Referat fra ekstraordinært sameiermøte i Løvlia boligsameie avholdt onsdag 23. september. 2015 kl. 19 i Smestadtoppen Barnehage. TIL BEHANDLING FORELÅ: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder – som ble styreleder Jan Ivar Pladsen. B) Opptak av navnefortegnelse – 24 husstander fremmøtt, 8 fullmakter, totalt 32 stemmer. C) Valg av referent og minst en eier til å underskrive protokollen. Referent valgt til styremedlem Liv Ellen Torp, til å underskrive protokollen Eirik Hjellnes nr. 60B, Steinar 58A. D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn – godkjent uten kommentarer. E) Tellekorps ble opprettet, bestående av Henrik Eklund nr. 54B og Gina Kveen nr. 31B. 2. Årsregnskap for 2014 * Resultatregnskap 2014 – ingen kommentarer. * Balanse pr. 31.12.15 – under eiendeler post ”andre fordringer” à kr. 958.200,- ble det spurt om dette gjaldt utbedring av pipene. Besvares i eget skriv. * Noter 2014 – Note 1 Kundefordringer til pålydende kr. 55.905,-. Det ble stilt spørsmål om disse fordringene gjelder utestående husleie og om personen(e) fremdeles bor i sameiet. Dette må sjekkes opp med OBOS og besvares i eget skriv. Note 5 Vedlikehold. Spørsmål om punktet ”Aktivert i forbindelse med vedlikehold av tak kr. 958.200,-” gjelder piperehabilitering. Besvares i eget skriv. 3. Informasjon om dreneringsarbeidet • Informasjon om dreneringsarbeidet Sameiemøtet ber om at styret skal holde kostnadene nede i forbindelse med oppgradering av trappene ned til de berørte boligene. Sameiemøtet stilte spørsmål om det egentlig er nødvendig å drenere. Styret svarte at det forholder seg til anbefalinger fra en rekke profesjonelle som har uttalt seg. Styret tar punktet med i betraktning. • Tilbud fra Betongforbedring AS - ble gjennomgått. • Tilbud fra Det norske hus AS - ble gjennomgått. • Tilbud fra Obos Prosjekt - ble gjennomgått. Vi registrerer at det står tomannsboliger, skal være firemannsboliger. • Oppdragsbekreftelse Obos Prosjekt - ble gjennomgått. • Kostnadsestimat fra Obos Prosjekt - ble gjennomgått. Sameiemøtet hadde fine diskusjoner rundt behovet for å bruke konsulent på dreneringsarbeidet. Styret formidlet anbefalinger fra fagfolk da det er mye ansvar både i forbindelse med å ivareta Helse Miljø og Sikkerhet, samt gjennomføringen av arbeidet da styret ikke har kunnskap nok om dette. Styrets mål er å sikre en trygg prosess og et godt resultat. Et annet hensyn er lånebehovet, da banken har uttrykt at de stiller seg mer positiv til lånet dersom rehabiliteringen styres av OBOS Prosjekt. Styret ble bedt om å vurdere dokumentasjon av grunnmurene i form av bilder, før og under dreneringsprosessen. 4. Informasjon om kostnader og mulig finansiering Sameiemøtet spurte om finansieringen kun skal dekke dreneringen (i tillegg til eksisterende lån). Styret bekrefter at lånet skal dekke det som er beskrevet i informasjonen men understreker at målet er å holde kostnadene nede i forhold til det som er forsvarlig. Det ble stilt spørsmål om andre kommende rehabiliteringer som dører, vinduer, panel osv. og hvem som er ansvarlig for utskifting av disse. Det har som kjent vært en forståelse i sameiet at hver enkelt beboer er ansvarlig for dette. Vi fikk imidlertid annen informasjon fra sameiets advokat på sameiemøtet i april. Styret sjekker opp dette og informerer sameiet i eget skriv.. Det ble tatt opp manglende membran og takrenner på terrasser i 2. etg. og man etterlyser ansvar og eventuelt purring til de som ikke har utbedret. Det ble også kommentert at bordene på hjørnekassene til flere av boligene er kappet feil vei, slik at vann kan trenge inn mot veggene. Manglende vannbord over vinduer og beslag over tak over inngangspartier er andre bemerkninger. Sameiemøtet spurte også om det er planer om å asfaltere. Sameiet betalte inn kr. 6000,- for 2-3 år siden, noe som var ment å gå til asfaltering. Spørsmålet var om disse ble benyttet til rehabilitering av pipene i stedet. Styret sjekker opp og svarer i eget skriv. Styret ble oppfordret til å jobbe med en fremtidig vedlikeholdsplan. 5. Forslag om økt gjeld Fra før har sameiet 1 125 000 kr i lån. Styret foreslår at sameiet øker dette med inntil 3.375.000 kr til 4,5 millioner kr. Det var naturlig nok spørsmål rundt lånebehovet og de usikre estimatene. Ett av styremedlemmene synes summen er for høy og to mener det er greit å gjennomføre dreneringsarbeidet uten konsulent. Flertallet har imidlertid stemt for bruk av konsulent. Det ble stemt skriftlig om følgende; JA jeg støtter styrets forslag om å øke lånet til 4,5 mill. eller NEI jeg er i mot å øke lånet. Tellekorpset konstaterte at av totalt 32 stemmer var det 28 stemmer for (JA), og 4 stemmer mot (NEI). Det er ved ekstraordinært sameiemøte derfor besluttet at styret fortsetter prosessen som beskrevet. Styret takker for engasjementet og tillitten som ble vist på møtet! Med vennlig hilsen Styret Jan Ivar Pladsen Styreleder Kjell Erik Walle Kasserer Terje Olsen Varamedlem Lasse Norum Varamedlem Jørgen Huse Styremedlem Åge Østby Styremedlem Liv Ellen Torp Styremdl./Referent