1. No category

White paper
e-Arkiv
Martin Bould
Sjefskonsulent ECM Delivery
Ragnar Sturtzel
Sjefskonsulent ECM Product Management
Ole Desalu Vold
Løsningsansvarlig ephorte ECM Product Management
Innhold
1.Bakgrunn
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2.Betraktninger
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
3.Anbefalinger
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
4.Tjenester
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
4.1.
Avlevering fra Noark system. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
4.1.1.Arkivfaglige
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
4.1.2. Datatekniske tjenester. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
4.2.
Avlevering fra fagsystem
.......................................
7
4.2.1.Bevaringsvurdering
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
4.2.2.Produksjonskrav
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
4.3.
Integrasjon mellom fagsystem og Noark arkiv . . 7
White paper – eArkiv • 3
1.Bakgrunn
Beskrivelse av eArkiv er hentet fra rapport datert 19. januar
2015 utarbeidet av Sopra-Steria på oppdrag fra og i samarbeid
med Riksarkivet.
Innføring av eArkiv som en felleskomponent i offentlig
forvaltning etablerer en moderne infrastruktur for arkivering og dokumentasjon. eArkiv åpner for automatisert
overføring av arkivmateriale fra dagligarkiv hos arkiveier
til en arkivkjerne (eArkiv) basert på Noark-standarden.
En løsning som enten er forvaltet av egen kommune eller
virksomhet, eller forvaltet av en selvstendig tjenesteleverandør (for eksempel en interkommunal arkivdepotinstitusjon, eller en annen som kan levere tjenester til
statlige virksomheter).
I en slik løsning vil man løpende kunne sikre forsvarlig
kvalitet, bevaring og tilgjengelighet på arkiv¬materialet,
frem til endelig avlevering og langtidslagring i digitale
sikringsmagasin. Det er viktig å merke seg at et mellomarkiv
eller en slik tjeneste vil fungere som et langtidsbevaringsarkiv, men ikke et permanent langtidsbevaringsarkiv. For
eksempel vil materiale som kun skal tas vare på en viss tid
etter at det har gått ut av bruk være der før materialet enten
slettes eller avleveres til permanent arkivdepot fordi det
foreligger bevaringsbestemmelser i henhold til arkivloven
eller fordi kunden ønsker å ta vare på materialet permanent 1
Sentralt i løsningen står et digitalt mellomarkiv (eArkiv)
som en felles, obligatorisk offentlig tjeneste. Tjenesten åpner
for automatisert overføring av arkivmateriale fra dagligarkiv
hos arkiveier til en arkivkjerne, eArkiv, basert på Noarkstandarden. I en slik løsning vil man løpende kunne sikre
kvalitet, bevaring og deling av arkiv¬materialet, frem til
endelig avlevering og langtidslagring.
I henhold til nevnte rapport er det forventet at innføring av
eArkiv vil åpne for store innsparinger i forhold til dagens
metoder gjennom betydelig effektivisering og automatise-
ring. I tillegg vil man kunne dele informasjon mer effektivt,
samt tilby publikum bedre digitale tjenester. En ny arkitektur
basert på eArkiv vil på flere områder kunne samkjøres med
utvikling av ny versjon av OEP, en viktig tjeneste for å sikre
innbyggerne innsyn i forvaltningen.
Hovedgrepet med eArkiv er:
• å ta ut den samfunnsøkonomiske gevinsten ved en mer
effektiv, datadrevet arkivforvaltning
• å forebygge store, kostnadskrevende etterslep, med dårlig
kvalitet og fare for tap av viktige data som resultat, og
• å etablere en fleksibel arkitektur som åpner for utvikling
av nye og bedre offentlige tjenester.
Tre tiltak (arkivarkitektur)
er anbefalt:
1. Mellomarkiv og Langtidsarkiv
Arkivpliktige data overføres løpende fra arkivskaper til
et eArkiv for umiddelbar kvalitetssikring med tilbakemelding og fysisk sikring av dataene. Man mellomlagrer
dataene sentralt før den bevaringsverdige delmengden
overføres til langtidslagring senere (Utprøving i fase 2).
2. Dagligarkiv
eArkiv er en felleskomponent som eksponerer funksjonalitet slik at det kan brukes direkte som alternativ til dagligarkiv hos arkivskaper med enklere behov (Utprøving i
fase 3). Dette avhenger av at man har utført punkt 1. Man
tilbyr da et standardisert grensesnitt (API) mot eArkiv
som en tjeneste. eArkiv tilbyr et API hvor man kan gjøre
basis arkivfunksjoner for opprettelse, henting, endring
og logisk sletting av arkivpliktig informasjon.
3. Man legger til rette for at Noark-kjernen i
eArkiv kan publiseres som åpen kildekode.
Det er viktig å presisere at en eArkivtjeneste vil levere langtidsbevaring i henhold til OAIS definisjonen «The information being maintained has been deemed
to need Long Term Preservation, even if the OAIS itself is not permanent. Long Term is long enough to be concerned with the impacts of changing technologies, including support for new media and data formats, or with a changing user community. Long Term may extend indefinitely.” (side 1-1 REFERENCE
MODEL FOR AN OPEN ARCHIVAL INFORMATION SYSTEM (OAIS) juni 2012 http://public.ccsds.org/publications/archive/650x0m2.pdf lest 8.4.2015
1
4 • White paper – eArkiv
2.Betraktninger
Rapporten som beskriver eArkiv er for bred og for lite
detaljert. Avlevering av elektronisk arkivmateriale til
offentlig arkivdepot omtales som en tidstyv, og det beskrives
store etterslep i offentlig forvalting relatert til dette.
Det foreligger flere grunner til det:
1. Vi leverandører har ikke vært gode nok på å fokusere på
langtidsbevarings- og uttrekksfunksjonalitet, og derigjennom ikke laget tilstrekkelig gode uttrekksmoduler
som kan kompensere for dårlig datakvalitet (ref. punkt
3 og 4.
2. Våre kunder har ikke (før i den siste tiden) vært opptatt
av den type funksjonalitet
3. Arkivskaperene har ikke alltid vært like gode og dyktige
på å sikre at arkivene er tilstrekkelig klare for avlevering
(ikke gjort nødvendig rydding i sine arkivbaser i tråd med
kravene). Det har også vært svakheter i rutinene knyttet
til ferdigstilling av saker og dokumenter i arkivene.2
4. En rekke migrasjoner fra forgjengersystemer til etterkommersystemer har gjort at det foreligger mange
utfordringer med datakvaliteten i de systemene som
skal produsere uttrekk for avlevering. Nyere versjoner av
standarden forutsetter nye metadata, samt at metadata
som tidligere kunne slettes ikke lenger kan det. Dette
gjelder spesielt administrative registre.
5. Tolkningsforskjeller av Noark mellom leverandør av
arkivsystem, arkivskaper, leverandør av testprogrammer
for depotet og arkivdepot, medfører systematiske avvik.
eArkiv er tenkt å ha en automatisk overføing av arkivmateriale fra dagligarkiv til eArkiv mellomarkiv, og det
legges opp til betydelig effektivisering og automatisering.
Problemstillingen beskrevet over vil fremdeles være delvis
gjeldende ved overføring til eArkiv mellomarkiv fordi
overføring til eArkiv forutsetter at ferdigstilte arkivdokumenter / saker blir overført. Mye etterslep skyldes at
saksbehandler ikke ferdigstiller. Når dokumentasjon skal
overføres, er en problemstilling som ikke uten videre er
enkel. Et dokument eller en journalpost kan tilføres nye
opplysninger eller bli brukt i andre sammenhenger helt
frem til saken eller oppgaven er ferdig. Det betyr at man må
finne regler for overføring av arkivobjekter som tar hensyn
til hvordan saksdanningen i produksjonssystemene foregår.
Tidstyvene blir da flyttet fra avslutningen av arkivperioden
til fortløpende arbeid underveis med den daglige arkivdanningen. Fordelen med løpende overføring til et mellomarkiv er at kvalitetssikringen må gjøres underveis og ikke
som en stor jobb ved avlevering av en hel Noark base som
i dagens avlevering. Denne overføringen fremtvinger også
omforente tolkninger av Noark-krav.
Vi kan forvente at bedre datakvalitet i utgangspunktet vil
nok gi besparelser. Får saksbehandler fortløpende tilbakemeldinger på mangler i datakvalitet kan vi forutsette at
kvaliteten etter hvert blir bedre. Det vil heller ikke være
nødvendig å prøve å gjenskape og rekonstruere data mange
år etter at de er skapt som er tilfelle i dagens avleveringsog uttrekksmetode.
Tiltak 2 i rapporten beskriver løsning for å benytte eArkiv
som dagligarkiv. Dette betyr at eArkiv skal erstatte etablerte
Noark arkiv i dagens standard Sak- og arkivløsninger.
Dagligarkivet bør være komplett og uavhengig av eArkiv.
Fagsystemer og saksbehandlerløsninger bør kobles på dagligarkivet via standard etablerte grensesnitt og ikke på eArkiv.3
eArkiv vil sannsynligvis ikke spare forvaltningen for store
utgifter siden utgiftene til avleveringene i hovedsak skyldes
dårlig datakvalitet og kravene til at kvaliteten må være perfekt
før Noark avleveringen kan godkjennes.
En annen faktor som ikke er nevnt i rapporten er at alle
offentlige virksomheter har en Noark arkivkjerne tilgjengelig, og har allerede investert i denne. I tillegg er det er
også investert store beløp i å etablere integrasjoner mellom
interne fagsystem og Noark arkivkjernen. Disse kostnadene
må da ”tas på nytt”
Rapporten åpner også for utvikling av nye digital tjenester
som innsynstjenester for publikum gjennom kobling mot
OEP. Dette er noe som må utredes nærmere, og det er en
rekke problemstillinger som må adresseres, bl.a. tilgangskontroll, offentlighetsvurdering og begjæring av innsyn i
dokumenter.
Det er mulig disse rutinene for avslutning av arkiver er utdaterte og reflekterer den perioden da arkivsystemene var et verktøy for arkivarene og ikke et
saksbehandlingssystem. Faktum er at man i dag må påføre saker og dokumenter statusverdier og andre egenskaper som ikke reflekterer hva som faktisk skjedde i saksbehandlingen. Det er derfor mulig man må vurdere å skille tydeligere mellom egenskaper ved saker og dokumenter som et resultat
av saksbehandlingen og det man må gjøre av klargjøring for avlevering.
2
Det foreligger noen forbehold: Der hvor fagsystemet har en helt selvstendig rolle og arkivmaterialet ikke må være tilgjengelig for brukerne av dagligarkivløsningene kan en direkte overføring fra fagsystemet til eArkiv være en aktuell løsning. Dette forutsetter at fagsystemet har innbygget grunnleggende
funksjonalitet for oppbevaring av dokumentasjon så lenge oppgavene systemet brukes til er aktive og levende.
3
White paper – eArkiv • 5
6 • White paper – eArkiv
3.Anbefalinger
I informasjonsmøter er det presisert at det i først omgang
skal vektlegges eArkiv som mellomarkiv med fortløpende
overføring av data fra Noark dagligarkiv, og ikke som
langtidsarkiv og dagligarkiv.
eArkiv bør avgrenses til å være et mellomarkiv som håndterer løpende avlevering fra dagligarkiv etter hvert som data
blir ferdig. De positive konsekvensene av dette vil være at
• Løsningen bidrar til å fange opp systematiske feil, feilregistreringer og mangler fordi mellomarkivet stiller krav
om at arkivobjektene som overføres må være ferdigstilte
og at tolkningen av Noark må være lik hos arkivskaper og
arkivdepot
• Løsningen vil være en sikkerhetskopi av dagligarkivet
• Man slipper avlevering fra en komplett Noark base
Vi anbefaler at kommunene stiller krav om at deres arkivdepottjenesteleverandør for eksempel IKA (Interkommunalt
arkivdepottjeneste) også kan levere mellomarkivtjeneste
– eller ha avtale med noen som kan levere de tekniske
tjenestene.
Dersom en løsning med fortløpende overføring til et sentralt
mellomarkiv skal etableres må det utvikles et API for dette.
Dette må være et API som er begrenset til kun denne
tjenesten for minimere kompleksiteten og omfanget av
en slik integrasjon.
eArkiv beskriver kun avlevering fra Noark system, og ikke
avlevering fra fagsystem. Det er en kjensgjerning at det er
et stort etterslep på forskriftsmessig arkivering og bevaring
fra fagsystem. Det er viktig at denne delen av bevaringen
ivaretas.
Vi vil anbefale at fagsystem integreres med Noark Sak- arkivløsninger som er praksis i dag, og ikke direkte til eArkiv.
Fagsystemene har ikke alltid tilstrekkelig funksjonalitet
for å ivareta forsvarlig arkivering, og har ikke blitt testet og
godkjent for den typen funksjonalitet.
Det er mulig å integrere fagsystem med Noark arkivkjernen,
og det er etablert integrasjoner for en rekke fagsystem
basert på standard tjenestegrensesnitt, 4 eller å gjøre et
separat avleveringsuttrekk direkte fra fagsystemet. Hva som
er mest hensiktsmessig vil være avhengig av fagsystemet,
kompleksiteten i dette og hvilke data som skal avleveres.
For en del kommunale fagsystem er det allerede etablert
gode integrasjoner mot Noark arkivkjerne og dermed også
for avlevering. Her er det mulig å etablere en til mange integrasjoner basert på standard tjenestegrensesnitt.
For andre fagspesifikke løsninger må det etableres en til en
integrasjoner, og her må det vurderes i hvert tilfelle om det
er mest hensiktsmessig å gjøre direkte avlevering uten å
først integrere fagsystemet med Noark arkivkjernen.
I dagens hyllevare Noark-5 løsninger foreligger det en del begrensninger som skyldes at de har (og det var delvis det Riksarkivaren i sin tid ønsket) videreført funksjonaliteten, men dessverre også noen av begrensningene fra Noark-4 løsninger (som det ikke var nødvendig å videreføre). Dette innebærer
at hyllevare Noark-5 løsninger har begrensninger som gjør at de ikke alltid har ønsket fleksibilitet knyttet til arkivering av dokumenter og metadata i
nøyaktig samme form som fagsystemenes arkiv- og metadatastruktur.
4
White paper – eArkiv • 7
4.Tjenester
Det er etablert en rekke tjenester for å bistå offentlige
virksomheter i avlevering fra Noark system og fagsystem,
og med å etablere integrasjoner mellom fagsystem og Noark
arkiv. Basert på dette kan vi anbefale ulike tjenester for å
ivareta integrasjon mellom fagsystem og Noark arkiv, og for
avlevering for langtidsbevaring.
4.1. Avlevering fra Noark system
Avlevering fra Noark system kan bestå av både arkivfaglige
tjenester og datatekniske tjenester.
4.1.1. Arkivfaglige
Etablering av prosesser, rutiner og sjekkpunkt for å sikre
vellykket avlevering når denne skal gjennomføres.
Ved avlevering, gjennomgang av arkivmateriale som skal
avleveres med sjekk av avslutning av saker, avskriving av
restanser og journalføring av dokumenter. Sjekk av gyldig
arkivformat og klassering av saker. Gjennomgang av hva
som skal avleveres og hvor det skal avleveres fra, database,
arkivdel, tekstdokumenter, logger m.m. Løpende dialog
med mottaker av avlevering.
4.1.2. Datatekniske tjenester
• Installasjon og konfigurering av
avleveringsmodul.
• Kjøring av avlevering
• Overføring til avleveringsmedium
4.2. Avlevering fra fagsystem
Avlevering fra fagsystem utføres som en kundespesifikk
tjeneste for hvert fagsystem. Tjenester som er nødvendige
vil variere fra system til system avhengig av fagsystemet,
kompleksiteten i dette og hvilke data som skal avleveres.
Eksempel på tjenester som leveres ved avlevering fa fagsystem:
4.2.1. Bevaringsvurdering
• Innledende arbeidsmøte- og avklaringer om omfang
– detaljeringsgrad og annet.
• Utarbeidelse av krav til dokumentasjon og innhenting
av dokumentasjon, vurdering og gjennomgang
• Informantintervjuer med faglige- og tekniske ressurser
• Faglige avklaringer med Arkivverket med for- og
etterarbeid
4.2.2. Produksjonskrav
• Gjennomgang av vedtak og avklaring av hva som
inngår i uttrekket
• Detaljspesifisering av hva som skal inngå i uttrekk
– møter med Arkivverket og arbeid med prosjektplan
og oppgavefordeling
• Produksjon av tabelluttrekk
• Produksjon og sammenstilling av dokumentasjon
og øvrige opplysninger
4.3. Integrasjon mellom fagsystem
og Noark arkiv
Det er mulig å opprette integrasjoner mot fagsystemer for
automatisk utveksling og arkivering av metadata og dokumenter fra fagsystem og Noark arkiv. Ved å etablere denne
type integrasjoner vil arkivering fra fagsystem ivareta Noark
krav, og avlevering vil bli ivaretatt ved avlevering fra Noark
løsningen.
Vanlige integrasjoner som kan etableres er:
• Opprette nye saksmapper i arkivet
• Opprette registreringer/journalposter og knytte til filer/
dokumenter
• Lagre knytninger/lenker på saksmappe eller registrering
mot sentrale forretningsobjekter i fagsystemet
• Hente ut metadata, inkl. lenker, om alle dokumenter og
saksmapper som har knytning til et forretningsobjekt i
fagsystemet
EVRY er et av de ledende IT-selskapene i Norden. Vår ambisjon er å gi mening og liv til informasjon gjennom ideer, teknologi og løsninger som skaper verdi for
våre kunder og nytte for samfunnet vi lever i.EVRY kombinerer omfattende bransjekunnskap med en kundenær tilnærming. Vi kombinerer det store foretakets
muskler med lokal tilstedeværelse for å hjelpe våre kunder med å realisere sitt fulle IT-potensiale.