Dokumenthanteringsplan för barnomsorg och

Dokumenthanteringsplan
för
barnomsorg och utbildning
Fastställd 2015-03-27, dnr HN 2015/31
Dokumentkategori: Styrdokument
Dokumenttyp: Regel
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
2015-03-27
Innehållsförteckning
Dokumenthanteringsplan för barnomsorg och utbildning ................................... 2 Gallring............................................................................................................ 2 Leverans till arkivet ........................................................................................... 2 Handlingar inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling ...................... 2 Gallringsråd ...................................................................................................... 2 Handlingar som är av tillfällig betydelse............................................................. 3 Administration .................................................................................................... 5 Remisser och enkäter ........................................................................................ 6 Arkiv och diarier................................................................................................ 7 Personaladministration ....................................................................................... 7 Budget och ekonomisk uppföljning ....................................................................... 7 Sociala medier .................................................................................................. 8 Styrning och ledning........................................................................................... 9 Ekonomi .......................................................................................................... 9 Förskoleverksamhet ......................................................................................... 12 Grundskola ....................................................................................................... 14 Övergripande planering .................................................................................... 14 Elevregistrering............................................................................................... 15 Studieorganisation .......................................................................................... 16 Undervisningsplanering .................................................................................... 17 Elevutveckling och lärande ............................................................................... 18 Särskola ........................................................................................................... 21 Intagning ......................................................................................................... 23 Elevhälsa .......................................................................................................... 24 Övriga skolrelaterade verksamheter ................................................................ 25 Skolskjutsar ................................................................................................... 25 Skolbibliotek ................................................................................................... 26 Skolkök ......................................................................................................... 26 1
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
2015-03-27
Dokumenthanteringsplan för barnomsorg och utbildning
Av dokumenthanteringsplanen framgår vilka handlingar som ska bevaras (arkiveras för
all framtid) och vilka som ska gallras (förstöras). Det framgår också när gallring ska ske
och hur handlingarna ska förvaras.
För mer information kring arkivering och gallring se Trosa kommuns Arkivreglemente och
dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun.
Arkivansvarig ansvarar för att verksamheten uppfyller de bestämmelser som finns i
arkivlagen och i kommunens arkivreglemente. Inom barnomsorg och utbildning är det
enhetscheferna som är arkivansvariga.
Arkivredogörare utses av enhetscheferna. Arkivredogöraren sköter det praktiska arbetet
med myndighetens arkiv, verkställer beslutad gallring och iordningsställande av
arkivhandlingar för överlämnande till kommunarkivet.
Gallring
Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar,
eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför

förlust av betydelsebärande data,

förlust av möjliga sammanställningar,

förlust av sökmöjligheter, eller

förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet.
När det anges att en allmän handling kan gallras efter tio år, så betyder det att tio
kalenderår ska gå efter det att handlingen kom till eller ärendet avslutades. Allmänna
handlingar med tio års gallringsfrist som upprättas 2014, kan alltså gallras tidigast i
januari 2025.
Vid gallring ska ett gallringsprotokoll fyllas i. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa
kommun för instruktioner.
Leverans till arkivet
Leverans till kommunarkivet bör ske efter tio år eller när arkivansvarig gör bedömningen
att leverans bör ske tidigare. Se dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun för
rutiner vid överlämnandet.
Handlingar inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling
Handlingar som uppkommer inom stödprocesserna personal, ekonomi och upphandling
redovisas i egna dokumenthanteringsplaner.
Gallringsråd
Trosa kommuns dokumenthanteringsplaner baseras på Sveriges Kommuner och
Landstings gallringsråd som finns i skrifterna Bevara eller gallra.
2
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
2015-03-27
Handlingar som är av tillfällig betydelse
A. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av
tillfällig eller ringa betydelse
Gallringsfrist: Vid inaktualitet, det innebär att respektive tjänsteman kan gallra
handlingen när den inte behövs för arbetet.
Exempel på ovanstående handlingar:
1. Kopior och dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos
myndigheten med samma innehåll.
2. Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av
tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär.
3. Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte har föranlett någon
åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse.
4. Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller som
är meningslösa eller obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till
annan myndighet eller enskild för åtgärd.
5. Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att
underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att
dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att
upprätthålla samband inom arkivet.
6. Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts
anteckning som tillfört ärende sakuppgift.
7. Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under
förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har
inkommit till eller utgått från myndigheten. Här avses t.ex. inlämningskvitton och
kvittensböcker för avgående post.
8. Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll
av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar
som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras.
9. Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och
verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts,
under förutsättning att handlingar inte heller i övrigt har någon funktion.
B. Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts
till nya databärare, eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av
nya handlingar
Gallringsfrist: Vid inaktualitet, det innebär att respektive tjänsteman kan gallra
handlingen när den inte behövs för arbetet.
Exempel på ovanstående handlingar:
1.
Handlingar som har inkommit till kommunen eller expedierats från kommunen i
elektronisk form, till exempel e-post, om handlingarna har överförts till annat
format eller annan databärare, till exempel utskrift på papper.
3
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
2015-03-27
2. Handling som inkommit till myndigheten i icke autenticerad form, till exempel fax,
om en autenticerad handling med samma innehåll har inkommit senare. Om den
först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att
ärendet avslutas, om inte ankomsttiden dokumenteras på annat sätt.
3. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda,
telefonsvarare eller motsvarande, och som tillfört ärendet sakuppgift, under
förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts
övriga handlingar.
4
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
2015-03-27
Administration
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Protokoll från humanistiska
nämnden
Original bevaras i
pärmar, årsvis och
kronologiskt
Bevaras
Använd Arkiv 100 papper
Protokollsutdrag
Diarieförs i Diabas
tillsammans med
ärendet
Bevaras
Delegeringsbeslut
Förvaras tillsammans
med ärendet
Bevaras
Föredragningslistor,
dagordningar och kallelser till
sammanträden
K:\Nämnder…
Bevaras
Tjänsteskrivelser till nämnd
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Organisationsutredningar
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Arbetsordning, reglementen
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Diarieförs tillsammans med
ärendet
Bevaras
Original bevaras i
pärmar, årsvis och
kronologiskt
Bevaras
Protokoll/mötesanteckningar
från ledningsgrupp,
avdelningsmöten,
personalmöten,
informationsmöten och liknande
som innehåller beslut eller
information av direkt betydelse
för verksamheten
Bevaras
Diarieförda handlingar
Bevaras
Korrespondens av tillfällig
betydelse
Gallras
efter 2 år
Avtal, överenskommelser och
kontrakt av stor vikt och/eller
långvarig karaktär
Kopieras på Arkiv 80 papper
Bevaras på resp.
nämnd och årsvis
Kvalitetsdokumentsbeskrivning/
miljöledningssystem, processoch organisationsbeskrivningar
MBL-protokoll/
Samverkansprotokoll
Protokoll binds in i böcker
löpande
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Undantag: om man
diariefört handlingar av
tillfällig eller ringa karaktär
kan dessa gallras efter
särskilt beslut
Kopia på avtal som gäller
inköp ska till
Avtalskalendern
5
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
Handling
2015-03-27
Förvaring och sortering
Avtal och kontrakt av kortvarig
karaktär
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Gallras två
år efter
upphörd
giltighet
T.ex. avtal med konsulter,
kontrakt och leasingavtal
Handlingar, slutrapport,
protokoll etc. från utredningar
och projekt som görs inom eller
på uppdrag av den egna
verksamheten
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Statistik, verksamhetsspecifik
egenproducerad
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Informationsskrifter och
broschyrer som framställs inom
den egna verksamheten
Arkivkartong
Bevaras
Pressklipp som har direkt
anknytning till verksamheten
Bevaras
Beskrivningar av IT-system
(ADB-register)
Bevaras
Erinringar mot förslag till
föreläggande
Gallras
efter 10 år
Inventarieförteckningar
Bevaras
Ansökningar om externa medel
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Remisser, egna upprättade med
sammanställning
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Remisser, svar på inkommande
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Kopia på avtal som gäller
inköp ska till
Avtalskalendern
Remisser och enkäter
Anmärkning
Enkäter, egenproducerade av
långsiktig betydelse
Bevaras
Även svar på inkommande
Enkäter av tillfällig betydelse
Gallras vid
inaktualitet
Inkommande och
egenproducerade
Enkätsvar, inkomna
Gallras
Om sammanställning finns
6
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
2015-03-27
Arkiv och diarier
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Arkivredovisningar,
arkivbeskrivningar och
arkivförteckningar
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Dokumenthanteringsplan
Diarieförs i diabas
Bevaras
Diarier och övriga register som
ger sökingångar till handlingar
Diarieplan
Anmärkning
Bevaras
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Personaladministration
Handling
Kompetensutvecklingsplaner
Gallras när
anställning
upphört
Utvecklingsplaner, individuella
Gallras när
anställning
upphört
Utvecklingssamtal,
dokumenterade
överenskommelser
Gallras när
anställning
upphört
Utvecklingssamtal, övriga
anteckningar
Gallras vid
inaktualitet
Personalscheman eller
motsvarande som redovisar
personaltäthet, öppettider m.m.
Bevaras
Utdrag ur polisens
belastningsregister
Gallras
efter 1 år
Övriga personalärenden
Anmärkning
Under förutsättning att
dokumentation finns som
visar att arbetsgivaren tagit
del av registerutdraget
Se separat
dokumenthanteringsplan för
personaladministration
Budget och ekonomisk uppföljning
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Budgetförslag
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Underlag gallras vid
inaktualitet
Budget och flerårsplan
Diarieförs i Diabas
Bevaras
7
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
2015-03-27
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Internbudget
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Ekonomisk uppföljning med
helårsprognos, t.ex.
kvartalsrapport
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Bokslut och
verksamhetsberättelse
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Övriga ekonomiärenden
Anmärkning
Se sidan 9 samt separat
dokumenthanteringsplan för
ekonomiadministration
Sociala medier
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Olämpliga inlägg på sociala
medier
Bevaras
Inläggen raderas men skrivs
ut på papper för att fungera
som underlag för en
eventuell polisanmälan
Inlägg på sociala medier
Gallras vid
inaktualitet
Utdrag från sociala medier
Gallras vid
inaktualitet
8
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
2015-03-27
Styrning och ledning
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Beslut om upptagningsområden
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Likabehandlingsplaner, årliga
planer för att förebygga och
förhindra diskriminering och
kränkningar samt utredningar
och uppgifter om vidtagna
åtgärder
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Avtal och handlingar rörande
entreprenader respektive
uppdragsutbildning.
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Handlingar rörande kommunens
tillsyn över enskilda som
bedriver förskoleverksamhet och
skolbarnsomsorg.
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Kvalitetsredovisning, årligen
upprättad. Innehåller en
bedömning av dels i vilken mån
målen för utbildningen uppnåtts,
dels vilka åtgärder som behöver
vidtas om målen inte har
uppnåtts. Gäller samtliga
skolformer
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Överklaganden, beslut och
handlingar
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Statistik till andra myndigheter
Anmärkning
Gallras vid
inaktualitet
Beställda återkommande
från SCB, skolverket m fl
Anmärkning
Ekonomi
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Bidragsansökningar till
Skolverket
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Beslut från Skolverket gällande
bidragsansökningar
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Yttranden från elevers
hemkommuner kring
vårdnadshavares/elevs
önskemål om utbildningsplats i
annan kommun samt beslut att
ta emot elev från annan
kommun. Förteckningar eller
register över elever som är
folkbokförda i andra kommuner
Bevaras
9
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
Handling
2015-03-27
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Förteckningar eller register över
elever som går i skolan i en
annan kommun. Uppgift om
skolkommun bör finnas i
registret eftersom uppgifter
rörande eleven kan behöva
sökas även efter mycket lång tid
Bevaras
Överenskommelser om
interkommunal ersättning
Bevaras
Förteckningar över fördelning av
premier och stipendier
Diarieförs i Diabas
Anmärkning
Bevaras
Redovisningshandlingar, villkor
för premier och stipendier, t.ex.
urkunder
Bevaras
Årsredovisning rörande
utbetalning av fondmedel om
uppgifterna inte finns bevarade i
den kommungemensamma
redovisningen
Bevaras
Uppgifter om bidragskriterier
Bevaras
Handlingar rörande bidrag till
enskilda som bedriver
förskoleverksamhet och
skolbarnomsorg
Bevaras
Handlingar rörande bidrag till
fristående skolor m.m.
Bevaras
Ansökningar och beslut om
inackorderingstillägg
Gallras
efter 3 år
Fakturor rörande interkommunal
ersättning, skolskjuts m.m.
Gallras
efter 10 år
Verifikationer, övrig
räkenskapsinformation
Gallras
efter 10 år
Övriga handlingar rörande
debitering och kontroll av
interkommunal ersättning
Gallras
efter 2 år
Handlingar rörande
tvisteärenden gallras 2 år
efter det att ärendet
avgjorts
Handlingar rörande fördelning
och redovisning av premier och
stipendier
Gallras
efter 3 år
Under förutsättning att
ansvarsfrihet för året
beviljas
Handlingar rörande nedsättning
av avgifter
Gallras
efter 3 år
Under förutsättning att
vederbörlig kontroll och
redovisning skett
10
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
Handling
2015-03-27
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Inkomstuppgifter
Gallras
efter 3 år
Underlag för avgifter inom
förskola och skolbarnomsorg
Rapporter till CSN kring behöriga
elever/deltagare
Gallras
efter 3 år
Behöriga elever: studietid,
frånvaro, resultat
Redovisningshandlingar rörande
undervisning
Gallras vid
inaktualitet
Underlag för kontroll till
löneutbetalningar och
statsbidragsansökningar
lämnade av lärare med
uppgifter om
undervisningstimmar och
genomgångna kursmoment
Rekvisitioner från
bidragsansökningar
Gallras
efter 10 år
11
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
2015-03-27
Förskoleverksamhet
Handling
Förvaring och sortering
Ansökan och beslut om
reducerad avgift.
Ansökan/utredningar och beslut
om att få bedriva verksamhet
inom pedagogisk omsorg.
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Bevaras
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Förteckningar över barn i
respektive förskola, pedagogisk
omsorg, etc.
Bevaras
Förteckningar över förskolor
m.fl.
Bevaras
Handlingar och beslut i
förtursärenden etc.
Bevaras
Köstatistik, beläggningsstatistik.
Bevaras
Protokoll eller
minnesanteckningar från lokala
samverkansgrupper inom
förskolan eller annan
avgränsning, t.ex. skola-fritid,
skola-näringsliv
Bevaras
Protokoll, verksamhetsmöten
med bilagor eller motsvarande
Bevaras
Dagböcker och
planeringskalendrar
Bevaras
Dokumentation om pedagogisk
inriktning och verksamhet
Bevaras
Fotografier, samlade för att
belysa den egna verksamheten
Bevaras
Handlingar och beslut rörande
avstängningar från
förskoleverksamhet.
Bevaras
Kan ingå i verksamhets/årsberättelserna
Kan ingå i verksamhets/årsberättelserna
Bör bevaras i de fall de har
förts löpande och i sådan
form att de dokumenterar
verksamheten
Handlingar och beslut rörande
barn med särskilda behov.
Individuell elevvårdsakt
Bevaras
Se även avsnittet Elevhälsa
Handlingar rörande skador
och/eller tillbud
Individuell elevvårdsakt
Bevaras
Se även avsnittet Elevhälsa
12
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
Handling
2015-03-27
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Korrespondens med
elev/vårdnadshavare/annan med
uppgifter väsentliga för elev eller
skolan
Bevaras
Arbetsplaner, lokala
Bevaras
Ordningsregler, handlingar
rörande ordningen vid
skolenheterna samt tillsyn och
vård av lokaler, inventarier och
utbildningsmaterial
Bevaras
Verksamhetsberättelser,
årsberättelser från de olika
omsorgsformerna
Bevaras
Ansökningar om plats eller
ändring av plats inom
förskola/pedagogisk omsorg
Gallras vid
inaktualitet
Placeringsmeddelanden
Gallras vid
inaktualitet
När svar inkommit
Svar på placeringsmeddelanden
Gallras vid
inaktualitet
När barnet registrerats
Kölistor
Gallras vid
inaktualitet
Köstatistik bör bevaras
Närvarolistor
Gallras
efter 3 år
Uppgifter om vistelsetid
Gallras
efter 3 år
Uppsägning av plats inom
förskola/pedagogisk omsorg
Gallras
efter 2 år
Utfärdas av styrelsen och
återfinns vanligen i
handlingarna till protokollen.
De ger en god bild av
skolenheternas resurser och
skolmiljön, och bör bevaras
centralt
Planerad vistelse
13
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
2015-03-27
Grundskola
Övergripande planering
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Protokoll, elevrådsmöten
Bevaras
Protokoll eller
minnesanteckningar från lokala
samverkansgrupper inom skolan
eller annan avgränsning, t.ex.
skola-fritid, skola-näringsliv
Bevaras
Protokoll, lokala styrelser,
skolråd/föräldrarråd/klassråd
Bevaras
Protokoll, skolkonferenser
Bevaras
Organisationsplaner
Bevaras
Arbetsplan, arbetsmiljöplan,
jämställdhetsplan, hälsoplan,
lokalt utarbetade
Bevaras
Skolplaner
Bevaras
Statistik, egen upprättad
enhetsspecifik
Bevaras
Förteckning över fördelning av
premier och stipendier
Bevaras
Korrespondens med
elev/vårdnadshavare/annan med
uppgifter väsentliga för elev eller
skolan
Bevaras
Ordningsregler, handlingar
rörande ordningen vid
skolenheterna samt tillsyn och
vård av lokaler, inventarier och
utbildningsmaterial
Bevaras
Utfärdas av styrelsen och
återfinns vanligen i
handlingarna till protokollen.
De ger en god bild av
skolenheternas resurser och
skolmiljön, och bör bevaras
centralt
Läromedel, egenproducerat.
Bevaras
I den mån kompendier,
foton, diabilder,
videoinspelningar eller
multimediepresentationer
produceras på skolan för att
användas i undervisningen
bör ett exemplar av varje
bevaras
14
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
Handling
2015-03-27
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Kvalitetsredovisningar
Bevaras
Innehåller en bedömning av
dels i vilken mån målen för
utbildningen uppnåtts, dels
vilka åtgärder som behöver
vidtas om målen inte har
uppnåtts (skollagen SFS
2010:800)
Fotografier, samlade för att
belysa den egna verksamheten
Bevaras
Meddelanden och information av
tillfällig betydelse från
myndigheter, andra
rektorsområden, skolor m fl
Gallras vid
inaktualitet
Statistik till andra myndigheter
(t.ex. SCB, Skolverket)
Gallras vid
inaktualitet
Rapporter ur
verksamhetssystem av tillfällig
betydelse
Gallras vid
inaktualitet
Statistiken sammanställs ur
verksamhetssystemet,
varför varje enskild rapport
kan återupprepas
Elevregistrering
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Elevhistorik (”elevkort”).
Uppgifter om elevs studieplan,
tillval, eventuellt studieavbrott
och skolgång (klasstillhörighet,
skolor etc.) vid ett elektroniskt
bevarande bör säkerställas att
dessa uppgifter kan
sammanställas ur uttaget
Sorteras på år och
personnummerordning
Bevaras
Klasslistor/gruppförteckningar.
Slutgiltig med dokumenterade
förändringar under året. Bör
innehålla uppgifter om skola,
läsår, klassbeteckning, lärare,
elevnamn, personnummer och
adress.
Sorteras på läsår
Bevaras
Skol- (elev-) kataloger, t.ex.
fotokataloger eller motsvarande
Sorteras på läsår
Bevaras
Handlingar rörande val av skola
Gallras
efter 1 år
Anhörighetsblanketter
Gallras vid
inaktualitet
Anmärkning
Skolvalsblanketter
15
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
Handling
2015-03-27
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Ansökan om att få gå om
årskurs eller uppflyttning till
högre årskurs
Gallras vid
inaktualitet
Underlag för registrering
Gallras vid
inaktualitet
Meddelanden om skol- eller
klassbyten, in- och
avflyttning, frånvaro m.m.
Skydd av personuppgift i
verksamhetssystemet, blankett
Gallras vid
inaktualitet
Bör förvaras så länge
personen är aktuell i
systemet och så länge som
person bär skydd runt
personuppgift
Handlingar rörande samtycken
enligt PuL
Gallras vid
inaktualitet
För t.ex. bilder på hemsida.
Samtycken bör vara
tidsbegränsade och gallras
tidigast efter att eleven
avslutat sin skolgång
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Studieorganisation
Handling
Förvaring och sortering
Ansökan och beslut till särskola
Bevaras
Förteckningar över elever som
fått modersmålsundervisning
och studiehandledning
Bevaras
Förteckningar över elevers
placeringar under praktisk
arbetslivsorientering (PRAO)
Bevaras
Handlingar som presenterar de
ämnen eleverna kan välja som
tillval
Bevaras
Disciplinära åtgärder, handlingar
rörande (avstängning/förvisning
av elev, varning etc)
Bevaras
Anmälan/avanmälan om
modersmålsundervisning
Gallras vid
inaktualitet
Anmälan och beslut om svenska
som andraspråk
Gallras vid
inaktualitet
Ansökan och beslut om
studiehandledning på modersmål
Gallras vid
inaktualitet
När eleven slutat skolan
16
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
Handling
2015-03-27
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Handlingar rörande praktik och
praktikplatser
Gallras vid
inaktualitet
T.ex. arbetsplatskontakter,
praktikbesked, omdömen.
Under förutsättning att
uppgifter om genomförd
praktik dokumenteras i
elevmatrikel eller
motsvarande
Ledighet för elev, ansökan
Gallras vid
inaktualitet
Då elev slutat skolan
Närvaro- och frånvarouppgifter
Gallras vid
inaktualitet
Rutinkorrespondens
Gallras vid
inaktualitet
Språkval
Gallras vid
inaktualitet
Överenskommelser om t.ex.
datoranvändning
Gallras vid
inaktualitet
Då eleven slutat skolan
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Handlingar med innehåll av
kortvarig betydelse som
tillfällig befrielse från
gymnastik m.m.
Undervisningsplanering
Handling
Förvaring och sortering
Läsårsdata (kan ingå i
skolkatalog)
Bevaras
Protokoll från klassråd och andra
sammankomster om
pedagogiska frågor eller
elevhälsa t.ex.
arbetsenhetskonferenser,
ämneskonferenser,
klasskonferenser,
studiekonferenser
Bevaras
Lokala kursplaner, arbets- och
timplaner
Bevaras
Läromedel, egenproducerade.
Bevaras
Läromedel, förteckningar
Bevaras
I den mån kompendier,
foton, diabilder, ljudband,
videoinspelningar eller
multimediepresentationer
produceras på skolan för att
användas i undervisningen
bör ett exemplar av varje
bevaras
17
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
2015-03-27
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Schema, klass- (slutlig för varje
läsår och skolenhet)
Sorteras på läsår
Bevaras
Anmärkning
Handlingar rörande studieresor,
skolresor och lägerskolor
Bevaras
Ansökan och beslut m.fl.
handlingar om särskilda
utbildningsinsatser, t.ex. särskild
undervisningsgrupp och
anpassad studiegång
Bevaras
Ansökan och beslut m.fl.
handlingar rörande särskild
undervisning, t.ex. på sjukhus,
specialpedagog m.m.
Bevaras
Handlingar rörande
undervisningsprojekt av särskild
och/eller lokal betydelse
Bevaras
Beställningar av läromedel
Gallras vid
inaktualitet
Handlingar rörande friluftsdagar
och utflykter
Gallras vid
inaktualitet
Handlingar rörande konserteller teaterbesök eller andra
kulturella aktiviteter
Gallras vid
inaktualitet
Lärarschema
Gallras
efter 3 år
Klasschema ska bevaras (se
ovan)
T.ex. medgivande från
vårdnadshavare kring
deltagande
Elevutveckling och lärande
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Elevvårdskonferenser, protokoll
Individuell elevvårdsakt
Bevaras
Se även avsnittet Elevhälsa
Särskilt stöd, särskild
undervisning (med ev. underlag
t.ex. läkarintyg), ansökan och
beslut om
Individuell elevvårdsakt
Bevaras
Se även avsnittet Elevhälsa
Åtgärdsprogram
Individuell elevvårdsakt
Bevaras
Se även avsnittet Elevhälsa
Anpassad studiegång, ansökan
och beslut om
Bevaras
18
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
Handling
2015-03-27
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Betygskatalog,
betygssammanställningar.
Bevaras
Eventuella förkortningar och
sifferkoder ska förklaras.
Tas fram årsvis efter klass.
Ska vara ett
pappersdokument enligt
SKOLFS 2007:27
Kodplaner och övriga
förklaringar rörande
betygsuppgifter
Bevaras
Intyg om anpassad studiegång.
Intyg ska utfärdas för elev med
ofullständigt slutbetyg, och
åtföljer detta
Bevaras
Resultat av prövning, med
anteckning om betyg. Har
samma betydelse som
betygskatalog och bör förvaras
tillsammans med denna
Bevaras
Individuella utvecklingsplaner
med omdömen
Bevaras
Korrespondens med
elev/vårdnadshavare/annan med
uppgifter väsentliga för elev eller
skolan
Bevaras
Nationella prov i svenska och
svenska som andra språk,
elevlösningar, samtliga delar
Förvaring och sortering
Sorteras på läsår
Bevaras
CD-skivor med provet, eller
andra medier (tidigare
kassettband), kan gallras
när verksamheten inte
behöver de längre
Sammanställningar över resultat
i nationella prov i svenska
Bevaras
Överklaganden (gäller beslut om
placering i särskild
undervisningsgrupp)
Bevaras
Omprövning av betyg, beslut
och handlingar
Bevaras
Intyg om avgång från
grundskola (utfärdas om elev
avgår utan slutbetyg).
Bevaras
Bör förvaras tillsammans
med betygskatalog
Utvecklingssamtal eller
motsvarande, anteckningar från
Gallras vid
inaktualitet
Under förutsättning att
uppgifter för uppföljning
m.m. dokumenteras i t.ex.
åtgärdsprogram
19
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
2015-03-27
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Nationella prov, elevlösningar i
samtliga ämnen utom svenska
Sorteras på läsår
Gallras
efter 5 år
Gallras 5 år efter
provtillfället. Elevlösningar i
svenska bevaras, se ovan.
CD-skivor med provet, eller
andra medier (tidigare
kassettband), kan gallras
när verksamheten inte
behöver de längre.
Sammanställningar av resultat
från nationella prov utom
svenska
Gallras
efter 5 år
Sammanställningar av
resultat från nationella prov
i svenska bevaras, se ovan
Kunskapsprofiler
Gallras vid
inaktualitet
Gäller samtliga ämnen
Diagnostiska prov, elevlösningar
Gallras vid
inaktualitet
Skriftliga tester och prov,
elevlösningar
Gallras vid
inaktualitet
Då betyg är satt och då
tiden för omprövning av
betyg löpt ut
20
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
2015-03-27
Särskola
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Ansökningar med underlag och
beslut om mottagande
Bevaras
Överklaganden
Bevaras
Arbetsplaner
Bevaras
Fotografier, samlade för att
belysa den egna verksamheten
Bevaras
Handlingar rörande elevens val
Bevaras
Kursplaner
Bevaras
Timplaner
Bevaras
Handlingar rörande särskild
undervisning, t.ex. på sjukhus
Bevaras
Korrespondens med
elev/vårdnadshavare/annan med
uppgifter väsentliga för elev eller
skolan
Bevaras
Ordningsregler, handlingar
rörande ordningen vid
skolenheterna samt tillsyn och
vård av lokaler, inventarier och
utbildningsmaterial
Bevaras
Pedagogiska
utredningar/journaler med
bilagor
Bevaras
Protokoll, beslutskonferenser
Bevaras
Protokoll, elevvårdskonferenser
och klassråd, och andra
sammankomster om
pedagogiska frågor eller
elevhälsa t.ex.
arbetsenhetskonferenser,
klasskonferenser,
skolkonferenser eller
motsvarande
Bevaras
Anmärkning
Utfärdas av styrelsen och
återfinns vanligen i
handlingarna till protokollen.
De ger en god bild av
skolenheternas resurser och
skolmiljön, och bör bevaras
centralt
21
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
Handling
2015-03-27
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Protokoll eller
minnesanteckningar från lokala
samverkansgrupper inom skolan
eller annan avgränsning, t.ex.
skola-fritid, skola-näringsliv
Bevaras
Protokoll, lokala styrelser,
skolråd/föräldraråd/klassråd
Bevaras
Individuella utvecklingsplaner
med omdömen
Bevaras
Scheman, individuella
Bevaras
Studieomdömen
Bevaras
Åtgärdsprogram
Bevaras
Intyg om genomgången
utbildning
Bevaras
Betygskataloger,
betygssammanställningar
Bevaras
Samlat betygsdokument. I de
fall det getts i stället för
slutbetyg
Bevaras
Slutbetyg, kopia
(avgångsbetyg). Gäller främst
gymnasiet
Bevaras
Individuella studieplaner
Gallras då
eleven
slutat
skolan
Gymnasiesärskola. Uppgifter
om studieväg, kursval,
fullständigt eller utökat
program
Rutinkorrespondens
Gallras vid
inaktualitet
Handlingar med innehåll av
kortvarig betydelse som
tillfällig befrielse från
gymnastik, m.m.
Se även avsnittet Elevhälsa
Förkortningar och
sifferkoder förklaras, tas
fram årsvis efter klass.
22
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
2015-03-27
Intagning
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Protokoll med beslut om
intagning
Bevaras
Överklagande, handlingar
rörande (görs till skolväsendets
överklagandenämnd)
Bevaras
Informationsmaterial
Bevaras
Intagningsstatistik, uppgifter
som ger en sammanfattning av
intagningen. T.ex. antal intagna
per utbildning och behörighet,
kvoter etc.
Bevaras
Ansökningshandlingar för ej
intagna elever
Gallras
efter 1 år
Efter avslutad
reservintagning
Ansökningshandlingar för
intagna elever
Gallras vid
inaktualitet
När eleven slutat sin
skolgång kan handlingarna
gallras på intagningsenheten
Bekräftelser, på intagning till
gymnasieskolan
Gallras vid
inaktualitet
Intagningslistor
Gallras vid
inaktualitet
Efter avslutad
reservintagning
Korrespondens
Gallras vid
inaktualitet
Rutinmässig korrespondens
av ringa betydelse rörande
intagning, ansökningar etc
Register och listor som används
för sortering och kontroll
Gallras vid
inaktualitet
Tidplan med instruktioner
Gallras
efter 1 år
Yttrande/beslut över skolgång i
annan kommun
Gallras vid
inaktualitet
Efter avslutad skolgång.
Underlag/kontroll för
interkommunal ersättning
23
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
2015-03-27
Elevhälsa
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmälningar och utredningar om
kränkande behandling eller
diskriminering
Elevvårdsakt
Bevaras
Åtgärdsprogram
Elevvårdsakt
Bevaras
Protokoll, elevvårdskonferenser
Elevvårdsakt
Bevaras
Olycksfalls-/incidentrapporter
Elevvårdsakt
Bevaras
Arbetsskada (elev), handlingar
rörande. T.ex. vid PRAO
Elevvårdsakt
Bevaras
Barnhälsovårdsjournaler (tillhör
normalt landstingen)
Bevaras
Skolhälsovårdsjournaler. I
skolhälsovårdsjournalen ingår
bl.a. remisser, kostintyg,
läkarintyg, vaccinationstillstånd.
Bevaras
Register/förteckningar över
journaler/journaluppgifter som
har överlämnats till annan
huvudman
Bevaras
Handlingar som rör skolkurators
verksamhet, t.ex. kuratorskort,
korrespondens med elever och
föräldrar
Bevaras
Skolpsykologjournaler med
underlag som t.ex. testmaterial
Bevaras
Övrig utrednings/kartläggningsdokumentation
avseende enskilda elever (t.ex.
pedagogiska, sensomotoriska,
talutredningar eller
basutredningar kring psykisk
ohälsa)
Bevaras
Anmärkning
24
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
2015-03-27
Övriga skolrelaterade verksamheter
Skolskjutsar
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Ansökan och beslut om
skolskjuts vid växelvis boende
Bevaras
Ansökan och beslut om
skolskjuts som blivit överklagade
Bevaras
Dispensansökningar och beslut
om skolskjuts i enskilt fall
Bevaras
Skolskjutsplaner/regler
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Skolskjutsreglementen
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Anmärkning
Kostnadsredovisningar avseende
skolskjutsning
Bevaras
Ingår vanligen i kommunens
gemensamma
ekonomisystem
Årsstatistik över
skolskjutsverksamheten
Bevaras
Kan återfinnas bland
handlingar till protokollen
Ansökan och beslut om
skolskjuts
Gallras
efter 2 år
Om ansökan inte gäller vid
växelvis boende eller om
ärendet överklagats, se
ovan
Avtal med utförare
Gallras
efter 2 år
Efter att avtalet upphört.
För skolskjutsverksamheten
inkomna uppgifter,
elevförteckningar, scheman
m.m.
Gallras vid
inaktualitet
Med uppgift om till
kommunen inkomna bidrag,
vad kommunen betalat ut
och eventuellt vad som är
återbetalningspliktigt
Buss-/skolkort, handlingar
rörande
Gallras
efter 2 år
Under förutsättning att
vederbörlig kontroll och
redovisning skett
Skolskjutsregister
Gallras 3 år
efter
senaste
anteckning
en
T.ex. med uppgifter om
antagna entreprenörer,
antal elever per skjuts,
färdtid m.m. kan gallras
under förutsättning att
statistik bevaras
Övriga handlingar rörande
skolskjutsverksamheten
Gallras vid
inaktualitet
Med undantag av
räkenskapsinformation
Kopia på avtal ska till
Avtalskalendern
25
TROSA KOMMUN
Barnomsorg och utbildning
2015-03-27
Skolbibliotek
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Beståndsregister
Biblioteksdatabas
Bevaras
Kan tas ut med en viss
periodicitet, t.ex. vart tredje
år. Elektroniskt uttag är att
föredra om omfattningen är
stor
Handlingar rörande samverkan,
projekt m.m.
Bevaras
Informationsbroschyrer,
egenupprättade
Bevaras
Inköp/prenumerationer.
Förteckning över nyinköpta
böcker, prenumerationer på
tidskrifter etc.
Bevaras
Statistik; låntagare, antal in- och
utlån, antal lånade böcker, lån
per bok etc.
Biblioteksdatabas
Bevaras
Uppgift om lån per elev
Gallras vid
inaktualitet
Vid återlämnande
Register över låntagare
Gallras vid
inaktualitet
Avtal/förbindelse med låntagare
om lånekort
Gallras
efter 2 år
Efter upphörd giltighet
Anmärkning
Skolkök
Handling
Förvaring och sortering
Bevaras/
Gallras
Protokoll från kostråd/matråd
eller motsvarande
Förvaras på
skolorna/förskolorna
Bevaras
Prover, friskintyg, egenkontroll
Gallras
efter 1 år
Distributionslistor
Vid
inaktualitet
26