Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen
Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen 1/58 Revidering 2015-04-01 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KOMMUNSTYRELSEN I KRISTIANSTADS KOMMUN Enligt det kommunala arkivreglementet antaget av kommunfullmäktige 2014-10-14 § 158, ska dokumenthanteringsplaner upprättas för samtliga myndigheter. En dokumenthanteringsplan innehåller myndighetens gallringsbeslut, och beskriver de handlingar som inkommit, upprättats och/eller förvaras i verksamheten och hur dessa hanteras. Planen ska ses över och revideras årligen. Följande styrdokument behandlar dokumenthanteringen i styrande och stödjande processer för kommunstyrelsen. I dokumenthanteringsplanen ingår även mark- och exploateringsenheten och räddningstjänsten som tillhör kommunstyrelsens ansvarsområden. Dokumenthanteringsplanen ger en översikt över handlingsbeståndet och fungerar som hanteringsanvisningar. Planen är också ett sökredskap som ska kunna användas av både kommunens anställda och allmänheten. En god dokumenthanteringsplan skapar kontinuitet i ärendehanteringen. För digitalt bevarande pågår utformande av strategier varför flertalet handlingstyper anges förekomma i både analog och digital form. För att garantera en fungerande långtidsbevaring måste i dagsläget alla handlingar som ska bevaras skrivas ut på papper vid överlämnande till centralarkivet. Inledningsvis ges förklaringar till begrepp som förekommer i dokumenthanteringsplanen, följt av en genomgång av handlingstyper som förekommer inom kommunstyrelsen. Styrdokumentet avslutas med instruktioner kring gallring av handlingar med tillfällig eller ringa betydelse. Som bilaga till dokumenthanteringsplanen finns arkivbeskrivningen för kommunstyrelsen. Arkivbeskrivningen visar kommunstyrelsens organisation, arkivets struktur, sökingångar till arkivet, samt vilka handlingar som är viktiga för verksamheten. Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen 2/58 2014-11-24 Innehållsförteckning Innehållsförteckning ............................................................................................................................................ 2 Ta fram styrdokument .......................................................................................................................................... 4 Administrera nämnd ............................................................................................................................................. 5 Hantera allmänna handlingar .............................................................................................................................. 6 Redovisa allmänna handlingar/arkivera ............................................................................................................ 7 Behandla personuppgifter ................................................................................................................................... 8 Representera kommunen (fullmäktiges presidium) ......................................................................................... 9 Tillhandahålla borgerlig vigsel (borgerlig förrättning) ................................................................................. 10 Informera och kommunicera/Hantera IT-system och databaser .................................................................. 11 Bedriva IT-verksamhet. ..................................................................................................................................... 13 Driva (utvecklings)projekt ................................................................................................................................ 14 Verka för en god arbetsmiljö ............................................................................................................................ 16 Hantera försäkringar .......................................................................................................................................... 17 Samverka med personalen och de fackliga organisationerna ....................................................................... 18 Administrera personal ........................................................................................................................................ 20 Administrera ekonomi .......................................................................................................................... 32 Administrera stiftelser ....................................................................................................................................... 36 Upphandla, köpa in och avtala ......................................................................................................................... 38 Hantera övriga generellt förekommande verksamhetsanknutna handlingar .............................................. 47 Mark och exploatering/Fastigheter . ............................................................................................................... 49 Räddningstjänsten .............................................................................................................................................. 52 Medborgarcenter ................................................................................................................................................ 52 Instruktioner: Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse – gallras vid inaktualitet .......... 57 Dokumenthanteringsplan Kommunstyrelsen 3/58 2014-11-24 Förklaringar Handlingstyp är en benämning på handling som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat. Med aktivitet avses ett led i en process. Medium/format betyder medel eller metoder för framställning, överföring och lagring av handlingar. Exempelvis i pappersform eller digitalt. Bevaras innebär att handling ska arkiveras för all framtid. Handlingar som ska bevaras levereras till kommunarkivet. Gallras innebär att handling förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. Sekretessbelagd handling strimlas. Gallringsbara handlingar i elektronisk form gallras i systemet. Om det står en tidsgräns (gallringsfrist) för bevarande får handlingen gallras (förstöras) efter angivet antal hela år. I undantagsfall kan gallringsfrist anges i annan form än antal år. Saknas handlingstyp i dokumenthanteringsplanen är gallring inte tillåten. Rådgör istället med kommunarkivet om revidering av planen. Gallras vid inaktualitet innebär att handling gallras när den inte längre behövs i verksamheten. Förvaring avser den plats där handlingen förvaras innan den gallras eller skickas till centralarkivet. Exempelvis i förvaltningens närarkiv eller hos handläggare. Denna kolumn kräver ytterligare inventering för att fastställa var handlingstyperna förvaras. Centralarkiv är kommunarkivets slutarkiv där handlingar förvaras. Kolumnen ”Till Centralarkiv” avser den tidsfrist då handlingarna ska överlämnas till den centrala arkivfunktionen. Anmärkning innehåller kompletterande uppgifter, såsom innehåll, uppkomst, ordning och specifika gallringsbestämmelser. Dokumenthanteringsplan 4/58 Revidering 2015-04-01 Kommunstyrelsen Handläggare på kommunledningskontorets enheter handlägger ärenden och fattar beslut på delegation från kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens arbetsutskott, KSAU, förbereder och lägger fram förslag till beslut som därefter behandlas av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen förbereder ärenden inför kommunfullmäktige och ansvarar för att fullmäktiges beslut genomförs. I kommunfullmäktige tas de stora övergripande besluten om den kommunala verksamheten. Ta fram styrdokument Handlingstyp Delegation: Riktlinjer för utövande av delegerad beslutanderätt Delegationsförteckningar Handböcker Personalpolitiska Riktlinjer och Policy beslutade och antagna Reglementen Riktlinjer Rutiner Säkerhets- och beredskapsarbete/ Risk- och krishantering Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Papper/ Digitalt Bevaras 1-3 år Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Bevaras 1-3 år Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Om framtagna för den egna verksamheten Uppdateras och gallras vid inaktualitet Bevaras Finns samlade i personalhandbok på intranätet 1-3 år Antas av kommunfullmäktige Bevaras 1-3 år Antas av kommunstyrelsen Vid inaktualitet Bevaras 1-3 år Säkerhetspolicy/styrdokument, samt dokumentation av nämnds- eller verksamhetsspecifika säkerhetsrutiner Dokumenthanteringsplan 5/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Administrera nämnd Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Bevaras Förvaring Till Centralarkiv Arvodesbestämmelser Arvodesunderlag, förtroendevalda Papper Avsägelser, förtroendevalda Delegationsbeslut Papper Papper Bevaras Bevaras 1-3 år 1-3 år Delegationsförteckningar/ originallistor över anmälda delegationsbeslut Föredragningslistor, dagordningar och kallelser Förtroendemannaregister Inkallelseordning för ersättare Inlämningar av handlingar till Kanslisektionen Papper Bevaras 1-3 år Papper Bevaras Papper Papper Bevaras Bevaras Digitalt Vid inaktualitet Justeringsanslag Kungörelser fullmäktigesammanträden Ljud- och bildupptagningar från fullmäktigesammanträden Närvarolistor Protokoll Papper Bevaras Papper Bevaras Digitalt Papper Bevaras Se anmärkning. Bevaras Bevaras 1-3 år 1-3 år Protokoll eller mötesanteckningar från referensgrupper Papper Bevaras 1-3 år Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) 1-3 år 10 år 1-3 år Förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar o d. Finns i lönehanteringssystemet och baseras på underlag från de förtroendevalda. Se även Närvarolistor och Förtroendevalda – ersättning etc. Ingår i protokollet Beslut som fattas på delegation och som återanmäls till styrelsen/fullmäktige De som används som register eller innehållsförteckningar till protokollen bevaras 1-3 år 1-3 år 1-3 år 1-3 år Sammanträdestider. Planering inför sammanträden. Gallras vid inaktualitet, men de uppgifter som bevaras finns i protokoll och som protokollsutdrag. Tillkännagivandet av justeringen antecknas på protokollet Bevaras med protokollet Bandinspelningar, filer från webbsändningar och dylikt. Bevaras i väntan på att strategi för bevarande av digital information tagits fram Ingår i protokollet Fullmäktige, nämnd/styrelse, utskott, politiska arbetsgrupper, presidier, styrgrupper, valberedning, kommittéer. Bystämmor, Folkhälsorådet, Invandrarrådet, Kommunala pensionärsrådet, Kommunala rådet för funktionsnedsatta Dokumenthanteringsplan 6/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Skrivelser, tjänsteutlåtanden, utredningar och andra handlingar som ligger till grund för besluten eller innehåller unik information av direkt relevans. Ingår i protokollet Protokollsbilagor Papper Bevaras 1-3 år Sekretessbevis för förtroendevalda Voteringslistor Papper Bevaras 1-3 år Papper Bevaras 1-3 år Ingår i protokollet Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Hantera allmänna handlingar Handlingstyp Adresslistor Medium/ format Bevaras/ gallras Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Vid inaktualitet Se anmärkning Avslag på begäran om utlämnande av allmän handling Begäran om utlämnande av allmän handling Diarieförda handlingar/ärendeakter Diarieplaner (motsvarande) Papper Bevaras Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt 2 år Fax, försättsblad Papper Anonyma skrivelser Bevaras Bevaras Se anmärkning Vid inaktualitet Förvaring Anonyma skrivelser av vikt registreras och bevaras. Övriga: se Instruktioner: Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse 1-3 år 1-3 år Från och med 1 januari 2012 används inte diarieplan, tidigare diarieplaner bevaras som sökredskap till handlingar. Dokumenthanteringsplan 7/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Korrespondens, rutinmässig Postlistor Postöppning, fullmakter (motsvarande) Medium/ format Papper/ Digitalt Digitala Papper Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Se Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Integrerade i diariesystemet Fullmakter för öppnande av personadresserad post Redovisa allmänna handlingar/arkivera Handlingstyp Arkivbeskrivningar/ beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Arkivförteckningar Dokumenthanteringsplaner Förteckning över IT-stöd som innehåller allmänna handlingar Gallringsbeslut Leveransreversal Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) 1-3 år Upprättas enligt arkivlagen § 6, samt offentlighets- och sekretesslagen kap 4 § 2 Papper/ Digitalt Bevaras Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Bevaras Bevaras Kan ingå i arkivbeskrivningen. Papper/ Digitalt Papper Bevaras Kan ingå i dokumenthanteringsplan. Bevaras Kvitto över handlingar levererade till arkivmyndigheten. Till centralarkivet i samband med leverans. Bevaras Upprättas i centralarkivet. 1-3 år Dokumenthanteringsplan 8/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Behandla personuppgifter Handlingstyp Anmälan av behandling av personuppgifter till Datainspektionen Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Entledigande av tidigare anmält personuppgiftsombud Förordnande av personuppgiftsombud Informationsmaterial till personuppgiftsombudet från Datainspektionen Inrättande av personuppgiftsombud Nämndens/styrelsens instruktion för förvaltningen angående behandling av personuppgifter Personal: för information, samtycken o dyl. Personuppgiftsbiträde, avtal med Personuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av avtalsuppfyllelse t ex säkerhet Personuppgiftsbiträde, instruktion för Medium/ format Papper/ Digitalt Bevaras/ gallras Bevaras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) 1-3 år Vid inaktualitet Vid inaktualitet Papper/ Digitalt Vid inaktualitet Bevaras 1-3 år Ingår i Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar Vid inaktualitet Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Bevaras 1-3 år Bevaras 1-3 år Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar Se Administrera personal Papper/ Digitalt Bevaras 1-3 år Vid inaktualitet Papper/ Digitalt Bevaras 1-3 år Dokumenthanteringsplan 9/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Registerförteckningar Registerutdrag (begäran om) samt svar Medium/ format Papper/ Digitalt Papper Bevaras/ gallras Förvaring Bevaras Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) 1-3 år Personuppgiftsombudets förteckning och beskrivning över personregister 1 år Representera kommunen (fullmäktiges presidium) Handlingstyp Förtjänsttecken (motsvarande) Gåvor till kommunen Handlingar rörande vänorter Tackbrev och ordförandekorrespondens Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Bevaras Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Bevaras Bevaras 1-3 år Bevaras 1-3 år Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Dokumenthanteringsplan 10/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Tillhandahålla borgerlig vigsel (borgerlig förrättning) Handlingstyp Administrativ avgift vid vigsel utanför Rådhus Skåne Anmälan vigsel Häri ingår följande: Tids-/datumbokning Tolk, namn och adress Önskat förrättningsdatum Bekräftelse av anmälan (med förrättningsdatum) Bevis vigsel Fakturering av förrättningen (förrättarens) /underlag arvode Formulär/ceremonitext Förordnande av vigselförrättare Förslag på vigselförrättare samt val av vigselförrättare Förteckning över vigselförrättare Information på kommunens webbplats Intyg hindersprövning Intyg vigsel/underrättelse om vigsel Medium/ format Papper/ Digitalt Papper Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv 10 år Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Underlag till Redovisningsenheten (hanteras som övriga fakturor) Till kommunen (blankett från kommunen) Vid inaktualitet I den mån det förekommer. Till de berörda (muntligt) Papper Papper/ Digitalt 2 år Till de berörda (Inga kopior bevaras) Original till länsstyrelsen respektive kommunens HRenhet/Lönesupport Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper Vid inaktualitet Bevaras Orden fastslås i förordningen (SFS 2009:263) §§ 4-5 – publiceras på kommunens webbplats. Från Länsstyrelsen direkt till förrättaren. Kopia till kommunen Bevaras Papper Vid inaktualitet Bevaras 1-3 år KS-beslut Ingår i Diarieförda handlingar Länsstyrelsen. Lista kan även tillhandahållas av kommunen (Gallras när ny förteckning gjorts) Startsidan och webbplatsens karta/struktur tas ut på papper en gång om året samt vid varje större förändring. Bevaras Bevaras 1 år 1 år Papper/ Digitalt Papper Papper Lämnas till kommunen (fås från Skatteverket) Lämnas till kommunen (fås från Skatteverket) Original till skatteverket, kopia till centralarkivet tillsammans med protokollet Dokumenthanteringsplan 11/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Protokoll Medium/ format Papper Bevaras/ gallras Förvaring Bevaras Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) 1 år Förrättarens protokoll. Originalet bevaras i centralarkivet Kopia sänds årligen till länsstyrelsen Om de två vittnena inte tillhandahålls av kommunen. Kan ingå i Anmälan vigsel. Finns med i protokollet Till exempel om annan plats Görs i samband med beställning Vittnenas namn och adress Överenskommelse med förrättaren Vid inaktualitet Informera och kommunicera/Hantera-IT system och databaser Handlingstyp Chattlogg Fotografier, filmer, video, ljudband, CD-skivor o dyl. framtagna för t ex intern information och utbildning Fotografier, filmer, video, ljudband, CD-skivor o dyl. som dokumenterar den egna verksamheten Grafiskt program Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Digitalt Vid inaktualitet Se anmärkning Vid inaktualitet Konversationshistorik. Om informationen resulterar i ett ärende ska det diarieföras/ registreras och handläggas. Papper/ Digitalt Bevaras Bildarkiv, digitala och analoga Digitala handlingar bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. Digitalt Bevaras Se anmärkning. Grafisk profil/Grafisk handbok. Sparas i PDF-format, logotyper etc. i .jpeg/eps-format. Bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. Dokumenthanteringsplan 12/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Informationsskrifter och broschyrer (för internt och externt bruk) Intranät och externwebb (www.kristianstad.se) Papper Bevaras Digitalt Bevaras Nyhetsbrev Digitalt Bevaras Pressklipp Papper/ Digitalt Bevaras Se anmärkning Pressmeddelanden Digitalt Bevaras Sammanställning över interna webbplatser/domäner SMS/MMS, meddelande via röstbrevlåda Sociala medier (där myndigheten är aktiv) Bloggar, egna webbplatsen Bloggar, extern webbplats Digitalt Se anmärkning Se anmärkning Webbplatser, externa Telefonkataloger, interna Digitalt Digitalt Bevaras Vid inaktualitet Bevaras Vid inaktualitet Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Se anmärkning. Arkivexemplar av egenproducerade. Informationsskrifter och broschyrer leveras till Centralarkivet vid nyproduktion. Sparas i XML- eller XHTLM-format en gång per år samt vid större förändringar. Scheman, dokumenttypsdefinitioner och layout-mallar framställs och bevaras i form av elektroniska mallar. Egenproducerade, för bl.a. turister och näringsliv. 1-3 år Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande omvärldsbevakning med direkt anknytning till verksamheten - om sådant samlas in på papper. Digitala handlingar som förekommer genom prenumeration på presstjänst bevaras tillsvidare. Server Mynewsdesk Digitala handlingar bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. Bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. Om meddelandet resulterar i ett ärende ska det diarieföras/ registreras och handläggas. Annars gallras vid inaktualitet. Sparas ner en gång om året tillsammans med intranät och webbplats. Inlägg som innehåller sekretessbelagd information ska omedelbart tas bort, samt tas om hand för diarieföring/ registrering och handläggning T.ex. Facebook, Twitter. Varje halvår/varje år/vid större förändring ska utdrag göras. Ögonblicksbild av det sociala mediet bevaras genom skärmdump i PDF/A-format. Även chattlogg från sociala medier sparas ner om sådan finns. Bevaras om uppgifter om befattning, organisatorisk placering o dyl. ingår, annars gallras vid inaktualitet. Dokumenthanteringsplan 13/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Tidningar, egenupprättade Papper/ Digitalt Bevaras Turistbyråns bildbank, arbetsmaterial till trycksaker Digitalt Bevaras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) 1-3 år Arkivexemplar av hushållstidning (Tidningen Kristianstad), personaltidning (Cefyren). Digitala tidningar bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. Digitala handlingar bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. Server Bedriva IT-verksamhet Handlingstyper inom IT-området är inte fullständigt redovisade i denna dokumenthanteringsplan, vilket justeras genom kommande revidering. Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Användardokumentation Digitalt Bevaras Avtal och överenskommelser Papper Bevaras Elektroniska spår från internetuppkoppling Digitalt IT-plan Loggar Systemlogg Applikationslogg Säkerhetslogg Digitalt Digitalt Vid inaktualitet Se anmärkning. Bevaras Se anmärkning. Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Bevaras om den är unik, annars gallras vid inaktualitet. 2 år efter utgånget avtal Användning och drift av olika system. Förvaras även på ekonomikontoret. Sparas i 180 dagar. Innehåller exempelvis beskrivning av e-Förvaltning. Gallring beroende på systemets innehåll och informationens säkerhetsklass, därför särskilda rutiner för olika loggar. Sparas i 180 dagar. Dokumenthanteringsplan 14/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Medium/ format Regler för användning av informationsteknik Systembeskrivningar Papper/ Digitalt Digitalt Systemdokumentation Digitalt Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Bevaras Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Riktlinjer och policies. Innehåller anvisningar och säkerhetsinformation. Handböcker och manualer, nödvändiga för redovisning av arkivbildning. Bevaras om den är unik, annars gallras vid inaktualitet. Se anmärkning Bevaras Driva (utvecklings)projekt I kommunen förekommer även projekt som drivs inom ramen för, och finansieras av, olika fonder och program inom EU. För dessa handlingar gäller särskilda bestämmelser för gallring. Se Gallringsråd för lednings- och stödprocesser i kommuner, landsting och regioner (2010) – utgiven av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor/SKL och Riksarkivet. Handlingstyp Avtal och överenskommelser rörande projektet Budget, se Projektorganisation Ekonomisk slutredovisning Förstudier och utredningar Korrespondens Planläggning av projektet Projektdatabas Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Bevaras 1-3 år Till exempel samarbetsavtal, sponsoravtal, outsourcingavtal Bevaras Bevaras Se anmärkning 1-3 år 1-3 år Bevaras 1-3 år Korrespondens som dokumenterar överenskommelser, avgöranden, beslut med mera för projektet bevaras. Rutinmässig korrespondens gallras vid inaktualitet. Avser projektplaner, förstudier, timplaner, anvisningar, projektbudget och dylikt Innehållet i projektdatabasen ska hanteras enligt vad som anges för respektive handlingstyp Dokumenthanteringsplan 15/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Projektets sammansättning, projektledare, deltagare, delprojekt, delprojektledare och deltagare, tidplaner, tilldelade resurser (fastställda budgetramar), budgetansvar, attestregler, riktlinjer för projektet Protokoll och minnesanteckningar från styrgrupper, projektgrupper/arbetsgrupper, referensgrupper etc., som dokumenterar projektets utveckling och beslut bevaras, övriga gallras vid inaktualitet Dokumentation av genomförande, mål, metoder och resultat Projektorganisation Bevaras 1-3 år Protokoll eller mötesanteckningar, med dagordning och deltagarlista Bevaras 1-3 år Rapportering och utvärdering: delrapporter samt slutrapport, utvärdering Uppdragshandlingar Övriga projekthandlingar Bevaras 1-3 år Bevaras Bevaras 1-3 år Direktiv, uppdragsbeskrivningar, uppdragsavtal etc. Ett arkivexemplar av varje egenproducerad produkt bevaras – affischer, broschyrer, marknadsföringsmaterial, foton, publikationer och dylikt. Dokumenthanteringsplan 16/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Verka för en god arbetsmiljö Kommentarer i anmärkningsfältet berör huvudsakligen Arbetsmiljöenheten. Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Arbetsmiljöplaner Papper/ Digitalt Bevaras Arbetsmiljöutredningar – AME (Arbetsmiljöenheten) Papper/ Digitalt Bevaras Se anmärkning. Arbetsskador och tillbud, samt risk (t ex tillbudsanmälningar, årssammanställningar) Papper/ Digitalt Bevaras Se anmärkning. Organisation för arbetsmiljöarbetet med delegering av arbetsmiljöarbetsuppgifter/ ansvar, handlingsplan mot kränkningar, krishanteringsplaner Papper/ Digitalt Bevaras Se anmärkning. Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Respektive förvaltning/enhet AME 3 år Ingår i Systematiskt arbetsmiljöarbete (se nedan) Flexite 3 år T ex teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, utredning av inomhusmiljö Arbetsgivarens ansvar, ska sparas minst 5 år. Register som avser läkarundersökning eller vaccinering vid risk för ohälsa eller olycksfall sparas minst 10 år och vid exponering som kan medföra ohälsa 40 år från det att exponeringen upphörde. Inom företagshälsovården sparas kopia på dokumenten som skickats till arbetsgivare obegränsad tid. Ingår i Systematiskt arbetsmiljöarbete. Arbetsskadeanmälan förvaras i personalakt. Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Anmälan görs, utredning och utskrift av försäkringskassans blankett för arbetsskada görs i Flexite. Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för ledning och arbetsmiljö. I Personalakt se Rutin för hantering av personalakter Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Ansvarig chef och ev. delegerad chef har uppgiftsfördelning inom arbetsmiljöområdet. Handlingsplan för kränkande särbehandling och krishanteringsplaner ska finnas hos ansvarig chef. I förekommande fall då företagshälsovården varit delaktig finns dokumentation i journalsystemet. Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för ledning och arbetsmiljö. Dokumenthanteringsplan 17/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) 3 år Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för ledning och arbetsmiljö. Huvudskyddsombudet. Protokoll, arbetsmiljö – innehållande även arbetsmiljö/skyddsronder riskbedömningar handlingsplaner Papper/ Digitalt Bevaras Respektive förvaltning/enhet Skyddsföreskrifter Papper/ Digitalt Gallras Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) - årlig uppföljning Papper/ Digitalt Bevaras Se anmärkning. Respektive förvaltning/enhet Respektive förvaltning/enhet Tidplan för arbetsmiljöarbetet, riskbedömning av arbetsmiljön vid t ex verksamhetsförändring inkl handlingsplan Papper/ Digitalt Bevaras Se anmärkning. Respektive förvaltning/enhet Ingår i Systematiskt arbetsmiljöarbete. 3 år 3 år Kommunövergripande sammanställning. Tillhör akten för aktuellt ärende. Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Sammanställs kommunövergripande enligt rutin. Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för ledning och arbetsmiljö. Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Utförs enligt policy och rutin. Arbetsmiljöenhetens dokument rörande intern arbetsmiljö bevaras i kvalitetssystem för ledning. Hantera försäkringar Handlingstyp Ansvarsfrågor, handlingar rörande Medium/ format Papper Bevaras/ gallras Bevaras Förvaring Till Centralarkiv 1-3 år Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Dokumenthanteringsplan 18/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Medium/ format Ansvarsskador, handlingar rörande Avtal rörande försäkringar Egendomsskador, handlingar rörande Förfrågningsunderlag Personal, försäkringshandlingar Skadeärenden Papper Bevaras 1-3 år Papper Papper Bevaras Bevaras 1-3 år 1-3 år Papper Bevaras Bevaras 1-3 år Bevaras 1-3 år Papper Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Se Administrera personal. Samverka med personalen och de fackliga organisationerna Handlingstyp Förhandlingsprotokoll, löner/ löneöversyn/ revisionshandlingar med bilagor Lokala samverkansprotokoll lokala kollektivavtal (överenskommelser) Mötesanteckningar från avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten och andra interna verksamhetsmöten Mötesanteckningar från ledningsgrupper (förvaltningsledning) Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Papper/ Digitalt Bevaras Förvaltning 3 år Tillhör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet Papper Bevaras Förvaltning 3 år Tillhör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet Papper/ Digitalt Vid inaktualitet Förvaltning Papper/ Digitalt Vid inaktualitet Förvaltning Minnesanteckningarna läggs ut och kan läsas på Insidan på respektive förvaltning. Dokumenthanteringsplan 19/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Protokoll eller mötesanteckningar från samarbetsorgan och samrådsgrupper samt övriga organ där nämnden/styrelsen (förvaltningen) har sekreteraransvar Protokoll från förhandlingar enligt MBL (medbestämmandelagen) Protokoll med bilagor från samverkan på förvaltningsnivå Protokoll med bilagor från samverkan på verksamhetsområdena (lokal samverkan) Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar eller motsvarande samverkan på arbetsplatsnivå Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) 3 år Protokoll bevaras. Minnesanteckningar gallras. Papper Bevaras Se anmärkning. Papper Bevaras Förvaltning 3 år Papper Bevaras Förvaltning 3 år T ex individärenden och förhandlingar enligt § 38 m.fl. som inte ersätts av centrala samverkansöverenskommelser. Tillhör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet Regleras i samverkansavtal Papper Bevaras Förvaltning 3 år Regleras i samverkansavtal Papper/ Digitalt Bevaras Förvaltning 3- 5 år Regleras i samverkansavtalet Minnesanteckningar från möten bevaras ej, gallras vid inaktualitet Dokumenthanteringsplan 20/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Administrera personal Anställa personal – Administrera ändrade arbetsförhållanden Handlingar rörande administrering av personal berörs ofta av framtagna rutiner för personalhandlingar. Detta anges i anmärkningsfältet nedan. ”Rutin för hantering av Personalakter ” finns tillgängligt på kommunens intranät. Handlingar som ingår i personalakten skickas till Centralarkivet när personal slutar. Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Annonser Papper/ Digitalt 2 år Anställningsavtal och beslut Papper Bevaras Ansökningshandlingar som tas emot av rekryteringsföretag Ansökningshandlingar, ej erhållen tjänst Papper/ Digitalt Bevaras Digitalt 2 år Ansökningshandlingar, erhållen tjänst Papper/ Digitalt Bevaras Ansökningshandlingar, när sökande återtar sin ansökan Digitalt 2 år Ansökningshandlingar, när tjänsten dras tillbaka Digitalt 2 år Ansökningshandlingar, spontana inklusive svar Papper/ Digitalt Se anmärkning Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Rekryteringsverktyg Bevaras som en del av tjänstetillsättningsärendet. Publicerad annons ska redovisa de egenskaper som krävs för den utannonserade tjänsten. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Gäller även timanställning, visstidsanställning, vikariat, säsongsarbete och provanställning. Endast handlingar kring erhållen tjänst bevaras i personalakt. Se Rutin för hantering av Personalakt. Förvaltning Rekryteringsverktyg Rekryteringsverktyg Rekryteringsverktyg Rekryteringsverktyg P.g.a. möjligheten att överklaga enligt § 23 i lag om förbud mot diskriminering I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter. Häri även CV. Skickar meddelande med information om hänvisning till hemsida för lediga tjänster. Dokumenthanteringsplan 21/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Behörigheter till IT-system, passerkort, kvittenser för nycklar m.m. Förbindelse, policy för Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Papper 2 år efter inaktualitet I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper Bevaras I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper Bevaras I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper Se anmärkning Papper Bevaras Förekommer främst inom Räddningstjänsten. Om hälsodeklaration lämnas bevaras den i personalakt för den som fått tjänsten. Se Rutin för hantering av Personalakter. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper/ Digitalt Papper Vid inaktualitet Bevaras Papper Bevaras e-post intranät Internet PuL, information samt samtycken/återtaganden av samtycken till behandling av personuppgifter samt återtaganden av samtycken till utlägg på webbplats Förändringar och tillägg i anställningsvillkor Hälsodeklaration alt. Intyg läkarundersökningar och tester Individuellt träffade anställningsavtal Introduktionsprogram för nyanställda Konsulter och andra uppdragstagare, avtal med Sekretessförbindelse (även icke anställda, t ex praktikanter) Handläggare Förvaltning Konsult – kan tillhöra ett ärende registrerat i ärendehanteringssystemet. Uppdragstagare – Registreras i personalsystemet. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Dokumenthanteringsplan 22/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Sökandeförteckning Digitalt 2 år Tillsättning av tjänst, delegeringsbeslut Uppdragsbeskrivning Utdrag ur belastningsregister Utredning av bisyssla Papper Bevaras Tillhör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet Papper Papper Papper Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Bevaras I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Överenskommelser/avtal med arbetsgivaren Papper Rekryteringsverktyg T ex telefoner. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Anställa personal – Hantera särskilda anställningsformer Här avses t ex arbetsmarknadspolitiska åtgärder, externfinansierade tjänster, platser i traineeprogram och praktikplatser. De handlingar som finns med här, är utöver de som finns under övriga rubriker för personaladministration. Handlingar som ingår i personalakten skickas till Centralarkivet när personal slutar. Handlingstyp Avisering om utbetalt belopp Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag (nytt eller omprövning) Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för bidrag (nytt eller omprövning) inkl handlingsplan Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Papper Papper 2 år 2 år Förvaltning Förvaltning Papper Bevaras I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper Bevaras I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper 2 år Förvaltning Dokumenthanteringsplan 23/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Rehabilitera personal – Hantera tillbud – arbetsskada – tillhandahålla företagshälsovård Handlingarna från arbetsgivarens rehabiliteringsutredning bevaras enligt rutin för hantering av personalakter. Hanteras med sekretess. Handlingar som ingår i personalakten skickas till Centralarkivet när personal slutar. Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Arbetsanpassning, dokumentation av behov och eventuella åtgärder Arbetsmiljöenhetens bedömning av arbetsoförmågan Arbetsskada, risk och tillbud Papper/ Digitalt Bevaras alt. gallras Låst närarkiv Papper Bevaras Papper/ Digitalt Bevaras Flexite Arbetsträning, dokumentation av Papper Bevaras Finns i personalakt hos ansvarig chef Bedömning av arbetsförmåga, underlag för Papper/ Digitalt Bevaras Besked till anställd enligt AB 05 § 12 att anställningsvillkoren skall omregleras på grund av att den anställde har rätt till partiell sjukersättning som inte är tidsbegränsad Försäkringskassans anteckningar från avstämnings/uppföljningsmöten Papper Bevaras Finns i personalakt hos ansvarig chef Papper/ Digitalt Bevaras Finns i personalakt hos ansvarig chef. Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Finns i patientjournal då företagshälsovård är inkopplade. I övrigt i personalakt hos ansvarig chef. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Patientjournal och personalakt hos ansvarig chef. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Anmälan görs i Flexite och skadeanmälan till försäkringskassan (kopia till medarbetare och chef). Läkarintyg, utredningsdokumentation, beslut om skadeersättning, ansökan om ersättning, finns i personakt hos ansvarig chef. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Finns i patientjournal då företagshälsovård är inkopplade. Respektive chef och medarbetare ansvarar för sitt dokument enligt arbetsanpassningsrutin. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Då företagshälsovård är inkopplad finns dokumentation i patientjournal. Dokumenthanteringsplan 24/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Försäkringskassans beslut avseende rehabiliteringsersättning Papper Bevaras Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning (sjukpenning) Papper Bevaras Försäkringskassans förfrågan om anställds inkomst och årsarbetstid Papper 2 år Handlingar angående omplacering eller förflyttning Handlingsplan (rehabiliteringsplan) Papper Bevaras Papper Bevaras Kompetensutvecklingsinsatser i samband med rehabilitering, dokumentation av Livränta Papper/ Digitalt Bevaras Papper Bevaras Läkarintyg Papper/ Digitalt Bevaras Missbruk av alkohol eller andra droger, handlingsprogram för hantering av Papper/ Digitalt Bevaras Förvaring Finns i personalakt hos ansvarig chef. Finns i personalakt hos ansvarig chef. Finns i personalakt hos lönespecialist Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Finns i personalakt hos ansvarig chef Se anmärkning I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Personalakt hos ansvarig chef I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Finns i personalakt hos ansvarig chef Finns i personalakt hos ansvarig chef Tillhörande rehabiliteringsplan I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter. Då företagshälsovården är inkopplad sker förvaring i patientjournal. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Dokumenteras i patientjournal då företagshälsovård är inkopplad. Dokumenthanteringsplan 25/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Patientjournal Papper/ Digitalt Bevaras Se anmärkning. Bevaras Rehabiliteringsmöten (samtal), övrig dokumentation Papper Rehabiliteringsmöten (samtal), övriga anteckningar Papper/ Digitalt Bevaras Sjukanmälan Digitalt Bevaras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Patientjournal översänds till centralarkiv i pappersform enligt rutin för företagshälsovård. Finns i personalakt hos ansvarig chef Inkl. t ex underlag för genomgång med medarbetaren av rehabiliteringsprocessen I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Då företagshälsovård är inkopplad finns dokumentation i patientjournal. Inkl. eventuell anteckning om att rehabiliteringsbehov inte finns I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Då företagshälsovård är inkopplad finns dokumentation i patientjournal. Om tillhörande rehabiliteringsplan I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter. Sjukanmälan till närmsta chef enligt personalhandboken. Finns i personalakt hos ansvarig chef Personalsystemet Avsluta anställning Handlingar som ingår i personalakten skickas till Centralarkivet när personal slutar. Handlingstyp Arbetsgivarintyg Beslut om avgångs/omställningsersättning Dödsfall Egen uppsägning Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Papper/ Digitalt Papper 2 år Handläggare Bevaras I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper Papper Bevaras Bevaras I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Dokumenthanteringsplan 26/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Handlingar som rör uppsägning/avsked från arbetsgivarens sida LAS-varsel, handlingar som ej resulterar i avslut LAS-varsel, handlingar som resulterar i avslut Tjänstgöringsbetyg (kopia) Papper Bevaras I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Förhandlingsprotokoll, tillhör akt i ärendehanteringssystemet. Papper 2 år I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper Bevaras I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper Bevaras I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Tjänstgöringsintyg (kopia) Papper/ Digitalt 2 år Handläggare Hantera försäkringar på individnivå – Avtalsförsäkringar och trygghetsavtal – Arbetsrätt och avtal Handlingar som ingår i personalakten skickas till Centralarkivet när personal slutar. Handlingstyp Disciplinpåföljd, handlingar rörande Domar, Kristianstads kommun i arbetsdomstol och/eller tingsrätt Fullmakter Förhandlingsprotokoll och protokoll med bilagor från central samverkan med de fackliga organisationerna Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Papper Bevaras I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper/ Digitalt Bevaras 2 år Tillhör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet Papper Papper/ Digitalt Bevaras Bevaras 2 år 2 år Tillhör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet. Tillhör akten för aktuellt ärende i ärendehanteringssystemet Dokumenthanteringsplan 27/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Utbilda och utveckla personal – Kompetensförsörjning/Kompetensutveckling Handlingar som ingår i personalakten skickas till Centralarkivet när personal slutar. Handlingstyp Behörighetsgivande utbildning (bevis/intyg på) Fritidsstudier, beslut Intyg över fortbildningar som fullgjorts under anställningen Kompetensutvecklingsinsatser Medarbetarsamtal, dokumenterade överenskommelser/ individuella utvecklingsplaner Utbildningar, kommuninterna Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Papper Bevaras I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper Papper Bevaras Bevaras I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Gallras vid inaktualitet När anställningen upphör eller när ny plan upprättas Gallras vid inaktualitet Digitalt Handläggare Berörd chef/medarbetare Kompetensutvecklingsinsatser för ledare och medarbetare Handläggare Hantera bemanning, personaluppföljning och personalvård Handlingar som ingår i personalakten skickas till Centralarkivet när personal slutar. Handlingstyp Medium/ format Försäkringar, Ansökningar AFA, AGF/KL Papper/ Digitalt Lönestatistik Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Matrikel (motsvarande) Bevaras/ gallras Förvaring Förvaltning Bevaras Förvaltning Bevaras Personalsystemet Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) AFA, AGF/KL ansökan görs via webb. Arbetstagarens ansvar. Arbetsgivaren hanterar inte ansökan, intygar endast anställning. Inkl. analys av utfall av löneöversyn Systematiskt förda uppgifter om den anställdes tjänstgöring och lön/uppgifter över tidigare anställning i kommunen. I Personalakt. Dokumenthanteringsplan 28/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Medarbetarenkät Digitalt Bevaras/ gallras Personalakter Papper Bevaras Personaluppföljning Papper/ Digitalt Digitalt Bevaras Dokumentation av valt verktyg, samt sammanställningar/rapporter bevaras. Central uppföljning för övergripande åtgärder. Personalaktens innehåll se Rutiner för hantering av Personalakter Årlig respektive delårs- och tertial, personalnyckeltal. Vid inaktualitet Bevaras I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Semesterlistor Tjänstebil med särskilt bilavtal Uppvaktningar Papper Överenskommelse om tjänster från Arbetsmiljöenheten Papper Papper/ Digitalt Bevaras Personalsystemet Gratifikation t ex jubileumsgåva (tidigare kallat minnesgåva). Registreras i PA-systemet. Skrivs ej ut och läggs separat i akten, utan bevaras i personalsystemet. Avtal/överenskommelser. Bevaras på Arbetsmiljöenheten Hantera pension Handlingar som ingår i personalakten skickas till Centralarkivet när personal slutar. Handlingstyp Medium/ format AFA-beslut Papper Pensionsansökan, pensionsbrev med bilagor, godkännande Papper Bevaras/ gallras Gallras vid pensionsavgång Bevaras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Efter 1 år Förvaras hos handläggaren under innevarande år. Handläggare Handläggare Dokumenthanteringsplan 29/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Pensionsansökan, särskild avtalspension med beslut och överenskommelse Pensionslösningar, avtal om särskilda Pensionsunderlag, anmälan om arbetstagare m.m. Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Papper Bevaras Handläggare Efter 1 år Förvaras hos handläggaren under innevarande år. Papper Bevaras Efter 1 år Förvaras hos handläggaren under innevarande år. Papper Bevaras Handläggare Handläggare Förvaring Till Centralarkiv I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Lönebildning Handlingstyp Förhandlingsunderlag för lönesättning (individuella) Förhandlingsunderlag för lönesättning (löneöversynsförhandling) Medium/ format Bevaras/ gallras Papper/ Digitalt Bevaras Handläggare Papper/ Digitalt Bevaras Handläggare Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Avstämning centralt med respektive förbund. Tillhör ärendet och registreras i ärendehanteringssystemet. Administrera lönefrågor Handlingar som ingår i personalakten skickas till Centralarkivet när personal slutar. Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Ersättningar Papper/ Digitalt 2 år eller 10 år Förvaltning Ersättningar för studier, inkl. ansökan Papper/ Digitalt Bevaras Personalsystemet Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. T ex bilersättningar (inkl körjournal som grund för bilersättning), reseersättningar, traktamenten, sjukvårdskvitton I personalakt. Se Rutin för hantering av personalakter Dokumenthanteringsplan 30/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Flextidssammanställningar Digitalt Efter 2 år Friskanmälningar Digitalt Efter 2 år Förtroendevalda – ersättning vid sammanträde, förlorad arbetsinkomst m.m. Papper Vid inaktualitet Grundlistor/Lönelistor Införsel i lön (beslut om) Digitalt Papper Jourlistor, jourredovisning Papper/ Digitalt Efter 10 år 2 år efter upphört beslut Efter 2 år Kontrolluppgifter Papper Efter 6 år Ledighet med lön för fackligt uppdrag, samt facklig tid, rapporter Papper/ Digitalt 2 år Ledighetsansökningar kortare än 6 månader Papper/ Digitalt 2 år Ledighetsansökningar: barn-, studie- och tjänstledigheter över 6 månader Läkarintyg Digitalt Bevaras Papper Gallras när personalakten arkiveras Förvaring Personalsystemet Personalsystemet Handläggare / Nämndsekreterare Handläggare / Centralt Handläggare förvaltning Personalsystemet Personalsystemet Personalsystemet förvaltning Personalsystemet Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Självservice i personalsystemet Självservice i personalsystemet Signeras av förtroendevald och förs över till personalsystemet efter sammanträde. Ligger till grund för arvodet. Förtroendemannarutin. Underlag gallras vid inaktualitet, ska kunna kontrolleras mot deklaration. Se även Arvodesunderlag, förtroendevalda Före 1999 i pappersform och arkiverade i Centralarkivet Jourersättningar, jourkompräkning. Pappersblankett centralt hos handläggare. Papper sparat i personalakt gallras vid avslut. I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Ej rehabilitering Dokumenthanteringsplan 31/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Löne- och anställningsstyrande meddelande i personalärende Löneavdrag Löneunderlag/tjänstgöringsrapport Retroaktiv lön (ansökan om) Skatter, avdrags- och jämkningshandlingar Tidredovisning, tidssammanställningar Timlistor för timanställd personal och andra handlingar som visar arbetad tid och utbetald lön Timlistor för uppdragstagare Uppdrags-/lönetillägg Vård av barn (VAB), sjukoch friskanmälan Återbetalda löneskulder Övertids- och jourtidsjournal Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Papper Bevaras Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt 2 eller 10 år Förvaltning 2 eller 10 år Förvaltning Papper Papper 2 år 7 år Centralt Centralt Digitalt 2 år Papper 10 år Alt. bevaras Personalsystemet Förvaltning Papper Papper/ Digitalt Digitalt 2 år 2 år Papper Digitalt 2 år 2 år 2 år Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) I personalakt se Rutin för hantering av Personalakter Förvaltning Personalsystemet Personalsystemet Centralt Personalsystemet 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. T ex kost, lunchkuponger, motionskort, privata telefonsamtal 2 år om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. Underlag för beräkning av lön t ex semester-/timlistor, oblistor, timrapporter, sjukanmälningar, försäkran för sjuklön, ledighetsansökningar Bevaras om inte uppgifterna finns någon annanstans Exempelvis konsultarvoden, utbildningsarvoden etc. Ska bevaras 2 år enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift 1982:17 Dokumenthanteringsplan 32/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Administrera ekonomi Fatta beslut, planera, följa upp och utveckla verksamheten Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Attest- och utanordningsbehörigheter: beslut om attest Bokslut och delårsbokslut: huvudbok, saldo kontoklass 1-2 resultat och balansräkning, saldo kontoklass 3-8 specifikationer till tillgångs- och skuldkonton Budget/verksamhetsplan Papper/ Digitalt Bevaras 1-3 år Styrelsens beslut om att delegera beslutsrätt i attest och utanordning Papper/ Digitalt Bevaras 1-3 år Kontoklass 1-2 visar tillgångar och skulder, kontoklass 3-8 rör balans och drift. Papper/ Digitalt Bevaras 1-3 år Med flerårsplan. Slutdokument för budgetprocessen och underlag till fastställd budget i nämnd och styrelse samt fullmäktige. Budget: budgethandling budgetunderlag, verifikationer justeringsverifikationer övr. budgetunderlag Ekonomisystem Aditro ekonomiadministrativa handlingar Faktureringssystem IoF Papper/ Digitalt Bevaras 10 år 1-3 år Intern kontroll Papper/ Digitalt 10 år Papper/ Digitalt 10 år Se anmärkning. Innehåller en mängd handlingstyper rörande redovisning och reskontra som bevaras/gallras beroende på vilken information de innehåller. Digitalt Delsystem till Aditro Bevaras 1-3 år Dokumentation av upplägg och arbetsformer, samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner (motsvarande) Dokumenthanteringsplan 33/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Kodplan i ekonomisystemet Digitalt Bevaras Målarbete Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Bevaras 1-3 år Bevaras 1-3 år Bevaras 1-3 år Aktuell version sparas tillsammans med årsredovisning Bevaras 1-3 år Bevaras 1-3 år Årlig statistik över förbrukning av varor och tjänster Finns i huvudbok Slutdokument för bokslutsprocessen och underlag till fastställt bokslut i nämnd och styrelse samt fullmäktige. Månadsuppföljning Systemdokumentation Årsförbrukning Årsredovisning med årsbokslut/bokslutsbilagor Redovisningssystemet Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Koder i systemet för bland annat organisatorisk enhet, verksamhet, konto, motpart vilka behövs för att rekonstruera bokföringen över tid. Beskrivningar av koder som används i ekonomisystemet finns i upprättad systemdokumentation. Bevaras digitalt i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. Rapportering och avstämning Handlingstyp Bankställning, uppgift om Kontoavstämningar Medium/ format Digitalt Papper/ Digitalt Bevaras/ gallras 2 år Bevaras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Kontoutdrag från bank. Ingår som bokslutsbilaga i fastställt bokslut. Dokumenthanteringsplan 34/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Rapportering, daglig: daglig körning med tillhörande girolistor dagrapport in- och utbetalningsverifikationer på papper kassor (rapport, avstämning samt kvitton) kontoutdrag, eredovisningen Rapportering: uppföljningsrapport för helår och delår Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Digitalt 10 år Aditro Papper 10 år Aditro Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Rapporteringen sker via ekonomisystemet Aditro. Reskontra Handlingstyp Anläggningsreskontra: anskaffade anläggningar per år, lista med hänvisning till verifikation komprimerad bokslutslista per tillgångskonto, som bifogas bokslutet Medium/ format Papper/ Digitalt Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Aditro 10 år Bevaras 1-3 år Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Dokumenthanteringsplan 35/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Bokföringsorder Kundreskontra Leverantörsreskontra: system leverantörsfakturor Medium/ format Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt följesedlar utbetalningsorder med underlag förvaltningsinterna fakturor Momsredovisning Nedskrivningar av kundfordringar: beslut och specifikation Bevaras/ gallras Förvaring Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) 10 år Aditro Registreras i Aditro och skrivs sedan ut på papper. Bevaras Aditro Bevaras i bokslutsbilaga Aditro/IoF Bevaras Digitalt 10 år/ Papper 3 år Se anmärkn. 10 år Bevaras i bokslutsbilaga Leverantörsfakturor på papper gallras av skanningsleverantören. Om fakturan är komplett gallras följesedeln vid inaktualitet. 10 år Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Till Centralarkiv 10 år Aditro 10 år Aditro Dokumenthanteringsplan 36/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Administrera stiftelser Handlingstyp Anmälningar till stiftelseregistret Ansökningar till Kammarkollegiet om tillstånd att ändra, upphäva eller åsidosätta föreskrifter i stiftelseförordnandet, överklaganden till domstol av Kammarkollegiets beslut Bidragsansökningar och beslut Koncernredovisningar Koncernrevisionsberättelser Protokoll Revisionsberättelser Räkenskaper över belopp som har inbetalats eller utbetalats Medium/ format Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Vid inaktualitet Bevaras 1-3 år Förvaras tillsammans med protokoll/diarieförda handlingar. Papper/ Digitalt Bevaras 1-3 år Förvaras tillsammans med protokoll från KS. Även beslutsunderlag bevaras, dock ej själva ansökningshandlingarna. Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Bevaras 1-3 år Moderstiftelse och dotterföretag kan bilda koncern Bevaras 1-3 år Moderstiftelse och dotterföretag kan bilda koncern Bevaras 1-3 år Bevaras 1-3 år Papper/ Digitalt Bevaras/ gallras Förvaras fram t o m det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades Förvaring Stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen Dokumenthanteringsplan 37/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Räkenskapshandlingar för stiftelser som är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen Sammanställning för räkenskapsåret (räkenskapssammandrag) Stiftelseförordnande eller motsvarande Verifikationer för in- och utbetalningar Årsbokslut Årsredovisning Övrig dokumentation som kan förekomma, bevaras eller gallras enligt vad som för övrigt anges i dokumenthanteringsplanen Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Se Administrera ekonomi Papper/ Digitalt Bevaras 1-3 år Stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen Papper Bevaras 1-3 år Donationsurkunder, gåvobrev, testamenten Papper/ Digitalt Förvaras fram t o m det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades Bevaras 1-3 år Bevaras 1-3 år Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen. Övrig korrespondens, uppgifter om förtroendevalda ledamöter, blanketter och information Dokumenthanteringsplan 38/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Upphandla, köpa in och avtala För digitala handlingar som inte ska bevaras förvaras handlingstyperna i aktuellt dokument- och ärendehanteringssystem, efter att upphandling avslutats. Handlingarna ordnas i akter efter ärendenummer. Handlingstyp Medium/ format Upphandling och enstaka köp av varor och tjänster för vilka ramavtal saknas: anbud och offerter beslut avtal beställningar, beställningsbekräftelser Papper/ Digitalt Direktupphandling Papper/ Digitalt Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Se anmärkning Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Endast handlingar rörande upphandling av verksamhetskritiska varor och tjänster bevaras, d v s varor och tjänster med stor betydelse för, eller påverkan på, organisationen och omvärlden. Handlingar rörande upphandlingar som är av ringa betydelse, d v s saknar långsiktigt värde, t ex leasingavtal, kontorsmateriel, transporter, boende, konferens, tryckeritjänster med mera, gallras 2 år efter avtalstidens utgång. Ej antagna offerter gallras vid inaktualitet. Med direktupphandling avses ett förfarande utan särskilda krav på anbud eller annonsering. Sker endast om kontraktets värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl. Gallras 2 år efter avtalstidens utgång. Se anmärkning Före upphandlingen Handlingstyp Medium/ format Avrop/beställning mot ramavtal Papper/ Digitalt Cirkulärskrivelser, inköp/ upphandling Delegationsordning för inköp/upphandling Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Bevaras/ gallras 2 år Se anmärkning Vid inaktualitet Bevaras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Bevaras endast vid förnyad konkurrensutsättning. 1-3 år Dokumenthanteringsplan 39/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Förhandsannonsering/ Upphandlarprofil Digitalt 2 år Inköpsstatistik etc., löpande under året Inköpsstatistik och artikelstatistik, årssammanställning Lokala bestämmelser för upphandling och leveranser Upphandlingsuppdrag (externt) Digital Vid inaktualitet Vid inaktualitet Se anmärkning Se anmärkning. Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Förhandsannonsering för planerade upphandlingar de närmaste 12 månaderna är obligatorisk bara om den upphandlande enheten vill förkorta anbudstiderna. Annonseringen kan även ske av den upphandlande parten på dess upphandlarprofil, som är en sammanställning tillgänglig på Internet med uppgifter om pågående upphandlingar med mera istället för att en förhandsannons skickas till kommissionen. Ingår i protokoll för kommunfullmäktige, kommunstyrelse eller aktuell nämnd. Fullmakter m.m. till inköpscentraler gallras 2 år efter avtalstidens utgång. Initiera upphandlingsärende Handlingstyp Inköpsgrundande handlingar, t ex anskaffningsbeslut, investeringsbeslut och inköpsanmodan (beställning) Tjänsteutlåtande/underlag för beslut Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Papper/ Digitalt Se anmärkning Gallras efter inaktualitet när upphandling avslutats eller avtal tecknats. Papper/ Digitalt Vid inaktualitet Original bevaras som bilaga till protokoll i respektive instans. Dokumenthanteringsplan 40/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Ta fram förfrågningsunderlag vid upphandling Handlingstyp Medium/ format Förfrågningsunderlag: anbudsinbjudan avtalsvillkor branschvillkor och bestämmelser kravspecifikationer Papper/ Digitalt Sändlista för utskickat förfrågningsunderlag Digitalt Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Se anmärkning. Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Häri även annons och annonsunderlag. Handlingar med ringa betydelse gallras 2 år efter avtalstidens utgång. Underlag med information om aktens innehåll skickas till Centralarkivet Vissa upphandlingar genererar omfångsrika förfrågningsunderlag och anbud som inte ryms i en vanlig diarieakt. Särskilda rutiner krävs för arkivering av sådana handlingar. Skrymmande handlingar ska hållas ihop med övriga upphandlingsdokument, oavsett om det sker fysiskt eller logiskt. Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft, endast selektiv upphandling. 2 år Urvalsupphandling, selektiv upphandling och förhandlad upphandling Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till Centralarkivet efter 3 år. Övriga upphandlingar gallras 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges. Handlingstyp Medium/ format Ansökningsinbjudan Papper/ Digitalt Ansökningar om att få lämna anbud: antagna ej antagna för sent inkomna Avböjanden att delta i upphandlingen Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Bevaras/ gallras Se instruktioner för avsnitt. Se instruktioner för avsnitt. 2 år 2 år 2 år Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Ej antagna och för sent inkomna gallras 2 år räknat från den dag då avtal om upphandling slöts. Endast selektiv upphandling. Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft. Gallras vid inaktualitet eller när upphandling avslutats eller avtal tecknats. Dokumenthanteringsplan 41/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Meddelanden till anbudssökande: utvalda ej utvalda Utvärderingsprotokoll eller sammanställning över kvalificering av anbudsansökningar och intresseanmälningar Medium/ format Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Se instruktioner för avsnitt. 2 år Se instruktioner för avsnitt. Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Meddelanden till ej utvalda gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft Anbudstiden för upphandling Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till Centralarkivet efter 3 år. Övriga upphandlingar gallras 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges. Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Anbud, antagna Papper/ Digitalt Se instruktioner för avsnitt. Bilagor som utgörs av föremål, t ex arbetsprover och modeller, får gallras eller återlämnas till anbudsgivaren efter inaktualitet, d v s när upphandlingen är avslutad, under förutsättning att de beskrivs eller avbildas i dokumentation som bevaras. Anbud, ej antagna Papper/ Digitalt Vid inaktualitet Se anmärkning Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft Anbud, för sent inkomna Papper/ Digitalt 2 år Observera: anbud från anbudsgivare som begärt överprövning/skadestånd vid ett upphandlingsförfarande ska bevaras till dom har vunnit laga kraft. Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft Dokumenthanteringsplan 42/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Anbud, som skickats per post trots att den upphandlande enheten ställt krav på elektroniska anbud Anbudsöppningsprotokoll/ anbudsprotokoll/ anbudsdiarium/ anbudsförteckning Papper 2 år Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft. Papper/ Digitalt Se instruktioner för avsnitt. Gäller även anbudsprotokoll för anbudskompletteringar. Broschyrer som ingår i anbud och som innehåller sakuppgift: antagna anbud ej antagna anbud Broschyrer som ingår i anbud och inte innehåller sakuppgift Kuvert/emballage som innehållit inkomna anbud Papper Papper Papper Broschyrer tillhörande antagna anbud ligger tillsammans med upphandlingsärendet. Rensas ur akten. 2 år 2 år Vid inaktualitet Broschyrer tillhörande ej antagna anbud gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft Gallras när upphandlingen är avslutad Vid inaktualitet Gallas när upphandlingen är avslutad. Anbudsprövning och utvärdering Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till Centralarkivet efter 3 år. Övriga upphandlingar gallras 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges. Handlingstyp Anbudssammanställning Medium/ format Papper/ Digitalt Bevaras/ gallras Se instruktioner för avsnitt. Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Dokumenthanteringsplan 43/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Anbudsutvärderingsprotokoll Papper/ Digitalt Se instruktioner för avsnitt. Begäran om och svar på förtydliganden och kompletteringar: antagna anbud ej antagna anbud Dokumentation från förhandling, provning, tester, muntlig presentation samt tagande av referenser: antagna anbud ej antagna anbud Förfrågningar från och svar till anbudsgivare: antagna anbud ej antagna anbud Korrespondens med anbudsgivare: av betydelse av tillfällig eller ringa betydelse Protokoll från förhandlingar med anbudsgivare Papper/ Digitalt Se instruktioner för avsnitt. Protokoll från MBLförhandlingar Papper/ Digitalt Skatte- och registreringskontroll av anbudsgivare Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt 2 år Se instruktioner för avsnitt. 2 år Se instruktioner för avsnitt. 2 år Se anmärkning Se instruktioner för avsnitt. Se instruktioner för avsnitt. 2 år Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Tillhörande antagna anbud bevaras. Tillhörande ej antagna anbud gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft Tillhörande antagna anbud bevaras. Tillhörande ej antagna anbud gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft Tillhörande antagna anbud bevaras. Tillhörande ej antagna anbud gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft Av betydelse bevaras, övrig gallras vid inaktualitet, d v s när upphandlingen är avslutad. Vid förenklad upphandling, urvalsupphandling eller förhandlad upphandling Fackliga organisationers möjlighet att utöva inflytande över upphandlingar framgår av MBL 38-40 §§ Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft. Ingår oftast i det inkomna anbudet. Dokumenthanteringsplan 44/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Soliditetsupplysningar, kontroll av anbudsgivare Tjänsteanteckningar rörande kontakter m.m. med anbudsgivare Utvärderingsrapport Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt 2 år Papper/ Digitalt Upplysning/ underrättelse om tilldelningsbeslut eller tilldelningsbrev Utvärderingsprotokoll Papper/ Digitalt Se instruktioner för avsnitt. Se instruktioner för avsnitt. Se instruktioner för avsnitt. Se instruktioner för avsnitt. Uteslutning av leverantör Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Gallras 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft. Ingår oftast i det inkomna anbudet Antaget anbuds tjänsteanteckningar bevaras under hela avtalstiden + 2 år. Övriga anbud gallas 2 år efter att antaget anbud vunnit laga kraft. Bevaras eller gallras 2 år Upphandlingsbeslut och avtalstecknande Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till Centralarkivet efter 3 år. Övriga upphandlingar gallras 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges. Medium/ format Bevaras/ gallras Avtal och kontrakt rörande anbud, med bilagor Papper Avtal/kontrakt av rutinmässig karaktär Beställningar Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Se instruktioner för avsnitt. 2 år 2 år efter avtalets upphörande 2 år Kan även användas vid direktupphandling. Handlingstyp Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Dokumenthanteringsplan 45/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Beställningsbekräftelse Ramavtal Medium/ format Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) 2 år Kan även användas vid direktupphandling Se instruktioner för avsnitt. Egna upprättade ramavtal Efter upphandlingen Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras och skickas till Centralarkivet efter 3 år. Övriga upphandlingar gallras 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges. Handlingstyp Medium/ format Avbruten upphandling: beslut om upplysning om Göra om en upphandling beslut om upplysning om Efterannonsering – annons efter avslutad upphandling till EUT S/TED Papper/ Digitalt Följesedlar Papper/ Digitalt specificerad och inte en samlingsfaktura Köpnotor och bensinkvitton Ej specificerade och hänvisar till fakturan Papper/ Digitalt Digitalt Bevaras/ gallras Se instruktioner för avsnitt. Se instruktioner för avsnitt. 2 år Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Gallras 2 år räknat från den dag då avtal om upphandling slöts. Gäller för upphandlingar över tröskelvärdena. Meddelande i EUT S/TED om avslutad upphandling över tröskelvärdena. Tilldelning av ett kontrakt som görs med stöd av ett ramavtal behöver inte efterannonseras. Administreras av ekonomiavdelningen. 3 månader 2 år 10 år Dokumenthanteringsplan 46/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Klagomål på upphandling Överprövning av upphandling Överprövning av ett avtals giltighet Skadestånd Upphandlingsskadeuppgift Reklamationer Meddelanden från och till leverantörer Tjänsteanteckningar Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Papper/ Digitalt Se anmärkning De handlingar som inkommer och upprättas i dessa ärenden ligger kvar i upphandlingsakten. Endast dom och yttrande bevaras i ärende – och dokumenthanteringssystem. Papper Se anmärkning Vid inaktualitet 2 år Gallringsfrist beroende av avtalet samt preskriptionstid. Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Kontakter med leverantörer, entreprenörer, konsulter Dokumenthanteringsplan 47/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Hantera övriga generellt förekommande verksamhetsanknutna handlingar Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Arbetsmaterial Papper/ Digitalt Se anmärkning Avtal Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Bevaras Papper/ Digitalt Se anmärkning. Enkäter, svar på inkomna interna Papper/ Digitalt Se anmärkning. Förslagsverksamhet Papper/ Digitalt Se anmärkning. Kurser, seminarier och andra utbildningar i egen regi Papper/ Digitalt Se anmärkning. Remisser, egenproducerade Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Bevaras Avtal, rutinmässiga Enkäter, egenproducerade med intern eller extern mottagare Enkäter, svar på inkomna externa Remisser, inkomna från kommunextern avsändare Remisser, inom Kristianstads kommun Spontanofferter och leverantörsinformation 2 år efter inaktualitet Se anmärkning. Bevaras Bevaras Vid inaktualitet Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Arbetsmaterial i form av utkast, koncept, kladdar, korrektur, och som utgör förstadier till definitivt utformad handling, gallras vid inaktualitet. Material som tillför sakuppgift bevaras. Se även specifika avtal under diverse avsnitt. Svaren kan gallras vid inaktualitet om sammanställning har gjorts. Annars bevaras svaren. Ett exemplar av frågeformuläret bevaras. Bevaras ihop med enkäten om svaret utgör myndighetens svar eller är av annan betydelse för verksamheten. Annars gallras vid inaktualitet efter att sammanställning gjorts. Bevaras ihop med enkäten om svaret utgör myndighetens svar eller är av annan betydelse för verksamheten. Annars gallras vid inaktualitet efter att sammanställning gjorts. Riktlinjer, register över inkomna förslag och belönade förslag bevaras. Förslag som inte belönats kan gallras vid inaktualitet Program, deltagarlistor, unikt utbildningsmaterial samt kopior av kursintyg bevaras. Övriga handlingar (som inte ingår i ekonomisk eller personalredovisning) kan gallras vid inaktualitet Remiss, inkomna remissvar och eventuell sammanställning. Finns under diarieförda handlingar. Remiss och eget remissvar. Finns under diarieförda handlingar. Remiss och eget remissvar. Finns under diarieförda handlingar. Dokumenthanteringsplan 48/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Statistik som innehåller unik information om verksamheten Statistik, övrigt Statistiska uppgifter som lämnats till annan myndighet Synpunkter, klagomål och förslag av rutinartad allmän karaktär Synpunkter, klagomål och medborgarförslag Synpunktsdatabaser Tjänsteanteckningar Medium/ format Bevaras/ gallras Papper/ Digitalt Bevaras Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Vid inaktualitet 2 år Papper/ Digitalt Digitalt Bevaras Papper/ Digitalt Se anmärkning Förvaring Till Centralarkiv 2 år Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Se även Synpunktsdatabaser 1-3 år Medborgarförslag förekommer som e-blankett men skrivs ut och bevaras på papper. IT-system som i första hand kan förekomma i särskilda verksamheter t ex kollektivtrafik. Bevarande och gallring avgörs i det sammanhanget. Se dock Synpunkter, klagomål och förslag av rutinartad allmän karaktär Tjänsteanteckningar som tillför sakuppgift bevaras. Anteckningar som inte tillför sakuppgift och som i övrigt är av tillfällig eller ringa betydelse gallras vid inaktualitet. Observera: uppgifter som meddelats i direkt muntlig information, via röstmeddelande, SMS eller på annat sätt, med betydelse för utgången av ett ärende ska antecknas och föras till ärendet. Dokumenthanteringsplan 49/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Mark och exploatering/Fastigheter Mark- och exploateringsenheten har ansvaret för kommunens markförsörjning, lokalförsörjning och lokalsamordning, exploatering och klimatstrategi. Handlingstyp Arkeologiska utgrävningar Beräkningskalkyler Bidrag, ansökningsbeslut rörande Biogas Fjärrvärme Detaljplaner Medium/ format Papper/ Digitalt Papper Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Fastighetsdeklaration Papper Fastighetstaxering/underrättelse Förköp Papper Geotekniska undersökningar Grannemedgivande Gravationsbevis Grävtillstånd/markupplåtelse Digitalt Bevaras/ gallras Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Bevaras Närarkiv I diariefört ärende. Bevaras Närarkiv Tjänsterum I diariefört ärende. Del av projekthandlingar. Bevaras Se anmärkning. Vid inaktualitet Vid inaktualitet 2 år Papper/ Digitalt Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Förvaring Tjänsterum Ska godkännas av Naturvårdsverket 2011. Pågår till och med 2014. Skrivelser tillsammans med förslag samt lagakraftbesked bevaras. Övriga handlingar som förvaras hos Byggnadsnämnden gallras. Efter ny fastighetstaxering. Tjänsterum Efter ny fastighetstaxering. Närarkiv Har upphört i maj 2010. Närarkiv 3 år Överlämnas till C4 Teknik Server I retur efter godkännande. Bevaras Bevaras I diariefört ärende. Närarkiv 3 år I diariefört ärende. Dokumenthanteringsplan 50/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Inskrivningsbevis, lagfart Inskrivningsbevis, servitut Köpeavtal och köpebrev Kvitto på köpeskilling/köpebevis Lantmäteriförrättningsakt Lantmäterihandlingar Ledningsrätt, avtal om Markreservation Nyttjanderätt, avtal om Pantbrev, ej utnyttjade Parkeringsköp, avtal om Rivningar, handlingar rörande Saneringar, handlingar rörande Servitutsavtal Taxeringsbevis Tomträtter Tomtkö, administration av Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper Bevaras Närarkiv 3 år I diariefört ärende. Bevaras Närarkiv 3 år I diariefört ärende. Bevaras Närarkiv 3 år I diariefört ärende. Bevaras Närarkiv 3 år I diariefört ärende. Bevaras Närarkiv Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper Bevaras Närarkiv 3 år I diariefört ärende. Bevaras Närarkiv 3 år I diariefört ärende. Bevaras Närarkiv 3 år I diariefört ärende. Bevaras Närarkiv 3 år I diariefört ärende. Bevaras Kassaskåp Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Papper Bevaras Närarkiv 3 år I diariefört ärende. Bevaras Närarkiv 3 år Del av projekthandlingar. Bevaras Närarkiv 3 år Del av projekthandlingar. Bevaras Närarkiv 3 år I diariefört ärende. Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Bevaras Närarkiv 2 år Närarkiv Bevaras I fastighetsregister. 3 år I diariefört ärende. Dokumenthanteringsplan 51/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Värderingar Överenskommelse om fastighetsregi Medium/ format Papper/ Digitalt Papper/ Digitalt Bevaras/ gallras Förvaring 10 år Närarkiv Bevaras Närarkiv Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Sekretess hävs efter beslut. 3 år I diariefört ärende. Dokumenthanteringsplan 52/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Räddningstjänsten Kommunstyrelsens är räddningsnämnd och Räddningstjänsten har ansvaret för att identifiera risker inom kommunen (och dess nära omgivning), förebygga att risk utvecklas till skada för människor, egendom och miljö, begränsa skadeverkningarna på människor, egendom och miljö samt utveckla metoder, kompetenser samt samarbete inom Skåne Nordost, Skåne län och med Region Skåne. Handlingar som förekommer i Räddningstjänstens verksamhet, och som ska bevaras, ska levereras till Centralarkivet. Tidpunkten för detta är inte ännu utredd. De flesta handlingar förekommer även i digital form, dock är det inte fastställt hur de ska bevaras. Bedriva förebyggande säkerhetsarbete Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Bostadsområde, tillsyn Papper Bevaras Närarkiv 10 år Brandsynsprotokoll Papper Närarkiv 10 år Handlingsprogram förebyggande Papper Bevaras Papper Bevaras Närarkiv 10 år Kommunens medgivande för egensotning Papper Bevaras Närarkiv 10 år Objektslista, tillsyn Papper Bevaras Närarkiv 10 år Redogörelse för brandskydd Papper Bevaras Närarkiv 10 år Riskanalyser/riskinventeringar Papper Bevaras Närarkiv 10 år Tillstånd, brandfarliga och explosiva varor Papper Bevaras Närarkiv 10 år Tillsynsprotokoll Papper Bevaras Närarkiv 10 år Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Dokumenthanteringsplan 53/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Hantera larmcentral Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras 2 år Förvaring Avtal Papper Förteckning, larmnummer och kontaktpersoner Papper Vid inaktualitet Närarkiv Larmplaner Papper Vid inaktualitet Närarkiv Till Centralarkiv Närarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Gallras 2 år efter utgånget avtal. Bedriva operativ verksamhet Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Beslut om ingrepp i annans rätt och tjänsteplikt Papper Bevaras Närarkiv 10 år Brandutredningar Papper Bevaras Närarkiv 10 år Delegeringsbeslut, räddningsledare Handlingsprogram för räddningstjänst Papper Bevaras Närarkiv 10 år Papper Bevaras Närarkiv 10 år Insatsplaner Papper Närarkiv Olycksutredningar med bilagor Papper Vid inaktualitet Bevaras Närarkiv 10 år Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Dokumenthanteringsplan 54/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Förvaring Till Centralarkiv Insatsrapporter Papper Bevaras Närarkiv 10 år Insatsstatistik Papper Bevaras Närarkiv 10 år Olycksundersökningar Papper Bevaras Närarkiv 10 år Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Bedriva drift och underhåll Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Besiktningsprotokoll, fordon Papper 5 år Närarkiv Besiktningsprotokoll, övriga Papper 2 år Närarkiv Fordonsplan Papper Bevaras Närarkiv Garantibevis Papper Närarkiv Instruktioner, räddningsmateriel och fordon Papper Se anmärkning Bevaras Närarkiv 10 år Inventarieförteckning Papper Bevaras Närarkiv 10 år Tillstånd från Post- och Telestyrelsen Papper Bevaras Närarkiv 10 år Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) 2 år efter garantitidens utgång. 10 år Gallras när garantin upphört. Dokumenthanteringsplan 55/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Tele/radio, systemuppbyggnad Medium/ format Papper Bevaras/ gallras Bevaras Förvaring Till Centralarkiv Närarkiv 10 år Förvaring Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Medborgarcenter Handlingstyp Policy, instruktioner, övergripande dokumentation av verksamheten i medborgarcenter Samtjänstavtal Medium/ format Bevaras/ gallras Papper Bevaras 1-3 år Papper Bevaras 1-3 år Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Gallring av handlingar tillhörande medborgarcenters uppdragsprocess i IT-verktyget Flexite Följande gallringsregler rör de handlingar som registreras i IT-verktyget Flexite då kommunens medborgarcenter registrerar allmänhetens frågor och ärenden. I IT-verktyget Flexite tillämpas föreslagna gallringsfrister under förutsättning att samtliga ärenden som kräver omfattande handläggning, beslut och/eller handläggning av förvaltning, innehåller sekretess eller tillhör annat verksamhetssystem förs över från Flexite till Evolution eller annat relevant verksamhetssystem. Handlingstyp Personuppgifter (registrerade i fält avsedda för personuppgifter) med ev bilagor tillhörande registrerade ärenden i Flexite som både innehåller sekretess och inte sekretess Medium/ format Digitalt Bevaras/ gallras 1 år efter ärendets avslut Förvaring Till Centralarkiv Databas, Medborgarcenter Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) Sekretess knyts till ärendedetaljer (till exempel typ av fråga). För uppföljning av att ärenden registreras/ diarieförs i verksamhetssystem och för service till medborgare som ställt frågor. Dokumenthanteringsplan 56/58 2014-11-24 Kommunstyrelsen Handlingstyp Medium/ format Bevaras/ gallras Personuppgifter med ev bilagor tillhörande registrerade ärenden i Flexite Digitalt 1 år efter ärendets avslut Uppgifter om användare Digitalt Vid inaktualitet Manuskript, checklistor och liknande Digitalt Vid inaktualitet Förvaring Databas, Medborgarcenter Databas, Medborgarcenter Kunskapsdatabas Till Centralarkiv Anmärkning (här kan anges eventuell sekretess och annat av vikt) I det ursprungliga inkommande meddelandet. När en ny version tas i bruk. Dokumenthanteringsplan 57/58 Kommunstyrelsen 2014-11-24 Instruktioner: Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse – gallras vid inaktualitet Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse: Handlingar Kopior Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig eller rutinmässig karaktär Handlingar som har inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd, om de även i övrigt är av ringa betydelse Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde, eller om de är meningslösa och obegripliga, om handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd Register, liggare, listor och andra tillfälliga förteckningar som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet Mottagnings- och delgivningsbevis under förutsättning att de inte har påförts anteckning som tillfört ärendet sakuppgift Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran, under förutsättning att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten (till exempel inlämningskvitton och kvittensböcker för avgående post) Loggar för e-post och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar som inkommit till eller utgått från myndigheten och som skall bevaras Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning har gjorts, under förutsättning att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion Dokumenthanteringsplan 58/58 Kommunstyrelsen 2014-11-24 Handlingar som är av tillfällig betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar: Handlingstyper Handlingar som har inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form, till exempel e-post, eller om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, till exempel genom utskrift på papper. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa informationsförlust. För att förlusten skall anses som ringa, krävs att handlingarna inte är autentiserade (äkthetsgaranterade) genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får heller inte vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. Handlingar som upprättas och sprids elektroniskt i informationssyfte, till exempel webbsidor, under förutsättning att handlingarna har överförts till annat lagringsformat eller annan databärare för bevarande. Om överföringen innebär förlust av samband med andra handlingar inom eller utom myndigheten, till exempel genom elektroniska länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. Sådana handlingar som avses i första stycket och som är felaktiga eller inaktuella, under förutsättning att de ersätts av rättade/uppdaterade handlingar. En förutsättning är att de uppgifter som rättats/uppdaterats endast är av tillfälligt intresse (till exempel adress, telefonnummer, öppettider) Handling som inkommit till myndigheten i icke autentiserad (äkthetsgaranterad) form, till exempel fax eller e-post, om en autentiserad (äkthetsgaranterad) handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, till exempel i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras till dess att överklagandetiden har löpt ut. Handling som inkommit till myndigheten i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare eller motsvarande, och som tillfört ett ärende sakuppgift, under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts övriga handlingar i ärendet. Felaktiga uppgifter i ADB-upptagningar av registerkaraktär, vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel, under förutsättning att rättning har skett. Handlingar som har överförts till annan databärare inom samma medium, under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, till exempel arkivexemplar av ADB-upptagningar och mikrofilm (säkerhets-, mellan- och bruksexemplar) som har ersatts av nya exemplar, samt ADBupptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar.
© Copyright 2024