Forslag til rutiner for bruk av KREMT Kreftregisteret har assistert Akershus Universitetssykehus (Ahus) i deres arbeid med å få etablert rutiner og prosedyrer for bruk av KREMT for elektronisk innrapportering, og vi har i dette dokumentet trukket ut de hovedelementene som bør inn i en rutine/prosedyre ved andre institusjoner. For detaljert informasjon om Ahus sine prosedyrer, ta kontakt med Jeanette Wiger Maarud ([email protected]). 1. Varsling om innsending av kreftmelding Automatisk varsling Det er noe ulikt oppsett i journalsystemene (EPJ) ved de ulike institusjonene – noen får automatisk varsling om «ikke påbegynt kreftmelding» kun første gang en meldepliktig ICD-10-kode benyttes for en pasient, andre får varsling hver gang koden benyttes, og noen får ingen varslinger i det hele tatt. Dette er varslinger som er innebygget i EPJ og som ikke er styrt av Kreftregisteret. Manuell varsling Siden Kreftregisteret nå skal ha meldinger på flere tidspunkt i behandlingsforløpet enn tidligere (se Excel-filen «KREMT-Meldinger_tidspunkter»), må det i de fleste tilfeller etableres rutiner i tillegg til den automatiske varslingen (se over). Det er opp til de enkelte helseinstitusjonene å benytte de muligheter som ligger i EPJ-systemene og de rutiner som allerede finnes i de ulike institusjonene, så her må vi oppfordre sykehusene til å finne hensiktsmessige løsninger ut fra sin situasjon. Alternativer for varsling kan være: • Varsling ved henvisning til videre behandling • Varsling ved bruk av spesifikke prosedyrekoder eller kombinasjoner av koder • Varsling ved bestilling av medikamenter for kreftbehandling • Varsling ved utskriving • Manuell varsling – f.eks. med «Gul lapp» • Manuelt opprettet «Ikke påbegynt kreftmelding» som følge av purring • Manuell varsling som del av dagsorden på tverrfaglig møte Det er viktig å finne en god balansegang for varslinger: for mange varslinger vil være irriterende for brukerne og virker ofte mot sin hensikt, mens for få varslinger vil føre til manglende innrapportering. 2. Etablere snarvei fra EPJ til KREMT For å lette arbeidet for de som skal melde inn, bør det etableres en snarvei fra EPJ til KREMT. Et forslag til hvordan dette kan gjøres er beskrevet i dokumentet «Oppstart av KREMT fra DIPS». Det er mulig, slik dokumentet beskriver, å legge inn brukernavn og passord i lenken, men dette ser dessverre ut til å ikke fungere fra og med versjon 8 av Internet Explorer. Det vil derfor lønne seg å legge brukernavn og passord inn i et annet dokument som benyttes i forbindelse med innrapportering – f.eks. i journaldokumentene som skal benyttes til å dokumentere at melding er sendt til Kreftregisteret (se under). 3. Fjerne de gamle papirskjemaene (Procom-skjema/pdf-skjema) fra EPJ For å få inn rutiner med elektronisk innrapportering kan det ikke være mulig å benytte papirskjema som til nå har vært tilgjengelige i EPJ. Tilgangen til de gamle papirskjemaene fra Kreftregisteret som nå ligger i EPJ må derfor slettes. 4. Oppfølging av kreftmeldinger i EPJ Hver enkelt institusjon bør etablere en rutine for hvordan man skal følge opp kreftmeldinger i EPJ når utfyllingen av meldingen skjer i KREMT (evt. andre systemer for elektronisk innrapportering). Rutinen må ta sikte på å integrere prosesser som allerede finnes i EPJ med KREMT-rapporteringen. Følgende trinn er naturlig å omtale: • Hvordan man finner frem til «Ikke påbegynte kreftmeldinger» i systemet og hvordan ansvaret for oppgaven tildeles ulike brukere • Hvordan man oppretter et journaldokument som skal fungere som dokumentasjon på at oppgaven er utført – dvs. at meldingen er sendt inn o Ahus har her valgt å etabler tre ulike journaldokumenter for å dokumentere hvilken meldingstype som er meldt inn:  «Kreftregisteret – Utredning»  «Kreftregisteret – Kirugi»  «Kreftregisteret – Behandling/oppfølging» Dette kan imidlertid også ivaretas i ett enkelt journaldokument, der type melding som er sendt inn dokumenteres inne i selve dokumentet. Det er opp til hver enkelt institusjon å bestemme. Kvitteringen bør inneholde følgende elementer: • Hvordan dokumentene godkjennes og oppgavene settes til utført. Pr. nå må det dokumenteres manuelt i EPJ at kreftmelding er sendt inn. På sikt er det tenkt at kvitteringene som sendes til KREMT (se bildet over) også skal sendes direkte til EPJ vha. en dialogmelding. Dette krever imidlertid at journaldokument/journaldokumenter som nevnt tidligere er etablert slik at det finnes et sted å legge inn informasjonen i kvitteringen. 5. Rutine for håndtering av «manglende kreftmeldinger» i KREMT I KREMT2 (den nye versjonen av KREMT som kommer på NHN rundt årsskiftet) finnes funksjonalitet for å se lister med purringer (manglende kreftmeldinger) fra Kreftregisteret. Disse listene skal erstatte det tidligere systemet hvor purrelister har blitt sendt ut på papir eller som Excel-filer 2-3 ganger pr. år. Hensikten med denne løsningen er at sykehusene skal ha en jevnere arbeidsbelastning mht. purringer, og at Kreftregisteret skal få inn manglende kreftmeldinger jevnere gjennom hele året. Et forslag til en rutine for å håndtere «manglende kreftmeldinger» i KREMT finnes i dokumentet «Forslag til rutine for håndering av purringer i KREMT». Det må tilpasses arbeidsflyt og eksisterende rutiner ved de ulike sykehusene. NB! Det er svært viktig å huske på at pasientens fødselsnummer og navn, samt hvilken kreftform og meldingstype som etterspørres, ikke settes automatisk inn i skjemaene når man trykker «fyll ut skjema» fra listen over manglende meldinger. Rutinen må ivareta dette, f.eks. ved at det skal opprettes journaldokumenter eller «ikke påbegynt kreftmelding» etableres før man trykker «fyll ut skjema», og at pasienten er slått opp i EPJ slik at fødselsnummer og navn er tilgjengelig. 6. Spesifikke rutiner pr. avdeling eller for ulike deler av behandlingsforløpet De punktene som er omtalt til nå er generelle for alle avdelinger og for alle deler av behandlingsforløpet. Institusjonene må selv vurdere om det er tilstrekkelig å kun etablere slike overordnede rutiner eller om det bør etableres rutiner på avdelingsnivå og/eller for ulike deler av behandlingsforløpet for ulike kreftformer. En avdelingsspesifikk/kreftspesifikk rutine kan/bør f.eks. inneholde: • Informasjon om hvilke meldinger som finnes og når de ulike meldinger skal rapporteres inn (kan hentes fra «KREMT-Meldinger_tidspunkter» eller brukerveiledningen for de ulike kreftformene – disse ligger tilgjengelige i KREMT2 1) • Informasjon om hvem som skal sende inn meldingen – f.eks. dersom det er etablert et system for å ivareta dette via tverrfaglige møter. • Informasjon om spesifikke prosedyrer/kjøringer som kan gjennomgås for å fange opp de krefttilfeller avdelingen skal melde. 1 En demoversjon av KREMT2 ligger ute på internett på adressen: https://kremt.kreftregisteret.no. Der kan dere logge dere inn og se på de ulike funksjonene i portalen. Brukernavnet er kpn\HF1111 og passordet er: Demobruker1. Under «Hjelp» finner dere brukerveiledning for de ulike skjemaene. Når KREMT2 blir lagt på NHN rundt årsskiftet, kan dere finne de samme veiledningene der.