Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan
med gallringsföreskrifter
för
Barn- och utbildningsnämnden
Giltig fr o m 2015-04-07
Antagen i bun 2013-03-05
Redaktionella ändringar 2015-03-31
Dokumenthanteringsplan
1/43
DOKUMENTHANTERINGSPLAN MED GALLRINGSFÖRESKRIFTER
FÖR BARN OCH UTBILDNINGSNÄMNDENS ANSVARS- OCH
VERKSAMHETSOMRÅDE
Enligt det kommunala arkivreglementet (KFS 2005:452) §5 ska dokumenthanteringsplaner upprättas för samtliga myndigheter. En dokumenthanteringsplan beskiver de handlingar som inkommit, upprättats och/eller förvaras i
verksamheten och hur dessa hanteras. Planen ska ses över och revideras
kontinuerligt.
En tydlig dokumenthanteringsplan skapar kontinuitet i ärendehanteringen.
För digitalt bevarande pågår utformande av strategier i dagsläget, varför flertalet
handlingstyper anges förekomma i både analog och digital form. För att garantera
en fungerande långtidsbevaring rekommenderas i dagsläget att informationen lagras
på papper.
Inledningsvis ges förklaringar på begrepp som förekommer i
dokumenthanteringsplanen samt en instruktion kring gallring av handlingar med
tillfällig eller ringa betydelse, rensning i samband med att ett ärende avslutas samt
brandklassad förvaring.
Handling
dokument som inkommit eller upprättats hos myndigheten
Media
betyder medel eller metoder för framställning, överföring och
lagring av handlingar. Exempelvis i pappersform eller digitalt.
Bevaras
innebär att handlingen skall arkiveras för all framtid. Handlingar
som skall bevaras levereras till kommunarkivet.
Gallras
innebär att handlingen förstörs och därmed inte kan återsökas eller
återskapas. Sekretessbelagd handling strimlas. När det exempelvis
anges att en handling kan gallras efter tio, så betyder det att gallring
utförs på det elfte året.
Vid inaktualitet
innebär att handlingen gallras när den inte längre behövs i
verksamheten.
Närarkiv
kan vara tjänsterum eller tillgång till arkiv inom arbetsplatsen .
Centralarkiv
kommunens gemensamma arkiv
Anmärkning
innehåller kompletterande uppgifter, såsom innehåll, uppkomst,
hänvisningar och specifika gallringsbestämmelser
Dokumenthanteringsplan
2/43
Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse
1.
Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av
tillfällig eller rutinmässig karaktär
2.
Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd,
om de även i övrigt är av ringa betydelse
3.
Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller om
de är meningslösa och obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran
till annan myndighet eller enskild för åtgärd
4.
Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att
underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att
dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att
upprätthålla samband inom arkivet
5.
Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts
anteckning som tillfört ärendet sakuppgift
6.
Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll
av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar
som inkommit till eller utgått från myndigheten och som skall bevaras
7.
Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och
verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har
gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion
Rensning i samband med att ärenden avslutas
Senast i samband med att ärendet avslutas, ska man ta ställning till om
minnesanteckningar, utkast eller andra motsvarande handlingar ska arkiveras och
därmed bli allmänna handlingar enligt bestämmelserna i 2 kap §9 i tryckfrihetsför ordningen. Att förstöra sådana handlingar som inte ska arkiveras, kallas rensning
och är en åtgärd som vidtas oberoende av gallringsregler. Normalt är att handläggaren
utför rensningen.
Dokumenthanteringsplan
3/43
Leverans av handlingar till kommunarkivet
Handlingarna ska vara rensade från arbets- och informationsmaterial av tillfällig
betydelse (t ex reklam, utkast, kopior).
Handlingar som har kortare bevarandetid än 10 år, ska vara gallrade före leverans.
Gem, plastregister, plastfickor och postit-lappar ska vara borttagna.
Olika typer av handlingar ska vara åtskilda.
Handlingarna ska vara ordnade i diarienummerordning, kronologisk ordning eller
annan liknande ordning.
Handlingarna kan läggas i godkända arkivboxar eller annan typ av box/låda. Skriv med
blyerts utanpå boxen varifrån handlingarna kommer (förvaltning/enhet). Arkivboxarna
beställs från aktuell leverantör. Kontakta arkivet för information.
Leveranskvitto ska medfölja med uppgifter om förvaltning/myndighet/enhet, vilka
handlingar som levereras, samt namn och kontaktuppgifter till den som är ansvarig för
överlämnandet. Om leveranskvitto saknas, returneras handlingarna.
Brandklassad förvaring
För att ett skåp skall kunna ge ett skydd vid brand skall de vara brandklassade.
När ett skåp är godkänt för att skydda papper mot brand så skall det vara klassat
enligt 60P, 90P eller 120P och om det är godkänt för att skydda datamedia heter
Klassningarna istället 60D/Diskette eller 120D/Diskette.
Dokumenthanteringsplan
4/43
Innehållsförteckning
Avsnitten ”Allmän administrativ verksamhet”, ”Ekonomi”, Personaladministration” och
”Upphandla, köpa in och avtala” är kommunövergripande med tillägg av specifika
handlingar som finns inom barn- och utbildningsförvaltningens verksamheter.
Allmän administrativ verksamhet ...........................................................................................5
Antagning...................................................................................................................................9
Ekonomi ...................................................................................................................................10
Elevhälsa ..................................................................................................................................14
Förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg .......................................................................15
Förskoleklass och grundskola ................................................................................................17
Gymnasiet ................................................................................................................................20
IT ..............................................................................................................................................23
Personaladministration ..........................................................................................................24
Skolbibliotek ............................................................................................................................31
Skolmåltid ................................................................................................................................32
Grundsärskola; Gymnasiesärskola;Särskild utbildning för vuxna ...................................33
Transport .................................................................................................................................33
Upphandla, köpa in och avtala ..............................................................................................35
Vuxenutbildningen och kvalificerad yrkesutbildning (KY) ...............................................41
Dokumenthanteringsplan
5/43
Allmän administrativ verksamhet
Under denna rubrik hittar du även handlingar som förekommer inom samtliga skolformer
Handlingar
Media
Adresslistor
Papper/
Digitalt
Vid inaktualitet
X
Papper
Bevaras
X
Papper
Vid inaktualitet
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Papper
Vid inaktualitet
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Papper
Papper
Papper
Bevaras
2 år
Bevaras
X
X
X
X
X
X
X
Papper
10 år
X
Vid inaktualitet
X
Bevaras
X
Papper
Vid inaktualitet
X
Papper
Bevaras
X
Anmälan av behandling av
personuppgifter till Datainspektionen
Anmälan av behandling av
personuppgifter till
personuppgiftsombudet
Anmälan av personuppgiftsombud till
Datainspektionen
Arkivbeskrivning / beskrivning av en
myndighets allmänna handlingar
Anonyma skrivelser
Avslag på begäran om utlämnade av
allmän handling
Avtal och handlingar rörande
entreprenader respektive
uppdragsutbildning
Avtal/kontrakt
Avtal/kontrakt av rutinmässig karaktär
Balanserat styrkort,
Barn- och utbildningsnämndens
arvodesunderlag för förtroendevalda
Begäran om utlämnande av allmän
handling
Broschyrer egna verksamheter
Cirkulär och meddelanden av kortvarig
betydelse, handlingar överlämnade för
kännedom samt övrig allmän information
Delegeringsbeslut
Papper/
Digitalt
Papper
Gallring
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
Anmärkning
Krisgrupp Posom medlemmar jämte ”Instruktioner för
ledningsgrupp och stödpersoner”
X
X
PuL
PuL
X
PuL. Nämndsbeslut
Upprättas enligt arkivlagen § 6, samt offentlighets- och
sekretesslagen kap 4 § 2
Diarieförs då ärendet är av vikt för verksamheten
T ex hyresavtal - efter kontraktets upphörande.
Förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar
o.d.
X
X
X
1 ex sparas
T ex från Sveriges kommuner och landsting,
Socialstyrelsen, kurs- inbjudningar
X
X
Dokumenthanteringsplan
Handlingar
Delegationsförteckningar/
originallistor över anmälda
delegationsbeslut
Delegeringsordning
Detaljplaner
Dokumenthanteringsplan
Enkäter
Media
Gallring
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
Papper
Bevaras
X
X
X
Papper
Papper
Papper
Papper
Bevaras
2 år
Bevaras
Vid inaktualitet
X
X
X
X
X
X
X
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Papper
Vid inaktualitet
Bevaras
X
X
Vid inaktualitet
X
Papper
Bevaras
X
Papper
Vid inaktualitet
X
Papper
Papper
Papper
Papper
Papper
Papper/
Digitalt
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Korrespondens av tillfällig betydelse
Korrespondens, av vikt för verksamheten
Enkätsammanställningar
Entledigande av tidigare anmält
personuppgiftsombud
Fax: sändningskvitton, försättsblad,
körjournal
Fotografier, multimedia
Fotografier, multimedia
Föredragningslistor, dagordningar och
kallelser till sammanträden
Förteckning larmnummer och
kontaktpersoner
Handböcker
Handlingsplaner
Handlingar rörande samtycke PuL
Informationsbroschyrer/skrifter, egna
Intern kontroll, rapporter
Klagomål, förslag och beröm via
synpunktshanteringen
Digitalt/
Papper
Digitalt/
Papper
6/43
Anmärkning
Ett exemplar av enkäten bevaras tillsammans med
sammanställningen
PuL. Ingår i Anmälan av personuppgiftsombud till
Datainspektionen. Nämndsbeslut
Samlade för att belysa den egna verksamheten
För t ex intern information och utbildning
X
X
De som används som register eller
innehållsförteckningar till protokollen bör bevaras
X
X
X
X
X
X
X
X
Framtagna för den egna verksamheten
Ej elevadministrativa ärenden
För t ex publicering av bilder på hemsidor.
X
X
X
Bevaras
X
X
X
Papper
Vid inaktualitet
X
Papper
Bevaras
X
Cirkulär, rutin korrespondens, kursinbjudningar, interna
meddelanden m.m.
X
X
Dokumenthanteringsplan
Handlingar
Media
Kurser, seminarier och andra utbildningar i
egen regi
Papper/
Digitalt
Bevaras/
Vid inaktualitet
Körjournaler
Leveranskvitto
Likabehandlingsplaner
2 år
Vid inaktualitet
Bevaras
X
Vid inaktualitet
X
Bevaras
Miljöcertifiering/diplomering,
Miljöpolicy/styrdokument
Mobiltelefoner, handlingar
Papper
Papper
Papper
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper
Papper
Papper
Nyckelkvittenser, förteckning
Gallring
Närarkiv
X
Diarieförs
X
X
X
X
X
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
X
X
X
X
X
X
X
Papper
Vid inaktualitet
X
Nyckeltal
Ordningsföreskrifter, handlingar rörande
ordningen vid skolenheterna samt tillsyn
och vård av lokaler, inventarier och
utbildningsmaterial.
Organisations planer/scheman
Parkerings-/garageplatser
Planer för att förhindra och förebygga
kränkande behandling
Papper
Bevaras
X
X
Papper
Bevaras
X
X
Papper
Papper
Bevaras
Vid inaktualitet
X
X
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Postöppning fullmakter
Papper
Vid inaktualitet
X
Projekt
Papper
Bevaras
X
X
X
Medborgarförslag
Anmärkning
Program, deltagarlistor, unikt studiematerial samt kopior
av kursintyg bevaras. Övriga handlingar (som inte ingår i
ekonomisk eller personalredovisning) kan gallras Vid
inaktualitet.
X
Manualer och lathundar
X
Centralarkiv
7/43
Endast centrala förvaltningen
När nyckeln återlämnats eller när den ej längre behövs
för kontroller
X
Kontrakts förteckning. Efter kontraktets upphörande
Slutrapport, dokumentation, protokoll och dylikt som kan
behövas för att förstå projektet.
Dokumenthanteringsplan
Handlingar
Protokoll
Media
Gallring
Närarkiv
X
Centralarkiv
X
Diarieförs
Papper
Bevaras
Papper/
Digitalt
Vid inaktualitet
X
Registerförteckning PuL
Registerutdrag (begäran om) samt svar
Reglementen
Remisser
Riktlinjer
Risk- och krishantering, rutinbeskrivningar
Samtalsguide för personer med skyddad
identitet
Sammanträdestider BUN
Sekretessbevis för förtroendevalda
Skolkataloger med uppgifter om lärare och
elever
Papper
Papper
Papper
Papper
Papper
Papper
Vid inaktualitet
1 år
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
X
X
X
X
X
X
Papper
Vid inaktualitet
X
Papper
Papper
Bevaras
Bevaras
Papper
Bevaras
SMS/Röstmeddelanden
Digitalt
Bevaras/vid
inaktualitet
Statistikuppgifter
Papper
Vid inaktualitet
X
X
X
Styrkort
Synpunktshantering, beröm, klagomål och
förslag
Papper
Papper/
Digitalt
Bevaras
X
X
X
Bevaras
X
X
X
Systematiskt kvalitetsarbete
Papper
Bevaras
X
X
X
Protokoll eller minnesanteckningar
X
8/43
Anmärkning
Klassråd, ämneskonferenser, samverkansmöten,
programråd, ämnesråd, lokala styrelser,
klasskonferenser, samråd med elever
personalkonferenser, sammanträden i planeringsfrågor
eller administrativa frågor styrelse/nämnd, arbetsutskott,
kommittéer m.m, arbetsplatsträffar och MBL-protokoll.
samarbetsorgan och samrådsgrupper m fl protokoll
Avdelningsmöte, personalmöte, informationsmöte och
andra interna verksamhetsmöte.
Om de inte innehåller beslut eller unik information av
direkt betydelse för verksamheten.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Inlämning till kansli och ledning
Hanteras som övriga inkommande/upprättade handlingar
Beställda återkommande från SCB, Skolverket m fl.
Observera dock vad som sägs om sammanställningar
över resultat från nationella prov
Centralt
Dokumenthanteringsplan
Handlingar
Tjänsteutlåtande och andra handlingar
som ligger till grund för beslut
Uppdragshandlingar
Årsberättelser med bokslut
Media
Gallring
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
Papper
Bevaras
Bevaras
X
X
X
X
X
Papper
Papper
Bevaras
X
X
X
Centralarkiv
Diarieförs
9/43
Anmärkning
För t ex konsulter, projekt
Antagning
Handlingar
Media
Gallring
Ansökan från andra kommuner, beslut
Papper
Vid inaktualitet
X
Ansökan till andra kommuner, yttrande
Papper
Vid inaktualitet
X
Papper
Vid inaktualitet
X
Papper
Papper
1 år
Bevaras
Vid inaktualitet
X
X
X
X
Ansökningshandlingar – antagna elever
(skickas till skolan)
Ansökningshandlingar – ej antagna elever
Antagning, personnummerlista
Antagningslistor
Närarkiv
Efter avslutad skolgång
Efter avslutad skolgång. Underlag/kontroll för
interkommunal ersättning.
Efter avslutad skolgång
Efter avslutad reservintagning
Antagningsstatistik
Papper
Bevaras
X
X
Fri kvots bedömningar, underlag
Inackorderingstillägg, ansökningar, beslut
Informationsmaterial
Papper
Papper
Papper
Vid inaktualitet
2 år
Bevaras
X
X
X
X
Korrespondens
Papper/
Digitalt
Vid inaktualitet
X
Papper
Bevaras
X
Papper
Vid inaktualitet
X
Protokoll med beslut om antagning
Register och listor som används för
sortering och kontroll
Anmärkning
Efter avslutad reservantagning
Uppgifter som ger en sammanfattning av antagningen.
T.ex. antal intagna per utbildning och behörighet, kvoter
etc.
Rutinmässig korrespondens av
ringa betydelse rörande antagning,
ansökningar etc
X
X
Efter avslutad reservintagning
Dokumenthanteringsplan
Handlingar
Media
Svarskort på antagning till
gymnasieskolan
Tidplan med instruktioner
Överklagande, handlingar rörande (görs till
skolväsendets överklagandenämnd).
Papper/
Digitalt
Papper
Papper
Gallring
Närarkiv
1 år
X
1 år
X
Bevaras
X
Centralarkiv
Diarieförs
Anmärkning
Efter avslutad reservintagning
X
X
Ekonomi
Media
Gallring
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
Papper
Bevaras
X
X
X
Digitalt
4 år
X
Digitalt
Digitalt
Papper
Digital
Bevaras
2 år
10 år
3 år
X
X
X
X
Papper
10 år
X
Papper
Papper
Papper
Digitalt/
Papper
Digitalt/
Papper
Digitalt/
Papper
10 år
10 år
Vid inaktualitet
X
X
X
2 år
X
Bevaras
X
X
X
Bevaras
X
X
X
Anmärkning
Handlingar
Ansökningar och beslut från
Skolverket eller Myndigheten för
yrkeshögskolan
Arvoden, sammanställning över
utbetalda arvoden
Attest- och utanordningsbehörigheter
Attestregister/behörighetslistor
Beställningar
Beställningar
Betalningsförslag/betalning av
leverantörsfakturor (datalistor)
Bilagor till inkomstverifikationer
Bokföringsorder
Bokslutsunderlag
Budgetfördelning - internt
Budget
Budgetförslag
Politiker. Följer mandatperioden.
X
2 år efter ”inaktualitetsåret”
Innan IoF. Bilägges fakturan
Bilägges fakturan
Ingår i dagrapporter
Bevaras tillsammans med verifikationer
Grundbokföring
Med flerårsplan (tas i BUN)
10/43
Dokumenthanteringsplan
Media
Gallring
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
Dagrapporter
Debiteringsorder
Debiteringsunderlag
Delårsbokslut/rapport
Diverse redovisningsmaterial
Driftprojektsammanställningar och
underlag
Fakturajournaler
Fakturakontroll
Faktureringsunderlag
Fakturor - ej inscannade
Fakturor - inscannade
Papper
Papper
Papper
Papper
Papper
10 år
10 år
2 år
Bevaras
Vid inaktualitet
X
X
X
X
X
Papper
Vid inaktualitet
X
Papper
Papper
Papper
Papper
Digitalt
10 år
2 år
2 år
10 år
3 år
X
X
X
X
X
Även internfakturor
Följesedlar
Papper
Vid inaktualitet
X
Efter avstämning mot fakturan om fakturan är
specificerad och inte en samlingsfaktura
Förskott, kvittenser vid resor och
kurser
Papper
2 år
X
Förteckningar eller register över elever
som går i skolan i en annan kommun.
Papper
Bevaras
X
X
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Papper
10 år
X
Papper
Bevaras
X
Papper
3 år
X
Papper
3 år
X
Papper
Papper
Papper
Papper
2 år
10 år
Bevaras
10 år
X
X
X
X
Papper
Vid inaktualitet
X
11/43
Anmärkning
Handlingar
Förteckningar över fördelning av
premier och stipendier, t ex urkunder.
Handkassa
Handlingar rörande bidrag till
fristående verksamhet
Handlingar rörande fördelning och
redovisning av premier och stipendier
Handlingar rörande nedsättning av
avgifter
Hyreskontrakt
Internhyror, sammanställningar
Intern kontroll
Inventarieförteckningar
Investeringssammanställningar och
underlag
X
X
X
Uppgift om skolkommun bör finnas i registret eftersom
uppgifter rörande eleven kan behöva sökas även efter
mycket lång tid.
Redovisning och förbindelse
Bedriver förskoleverksamhet och skolbarnomsorg samt
friskolor
Under förutsättning att ansvarsfrihet för året beviljats
Vid inaktualitet
X
X
Dokumenthanteringsplan
Media
Gallring
Närarkiv
Papper
Papper
Digitalt/
Papper
Papper
2 år
10 år
X
X
2 år
X
2 år
X
Papper
2 år
X
Papper
10 år
X
Papper
Papper
Papper
Papper
Papper
Papper
Papper
Papper
Bevaras
3 år
3 år
2 år
2 år
10 år
Bevaras
2 år
X
X
X
X
X
X
X
X
Papper
2 år
X
Papper
Papper
Papper
Papper
Papper
Papper
2 år
2 år
10 år
Bevaras
2 år
2 år
X
X
X
X
X
X
Papper
3 år
X
Papper
2 år
X
Centralarkiv
Diarieförs
12/43
Anmärkning
Handlingar
Kassakontroll
Kassarapporter/ avstämningar
Kontoavstämningar
Kopieringsmaskin, rapportkort
Kundfakturor, underlag för makulering
och nedskrivning av
Kundfordringar, avskrivningar av, med
beslut/specifikation
Kundreskontra
Kvittenser mat-/lunchkuponger
Kvittenslistor
Körjournaler, grund för bilersättning
Leasingbilar, handlingar
Leverantörsbetalningar, girolista
Leverantörsreskontra
Likviditetsplanering, prognoser
Logglistor, ajourhållningslistor samt
länkar (datalistor)
Läkarvårdskvitton
Läkemedelskvitton
Momsredovisning
Månadsuppföljning
Ordererkännanden
Postkvitton, inte värdepost
Rapporter till CSN kring behöriga
elever/deltagare
Rapporter, indata
Redovisningshandlingar rörande
undervisningen
Papper
Vid inaktualitet
X
Reklamationer
Rekvisitioner
Papper
Papper
2 år
2 år
X
X
Med kvitton
X
2 år efter upphörande
X
X
X
Benämns även budgetuppföljning
Behöriga elever: Studietid, frånvaro, resultat
Underlag för kontroll till löneutbetalningar och
statsbidragsansökningar lämnade av lärare med
uppgifter om undervisningstimmar och genomgångna
kursmoment.
Dokumenthanteringsplan
Media
Gallring
Närarkiv
Rese- och traktamentsräkningar
Papper
2 år
X
Räkningsunderlag för debitering
Rättelser, bokföringsunderlag
Sjukvårdskvitton
Specifikation av kostnader/ intäkter
Papper
Papper
Papper
Papper
Digitalt/
Papper
Papper
2 år
2 år
2 år
2 år
X
X
X
X
10 år
X
2 år
X
Papper
10 år
X
Papper
Papper
Papper
Papper
Papper
Papper
Digitalt
Vid inaktualitet
2 år
Bevaras
2 år
10 år
10 år
3 år
X
X
X
X
X
X
X
Papper
Bevaras
Papper
Centralarkiv
Diarieförs
13/43
Anmärkning
Handlingar
Statistik
Statistiskt underlag till årsberättelser
Statsbidragsansökningar och
rekvisitioner
Säkerhets- och värdehandlingar
Telefonersättningar
Uppgifter om bidragskriterier
Utbetalningslista plusgiro/ bankgiro
Utbetalnings order och uppdrag
Verifikationer, ej inskannade
Verifikationer, inscannade
Yttranden från elevers hemkommuner
kring vårdnadshavares/elevs
önskemål om utbildningsplats i annan
kommun samt beslut att ta emot elev
från annan kommun.
Årsbokslut med bokslutsbilagor
Årsförbrukning
Årsredovisning rörande utbetalning av
fondmedel om uppgifterna inte finns
bevarade i den kommungemensamma
redovisningen
Årsredovisningar, årsrapporter
Överenskommelse om interkommunal
ersättning
Under förutsättning att betalning skett via
löneutbetalningssystemet
Räkenskapssammandrag
X
X
2 år efter att de upphört att gälla
X
X
X
X
X
Bevaras
X
X
Papper
Bevaras
X
X
Papper
Vid inaktualitet
X
Papper
Bevaras
X
X
Papper
Bevaras
X
X
Förteckningar eller register över elever som är
folkbokförda i andra kommuner
Årlig statistik över förbrukning av varor och tjänster
Finns i huvudbok
All bokföring gällande fonderna finns hos Nordea som
sköter detta för kommunen.
X
Dokumenthanteringsplan
Media
Gallring
Papper
2 år
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
14/43
Anmärkning
Handlingar
Övriga handlingar rörande debitering
och kontroll av interkommunal
ersättning
Handlingar rörande tvisteärenden gallras 2 år efter det
att ärendet avgjorts.
X
Elevhälsa
Anmärkning
Handlingar
Media
Gallring
Anmälningar och utredningar
Arbetsskada, elev
Barnhälsovårdsjournaler
Handlingar som rör skolkurators
verksamhet
Olycksfalls-/incidentrapporter
Psykologiska
undersökningar/skolpsykologjournaler
Register/förteckningar över
journaler/journaluppgifter som överlämnas
till annan huvudman.
Papper
Flexite
Digitalt
Skolhälsovårdsjournaler
Verksamhetsberättelse Elevhälsans
medicinska insats
Åtgärdsprogram
Övriga utredningskartläggningsdokumentation avseende
enskilda elever
Närarkiv
Centralarkiv
Bevaras
Bevaras
Bevaras
X
X
X
X
X
Papper
Bevaras
X
X
Flexite
Bevaras
X
X
Digitalt
Bevaras
X
X
Papper
Bevaras
X
X
Digitalt
Bevaras
X
X
Papper
Bevaras
X
X
Digitalt
Bevaras
Papper
Bevaras
Diarieförs
Om kränkande behandling eller diskriminering
Exempelvis prao
Tillhör normalt Landstinget
Exempel kuratorskort, korrespondens med elever och
föräldrar
Föräldrar ansvarar för rapportering till försäkringsbolag.
Om original överlämnats skall beslut om avhändande
(arkivlagen, SFS 1990:782, § 15) fattas av fullmäktige.
Se vidare SKL cirkulär 2009:44
Sammanfattning av BHV journal ingår i
skolhälsovårdsjournalen. Ingår bla remisser, kostintyg,
läkarintyg, vaccinationstillstånd. Se även bevara gallra 6
X
Centrala förvaltningen
Registreras i edWise
X
X
T.ex. pedagogiska, sensomotoriska, talutredningar eller
basutredningar kring psykisk ohälsa.
Dokumenthanteringsplan
15/43
Förskola, fritidshem och pedagogisk omsorg
En del blanketter under förskolerubrik kan även förekomma i förskoleklass
Handlingar
Media
Gallring
Allmän förskola, år 3-5, utskick 1 gång/år
Papper
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper
Papper
Papper
Papper
Vid inaktualitet
X
Vid inaktualitet
X
Vid inaktualitet
X
Bevaras
Vid inaktualitet
Bevaras
3 år
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Papper
Papper
Bevaras
Bevaras
X
X
X
X
X
X
Vid verkställande tillägg på aktuellt diarienummer
Papper
Bevaras
X
X
X
Enligt skollagen 8 kap 7,9, 14 §§
Papper
Bevaras
X
X
X
Enligt skollagen 14 kap 5-7 §§.
Papper
Digitalt
Bevaras
Bevaras
X
X
X
Redovisar sammanställning till bun, 3 ggr per år
Registreras i edWise
Digitalt
5 år
X
Föräldraenkät
Papper/
Digitalt
Bevara
X
X
X
Enkätfrågor och sammanställning.
Gallra enkätsvaren
Handlingar rörande kommunens tillsyn över
enskild verksamhet
Papper
Bevara
X
X
X
Tillsynsprotokoll, årsberättelser etc.
Handlingar rörande skador och/eller tillbud
Flexite/
Digitalt
Bevara
Inkomst – avseende förskola, fritidshem
och pedagogisk omsorg
Digitalt
3 år
Klagomål på verksamheten
Papper/
Digitalt
Bevaras
Allmänna uppgifter till förskolan
Anmälan – behov av
förskola/fritidshem/ped omsorg
Anmälan enligt socialtjänstlagen
Anmälan studiehandledning
Ansökan om placering vid särskilda behov
Ansökan om reducerad avgift
Ansökan/utredningar om att få bedriva
verksamhet inom pedagogisk omsorg
Avstängningsbrev
Avtal med enskild regi
Beslut om förskolplacering vid särskilda
behov
Beslut om utbildning i fritidshem vid
särskilda behov
Efterfrågan barnomsorg (köstatistik)
Framåtsyftande planering
Förteckningar över barn inom respektive
verksamhet
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
Anmärkning
Avser förfrågan till de barn som ej har fsk-placering.
Kontaktuppgifter, hälsotillstånd m m. Vårdnadshavarnas
kontaktuppgifter finns i Procapita och edWise.
E-tjänst integreras till Procapitas inkorg
E-tjänst integreras till Procapitas inkorg
X
X
X
Via synpunktshanteringen.
Dokumenthanteringsplan
Handlingar
Media
Gallring
Kontaktuppgifter förskola
Digitalt
Vid inaktualitet
X
Korrespondens med vårdnadshavare
väsentliga för barn/förskola
Kölista
Likabehandlingsplaner och plan mot
kränkande behandling
Meddelande om
modersmålsundervisningens upphörande
Medicinering som egenvård inom
förskola/skola
Nyckel till fortsatt utveckling
Närvarolista (dagjournaler)
Pedagogisk omsorg handlingar
Personuppgifter - PUL
Placeringserbjudande
Protokoll
Riskbedömning befintlig verksamhet
Riskbedömning förändrad verksamhet
Schema avseende förskola, fritidshem och
pedagogisk omsorg
Studiehandledning avseende
modersmålsundervisning
Systematiskt kvalitetsredovisning
Digitalt/
Papper
Digitalt
Bevara
X
X
X
X
X
Tidrapport dagbarnvårdare
Tillfällig placering
Trivselregler
Uppsägning avseende
förskola/fritidshem/pedagogisk omsorg
Utredning av omständigheter kring anmäld
kränkning
Utvecklingssamtal
Verksamhetsmöte
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
16/43
Anmärkning
Vårdnadshavarnas kontaktuppgifter finns i Procapita och
edWise.
Vid inaktualitet
Papper
Bevara
X
Papper
Vid inaktualitet
X
Papper
Vid inaktualitet
X
Papper
Papper
Papper
Papper
Papper
Vid inaktualitet
3 år
Bevaras
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
X
X
X
X
X
X
Papper
Papper
Bevaras
Bevaras
X
X
X
X
Digitalt
3 år
X
Papper
Vid inaktualitet
X
Papper
Papper/
Digitalt
Papper
Papper
Bevaras
X
2 år
X
3 år
Bevaras
X
X
Digitalt
3 år
X
Digitalt
Bevaras
X
X
X
Registreras i edWise
Digitalt
Papper
Vid inaktualitet
Bevara
X
X
X
X
Avslutar förskolan. edWise
Protokoll med bilagor eller motsvarande
X
Dokumentet följer med till förskoleklass
Vid anställning Dagbarnvårdare
Exempel samtycken från vårdnadshavare
När svar inkommit och placering registrerat
Se Allmän administrativ verksamhet
X
X
Inkomstjämförelse mot Skatteverket. Scheman finns i
edWise och Procapita
X
X
Pedagogisk omsorg. Underlag omkostnadsersättning
Underlag för debitering.
X
E-tjänst integreras till Procapitas inkorg. Kan reg av
förälder i edWise
Dokumenthanteringsplan
Handlingar
Media
Gallring
Verksamhetsplan
Papper
Bevara
Åtgärdsprogram
Ändrade familjeförhållanden
Digitalt
Papper
Bevaras
Vid inaktualitet
Närarkiv
Centralarkiv
X
X
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
17/43
Anmärkning
Lokala arbetsplaner, systematiskt kvalitetsarbete,,
verksamhetsberättelser och årsberättelser. Inkl
pedagogisk inriktning. Foto belysa verksamheten.
Registreras i edWise
E-tjänst integreras till Procapitas inkorg.
Förskoleklass och grundskola
Handlingar
Media
Gallring
Diarieförs
Anmärkning
Anhållan om ledighet för elev 1-10 dagar
Anhållan om ledighet för elev mer än 10
dagar
Anmälan enligt socialtjänstlagen
Anmälan modersmålsundervisning
Anpassad studiegång - beslut
Ansökan till särskola eller annan särskild
undervisning
Ansökan om studiehandledning för elev i
förberedelseklass och första året i ordinarie
klass
Ansökan om studiehandledning för elev
som avslutat förberedelseklass och första
året i ordinarie klass.
Digitalt
Vid inaktualitet
X
Digitalt
Bevaras
X
X
X
Reg i edWise
Papper
Papper
Papper
Bevaras
Vid inaktualitet
Bevaras
X
X
X
X
Avslutad grundskola
X
X
X
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Papper
Vid inaktualitet
X
X
Modersmålsundervisning, gallras vid avslutad
grundskola
Papper
Vid inaktualitet
X
X
Modersmålsundervisning, gallras vid avslutad
grundskola
Arbetsplan
Papper
Bevaras
X
X
X
Arbetsmiljöplan, jämställdhetsplan, hälsoplan, lokalt
utarbetade
Beslut om särskilda utbildningsinsatser
Betyg
Betygskataloger
Byte av årskurs
Disciplinära åtgärder
Elevkort
Fotokatalog
Papper
Papper
Papper
Papper
Papper
Digitalt
Papper
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Avslutad grundskola. Reg i edWise.
X
X
Avgångsbetyg
Förklaring förkortningar och sifferkoder.
Rektors beslut
Handlingar rörande avstängning/förvisning, varning etc.
Dokumenthanteringsplan
Handlingar
Media
Gallring
Närarkiv
Centralarkiv
Förteckning prao
Förteckning över elever som fått
modersmålsundervisning/
studiehandledning
Handlingar rörande
 studie-/skol- lägerresor
 särskild undervisning
 anpassad studiegång
 undervisningsprojekt
Handlingar rörande Prao
In- och utflyttning
Digitalt
Bevaras
X
X
Digitalt
Bevaras
X
X
Papper
Bevaras
X
X
Papper
Papper
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
X
X
Intyg om anpassad studiegång
Papper
Bevaras
X
X
X
Intyg om avgång
Papper
Bevaras
X
X
X
Framåtsyftande planering
Klagomål på verksamheten
Klasslistor gruppförteckningar
Kodplan betyg/ämne
Digitalt
Papper
Digitalt
Papper
Papper/
Digitalt
Papper
Papper
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
X
X
X
X
X
X
X
Vid inaktualitet
X
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
X
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Bevaras
X
X
X
Bevaras
X
X
X
Vid inaktualitet
X
Papper
Vid inaktualitet
X
Papper
Vid inaktualitet
X
Korrespondens av kortvarig betydelse
Kulturella aktiviteter
Kunskapsprofiler
Lokala kursplaner, arbets-, jämställdhetsoch timplaner
Läromedel egenproducerat
Läsårstider
Meddelande och information av tillfällig
betydelse
Meddelande om
modersmålsundervisningens upphörande
Medicinering som egenvård
Papper/
Digitalt
Papper
Papper/
Digitalt
Diarieförs
18/43
Anmärkning
Elevernas placering vid prao.
Ingår även överklagande
Arbetsplatskontakter, praktikbesked, omdömen.
Intyg ska utfärdas för elev med ofullständigt slutbetyg
och åtföljer detta.
Utfärdas om elev avgår utan slutbetyg. Förvaras med
betygskatalog.
Registreras i edWise
Via synpunktshanteringen
SCB
Konsert eller teaterbesök
Gäller samtliga ämne. Underlag till IUP
Bevara ett exemplar av varje egen producerat
Avslutad grundskola
Dokumenthanteringsplan
Handlingar
Nationella prov i alla ämnen förutom
svenska
Nationella prov i svenska och dess elevlösningar
Närvaro- och frånvarouppgifter
Omprövning
Ordningsregler
Organisationsplaner
Utredning särskilt stöd
Projektarbeten
Protokoll
Media
Gallring
Närarkiv
Centralarkiv
Papper
Efter fem år
X
Papper
Bevaras
X
X
Digitalt
Papper
Papper
Papper
Papper
Papper
Vid inaktualitet
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Diarieförs
X
Avslutad grundskola. Reg i edWise.
Betyg beslut och handlingar
X
Reg i edWise.
Se allmän administrativ verksamhet
Då betyg är registrerat och då tiden för omprövning av
betyg löpt ut. Om handlingen återlämnats och
följaktligen inte förvaras på skolan uppfylls inte
kriterierna för allmän handling.
Papper
Vid inaktualitet
X
Prövning av skolpliktens förlängning
Resultat av prövningar
Schema klass/lärare
Skolbyte
Skolvalsblanketter
Sommarskola/anmälan
Papper
Papper
Digitalt
Papper
Papper
Papper
Papper/
Digitalt
Digitalt
Papper
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
1 år
Vid inaktualitet
X
X
X
X
X
X
Vid inaktualitet
X
2 år
Bevaras
X
X
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Papper
Papper
Bevaras
Bevaras
X
X
X
X
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Digital
Bevaras
Statistik Scb/Skolverket
Statistik, egen upprättad
Studiehandledning avseende
modersmålsundervisning
Systematisk kvalitetsarbete
Tillvals förteckning (elevval)
Utredning av omständigheter kring anmäld
kränkning
Åtgärdsprogram
Anmärkning
Kan ej arkiveras på Centralarkivet förrän tidigast 2016
Prov/provsvar
Språkval
19/43
X
X
X
X
Särskild prövning
Slutligt för varje läsår och skolenhet. EdWise.
Elevstatistik bevaras i Procapita.
Verksamhetsmått 2 ggr/år BUN.
Vilka ämne kan eleven välja.
Registreras i edWise
Dokumenthanteringsplan
Handlingar
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
20/43
Media
Gallring
Anmärkning
Överenskommelser kring användning av
datorer
Digitalt
Vid inaktualitet
X
Överlämnande av handlingar
Papper
Bevaras
X
Handlingar
Media
Gallring
Anmälan till prövning
Anmälan och beslut om
modersmålsundervisning
Ansökan om byte av skola
Ansökningar, studieavbrott, ändrat kursval,
flyttning etc.
Ansökningar om studiehandledning
Arbetsplaner, arbetsmiljöplan,
jämställdhetsplan, hälsoplan, lokalt
utarbetade
APL-platser – placering
Avtal/överenskommelse om tex
datoranvändning
Betygskatalog
Betygskopior av slutbetyg
Byte av program, anmälan och beslut
Diagnostiska prov, elevlösningar
Disciplinära åtgärder.
Individuellt val
Individuell studieplan
Papper
Vid inaktualitet
X
Papper
Vid inaktualitet
X
Papper
1 år
1 år efter ansökan
Papper
Vid inaktualitet
Kan gallras då notering gjorts i individuell studieplan.
Papper
Vid inaktualitet
X
Papper
Bevaras
X
Papper
Vid inaktuellitet
x
Papper
Vid inaktualitet
X
Digitalt
Papper
Papper
Papper
Papper
Digitalt
Digitalt
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Bevara
Vid inaktualitet
Bevaras
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Avslutad grundskola. Elevpolicy.
X
X
Originalet på ursprungsskolan kopia följer eleven. Annan
kommun, original kvar i Kristianstad och kopia skickas
Gymnasiet
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
Anmärkning
När prövningen är genomförd
X
X
Modersmålsundervisning
X
Då eleven slutat skolan
X
.
X
Ej standardprov
Handlingar rörande avstängning /förvisning, varning etc
Dokumenthanteringsplan
Handlingar
Media
Gallring
Förteckning och sammanställning över
samtliga elever som omfattas av
kommunala informationsansvaret
Digitalt
Vid inaktualitet
Enkäter, egenupprättade/inkomna
Digitalt/
Papper
Digitalt/
Papper
Närarkiv
Centralarkiv
Vid inaktualitet
X
Bevaras
X
X
Papper
Bevaras
X
X
Papper
Bevaras
X
X
Papper
Bevaras
X
X
Digitalt
Papper
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Papper
Bevaras
X
Papper
Papper
Digitalt
Papper
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Bevaras
X
X
X
X
X
Klagomål på verksamheten
Papper
Bevaras
X
X
Klass/ lärar schema
Korrespondens med
elev/vårdnadshavare/annan
Kursutvärderingar
Ledighet för elev, ansökningar
Digitalt
Bevaras
Papper
Bevaras
X
Papper
Papper
Papper/di
gitalt
Papper
Papper
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
X
X
Bevaras
X
X
Bevaras
Vid inaktualitet
X
X
Enkäter, sammanställning
Fotografier, samlade för att belysa den
egna verksamheten
Fotokatalog
Förteckningar över fördelning av premier
och stipendier
Grupplistor/kurslistor.
Handlingar av rutinkaraktär rörande elever
Handlingar / beslut rörande individuellt
anpassat och reducerat program
Handlingar rörande aktivitet utanför skolan
Handlingar rörande utbytesstipendiater
Individuella studieplaner
Informationsmaterial
Läromedel – egenproducerat
Läsårstider
Meddelande om genomförd prövning
Diarieförs
21/43
Anmärkning
X
1 ex bevaras på skolan
Procapita
Individuell studieplan
Information om t ex kurser, ämnen och tillval
X
En kopia skickas alltid in till registrator/Centrala förv.
Skollagen kap 4 § 8
EdWise
X
Med uppgifter väsentliga för elev eller skolan
Då eleven slutar skolan
T ex kompendier, foton, diabilder, video- och
multimediapresentationer
X
När uppgiften är dokumenterad
Dokumenthanteringsplan
Handlingar
Meddelande om
modersmålsundervisningens upphörande
Nationella prov, elevlösningar i samtliga
ämnen utom svenska
Nationella prov i svenska och dess
elevlösningar
Närvaro- och frånvarouppgift
Ordningsregler
Protokoll
Media
Gallring
Närarkiv
Centralarkiv
Papper
Vid inaktualitet
Papper
5 år
Papper
Bevaras
X
X
Digitalt
Papper
Vid inaktualitet
Bevaras
X
X
Diarieförs
Gallras 5 år efter provtillfället. Elevlösningar i svenska
bevaras.
Kan ej skickas till Centralarkivet förrän tidigast 2016
edWise
Se allmän administrativ verksamhet
Arbetsmiljöplan, jämställdhetsplan, hälsoplan,
likabehandlingsplaner, planer mot kränkande behandling
m fl
Förvaras tillsammans med betygskatalogen eller
individuella betyget.
Papper
Bevaras
X
X
Prövning
Papper
Bevara
X
X
Riskbedömning befintlig verksamhet
Riskbedömning förändrad verksamhet
Papper
Papper
Papper/
Digitalt
Papper
Papper
Papper
Papper
Papper
Bevaras
Bevaras
X
X
X
X
Vid inaktualitet
Bevaras
Vid inaktualitet
Bevaras
Bevaras
X
X
X
X
X
X
X
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Digitalt
Bevaras
Skolbyte
Skriftliga omdömen/intyg
Språkval
Statistik
Systematiskt kvalitetsarbete
Utredning kring omständighet kring anmäld
kränkningar
Åtgärdsprogram
Anmärkning
X
Planer
Slutligt schema
22/43
X
X
3 år
Om omdöme/intyg ges istället för slutbetyg.
Då eleven slutat skolan.
Enhetsspecifik och egenupprättad
Registreras i edWise
Dokumenthanteringsplan
23/43
IT
Handlingar
Media
Gallring
Avtal och överenskommelser
Papper
Bevaras
X
Databehörighetsblanketter
Papper
X
Elektroniska spår från
internetuppkoppling
Digitalt
Digitalt
Bevaras
Vid
inaktualitet, se
anmärkning
Vid inaktualitet
Digitalt
IT-plan
Papper/
Digitalt
Systembeskrivningar
Digitalt
Systemdokumentation
Digitalt
Förteckning över datorer
Förteckning över program samt
användare av dessa
Närarkiv
Centralarkiv
X
Diarieförs
X
Anmärkning
Användning och drift av olika system. Förvaras även på
ekonomikontoret. Avtal avser en-till-en.
X
Loggar sparas i 180 dagar.
X
Fortlöpande registrering av datorer
Vid inaktualitet
X
Avser centrala program
Bevaras
X
Se
anmärkning
Bevaras
X
X
X
X
Handböcker och manualer, nödvändiga för redovisning
av arkivbildning.
Bevaras om den är unik, annars gallras vid inaktualitet.
Dokumenthanteringsplan
24/43
Personaladministration
Handlingar rörande administrering av personal berörs ofta av framtagna rutiner för personalhandlingar. Detta anges i anmärkningsfältet
nedan genom anmärkningen ”I personalakt”. ”Rutin för hantering av Personalakter” finns tillgängligt på kommunens intranät, Insidan.
Handlingar som ingår i personakten skickas till Centralarkivet när personal slutar.
Handlingar
Media
Gallring
Närarkiv
Annonser
Papper /
Digitalt
Bevaras
X
Anställningsavtal och beslut
Papper
Bevaras
X
Ansökningshandlingar, ej
erhållen tjänst
Ansökningshandlingar,
erhållen tjänst
Arbetsanpassning,
dokumentation av behov och
eventuella åtgärder
Arbetsgivarintyg
Arbetsmiljöenhetens
bedömning av
arbetsoförmåga
Arbetsmiljöutredningar
Digitalt
2 år
X
Papper /
Digitalt
Papper
Bevaras
Centralarkiv
X
Diarieförs
Anmärkning
X
Rekryteringsverktyg. Bevaras som en del av
tjänstetillsättningsärendet. Publicerad annons ska redovisa
de egenskaper som krävs för den utannonserade tjänsten.
X
X
X
X
X
I personalakt. Gäller även timanställning, visstidsanställning,
vikariat, säsongarbete och provanställning.
P g a möjligheten att överklaga enligt § 23 i lag om förbud
mot diskriminering. Bevaras i Heroma.
I personalakt.
Bevaras
X
X
X
I personalakt.
Papper
Papper
2 år
Bevaras
X
X
X
X
I personalakt.
Papper
Bevaras
X
Arbetsskada och tillbud
Papper /
Digitalt
Bevaras
X
Arbetsträning vid
rehabilitering, dokumentation
Bedömning av
arbetsförmåga
Papper
Bevaras
X
Papper
Bevaras
X
Bevaras hos AME.T ex teamutveckling, kartläggning av
psykosociala förhållanden, utredning av inomhusmiljö
I personalakt. Anmälan görs i Flexite och skadeanmälan till
FK (kopia till medarbetare och chef). Läkarintyg,
utredningsdokumentation, beslut om skadeersättning,
ansökan om ersättning, finns i personalakt hos ansvarig chef.
X
X
I personalakt Finns i patientjournal då företagshälsovården är
inkopplade. Respektive chef och medarbetare ansvarar för
sitt dokument enligt arbetsanpassningsrutin.
Dokumenthanteringsplan
Handlingar
Media
Behörigheter till IT-system,
passerkort, kvittenser för
nycklar m m
Behörighetsgivande
utbildning (bevis/intyg på)
Besked till anställd enligt AB
§ 12 att anställningsvillkoren
skall omregleras på grund av
att den anställde har rätt till
partiell sjukersättning som
inte är tidsbegränsad
Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag (nytt
eller omprövning)
Beslut om avgångs/omställningsersättning
Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för bidrag (nytt
eller omprövning) inkl
handlingsplan
Delegering av
arbetsmiljöarbetsuppgifter
Disciplinpåföljd, handlingar
rörande
Dödsfall, handlingar rörande
dödsfallet
Egen uppsägning
Ersättningar
Ersättningar för studier, inkl.
ansökan
Facklig tid, rapporter och
sammanställningar
Gallring
Närarkiv
Papper
2 år efter
inaktualitet
X
I personalakt.
Papper /
Digitalt
Papper
Bevaras
X
I personalakt.
Bevaras
X
X
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Papper /
Digitalt
Papper
Bevaras
X
X
X
I personalakt.
Bevaras
X
X
X
I personalakt.
Papper
Papper /
Digitalt
Bevaras
X
X
X
X
X
I personalakt.
Papper/
Digitalt
Papper /
Digitalt
2 år eller 10 år
Bevaras
X
2 år
X
Centralarkiv
Diarieförs
Anmärkning
I personalakt.
I personalakt.
2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år.
t ex bilersättningar (inkl körjournal som grund för
bilersättning), reseersättningar, traktamenten,
friskvårdssubvention, sjukvårdskvitton
Ansökan om ersättning för studier läggs i personalakten
25/43
Dokumenthanteringsplan
Handlingar
Media
Flextidssammanställningar
Papper /
Digitalt
Digitalt
Papper
Papper
Efter 2 år
X
Efter 2 år
Bevaras
Bevaras
X
X
X
X
Papper /
Digitalt
Bevaras
X
X
Papper /
Digitalt
Bevaras
X
Papper
Bevaras
Papper
Papper
Friskanmälningar
Fritidsstudier, beslut
Förbindelse, policy för
Gallring
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
Anmärkning
Heroma
X
I personalakt.




E-post
Intranät
Internet
PuL, information
Samt samtycken/
återtagan till
behandling av personuppgifter samt återtaganden av
samtycken till utlägg
på webbplats.

Sekretess
Förhandlingsprotokoll och
protokoll med bilagor från
central samverkan med de
fackliga organisationerna
Förhandlingsprotokoll, löner/
löneöversyn/
revisionshandlingar med
bilagor
Försäkringar, Ansökningar
AFA, AGF/KL
Försäkringskassans
anteckningar från
avstämnings-/uppföljningsmöten
Försäkringskassans beslut
avseende rehabiliteringsersättning
X
Tillhör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet
X
X
Tillhör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet
X
X
X
Bevaras
X
X
X
I personalakt.
Bevaras
X
X
X
I personalakt
26/43
Dokumenthanteringsplan
Handlingar
Media
Försäkringskassans beslut
avseende sjukersättning
och/eller sjukpenning
Försäkringskassans
förfrågan om anställds
inkomst och årsarbetstid
Förtroendevalda - ersättning
vid sammanträde, förlorad
arbetsinkomst m m
Förändringar och tillägg i
anställningsvillkor
Gratifikation
Grundlistor/Lönelistor
Handlingar angående
omplacering eller förflyttning
Handlingar som rör
uppsägning/avsked från
arbetsgivarens sida
Handlingsplan vid
rehabilitering
Individuellt träffade
anställningsavtal
Införsel i lön (beslut om)
Papper
Introduktionsprogram för
nyanställda
Kompetensutvecklingsinsatser
Kompetensutvecklingsinsatser, intyg,
dokumentation av
Konsulter och andra
uppdragstagare, avtal med
Kontrolluppgifter vid lön
Papper /
Digitalt
Papper /
Digitalt
Papper
Gallring
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
Bevaras
X
X
X
Papper
2 år
X
Papper /
Digitalt
Papper
Efter
mandatperiodens
slut
Bevaras
X
Digitalt
Digitalt
Bevaras
Efter 10 år
Papper
Bevaras
Papper
Anmärkning
I personalakt
I personalakt
X
X
I personalakt
X
X
X
Registreras i Pa-systemet
Före 1999 i papper och arkiverade Centralarkiv
I personalakt
Bevaras
X
X
X
I personalakt
Papper
Bevaras
X
X
X
I personalakt
Papper
Bevaras
X
X
X
I personalakt
Papper
2 år efter upphört
beslut
Vid inaktualitet
X
Gallras vid
inaktualitet
Bevaras
X
Kompetensutvecklingsinsatser för ledare och medarbetare
X
X
Papper
Bevaras
X
X
Papper
Efter 6 år
X
I personalakt
X
27/43
Dokumenthanteringsplan
Handlingar
Media
Gallring
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
Anmärkning
Krishanteringsplaner
Papper
Vid inaktualitet
X
LAS-varsel, handlingar som
ej resulterar i avslut
LAS-varsel, handlingar som
resulterar i avslut
Ledighet med lön för fackligt
uppdrag
Ledighetsansökningar
kortare än 6 månader
Ledighetsansökningar:
barn-, studie- och
tjänstledigheter över 6
månader
Lokala samverkansöverenskommelser
Läkarintyg
Papper
2 år
X
Papper
Bevaras
X
Papper /
Digitalt
Papper /
Digitalt
Papper /
Digitalt
2 år
X
2 år
X
Bevaras
X
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Tillhör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet
Papper
Bevaras
X
X
X
Tillhörande rehab plan. I personalakt
Lärarlegitimation
Löne- och
anställningsstyrande
meddelande i
personalärende
Löneavdrag
Papper
Papper /
Digitalt
Bevaras
Bevaras
X
X
X
X
X
X
I personalakt
I personalakt
2 eller 10 år
X
X
Löneunderlag/
tjänstgöringsrapport
Papper /
Digitalt
Papper /
Digitalt
2 eller 10 år
X
X
Matrikel (motsvarande)
Papper
Bevaras
X
X
Medarbetarenkät
Digitalt
Bevaras/gallras
X
I personalakt
X
X
I personalakt
I personalakt
2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. T
ex kost, lunchkuponger, motionskort, privata telefonsamtal
2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år.
Underlag för beräkning av lön t ex semester-/timlistor, oblistor, timrapporter, sjukanmälningar, försäkran för sjuklön,
ledighetsansökningar
Systematiskt förda uppgifter om den anställdes tjänstgöring
och lön/uppgifter över tidigare anställning i kommunen. I
Personalakt
Dokumentation av valt verktyg, samt
sammanställningar/rapporter bevaras
28/43
Dokumenthanteringsplan
Handlingar
Media
Gallring
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
Medarbetarsamtal,
dokumenterade
överenskommelser/individuel
la utvecklingsplaner
Missbruk av alkohol eller
andra droger,
handlingsprogram för
hantering av
Pensionsansökan,
pensionsbrev med bilagor,
godkännande
Pensionsansökan, särskild
avtalspension med beslut
och överenskommelse
Pensionslösningar, avtal om
särskilda
Personalakter
Papper /
Digitalt
När anställningen
upphör eller när
ny upprättas
X
Papper
Bevaras
X
X
Papper
Bevaras
X
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Förvaras hos handläggaren under innevarande år.
Papper
Bevaras
X
X
X
Förvaras hos handläggaren under innevarande år.
Papper
Bevaras
X
X
Postöppning, fullmakt
(motsvarande)
Protokoll från förhandlingar
enligt MBL
(medbestämmandelagen)
Papper
Vid inaktualitet
X
Papper
Bevaras
X
X
Protokoll med bilagor från
samverkan på
förvaltningsnivå
Protokoll med bilagor från
samverkan på verksamhetsområdena (lokal samverkan)
Protokoll, arbetsmiljö
Papper
Bevaras
X
X
X
T ex individärenden och förhandlingar enligt § 38 m fl som
inte ersätts av centrala samverkansöverensKommelser.
Tillhör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet
Regleras i vårt samverkansavtal
Papper
Bevaras
X
X
X
Regleras i vårt samverkansavtal
Papper
Bevaras
X
X
X
Arbetsmiljöronder
29/43
Anmärkning
Webbaserat kompetensverktyg. Även dokumentation rörande
introduktionsperiod för lärare.
X
I personalakt
Förvaras hos handläggaren under innevarande år.
Personalaktens innehåll se Rutiner för hantering av
Personalakter
X
Dokumenthanteringsplan
Handlingar
Media
Protokoll/anteckningar,
arbetsplatsträffar eller
motsvarande samverkan på
arbetsplatsnivå
Rehabiliteringsmöten
(samtal), övrig dokumentation
Papper /
Digitalt
Rehabiliteringsmöten
(samtal), övriga anteckningar
Rehabiliteringsutredning
Rekvisition av bidrag från
Arbetsförmedlingen
Semesterlistor
Sjukanmälan
Skatter, avdrags- och
jämkningshandlingar
Systematiskt
arbetsmiljöarbete
- årlig uppföljning
Tidredovisning,
tidssammanställningar
Tillsättning av tjänst,
delegeringsbeslut
Tjänstgöringsbetyg/-intyg
(kopia)
Tjänstgöringsrapport för
intermittent anställda och
andra handlingar som visar
arbetad tid och utbetald lön
Uppdrags-/lönetillägg
Uppdragsbeskrivning
Utanordningslistor
Gallring
Närarkiv
Centralarkiv
Bevaras
X
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Papper
Digitalt
Bevaras
2 år
X
X
X
X
Digitalt
Papper
Papper
Vid inaktualitet
Bevaras
7 år
X
X
X
X
Papper /
Digitalt
Bevaras
X
X
Papper
2 år
X
Papper
Bevaras
X
X
Tillhör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet
Papper
Bevaras
X
X
I personalakt
Papper
10 år
Alt bevaras
X
X
Bevaras om inte uppgifterna finns någon annanstans
Papper /
Digitalt
Papper
Papper
2 år
X
Bevaras
2 år
X
X
X
Diarieförs
X
Anmärkning
Regleras i samverkansavtalet
Inkl t ex underlag för genomgång med medarbetaren av
rehabiliteringsprocessen I personalakt. Då
företagshälsovården är inkopplad finns dokumentation i
patientjournal.
Inkl eventuell anteckning om att rehabiliteringsbehov inte
finns i personalakt Se rutin för hantering av Personalakter
I Personalakt
Om tillhörande rehab plan I personalakt
X
X
Förvaltningsövergripande och per skola sammanställning.
I personalakt
30/43
Dokumenthanteringsplan
Handlingar
Media
Utbildningar, kommuninterna
Digitalt
Utdrag ur belastningsregister
Utredning av bisyssla
Vård av barn (VAB), sjukoch friskanmälan
Återbetalda löneskulder
Överenskommelse om
tjänster från
Arbetsmiljöenheten
Överenskommelser/avtal
med arbetsgivaren
Övertids- och jourtidsjournal
Papper
Papper
Papper /
Digitalt
Papper
Papper
Gallring
Närarkiv
Gallras vid
inaktualitet
Bevaras
Vid inaktualitet
2 år
X
2 år
Bevaras
X
Papper
Bevaras
X
Digitalt
2 år
X
X
X
X
Centralarkiv
Diarieförs
X
31/43
Anmärkning
I personalakt
I personalakt. Gallras när personalakten arkiveras.
Bevaras på Arbetsmiljöenheten
X
T ex tjänstebilar, telefoner m m
Ska bevaras 2 år enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift 1982:17
Skolbibliotek
Handlingar
Media
Gallring
Närarkiv
Centralarkiv
Avtal/förbindelse med låntagare om
lånekort
Papper
2 år
X
Beståndsregister
Digitalt
Bevara
X
X
Inköp/prenumerationer
Papper/
Digitalt
Bevara
X
X
Register över låntagare
Digitalt
Vid inaktualitet
X
Statistik
Digitalt
Bevara
X
Uppgift om lån per långtagare
Digitalt
Vid inaktualitet
X
X
Diarieförs
Anmärkning
När eleven avslutat åk 9. Bevaras på skolorna. Vid 16 år
är personen själv ansvarig för lånekort.
Verksamhetssystem Bookit. Samkörs med
folkbiblioteket. Tas ut med periodicitet t.ex. vart tredje år
Bookit. SBC har på papper 1 år.
Förteckning över nyinköpta böcker, prenumerationer på
tidskrifter etc
Bookit
Bookit. Låntagare, antal in- och utlån, antal lånade
böcker, lån per bok etc.
Bookit. Vid återlämnande
Dokumenthanteringsplan
Skolmåltid
Handlingar
Ansökan om livsmedelsanläggning,
godkännande samt beslut om
riskklassificering, inspektionsrapporter
Dagsportioner, statistik
Distributionslistor
Egenkontroll av livsmedelshantering
Eu mjölkbidrag
Friskintyg
Internprislista
Kontrollrapport av efterlevnad av
livsmedelslagstiftningen
Matsedlar
Näringsberäkningar
Prislista livsmedel
Minnesanteckningar från kostråd eller
motsvarande
Protokoll från kostråd eller motsvarande
Recept
Specialkost (intyg)
Media
Gallring
Närarkiv
Papper
Bevaras
X
Digitalt
Papper
Papper
Papper
Papper
Papper
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
1 år
Bevaras
1 år
Vid inaktualitet
X
X
X
X
X
X
Papper
Bevaras
Papper
Digitalt
Digitalt
Centralarkiv
Diarieförs
Anmärkning
X
X
Diarieförd handling
X
X
Diarieförd handling
Avser anställd
X
X
X
Diarieförd handling
Bevaras
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
X
X
X
X
X
Var tredje år sparas detta centralt
Papper
Vid inaktualitet
X
Papper
Digitalt
Papper
Bevara
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
X
X
X
X
X
32/43
Dokumenthanteringsplan
Grundsärskola; Gymnasiesärskola;Särskild utbildning för vuxna
Se även avsnitten förskoleklass och grundskola, gymnasiet och vuxenutbildningen
Handlingar
Media
Gallring
Allmänna studieomdömen
Anmälan modersmålsundervisning
grundsärskola
Ansökan om mottagande i särskola
Begäran om avslutad skolgång inom
särskola
Betyg. Samlat betygsdokument. I de fall
det getts i stället för slutbetyg.
Papper
X
Papper
Bevaras
Vid
inaktualitet
Bevaras
X
X
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Papper
Bevaras
X
X
Bevaras
X
X
X
X
X
X
Individuella scheman
Individuella studieplaner,
gymnasiesärskolan
Intyg om genomgången utbildning
Meddelande om avslutad skolgång i
särskolan
Meddelande om beslut angående
mottagande i särskola
Medgivande om försöksperiod i
särskolan
Medgivande om mottagande i särskola
Medicinsk utredning
Pedagogiska utredning
Protokoll, beslutskonferenser
Psykologisk utredning
Schema klass/lärare
Papper
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper
Vid
inaktualitet
Bevaras
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
X
X
X
Anmärkning
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Papper
Bevaras
X
X
X
Papper
Papper
Papper
Papper
Papper
Digitalt
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
EdWise
33/43
Dokumenthanteringsplan
34/43
Transport
Handlingar
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
Bevaras
X
X
X
Papper
Papper
Papper
Papper
Papper/
Digitalt
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
5 år
2 år
X
X
X
X
Vid inaktualitet
X
Papper
2 år
X
Skivor
1 år
X
Papper
Vid inaktualitet
X
Papper
2 år
X
Papper
Bevaras
X
X
Papper
Bevaras
X
X
Skolskjutsregister
Papper
3 år
X
Skolskjutsreglementen
Turlistor och underlag inköpta turer
Turlistor, egna bussar
Årsstatistik över skolskjutsverksamhet
Papper
Papper
Papper
Papper
Bevaras
2 år
2 år
Bevaras
X
X
X
X
Ansökan och beslut om skolskjuts vid
växelvis boende
Avtal med utförare och entreprenörer
Bilar, utköpta
Bildagböcker
Biljettredovisning, gymnasiet
Bilpool; utredningsmaterial
Dispensansökningar och beslut om
skolskjuts i enskilda fall.
Färdskrivardiagram
För skolskjutsverksamheten inkomna
uppgifter, elevförteckningar, scheman
m.m.
Kontant resebidrag, gymnasiet
Kostnadsredovisning avseende
skolskjuts.
Skolskjutsplaner/regler. Nämnden för
utbildning beslutar om rätt till
skolskjuts och sätter själva gränserna
Media
Gallring
Papper
X
Anmärkning
Efter att avtalet upphört
Efter inbyte, försäljning
X
Efter senaste anteckningen. Uppgifter om antagna
entreprenörer, antal elever per skjuts, färdtid m.m.
X
X
X
Dokumenthanteringsplan
35/43
Upphandla, köpa in och avtala
För digitala handlingar som inte ska bevaras förvaras handlingstyperna i aktuellt dokument- och ärendehanteringssystem, efter att
upphandling avslutats. Handlingarna ordnas i akter efter ärendenummer. Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte
är av ringa betydelse bevaras och skickas till Centralarkivet efter 3 år. Övriga upphandlingar gallras 2 år efter avtalstidens utgång om inget
annat anges.
Handlingar
Media
Gallring
Direktupphandling
Papper/
Digitalt
Se
anmärkning
X
X
Papper/
Digitalt
Se
anmärkning
X
X
Handlingar
Media
Gallring
Avrop/beställning mot ramavtal
Papper/
Digitalt
2 år. Se
anmärkning
Papper/
Digitalt
Vid inaktualitet
Upphandling och enstaka köp av varor
och tjänster för vilka ramavtal saknas:

Anbud och offerter

Beslut

Avtal

Beställningar, beställningsbekräftelser
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
Anmärkning
Med direktupphandling avses ett förfarande utan
särskilda krav på anbud eller annonsering. Sker endast
om kontraktets värde är lågt eller om det finns synnerliga
skäl. Gallras två år efter avtalstidens utgång.
Endast handlingar rörande upphandling av
verksamhetskritiska varor och tjänster bevaras, d v s
varor och tjänster med stor betydelse för, eller påverkan
på, organisationen och omvärlden.
Handlingar rörande upphandlingar som är av ringa
betydelse, d v s saknar långsiktigt värde, t e x
leasingavtal, kontorsmateriel, transporter, boende,
konferens, tryckeritjänster med mera, gallras 2 år efter
avtalstidens utgång. Ej antagna offerter gallras vid
inaktualitet.
Före upphandlingen

Cirkulärskrivelser, inköp/
upphandling
Delegationsordning för
inköp/upphandling
Inköpsstatistik etc, löpande under året
Papper/
Digitalt
Digitalt
Bevaras
Vid inaktualitet
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
X
X
Anmärkning
Bevaras endast vid förnyad konkurrensutsättning.
X
X
Ingår i förvaltningens delegationsordning
Dokumenthanteringsplan
Handlingar
Media
Inköpsstatistik och artikelstatistik, årssammanställning
Lokala bestämmelser för upphandling
och leveranser
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Upphandlingsuppdrag (externt)
Gallring
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
X
X
X
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
36/43
Anmärkning
Vid inaktualitet
Se
anmärkning
Se
anmärkning
Ingår i protokoll till kommunfullmäktige, kommunstyrelse
eller aktuell nämnd
Fullmakter m.m. till inköpscentraler gallras 2 år efter
avtalstidens utgång.
Initiera upphandlingsärende
Handlingar
Inköpsgrundande handlingar, t ex
anskaffningsbeslut, investeringsbeslut
och inköpsanmodan (beställning)

Tjänsteutlåtande/underlag för
beslut
Media
Gallring
Papper/
Digitalt
Se
anmärkning
Papper/
Digitalt
Vid inaktualitet
Anmärkning
Gallras efter inaktualitet när upphandling avslutats eller
avtal tecknats.
Original bevaras som bilaga till protokoll i respektive
instans.
X
Ta fram förfrågningsunderlag vid upphandling
Handlingar
Förfrågningsunderlag:

Anbudsinbjudan

Avtalsvillkor

Branschvillkor och
bestämmelser

Kravspecifikationer
Sändlista för utskickat
förfrågningsunderlag.
Media
Gallring
Papper/
Digitalt
Se
anmärkning
Digitalt
2 år
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
Anmärkning
Häri även annons och annonsunderlag. Handlingar med
ringa betydelse gallras 2 år efter avtalstidens utgång.
Underlag med information om aktens innehåll skickas till
Centralarkivet.
X
Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft,
endast selektiv upphandling.
Dokumenthanteringsplan
37/43
Anbudstiden för upphandling
Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till Centralarkivet efter 3 år.
Övriga upphandlingar gallras 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges.
Handlingar
Media
Gallring
Anbud, antagna
Papper/
Digitalt
Se
instruktioner
för avsnitt.
X
X
X
Anbud, ej antagna
Papper/
Digitalt
8 år. Se
anmärkning
X
X
X
Anbud, för sent inkomna
Papper/
Digitalt
2 år
X
X
Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft.
Anbud, som skickats per post trots att
den upphandlande enheten ställt krav
på elektroniska anbud
Papper
2 år
X
X
Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft.
Anbudsöppningsprotokoll/anbudsproto
koll/anbudsdiarium/anbudsförteckning
Papper/
Digitalt
Se
instruktioner
för avsnitt
Gäller även anbudsprotokoll för anbudskompletteringar
Papper
Vid inaktualitet
Gallras när upphandlingen är avslutad.
Broschyrer som ingår i anbud och inte
innehåller sakuppgift
Broschyrer som ingår i anbud och som
innehåller sakuppgift:

Antagna anbud

Ej antagna anbud
Kuvert/emballage som innehållit
inkomna anbud
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
Anmärkning
Bilagor som utgörs av föremål, t ex arbetsprover och
modeller, får gallras eller återlämnas till anbudsgivaren
efter inaktualitet, d v s när upphandlingen är avslutad,
under förutsättning att de beskrivs eller avbildas i
dokumentation som bevaras.
Gallras 8 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft.
Observera: anbud från anbudsgivare som begärt
överprövning/skadestånd vid ett upphandlingsförfarande
ska bevaras till dom har vunnit laga kraft.
Broschyrer tillhörande antagna anbud ligger tillsammans
med upphandlingsärendet. Rensas ur akten.
Papper
2 år
Broschyrer tillhörande ej antagna anbud gallras 2 år
efter att antaget anbud vunnit laga kraft.
Papper
Vid inaktualitet
Gallras när upphandlingen är avslutad.
Anbudsprövning och utvärdering
Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till Centralarkivet efter 3 år.
Övriga upphandlingar gallras 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges.
Dokumenthanteringsplan
Handlingar
Media
Anbudssammanställning
Papper/
Digitalt
Anbudsutvärderingsprotokoll
Papper/
Digitalt
Begäran om och svar på
förtydliganden och kompletteringar:

Antagna anbud

Ej antagna anbud
Dokumentation från förhandling,
provning, tester, muntlig presentation
samt tagande av referenser:

Antagna anbud

Ej antagna anbud
Förfrågning från och svar till
anbudsgivare:

Antagna anbud

Ej antagna anbud
Korrespondens med anbudsgivare:

Av betydelse

Av tillfällig eller ringa betydelse
Protokoll från förhandlingar med
anbudsgivare
Protokoll från MBL-förhandlingar
Skatte- och registreringskontroll av
anbudsgivare
Soliditetsupplysningar, kontroll av
anbudsgivare
Gallring
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
38/43
Anmärkning
Se
instruktioner
för avsnitt
Se
instruktioner
för avsnitt
Papper/
Digitalt
Se
instruktioner
för avsnitt.
2 år.
Tillhörande antagna anbud bevaras.
Tillhörande ej antagna anbud gallras 2 år efter att
antaget anbud vunnit laga kraft.
Papper/
Digitalt
Se
instruktioner
för avsnitt.
2 år.
Tillhörande antagna anbud bevaras.
Tillhörande ej antagna anbud gallras 2 år efter att
antaget anbud vunnit laga kraft.
Papper/
Digitalt
Se instruktion
för avsnitt.
2 år.
Tillhörande antagna anbud bevaras.
Tillhörande ej antagna anbud gallras 2 år efter att
antaget anbud vunnit laga kraft.
Papper/
Digitalt
Se
anmärkning
Av betydelse bevaras, övrig gallras vid inaktualitet, d v s
när upphandlingen är avslutad.
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Se instruktion
för avsnitt
Se instruktion
för avsnitt
Vid förenklad upphandling, urvalsupphandling eller
förhandlad upphandling.
Fackliga organisationers möjlighet att utöva inflytande
över upphandlingar framgår av MBL 38-40 §§.
Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft.
Ingår oftast i det inkomna anbudet.
Gallras 8 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft.
Ingår oftast i det inkomna anbudet.
2 år
8 år
X
Dokumenthanteringsplan
Handlingar
Media
Tjänsteanteckningar rörande kontakter
m.m. med anbudsgivare
Papper/
Digitalt
Upplysning/underrättelse om
tilldelningsbeslut eller tilldelningsbrev
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Uteslutning av leverantörer
Utvärderingsprotokoll
Utvärderingsrapport
Gallring
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
Bevaras eller
gallras efter 2
år
Se instruktion
för avsnitt
Se instruktion
för avsnitt
Se instruktion
för avsnitt.
Se instruktion
för avsnitt
Anmärkning
Antaget anbuds tjänsteanteckningar bevaras under hela
avtalstiden + 2 år. Övriga anbud gallras 2 år efter att
antaget anbud vunnit laga kraft.
Upphandlingsbeslut och avtalstecknande
Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till Centralarkivet efter 3 år.
Övriga upphandlingar gallras 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges.
Handlingar
Media
Gallring
Avtal och kontrakt rörande anbud,
med bilagor
Papper
Se instruktion
för avsnitt
Avtal/kontrakt av rutinmässig karaktär
Beställningar enligt antaget
anbud/avtal
Beställningsbekräftelse
Ramavtal
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
39/43
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
Anmärkning
2 år
2 år efter avtalets upphörande
2 år
Kan även användas vid direktupphandling
2 år
Kan även användas vid direktupphandling
Se instruktion
för avsnitt
Egna upprättade ramavtal
Efter upphandlingen
Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till Centralarkivet efter 3 år.
Övriga upphandlingar gallras 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges.
Dokumenthanteringsplan
Handlingar
Media
Gallring
Avbruten upphandling

Beslut om

Upplysning om
Papper/
Digitalt
Se instruktion
för avsnitt
Följesedlar

Specificerad och inte en
samlingsfaktura

Köpnotor och bensinkvitton

Ej specificerade och hänvisar till
fakturan
Göra om en upphandling

Beslut om

Upplysning om
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
Anmärkning
3 månader
Papper/
Digitalt
2 år
10 år
Papper/
Digitalt
Se instruktion
för avsnitt
Administreras av ekonomiavdelningen.
40/43
Dokumenthanteringsplan
41/43
Vuxenutbildningen och kvalificerad yrkesutbildning (KY)
Handlingar
Media
Gallring
Anmälningar till prövning
Anmälningar/ansökningshandlingar
Ansökningar, kursbyten
Ansökningar, studieavbrott, ändrat tillval,
flyttning etc.
Antagningslistor
Avstängning av elev
Avtal/överenskommelse om tex
datoranvändning
Papper
Papper
Papper
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
X
X
X
Papper
Vid inaktualitet
X
Papper
Papper
Bevaras
Bevaras
X
X
Papper
Vid inaktualitet
X
Betygsdokument, samlat. Utbildningsbevis
Papper
Bevaras
X
X
Betygskatalog
Betygskopior av slutbetyg
Betygskriterier, lokalt utarbetade
Papper
Papper
Papper
Papper/
Procapita
Bevaras
Bevaras
Bevaras
X
X
X
X
X
X
Bevaras
X
X
Gymnasiearbete
Papper
Bevaras
X
X
Handling av rutinkaraktär rörande elever
Handlingar rörande lokala, individuella
kurser och projektarbeten
Individuella studieplaner
Klagomål på verksamheten
Papper
Vid inaktualitet
X
Papper
Bevaras
X
X
Papper
Papper
Papper/
Procapita
Bevaras
Bevaras
X
X
X
X
Bevaras
X
X
Korrespondens av betydelse.
Papper
Bevaras
X
X
Ledighetsansökningar
Papper/
Digitalt
Vid inaktualitet
X
Elevkort/studerandekort
Klass/studerandelistor
Närarkiv
Centralarkiv
Diarieförs
Anmärkning
När prövning är genomförd
Tidigast efter att eleven avslutat sin utbildning
Kan gallras då anteckning gjorts på elevkort eller
motsvarande.
X
X
X
Policy. Då elev slutat skolan
Den som vill ha ett samlat betygsdokument får själv
bestämma vilka kurser eller delkurser som skall ingå i
dokumentet.
Uppgifter om elevs genomförda kurser och
studieavbrott.
Originalet behålls av författaren. En kopia av arbetet bör
bevaras .
Underlag för planering, redovisning m m
X
Via synpunktshanteringen.
X
Korrespondens som inte är rutinmässig och inte finns
bevarad centralt bör förvaras och bevaras på respektive
skola.
Dokumenthanteringsplan
Handlingar
Media
Gallring
Närarkiv
Centralarkiv
Litteraturlistor
Läsårsdata
Meddelande om genomförd prövning
Nationella kursprov sammanställning
Nationella prov i svenska och dess
elevlösningar
Nationella prov, elevlösningar i samtliga
ämnen utom svenska
Närvaro- och frånvarouppgift
Orienteringskurser, lokala
Protokoll eller andra beslutshandlingar
Protokoll från ämneskonferenser
Papper
Papper
Papper
Papper
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
Bevaras
X
X
X
X
X
X
Papper
Bevaras
X
X
Papper
5 år
X
X
Digitalt
Papper
Papper
Papper
Bevaras
Bevaras
Bevaras
X
X
X
X
X
X
Prövning
Papper
Bevaras
X
X
Redovisning av statsbidrag
Schema, lärare/kurs
Systematiskt kvalitetsarbete
Timplaner, lokala
Papper
Digitalt
Papper
Papper
Bevaras
Bevaras
Bevaras
Bevaras
X
X
X
X
X
X
X
X
Diarieförs
X
42/43
Anmärkning
Beslutet. Delegation Förvaltningschef och skolchef
När uppgiften är dokumenterad
X
Kan ej skickas till Centralarkivet förrän tidigast 2016
Gallras 5 år efter provtillfället. Elevlösningar i svenska
bevaras.
edWise
X
Samtliga
Bör förvaras tillsammans med betygskatalog eller
individuella betyget.
X
X