Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen

Dokumenthanteringsplan
Kommunstyrelsen
1/58
Revidering 2015-04-01
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
FÖR KOMMUNSTYRELSEN I KRISTIANSTADS KOMMUN
Enligt det kommunala arkivreglementet antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 § 158, ska dokumenthanteringsplaner upprättas för samtliga myndigheter. En dokumenthanteringsplan innehåller
myndighetens gallringsbeslut, och beskriver de handlingar som inkommit, upprättats och/eller förvaras
i verksamheten och hur dessa hanteras. Planen ska ses över och revideras årligen.
Följande styrdokument behandlar dokumenthanteringen i styrande och stödjande processer för kommunstyrelsen. I dokumenthanteringsplanen ingår även mark- och exploateringsenheten och räddningstjänsten som tillhör kommunstyrelsens ansvarsområden. Dokumenthanteringsplanen ger en översikt
över handlingsbeståndet och fungerar som hanteringsanvisningar. Planen är också ett sökredskap som
ska kunna användas av både kommunens anställda och allmänheten. En god dokumenthanteringsplan
skapar kontinuitet i ärendehanteringen.
För digitalt bevarande pågår utformande av strategier varför flertalet handlingstyper anges förekomma
i både analog och digital form. För att garantera en fungerande långtidsbevaring måste i dagsläget alla
handlingar som ska bevaras skrivas ut på papper vid överlämnande till centralarkivet.
Inledningsvis ges förklaringar till begrepp som förekommer i dokumenthanteringsplanen, följt av en
genomgång av handlingstyper som förekommer inom kommunstyrelsen. Styrdokumentet avslutas med
instruktioner kring gallring av handlingar med tillfällig eller ringa betydelse.
Som bilaga till dokumenthanteringsplanen finns arkivbeskrivningen för kommunstyrelsen. Arkivbeskrivningen visar kommunstyrelsens organisation, arkivets struktur, sökingångar till
arkivet, samt vilka handlingar som är viktiga för verksamheten.
Dokumenthanteringsplan
Kommunstyrelsen
2/58
2014-11-24
Innehållsförteckning
Innehållsförteckning ............................................................................................................................................ 2 Ta fram styrdokument .......................................................................................................................................... 4 Administrera nämnd ............................................................................................................................................. 5 Hantera allmänna handlingar .............................................................................................................................. 6 Redovisa allmänna handlingar/arkivera ............................................................................................................ 7 Behandla personuppgifter ................................................................................................................................... 8 Representera kommunen (fullmäktiges presidium) ......................................................................................... 9 Tillhandahålla borgerlig vigsel (borgerlig förrättning) ................................................................................. 10 Informera och kommunicera/Hantera IT-system och databaser .................................................................. 11 Bedriva IT-verksamhet. ..................................................................................................................................... 13 Driva (utvecklings)projekt ................................................................................................................................ 14 Verka för en god arbetsmiljö ............................................................................................................................ 16 Hantera försäkringar .......................................................................................................................................... 17 Samverka med personalen och de fackliga organisationerna ....................................................................... 18 Administrera personal ........................................................................................................................................ 20 Administrera ekonomi .......................................................................................................................... 32 Administrera stiftelser ....................................................................................................................................... 36 Upphandla, köpa in och avtala ......................................................................................................................... 38 Hantera övriga generellt förekommande verksamhetsanknutna handlingar .............................................. 47 Mark och exploatering/Fastigheter . ............................................................................................................... 49 Räddningstjänsten .............................................................................................................................................. 52 Medborgarcenter ................................................................................................................................................ 52 Instruktioner: Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse – gallras vid inaktualitet .......... 57 Dokumenthanteringsplan
Kommunstyrelsen
3/58
2014-11-24
Förklaringar
Handlingstyp
är en benämning på handling som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat. Med aktivitet avses ett led i en process.
Medium/format
betyder medel eller metoder för framställning, överföring och lagring av
handlingar. Exempelvis i pappersform eller digitalt.
Bevaras
innebär att handling ska arkiveras för all framtid. Handlingar som ska bevaras levereras till kommunarkivet.
Gallras
innebär att handling förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas.
Sekretessbelagd handling strimlas. Gallringsbara handlingar i elektronisk
form gallras i systemet. Om det står en tidsgräns (gallringsfrist) för bevarande får handlingen gallras (förstöras) efter angivet antal hela år. I undantagsfall kan gallringsfrist anges i annan form än antal år. Saknas handlingstyp i dokumenthanteringsplanen är gallring inte tillåten. Rådgör istället med
kommunarkivet om revidering av planen.
Gallras vid inaktualitet
innebär att handling gallras när den inte längre behövs i verksamheten.
Förvaring
avser den plats där handlingen förvaras innan den gallras eller skickas till
centralarkivet. Exempelvis i förvaltningens närarkiv eller hos handläggare.
Denna kolumn kräver ytterligare inventering för att fastställa var handlingstyperna förvaras.
Centralarkiv
är kommunarkivets slutarkiv där handlingar förvaras. Kolumnen ”Till Centralarkiv” avser den tidsfrist då handlingarna ska överlämnas till den centrala arkivfunktionen.
Anmärkning
innehåller kompletterande uppgifter, såsom innehåll, uppkomst, ordning
och specifika gallringsbestämmelser.
Dokumenthanteringsplan
4/58
Revidering 2015-04-01
Kommunstyrelsen
Handläggare på kommunledningskontorets enheter handlägger ärenden och fattar beslut på delegation från kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens arbetsutskott, KSAU, förbereder och lägger fram förslag till beslut som därefter behandlas av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen förbereder ärenden inför kommunfullmäktige och ansvarar för att fullmäktiges beslut genomförs. I kommunfullmäktige tas de stora övergripande besluten om den kommunala verksamheten.
Ta fram styrdokument
Handlingstyp
Delegation:
Riktlinjer för utövande av
delegerad beslutanderätt
Delegationsförteckningar
Handböcker
Personalpolitiska Riktlinjer
och Policy beslutade och
antagna
Reglementen
Riktlinjer
Rutiner
Säkerhets- och beredskapsarbete/
Risk- och krishantering
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Papper/
Digitalt
Bevaras
1-3 år
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Bevaras
1-3 år
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Om framtagna för den egna verksamheten
Uppdateras
och gallras
vid inaktualitet
Bevaras
Finns samlade i personalhandbok på intranätet
1-3 år
Antas av kommunfullmäktige
Bevaras
1-3 år
Antas av kommunstyrelsen
Vid inaktualitet
Bevaras
1-3 år
Säkerhetspolicy/styrdokument, samt dokumentation av
nämnds- eller verksamhetsspecifika säkerhetsrutiner
Dokumenthanteringsplan
5/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Administrera nämnd
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Bevaras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Arvodesbestämmelser
Arvodesunderlag, förtroendevalda
Papper
Avsägelser, förtroendevalda
Delegationsbeslut
Papper
Papper
Bevaras
Bevaras
1-3 år
1-3 år
Delegationsförteckningar/
originallistor över anmälda
delegationsbeslut
Föredragningslistor, dagordningar och kallelser
Förtroendemannaregister
Inkallelseordning för ersättare
Inlämningar av handlingar till
Kanslisektionen
Papper
Bevaras
1-3 år
Papper
Bevaras
Papper
Papper
Bevaras
Bevaras
Digitalt
Vid inaktualitet
Justeringsanslag
Kungörelser fullmäktigesammanträden
Ljud- och bildupptagningar
från fullmäktigesammanträden
Närvarolistor
Protokoll
Papper
Bevaras
Papper
Bevaras
Digitalt
Papper
Bevaras
Se anmärkning.
Bevaras
Bevaras
1-3 år
1-3 år
Protokoll eller mötesanteckningar från referensgrupper
Papper
Bevaras
1-3 år
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
1-3 år
10 år
1-3 år
Förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar o d.
Finns i lönehanteringssystemet och baseras på underlag från
de förtroendevalda. Se även Närvarolistor och Förtroendevalda – ersättning etc.
Ingår i protokollet
Beslut som fattas på delegation och som återanmäls till styrelsen/fullmäktige
De som används som register eller innehållsförteckningar till
protokollen bevaras
1-3 år
1-3 år
1-3 år
1-3 år
Sammanträdestider. Planering inför sammanträden. Gallras
vid inaktualitet, men de uppgifter som bevaras finns i protokoll och som protokollsutdrag.
Tillkännagivandet av justeringen antecknas på protokollet
Bevaras med protokollet
Bandinspelningar, filer från webbsändningar och dylikt.
Bevaras i väntan på att strategi för bevarande av digital information tagits fram
Ingår i protokollet
Fullmäktige, nämnd/styrelse, utskott, politiska arbetsgrupper,
presidier, styrgrupper, valberedning, kommittéer.
Bystämmor, Folkhälsorådet, Invandrarrådet, Kommunala
pensionärsrådet, Kommunala rådet för funktionsnedsatta
Dokumenthanteringsplan
6/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Skrivelser, tjänsteutlåtanden, utredningar och andra handlingar som ligger till grund för besluten eller innehåller unik
information av direkt relevans. Ingår i protokollet
Protokollsbilagor
Papper
Bevaras
1-3 år
Sekretessbevis för förtroendevalda
Voteringslistor
Papper
Bevaras
1-3 år
Papper
Bevaras
1-3 år
Ingår i protokollet
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Hantera allmänna handlingar
Handlingstyp
Adresslistor
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Vid inaktualitet
Se anmärkning
Avslag på begäran om utlämnande av allmän handling
Begäran om utlämnande av
allmän handling
Diarieförda handlingar/ärendeakter
Diarieplaner (motsvarande)
Papper
Bevaras
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
2 år
Fax, försättsblad
Papper
Anonyma skrivelser
Bevaras
Bevaras
Se anmärkning
Vid inaktualitet
Förvaring
Anonyma skrivelser av vikt registreras och bevaras. Övriga:
se Instruktioner: Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa
betydelse
1-3 år
1-3 år
Från och med 1 januari 2012 används inte diarieplan, tidigare
diarieplaner bevaras som sökredskap till handlingar.
Dokumenthanteringsplan
7/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Korrespondens, rutinmässig
Postlistor
Postöppning, fullmakter
(motsvarande)
Medium/
format
Papper/
Digitalt
Digitala
Papper
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Se Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse.
Integrerade i diariesystemet
Fullmakter för öppnande av personadresserad post
Redovisa allmänna handlingar/arkivera
Handlingstyp
Arkivbeskrivningar/ beskrivning av en myndighets allmänna handlingar
Arkivförteckningar
Dokumenthanteringsplaner
Förteckning över IT-stöd
som innehåller allmänna
handlingar
Gallringsbeslut
Leveransreversal
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
1-3 år
Upprättas enligt arkivlagen § 6, samt offentlighets- och sekretesslagen kap 4 § 2
Papper/
Digitalt
Bevaras
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Bevaras
Bevaras
Kan ingå i arkivbeskrivningen.
Papper/
Digitalt
Papper
Bevaras
Kan ingå i dokumenthanteringsplan.
Bevaras
Kvitto över handlingar levererade till arkivmyndigheten. Till
centralarkivet i samband med leverans.
Bevaras
Upprättas i centralarkivet.
1-3 år
Dokumenthanteringsplan
8/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Behandla personuppgifter
Handlingstyp
Anmälan av behandling av
personuppgifter till Datainspektionen
Anmälan av behandling av
personuppgifter till personuppgiftsombudet
Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen
Entledigande av tidigare
anmält personuppgiftsombud
Förordnande av personuppgiftsombud
Informationsmaterial till personuppgiftsombudet från
Datainspektionen
Inrättande av personuppgiftsombud
Nämndens/styrelsens instruktion för förvaltningen
angående behandling av
personuppgifter
Personal: för information,
samtycken o dyl.
Personuppgiftsbiträde, avtal
med
Personuppgiftsbiträde,
checklista för kontroll av
avtalsuppfyllelse t ex säkerhet
Personuppgiftsbiträde, instruktion för
Medium/
format
Papper/
Digitalt
Bevaras/
gallras
Bevaras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
1-3 år
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Papper/
Digitalt
Vid inaktualitet
Bevaras
1-3 år
Ingår i Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen
Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar
Vid inaktualitet
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Bevaras
1-3 år
Bevaras
1-3 år
Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar
Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar
Se Administrera personal
Papper/
Digitalt
Bevaras
1-3 år
Vid inaktualitet
Papper/
Digitalt
Bevaras
1-3 år
Dokumenthanteringsplan
9/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Registerförteckningar
Registerutdrag (begäran om)
samt svar
Medium/
format
Papper/
Digitalt
Papper
Bevaras/
gallras
Förvaring
Bevaras
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
1-3 år
Personuppgiftsombudets förteckning och beskrivning över
personregister
1 år
Representera kommunen (fullmäktiges presidium)
Handlingstyp
Förtjänsttecken (motsvarande)
Gåvor till kommunen
Handlingar rörande vänorter
Tackbrev och ordförandekorrespondens
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Bevaras
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Bevaras
Bevaras
1-3 år
Bevaras
1-3 år
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Dokumenthanteringsplan
10/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Tillhandahålla borgerlig vigsel (borgerlig förrättning)
Handlingstyp
Administrativ avgift vid vigsel
utanför Rådhus Skåne
Anmälan vigsel
Häri ingår följande:
 Tids-/datumbokning
 Tolk, namn och
adress
 Önskat förrättningsdatum
Bekräftelse av anmälan
(med förrättningsdatum)
Bevis vigsel
Fakturering av förrättningen
(förrättarens) /underlag arvode
Formulär/ceremonitext
Förordnande av vigselförrättare
Förslag på vigselförrättare
samt val av vigselförrättare
Förteckning över vigselförrättare
Information på kommunens
webbplats
Intyg hindersprövning
Intyg vigsel/underrättelse om
vigsel
Medium/
format
Papper/
Digitalt
Papper
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
10 år
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Underlag till Redovisningsenheten (hanteras som övriga fakturor)
Till kommunen (blankett från kommunen)
Vid inaktualitet
I den mån det förekommer.
Till de berörda (muntligt)
Papper
Papper/
Digitalt
2 år
Till de berörda (Inga kopior bevaras)
Original till länsstyrelsen respektive kommunens HRenhet/Lönesupport
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper
Vid inaktualitet
Bevaras
Orden fastslås i förordningen (SFS 2009:263) §§ 4-5 – publiceras på kommunens webbplats.
Från Länsstyrelsen direkt till förrättaren. Kopia till kommunen
Bevaras
Papper
Vid inaktualitet
Bevaras
1-3 år
KS-beslut
Ingår i Diarieförda handlingar
Länsstyrelsen. Lista kan även tillhandahållas av kommunen
(Gallras när ny förteckning gjorts)
Startsidan och webbplatsens karta/struktur tas ut på papper
en gång om året samt vid varje större förändring.
Bevaras
Bevaras
1 år
1 år
Papper/
Digitalt
Papper
Papper
Lämnas till kommunen (fås från Skatteverket)
Lämnas till kommunen (fås från Skatteverket)
Original till skatteverket, kopia till centralarkivet tillsammans
med protokollet
Dokumenthanteringsplan
11/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Protokoll
Medium/
format
Papper
Bevaras/
gallras
Förvaring
Bevaras
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
1 år
Förrättarens protokoll. Originalet bevaras i centralarkivet
Kopia sänds årligen till länsstyrelsen
Om de två vittnena inte tillhandahålls av kommunen. Kan
ingå i Anmälan vigsel. Finns med i protokollet
Till exempel om annan plats
Görs i samband med beställning
Vittnenas namn och adress
Överenskommelse med
förrättaren
Vid inaktualitet
Informera och kommunicera/Hantera-IT system och databaser
Handlingstyp
Chattlogg
Fotografier, filmer, video,
ljudband, CD-skivor o dyl.
framtagna för t ex intern
information och utbildning
Fotografier, filmer, video,
ljudband, CD-skivor o dyl.
som dokumenterar den egna
verksamheten
Grafiskt program
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Digitalt
Vid inaktualitet
Se anmärkning
Vid inaktualitet
Konversationshistorik. Om informationen resulterar i ett
ärende ska det diarieföras/ registreras och handläggas.
Papper/
Digitalt
Bevaras
Bildarkiv, digitala och analoga
Digitala handlingar bevaras i väntan på strategi för digitalt
långtidsbevarande.
Digitalt
Bevaras
Se anmärkning.
Grafisk profil/Grafisk handbok.
Sparas i PDF-format, logotyper etc. i .jpeg/eps-format.
Bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande.
Dokumenthanteringsplan
12/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Informationsskrifter och broschyrer (för internt och externt bruk)
Intranät och externwebb
(www.kristianstad.se)
Papper
Bevaras
Digitalt
Bevaras
Nyhetsbrev
Digitalt
Bevaras
Pressklipp
Papper/
Digitalt
Bevaras
Se anmärkning
Pressmeddelanden
Digitalt
Bevaras
Sammanställning över interna webbplatser/domäner
SMS/MMS, meddelande via
röstbrevlåda
Sociala medier (där myndigheten är aktiv)
 Bloggar, egna
webbplatsen
 Bloggar, extern
webbplats
Digitalt
Se anmärkning
Se anmärkning

Webbplatser, externa
Telefonkataloger, interna
Digitalt
Digitalt
Bevaras
Vid inaktualitet
Bevaras
Vid inaktualitet
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Se
anmärkning.
Arkivexemplar av egenproducerade.
Informationsskrifter och broschyrer leveras till Centralarkivet
vid nyproduktion.
Sparas i XML- eller XHTLM-format en gång per år samt vid
större förändringar. Scheman, dokumenttypsdefinitioner och
layout-mallar framställs och bevaras i form av elektroniska
mallar.
Egenproducerade, för bl.a. turister och näringsliv.
1-3 år
Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande omvärldsbevakning med direkt anknytning till verksamheten - om sådant samlas in på papper. Digitala handlingar som förekommer genom prenumeration på presstjänst bevaras tillsvidare.
Server
Mynewsdesk
Digitala handlingar bevaras i väntan på strategi för digitalt
långtidsbevarande.
Bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande.
Om meddelandet resulterar i ett ärende ska det diarieföras/
registreras och handläggas. Annars gallras vid inaktualitet.
Sparas ner en gång om året tillsammans med intranät och
webbplats.
Inlägg som innehåller sekretessbelagd information ska omedelbart tas bort, samt tas om hand för diarieföring/ registrering och handläggning
T.ex. Facebook, Twitter. Varje halvår/varje år/vid större förändring ska utdrag göras. Ögonblicksbild av det sociala mediet bevaras genom skärmdump i PDF/A-format. Även chattlogg från sociala medier sparas ner om sådan finns.
Bevaras om uppgifter om befattning, organisatorisk placering
o dyl. ingår, annars gallras vid inaktualitet.
Dokumenthanteringsplan
13/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Tidningar, egenupprättade
Papper/
Digitalt
Bevaras
Turistbyråns bildbank, arbetsmaterial till trycksaker
Digitalt
Bevaras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
1-3 år
Arkivexemplar av hushållstidning (Tidningen Kristianstad),
personaltidning (Cefyren). Digitala tidningar bevaras i väntan
på strategi för digitalt långtidsbevarande.
Digitala handlingar bevaras i väntan på strategi för digitalt
långtidsbevarande.
Server
Bedriva IT-verksamhet
Handlingstyper inom IT-området är inte fullständigt redovisade i denna dokumenthanteringsplan, vilket justeras genom kommande revidering.
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Användardokumentation
Digitalt
Bevaras
Avtal och överenskommelser
Papper
Bevaras
Elektroniska spår från internetuppkoppling
Digitalt
IT-plan
Loggar
 Systemlogg
 Applikationslogg
 Säkerhetslogg
Digitalt
Digitalt
Vid inaktualitet
Se anmärkning.
Bevaras
Se anmärkning.
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Bevaras om den är unik, annars gallras vid inaktualitet.
2 år
efter
utgånget
avtal
Användning och drift av olika system. Förvaras även på ekonomikontoret.
Sparas i 180 dagar.
Innehåller exempelvis beskrivning av e-Förvaltning.
Gallring beroende på systemets innehåll och informationens
säkerhetsklass, därför särskilda rutiner för olika loggar. Sparas i 180 dagar.
Dokumenthanteringsplan
14/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Medium/
format
Regler för användning av
informationsteknik
Systembeskrivningar
Papper/
Digitalt
Digitalt
Systemdokumentation
Digitalt
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Bevaras
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Riktlinjer och policies. Innehåller anvisningar och säkerhetsinformation.
Handböcker och manualer, nödvändiga för redovisning av
arkivbildning.
Bevaras om den är unik, annars gallras vid inaktualitet.
Se anmärkning
Bevaras
Driva (utvecklings)projekt
I kommunen förekommer även projekt som drivs inom ramen för, och finansieras av, olika fonder och program inom EU. För dessa handlingar
gäller särskilda bestämmelser för gallring. Se Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommuner, landsting och regioner (2010) – utgiven
av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor/SKL och Riksarkivet.
Handlingstyp
Avtal och överenskommelser
rörande projektet
Budget, se Projektorganisation
Ekonomisk slutredovisning
Förstudier och utredningar
Korrespondens
Planläggning av projektet
Projektdatabas
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Bevaras
1-3 år
Till exempel samarbetsavtal, sponsoravtal, outsourcingavtal
Bevaras
Bevaras
Se anmärkning
1-3 år
1-3 år
Bevaras
1-3 år
Korrespondens som dokumenterar överenskommelser, avgöranden, beslut med mera för projektet bevaras.
Rutinmässig korrespondens gallras vid inaktualitet.
Avser projektplaner, förstudier, timplaner, anvisningar, projektbudget och dylikt
Innehållet i projektdatabasen ska hanteras enligt vad som
anges för respektive handlingstyp
Dokumenthanteringsplan
15/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Projektets sammansättning, projektledare, deltagare, delprojekt, delprojektledare och deltagare, tidplaner, tilldelade resurser (fastställda budgetramar), budgetansvar, attestregler,
riktlinjer för projektet
Protokoll och minnesanteckningar från styrgrupper, projektgrupper/arbetsgrupper, referensgrupper etc., som dokumenterar projektets utveckling och beslut bevaras, övriga gallras
vid inaktualitet
Dokumentation av genomförande, mål, metoder och resultat
Projektorganisation
Bevaras
1-3 år
Protokoll eller mötesanteckningar, med dagordning och
deltagarlista
Bevaras
1-3 år
Rapportering och utvärdering: delrapporter samt slutrapport, utvärdering
Uppdragshandlingar
Övriga projekthandlingar
Bevaras
1-3 år
Bevaras
Bevaras
1-3 år
Direktiv, uppdragsbeskrivningar, uppdragsavtal etc.
Ett arkivexemplar av varje egenproducerad produkt bevaras
– affischer, broschyrer, marknadsföringsmaterial, foton, publikationer och dylikt.
Dokumenthanteringsplan
16/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Verka för en god arbetsmiljö
Kommentarer i anmärkningsfältet berör huvudsakligen Arbetsmiljöenheten.
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Arbetsmiljöplaner
Papper/
Digitalt
Bevaras
Arbetsmiljöutredningar –
AME (Arbetsmiljöenheten)
Papper/
Digitalt
Bevaras
Se anmärkning.
Arbetsskador och tillbud,
samt risk
(t ex tillbudsanmälningar,
årssammanställningar)
Papper/
Digitalt
Bevaras
Se anmärkning.
Organisation för arbetsmiljöarbetet med delegering av
arbetsmiljöarbetsuppgifter/
ansvar, handlingsplan mot
kränkningar, krishanteringsplaner
Papper/
Digitalt
Bevaras
Se anmärkning.
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Respektive
förvaltning/enhet
AME
3 år
Ingår i Systematiskt arbetsmiljöarbete (se nedan)
Flexite
3 år
T ex teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, utredning av inomhusmiljö
Arbetsgivarens ansvar, ska sparas minst 5 år. Register som
avser läkarundersökning eller vaccinering vid risk för ohälsa
eller olycksfall sparas minst 10 år och vid exponering som
kan medföra ohälsa 40 år från det att exponeringen upphörde. Inom företagshälsovården sparas kopia på dokumenten som skickats till arbetsgivare obegränsad tid.
Ingår i Systematiskt arbetsmiljöarbete.
Arbetsskadeanmälan förvaras i personalakt. Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Anmälan görs, utredning
och utskrift av försäkringskassans blankett för arbetsskada
görs i Flexite. Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern
arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för ledning och arbetsmiljö.
I Personalakt se Rutin för hantering av personalakter
Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Ansvarig chef
och ev. delegerad chef har uppgiftsfördelning inom arbetsmiljöområdet. Handlingsplan för kränkande särbehandling och
krishanteringsplaner ska finnas hos ansvarig chef. I förekommande fall då företagshälsovården varit delaktig finns
dokumentation i journalsystemet. Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för
ledning och arbetsmiljö.
Dokumenthanteringsplan
17/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
3 år
Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern arbetsmiljö
bevaras i kvalitetssystem för ledning och arbetsmiljö.
Huvudskyddsombudet.
Protokoll, arbetsmiljö – innehållande även
 arbetsmiljö/skyddsronder
 riskbedömningar
 handlingsplaner
Papper/
Digitalt
Bevaras
Respektive
förvaltning/enhet
Skyddsföreskrifter
Papper/
Digitalt
Gallras
Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)
- årlig uppföljning
Papper/
Digitalt
Bevaras
Se anmärkning.
Respektive
förvaltning/enhet
Respektive
förvaltning/enhet
Tidplan för arbetsmiljöarbetet, riskbedömning av arbetsmiljön vid t ex verksamhetsförändring inkl handlingsplan
Papper/
Digitalt
Bevaras
Se anmärkning.
Respektive
förvaltning/enhet
Ingår i Systematiskt arbetsmiljöarbete.
3 år
3 år
Kommunövergripande sammanställning. Tillhör akten för
aktuellt ärende. Myndighetsspecifik dokumentation bevaras.
Sammanställs kommunövergripande enligt rutin. Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för ledning och arbetsmiljö.
Myndighetsspecifik dokumentation bevaras.
Utförs enligt policy och rutin. Arbetsmiljöenhetens dokument
rörande intern arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för ledning.
Hantera försäkringar
Handlingstyp
Ansvarsfrågor, handlingar
rörande
Medium/
format
Papper
Bevaras/
gallras
Bevaras
Förvaring
Till
Centralarkiv
1-3 år
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Dokumenthanteringsplan
18/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Medium/
format
Ansvarsskador, handlingar
rörande
Avtal rörande försäkringar
Egendomsskador, handlingar
rörande
Förfrågningsunderlag
Personal, försäkringshandlingar
Skadeärenden
Papper
Bevaras
1-3 år
Papper
Papper
Bevaras
Bevaras
1-3 år
1-3 år
Papper
Bevaras
Bevaras
1-3 år
Bevaras
1-3 år
Papper
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Se Administrera personal.
Samverka med personalen och de fackliga organisationerna
Handlingstyp
Förhandlingsprotokoll, löner/
löneöversyn/ revisionshandlingar med bilagor
Lokala samverkansprotokoll
lokala kollektivavtal
(överenskommelser)
Mötesanteckningar från avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten och
andra interna verksamhetsmöten
Mötesanteckningar från ledningsgrupper (förvaltningsledning)
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Papper/
Digitalt
Bevaras
Förvaltning
3 år
Tillhör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet
Papper
Bevaras
Förvaltning
3 år
Tillhör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet
Papper/
Digitalt
Vid inaktualitet
Förvaltning
Papper/
Digitalt
Vid inaktualitet
Förvaltning
Minnesanteckningarna läggs ut och kan läsas på Insidan på
respektive förvaltning.
Dokumenthanteringsplan
19/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Protokoll eller mötesanteckningar från samarbetsorgan
och samrådsgrupper samt
övriga organ där nämnden/styrelsen (förvaltningen)
har sekreteraransvar
Protokoll från förhandlingar
enligt MBL (medbestämmandelagen)
Protokoll med bilagor från
samverkan på förvaltningsnivå
Protokoll med bilagor från
samverkan på verksamhetsområdena (lokal samverkan)
Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar eller motsvarande samverkan på arbetsplatsnivå
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
3 år
Protokoll bevaras. Minnesanteckningar gallras.
Papper
Bevaras
Se anmärkning.
Papper
Bevaras
Förvaltning
3 år
Papper
Bevaras
Förvaltning
3 år
T ex individärenden och förhandlingar enligt § 38 m.fl. som
inte ersätts av centrala samverkansöverenskommelser.
Tillhör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet
Regleras i samverkansavtal
Papper
Bevaras
Förvaltning
3 år
Regleras i samverkansavtal
Papper/
Digitalt
Bevaras
Förvaltning
3- 5 år
Regleras i samverkansavtalet
Minnesanteckningar från möten bevaras ej, gallras vid inaktualitet
Dokumenthanteringsplan
20/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Administrera personal
Anställa personal – Administrera ändrade arbetsförhållanden
Handlingar rörande administrering av personal berörs ofta av framtagna rutiner för personalhandlingar. Detta anges i anmärkningsfältet nedan.
”Rutin för hantering av Personalakter ” finns tillgängligt på kommunens intranät. Handlingar som ingår i personalakten skickas till Centralarkivet
när personal slutar.
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Annonser
Papper/
Digitalt
2 år
Anställningsavtal och beslut
Papper
Bevaras
Ansökningshandlingar som
tas emot av rekryteringsföretag
Ansökningshandlingar, ej
erhållen tjänst
Papper/
Digitalt
Bevaras
Digitalt
2 år
Ansökningshandlingar, erhållen tjänst
Papper/
Digitalt
Bevaras
Ansökningshandlingar, när
sökande återtar sin ansökan
Digitalt
2 år
Ansökningshandlingar, när
tjänsten dras tillbaka
Digitalt
2 år
Ansökningshandlingar, spontana inklusive svar
Papper/
Digitalt
Se anmärkning
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Rekryteringsverktyg
Bevaras som en del av tjänstetillsättningsärendet. Publicerad
annons ska redovisa de egenskaper som krävs för den utannonserade tjänsten.
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Gäller även timanställning, visstidsanställning, vikariat, säsongsarbete och provanställning.
Endast handlingar kring erhållen tjänst bevaras i personalakt.
Se Rutin för hantering av Personalakt.
Förvaltning
Rekryteringsverktyg
Rekryteringsverktyg
Rekryteringsverktyg
Rekryteringsverktyg
P.g.a. möjligheten att överklaga enligt § 23 i lag om förbud
mot diskriminering
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter. Häri
även CV.
Skickar meddelande med information om hänvisning till hemsida för lediga tjänster.
Dokumenthanteringsplan
21/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Behörigheter till IT-system,
passerkort, kvittenser för
nycklar m.m.
Förbindelse, policy för
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Papper
2 år efter
inaktualitet
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Papper
Bevaras
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Papper
Bevaras
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Papper
Se anmärkning
Papper
Bevaras
Förekommer främst inom Räddningstjänsten. Om hälsodeklaration lämnas bevaras den i personalakt för den som
fått tjänsten. Se Rutin för hantering av Personalakter.
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Papper/
Digitalt
Papper
Vid inaktualitet
Bevaras
Papper
Bevaras




e-post
intranät
Internet
PuL, information
samt samtycken/återtaganden av
samtycken till behandling av personuppgifter samt återtaganden av samtycken till utlägg på
webbplats
Förändringar och tillägg i
anställningsvillkor
Hälsodeklaration alt. Intyg
läkarundersökningar och
tester
Individuellt träffade anställningsavtal
Introduktionsprogram för
nyanställda
Konsulter och andra uppdragstagare, avtal med
Sekretessförbindelse (även
icke anställda, t ex praktikanter)
Handläggare
Förvaltning
Konsult – kan tillhöra ett ärende registrerat i ärendehanteringssystemet.
Uppdragstagare – Registreras i personalsystemet.
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Dokumenthanteringsplan
22/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Sökandeförteckning
Digitalt
2 år
Tillsättning av tjänst, delegeringsbeslut
Uppdragsbeskrivning
Utdrag ur belastningsregister
Utredning av bisyssla
Papper
Bevaras
Tillhör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet
Papper
Papper
Papper
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
Bevaras
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Överenskommelser/avtal
med arbetsgivaren
Papper
Rekryteringsverktyg
T ex telefoner. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Anställa personal – Hantera särskilda anställningsformer
Här avses t ex arbetsmarknadspolitiska åtgärder, externfinansierade tjänster, platser i traineeprogram och praktikplatser.
De handlingar som finns med här, är utöver de som finns under övriga rubriker för personaladministration. Handlingar som ingår i personalakten
skickas till Centralarkivet när personal slutar.
Handlingstyp
Avisering om utbetalt belopp
Bekräftelse av anställning till
Arbetsförmedlingen
Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag (nytt
eller omprövning)
Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för bidrag (nytt
eller omprövning) inkl handlingsplan
Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Papper
Papper
2 år
2 år
Förvaltning
Förvaltning
Papper
Bevaras
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Papper
Bevaras
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Papper
2 år
Förvaltning
Dokumenthanteringsplan
23/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Rehabilitera personal – Hantera tillbud – arbetsskada – tillhandahålla företagshälsovård
Handlingarna från arbetsgivarens rehabiliteringsutredning bevaras enligt rutin för hantering av personalakter. Hanteras med sekretess. Handlingar som ingår i personalakten skickas till Centralarkivet när personal slutar.
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Arbetsanpassning, dokumentation av behov och
eventuella åtgärder
Arbetsmiljöenhetens bedömning av arbetsoförmågan
Arbetsskada, risk och tillbud
Papper/
Digitalt
Bevaras alt.
gallras
Låst närarkiv
Papper
Bevaras
Papper/
Digitalt
Bevaras
Flexite
Arbetsträning, dokumentation av
Papper
Bevaras
Finns i
personalakt
hos ansvarig chef
Bedömning av arbetsförmåga, underlag för
Papper/
Digitalt
Bevaras
Besked till anställd enligt AB
05 § 12 att anställningsvillkoren skall omregleras på
grund av att den anställde
har rätt till partiell sjukersättning som inte är tidsbegränsad
Försäkringskassans anteckningar från avstämnings/uppföljningsmöten
Papper
Bevaras
Finns i
personalakt
hos ansvarig chef
Papper/
Digitalt
Bevaras
Finns i
personalakt
hos ansvarig chef.
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Finns i patientjournal då företagshälsovård är inkopplade. I
övrigt i personalakt hos ansvarig chef.
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Patientjournal och personalakt hos ansvarig chef.
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Anmälan görs i Flexite och skadeanmälan till försäkringskassan (kopia till medarbetare och chef). Läkarintyg, utredningsdokumentation, beslut om skadeersättning, ansökan om ersättning, finns i personakt hos ansvarig chef.
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Finns i patientjournal då företagshälsovård är inkopplade.
Respektive chef och medarbetare ansvarar för sitt dokument
enligt arbetsanpassningsrutin.
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Då företagshälsovård är inkopplad finns dokumentation i
patientjournal.
Dokumenthanteringsplan
24/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Försäkringskassans beslut
avseende rehabiliteringsersättning
Papper
Bevaras
Försäkringskassans beslut
avseende sjukersättning
(sjukpenning)
Papper
Bevaras
Försäkringskassans förfrågan om anställds inkomst
och årsarbetstid
Papper
2 år
Handlingar angående omplacering eller förflyttning
Handlingsplan (rehabiliteringsplan)
Papper
Bevaras
Papper
Bevaras
Kompetensutvecklingsinsatser i samband med
rehabilitering, dokumentation
av
Livränta
Papper/
Digitalt
Bevaras
Papper
Bevaras
Läkarintyg
Papper/
Digitalt
Bevaras
Missbruk av alkohol eller
andra droger, handlingsprogram för hantering av
Papper/
Digitalt
Bevaras
Förvaring
Finns i
personalakt
hos ansvarig chef.
Finns i
personalakt
hos ansvarig chef.
Finns i
personalakt
hos lönespecialist
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Finns i
personalakt
hos ansvarig chef
Se anmärkning
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Personalakt hos ansvarig chef
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Finns i
personalakt
hos ansvarig chef
Finns i
personalakt
hos ansvarig chef
Tillhörande rehabiliteringsplan I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter. Då företagshälsovården är inkopplad
sker förvaring i patientjournal.
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Dokumenteras i patientjournal då företagshälsovård är inkopplad.
Dokumenthanteringsplan
25/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Patientjournal
Papper/
Digitalt
Bevaras
Se anmärkning.
Bevaras
Rehabiliteringsmöten (samtal), övrig dokumentation
Papper
Rehabiliteringsmöten (samtal), övriga anteckningar
Papper/
Digitalt
Bevaras
Sjukanmälan
Digitalt
Bevaras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Patientjournal översänds till centralarkiv i pappersform enligt
rutin för företagshälsovård.
Finns i
personalakt
hos ansvarig chef
Inkl. t ex underlag för genomgång med medarbetaren av
rehabiliteringsprocessen I personalakt se Rutin för hantering
av Personalakter
Då företagshälsovård är inkopplad finns dokumentation i
patientjournal.
Inkl. eventuell anteckning om att rehabiliteringsbehov inte
finns I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Då företagshälsovård är inkopplad finns dokumentation i
patientjournal.
Om tillhörande rehabiliteringsplan I personalakt se Rutin för
hantering av Personalakter. Sjukanmälan till närmsta chef
enligt personalhandboken.
Finns i
personalakt
hos ansvarig chef
Personalsystemet
Avsluta anställning
Handlingar som ingår i personalakten skickas till Centralarkivet när personal slutar.
Handlingstyp
Arbetsgivarintyg
Beslut om avgångs/omställningsersättning
Dödsfall
Egen uppsägning
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Papper/
Digitalt
Papper
2 år
Handläggare
Bevaras
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Papper
Papper
Bevaras
Bevaras
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Dokumenthanteringsplan
26/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Handlingar som rör uppsägning/avsked från arbetsgivarens sida
LAS-varsel, handlingar som
ej resulterar i avslut
LAS-varsel, handlingar som
resulterar i avslut
Tjänstgöringsbetyg (kopia)
Papper
Bevaras
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Förhandlingsprotokoll, tillhör akt i ärendehanteringssystemet.
Papper
2 år
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Papper
Bevaras
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Papper
Bevaras
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Tjänstgöringsintyg (kopia)
Papper/
Digitalt
2 år
Handläggare
Hantera försäkringar på individnivå – Avtalsförsäkringar och trygghetsavtal – Arbetsrätt och avtal
Handlingar som ingår i personalakten skickas till Centralarkivet när personal slutar. Handlingstyp
Disciplinpåföljd, handlingar
rörande
Domar, Kristianstads kommun i arbetsdomstol
och/eller tingsrätt
Fullmakter
Förhandlingsprotokoll och
protokoll med bilagor från
central samverkan med de
fackliga organisationerna
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Papper
Bevaras
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Papper/
Digitalt
Bevaras
2 år
Tillhör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet
Papper
Papper/
Digitalt
Bevaras
Bevaras
2 år
2 år
Tillhör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet.
Tillhör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet
Dokumenthanteringsplan
27/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Utbilda och utveckla personal – Kompetensförsörjning/Kompetensutveckling
Handlingar som ingår i personalakten skickas till Centralarkivet när personal slutar. Handlingstyp
Behörighetsgivande utbildning (bevis/intyg på)
Fritidsstudier, beslut
Intyg över fortbildningar som
fullgjorts under anställningen
Kompetensutvecklingsinsatser
Medarbetarsamtal, dokumenterade överenskommelser/ individuella utvecklingsplaner
Utbildningar, kommuninterna
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Papper
Bevaras
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Papper
Papper
Bevaras
Bevaras
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Gallras vid
inaktualitet
När anställningen upphör eller när
ny plan upprättas
Gallras vid
inaktualitet
Digitalt
Handläggare
Berörd
chef/medarbetare
Kompetensutvecklingsinsatser för ledare och medarbetare
Handläggare
Hantera bemanning, personaluppföljning och personalvård
Handlingar som ingår i personalakten skickas till Centralarkivet när personal slutar.
Handlingstyp
Medium/
format
Försäkringar, Ansökningar
AFA, AGF/KL
Papper/
Digitalt
Lönestatistik
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Matrikel (motsvarande)
Bevaras/
gallras
Förvaring
Förvaltning
Bevaras
Förvaltning
Bevaras
Personalsystemet
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
AFA, AGF/KL ansökan görs via webb. Arbetstagarens ansvar. Arbetsgivaren hanterar inte ansökan, intygar endast
anställning.
Inkl. analys av utfall av löneöversyn
Systematiskt förda uppgifter om den anställdes tjänstgöring
och lön/uppgifter över tidigare anställning i kommunen. I Personalakt.
Dokumenthanteringsplan
28/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Medarbetarenkät
Digitalt
Bevaras/
gallras
Personalakter
Papper
Bevaras
Personaluppföljning
Papper/
Digitalt
Digitalt
Bevaras
Dokumentation av valt verktyg, samt sammanställningar/rapporter bevaras.
Central uppföljning för övergripande åtgärder.
Personalaktens innehåll se Rutiner för hantering av Personalakter
Årlig respektive delårs- och tertial, personalnyckeltal.
Vid inaktualitet
Bevaras
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Semesterlistor
Tjänstebil med särskilt bilavtal
Uppvaktningar
Papper
Överenskommelse om tjänster från Arbetsmiljöenheten
Papper
Papper/
Digitalt
Bevaras
Personalsystemet
Gratifikation t ex jubileumsgåva (tidigare kallat minnesgåva).
Registreras i PA-systemet. Skrivs ej ut och läggs separat i
akten, utan bevaras i personalsystemet.
Avtal/överenskommelser. Bevaras på Arbetsmiljöenheten
Hantera pension
Handlingar som ingår i personalakten skickas till Centralarkivet när personal slutar.
Handlingstyp
Medium/
format
AFA-beslut
Papper
Pensionsansökan, pensionsbrev med bilagor, godkännande
Papper
Bevaras/
gallras
Gallras vid
pensionsavgång
Bevaras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Efter 1
år
Förvaras hos handläggaren under innevarande år.
Handläggare
Handläggare
Dokumenthanteringsplan
29/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Pensionsansökan, särskild
avtalspension med beslut
och överenskommelse
Pensionslösningar, avtal om
särskilda
Pensionsunderlag, anmälan
om arbetstagare m.m.
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Papper
Bevaras
Handläggare
Efter 1
år
Förvaras hos handläggaren under innevarande år.
Papper
Bevaras
Efter 1
år
Förvaras hos handläggaren under innevarande år.
Papper
Bevaras
Handläggare
Handläggare
Förvaring
Till
Centralarkiv
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Lönebildning
Handlingstyp
Förhandlingsunderlag för
lönesättning (individuella)
Förhandlingsunderlag för
lönesättning (löneöversynsförhandling)
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Papper/
Digitalt
Bevaras
Handläggare
Papper/
Digitalt
Bevaras
Handläggare
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Avstämning centralt med respektive förbund. Tillhör ärendet
och registreras i ärendehanteringssystemet.
Administrera lönefrågor
Handlingar som ingår i personalakten skickas till Centralarkivet när personal slutar.
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Ersättningar
Papper/
Digitalt
2 år eller 10
år
Förvaltning
Ersättningar för studier, inkl.
ansökan
Papper/
Digitalt
Bevaras
Personalsystemet
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år.
T ex bilersättningar (inkl körjournal som grund för bilersättning), reseersättningar, traktamenten, sjukvårdskvitton
I personalakt. Se Rutin för hantering av personalakter
Dokumenthanteringsplan
30/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Flextidssammanställningar
Digitalt
Efter 2 år
Friskanmälningar
Digitalt
Efter 2 år
Förtroendevalda – ersättning
vid sammanträde, förlorad
arbetsinkomst m.m.
Papper
Vid inaktualitet
Grundlistor/Lönelistor
Införsel i lön (beslut om)
Digitalt
Papper
Jourlistor, jourredovisning
Papper/
Digitalt
Efter 10 år
2 år efter
upphört beslut
Efter 2 år
Kontrolluppgifter
Papper
Efter 6 år
Ledighet med lön för fackligt
uppdrag, samt facklig tid,
rapporter
Papper/
Digitalt
2 år
Ledighetsansökningar kortare än 6 månader
Papper/
Digitalt
2 år
Ledighetsansökningar:
barn-, studie- och tjänstledigheter över 6 månader
Läkarintyg
Digitalt
Bevaras
Papper
Gallras när
personalakten arkiveras
Förvaring
Personalsystemet
Personalsystemet
Handläggare /
Nämndsekreterare
Handläggare /
Centralt
Handläggare
förvaltning
Personalsystemet
Personalsystemet
Personalsystemet
förvaltning
Personalsystemet
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Självservice i personalsystemet
Självservice i personalsystemet
Signeras av förtroendevald och förs över till personalsystemet efter sammanträde. Ligger till grund för arvodet. Förtroendemannarutin. Underlag gallras vid inaktualitet, ska kunna
kontrolleras mot deklaration.
Se även Arvodesunderlag, förtroendevalda
Före 1999 i pappersform och arkiverade i Centralarkivet
Jourersättningar, jourkompräkning.
Pappersblankett centralt hos handläggare.
Papper sparat i personalakt gallras vid avslut.
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Ej rehabilitering
Dokumenthanteringsplan
31/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Löne- och anställningsstyrande meddelande i personalärende
Löneavdrag
Löneunderlag/tjänstgöringsrapport
Retroaktiv lön (ansökan om)
Skatter, avdrags- och jämkningshandlingar
Tidredovisning, tidssammanställningar
Timlistor för timanställd personal och andra handlingar
som visar arbetad tid och
utbetald lön
Timlistor för uppdragstagare
Uppdrags-/lönetillägg
Vård av barn (VAB), sjukoch friskanmälan
Återbetalda löneskulder
Övertids- och jourtidsjournal
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Papper
Bevaras
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
2 eller 10 år
Förvaltning
2 eller 10 år
Förvaltning
Papper
Papper
2 år
7 år
Centralt
Centralt
Digitalt
2 år
Papper
10 år
Alt. bevaras
Personalsystemet
Förvaltning
Papper
Papper/
Digitalt
Digitalt
2 år
2 år
Papper
Digitalt
2 år
2 år
2 år
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter
Förvaltning
Personalsystemet
Personalsystemet
Centralt
Personalsystemet
2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. T
ex kost, lunchkuponger, motionskort, privata telefonsamtal
2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år.
Underlag för beräkning av lön t ex semester-/timlistor, oblistor, timrapporter, sjukanmälningar, försäkran för sjuklön,
ledighetsansökningar
Bevaras om inte uppgifterna finns någon annanstans
Exempelvis konsultarvoden, utbildningsarvoden etc.
Ska bevaras 2 år enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift 1982:17
Dokumenthanteringsplan
32/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Administrera ekonomi
Fatta beslut, planera, följa upp och utveckla verksamheten
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Attest- och utanordningsbehörigheter:
 beslut om attest
Bokslut och delårsbokslut:
 huvudbok, saldo
kontoklass 1-2
 resultat och balansräkning, saldo kontoklass 3-8
 specifikationer till
tillgångs- och skuldkonton
Budget/verksamhetsplan
Papper/
Digitalt
Bevaras
1-3 år
Styrelsens beslut om att delegera beslutsrätt i attest och utanordning
Papper/
Digitalt
Bevaras
1-3 år
Kontoklass 1-2 visar tillgångar och skulder, kontoklass 3-8 rör
balans och drift.
Papper/
Digitalt
Bevaras
1-3 år
Med flerårsplan. Slutdokument för budgetprocessen och underlag till fastställd budget i nämnd och styrelse samt fullmäktige.
Budget:
 budgethandling
 budgetunderlag, verifikationer
 justeringsverifikationer
 övr. budgetunderlag
Ekonomisystem Aditro
 ekonomiadministrativa handlingar
Faktureringssystem IoF
Papper/
Digitalt
Bevaras
10 år
1-3 år
Intern kontroll
Papper/
Digitalt
10 år
Papper/
Digitalt
10 år
Se anmärkning.
Innehåller en mängd handlingstyper rörande redovisning och
reskontra som bevaras/gallras beroende på vilken information de innehåller.
Digitalt
Delsystem till Aditro
Bevaras
1-3 år
Dokumentation av upplägg och arbetsformer, samt rapporter
och eventuella åtgärdsplaner (motsvarande)
Dokumenthanteringsplan
33/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Kodplan i ekonomisystemet
Digitalt
Bevaras
Målarbete
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Bevaras
1-3 år
Bevaras
1-3 år
Bevaras
1-3 år
Aktuell version sparas tillsammans med årsredovisning
Bevaras
1-3 år
Bevaras
1-3 år
Årlig statistik över förbrukning av varor och tjänster
Finns i huvudbok
Slutdokument för bokslutsprocessen och underlag till fastställt bokslut i nämnd och styrelse samt fullmäktige.
Månadsuppföljning
Systemdokumentation
Årsförbrukning
Årsredovisning med årsbokslut/bokslutsbilagor
Redovisningssystemet
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Koder i systemet för bland annat organisatorisk enhet, verksamhet, konto, motpart vilka behövs för att rekonstruera bokföringen över tid.
Beskrivningar av koder som används i ekonomisystemet
finns i upprättad systemdokumentation. Bevaras digitalt i
väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande.
Rapportering och avstämning
Handlingstyp
Bankställning, uppgift om
Kontoavstämningar
Medium/
format
Digitalt
Papper/
Digitalt
Bevaras/
gallras
2 år
Bevaras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Kontoutdrag från bank.
Ingår som bokslutsbilaga i fastställt bokslut.
Dokumenthanteringsplan
34/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Rapportering, daglig:
 daglig körning med
tillhörande girolistor
 dagrapport
 in- och utbetalningsverifikationer på
papper
 kassor (rapport, avstämning samt kvitton)
 kontoutdrag, eredovisningen
Rapportering:
 uppföljningsrapport
för helår och delår
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Digitalt
10 år
Aditro
Papper
10 år
Aditro
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Rapporteringen sker via ekonomisystemet Aditro.
Reskontra
Handlingstyp
Anläggningsreskontra:
 anskaffade anläggningar per år, lista
med hänvisning till
verifikation
 komprimerad bokslutslista per tillgångskonto, som bifogas bokslutet
Medium/
format
Papper/
Digitalt
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Aditro
10 år
Bevaras
1-3 år
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Dokumenthanteringsplan
35/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Bokföringsorder
Kundreskontra
Leverantörsreskontra:
 system
 leverantörsfakturor
Medium/
format
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt


följesedlar
utbetalningsorder
med underlag
 förvaltningsinterna
fakturor
Momsredovisning
Nedskrivningar av kundfordringar:
 beslut och specifikation
Bevaras/
gallras
Förvaring
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
10 år
Aditro
Registreras i Aditro och skrivs sedan ut på papper.
Bevaras
Aditro
Bevaras i bokslutsbilaga
Aditro/IoF
Bevaras
Digitalt 10 år/
Papper 3 år
Se anmärkn.
10 år
Bevaras i bokslutsbilaga
Leverantörsfakturor på papper gallras av skanningsleverantören. Om fakturan är komplett gallras följesedeln vid inaktualitet.
10 år
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Till
Centralarkiv
10 år
Aditro
10 år
Aditro
Dokumenthanteringsplan
36/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Administrera stiftelser
Handlingstyp
Anmälningar till stiftelseregistret
Ansökningar till Kammarkollegiet om tillstånd att ändra,
upphäva eller åsidosätta
föreskrifter i stiftelseförordnandet, överklaganden till
domstol av Kammarkollegiets beslut
Bidragsansökningar och
beslut
Koncernredovisningar
Koncernrevisionsberättelser
Protokoll
Revisionsberättelser
Räkenskaper över belopp
som har inbetalats eller utbetalats
Medium/
format
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Vid inaktualitet
Bevaras
1-3 år
Förvaras tillsammans med protokoll/diarieförda handlingar.
Papper/
Digitalt
Bevaras
1-3 år
Förvaras tillsammans med protokoll från KS. Även beslutsunderlag bevaras, dock ej själva ansökningshandlingarna.
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Bevaras
1-3 år
Moderstiftelse och dotterföretag kan bilda koncern
Bevaras
1-3 år
Moderstiftelse och dotterföretag kan bilda koncern
Bevaras
1-3 år
Bevaras
1-3 år
Papper/
Digitalt
Bevaras/
gallras
Förvaras fram
t o m det
tionde året
efter utgången av
det kalenderår då räkenskapsåret
avslutades
Förvaring
Stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen
Dokumenthanteringsplan
37/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Räkenskapshandlingar för
stiftelser som är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen
Sammanställning för räkenskapsåret (räkenskapssammandrag)
Stiftelseförordnande eller
motsvarande
Verifikationer för in- och
utbetalningar
Årsbokslut
Årsredovisning
Övrig dokumentation som
kan förekomma, bevaras
eller gallras enligt vad som
för övrigt anges i dokumenthanteringsplanen
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Se Administrera ekonomi
Papper/
Digitalt
Bevaras
1-3 år
Stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen
Papper
Bevaras
1-3 år
Donationsurkunder, gåvobrev, testamenten
Papper/
Digitalt
Förvaras fram
t o m det
tionde året
efter utgången av
det kalenderår då räkenskapsåret
avslutades
Bevaras
1-3 år
Bevaras
1-3 år
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen.
Övrig korrespondens, uppgifter om förtroendevalda ledamöter, blanketter och information
Dokumenthanteringsplan
38/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Upphandla, köpa in och avtala
För digitala handlingar som inte ska bevaras förvaras handlingstyperna i aktuellt dokument- och ärendehanteringssystem, efter att upphandling
avslutats. Handlingarna ordnas i akter efter ärendenummer.
Handlingstyp
Medium/
format
Upphandling och enstaka
köp av varor och tjänster för
vilka ramavtal saknas:
 anbud och offerter
 beslut
 avtal
 beställningar,
beställningsbekräftelser
Papper/
Digitalt
Direktupphandling
Papper/
Digitalt
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Se anmärkning
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Endast handlingar rörande upphandling av verksamhetskritiska varor och tjänster bevaras, d v s varor och tjänster
med stor betydelse för, eller påverkan på, organisationen och
omvärlden.
Handlingar rörande upphandlingar som är av ringa betydelse,
d v s saknar långsiktigt värde, t ex leasingavtal, kontorsmateriel, transporter, boende, konferens, tryckeritjänster med
mera, gallras 2 år efter avtalstidens utgång. Ej antagna offerter gallras vid inaktualitet.
Med direktupphandling avses ett förfarande utan särskilda
krav på anbud eller annonsering. Sker endast om kontraktets
värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl.
Gallras 2 år efter avtalstidens utgång.
Se anmärkning
Före upphandlingen
Handlingstyp
Medium/
format
Avrop/beställning mot ramavtal
Papper/
Digitalt
Cirkulärskrivelser, inköp/
upphandling
Delegationsordning för inköp/upphandling
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Bevaras/
gallras
2 år
Se anmärkning
Vid inaktualitet
Bevaras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Bevaras endast vid förnyad konkurrensutsättning.
1-3 år
Dokumenthanteringsplan
39/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förhandsannonsering/ Upphandlarprofil
Digitalt
2 år
Inköpsstatistik etc., löpande
under året
Inköpsstatistik och artikelstatistik, årssammanställning
Lokala bestämmelser för
upphandling och leveranser
Upphandlingsuppdrag (externt)
Digital
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
Se anmärkning
Se anmärkning.
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Förhandsannonsering för planerade upphandlingar de närmaste 12 månaderna är obligatorisk bara om den upphandlande enheten vill förkorta anbudstiderna. Annonseringen kan
även ske av den upphandlande parten på dess upphandlarprofil, som är en sammanställning tillgänglig på Internet med
uppgifter om pågående upphandlingar med mera istället för
att en förhandsannons skickas till kommissionen.
Ingår i protokoll för kommunfullmäktige, kommunstyrelse eller
aktuell nämnd.
Fullmakter m.m. till inköpscentraler gallras 2 år efter avtalstidens utgång.
Initiera upphandlingsärende
Handlingstyp
Inköpsgrundande handlingar,
t ex anskaffningsbeslut, investeringsbeslut och inköpsanmodan (beställning)
Tjänsteutlåtande/underlag
för beslut
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Papper/
Digitalt
Se anmärkning
Gallras efter inaktualitet när upphandling avslutats eller avtal
tecknats.
Papper/
Digitalt
Vid inaktualitet
Original bevaras som bilaga till protokoll i respektive instans.
Dokumenthanteringsplan
40/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Ta fram förfrågningsunderlag vid upphandling
Handlingstyp
Medium/
format
Förfrågningsunderlag:
 anbudsinbjudan
 avtalsvillkor
 branschvillkor och
bestämmelser
 kravspecifikationer
Papper/
Digitalt
Sändlista för utskickat förfrågningsunderlag
Digitalt
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Se anmärkning.
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Häri även annons och annonsunderlag.
Handlingar med ringa betydelse gallras 2 år efter avtalstidens
utgång. Underlag med information om aktens innehåll skickas till Centralarkivet
Vissa upphandlingar genererar omfångsrika förfrågningsunderlag och anbud som inte ryms i en vanlig diarieakt. Särskilda rutiner krävs för arkivering av sådana handlingar.
Skrymmande handlingar ska hållas ihop med övriga upphandlingsdokument, oavsett om det sker fysiskt eller logiskt.
Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft, endast
selektiv upphandling.
2 år
Urvalsupphandling, selektiv upphandling och förhandlad upphandling
Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till Centralarkivet efter 3 år.
Övriga upphandlingar gallras 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges.
Handlingstyp
Medium/
format
Ansökningsinbjudan
Papper/
Digitalt
Ansökningar om att få lämna
anbud:
 antagna
 ej antagna
 för sent inkomna
Avböjanden att delta i upphandlingen
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Bevaras/
gallras
Se instruktioner för avsnitt.
Se instruktioner för avsnitt.
2 år
2 år
2 år
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Ej antagna och för sent inkomna gallras 2 år räknat från den
dag då avtal om upphandling slöts. Endast selektiv upphandling.
Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft.
Gallras vid inaktualitet eller när upphandling avslutats eller
avtal tecknats.
Dokumenthanteringsplan
41/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Meddelanden till anbudssökande:
 utvalda
 ej utvalda
Utvärderingsprotokoll eller
sammanställning över kvalificering av anbudsansökningar och intresseanmälningar
Medium/
format
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Se instruktioner för avsnitt.
2 år
Se instruktioner för avsnitt.
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Meddelanden till ej utvalda gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft
Anbudstiden för upphandling
Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till Centralarkivet efter 3 år.
Övriga upphandlingar gallras 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges.
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Anbud, antagna
Papper/
Digitalt
Se instruktioner för avsnitt.
Bilagor som utgörs av föremål, t ex arbetsprover och modeller, får gallras eller återlämnas till anbudsgivaren efter
inaktualitet, d v s när upphandlingen är avslutad, under förutsättning att de beskrivs eller avbildas i dokumentation som
bevaras.
Anbud, ej antagna
Papper/
Digitalt
Vid inaktualitet
Se anmärkning
Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft
Anbud, för sent inkomna
Papper/
Digitalt
2 år
Observera: anbud från anbudsgivare som begärt överprövning/skadestånd vid ett upphandlingsförfarande ska bevaras
till dom har vunnit laga kraft.
Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft
Dokumenthanteringsplan
42/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Anbud, som skickats per
post trots att den upphandlande enheten ställt krav på
elektroniska anbud
Anbudsöppningsprotokoll/
anbudsprotokoll/ anbudsdiarium/ anbudsförteckning
Papper
2 år
Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft.
Papper/
Digitalt
Se instruktioner för avsnitt.
Gäller även anbudsprotokoll för anbudskompletteringar.
Broschyrer som ingår i anbud och som innehåller sakuppgift:
 antagna anbud
 ej antagna anbud
Broschyrer som ingår i anbud och inte innehåller sakuppgift
Kuvert/emballage som innehållit inkomna anbud
Papper
Papper
Papper
Broschyrer tillhörande antagna anbud ligger tillsammans med
upphandlingsärendet. Rensas ur akten.
2 år
2 år
Vid inaktualitet
Broschyrer tillhörande ej antagna anbud gallras 2 år efter att
antaget anbud vunnit laga kraft
Gallras när upphandlingen är avslutad
Vid inaktualitet
Gallas när upphandlingen är avslutad.
Anbudsprövning och utvärdering
Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till Centralarkivet efter 3 år. Övriga
upphandlingar gallras 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges.
Handlingstyp
Anbudssammanställning
Medium/
format
Papper/
Digitalt
Bevaras/
gallras
Se instruktioner för avsnitt.
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Dokumenthanteringsplan
43/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Anbudsutvärderingsprotokoll
Papper/
Digitalt
Se instruktioner för avsnitt.
Begäran om och svar på
förtydliganden och kompletteringar:
 antagna anbud
 ej antagna anbud
Dokumentation från förhandling, provning, tester, muntlig
presentation samt tagande
av referenser:
 antagna anbud
 ej antagna anbud
Förfrågningar från och svar
till anbudsgivare:
 antagna anbud
 ej antagna anbud
Korrespondens med anbudsgivare:
 av betydelse
 av tillfällig eller ringa
betydelse
Protokoll från förhandlingar
med anbudsgivare
Papper/
Digitalt
Se instruktioner för avsnitt.
Protokoll från MBLförhandlingar
Papper/
Digitalt
Skatte- och registreringskontroll av anbudsgivare
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
2 år
Se instruktioner för avsnitt.
2 år
Se instruktioner för avsnitt.
2 år
Se anmärkning
Se instruktioner för avsnitt.
Se instruktioner för avsnitt.
2 år
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Tillhörande antagna anbud bevaras.
Tillhörande ej antagna anbud gallras 2 år efter att antaget
anbud vunnit laga kraft
Tillhörande antagna anbud bevaras.
Tillhörande ej antagna anbud gallras 2 år efter att antaget
anbud vunnit laga kraft
Tillhörande antagna anbud bevaras.
Tillhörande ej antagna anbud gallras 2 år efter att antaget
anbud vunnit laga kraft
Av betydelse bevaras, övrig gallras vid inaktualitet, d v s när
upphandlingen är avslutad.
Vid förenklad upphandling, urvalsupphandling eller förhandlad upphandling
Fackliga organisationers möjlighet att utöva inflytande över
upphandlingar framgår av MBL 38-40 §§
Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft. Ingår
oftast i det inkomna anbudet.
Dokumenthanteringsplan
44/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Soliditetsupplysningar, kontroll av anbudsgivare
Tjänsteanteckningar rörande
kontakter m.m. med anbudsgivare
Utvärderingsrapport
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
2 år
Papper/
Digitalt
Upplysning/ underrättelse
om tilldelningsbeslut eller
tilldelningsbrev
Utvärderingsprotokoll
Papper/
Digitalt
Se instruktioner för avsnitt.
Se instruktioner för avsnitt.
Se instruktioner för avsnitt.
Se instruktioner för avsnitt.
Uteslutning av leverantör
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft. Ingår
oftast i det inkomna anbudet
Antaget anbuds tjänsteanteckningar bevaras under hela avtalstiden + 2 år. Övriga anbud gallas 2 år efter att antaget
anbud vunnit laga kraft.
Bevaras eller
gallras 2 år
Upphandlingsbeslut och avtalstecknande
Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till Centralarkivet efter 3 år.
Övriga upphandlingar gallras 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges.
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Avtal och kontrakt rörande
anbud, med bilagor
Papper
Avtal/kontrakt av rutinmässig
karaktär
Beställningar
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Se instruktioner för avsnitt.
2 år
2 år efter avtalets upphörande
2 år
Kan även användas vid direktupphandling.
Handlingstyp
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Dokumenthanteringsplan
45/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Beställningsbekräftelse
Ramavtal
Medium/
format
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
2 år
Kan även användas vid direktupphandling
Se instruktioner för avsnitt.
Egna upprättade ramavtal
Efter upphandlingen
Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till Centralarkivet efter 3 år.
Övriga upphandlingar gallras 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges.
Handlingstyp
Medium/
format
Avbruten upphandling:
 beslut om
 upplysning om
Göra om en upphandling
 beslut om
 upplysning om
Efterannonsering – annons
efter avslutad upphandling
till EUT S/TED
Papper/
Digitalt
Följesedlar
Papper/
Digitalt



specificerad och inte
en samlingsfaktura
Köpnotor och bensinkvitton
Ej specificerade och
hänvisar till fakturan
Papper/
Digitalt
Digitalt
Bevaras/
gallras
Se instruktioner för avsnitt.
Se instruktioner för avsnitt.
2 år
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Gallras 2 år räknat från den dag då avtal om upphandling
slöts. Gäller för upphandlingar över tröskelvärdena. Meddelande i EUT S/TED om avslutad upphandling över tröskelvärdena. Tilldelning av ett kontrakt som görs med stöd av ett
ramavtal behöver inte efterannonseras.
Administreras av ekonomiavdelningen.
3 månader
2 år
10 år
Dokumenthanteringsplan
46/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Klagomål på upphandling
 Överprövning av
upphandling
 Överprövning av ett
avtals giltighet
 Skadestånd
 Upphandlingsskadeuppgift
Reklamationer
Meddelanden från och till
leverantörer
Tjänsteanteckningar
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Papper/
Digitalt
Se anmärkning
De handlingar som inkommer och upprättas i dessa ärenden
ligger kvar i upphandlingsakten. Endast dom och yttrande
bevaras i ärende – och dokumenthanteringssystem.
Papper
Se anmärkning
Vid inaktualitet
2 år
Gallringsfrist beroende av avtalet samt preskriptionstid.
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Kontakter med leverantörer, entreprenörer, konsulter
Dokumenthanteringsplan
47/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Hantera övriga generellt förekommande verksamhetsanknutna handlingar
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Arbetsmaterial
Papper/
Digitalt
Se anmärkning
Avtal
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Bevaras
Papper/
Digitalt
Se anmärkning.
Enkäter, svar på inkomna
interna
Papper/
Digitalt
Se anmärkning.
Förslagsverksamhet
Papper/
Digitalt
Se anmärkning.
Kurser, seminarier och andra
utbildningar i egen regi
Papper/
Digitalt
Se anmärkning.
Remisser, egenproducerade
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Bevaras
Avtal, rutinmässiga
Enkäter, egenproducerade
med intern eller extern mottagare
Enkäter, svar på inkomna
externa
Remisser, inkomna från
kommunextern avsändare
Remisser, inom Kristianstads kommun
Spontanofferter och leverantörsinformation
2 år efter
inaktualitet
Se anmärkning.
Bevaras
Bevaras
Vid inaktualitet
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Arbetsmaterial i form av utkast, koncept, kladdar, korrektur,
och som utgör förstadier till definitivt utformad handling, gallras vid inaktualitet. Material som tillför sakuppgift bevaras.
Se även specifika avtal under diverse avsnitt.
Svaren kan gallras vid inaktualitet om sammanställning har
gjorts. Annars bevaras svaren. Ett exemplar av frågeformuläret bevaras.
Bevaras ihop med enkäten om svaret utgör myndighetens
svar eller är av annan betydelse för verksamheten. Annars
gallras vid inaktualitet efter att sammanställning gjorts.
Bevaras ihop med enkäten om svaret utgör myndighetens
svar eller är av annan betydelse för verksamheten. Annars
gallras vid inaktualitet efter att sammanställning gjorts.
Riktlinjer, register över inkomna förslag och belönade förslag
bevaras. Förslag som inte belönats kan gallras vid inaktualitet
Program, deltagarlistor, unikt utbildningsmaterial samt kopior
av kursintyg bevaras. Övriga handlingar (som inte ingår i
ekonomisk eller personalredovisning) kan gallras vid inaktualitet
Remiss, inkomna remissvar och eventuell sammanställning.
Finns under diarieförda handlingar.
Remiss och eget remissvar. Finns under diarieförda handlingar.
Remiss och eget remissvar. Finns under diarieförda handlingar.
Dokumenthanteringsplan
48/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Statistik som innehåller unik
information om verksamheten
Statistik, övrigt
Statistiska uppgifter som
lämnats till annan myndighet
Synpunkter, klagomål och
förslag av rutinartad allmän
karaktär
Synpunkter, klagomål och
medborgarförslag
Synpunktsdatabaser
Tjänsteanteckningar
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Papper/
Digitalt
Bevaras
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Vid inaktualitet
2 år
Papper/
Digitalt
Digitalt
Bevaras
Papper/
Digitalt
Se anmärkning
Förvaring
Till
Centralarkiv
2 år
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Se även Synpunktsdatabaser
1-3 år
Medborgarförslag förekommer som e-blankett men skrivs ut
och bevaras på papper.
IT-system som i första hand kan förekomma i särskilda verksamheter t ex kollektivtrafik. Bevarande och gallring avgörs i
det sammanhanget. Se dock Synpunkter, klagomål och förslag av rutinartad allmän karaktär
Tjänsteanteckningar som tillför sakuppgift bevaras. Anteckningar som inte tillför sakuppgift och som i övrigt är av tillfällig
eller ringa betydelse gallras vid inaktualitet.
Observera: uppgifter som meddelats i direkt muntlig information, via röstmeddelande, SMS eller på annat sätt, med betydelse för utgången av ett ärende ska antecknas och föras till
ärendet.
Dokumenthanteringsplan
49/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Mark och exploatering/Fastigheter
Mark- och exploateringsenheten har ansvaret för kommunens markförsörjning, lokalförsörjning och lokalsamordning, exploatering och klimatstrategi.
Handlingstyp
Arkeologiska utgrävningar
Beräkningskalkyler
Bidrag, ansökningsbeslut
rörande
 Biogas
 Fjärrvärme
Detaljplaner
Medium/
format
Papper/
Digitalt
Papper
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Fastighetsdeklaration
Papper
Fastighetstaxering/underrättelse
Förköp
Papper
Geotekniska undersökningar
Grannemedgivande
Gravationsbevis
Grävtillstånd/markupplåtelse
Digitalt
Bevaras/
gallras
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Bevaras
Närarkiv
I diariefört ärende.
Bevaras
Närarkiv
Tjänsterum
I diariefört ärende.
Del av projekthandlingar.
Bevaras
Se anmärkning.
Vid inaktualitet
Vid inaktualitet
2 år
Papper/
Digitalt
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Förvaring
Tjänsterum
Ska godkännas av Naturvårdsverket 2011.
Pågår till och med 2014.
Skrivelser tillsammans med förslag samt lagakraftbesked
bevaras. Övriga handlingar som förvaras hos Byggnadsnämnden gallras.
Efter ny fastighetstaxering.
Tjänsterum
Efter ny fastighetstaxering.
Närarkiv
Har upphört i maj 2010.
Närarkiv
3 år
Överlämnas till C4 Teknik
Server
I retur efter godkännande.
Bevaras
Bevaras
I diariefört ärende.
Närarkiv
3 år
I diariefört ärende.
Dokumenthanteringsplan
50/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Inskrivningsbevis, lagfart
Inskrivningsbevis, servitut
Köpeavtal och köpebrev
Kvitto på köpeskilling/köpebevis
Lantmäteriförrättningsakt
Lantmäterihandlingar
Ledningsrätt, avtal om
Markreservation
Nyttjanderätt, avtal om
Pantbrev, ej utnyttjade
Parkeringsköp, avtal om
Rivningar, handlingar rörande
Saneringar, handlingar rörande
Servitutsavtal
Taxeringsbevis
Tomträtter
Tomtkö, administration av
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper
Bevaras
Närarkiv
3 år
I diariefört ärende.
Bevaras
Närarkiv
3 år
I diariefört ärende.
Bevaras
Närarkiv
3 år
I diariefört ärende.
Bevaras
Närarkiv
3 år
I diariefört ärende.
Bevaras
Närarkiv
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper
Bevaras
Närarkiv
3 år
I diariefört ärende.
Bevaras
Närarkiv
3 år
I diariefört ärende.
Bevaras
Närarkiv
3 år
I diariefört ärende.
Bevaras
Närarkiv
3 år
I diariefört ärende.
Bevaras
Kassaskåp
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Papper
Bevaras
Närarkiv
3 år
I diariefört ärende.
Bevaras
Närarkiv
3 år
Del av projekthandlingar.
Bevaras
Närarkiv
3 år
Del av projekthandlingar.
Bevaras
Närarkiv
3 år
I diariefört ärende.
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Bevaras
Närarkiv
2 år
Närarkiv
Bevaras
I fastighetsregister.
3 år
I diariefört ärende.
Dokumenthanteringsplan
51/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Värderingar
Överenskommelse om fastighetsregi
Medium/
format
Papper/
Digitalt
Papper/
Digitalt
Bevaras/
gallras
Förvaring
10 år
Närarkiv
Bevaras
Närarkiv
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Sekretess hävs efter beslut.
3 år
I diariefört ärende.
Dokumenthanteringsplan
52/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Räddningstjänsten
Kommunstyrelsens är räddningsnämnd och Räddningstjänsten har ansvaret för att identifiera risker inom kommunen (och dess nära omgivning), förebygga att risk utvecklas till skada för människor, egendom och miljö, begränsa skadeverkningarna på människor, egendom och miljö
samt utveckla metoder, kompetenser samt samarbete inom Skåne Nordost, Skåne län och med Region Skåne.
Handlingar som förekommer i Räddningstjänstens verksamhet, och som ska bevaras, ska levereras till Centralarkivet. Tidpunkten för detta är
inte ännu utredd. De flesta handlingar förekommer även i digital form, dock är det inte fastställt hur de ska bevaras.
Bedriva förebyggande säkerhetsarbete
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Bostadsområde, tillsyn
Papper
Bevaras
Närarkiv
10 år
Brandsynsprotokoll
Papper
Närarkiv
10 år
Handlingsprogram
förebyggande
Papper
Bevaras
Papper
Bevaras
Närarkiv
10 år
Kommunens medgivande för
egensotning
Papper
Bevaras
Närarkiv
10 år
Objektslista, tillsyn
Papper
Bevaras
Närarkiv
10 år
Redogörelse för brandskydd
Papper
Bevaras
Närarkiv
10 år
Riskanalyser/riskinventeringar
Papper
Bevaras
Närarkiv
10 år
Tillstånd, brandfarliga och
explosiva varor
Papper
Bevaras
Närarkiv
10 år
Tillsynsprotokoll
Papper
Bevaras
Närarkiv
10 år
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Dokumenthanteringsplan
53/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Hantera larmcentral
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
2 år
Förvaring
Avtal
Papper
Förteckning, larmnummer
och kontaktpersoner
Papper
Vid inaktualitet
Närarkiv
Larmplaner
Papper
Vid inaktualitet
Närarkiv
Till
Centralarkiv
Närarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Gallras 2 år efter utgånget avtal.
Bedriva operativ verksamhet
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Beslut om ingrepp i annans
rätt och tjänsteplikt
Papper
Bevaras
Närarkiv
10 år
Brandutredningar
Papper
Bevaras
Närarkiv
10 år
Delegeringsbeslut, räddningsledare
Handlingsprogram för räddningstjänst
Papper
Bevaras
Närarkiv
10 år
Papper
Bevaras
Närarkiv
10 år
Insatsplaner
Papper
Närarkiv
Olycksutredningar med bilagor
Papper
Vid inaktualitet
Bevaras
Närarkiv
10 år
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Dokumenthanteringsplan
54/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Insatsrapporter
Papper
Bevaras
Närarkiv
10 år
Insatsstatistik
Papper
Bevaras
Närarkiv
10 år
Olycksundersökningar
Papper
Bevaras
Närarkiv
10 år
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Bedriva drift och underhåll
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Besiktningsprotokoll, fordon
Papper
5 år
Närarkiv
Besiktningsprotokoll, övriga
Papper
2 år
Närarkiv
Fordonsplan
Papper
Bevaras
Närarkiv
Garantibevis
Papper
Närarkiv
Instruktioner, räddningsmateriel och fordon
Papper
Se anmärkning
Bevaras
Närarkiv
10 år
Inventarieförteckning
Papper
Bevaras
Närarkiv
10 år
Tillstånd från Post- och Telestyrelsen
Papper
Bevaras
Närarkiv
10 år
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
2 år efter garantitidens utgång.
10 år
Gallras när garantin upphört.
Dokumenthanteringsplan
55/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Tele/radio, systemuppbyggnad
Medium/
format
Papper
Bevaras/
gallras
Bevaras
Förvaring
Till
Centralarkiv
Närarkiv
10 år
Förvaring
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Medborgarcenter
Handlingstyp
Policy, instruktioner,
övergripande dokumentation
av verksamheten i medborgarcenter
Samtjänstavtal
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Papper
Bevaras
1-3 år
Papper
Bevaras
1-3 år
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Gallring av handlingar tillhörande medborgarcenters uppdragsprocess i IT-verktyget Flexite
Följande gallringsregler rör de handlingar som registreras i IT-verktyget Flexite då kommunens medborgarcenter registrerar allmänhetens frågor
och ärenden. I IT-verktyget Flexite tillämpas föreslagna gallringsfrister under förutsättning att samtliga ärenden som kräver omfattande handläggning, beslut och/eller handläggning av förvaltning, innehåller sekretess eller tillhör annat verksamhetssystem förs över från Flexite till Evolution eller annat relevant verksamhetssystem.
Handlingstyp
Personuppgifter (registrerade i fält avsedda för personuppgifter) med ev bilagor
tillhörande registrerade
ärenden i Flexite som både
innehåller sekretess och inte
sekretess
Medium/
format
Digitalt
Bevaras/
gallras
1 år efter
ärendets
avslut
Förvaring
Till
Centralarkiv
Databas,
Medborgarcenter
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
Sekretess knyts till ärendedetaljer (till exempel typ av fråga).
För uppföljning av att ärenden registreras/ diarieförs i verksamhetssystem och för service till medborgare som ställt
frågor.
Dokumenthanteringsplan
56/58
2014-11-24
Kommunstyrelsen
Handlingstyp
Medium/
format
Bevaras/
gallras
Personuppgifter med ev
bilagor tillhörande registrerade ärenden i Flexite
Digitalt
1 år efter
ärendets
avslut
Uppgifter om användare
Digitalt
Vid inaktualitet
Manuskript, checklistor och
liknande
Digitalt
Vid inaktualitet
Förvaring
Databas,
Medborgarcenter
Databas,
Medborgarcenter
Kunskapsdatabas
Till
Centralarkiv
Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt)
I det ursprungliga inkommande meddelandet.
När en ny version tas i bruk.
Dokumenthanteringsplan
57/58
Kommunstyrelsen
2014-11-24
Instruktioner: Gallring av handlingar av tillfällig eller
ringa betydelse – gallras vid inaktualitet
Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av
tillfällig eller ringa betydelse:
Handlingar
Kopior
Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig eller rutinmässig karaktär
Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i
övrigt är av ringa betydelse
Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller om de är meningslösa och obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet
eller enskild för åtgärd
Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta
myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens
verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet
Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som
tillfört ärendet sakuppgift
Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte
längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten
(till exempel inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post)
Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som skall bevaras
Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion
Dokumenthanteringsplan
58/58
Kommunstyrelsen
2014-11-24
Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har
överförts till nya databärare eller genom att handlingarna på annat
sätt har ersatts av nya handlingar:
Handlingstyper
Handlingar som har inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk
form, till exempel e-post, eller om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa informationsförlust.
För att förlusten skall anses som ringa, krävs att handlingarna inte är autentiserade (äkthetsgaranterade) genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får heller inte vara strukturerade på
ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade.
Handlingar som upprättas och sprids elektroniskt i informationssyfte, till exempel webbsidor, under
förutsättning att handlingarna har överförts till annat lagringsformat eller annan databärare för
bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband med andra handlingar inom eller utom
myndigheten, till exempel genom elektroniska länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av
länkarnas värde.
Sådana handlingar som avses i första stycket och som är felaktiga eller inaktuella, under förutsättning att de ersätts av rättade/uppdaterade handlingar. En förutsättning är att de uppgifter som
rättats/uppdaterats endast är av tillfälligt intresse (till exempel adress, telefonnummer, öppettider)
Handling som inkommit till myndigheten i icke autentiserad (äkthetsgaranterad) form, till exempel
fax eller e-post, om en autentiserad (äkthetsgaranterad) handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar
av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång.
Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet
avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, till exempel i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras till
dess att överklagandetiden har löpt ut.
Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare eller
motsvarande, och som tillfört ett ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet.
Felaktiga uppgifter i ADB-upptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel, under förutsättning att rättning har skett.
Handlingar som har överförts till annan databärare inom samma medium, under förutsättning att
de inte längre behövs för sitt ändamål, till exempel arkivexemplar av ADB-upptagningar och mikrofilm (säkerhets-, mellan- och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar, samt ADBupptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar.