Styringshjul 2015-2016 ()

STYRINGSHJUL 2015-2016
FOR
GJØVIK KOMMUNE
Rådmannen - 16.juni 2015
NB! - Møtekalenderen for nye utvalg og råd fastsettes endelig etter eventuell
innføring av ny politisk struktur - fra etter høstens kommunestyrevalg.
1
STYRINGSHJULET
OVERSIKT
Kommunens styringshjul (årshjul) sammenstiller den politiske og administrative aktiviteten som inngår
den systematiske og helhetlige forberedelse, gjennomføring og oppfølging av kommunens sentrale plan-,
analyse-, budsjetterings- og rapporteringsprosesser.
Figuren under oppsummerer elementene i det overordnede styringshjulet:
Som en del av styringshjulet legges det hvert en møtekalender for kommunens sentral styrer, råd og
utvalg. Krav til framdrift og vedtak i prosessene i styringshjulet gir føringer for på hvilke møter de ulike
delene skal drøftes og behandles.
Opp mot den politiske styringen legges det mer detaljerte administrative arbeidsplaner. Disse angir
rammen for sektorenes interne styrings-, plan- og budsjetteringsprosesser, med opplegg og frister for
videre bidrag og rapportering til rådmannen, samt for KOSTRA-rapportering.
Det helhetlige kommunale kvalitets- og styringssystemet som er innarbeidet i styringshjulet innhenter
styringsinformasjon gjennom bl.a. medarbeider-, bruker- og innbyggerundersøkelser.
Styringshjulet rulleres hvert halvår (i løpet av mai og november), med normalt 1 års perspektiv for
fastlegging av møtekalendere for kommunestyret, formannskapet, utvalgene og ulike råd. Gjennom
oppfølgingen av delprosessene i løpet av det første halvåret kan det gjøres mindre justeringer i de
administrative prosessfrister uten av styringshjulsdokumentet oppdateres som dokument.
Møtekalenderen holdes løpende oppdatert på kommunens nettsider. (Dvs. ikke i dette dokumentet…)
Styringshjul for Gjøvik kommune 2015-2016
2
FASENE I STYRINGSHJULET
Skjematisk oversikt over årets delprosesser. Årlige tilpasning av datoer vs. ferieuker og statsbudsjett.
OPPSUMMERING – EVALUERING – RAPPORTERING:
•
Januar-februar: interne oppsummeringsprosesser i sektorene,
•
Januar, februar: KOSTRA-rapportering inn til Statistisk sentralbyrå (SSB),
•
Mars: administrativ sammenstilling med evaluering av måloppnåelse og økonomisk status,
•
Mars/april: rådmannens framlegg og presentasjon av årsrapport og årsregnskap,
•
Januar, mai, september: rådmannens statusrapportering pr. tertial (forenklet for 3.tertial).
DATAINNSAMLING – ANALYSE – UTREDNING:
•
Hele året: innhenting av innbygger-, bruker- og medarbeidertilbakemeldinger,
•
Mai-august: sammenstilling og analyse av styringsdata: nøkkeltall og tilbakemeldinger,
•
Mai-august: innhenting av synspunkter til handlingsdelen for kommuneplanens samfunnsdel,
•
Mai-august, oktober-november: utredning rundt eventuelle politiske bestillinger.
STATUSVURDERING – MÅLDRØFTING – PRIORITERING:
•
Januar, mai, september: behandling av statusrapporteringer pr. tertial (forenklet for 3.tertial).
•
April: årsrapportbehandling; drøfting av resultat og utfordringer for sektorene i utvalgene,
•
April: erfaringsseminar med utvidet formannskap rundt kommunens årsrapport og årsregnskap,
•
Mai-juni: gjennomgang og drøfting av status og utfordringer for sektorene i formannskapet,
•
August/september: budsjettseminar med utvidet kommunestyre, med innspill fra utvalgsdrøftingene
og vurdering av økonomisk status, mål og aktuelle prioriteringer for neste års styringsdokument.
•
September: drøfting av mål og prioriteringer for sektorene i utvalgene
BUDSJETTERING – PLANLEGGING:
•
Juni: presentasjon av konsekvensjustert budsjett etter framlegget av kommuneøkonomiproposisjon
med revidert nasjonalbudsjett i mai,
•
Oktober: presentasjon av analyse av forslag til statsbudsjett,
•
Oktober: framlegg av rådmannens forslag til budsjettgrunnlag for styringsdokument,
•
Oktober/november: politiske spørsmål og administrative svar rundt budsjettgrunnlaget,
•
November: rådmannen legger fram forslag til styringsdokument, inkl. betalingssatser,
•
November: framlegg av partipolitiske endringsforslag før behandlingen av styringsdokumentet,
•
November-desember: formell politisk behandling og vedtak av styringsdokumentet,
•
Desember: administrasjonen fastlegger årsbudsjettet for neste år.
FORPLIKTELSE – IVERKSETTING:
•
Januar: inngåelse av årets lederavtale mellom rådmannen og kommunalsjefer,
•
Januar/februar: ajourføring av administrative virksomhetsdokumenter – programmering av tiltak.
Styringshjul for Gjøvik kommune 2015-2016
3
PROSESSOVERSIKT 2015-2016
Pr. 16.juni 2015
KOSTRA-rapportering
For 2015:
15.01.16 : frist for rapportering av sensitive klientdata og barnehage
15.02
: frist øvrig KOSTRA-rapportering (regnskapsdata og alle andre skjema)
15.03
: SSB publiserer ureviderte nøkkeltall og grunnlagsdata
15.04
: frist for oppretting av tidligere innsendte KOSTRA-data
15.06
: SSB publiserer korrigerte nøkkeltall og grunnlagsdata
Statusrapporter
Pr. 2.tertial:
14.08
: rådmannen legger ut klargjorte administrative rapporteringsdokumenter
03.09
: rapportkjøring av grunnlag (økonomisk) status
04-09.09 : analyse/vurdering av regnskapstall i sektorene
09.09
: komplett sykefraværsstatistikk klar (pr. 30.06)
10.09
: frist for kommunalsjefenes rapportbidrag til rådmannen
10/11.09: gjennomgang av analyse m/prognose med rådmannens ledergruppe
16.09
: rådmannen legger fram sak og samlet statusrapport pr. 2.tertial 2015
uke 39 : behandling av statusrapporten i utvalgene (21-25.09)
07.10
: behandling av statusrapporten i formannskapet
08.10
: behandling av statusrapporten i kommunestyret
Pr. 3.tertial:
15.12.15 : rådmannen legger ut klargjorte administrative rapporteringsdokumenter
12.01.16 : frist for kommunalsjefenes rapportbidrag til rådmannen
18.01
: rådmannen legger fram sak og statusrapport pr. 3.tertial 2015 (forenklet rapportering)
: behandling av statusrapporten i utvalgene (25-29.01)
uke 4
03.02
: behandling av statusrapporten i formannskapet
11.02
: behandling av statusrapporten i kommunestyret
Pr. 1.tertial 2016:
11.04
: rådmannen legger ut klargjorte administrative rapporteringsdokumenter
03.05
: rapportkjøring av grunnlag (økonomisk) statusrapport
04-09.05: analyse/vurdering av regnskapstall i sektorene
07.05
: komplett sykefraværsstatistikk klar (pr. 31.03)
09.05
: frist for kommunalsjefenes rapportbidrag til rådmannen,
09.05
: gjennomgang av analyse m/prognose med rådmannens ledergruppe
13.05
: rådmannen legger fram sak og samlet statusrapport pr. 1.tertial 2015
u. 20/21* : behandling av statusrapporten i utvalgene (18-24.05)
27.05
: behandling av statusrapporten i formannskapet
28.05
: behandling av statusrapporten i kommunestyret
Årsrapport og årsregnskap 2015
05.01.16 : rådmannen legger ut klargjorte administrative rapporteringsdokumenter
11.01
: frist for innlevering av fakturaer, faktureringsgrunnlag og dokumentasjon sykefravær
15.01
: frist sektorenes anvisning av regnskapsbilag
29.01
: frist sektorenes tilbakemelding vdr. årsoppgjørsdisposisjoner
29.01
: frist sektorenes innsending av foreløpig avviksanalyse
19.02
: rådmannen oversender regnskap m/noter til revisjonen
16.03
: oppdatering av statistikk/analyse vs. foreløpige KOSTRA-tall for 2015 (SSB legger ut 15.03)
18.03
: frist for oversending av kommunalsjefenes årsrapportbidrag til rådmannen (kl. 12.00)
31.03
: rådmannen ferdigstiller og sender ut årsrapport og årsregnskap 2015, inkl. til kontrollutvalget
uke 15 : presentasjon og drøfting av årsrapport og utfordringer for hver sektor i utvalgene
14.04
: behandling i kontrollutvalget, med oversending at uttalelse til formannskap/kommunestyre
20.04
: utvidet erfaringsseminar med gjennomgang og behandling i formannskap
28.04
: presentasjon og behandling av årsrapport og årsregnskap 2014 i kommunestyret
mai-jun : presentasjon og drøfting av utfordringene innenfor for hver sektor i formannskap
Styringshjul for Gjøvik kommune 2015-2016
4
Undersøkelser 2015-2016
2.halvår 2015 : Medarbeiderundersøkelse og Bibliotek
1.halvår 2016 : (…avklares senere: VAR, hjemmetjeneste ,pårørende sykehjem, kino, Tranberghallen)
Nøkkeltallshefte 2015
-aug
24.08
: administrativ sammenstilling og analyse av KOSTRA-tall og indikatorer etter 2014 (frist 20.08)
: rådmannen legger fram Nøkkeltallshefte 2015
Styringsdokument 2016 (m/ HD Samfunn 2016, Økonomiplan 2016-2019, Budsjett 2016)
-aug : innhenting av synspunkter til HP samfunn 2016 vs. kommuneplanens samfunnsdel
26.08
: frist for utsending av materiale til årets budsjettseminar med kommunestyret m.fl.
02.09
: utvidet budsjettseminar for medlemmene i kommunestyre og utvalg, samt ledere i råd
uke 41(?) : forslag til Statsbudsjett 2016 legges fram i Stortinget (…innen 6 dager etter åpningen)
sep-okt : administrasjonen analyserer signaler og utvikler budsjettgrunnlaget for styringsdokumentet
- 19.10 : rådmannen analyserer forslag til statsbudsjett 2015
19.10
: rådmannen legger fram rådmannens budsjettforslag for styringsdokumentet
21.10
: rådmannen presenterer budsjettforslag i utvidet formannskap (etter konst.del)
uke 44* : partipolitiske spørsmål til rådmannens budsjettforslag 2016 (*frist torsdag 29.10)
03.11
: frist for sektorenes forslag til betalingssatser 2016 til rådmannen,
04.11
: evnt. vurdering av spørsmålene fra partiene i formannskapet,
uke 45* : rådmannens svar på innmeldte partipolitiske spørsmål (*frist torsdag 05.11)
10.11
: rådmannen sender ut forslag til SD 2016 (bet.satser 2016, HP Samfunn, ØP 2016-19) (30 dager)
19.11
: frist for innsending av partipolitiske forslag til endringer i Styringsdokument 2015
20.11
: partienes budsjettforslag offentliggjøres (og legges ut på folkevalgtes iPad)
uke 48 : utvalgene behandler styringsdokument, m/bet.satser, for sektorene (23-26.11)
30.11
: rådmannen ettersender eventuelle adm.merknader til partienes forslag og/eller utvalgenes
behandling før sluttbehandlingen i formannskap og kommunestyre
02.12
: formannskapet behandler og innstiller til vedtak av Styringsdokument 2016 (14 dager)
17.12
: kommunestyret behandler og vedtar Styringsdokument 2016
Konsekvensjustert budsjett 2016 / økonomiplan 2017-2020
mai
06.06
16.06
: framlegging av revidert nasjonalbudsjett 2016 i Stortinget
: gjennomgang i rådmannens ledergruppe
: rådmannen gjennomgår konsekvensjustert budsjett i utvidet kommunestyret
Overordnede strategi- og planprosesser
Analyse- og beslutningsunderlag
(jun)
: regjeringens forventningsdokument for regional- og kommunal planlegging
-okt
: innbyggerundersøkelse, kommuneplanevaluering, folkehelseoversikt, nøkkeltall m.m.
10.11
: rådmannen legger fram helhetlig kommuneanalyse 2015
: formannskapet behandler kommuneanalyse 2015
18.11
26.11
: kommunestyret behandler kommuneanalyse 2015
Kommunal planstrategi 2016-2019
des-jan : prosess med utvikling av kommunal planstrategi for kommunestyreperioden
10.02
: rådmannen legger fram forslag til kommunal planstrategi 2016-2019
: formannskapet behandler forslag til kommunal planstrategi 2016-2019
17.02
17.02
: offentlig utlegging av formannskapets forslag til vedtak i kommunestyret (30 dager)
17.03
: kommunestyret behandler og vedtar Kommunal planstrategi 2016-2019
Planprogram for kommuneplanrevisjon (eventuelt – avhengig av vedtak av kommunal planstrategi)
feb-mar : utarbeiding av forslag til planprogram for kommuneplanrevisjon
30.03
: rådmannen legger fram forslag til planprogram for kommuneplanrevisjon
: formannskapet sender forslag til planprogram til høring og offentlig ettersyn,
06.04
med samtidig varsel om oppstart og kunngjøring av planarbeidet (6 uker)
25.05
: Formannskapet behandler forslag til planprogram etter høring og ettersyn
: kommunestyret vedtar planprogram for kommuneplanrevisjon
26.05
Styringshjul for Gjøvik kommune 2015-2016
5
MØTEKALENDER 2015
Pr. 16.juni 2015
2.halvår 2015
STYRER - RÅD - UTVALG
Juli
August
KOMMUNESTYRE
September
2
1
1
Oktober
November
Desember.
8,15*,
28-29
26
17
4, 18
2, 16
2
FORMANNSKAP
26
2 , 16
7, 21*
U Helse, omsorg og velferd => ?
31
21
uke 43*
Uke 48
U Oppvekst => ?
25
22
uke 43*
uke 48
U Areal,miljø og teknisk drift => ?
26
23
uke 43*
uke 48
uke 51
U Kultur og idrett => ?
27
24
uke 43*
uke 48
uke 51
13
3
8
16
16
4
29-30
8, 22
5
5
21
8
16
9
20-22*
6, 27*
13
6
10-11
3, 17
9
3
11
18
8-10
1, 15
Februar
Mars
April
Mai
Juni
11
17
28
26
16
3, 17
9
6, 20
4
11, 25
1, 15
Politisk koordineringsgruppe
1
Personalpolitisk utvalg
Felles elevråd
Ungdomsrådet
Internasjonalt råd
Rådet for funksjonshemmede
Eldrerådet
Klageutvalget
Kontrollutvalget
Regionrådet
- Regionalt ordfører-/rådmannsmøte
Fylkeskommunen: - Fylkesting
- Fylkesutvalg
25
18
15
23
9
27
18
1.halvår 2016
STYRER - RÅD - UTVALG
Januar
KOMMUNESTYRE
3
FORMANNSKAP
6 , 20
Utvalg = ? (i dag HOV = mandager)
uke 4
uke 15
uke 21
Utvalg = ? (i dag UFO = tirsdager)
uke 4
uke 15
uke 21
Utvalg = ? ( i dag AMT= onsdager)
uke 4
uke 15
uke 20
Utvalg = ? ( i dag KI = torsdager)
uke 4
uke 15
uke 20
uke 10
5
uke
24/25
Politisk koordineringsgruppe
Personalpolitisk utvalg
Felles elevråd
Ungdomsrådet
Internasjonalt råd
Rådet for funksjonshemmede
Eldrerådet
Klageutvalget
Kontrollutvalget
Regionrådet
Regionalt ordfører-/rådmannsmøte
Fylkeskommunen: - Fylkesting
- Fylkesutvalg
1: m/Budsjettseminar *: Konstituerende møte 2: Presentasjon budsj.grunnlag (etter konst.), 28-29.10: Folkevalgtopplæring
3: Temamøte 4: m/Erfaringsseminar 5: Utvidet møte konsekvensjustert budsjett
( RØDE møteuker: obligatorisk møte )
NB! Datoer for utvalgsmøter ( m.fl) f.o.m. oktober vil bli satt når politisk struktur er vedtatt i kommunestyret 02.09.2015.
Møtekalenderen vil bli lagt inn og oppdatert på kommunens nettsider – under Politikk og samfunn / Politiske møter.
Styringshjul for Gjøvik kommune 2015-2016