RS 2014-025 vedlegg 1 – Rutiner for saksbehandlingen av prioporteføljen 1. Prioritering av saken – rutiner etter hvor søkeren er i saksforløpet 1.1 Når en person søker beskyttelse ved pågripelse 1.2 Søkeren er registrert, men ikke intervjuet 1.3 Søkeren er intervjuet 1.4 Vedtak fattet i UDI 1.5 Endelig avslag i UNE 1.6 Dublinprosedyre (DU, DM, ED) 1.7 EMA – enslig mindreårig asylsøker 1.8 Dersom søknaden blir innvilget 2. Innholdet i vedtaket 3. Fastsettelse av frister 3.1 Utreisefrist 3.2 Utreisefrist og frist for begjæring 4. Tildeling av advokat 5. Oversendelsesbrev og utsending av vedtak 5.1 Oversendelsesbrevet 5.2 Utsending av vedtaket 6. Klageoversendelse og prioritering i UNE 6.1 Begrunnelse i klageoversendelsen 6.2 Angivelse av prioritet 6.3 E-post 6.4 Telefon 6.5 DUF 6.6 Tidsrom for bemanning 6.7 Responstid 6.8 Prioporteføljehåndteringsforum 6.9 Logg, statistikk 1. Prioritering av saken – rutiner etter hvor søkeren er i saksforløpet 1.1 Når en person søker beskyttelse ved pågripelse Ved henvendelse fra lokalt politidistrikt: Be om rapport og vis til at de gjerne kan bruke malen for utvidet registrering. Politiet har ansvaret for at personen blir ankomstregistrert hos Politiets utlendingstjeneste (PU) og at de oppretter sak. 1.2 Søkeren er registrert, men ikke intervjuet Ved henvendelse fra lokalt politidistrikt: Henvis til malen for utvidet registrering. Ved henvendelse fra PU: Asylavdelingen (ASA) vurderer om opplysningene i ankomstregistreringen tilsier at PU skal ta utvidet registrering, eller om søkeren skal innkalles til asylintervju. Andre tilfeller: ASA innkaller til asylintervju og varsler PU om saken. 1.3 Søkeren er intervjuet ASA fatter vedtak og tar stilling til utsatt iverksettelse innenfor fristene. Ved henvendelse fra PU: ASA opplyser om forventet saksbehandlingstid og forventet utfall. Andre tilfeller: ASA varsler PU om saken. 1.4 Vedtak fattet i UDI Saksbehandleren informerer Utlendingsnemnda (UNE) og ber om prioritering dersom det er nødvendig (det vil si dersom det blir/ble gitt ja til utsatt iverksettelse). Saksbehandleren informerer også PU om saken, slik at de er forberedt på en sak som ønskes prioritert for uttransportering. 1.5 Endelig avslag i UNE Saksbehandleren i UDI merker saken i Datasystem for utlendings- og flyktningsaker (DUF) og informerer PU om at saken ønskes prioritert for uttransportering. 1.6 Dublinprosedyre (DU, DM, ED) Saken skal ha merkingskode PP og overføres til og behandles av Dublinenhetene. 1.7 EMA – enslig mindreårig asylsøker Saken skal ikke ha merkingskode PP og overføres umiddelbart til behandling i Barnefaglig enhet (BFE). Saker som plasseres i hurtigsporet for EMA skal ha egen merking (merkingskode EH). Andre EMA-saker er ikke umiddelbart avslagssaker og skal derfor ikke merkes med PP. 1.8 Dersom søknaden blir innvilget Hvis en sak med PP-merkingskode blir innvilget, skal PP-merkingskoden erstattes med merkingskoden UM – uten merking. 2. Innholdet i vedtaket Det eksisterer fire supervilkår som kan brukes. Et supervilkår er et vilkår som har et tekstbidrag som erstatter alle andre vilkårstekster i vedtaksdokumentet. Supervilkåret erstatter ikke andre tekstbidrag som kommer inn andre steder i vedtaket. Ved å bruke et supervilkår (tredje rullegardin i Vedtaksmodulen) blir vilkårene og vilkårsteksten i vedtaket forhåndsutfylt. Eksisterende supervilkår:     Åpenbar grunnløs Åpenbar grunnløs + bortvis Ikke møtt til intervju Forsvunnet/ikke tilgjengelig Tekst om ”åpenbar grunnløs” og tilhørende konsekvenser kommer automatisk dersom man velger de to førstnevnte supervilkårene. De to sistnevnte supervilkårene er vanlige avslag, ikke ÅG (man må ha med tekst om at vi anser det som åpenbart grunnløst og henvisning til utlendingsloven (ut.) § 90 for å kunne gi nei til utsatt iverksettelse). De to sistnevnte finnes i tillegg som nick, slik at de kan brukes i sammenheng med ÅG-supervilkårene:   9452 – forsvunnet/ikke tilgjengelig, straffbare forhold, ikke opplyst saken 9453 – ikke møtt til intervju, ikke opplyst saken Se nærmere på bruken av ÅG på intranettet under Verktøykassa – Asylsaksbehandling – Vedtaksmaler. Merk: nick 9466 ”Klagefrist hvis forsvunnet” redegjør ytterligere om hvordan en søker som ikke har oppgitt ny adresse, selv kan lastes for å ikke ha mottatt informasjon om vedtaket. 3. Fastsettelse av frister 3.1 Utreisefrist Utreisefrist skal angis i DUF, sammen med klagefrist og begjæringsfrist. For saker i denne porteføljen skal det normalt ikke settes utreisefrist. Disse sakene tolkes inn under begrepet trussel mot offentlig orden, se utl. § 90 femte ledd bokstav c og punkt 2.3 i IM 2011-003. Det vil si at det ikke gis en frist for utreise, og at politiet derfor kan uttransportere søkeren så snart vedtaket er endelig, eller ASA har avslått utsatt iverksetting. Vær oppmerksom på at den automatiske teksten nederst i vedtaket – nick 2240 som man blir bedt om å sette inn (om klagefrist og lignende), tar det som en selvfølge at utreisefrist blir satt og saksbehandleren må derfor tilpasse denne teksten i de tilfellene der dette ikke gjøres. 3.2 Utreisefrist og frist for begjæring Hvis UDI gir en utreisefrist, må den uansett ikke være kortere enn fristen for begjæring om utsatt iverksetting. PU har lov til å uttransportere først når både utreisefristen er utløpt og det er sagt nei til utsatt iverksetting. NB! Fristene for begjæring og utreise kan bare settes kortere enn tre uker hvis saken er avslått som åpenbart grunnløs. 4. Tildeling av advokat Oppgaven i DUF sendes til Ankomstenheten (ANK), som tildeler advokat fra advokatvaktordninga. Hvis søkeren er forsvunnet: Skriv ”obs - forsvunnet” i kommentarfeltet på advokattildelingsoppgaven. Andre relevante opplysninger kan skrives inn i kommentarfeltet, for eksempel:     Advokatønske Fengslet Forsvunnet ”Politiet har søkerens adresse” Se rundskriv RS 2010-052 punkt 5.2 om advokatvaktordningen. Saker med særlig korte frister Saksbehandleren må varsle ANK slik at de kan tildele advokat fra vaktlista og varsle advokaten om at det kommer en sak med korte frister. 5. Oversendelsesbrev og utsending av vedtak Sjekk at koden PP er påført saken i DUF 5.1 Oversendelsesbrevet Bruk nick 9470 (ÅG) eller 9471 (ikke ÅG) for oversendelsesbrevet. Frister for begjæring og frivillig retur må fremgå av oversendelsesbrevet. Disse oversendelsesbrevene har en valgfri tekstdel som den som sender ut underretning tilpasser, alt ettersom hvilke opplysninger advokaten trenger. Der kontortjenesten sender ut, gir saksbehandlerne beskjed om frister og hvilken tekst som skal utløses i merknadsfeltet til hovedvedtaket i hendelseslista.     Alt 1: straff Alt 2: avslag pga. ID, PU må vurdere hvor søkeren skal uttransporteres Alt 3: fengsel Alt 4: ukjent adresse Eksempel på merknad til vedtaket ”ÅG, utløs alt. 4, begj.frist 2 dager, utreisefrist 2 dager”. Skrives inn når hovedvedtaket bankes: Merknaden vil vises i hendelseslista. 5.2 Utsending av vedtaket Sendes ut på vanlig måte via eDialog, se egen brukerveiledning. Alle advokater i vaktordninga skal bruke eDialog. 6. Klageoversendelse og prioritering i UNE Saker i prioporteføljen der vi har innvilget utsatt iverksetting skal prioriteres i UNE. Sjekk at koden PP er påført saken i DUF 6.1 Begrunnelse i klageoversendelsen Saksbehandler skal skrive i klageoversendelsen at vi ber om prioritering. I klageoversendelsesnicket 20033 er det to tekster for dette som kan brukes/tilpasses. 6.2 Angivelse av prioritet Sett prioritet på ekspederingen av klageoversendelse til UNE i Postklienten: Høy prioritet på saker med ja til utsatt iverksetting: Normal prioritet på saker med nei til utsatt iverksetting (ikke nødvendig at UNE prioriterer disse): Saksbehandleren kan også sende melding etter ekspedering. 6.3 E-post Det er en egen e-postadresse for prio-saker: [email protected]. Dersom prioforespørselen skal besvares av Dublin eller BFE jamfør rutinebeskrivelsen ovenfor, oversendes e-posten til riktig enhet.   [email protected] [email protected] Hvordan legge til [email protected] i Outlook [email protected] har en egen postboks/mailboks. Denne må saksbehandlerne som skal behandle priosakene legge til sin egen Outlook. For brukerveiledning for å få tilgang til en annen mailboks, se intranettet – Verktøykassa – IT – Verktøy og portaler – Outlook. Saksbehandlerne gir tilbakemelding på forespørselen jamfør rutinebeskrivelsen ovenfor. Saksbehandlerne merker e-posten med flagg/farge i forhold til hvem som skal behandle saken (B1 eller C4) og flytter e-post over i korrekt undermappe når det er relevant. 6.4 Telefon Priotelefonen: 945 05 017 Dersom prioforespørselen skal besvares av Dublin eller BFE jamfør rutinebeskrivelsen ovenfor, settes telefonen over.   Dublins vakttelefon 934 94 265 BFEs vakttelefon 405 55 288 6.5 DUF Det er en egen oppgaveboks i DUF for administrasjon av prio-saker: ASA prio (udi). Oppgaver tilhørende saker som skal behandles i prioporteføljen skal enten ligge i denne oppgaveboksen eller hos aktuell saksbehandler/saksforbereder når den jobbes med. Oppgaveboksen ligger i organisasjonsvelgeren under Utlendingsdirektoratet – Asylavdelingen. Dersom oppgaven tilhører en sak som skal behandles av Dublin eller BFE jamfør rutinebeskrivelsen ovenfor, oversendes oppgaven til riktig oppgaveboks.   Dublin 3 - prio (udi) Barnefaglig Enhet (udi) 6.6 Tidsrom for bemanning Telefon, e-post og DUF-boksen skal være bemannet mandag til fredag kl. 9.00 til 15.00. 6.7 Responstid ASA skal gi rask tilbakemelding på om vi vil prioritere saken. Innenfor bemanningstiden skal vi kunne gi tilbakemelding på en prioforespørsel umiddelbart eller senest innen 1 time. Tilbakemeldingen skal være relevant for forespørselen:       Faller saken inn under priodefinisjonene? Hvem skal behandle saken? Priogruppen eller Dublin/BFE/noen andre? Hvor ligger saken i saksløpet, hva er neste steg? Hvor lang tid forventer vi å bruke på å behandle saken/neste steg i saksløpet? Forventet utfall? Hvem kommer vi til å underrette om prioforespørselen? PU for uttransportering/UNE for klagebehandling/mottak for relevant behandling av beboer/annet? 6.8 Prioporteføljehåndteringsforum For å sikre en helhetlig håndtering av prioporteføljen vil representanter for ASAs områder B og C, Dublin, BFE, Oppholdsavdelingens område for utvisning, Region- og Mottaksavdelingen, PU og UNE møtes regelmessig i et forum. UDIs representanter i forumet vil kunne møtes oftere. Forumet er bygd opp som ASAs superbrukerforum. En person i ASAs stab eier prioordningen med tanke på rapportering, organisering av forumet osv. Representantene møtes for å se på restanselister, koordinere innsatsen på tvers, løse problemstillinger og forbedre arbeidet. Forumet utarbeider endringer i rutinene ved behov, og vurderer om det er gjort erfaringer som tilsier at definisjonen av porteføljen bør justeres. 6.9 Logg, statistikk Koordinatoren i ASA stab henter ut informasjon om porteføljen fra ASA-rapp.