteckning över nyinköpta böcker, prenumerationer på tidskrifter etc Bookit Bookit. Låntagare, antal in- och utlån, antal lånade böcker, lån per bok etc. Bookit. Vid återlämnande Dokumenthanteringsplan Skolmåltid Handlingar Ansökan om livsmedelsanläggning, godkännande samt beslut om riskklassificering, inspektionsrapporter Dagsportioner, statistik Distributionslistor Egenkontroll av livsmedelshantering Eu mjölkbidrag Friskintyg Internprislista Kontrollrapport av efterlevnad av livsmedelslagstiftningen Matsedlar Näringsberäkningar Prislista livsmedel Minnesanteckningar från kostråd eller motsvarande Protokoll från kostråd eller motsvarande Recept Specialkost (intyg) Media Gallring Närarkiv Papper Bevaras X Digitalt Papper Papper Papper Papper Papper Vid inaktualitet Vid inaktualitet 1 år Bevaras 1 år Vid inaktualitet X X X X X X Papper Bevaras Papper Digitalt Digitalt Centralarkiv Diarieförs Anmärkning X X Diarieförd handling X X Diarieförd handling Avser anställd X X X Diarieförd handling Bevaras Vid inaktualitet Vid inaktualitet X X X X X Var tredje år sparas detta centralt Papper Vid inaktualitet X Papper Digitalt Papper Bevara Vid inaktualitet Vid inaktualitet X X X X X 32/43 Dokumenthanteringsplan Grundsärskola; Gymnasiesärskola;Särskild utbildning för vuxna Se även avsnitten förskoleklass och grundskola, gymnasiet och vuxenutbildningen Handlingar Media Gallring Allmänna studieomdömen Anmälan modersmålsundervisning grundsärskola Ansökan om mottagande i särskola Begäran om avslutad skolgång inom särskola Betyg. Samlat betygsdokument. I de fall det getts i stället för slutbetyg. Papper X Papper Bevaras Vid inaktualitet Bevaras X X X Papper Bevaras X X X Papper Bevaras X X Bevaras X X X X X X Individuella scheman Individuella studieplaner, gymnasiesärskolan Intyg om genomgången utbildning Meddelande om avslutad skolgång i särskolan Meddelande om beslut angående mottagande i särskola Medgivande om försöksperiod i särskolan Medgivande om mottagande i särskola Medicinsk utredning Pedagogiska utredning Protokoll, beslutskonferenser Psykologisk utredning Schema klass/lärare Papper Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper Vid inaktualitet Bevaras Närarkiv Centralarkiv Diarieförs X X X Anmärkning X Papper Bevaras X X X Papper Bevaras X X X Papper Bevaras X X X Papper Papper Papper Papper Papper Digitalt Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras X X X X X X X X X X X X X X X EdWise 33/43 Dokumenthanteringsplan 34/43 Transport Handlingar Närarkiv Centralarkiv Diarieförs Bevaras X X X Papper Papper Papper Papper Papper/ Digitalt Vid inaktualitet Vid inaktualitet 5 år 2 år X X X X Vid inaktualitet X Papper 2 år X Skivor 1 år X Papper Vid inaktualitet X Papper 2 år X Papper Bevaras X X Papper Bevaras X X Skolskjutsregister Papper 3 år X Skolskjutsreglementen Turlistor och underlag inköpta turer Turlistor, egna bussar Årsstatistik över skolskjutsverksamhet Papper Papper Papper Papper Bevaras 2 år 2 år Bevaras X X X X Ansökan och beslut om skolskjuts vid växelvis boende Avtal med utförare och entreprenörer Bilar, utköpta Bildagböcker Biljettredovisning, gymnasiet Bilpool; utredningsmaterial Dispensansökningar och beslut om skolskjuts i enskilda fall. Färdskrivardiagram För skolskjutsverksamheten inkomna uppgifter, elevförteckningar, scheman m.m. Kontant resebidrag, gymnasiet Kostnadsredovisning avseende skolskjuts. Skolskjutsplaner/regler. Nämnden för utbildning beslutar om rätt till skolskjuts och sätter själva gränserna Media Gallring Papper X Anmärkning Efter att avtalet upphört Efter inbyte, försäljning X Efter senaste anteckningen. Uppgifter om antagna entreprenörer, antal elever per skjuts, färdtid m.m. X X X Dokumenthanteringsplan 35/43 Upphandla, köpa in och avtala För digitala handlingar som inte ska bevaras förvaras handlingstyperna i aktuellt dokument- och ärendehanteringssystem, efter att upphandling avslutats. Handlingarna ordnas i akter efter ärendenummer. Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till Centralarkivet efter 3 år. Övriga upphandlingar gallras 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges. Handlingar Media Gallring Direktupphandling Papper/ Digitalt Se anmärkning X X Papper/ Digitalt Se anmärkning X X Handlingar Media Gallring Avrop/beställning mot ramavtal Papper/ Digitalt 2 år. Se anmärkning Papper/ Digitalt Vid inaktualitet Upphandling och enstaka köp av varor och tjänster för vilka ramavtal saknas: Anbud och offerter Beslut Avtal Beställningar, beställningsbekräftelser Närarkiv Centralarkiv Diarieförs Anmärkning Med direktupphandling avses ett förfarande utan särskilda krav på anbud eller annonsering. Sker endast om kontraktets värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl. Gallras två år efter avtalstidens utgång. Endast handlingar rörande upphandling av verksamhetskritiska varor och tjänster bevaras, d v s varor och tjänster med stor betydelse för, eller påverkan på, organisationen och omvärlden. Handlingar rörande upphandlingar som är av ringa betydelse, d v s saknar långsiktigt värde, t e x leasingavtal, kontorsmateriel, transporter, boende, konferens, tryckeritjänster med mera, gallras 2 år efter avtalstidens utgång. Ej antagna offerter gallras vid inaktualitet. Före upphandlingen Cirkulärskrivelser, inköp/ upphandling Delegationsordning för inköp/upphandling Inköpsstatistik etc, löpande under året Papper/ Digitalt Digitalt Bevaras Vid inaktualitet Närarkiv Centralarkiv Diarieförs X X Anmärkning Bevaras endast vid förnyad konkurrensutsättning. X X Ingår i förvaltningens delegationsordning Dokumenthanteringsplan Handlingar Media Inköpsstatistik och artikelstatistik, årssammanställning Lokala bestämmelser för upphandling och leveranser Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Upphandlingsuppdrag (externt) Gallring Närarkiv Centralarkiv Diarieförs X X X Närarkiv Centralarkiv Diarieförs 36/43 Anmärkning Vid inaktualitet Se anmärkning Se anmärkning Ingår i protokoll till kommunfullmäktige, kommunstyrelse eller aktuell nämnd Fullmakter m.m. till inköpscentraler gallras 2 år efter avtalstidens utgång. Initiera upphandlingsärende Handlingar Inköpsgrundande handlingar, t ex anskaffningsbeslut, investeringsbeslut och inköpsanmodan (beställning) Tjänsteutlåtande/underlag för beslut Media Gallring Papper/ Digitalt Se anmärkning Papper/ Digitalt Vid inaktualitet Anmärkning Gallras efter inaktualitet när upphandling avslutats eller avtal tecknats. Original bevaras som bilaga till protokoll i respektive instans. X Ta fram förfrågningsunderlag vid upphandling Handlingar Förfrågningsunderlag: Anbudsinbjudan Avtalsvillkor Branschvillkor och bestämmelser Kravspecifikationer Sändlista för utskickat förfrågningsunderlag. Media Gallring Papper/ Digitalt Se anmärkning Digitalt 2 år Närarkiv Centralarkiv Diarieförs Anmärkning Häri även annons och annonsunderlag. Handlingar med ringa betydelse gallras 2 år efter avtalstidens utgång. Underlag med information om aktens innehåll skickas till Centralarkivet. X Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft, endast selektiv upphandling. Dokumenthanteringsplan 37/43 Anbudstiden för upphandling Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till Centralarkivet efter 3 år. Övriga upphandlingar gallras 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges. Handlingar Media Gallring Anbud, antagna Papper/ Digitalt Se instruktioner för avsnitt. X X X Anbud, ej antagna Papper/ Digitalt 8 år. Se anmärkning X X X Anbud, för sent inkomna Papper/ Digitalt 2 år X X Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft. Anbud, som skickats per post trots att den upphandlande enheten ställt krav på elektroniska anbud Papper 2 år X X Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft. Anbudsöppningsprotokoll/anbudsproto koll/anbudsdiarium/anbudsförteckning Papper/ Digitalt Se instruktioner för avsnitt Gäller även anbudsprotokoll för anbudskompletteringar Papper Vid inaktualitet Gallras när upphandlingen är avslutad. Broschyrer som ingår i anbud och inte innehåller sakuppgift Broschyrer som ingår i anbud och som innehåller sakuppgift: Antagna anbud Ej antagna anbud Kuvert/emballage som innehållit inkomna anbud Närarkiv Centralarkiv Diarieförs Anmärkning Bilagor som utgörs av föremål, t ex arbetsprover och modeller, får gallras eller återlämnas till anbudsgivaren efter inaktualitet, d v s när upphandlingen är avslutad, under förutsättning att de beskrivs eller avbildas i dokumentation som bevaras. Gallras 8 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft. Observera: anbud från anbudsgivare som begärt överprövning/skadestånd vid ett upphandlingsförfarande ska bevaras till dom har vunnit laga kraft. Broschyrer tillhörande antagna anbud ligger tillsammans med upphandlingsärendet. Rensas ur akten. Papper 2 år Broschyrer tillhörande ej antagna anbud gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft. Papper Vid inaktualitet Gallras när upphandlingen är avslutad. Anbudsprövning och utvärdering Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till Centralarkivet efter 3 år. Övriga upphandlingar gallras 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges. Dokumenthanteringsplan Handlingar Media Anbudssammanställning Papper/ Digitalt Anbudsutvärderingsprotokoll Papper/ Digitalt Begäran om och svar på förtydliganden och kompletteringar: Antagna anbud Ej antagna anbud Dokumentation från förhandling, provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser: Antagna anbud Ej antagna anbud Förfrågning från och svar till anbudsgivare: Antagna anbud Ej antagna anbud Korrespondens med anbudsgivare: Av betydelse Av tillfällig eller ringa betydelse Protokoll från förhandlingar med anbudsgivare Protokoll från MBL-förhandlingar Skatte- och registreringskontroll av anbudsgivare Soliditetsupplysningar, kontroll av anbudsgivare Gallring Närarkiv Centralarkiv Diarieförs 38/43 Anmärkning Se instruktioner för avsnitt Se instruktioner för avsnitt Papper/ Digitalt Se instruktioner för avsnitt. 2 år. Tillhörande antagna anbud bevaras. Tillhörande ej antagna anbud gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft. Papper/ Digitalt Se instruktioner för avsnitt. 2 år. Tillhörande antagna anbud bevaras. Tillhörande ej antagna anbud gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft. Papper/ Digitalt Se instruktion för avsnitt. 2 år. Tillhörande antagna anbud bevaras. Tillhörande ej antagna anbud gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft. Papper/ Digitalt Se anmärkning Av betydelse bevaras, övrig gallras vid inaktualitet, d v s när upphandlingen är avslutad. Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Se instruktion för avsnitt Se instruktion för avsnitt Vid förenklad upphandling, urvalsupphandling eller förhandlad upphandling. Fackliga organisationers möjlighet att utöva inflytande över upphandlingar framgår av MBL 38-40 §§. Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft. Ingår oftast i det inkomna anbudet. Gallras 8 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft. Ingår oftast i det inkomna anbudet. 2 år 8 år X Dokumenthanteringsplan Handlingar Media Tjänsteanteckningar rörande kontakter m.m. med anbudsgivare Papper/ Digitalt Upplysning/underrättelse om tilldelningsbeslut eller tilldelningsbrev Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Uteslutning av leverantörer Utvärderingsprotokoll Utvärderingsrapport Gallring Närarkiv Centralarkiv Diarieförs Bevaras eller gallras efter 2 år Se instruktion för avsnitt Se instruktion för avsnitt Se instruktion för avsnitt. Se instruktion för avsnitt Anmärkning Antaget anbuds tjänsteanteckningar bevaras under hela avtalstiden + 2 år. Övriga anbud gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft. Upphandlingsbeslut och avtalstecknande Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till Centralarkivet efter 3 år. Övriga upphandlingar gallras 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges. Handlingar Media Gallring Avtal och kontrakt rörande anbud, med bilagor Papper Se instruktion för avsnitt Avtal/kontrakt av rutinmässig karaktär Beställningar enligt antaget anbud/avtal Beställningsbekräftelse Ramavtal Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt 39/43 Närarkiv Centralarkiv Diarieförs Anmärkning 2 år 2 år efter avtalets upphörande 2 år Kan även användas vid direktupphandling 2 år Kan även användas vid direktupphandling Se instruktion för avsnitt Egna upprättade ramavtal Efter upphandlingen Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till Centralarkivet efter 3 år. Övriga upphandlingar gallras 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges. Dokumenthanteringsplan Handlingar Media Gallring Avbruten upphandling Beslut om Upplysning om Papper/ Digitalt Se instruktion för avsnitt Följesedlar Specificerad och inte en samlingsfaktura Köpnotor och bensinkvitton Ej specificerade och hänvisar till fakturan Göra om en upphandling Beslut om Upplysning om Närarkiv Centralarkiv Diarieförs Anmärkning 3 månader Papper/ Digitalt 2 år 10 år Papper/ Digitalt Se instruktion för avsnitt Administreras av ekonomiavdelningen. 40/43 Dokumenthanteringsplan 41/43 Vuxenutbildningen och kvalificerad yrkesutbildning (KY) Handlingar Media Gallring Anmälningar till prövning Anmälningar/ansökningshandlingar Ansökningar, kursbyten Ansökningar, studieavbrott, ändrat tillval, flyttning etc. Antagningslistor Avstängning av elev Avtal/överenskommelse om tex datoranvändning Papper Papper Papper Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet X X X Papper Vid inaktualitet X Papper Papper Bevaras Bevaras X X Papper Vid inaktualitet X Betygsdokument, samlat. Utbildningsbevis Papper Bevaras X X Betygskatalog Betygskopior av slutbetyg Betygskriterier, lokalt utarbetade Papper Papper Papper Papper/ Procapita Bevaras Bevaras Bevaras X X X X X X Bevaras X X Gymnasiearbete Papper Bevaras X X Handling av rutinkaraktär rörande elever Handlingar rörande lokala, individuella kurser och projektarbeten Individuella studieplaner Klagomål på verksamheten Papper Vid inaktualitet X Papper Bevaras X X Papper Papper Papper/ Procapita Bevaras Bevaras X X X X Bevaras X X Korrespondens av betydelse. Papper Bevaras X X Ledighetsansökningar Papper/ Digitalt Vid inaktualitet X Elevkort/studerandekort Klass/studerandelistor Närarkiv Centralarkiv Diarieförs Anmärkning När prövning är genomförd Tidigast efter att eleven avslutat sin utbildning Kan gallras då anteckning gjorts på elevkort eller motsvarande. X X X Policy. Då elev slutat skolan Den som vill ha ett samlat betygsdokument får själv bestämma vilka kurser eller delkurser som skall ingå i dokumentet. Uppgifter om elevs genomförda kurser och studieavbrott. Originalet behålls av författaren. En kopia av arbetet bör bevaras . Underlag för planering, redovisning m m X Via synpunktshanteringen. X Korrespondens som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt bör förvaras och bevaras på respektive skola. Dokumenthanteringsplan Handlingar Media Gallring Närarkiv Centralarkiv Litteraturlistor Läsårsdata Meddelande om genomförd prövning Nationella kursprov sammanställning Nationella prov i svenska och dess elevlösningar Nationella prov, elevlösningar i samtliga ämnen utom svenska Närvaro- och frånvarouppgift Orienteringskurser, lokala Protokoll eller andra beslutshandlingar Protokoll från ämneskonferenser Papper Papper Papper Papper Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Bevaras X X X X X X Papper Bevaras X X Papper 5 år X X Digitalt Papper Papper Papper Bevaras Bevaras Bevaras X X X X X X Prövning Papper Bevaras X X Redovisning av statsbidrag Schema, lärare/kurs Systematiskt kvalitetsarbete Timplaner, lokala Papper Digitalt Papper Papper Bevaras Bevaras Bevaras Bevaras X X X X X X X X Diarieförs X 42/43 Anmärkning Beslutet. Delegation Förvaltningschef och skolchef När uppgiften är dokumenterad X Kan ej skickas till Centralarkivet förrän tidigast 2016 Gallras 5 år efter provtillfället. Elevlösningar i svenska bevaras. edWise X Samtliga Bör förvaras tillsammans med betygskatalog eller individuella betyget. X X
© Copyright 2024