Förfrågningsunderlag för distribution av portionsmat till personer i

1 (17)
Kvalitetssäkrat av upphandlingskontoret 2015-08-20
2015-08-17
Dnr 1274-2015
Förfrågningsunderlag för
distribution av portionsmat
till personer i ordinärt
boende inom Östersunds
kommun
1274-2015 Matdistribution
2 (17)
1 OMFATTNING.................................................................................................................................................. 4
1.1
KOMMUNFULLMÄKTIGES MÅL OCH VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDENS EFFEKTMÅL FÖR
VERKSAMHETEN .................................................................................................................................................. 5
2 UPPHANDLINGSFÖRFARANDE .................................................................................................................. 5
2.1
2.2
BESTÄLLARE......................................................................................................................................... 5
KONTAKTPERSONER ............................................................................................................................. 5
3 ADMINISTRATIVA BESTÄMMELSER ....................................................................................................... 5
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
3.12
3.13
3.14
ELEKTRONISKT ANBUDSFÖRFARANDE .................................................................................................. 5
KONKURRENSNEUTRALITET ................................................................................................................. 6
ANBUDETS UTFORMNING ...................................................................................................................... 6
UPPHANDLINGSFÖRFARANDE ............................................................................................................... 6
DISTRIBUTION AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG....................................................................................... 6
SISTA ANBUDSDAG ............................................................................................................................... 6
ANBUDETS GILTIGHET .......................................................................................................................... 6
ANBUDETS FORM OCH SPRÅK................................................................................................................ 6
ANBUDSÖPPNING .................................................................................................................................. 6
SEKRETESS ........................................................................................................................................... 7
FRÅGOR OCH SVAR ............................................................................................................................... 7
KOMPLETTERING AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAGET .............................................................................. 7
KVALIFICERING OCH ANBUDSUTVÄRDERING ........................................................................................ 7
TILLDELNINGSBESLUT .......................................................................................................................... 7
4 KRAV PÅ LEVERANTÖREN ......................................................................................................................... 8
4.1
4.2
KRAV PÅ LEVERANTÖREN (LOU KAP 10:2) .......................................................................................... 8
FÖRETAGSUPPLYSNING ......................................................................................................................... 8
5 KRAVSPECIFIKATION .................................................................................................................................. 8
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
5.9
5.10
5.11
5.12
5.13
5.14
5.15
5.16
UPPDRAGET .......................................................................................................................................... 8
KVALITETSKRAV .................................................................................................................................. 9
SERVICEDEKLARATION - VÄRDIGHETSGARANTIER ............................................................................. 10
KRAV PÅ IT – VÅRDINFORMATIONSSYSTEM ....................................................................................... 10
LÅSSYSTEM ........................................................................................................................................ 10
NYCKLAR ........................................................................................................................................... 11
GÅVOR OCH ANDRA FÖRMÅNER ......................................................................................................... 11
EGENKONTROLLPROGRAM FÖR HANTERING AV LIVSMEDEL ............................................................... 11
KOMMUNVAPNET ............................................................................................................................... 11
TYSTNADSPLIKT/SEKRETESS ............................................................................................................... 11
MEDDELARFRIHET .............................................................................................................................. 12
PERSONAL .......................................................................................................................................... 12
ÖVERTAGANDE AV VERKSAMHET ....................................................................................................... 12
MILJÖKRAV ........................................................................................................................................ 12
FORDON .............................................................................................................................................. 13
ANBUD OCH UTVÄRDERING ................................................................................................................ 14
6 KOMMERSIELLA VILLKOR...................................................................................................................... 14
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
6.10
KONTRAKTSTID .................................................................................................................................. 14
PRIS .................................................................................................................................................... 14
INDEX ................................................................................................................................................. 15
BETALNINGSVILLKOR ......................................................................................................................... 15
FAKTUROR .......................................................................................................................................... 15
FÖRSÄKRING....................................................................................................................................... 15
EXTRAORDINÄRA HÄNDELSER OCH HÖJD BEREDSKAP ........................................................................ 15
LAGAR/FÖRORDNINGAR/FÖRESKRIFTER ............................................................................................ 15
ÖVERLÅTELSE AV AVTAL ................................................................................................................... 15
UNDERLEVERANTÖR ........................................................................................................................... 16
1274-2015 Matdistribution
3 (17)
6.11
6.12
6.13
6.14
OMFÖRHANDLING ............................................................................................................................... 16
HÄVNING ............................................................................................................................................ 16
FORCE MAJEURE ................................................................................................................................. 16
TVIST .................................................................................................................................................. 16
7 UPPFÖLJNING, UTVÄRDERING OCH KVALITETSKONTROLL AV VERKSAMHETEN UNDER
AVTALSTIDEN.................................................................................................................................................. 16
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
TILLSYN .............................................................................................................................................. 16
LEX SARAH ......................................................................................................................................... 16
INSYN ................................................................................................................................................. 17
RAPPORTERING ................................................................................................................................... 17
UPPFÖLJNING OCH UTVÄRDERING....................................................................................................... 17
ALLMÄNHETENS INSYN....................................................................................................................... 17
Bilagor:
Bilaga 1 Leverantörsförsäkran
Bilaga 2 Anbudsformulär
Bilaga 3 Volymuppgifter maj 2015
Bilaga 4 Kvalitetskrav
Bilaga 5 Utvärderingsinstrument och sanktioner
Bilaga 6 Vård- och omsorgsplan
Bilaga 7 Förmåner
Bilaga 8 Lex Sarah
Bilaga 9 Lednings- och informationsplanen
1274-2015 Matdistribution
4 (17)
Östersunds kommun, Vård- och omsorgsförvaltningen upphandlar
distribution av kyld färdiglagad portionsmat till personer i ordinärt boende
1 OMFATTNING
Bakgrund
Östersunds kommun har ett unikt koncept för portionsmat enligt lagen om
valfrihet (LOV). Personer som är beviljad matdistribution kan välja att köpa
vardagsmat till festmat, efterrätter och sallad från tre kök vid varje leverans. När
detta skrivs i maj 2015 finns det 24 olika maträtter, två olika sallader och 12
efterrätter att välja på. Det finns i dag tre godkända kök/leverantörer som
producerar portionsmat. Köken är Vardaga kök AB, Compass Group AB (Mr
Husman) och Jämtländska matsalen AB. Köken konkurrerar om kvalitet och
prissättning. En matportion kostar allt från 52 kronor till 80 kronor.
Uppdraget som upphandlingen avser att sköta distributionen av portionsmat hem
till personer som bor i ordinärt boende minst två gånger per vecka.
Avtalet med nuvarande leverantör löper ut varför Vård- och omsorgsnämnden
avser att göra en ny upphandling av matdistribution i ordinärt boendet.
I uppdraget ingår följande :
• Sammanställning, publicering och distribution av matsedlar/
beställningssedlar på kommunens hemsida och hem till personer som har
beslut om insatsen matdistribution enligt Socialtjänstlagen.
• Ta upp beställning från personer med beslut om matdistribution.
• Beställa portionsmat från godkända kök/företag.
• Ta emot och kylförvara portionsmat i godkänd lokal.
• Distribuera kyld portionsmat minst två gånger i veckan hem till personer
med biståndsbeslut om matdistribution som också har beställt portionsmat.
• Distributionen ska ske inom hela Östersunds kommun
• Leverantören avgör hur organisationen av distributionen ska genomföras, till
vilka områden och vilka dagar detta sker. Leverans ska ske dagtid och
samma tider varje vecka, den variation som kan tillåtas är högst +1/ -1
timme, vid ändrad tid måste den enskilde meddelas.
Leverantören tillhandahåller och ansvarar för de fordon som används i
transportuppdraget och lokal för kylförvaring av portionsmat. Leverantören ska
även administrera beställningsunderlag av mat dvs. sammanställa och lämna ut
och ta emot beställningar från brukarna till köken. Leverantören ska även betala
köken som producerar portionsmat för beställd mat samt fakturera den enskilde
för beställd och levererad portionsmat en gång per månad.
Anbud ska lämnas på hela omfattningen.
1274-2015 Matdistribution
5 (17)
Antalet personer som har beviljad matdistribution är för närvarande 750 personer
(juni-2015) och antalet personer förändras ständigt. Antalet personer som köper
en eller flera matlådor dagligen eller per vecka är varierande. I maj var antalet
personer som köpte mat 455 och det levererades totalt 10781 portioner.
I bilaga 3 finns volymuppgifter fördelade per områden och antal portioner som
levererades i maj 2015.
1.1
Kommunfullmäktiges mål och Vård- och omsorgsnämndens effektmål för
verksamheten
Kommunfullmäktiges övergripande mål för Östersund är "Ett demokratiskt,
socialt, ekologiskt och ekonomiskt hållbart Östersund" Vård- och
omsorgsnämnden fastställer effektmål utifrån kommunfullmäktiges mål i
budgeten varje år. Leverantören ska arbeta efter nämndens effektmål. Effektmålen
kommer att förändras och utvecklas i samband med budgetarbetet varje år.
1. Under år 2016 ska minst 95 % av alla personer som har insatser inom
äldreomsorg och LSS göras delaktiga i utformningen av sina individuella
genomförandeplaner. Med delaktighet avses i detta sammanhang att personen har
tillfrågats om hur, när och på vilket sätt de vill få sina beviljade insatser utförda.
Resultatet mäts i verksamhetssystemet.
2. Minst 91 % av dem som har hemtjänstinsatser ska vara ganska nöjda eller
mycket nöjda när de i Socialstyrelsens nationella brukarundersökning svarar på
frågan:" Hur nöjd eller missnöjd är du sammantaget med den hemtjänst du har?"
3. Andelen bilar inom vård- och omsorgsförvaltningen som drivs med förnybart
bränsle (el, hybrid, gas eller etanol) ska öka med minst 7 procentenheter jämfört
med maj 2015 (då andelen var 46 %).
Miljömålen följs upp årligen per april, augusti och december.
Resultatet kring nöjdhet mäts i Socialstyrelsens årliga brukarundersökning.
Resultat från brukarundersökningen kommer att publiceras på Östersunds
kommuns hemsida www.ostersund.se
2 Upphandlingsförfarande
Upphandlingen genomförs genom förenklat förfarande enligt LOU. Anbud kan
komma att antas utan föregående förhandling.
2.1
Beställare
Östersunds kommun, Vård- och omsorgsnämnden
2.2
Kontaktpersoner
Kontaktpersoner inom vård- och omsorgsförvaltningen, Östersunds kommun är
Christina Taraldsson, [email protected] och Börje Hoflin,
[email protected]. Obs! Frågor ska ställas i TendSign enligt punkt 3.11
3 Administrativa bestämmelser
3.1
Elektroniskt anbudsförfarande
Beställaren använder i denna upphandling elektronisk anbudsgivning via
upphandlingssystemet TendSign.
1274-2015 Matdistribution
6 (17)
Leverantörer som vill delta ska lämna in elektroniskt anbud via systemet
TendSign.
Leverantörer får genom TendSign:
• Tillkommande information
För tillgång till systemet krävs en inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls
genom att göra en enkel registrering på www.tendsign.com. Det är kostnadsfritt
för leverantörer att använda systemet och att lämna anbud. Efter genomförd
registrering fås omedelbar tillgång till systemet. Har ni frågor eller behöver
support kring hanteringen av systemet går det bra att kontakta TendSigns support
på 0771-440 200 vardagar kl. 07.00 – 17.00
3.2
Konkurrensneutralitet
Vård- och omsorgsnämndens upphandlingar ska ske med utnyttjande av de
konkurrensmöjligheter som finns. Leverantörer och anbud ska behandlas utan
ovidkommande hänsyn. Detta innebär att upphandlingar inte får ske på sådant sätt
att vissa leverantörer obehörigt gynnas eller missgynnas.
Egenregi kommer inte att lämna anbud.
3.3
Anbudets utformning
Hela anbudsförfarandet genomförs på svenska och anbudet ska lämnas
elektroniskt via TendSign. Det är viktigt att anbudsgivare noga följer de
anvisningar som anges i förfrågningsunderlaget. De möjligheter som finns till
förtydligande och komplettering av anbud finns angivna i LOU och är begränsade.
Anbud som inte innehåller samtliga begärda uppgifter kan komma att förkastas
utan att leverantörer ges tillfälle till förtydligande eller komplettering. Anbudet
ska utformas helt i enlighet med förfrågningsunderlaget. Reservationer eller
tillägg accepteras inte. Anbud som lämnas för sent kan inte prövas. De bilagor till
förfrågningsunderlaget som ska ifyllas och bifogas anbudet, måste sparas ner
på leverantörens dator, fyllas i och sedan bifogas bilagan till anbudet.
3.4
Upphandlingsförfarande
Upphandlingen genomförs genom förenklat förfarande enligt LOU. Anbud kan
komma att antas utan föregående förhandling.
3.5
Distribution av förfrågningsunderlag
Detta förfrågningsunderlag distribueras via TendSign. Vi ansvarar endast för
förfrågningsunderlag som tagits emot från oss eller vår distributör.
3.6
Sista anbudsdag
Anbud ska vara oss tillhanda senast 2015-11-03
3.7
Anbudets giltighet
Anbudet ska vara giltigt till och med 2016-04-30
3.8
Anbudets form och språk
Svenska språket ska tillämpas i tal och skrift i alla frågor som rör denna
upphandling.
3.9
Anbudsöppning
Anbudsöppning kommer att ske på upphandlingskontoret, Artillerigatan 3,
Östersund. Anbudsöppning är inte offentlig. En person som utses av
Handelskammaren kan dock närvara om en leverantör begär det. Kostnaden för
1274-2015 Matdistribution
7 (17)
detta betalas av den som begärt detta. Anmälan av sådan närvaro ska göras
skriftligen senast vid anbudstidens utgång.
Datum för anbudsöppning är 2015-11-05
3.10 Sekretess
Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt offentlighets- och
sekretesslagen till dess att tilldelningsbeslut fattats eller upphandlingen på annat
sätt avslutats. Efter detta blir handlingarna som regel offentliga, men vissa
uppgifter kan undantagsvis omfattas av sekretess även efter avslutad upphandling,
se 19 kap 3§ och 31 kap 16§ offentlighets- och sekretesslagen.
Den leverantör som anser att uppgifter som lämnats i anbudet uppfyller villkoren
för kommersiell sekretess ska skriftligen inkomma med begäran om sekretess.
Begäran ska innehålla en precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken
skada leverantören skulle lida om uppgifterna röjs. Denna skriftliga begäran ska
medfölja anbudet på separat bilaga. Uppgifter som rör utvärderingskriterier är
endast undantagsvis av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas.
Om kommunen vid sekretessprövning gör bedömningen att sekretess föreligger så
kan kommunens beslut överklagas till Kammarrätten. Garantier för att uppgifter
inte kommer att lämnas ut kan därför inte ges.
3.11 Frågor och svar
Frågor under anbudstiden ska ställas via frågor och svarsfunktionen i TendSign.
Beställaren besvarar frågor via samma funktion. Frågor och svarsfunktionen är
tillgänglig via annonsen till upphandlingen under ”Frågor och svar”.
Om leverantören upplever förfrågningsunderlaget som oklart eller otydlig i något
avseende är det viktigt att Östersunds kommun kontaktas så att missförstånd kan
undvikas. Innan anbud lämnas uppmanas leverantören att kontrollera om nya
uppgifter om upphandlingen har tillkommit. Sista dag för frågor 2015-10-16
3.12 Komplettering av förfrågningsunderlaget
Kompletteringar och övriga meddelanden meddelas genom e-postmeddelanden
som skickas till den e-postadress leverantören angivit i TendSign. Leverantören
får sedan själv hämta kompletteringen eller meddelandet. Om leverantören tagit
emot förfrågningsunderlag via mäklare måste leverantören meddela oss
namn/adress/e-postadress. Detta för att eventuella meddelanden ska kunna nå ut.
3.13 Kvalificering och anbudsutvärdering
Prövning av anbud sker i två steg. Först prövas att anbuden uppfyller de krav som
ställts på leverantören (kvalificeringskrav). Samtliga ställda krav och
kommersiella villkor ska vara uppfyllda. Den leverantör som lämnat lägst pris
och uppfyller samtliga krav och kommersiella villkor kommer att antas.
Den leverantör som lämnar anbud godkänner samtliga ställda krav och villkor,
både kommersiella villkor, kvalitetskrav och andra krav som ställs i denna
upphandling.
3.14 Tilldelningsbeslut
När beslut i upphandlingen tagits skickas ett tilldelningsbeslut till samtliga
leverantörer. Tilldelningsbeslutet skickas som ett e-postmeddelande till den epostadress som angivits av leverantören i TendSign.
1274-2015 Matdistribution
8 (17)
Avtal kommer att tecknas tidigast tio dagar efter att tilldelningsbeslutet skickats.
Avtalet är bindande först då båda parter undertecknat det. Leverantörens
registrerade användare i TendSign ska vara behörig att lämna anbud för
leverantörens räkning. På begäran ska detta kunna styrkas.
4 KRAV PÅ LEVERANTÖREN
4.1
Krav på leverantören (LOU kap 10:2)
En leverantör kan uteslutas från deltagande i upphandling om denne
• är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för
ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad
näringsförbud
• är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning,
ackord eller annat liknande förfarande
• är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom
• har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den
upphandlande enheten kan visa detta
• inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller
skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker, eller
• i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller
• lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av denna bestämmelse.
Av LOU kap 10:1 framgår också de omständigheter under vilka en leverantör ska
uteslutas.
4.2
Företagsupplysning
Nedanstående företagsupplysning bifogas anbudet
• Leverantörsförsäkran, ifylld och undertecknad. OBS! Östersunds kommun/
beställaren kommer att kontrollera uppgifternas riktighet innan beslut i
upphandling fattas.
5 KRAVSPECIFIKATION
5.1
Uppdraget
Matdistribution är en biståndsbedömd insats enligt Socialtjänstlagen. Det är
kommunens biståndshandläggare som beslutar om insatsen för varje enskild
individ. Beslutet innebär att få kyld färdiglagad portionsmat hemlevererad till
bostaden och vid behov även hjälp att sätta in maten i kylskåpet. I uppdraget
ingår även att få hjälp med beställning och avbeställning.
Målgruppen är företrädesvis äldre personer även yngre personer med behov av
insatsen innefattas i målgruppen.
Leverans ska ske minst två gånger per vecka och leverantören ska organisera
distributionen så att den sker under vardagar, dagtid. Den enskilde beställer mat
cirka två veckor före leverans.
Leverantören ska meddela den enskilde vilken dag och vilken tid som leverans av
portionsmat kommer att ske. För personer som inte själv kan öppna dörren och
ställa in mat i kylskåpet ska leverantören även ställa in matlådorna i kylskåpet hos
de personerna.
1274-2015 Matdistribution
9 (17)
Leverantören ska tillhandahålla matsedlar/beställningssedlar hem till personerna
och även publicera dem på kommunens hemsida. Det är leverantören som
kommer överens med matproducenterna/köken av portionsmat hur och när
matsedlar ska distribueras till leverantören.
Leverantören ska beställa portionsmat från matproducenterna inför matleverans.
Leverantören ska betala matföretagen/producenten för de enskildas beställning av
portionsmat och leverantören ska även fakturera den enskilde för beställd och
hemlevererad mat en gång per månad.
Den rutin som utföraren bestämmer sig för avseende beställning-betalningdebitering ska godkännas av vård- och omsorgsförvaltningen.
Leverantören ska tillhandahålla lokal för kylförvaring av portionsmat och
emballage som t.ex. kylväska eller motsvarande för distribution av maten till de
enskilda. Städning och skötsel av lokal är leverantörens ansvar.
Leverantören tillhandahåller och ansvarar för de fordon som används i
transportuppdraget. Leverantören ansvarar för att det skapas en obruten kylkedja
för matlådorna ända hem till den enskildes kök.
Vård- och omsorgsnämnden tar för närvarande inte ut någon avgift av den
enskilde för insatsen matdistribution men den enskilde betalar för portionsmaten.
Leverantören måste följa gällande lagar som omfattas av uppdraget.
Vid fullgörandet av uppgiften ska leverantören iaktta allas likhet inför lagen,
saklighet och opartiskhet.
Vård- och omsorgsnämnden ser mycket positivt på att leverantören marknadsför
matdistributionen så att det blir fler personer som får matdistribution och att
antalet distribuerade matlådor kan öka.
Det är hemtjänstens utförare som hjälper till när personer behöver ha hjälp med att
värma eller få hjälp att äta matlådan.
Leverantören ska delta i Vård- och omsorgsnämndens matråd två gånger per år.
Nuläge – så fungerar det idag
I hemtjänsten infördes ett valfrihetssystem (LOV) från den 1 januari 2014 som
innebär att den enskilde väljer vilken utförare den vill ha insatser från när det
gäller personlig omvårdnad och servicetjänster. I maj 2015 är det fyra olika
företag som är godkända för att utföra personlig omvårdnad inom kommunen. 10
olika företag är godkända för att utföra servicetjänster inom olika delar av
kommunen. Matdistributören ska samverka med utförarna av hemtjänst så att det
blir på bästa sätt för den enskilde.
5.2
Kvalitetskrav
Insatserna inom socialtjänsten ska vara av god kvalitet och kvaliteten i
verksamheten ska systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras (se SoL 3
Kap, 3 §). I bilaga 4 till förfrågningsunderlaget finns de kvalitetskrav som ska
1274-2015 Matdistribution
10 (17)
gälla för uppdraget. Uppföljningsrutiner och sanktioner beskrivs i bilaga 5.
Kvalitetskraven kan komma att ändras under avtalstiden.
5.3
Servicedeklaration - Värdighetsgarantier
Vård- och omsorgsnämnden har beslutat om servicedeklaration för hemtjänst. Den
beskriver vad medborgare eller brukare kan förvänta sig när de nyttjar kommunala
tjänster. Genom att också lämna en värdighetsgaranti talar nämnden om hur
snabbt leverantören ska rätta till brister om den enskilde lämnat ett klagomål. För
hemtjänst finns följande tre garantier.
Tidskontinuitet - Beviljade hjälpinsatser ska ges på avtalad tid +-30 minuter. Vid
tidigare eller senareläggning av insatserna ska brukaren snarast meddelas om
detta.
Genomförandeplan - ska vara upprättad senast inom två veckor efter att en person
har börjat få insatser. Den enskilde eller dess företrädare ska vara delaktig när
genomförandeplanen upprättas. På så sätt kan personen påverka hur insatserna ska
utföras.
Kontaktman - Personer som har hemtjänst har rätt till en kontaktman som ska
fungera som en länk mellan brukaren, närstående och övrig personal. Om det inte
fungerar med kontaktmannaskapet har personen möjlighet att byta kontaktman.
Den enskilde är garanterad att få träffa sin kontaktman minst en gång per vecka.
Om dessa garantier inte uppfylls kan personen föra fram klagomål till ansvarig
chef. Chefen ska omgående eller inom två veckor vidta nödvändiga åtgärder för
att rätta till bristerna.
5.4
Krav på IT – Vårdinformationssystem
Leverantören ska använda vård- och omsorgsnämndens verksamhetssystem för att
få beställning från biståndshandläggarna över vilka personer som beviljats
matdistribution.
Kommunen tillhandahåller åtkomst till systemet och utbildning av lokal
kontaktperson/samordnare av systemet kostnadsfritt.
Leverantören ska tillhandahålla den IT - miljö som erfordras för att kommunicera
med kommunens Citrixserver samt utföra förändringar som kan behövas för säker
åtkomst till kommunens verksamhetssystem för vård och omsorg.
5.5
Låssystem
Kommunen tillhandahåller och installerar digital nyckelhantering (fn.Phoniro) till
de personer som ger sitt medgivande till detta. Systemet ger möjlighet enkel och
säker hantering av öppning av dörrar samt loggning av besök. Kommunen svarar
för kostnader för utrustning av lås och installation.
Leverantören ansvarar för och bekostar teknisk utrustning t ex mobiltelefon som
är testad med gott resultat av leverantören av digital nyckelhantering inklusive
tillämpliga abonnemang för sin personal.
Krav på teknisk utrustning är att varje enskild personal ska ha tillgång till en
androidtelefon med phoniroapp som fungerar mot Phonirolås för att kunna öppna
dörren till den enskilde.
1274-2015 Matdistribution
11 (17)
Leverantören ska ha kontroll på vem i personalen som har tillgång till specifik
mobiltelefon. Vid öppning av dörr sker en logg så att leverantören kan se vem i
personalen som öppnat dörren. Personalen loggar in med användarnamn samt
lösenord. Till dessa krävs ett surfabonnemang med en mindre "surfpott". Ex Telia
3G, 0,5GB. Vård- och omsorgsnämnden kommer med utgångspunkt i
personuppgiftslagen (PUL) att teckna ett personuppgiftsbiträdesavtal med
leverantören.
5.6
Nycklar
Leverantören ska ha skriftliga rutiner för säker nyckelhantering (utlämning och
återlämning med signering) av den enskildes nycklar.
5.7
Gåvor och andra förmåner
Gåvor till leverantören eller leverantörens personal i form av pengar eller gåvor
med realiserbart ekonomiskt värde är alltid otillbörliga. Till gåvor utan egentligt
ekonomiskt värde kan räknas föremål utan ett realiserbart värde, t.ex. tårtor, frukt,
blommor och choklad, och kan endast tas emot under det att gåvans art och
omständigheterna vid dess överlämnande inte kan ge anledning till antagande eller
misstanke om särbehandling av kunden. Affärer mellan brukare och personal ska
inte äga rum med tanke på den enskildes beroendeställning. Leverantören ska
följa Östersunds kommunens policy för farliga förmåner för medarbetare, bilaga
7.
5.8
Egenkontrollprogram för hantering av livsmedel
Leverantören ska ha ett HACCP- anpassat egenkontrollprogram för hantering av
livsmedel i verksamheten. Egenkontrollprogrammet ska vara anpassat efter den
verksamhet som ingår i avtalet.
Senast 14 dagar innan övertagandet av verksamheten ska leverantören göra en
skriftlig anmälan till samhällsbyggnadskontorets avdelning för miljö- och hälsa.
Leverantören står för kostnader som är förenade med anmälan av
livsmedelsanläggningen. Se Östersunds kommuns hemsida, www.ostersund.se.
5.9
Kommunvapnet
Leverantör ska använda Östersunds kommunvapen »på uppdrag av« i all skriftlig
information från leverantören till personer i ordinärt boende. Kommunens logga
ska inte användas när det avser egen marknadsföring av företaget.
5.10 Tystnadsplikt/sekretess
Leverantören ska se till att samtliga personal som är verksam inom avtalat område
undertecknar en förbindelse om den tystnadsplikt som råder enligt Lagen om
yrkesverksamhet inom hälso- och sjukvårdens område samt 15 kap 1§
Socialtjänstlagen. Tystnadsplikten gäller för uppgift om den enskildes personliga
tillstånd eller personliga förhållanden. Leverantören ansvarar för att
tystnadsplikten efterlevs.
Det innebär att leverantörens personal omfattas av tystnadsplikt och förbud att
lämna ut sekretesskyddade uppgifter och kan dömas för brott mot tystnadsplikt.
Leverantören ansvarar för att informera personalen om detta och innebörden av
sekretess. Leverantören svarar gentemot kommunen för eventuell skada enskilda
kan drabbas av om personalen skulle lämna ut sekretesskyddade uppgifter, vare
sig muntligen eller på annat sätt. Leverantören ska följa personuppgiftslagen vid
egen behandling av personuppgifter.
1274-2015 Matdistribution
12 (17)
5.11 Meddelarfrihet
Leverantören ska ansvara för att leverantörens anställda omfattas av
meddelarfrihet som kommunens anställda inom motsvarande
verksamhetsområden.
Leverantören ska förbinda sig att, med undantag för vad som nedan anges, inte
efterforska den som lämnat meddelanden till författare och andra upphovsmän,
utgivare, redaktioner, nyhetsbyråer och företag för framställning av tekniska
upptagningar, för offentliggörande i tryck skrift eller i radioprogram och sådana
upptagningar.
Förbindelsen gäller inte sådana meddelanden som avser företagshemligheter som
skyddas av lagen om skydd för företagshemligheter eller omfattas av tystnadsplikt
för leverantörens anställda utanför det område som kontraktet omfattar och inte
heller i vidare mån än vad som omfattas av meddelarfrihet för offentligt anställda
enligt 13 kap. Offentlighets och sekretesslagen.
5.12 Personal
Leverantören ska inom sitt ansvarsområde fullgöra arbetsgivaransvaret.
Leverantören har som arbetsgivare ansvar att följa gällande lagar, avtal och
föreskrifter och följa svensk arbetsrättslig lagstiftning. Om leverantören inte har
tecknat kollektivavtal ska arbetsskadeförsäkring, sjukförsäkring, tjänstepension
och avtalspension motsvarande gällande kollektivavtal tecknas och betalas för
anställd personal. Intyg från försäkringsbolag och pensionsförvaltare ska kunna
uppvisas.
5.13 Övertagande av verksamhet
Ny leverantör ska minst en månad innan övertagandet ha sin ledningspersonal
stationerad i Östersunds kommun. Denna tid ska avsättas för kontakter med
tidigare leverantör, biståndshandläggare, hemtjänstföretag och beställare. Tiden
ska användas till mottagande av information samt all annan överföring som
behövs för att få en bra bild av det hjälpbehov etcetera som rör varje enskild
person inom avtalsområdet. Detta för att övergången ska ske på ett säkert och
tryggt sätt.
Ny leverantör ska också i direkt anslutning till kontraktstecknandet samt vid
övertagande informera om sin verksamhet.
Leverantören ska i händelse av att verksamheten vid entreprenadens slut övergår
till ny leverantör medverka till att övergången sker med minsta möjliga olägenhet
för de enskilda.
5.14 Miljökrav
Östersunds kommun är certifierad enligt miljöstandarden ISO 14001:2004.
•
Leverantören ska ha kännedom om kommunens miljöledningssystem och
miljöpolicy.
•
Leverantören ska ta fram en miljöplan*. I denna ska leverantören beskriva
sin miljöpåverkan och hur man ska arbeta för att minska den. Miljöplanen
ska lämnas in skriftligen till kommunen för godkännande senast tre
månader efter driftstart. Miljöplanen ska hållas aktuell och vid behov
uppdateras under avtalsperioden. Leverantören ska också ta fram relevanta
1274-2015 Matdistribution
13 (17)
rutiner inom miljöområdet (t.ex. kemikaliehantering, fordonstvätt,
hantering av konventionellt och farligt avfall) för sin verksamhet*.
•
Leverantören ansvarar för att kommunens miljöpolicy, mål samt
leverantörens miljöplan och rutiner är väl kända bland personalen.
Se Östersunds Kommuns hemsida:
• http://www.ostersund.se/utvecklingsamhalle/miljoarbetet/miljoledningssys
tem/miljopolicy.4.6206f665119bf511be480003416.html
•
http://www.ostersund.se/omoss/miljoarbetet/miljoledningssystem/visionmi
ljomalochhandlingsplaner.4.6206f665119bf511be480003426.html
•
http://www.ostersund.se/omkommunen/miljoarbetet/miljoledningssystem.
4.3f31d357118c7a4571680002584.html
* = Vård- och omsorgsförvaltningens miljösamordnare kan vara rådgivande för
att ge stöd och stöttning i detta arbete.
5.15 Fordon
Samtliga fordon som används ska vid varje tidpunkt uppfylla kraven enligt
gällande lagstiftning och vara avsedda och anpassade för livsmedelstransporter.
Fordonen ska vara utrustade med alkolås (enligt SS-EN 50436-2). Fordonen ska
ha en högsta ålder om 5 år räknat från första registreringsdatum (gäller löpande
under hela avtalsperioden).
Leverantören ska följa relevanta delar i kommunens trafiksäkerhetspolicy.
• http://www.ostersund.se/download/18.156fbee3132ec57bbc280001168/13
51614156624/trafiksakerhetspolicy2010-07-09.pdf
Under första avtalsåret ska minst 50 % av det tankade drivmedlet till fordonen
som omfattas av uppdraget bestå av förnybara drivmedel. Under andra avtalsåret
ska detta vara minst 60 % och under tredje avtalsåret ska detta vara minst 70 %.
Under det fjärde avtalsåret och framåt ska det vara minst 75 % förnybart bränsle.
Med förnybara drivmedel avses:
• El som är producerad med vatten-, vind-, sol- eller vågkraft samt
biobränslen
• Fordonsgas om minst 50 % biogas
För övriga drivmedel ska drivmedel av miljöklass 1 användas.
Fordon som används vid utförandet av uppdraget ska som lägst uppfylla
utsläppskraven motsvarande Euro 5. Vid nyanskaffning av fordon under
avtalsperioden ska dessa uppfylla kraven för den miljöklass/Euro-klass som vid
inköpstillfället gäller som lagkrav för försäljning av nya fordon.
Däck på fordon som används inom ramen för uppdraget ska uppfylla
Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1907/2006 (REACH), så att
förekomst av PAH följer kraven i Bilaga XVII. Rullmotstånd och våtgrepp hos de
däck (dubbdäck och regummerade däck undantagna) som används inom ramen för
uppdraget, ska minst uppfylla följande klasser enligt förordning EG nr 1222/2009
1274-2015 Matdistribution
14 (17)
om märkning av däck vad gäller drivmedelseffektivitet och andra väsentliga
parametrar:
Däckklass
C1 Sommar
C1 Vinter
C2 Sommar
C2 Vinter
Energieffektiviseringsklass
C
C
C
C
Våtgrepp
B
B
-
Vinterdäck ska uppfylla definitionen av vinterdäck i enlighet med TSFS 2009:19.
Leverantören ska ha fastställda skriftliga rutiner för kontroll av däcktryck.
Däcktrycket får ej varaktigt understiga fordonstillverkarens rekommendationer.
Kontrollerna ska dokumenteras.
Leverantören ska kontinuerligt notera i körjournal tankad bränsle (volym och typ)
samt körda kilometrar (mätperiod 1 november till 31 oktober). Sammanställning
av årliga förbrukningen och körsträcka ska redovisa till vård- och
omsorgsförvaltningens miljösamordnare senast 10 november varje år.
Vid avtalsstart ska leverantören lämna in en lista över de fordon samt däck som
kommer att användas för uppdraget.
5.16 Anbud och utvärdering
Det anbud som kommer att antas är lägsta pris per levererad portionslåda.
Anbudspris ska anges netto, endast mervärdesskatt ska tillkomma. Pris ska anges i
SEK.
Pris ska lämnas enligt uppställning i bilaga 2. Offererat pris ska inkludera
samtliga i uppdraget ingående kostnader.
Pris anges enligt följande:
• Ett pris per levererad portionslåda.
6 KOMMERSIELLA VILLKOR
6.1
Kontraktstid
Kontraktet tecknas för att gälla under 5 år från och med den 1 april 2016 med
option för beställaren att förlänga avtalet med samma villkor i ytterligare 2+1 år.
Meddelande om eventuell förlängning lämnas senast 12 månader innan
kontraktets upphörande.
6.2
Pris
Det rörliga priset gäller för ett intervall levererade lådor om
9000 -13 000 portionslådor per månad.
Det rörliga priset ändras enligt följande:
>13 000 matlådor per månad – 20 % per matlåda som överstiger 13 000 matlådor
per månad
< 9 000 matlådor per månad + 10 % per matlåda
1274-2015 Matdistribution
15 (17)
6.3
Index
Offererat pris ska vara fast till och med 2016-12-31 Därefter får priset justeras
med tjänsteprisindex SPI, vägtransporter för gods, med juni 2015 som basmånad
och oktober följande år som regleringsmånad. Det nya priset ska vara fast i ett år.
Vid eventuell förlängning justeras priset enligt samma modell.
6.4
Betalningsvillkor
30 dagar efter erhållen faktura och godkänd leverans. Fakturerings- och
expeditionsavgifter godkännes ej. Dröjsmålsränta accepteras enligt räntelagen.
6.5
Fakturor
Fakturering ska ske en gång per månad. Fakturor adresseras till: Östersunds
kommun, Vård- och omsorgsförvaltningen, Box 705, 831 28 Östersund. På
fakturan ska som ”Er referens” anges 80 32 00
På fakturan ska anges:
• Beställarens Ref kod + kontaktperson
• Utförarens namn
• Omfattning av utförd tjänst
• Pris
• Att företaget innehar F-skattebevis
Ofullständiga eller felaktiga fakturor kommer att återsändas till leverantören för
rättelse.
6.6
Försäkring
Leverantören ska teckna och under kontraktstiden vidmakthålla ansvarsförsäkring
samt andra erforderliga försäkringar som håller kommunen skadeslös vid skada.
Ansvarsförsäkringens maximala belopp ska vara lägst 10 miljoner kronor.
Leverantören ska styrka att han tecknat ovannämnda försäkringar genom att
lämna till kommunen försäkringsbevis utfärdat av försäkringsgivare, först i
samband med kontraktets undertecknande och därefter vid den årliga
uppföljningen. Leverantören förbinder sig att förebygga skador som kan drabba
personal, hjälptagare, anhöriga och utomstående.
6.7
Extraordinära händelser och höjd beredskap
Leverantören ska ingå i kommunens organisation för extraordinära händelser och
vidtaga de åtgärder som följer av lednings- och informationsplanen, bilaga 9. Det
kan avse såväl katastrofer i fredstid, som höjd beredskap vid kriser och krigsfara
respektive händelser vid enskild enhet. När extraordinär händelse inträffar ska
leverantören snarast ta kontakt med vård- och omsorgsförvaltningens
säkerhetssamordnare.
6.8
Lagar/Förordningar/Föreskrifter
Leverantören ska i det fall han blir antagen ansvara för att all relevant lagstiftning
efterlevs.
6.9
Överlåtelse av avtal
Avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan beställarens
skriftliga medgivande.
1274-2015 Matdistribution
16 (17)
6.10 Underleverantör
Leverantör svarar för eventuella underleverantörer som för sig själv.
6.11 Omförhandling
Part får begära omförhandling av bestämmelser i upprättat avtal om ändrade
förhållanden som gör att bestämmelsen väsentligt motverkar avtalets syfte.
Begäran om omförhandling ska ske så snart det åberopade förhållandet blivit känt
för den part som åberopar omförhandlingsrätten och befriar inte part från
skyldigheten att fullgöra berörd avtalsförbindelse.
6.12 Hävning
Part får häva ingånget avtal om motparten icke fullgör sina åtaganden och
avtalsbrott är av väsentlig betydelse.
Beställaren har rätt att utan krav på ersättning häva avtalet om:
•
•
•
utföraren försätts i konkurs eller eljest befinns vara på sådant
obestånd att företaget inte förväntas fullgöra sina åtaganden.
utföraren inte uppfyller sina förpliktelser vad gäller skatter och
allmänna avgifter.
utföraren inte fullgör sina åtaganden enligt detta
förfrågningsunderlag och rättelse inte sker utan dröjsmål efter
skriftlig erinran.
6.13 Force majeure
Varje omständighet som part inte kan råda över såsom eldsvåda, krig,
mobilisering, arbetskonflikt och andra händelser som kan definieras som Force
majeure utgör befrielsegrunder om de inträffar efter avtalsdagen och avtalets
fullgörande därigenom förhindras.
Giltig befrielsegrund föreligger inte
• vid strejk, blockad eller annan form av arbetskonflikt till följd av att
part inte fullgjort sina skyldigheter enligt lag eller kollektivavtal,
eller
• vid händelser som kan hänföras till parternas organisation eller
verksamhet såsom personalbrist, strömavbrott, brand,
transportförsening, fel eller försening av leverans från leverantör
eller därmed jämförliga förhållanden
6.14 Tvist
Tvist mellan parter med anledning av ingånget avtal ska i första hand lösas i
samförstånd mellan parterna. Går inte detta ska tvisten lösas av Östersunds
tingsrätt med tillämpning av svensk rätt.
7 UPPFÖLJNING, UTVÄRDERING OCH KVALITETSKONTROLL AV
VERKSAMHETEN UNDER AVTALSTIDEN
7.1
Tillsyn
Inspektionen för vård och omsorg (IVO) utövar tillsyn över verksamhet som
bedrivs enligt socialtjänstlagen.
7.2
Lex Sarah
Leverantören ska ha ingående kännedom om de föreskrifter som gäller vid
anmälan av missförhållanden i omsorger om äldre och funktionshindrade.
1274-2015 Matdistribution
17 (17)
7.3
Föreskrifterna och råden anges i 14 kap 1-2 § socialtjänstlagen (1980:620)
(SOSFS 2011:5) Leverantören ska ha egna rutiner för hur utredning och
rapportering ska gå till. Leverantören ska även följa vård- och omsorgsnämndens
rutiner och instruktioner för rapportering av Lex Sarah för yrkesmässig
verksamhet, bilaga 8.
Insyn
Beställaren, inklusive kommunens revisorer, har rätt till full insyn i verksamheten
för uppföljning och utvärdering att uttalade mål, riktlinjer och kvalitetskrav följs
och för uppföljning av beviljade och bedömda insatser.
7.4
Rapportering
Leverantören ska lämna in de uppgifter som vård- och omsorgsnämnden kan
behöva för att fullgöra sin rapporteringsskyldighet till andra myndigheter
exempelvis Statistiska centralbyrån (SCB) och Socialstyrelsen.
7.5
Uppföljning och utvärdering
Uppföljningen är en del i nämndens ledningssystem för kvalitet vilket är under
utveckling och kraven på rapportering mm kan komma att ändras under
avtalsperioden.
Leverantören ska skriftligen rapportera enligt kvalitetskraven i bilaga 4 varje år
om inte andra intervall anges. Vidare kommer vård- och omsorgsnämnden att göra
löpande uppföljningar av hur avtalsvillkoren inklusive kvalitetskraven följs.
Vård- och omsorgsnämnden har rätt till full insyn i verksamheten för uppföljning
och utvärdering att uttalade mål och riktlinjer följs och för uppföljning av
beviljade och bedömda insatser.
Det system eller den modell för dokumentation, som leverantören använder, ska
vara sådant att uppföljning kan ske individuellt och mot kvalitetskraven i
förfrågningsunderlaget.
7.6
Allmänhetens insyn
Kommunfullmäktige och Vård- och omsorgsnämnden har ett ansvar att
kontrollera och följa upp verksamhet som drivs av privata utförare. Det innebär
att allmänheten ska ha möjlighet till insyn i verksamheten. Det kan innebära att
resultat av Vård- och omsorgsnämndens granskningar och uppföljningar av
leverantörens verksamhet såsom kvalitet på vård- och omsorg, avvikelser i
verksamheten, personalen och deras villkor mm. kommer att presenteras i
jämförelse med andra utförare på kommunens hemsida.
1274-2015 Matdistribution