Rettleiing for avlevering av elektroniske arkiv 01 10 2010
1 2 Innhald Fylkesarkivets målsetting med teneste for elektroniske arkiv Heimelsgrunnlag Deponering og avlevering Kva er eit uttrekk? Elektroniske arkiv, fullelektroniske arkiv og fagsystem Kommunale system Kva system skal avleverast elektronisk Periodisering Kommunen sine oppgåver Avlevering av elektroniske dokument Metode for levering av uttrekk frå eldre arkivsystem og fagsystem Avlevering frå NOARK-4 system Avlevering frå NOARK-5 system Dokumentasjon som skal leverast saman med uttrekket Sikkerheit ved overlevering av uttrekket Fylkesarkivet sine oppgåver Etterbehandling og kvalitetssikring av uttrekket Metode for etterbehandling av elektronisk dokument Metode for etterbehandling av uttrekk frå eldre arkivsystem og fagsystem Metode for etterbehandling av NOARK-4 uttrekk Metode for etterbehandling av NOARK-5 uttrekk Vedlikehald av harddiskar og arbeidsmaskin 5 5 5 6 6 7 7 7 7 8 8 9 10 10 10 11 11 12 12 12 12 12 3 4 Denne rettleiinga er meint for personar som tek del i prosessen med å avlevere arkivmateriale skapt i elektroniske sak/-arkivsystem. Dette inneber først og fremst arkivleiarar, systemansvarlege, medarbeidarar ved IKT tenesta og rådmenn. Målet er å gje ei heilskapleg forståing av korleis avleveringane av elektroniske arkiv skal gjennomførast. Ansvaret for avlevering av elektronisk materiale ligg hos den einskilde kommune. Kommunen må sjølv føre oversikt med kva av deira system som bør deponerast / avleverast elektronisk. Fylkesarkivet sitt ansvar er å kvalitetssikre og ta vare på deponert materiale og syte for at det er tilgjengeleg for framfinning av informasjon når det får status som avlevert. Sjølv om ansvaret er fordelt på denne måten, er det vår oppgåve å bidra med råd og kompetanse og vere hjelpsame ved alle typar spørsmål. Fylkesarkivets målsetting med teneste for elektroniske arkiv I 2006 vart det oppretta ei stilling for arbeid med bevaring av elektroniske arkiv. IKT-arkivaren skal utføre dei oppgåvene som krevjast av eit depot for elektronisk arkivmateriale. Samstundes skal IKTarkivaren vere tilgjengeleg for kommunane ved spørsmål og behov for rettleiing. Kjernekompetansen til denne stillinga er behandling av elektroniske uttrekk. Sekundærkompetanse er produksjon av uttrekk. Hovudmålsetjinga til Fylkesarkivet med ei teneste for elektroniske arkiv er å fylle dei krava som arkivlova og arkivforskriftene spesifiserer. Dette betyr at vi skal vere i stand til å ta i mot deponeringar frå elektroniske arkiv og arkivdelar. Dette vil i praksis seie uttrekk frå NOARK-4 standardiserte system eller nyare. Vi skal vere i stand til å handtere desse og syte for kvalitetssikring og forsvarleg langtidsbevaring. Vi har som underordna målsetning å tilby tenester for å sikre elektronisk arkivmateriale som etter lova ikkje vert kravd avlevert i elektronisk format. Det vil seie eldre elektroniske arkiv som ikkje er av NOARK-4 standard. Dette er eit tilbod som kommunane kan velje om dei vil nytte seg av. Grunnen til å tilby slike tenester er primært for å bevare søkemoglegheitene som ein elektronisk journal har. Sekundært for å berge elektronisk arkivmateriale som ikkje eksisterar på papir og som er fanga i teknologi som er på veg til å bli forelda og bli uhandterleg. Det er opp til den einskilde kommune om dei vil bruke dette tilbodet. Heimelsgrunnlag • Arkivlova med forskrifter. Lov av 4. desember 1992 nr 126. Forskrift av 11. desember. (Endringar seinast ved lov 18. mai 2001 nr. 24 og forskrift 29. juni 2001 nr. 723.) • Normalinstruks for arkivdepot i kommunar og fylkeskommunar av 01.06.2002 • Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver. (forskrift nr. 1566, kap. VIII: Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket). • Forskrift om offentlege arkiv. (forskrift nr. 1193). Deponering og avlevering Vi skil mellom deponert elektronisk materiale og avlevert elektronisk materiale. Det deponerte uttrekket får status som avlevert først etter nærare avtale om 25 – 30 år. Elektronisk arkivmateriale er slik likt papirbasert arkivmateriale. Jamfør arkivforskrifta §5-2 (sjå vedlegg). 5 Ver merksame på at kommunen framleis har ansvaret for drift og vedlikehald av systemet, samt framfinning og formidling sjølv om det er deponert uttrekk av systema til Fylkesarkivet. Dette endrar seg ikkje før uttrekket går over til å vere avlevert. Kva er eit uttrekk? Eit uttrekk er ei pakke med elektronisk arkivmateriale som skal deponerast og etter kvart avleverast. Utrekket består av tabellar og dokument som beskriv sakshandsaminga i kommunen. Samanliknar ein med papirarkiv er uttrekket det som skal vere grunnlag for innsyn i saker når arkivet er gått ut av bruk. Uttrekket er også den historiske dokumentasjonen av forvaltinga i kommunen for ettertida. Riksarkivaren har bestemt at dataformata som skal brukast til dette formålet er XML for tabellane i sak/-arkivsystemet og PDF/A for dokumenta. Det er definert fleire bevaringsfilformat for andre typar data. Til dømes TIFF for store bildefiler og JPG bildefiler. Desse er foreløpig ikkje vanlege i samband med kommunale sak/-arkivsystem, men om til dømes kart skal deponerast vert desse filformata aktuelle. For system som er av føregåande NOARK standardar og fagsystem har vi metodar som skal sikre desse databasane på ein måte som er gjennomførbar med kommunens eigne ressursar. I NOARK-4 standardiserte sak/-arkivsystem er uttrekket ein konvertering av databasen til XML format. Korleis uttrekket skal sjå ut er definert i NOARK-4 standarden. Desse systema skal også ha ein eigen uttrekksmodul, slik det er definert i standarden (Obligatorisk krav K15.7, NOARK-4 Ver. 4.1 Del 2 side 179). Uttrekket er ei pakke med ei PDF/A fil for kvart dokument og ei XML fil frå kvar tabell i systemet. Elektroniske arkiv, fullelektroniske arkiv og fagsystem Kommunane nyttar elektroniske sak/-arkivsystem. Normalt skal både dokumenta og postjournalen avleverast på papir for desse systema. Ver merksame på at bruk av elektroniske arkiv ikkje automatisk betyr at dei skal avleverast elektronisk. Den einskilde arkivdelen må ha status som fullelektronisk for at det skal være lovpålagt med fullstendig elektronisk avlevering. Som nemnt over er det likevel hensiktsmessig å bevare den elektroniske journalen for å lette framtidig framfinning av saker. Ein kan førestille seg nytten av å kunne søke elektronisk i ein journal med ti til tjue tusen postar. Eit vurderingskriterium for om ein skal avlevere eit gammalt sak/arkivsystem eller journalsystem er om det er i ein størrelse som gjer det vanskeleg å finne fram att saker manuelt. Derfor anbefaler vi å også levere uttrekk av sak/-arkivsystemet ved periodisering, også for elektroniske arkiv som ikkje er fullelektroniske. I den kommunale forvaltninga er det teke i bruk spesialutvikla elektroniske støttesystem for å effektivisere sakshandsaminga. Desse støttesystema går under nemninga fagsystem. Fagsystema kan ha funksjonar som gjer at det blir produsert dokument og journalopplysningar som er arkivverdige. Med mindre fagsystemet er kopla opp mot NOARK godkjent arkivsystem, skal det arkivverdige materialet arkiverast på papir, saman med journal på papir. Ein del fagsystem er integrert mot NOARK-4 sak/-arkivsystemet. Desse kan avleverast elektronisk, om arkivdelen er fullelektronisk. Nye fagsystem skal kunne integrerast mot NOARK-5 kjernen og slik vere kopla mot eit fullelektronisk sak/arkiv system. Fagsystem med eigen NOARK-5 kjerne kan også komme på marknaden. 6 Arkiv som skal avleverast på papir, avleverast som vanleg. Sjå Fylkesarkivet sine rutinar for dette. Så lenge det er mogleg å avlevere eit arkiv komplett på papir, så er det papiravlevering som skal nyttast. Kommunar som nyttar fullelektroniske arkivdelar skal levere fullstendig uttrekk ved kvar periodisering av desse. Dette er spesifisert i arkivforskrifta §3-15, §3-16 og 3-17 Det er berre sak/arkivsystem som er av NOARK-4 standard eller betre, som så langt kan ha status som fullelektroniske arkiv. Kommunale system I Sogn og fjordane er samlege sak/-arkivsystem av NOARK-4 standard. Det vanlegaste systemet er Acos Websak og EDB Sak/-arkiv. Acos planlegg oppgradering til NOARK-5 for Acos Websak i løpet av 2012. Fylkesarkivet har inga oversikt over fagsystem som har vore eller er i bruk i kommunane. Kva system skal avleverast elektronisk? Alle fullelektroniske arkivdelar skal avleverast elektronisk ved periodisering. Det er berre i NOARK-4 standardiserte system det er oppretta fullelektroniske arkivdelar. I prinsippet bør alle IKT-system det førekjem kommunal sakshandsaming og journalføring i, avleverast elektronisk. Dette for å ta vare på søkefunksjonane i journalen. Desse systema kan grupperast inn i to hovudkategoriar: • • Kommunale sak/-arkiv system som ikkje er fullelektroniske. Databasar og støttesystem utanfor sak/-arkivsystemet som blir brukt ved sakshandsaming. Skal eit slikt fagsystem vere bevaringsverdig i elektronisk format må det ha ein journalfunksjon som er interessant å ta vare på. Elektroniske avleveringar direkte frå fagsystem skal berre skje som eit tillegg til ordinær papiravlevering. Om arkivdanninga har gått rett føre seg skal desse vere journalført og arkivert som eit ordinært papirarkiv med papirjournal, eller inngå i eit sak/-arkivsystem. Periodisering For sak/-arkivsystem gjeld Riksarkivaren si forskrift om periodisering (Arkivforskrifta §3-15). Normalt blir eit arkiv periodisert kvart fjerde eller femte år. Om ein arkivdel er periodisert i eit NOARK-4 system, skal det avleverast som eit NOARK-4 uttrekk. For fagsystem, eller andre journalsystem utanfor NOARK standardane, der det ikkje førekjem nokon regelbasert periodeinndeling må det vurderast for det einskilde systemet kor ofte det er hensiktsmessig å lage uttrekk. Ved avlevering av uttrekk frå system som er gått ut av bruk, leverast heile den historiske basen i ei eingongslevering. Kommunen sine oppgåver Det er kommunen sitt ansvar å ta initiativ til deponering av uttrekk frå elektroniske arkiv. Dette gjeld for elektroniske arkiv der det er lovpålagt med deponering ved periodisering. Det gjeld også eldre elektroniske arkivdelar som kommunen ser nytten av å avlevere elektronisk ved sidan av papir. Arkivleiar må sjølv produsere uttrekket, leige inn konsulent eller avtale med eigen drifts-avdeling og 7 be dei utføre jobben. Kommunar som er med i IKT-samarbeid må avtale med desse om produksjon av uttrekk. Kommunen er sjølv ansvarleg for at arkivdanninga førekjem i samsvar med gjeldande lover og reglar. Det er også viktig at det blir halde god orden i databasen. Det vil seie at rett verdiar blir fylt inn og det jamleg blir ettersett og rydda opp i feilverdiar. Vidare må kommunen også føre oversyn med kva system som skal avleverast. Dei to viktigaste vurderingskriteria for elektronisk avlevering av arkivdelar som er avlevert på papir er følgjande: • • Om arkivdelen er så omfangsrik at framfinning av saker blir vesentleg letta ved å bevare det elektroniske saksregisteret og dokumentjournalen. Er det truleg at det blir mange framfinningssaker. Tidspunkt for avlevering må avtalast med Fylkesarkivet. Nedanfor finn de oversikt over kva metodar som førebels er tilgjengelege for dei forskjellige systemløysingane. Avlevering av ”ukurante” system må avtalast nærmare. Med ”ukurante” system meinast system som er krevjande å konvertere til eit format som er lett å arbeide med. Kommunane bør for eigen del ha ein komplett oversikt over kva sak/-arkiv system og kva fagsystem som har vore i bruk, som er i bruk og som er planlagt å takast i bruk. Denne oversikta bør også vere tilgjengeleg for Fylkesarkivet slik at vi har ein oversikt over kva system vi kan rekne med å handtere. Avlevering av elektroniske dokument Ved avlevering av elektroniske arkivsystem kan det vere hensiktsmessig å avlevere dei elektroniske dokumenta ved sida av papiravleveringa. Ved avlevering av fullelektroniske arkiv er dei elektroniske dokumenta obligatorisk del av avleveringa. Dokumenta må konverterast til PDF/A format. PDF/A er arkivversjonen i PDF teknologien til Adobe Acrobat. Konverteringsverktøy er tilgjengelege på internett, men førebels har vi ikkje kjennskap til kvaliteten på desse. Vi vil etter kvart komme med ei anbefaling på kva program som er best. Ver merksame på at det er ikkje alle konverteringsprogram som gjer ei faktisk konvertering av formatet. Metode for levering av uttrekk frå eldre arkivsystem og fagsystem Med eldre system meinast sak/-arkivsystem som ikkje er av NOARK-4 eller nyare standard. Eksempel på slike system kan være Kontor 2000, Forum Winsak eller NIT Kontorsak. Når det gjeld desse systema er vi primært interessert i den elektroniske dokumentjournal og sakregister slik at den er tilgjengeleg for søk i ettertida. Vi tek sjølvsagt imot dokument elektronisk, men desse skal i utgangspunktet leverast på papir då arkivdelane ikkje er fullelektroniske. Slik stoda er i dag har vi metode for å ta oss av dei systema som er basert på SQL. T.d. Kontor 2000 som er basert på eit Oracle system. Metoden er ikkje prøvd ut i Sogn og Fjordane, men den er vel utprøvd ved fleire andre kommunearkivinstitusjonar. Denne metoden er utvikla ved IKA-Trøndelag. Hensikta med metoden er å kunne lage XML-uttrekk av eldre system og fagsystem som er av god nok kvalitet for framfinning seinare. Metoden er rimeleg og gjev kommunane eit godt alternativ til å leige inn konsulentar frå systemleverandør. Metoden krevjer IKT-kompetanse, noko som kommunen skal ha tilgjengeleg i kommunen si eiga IKT-avdeling, eller hos dei som driftar systemet. 8 Til dømes har enkelte kommunar behov for å sikre uttrekk av Kontor 2000 etter å ha gått over til Acos Websak som sak/arkivsystem. Den nødvendige programvaren kostar etter dagens dollarkurs ca Kr 280,- ($49) og i følgje IKA – Trøndelag skal ein erfaren IKT medarbeidar kunne lage eit uttrekk på rundt ein time. Stegvis framstilling av metoden: • • • • • Sjefen for IKT-avdelinga og Arkivleiar må avtale eit tidspunkt for å gjere denne jobben. Det må skaffast ein lisens på programvaren MySql Migration Toolkitt. (http://www.convertin.com/sqlkit.htm). Kostnadane for denne lisensen er rundt Kr 300,-. Avhengig av dagens dollarkurs. Med overnemnte programvare konverterer ein heile databasen til MySql format. Arkivleiar må avtale avlevering med Fylkesarkivet. Databasen oversendast til Fylkesarkivet for kvalitetssikring og deponering. Sjå eigne avsnitt for denne prosedyren. Grunnen til at vi vil ha databasen konvertert til MySql format er at det gjer etterarbeidet enklare. Etterarbeidet er meir tidkrevjande enn jobben med å lage uttrekket. Det er derfor ein stor fordel for oss å få databasen overlevert i eit standard arbeidsformat. For andre system har vi foreløpig ikkje vald løysingar. Vi vil sjå nærare på det ved behov. Avlevering frå NOARK-4 system Kommunane og fylkeskommunen i Sogn og Fjordane nyttar EDB Sak/-Arkiv, Acos Websak og ePhorte. Desse systema har ein modul for produksjon av XML-uttrekk som er i samsvar med spesifikasjonane i NOARK-4 standarden. Denne modulen skal nyttast ved tilverking av uttrekk. Det er verdt å merke seg at uttrekksfunksjonane i NOARK-4 systema ikkje er blitt slik det var tiltenkt frå Riksarkivaren si side. Det er fleire grunnar til dette. Standarden i seg sjølv fungerer ikkje optimalt. Standarden definerer rigid korleis uttrekket skal sjå ut, medan korleis sjølve databasen skal byggast opp har vore ope for tolking. Det må då til ein meir omfattande konvertering av arkivdata. Generelt har ikkje utviklinga av uttrekksmodulane i dei respektive systema vore tillagt nok tid og ressursar for å få eit produkt som fungerer bra. Systema har også vore gjenstand for oppgraderingar og konverteringar av data. Dette gjer at våre testprogram kan reagere på data som er av eldre standard. EDB Sak/-Arkiv: Uttrekksmodulen er relativ enkel å bruke. Erfaringsmessig veit vi at det oppstår feil i uttrekket. Om feila er så alvorlege at det går ut over bevaringsdyktigheita til uttrekket er noko vi vurderer ved etterarbeidet med uttrekket. Acos Websak: Uttrekksmodulen krevjer spesialkompetanse. Dette betyr som regel at kommunen må leige inn konsulent frå Acos. Vår erfaring med uttrekk frå Websak er god. Uttrekket vi har fått inn til deponering har gått feilfritt gjennom våre testprogram. I prinsippet kan kommunen be Acos om å få tilsendt uttrekksmodulen med brukardokumentasjon, då det er eit obligatorisk krav i NOARK-4 standarden at systemet skal evne å produsere uttrekk. (NOARK-4 Standard ver. 2.1 del 2 side 179, Obligatorisk krav 15.7). 9 Avlevering frå NOARK-5 system Krava til NOARK-5 system kjem til å bli lagt under eit betydeleg strengare regime ved godkjenning. Om leverandørane fylgjer spesifikasjonane i denne standard slik den er tenkt, kjem jobben med å lage gode uttrekk frå sak arkivsystema til å bli ein rutinejobb for arkivleiar. Kommunane skal ikkje vere avhengige av konsulenthjelp frå leverandøren for å produsere uttrekk i NOARK-5 standardiserte system. Vår anbefaling er at de ved innføring eller oppgradering til NOARK-5 kompatibelt system syter for at leverandøren garanterer at uttrekksmodulen fungerer som den skal, og om den ikkje gjer det så stiller dei med nødvendig kompetanse kostnadsfritt. Det er eit viktig prinsipp at arkivskaparen har kontroll over sine eigne arkivfunksjonar og underliggande data. Det vil sei at kommunane ikkje skal vere avhengig av spesialkompetanse frå leverandøren. Dette er dessverre ikkje tilfelle ved alle NOARK-4 systema. Også fagsystem kjem til å kunne avleverast i NOARK-5 format. Føresetnaden er at fagsystemet er laga i NOARK-5 standarden. I følgje regelverket skal nye fagsystem vere kompatible med NOARK-5 kjernen. Dokumentasjon som skal leverast saman med uttrekket I tillegg til uttrekket skal det leverast dokumentasjon på systemet og bruken av systemet. Sjå vedlagt Normalinstruks frå Riksarkivaren. Punkt 4.4.1 til 4.4.4 beskriver den relevante dokumentasjonen. Sjå også vedlagt forskrift nr. 1566, kap. VIII: Bestemmelser om elektronisk arkivmateriale som avleveres eller overføres som depositum til Arkivverket. Sistnemnde lovverk er tilpassa for statlige organ, men nokre punkt er i følgje Riksarkivet relevante for kommunane. Nærare bestemt punkt 8-29 bokstav c og punkt 8.30. Punkt 8.30 vert dokumentert automatisk i NOARK-4 uttrekk, så nær som punkt g. Forskrifta er svært omfattande og dekker også dokumentasjonsbehovet for system som ikkje er av NOARK standard. Krav til teknisk dokumentasjon gjeld ikkje for NOARK-4 uttrekk, då dei er dokumentert ved standarden. Av dokumentasjon som ikkje medfølgjer automatisk i uttrekket skal det medfølgje dokumentasjon om arkivskaparen som fastsett i forskrift nr. 1566 Kap. VIII, 8-29 bokstav c, og namn på den eller dei som er ansvarlege for produksjonen av uttrekket som fastsett i 8-20 bokstav g. Ved deponering av uttrekket skal det følgje med ein melding om det har vore hendingar som kan ha påverka basen i den siste arkivperioden. Dette er ein tilpassing til Normalinstruks punkt 4.4.4 underpunkt 4. På denne måten har vi ein årsaksforklaring om ein finn øydelagde data, som våre testar ikkje har klart å avdekke, i arkivmaterialet i framtida. Dei punkta som den einskilde kommunens arkivplan dekkar kan også utelatast då arkivplanen også skal leverast saman med uttrekket. Det skal vere eit arkivplandokument for kvar periodiserte avlevering av den einskilde arkivdelen. Sikkerheit ved overlevering av uttrekket – ver svært merksame på dette! Uttrekk frå dei forskjellige sakshandsamingssystema i kommunane inneheld sensitive opplysningar som ikkje skal komme på avvegar under nokon omstende. Ved overlevering av uttrekk må ein vere merksam på dette og ta i bruk nødvendige førehandsreglar. Harddiskar og minnepennar med uttrekk skal låsast ned om dei ikkje er under oppsikt. 10 På grunn av store avstandar i fylket er det praktisk å sende harddisken eller minnepennen med post. Da må uttrekket krypterast for at sensitive data ikkje skal vere tilgjengelege når mediet ikkje er under oppsikt av arkivansvarlege. Vi nyttar i dag gratisprogrammet Truecrypt som er å laste ned på internett (http://www.truecrypt.org ). I dokumentasjonen til Truecrypt finn de ei rettleiing som syner korleis ein skal gå fram. Passordet skal overleverast på telefon. Ver merksame på at kryptering ikkje er 100 prosent sikkert. Det er mogleg for målretta profesjonelle å bryte krypteringa. Slike åtak er usannsynlege og kryptering gjev god beskyttelse mot at sensitivt materiale kjem i hendene på nokon om ein harddisk kjem på avvege. Om uttrekket blir overlevert personleg er det ikkje nødvendig med kryptering. Føresetnaden er at arkivmaterialet ikkje kjem på avvege. Fylkesarkivet sine oppgåver Fylkesarkivet si oppgåve er å sjå til at uttrekka vi tek i mot er i god nok teknisk stand til å bevarast som sjølvstendige arkivdelar. Dette medfører eit grundig etterarbeid med uttrekka. Vidare er det vårt ansvar å vedlikehalde harddiskane som kopiane av uttrekket ligg på. Når vi overtek ansvaret for uttrekket, blir det vår oppgåve å ta oss av innsynssaker. Etterbehandling og kvalitetssikring av uttrekket Oppgåva til depottenesta for elektroniske arkiv er å vurdere om den tekniske kvaliteten på uttrekket er god nok til at ein i ettertid kan finne att informasjon. Premissa for dette er forskjellig for dei forskjellige NOARK-standardane. Krava er at XML koden må vere velforma – det vil seie at den kan kjørast i eit testprogram utan å krasje. Uttrekket må være korrekt i forhold til NOARK-standarden til sak/-arkivsystemet det har oppstått i. Strukturdata i uttrekket må være bevart. Det vil seie at relasjonsinformasjonen som ligg i primærnøkkel og sekundærnøkkelfelta må vere i orden. Når det gjeld sjølve innhaldet i databasen som vert levert som uttrekk så er regelen at feila som ligg i uttrekket må vere identisk med feil i sak/-arkivsystemet det kjem av. Kort forklart så må uttrekket og sak/-arkivsystemet vere identiske. Sakshandsamingsfeil, feil dato, uriktige opplysningar og liknande må vere bevart i uttrekket. Om alt er i orden gjev vi ei godkjenning som seier at uttrekket er godkjent og lagt til bevaring i magasin. Godkjenninga er ein juridisk kontrakt som Fylkesarkivet inngår med arkivskapar som seier at vi evner å reprodusere informasjon som ligg i det leverte uttrekket. Ver merksame på at Fylkesarkivet ikkje tek over ansvaret for arkivdelen før etter 25 år, når det deponerte uttrekket får status som avlevert. Det er verdt å presisere kva ein godkjenning ikkje seier noko om. Eit uttrekk er ei NOARK-spesifisert konvertering av informasjonen som ligg i kommunanes databasar. Kvalitetssikringa Fylkesarkivet utfører på uttrekket undersøker ikkje arkivdanninga til arkivskaparen. Om alle saker har blitt journalført, eller om riktige dokument er unnateke offentlegheita og liknande arkivdanningsspørsmål fell ikkje under godkjenninga. Korrekt arkivdanning er noko som må utredast før arkivdanning startar og følgjast opp under bruk av basen. Ei godkjenning av eit uttrekk seier heller ikkje noko om journalpostar som ikkje har kome med i tidlegare konverteringar i sak/-arkivsystemet si historie. Vi veit at det har forsvunne journalpostar ved konverteringar og oppgraderingar i einskilde kommunale system, men vi veit ikkje noko om 11 omfanget. Vi vonar at det er unnataksvis at dette har skjedd. Om kommunane ønskjer å sikre seg mot dette, må dei levere uttrekk ved oppgraderingar og konverteringar i systemet. Metode for etterbehandling av elektronisk dokument Det vil bli kontrollert at filene er i korrekt PDF/A format. Dette gjeld alle elektroniske dokument. Uavhengig om dei blir avlevert som ein del av eit fullelektronisk arkiv, eldre elektronisk arkiv eller som eit dokumenttilfang. Metode for etterbehandling av uttrekk frå eldre arkivsystem og fagsystem Fylkesarkivet tek i mot MYSQL-dumpen av databasesystemet etter avtale. Vi konverterer databasen over til XML-format med programmet MySqlyog. Tabellane og relasjonane dokumenterast i programmet Arkadukt og skrivast ut i ei eiga XML-fil. For desse uttrekka, som eigentleg er ein kopi av databasen, eksisterer det ikkje testprogram. Ei godkjenning vil vere basert på ein kvalitativ heilheitsvurdering. Metode for etterbehandling av NOARK-4 uttrekk Under tida er vi i gang med å teste ut metodar, program for kontrollering av uttrekk og program for innsyn i dei avleverte uttrekka. For at vi skal kunne godkjenne uttrekket må vi gjere ei vurdering av databasen i ein innsynskontekst. Det er berre da vi kan vere sikre på at vi kan finne att informasjon. ArkN4 er eit testprogram utvikla av Riksarkivaren. Dette undersøker om alle tabellane som skal vere med i uttrekket er med. Den gjer også ein notifikasjon på tabellar som ikkje treng vere med i uttrekket. Resultatet er ein rapport som beskriv eventuelle feil i uttrekket. Med bakgrunn i den kan vi sei om dataintegriteten er god nok for bevaring. Vi har i 2010 prøvd ut ein betaversjon av eit nytt testprogram kalla URD. URD er ei forkorting for Universell Relasjons Database. Programmet er utvikla av Frode Kirkholt ved Oslo Byarkiv. Metode for etterbehandling av NOARK-5 uttrekk Korleis vi skal etterbehandle og kvalitetssikre NOARK-5 uttrekk har vi lite konkret informasjon om på noverande tidspunkt. Det vil truleg likne på etterbehandling av NOARK-4 uttrekk. Vi trur våre forhåpningar om betre kvalitet blir oppfylt. Vedlikehald av harddiskar og arbeidsmaskin I dag ligg mottekne uttrekk som identiske kopiar på tre forskjellige harddiskar i magasinet. Desse harddiskane vil bytast ut med jamne mellomrom. Harddiskane blir oppbevart i magasinet og er slik skjerma frå tilgong. Etter kvart når datamengdene blir store vil vi gå over på eit serversystem. Ein slik server vil berre vere tilgjengeleg på eit lokalt nettverk då arkiva inneheld sensitive data. 12
© Copyright 2024