1 Møtereferat Til stede: Hans Aanerud Sauge, Solveig Steinskog, Thor Haugerudbråten, Ragnhild Holmedahl, Per B. Jacobsen, Aina Sletner, Anne-Cathrine F. Nilsen, Jarle Bergsjø, Nina Sæther (forfall lørdag), Stein Gunner Lie, Erik Gangnæs, Henriette Engh, Roger Evjen, Jan A. Mærli, Knut Roger Grøtli, Ina Nestor (forfall lørdag), Rune W. Karlsen, Simen Solbakken, John Arne Dalby, Kine Asper (forfall lørdag), Marianne Aasnes, Jon Vollset, Arnfinn Wennemo (forfall fredag), Lars Henrik Sundby (forfall lørdag), Odd Gunnar Holtet, Trond Granerud, Anette Østgård Tønsberg, Lasse S. Aardahl og Lasse Berg. Fra rådmannens ledergruppe: Siri Hovde, Erik Tangstrøm, Grethe Marie T. Rønning (forfall lørdag), Lasse Fure, John-Ivar Udnesseter, Dag Hovdhaugen, Per Ole Rønning Fra Ungdomsrådet: Sivert W. Bjerkely og Helene Vestreng Fra Eldrerådet: Børre Vedam Fravær: Espen Olsen, Hans Arne Eliassen, Kari Mikkelrud, Inger-Lise Nøstvik, Lars Kristian Henriksen, Trond Ydersbond, Knut Magnesen, Jan Rune Fjeld, Tor Einar Torre og Lars Even Gangnæs. Møtedato: fredag 28. og lørdag 29. mars 2014 Referent: Dagfinn Lunner Saksnr./Arkivkode 11/7683 - 085 Sted BJØRKELANGEN Dato 31.03.2014 FOLKEVALGTDAGER – 28. OG 29. MARS 2014 Kommunestyrets representanter, ungdomsrådets representanter og leder av eldrerådet samt rådmannens ledergruppe var innkalt til Folkevalgtdager 2014. Tema: Kommuneplanens arealdel Samspill politikk/administrasjon I tillegg ble det gitt en orientering om forslagene til nye sektorplaner. Ordfører Jan A. Mærli ønsket velkommen og presenterte prosessveileder Morten Strand. Dag 1 – fredag 28. mars 2014 Morten Strand: Kommunestyrets ansvar og oppgaver i arealplanleggingen Å drive en kommune er omtrent som å drive en gård: - ”Du har den bare til låns for en periode. Og du skal overlevere den til neste generasjon i samme eller aller helst litt bedre stand, enn da du selv overtok den” 2 Strand påpekte at kommunen selv må finne sin egen vei, om de gjør oppgavene på en annen måte i en annen kommune er det ikke gitt at en bør gjøre det samme i Aurskog-Høland. Folketallet stiger i kommunen, og flere nye innbyggere kommer til hvis kommuen legger til rette for det. Det er vanlig at folk sjekker ut om tjenestetilbud; skoler, barnehager, kulturliv m.v. før de velger ut kommunen de ønsker å flytte til. Strand stilte spørsmål om det er mulig å ha ha så mange som 9 fokusområder i gjeldende kommuneplan, og mente at dette var krevende. Kommuen har mange lokalsentere og at alt kan ikke komme over alt. Strand mente at det må foretas pririteringer. Kamp om lokalisering er det også i Asker kommune. Innsigelsesinstituttet: Det er 28 instanser som har innsigelsesrett til kommueplanen. Strand mente det har «tatt helt av», men Miljøverndepartementet har innskjerpet bruken gjennom et rundskriv. - Innsigelse skal bare brukes i viktige konfliktsaker - Brukes når det er nødvendig og alltid begrunnes - Faglige råd skal brukes fremfor innsigelse - Skal vise varsomhet i forhold til lokaldemokratiet - Skal ikke brukes for å komme i dialog med kommunene - Kommunen kan be om utdypet begrunnelse for innsigelsen - Innsigelsesmyndigheten kan ikke pålegge bestemte formål Kommunestyret er planmyndigheten Helt klart: Det er kommunestyret som er planmyndigheten, og plan- og bygningsloven bygger på prinsippene om lokal forlekavlgt styring. Det forutsetter at kommunen skal drive en lovbestemt planprosess og fatte vedtak. Det hører med at kommuen skal samarbeide med berørte organer og andre som har interese i planarbeidet. Kommuestyret har et helhetsansvar, og det er kommunestyrets lodd å avveie interessene i planarbeidet. De tøffe beslutningene er det kommunestyret som tar. En utfordring kan være «overstyring» fra alle fagmyndighetene. Nye elementer i planarbeidet: Nasjonalt forventningsdokument til planleggingen Regional planstrategi Kommunal planstrategi Arealdelen må ikke revideres hvert fjerde år. Det er viktig å se til at kommuenplanens samfunns- og arealdel samstemmer. Strand mente at hvis det er for lite arealer å bygge på øker tomteprisene. Mange grunneiere vil ha omdefinert arealer fra LNF.område til «gult» utbyggingsområde. Dette handler om økonomi som ikke må gå foran helhetsvurderingene. Det er kommunestyret som må foreta vurderingen om hvordan utviklingen skal være, og ikke bare tenke på grunneierens interesser. Gruppeoppgaver: 1. Ivaretar kommunestyret sin rolle som arealplanmyndighet? 2. Arbeidsdelingen mellom kommunestyret og administrasjonen 3 3. Dialog med innbyggere i planprosessen. Gruppe 2. Rolle som planmyndighet: - Prosess i grupper - Dialog med innbygere og berørte grupper - Kommunal planstrategi - Viktig med kompetanse i planarbeidet (f. eks folkevalgtopplæring) Arbeidsdelingen: - Legge til rette for tilstrekkelig kompetanse - Gode beslutningsgrunnlag, faglige vurderinger Dialog med innbyggere og næringsliv: - Kontakt med aktuelle berørte parter - Etablere møteplasser (proaktivt) Gruppe 3: - Ressursene er begrenset - Vi må se mulighetsrommet Medvirkning: - Kommunikasjonskanaler - Næringsforeninger - Elevrådene - Folkemøter, dialog på nett - Tilrettelegging for engasjement - Utforming av høringsdokument, spissing og klargjøre hva man ønsker tilbakemelding på - Medvirkning bør skje så tidlig som mulig, gjerne før første samling Gruppe 4: - Tidlig start gir flere muligheter - Presentasjoner av prosess, valg og konsekvenser må bli enklere og mer oversiktlig - Enkelhet, beskrive prosess og muligheter. Hvem kan gjøre hva til hvilken tidsfrist? Hvordan gjøres det og når bør medvirkning skje? - Kommunikasjon er viktig. Gruppe 5: - Vi politikere ønsker at administrasjonen skal legge frem flere alternative løsninger å diskutere rundt de formelle planprossene. Dette er viktig slik at vi har det best mulige grunnlaget for vårt arbeid frem til vedtak. Og ikke minst viktig i arbeidet med å informere innbyggerne om plansaker underveis (dialogmøter, folkemøter, partimøter osv.) Gruppe 6: Dialog: Samhandling med innbyggerne, næringslivet, lag og foreninger er viktig Arbeidsdeling: Viktig å komme tidlig inn i planprosessen med klare mål. God informasjon om opstart av planarbeid. Delta på folkemøter. 4 Rapporteringer: Strand mente at kommunestyret ikke kan komme med «100 måloppfølginger» til rådmannen. Det er klart at rådmannen ikke kan håndtere dette. Årsmeldingen er til for å styre kursen videre. På spørsmål om kommunestyret kan gjøre budsjettendringer på samme måte som Stortinget i løpet av året, svarte Strand at rådmannen kan komme med forslag til budsjettendringer. Spesielt dersom dersom tertialrapportene tilsier at det må foretas budsjettendringer. Når er rett tidspunkt for revisjon av kommueplanen? Representanten Sundby påpekte at det er et dilemma at nye politikere uten nødvendig erfaring skal revidere kommuneplanen. Strand svarte at dette var en utfordring, men samtidig skal også de nye valgte politikerne ta stilling til handlinsgplan og årsbudsjett et par måneder etter valget. Det er lovbestemt at planstaregien skal vedtas innen ett år etter valget. Ofte blir kommuneplaner vedtatt i siste kommunestyremøte i valgperioden. Strand mente at det ikke er lurt å drive både valgkamp og behandle kommuneplans arealdel på samme tidspunkt. Innspill til kommueplanen: Det er viktig at alle må få kunnskap om innspillene som kommer. De må distribueres til alle folkevalgte. Strand mente at det er uheldig at nye innspill kommer først opp på talerstolen. De folkevalgte er offentlige personer, og innspill per e-post, sms m.v. som kommer til de folkevalgte er i prinsippet offentlige. Det nytter ikke å si at dette var privat. 18/17 vedtak er ikke «bra». Det kan vitne om laber planprosess og faren for «omkamper» er stor fordi vedtaket ikke har så stor forankring. Strand mente også at diskusjonen lett kan komme i etterkant av slike vedtak. Utbyggingsavtaler: Utbyggingsavtalen er en avtale mellom kommunen og grunneier/utbygger om gjennomføring av kommunal arealplan. Avtalen er frivillig, og den er viktig for å fordele kostnader til felles infrastruktur og sikre at planer kan gjennomføres. Asker kommune bruker disse aktivt som et virkemiddel til å regulere takt i utbyggingen. Plan- og utviklingssjef Dag Hovdhaugen – Kommunens egen planprosess Hovdhaugen viste til planstrategien, som er vedtatt av kommunestyret, og hvor langt en var kommet med planarbeidet i inneværende valgperiode. På spørsmål om grunnen til at arealdelen kommer foran samfunnsdelen i kommuneplanarbeidet svarte Hovdhaugen at kommunestyret selv har vedtatt det. Det henger blant annet har sammenheng med pågående plansamarbeidet Oslo/Akershus. Dessuten er sektorplanene under arbeid. Tema som berører arealdelen: - Konsekvensene av plansamarbeidet Oslo/Akershus 5 - Kommunesenteret skal ha størst vekst Det skal være et differensiert tilbud av boliger i alle tettstedene og en andel av romslige eneboligtomter Nye boligfelt skal bidra til å bygge opp under kollektivtrafikken Eneboligtomtebehov på Aurskog og Løken. Forutsetter også at vi får gehør hos andre myndigheter til å anlegge eneboligtomter Næringsområdene fylles opp Hytteområder/utmarksturisme Deponering av rene masser Småflyplass – sinte brev om dette er mottatt. Hovdhaugen påpekte at de som ikke har noen mening eller ikke bryr seg sender ingen brev. Hovdhaugen mente at vi snart var den eneste kommunen i Akershus som kan tilby eneboligtomter. Forhold som kommer opp i forestående arealplan: - Vilkårene for spredt boligbygging. Fylkesmannen har varslet at denne kommer opp som tema - Mulighetene for å gjøre mindre tiltak i LNF-området. - Differensiering av forbudet mot bygging i 100-meters sonen Planprosessen: - Å ha en oppstartsak er vanlig praksis i planarbeid - Planprogrammet har vært på høring, og et endelig forslag blir deretter behandlet - 1. gangs og 2. gangs behandling av arealdelen. Kommer det opp vesentlige ting som medfører endringer ved 2. gangs behandling kan det skje at forslaget må sendes på høring før det eventuelt kan bli vedtatt. Hovdhaugen ønsket innspill på hvordan medvirkning i planprosessen kan skje: Folkemøter kan være egnet for noen, men uegnet for andre. I forbindelse med kommunedelplanen for Bjørkelangen ble ulike aktører med interesser i planarbeidet invitert til dialogmøte. Gruppe 1: - Engasjere grasroten og folk flest - Hva er vår identitet som er verdt å bygge videre på - Hva skal særprege oss? - Kanskje legge opp til temamøter - Den politiske deltagelsen, er det mulig å få fram ting undervegs i tiden mellom høring og før saken kommer opp? Gruppe 2: - Mest mulig innspill tidlig i prosessen. - Etablere aktuelle tverrpolitiske grupper (LNF-gruppe og tettstedsgruppe) som ved forrige k-plan rullering - Politisk engasjement må økes – tidlig i fasen - Unngå omkamper 6 - Det blir garantert mye folk når vi kommer kommer til sentrumsplanen for Hemnes Gruppe 3: - Elevrådene i kommunen må involveres, og elevene møtes på deres nivå - Folkemøter - Høringsdokumentene må «spisses», klargjøre hva en ønsker tilbakemelding på - Medvirkning så tidlig som mulig i prosessen Gruppe 4: - Politikerne er ikke med, det er innbyggerne som skal ha noe å si - Hvordan få med seg èn og èn: Folkets talerstol - Starte tidligere med veiledning og arbeid mot fylkesmannen - Starte med å finne ut hva slags handlingsrom vi har - Forklare med godt norsk språk. Så tidlig som mulig være konkret. Gruppe 5: Folkemøter/dialogmøter: - Gir toveiskommunikasjon - Saker må legges fram folkelig og forståelig - Møtene må være godt annonsert og markedsført Lokalpressen: - Kan være noe unyansert, og gjør ikke alltid jobben lettere undervegs i prosessen Politisk behandling: - Grupper, tverrpolitisk - Vurdere andre aktuelle deltakere - Administrasjonen som en ressurs - Lokale grupper? - Tidligst mulig involvering, men behov for grunnlag Gruppe 6: - Involvering tidlig i prosessen - Gode informasjoner til almenheten, ut til folket - Nettet, bruke flere fora - Selv om en ønsker tidlig involvering må en ha noe å forholde seg til Deltakertrappen: Morten Strand presenterte KS sin deltakertrapp: Medbestemmelse Innflytelse Dialog Konsultasjon Informasjon Kommunen må bestemme seg for hvor en ønsker å ha dialogen. 7 Folkemøter kan gjerne være forpliktende, begge veier. Gi oppdrag til lag/foreninger om de vil holde et innlegg om et bestemt tema. På denne måten kan en hindre at det kommer innspill på «alt mulig». Presentasjon av sektorplaner Kommunalsjefene presenterte foreliggende forslag til sektorplaner for: - Oppvekst og utdanning - Teknisk drift og kultur - Helse og rehabilitering Planene stort sett bygget opp etter samme lest: - Hvor er vi? - Hvor skal vi? - Hvordan kommer vi dit? Dessuten blir berørt: modeller for tverrfaglig samarbeid, rekruttering og kompetanse. Planene skal ut på høring, og skal sluttbehandles i kommunestyret etter sommerferien. Rådmannens oppsummering etter første dag: - Vi har merket oss ønsket om å komme tidlig inn i planprosessene - Verdigrunnlaget vårt RAUS er godt besfestet i kommuen og skal bidra til bedre prosesser - Arealdelen – sørge for at det gis tilstrekkelig opplæring til å behandle den typen saker - Det er i tiden å ha brukermedvirkning og dette skal videreutvikles - Antall planer er gjennom planstrategien redusert fra før 48 til et betydelig mindre antall, og dette er vi fornøyd med - Pågående arbeid med sektorplanene har gitt svært strukturerte planer. Disse vil være et godt grunnlag for økonomiplanarbeidet. 8 Dag 2 – lørdag 29. mars 2014 Samspill politikk/administrasjon Morten Strand presenterte hva de folkevalgtes rolle i kommunepolitikken kan være: - Ta stilling til rådmannens forslag? - Holde orden på administrasjonen? - Gjennomføre nasjonale føringer? - Drive sentralt bestemt partipolitikk? - Gjøre det folket vil at jeg skal gjøre? - Drive tjenesteproduksjon/tjenesteyting? - Utvikle lokalsamfunnet? - Delta i prosesser? - Skape og vedlikeholde nettverk? - Utøve lokalpolitisk skjønn? Strand mente at det å være med på å utvikle lokalsamfunnet et viktigst, likeså å delta i prosesser og utøve lokalpolitisk skjønn. Politikerne har rådmannen som ekspert. De folkevalgte kan ha høye forventninger til å få gjennomført ting, og innbyggerne kan ha enda større forventninger. Benkeforslag: Strand mente at benkeforslag er en utfordring. Likeså at det kommer nye opplysninger i saken like før vedtak skal fattes. Ofte blir det delt ut ny informasjon i møte. For øvrig må all ny informasjon tilflyte alle representantene. I slike tilfeller er det greit å ta en «time out». Konsekvensene av benkeforslag må ofte utredes før de eventuelt kan vedtas. Saksordfører: I Asker har alle saker en saksordfører som følger saken litt tettere enn de øvrige politikerne. Dersom det ikke er økonomi i sakene går de direkte fra komitè til kommunestyret. Oppgaven fordeles på alle. Dette foutsetter at særlige nye politikere får nødvendig veiledning og bistand. En form for mentortenkning kan være aktuelt. Arbeidsgruppe 6 mente at en ordning med saksordfører burde prøves ut. Rådmannens rolle: - Ansvar for administrasjonen - Vil i praksis være sentral i utredning av juridiske spørsmål - Er ofte synlig utad sammen med ordføreren - Er hovedkontakten mot ordføreren - Kommunens fremste administrative leder - Håndtere daglige personalsaker og personalproblemer. Bør orientere og rådføre seg med ordfører/politiske organer ved større eller uvanlige saker - Opptrer som daglig leder, utøve personalforvaltning - Ansvarlig for saksutredninger - Iverksetter av vedtak 9 Samspillet politikk og administrasjon: - Respekt for hverandres roller - faglig vurdering – politisk skjønn - Lederkontrakt – avklare mandat og handlingsrom - Bygge tillit løpende – respekt – lojalitet - rolleavklaring, forventningsavklaring - Folkevalgte må være tydelige bestillere - klare vedtak - politisk mot/prioritere Strand mente at konflikter ofte kunne skapes ved at ordfører og rådmann driver sin «egen butikk» i «butikken». En god rutine er at ordfører og rådmannen etter hvert kommunestyre foretar en evaluering av kommunestyrets møte. Dette for å sikre forståelse om hva som ble vedtatt, og hvilken oppfølging det skal være. Snublesteiner i forholdet kan være: uklare delegeringer, styringsretter, medvirkning og utøvelse av ombudsrollen. Kommunstyrets representanter er bare arbeidsgive når de sitter i kommunestyret. Etter hvert valg bør kommunestyret selv gå igjennom sitt eget reglement. Regler for gjennomgang av delegeringsreglementet er tatt inn i kommuneloven. Kommunen omdømme – omgivelsenes oppfatning av kommunen over tid Strand mente at kommunens omdømme blant annet har betydning når en skal rekruttere nye medarbeidere. Omdømmet gjenspeiler seg i kommunens evne til nyskapning. Tjenesteutøvelse og lokalsamfunnsutvikling. Likeså arbeidsmiljø og økonomi som aldri kan bli god nok. Ordførerens ansvar og myndighet: - Ansvar for den politiske arena - Kommunens juridiske person - Døråpner, kommunens ansvar utad - Kommunens fremste ombudsmann/kvinne - Deltar ikke i behandling av enkeltsaker som gjelder personalspørsmål (Unntatt som representant i folkevalgt organ) Er bevisst på at tjenestevei følges - Kan delta i politiske utvalg for å beslutte prinsipper om personalpolitiske retningslinjer - Hovedkontakt til rådmannen - Ansvar for tilrettelegging for næringslivet i henhold til politiske vedtak - Være et bindeledd for alle frivillige organisasjoner - Sette dagsorden for politisk arbeid - Møteleder i politiske fora - Kan følge opp politiske vedtak - Er ordfører for hele kommunestyret 10 Politikerne bør bruke ordføreren som en rådgiver. For eksempel i forbindelse med inhabilitetsspørsmål. Likeså er ordføreren bindeleddet mellom det politiske og det administrative system. Konklusjon: • • • • • Politikerne må gå fra å ”henge etter/kontrollere”, til å være ”primi interpares” – de fremste blant likemenn – dvs de som går i front Sette dagsorden Delta i prosesser Styre utviklingen ….og gjøre vedtak Omkamper Aina Sletner og Jarle Bergsjø innledet. Sletner redegjorde for at fylkesmannens innsigelser er en utfordring, og at klagesakene tar for lang tid. Bergsjø mente at politikerne burde gjøre administrasjonen god, og vice versa. Det kan vises til at vi har tatt mange viktige avgjørelser i det siste: Bjørkelangen skole, lokalmedisinsk senter, svømmehall og eiendomsskatt. Han roste administrasjonen for at det ble lagt inn overskudd i budsjettet for å få litt mer handlingsgrom. Et bedre samspill mellom politikere og administrasjon vil bidra til å unngå omkamper på saker. Opplæringssamlinger som dette er viktig for å bedre samspillet, og det bør forventes at alle deltar. Budskapet om dette bør bringes ut til de som ikke er her, sa Bergsjø. Srand kommenterte at dersom vi ønsker å få til noe, f eks en ny skole, må en kanskje prioritere ned noe annet. En må se de nye tiltakene opp mot noe, og forklare hvorfor en gjør de valgene en gjør. Greier en dette kan en få forståelse for vedtaket som er gjort. Egenkontroll/internkontroll: Strand påpekte at dette er et vanskelig begrep. Politikerne går liksom ikke på valg på å bedre egenkontrollen. Egenkontroll skal omtales i årsmeldingen. Kommuneloven slår fast at rådmannen skal ha betryggende kontroll. Kontrollutvalget er til for kommunestyret, det er ingen motstander. Det skal hjelpe kommunestyret til å ha kontroll. Uttalelser fra kontrollutvalget må ikke oppfattes som mistillit, men som en læresløyfe for rådmannen. Det skal mottas positivt. Lokalpressen er opptatt av avvikene, kommunestyret må se helheten. Strand viste til KS rapport om 85 tilrådninger for bedre kontroll. 11 Avslutning: Rådmann Siri Hovde oppsummerte: - Takket for deltagelsen og understrekte at vi må være på samme lag - Årshjulet forteller om hvilke prosesser vi skal ha gjennom året - De nye sektorplanene og skolestrukturen skal behandles i september - Vi ønsker å etterleve vår visjon RAUS - Rådmannen delte ut årsrapporten for 2013, og viste til at det er dette vi har fått gjort. Den gir en god innsikt, og vi er stolte av hva vi har levert. Ordfører Jan A. Mærli oppsummerte: - Viktig å få et fellesskap mellom politikk og administrasjon - Til neste kommunevalg bør en drøfte hvordan opplæringen skal foregå - Alle innspillene som er kommet fram på samlingen skal vurderes - Kanskje ta en studietur til andre kommuner - Det er mange store beslutninger som skal tas framover. Det er viktig at beslutningene tas under sikkerhet av at all informasjon er kommet fram på bordet. Ordføreren takket for samværet og takket Morten Strand for gjennomføringen. Dagfinn Lunner referatfører Presentasjoner fra Morten Strand er lagt ut på www.aurskog-holand.kommune.no Menyvalg: for folkevalgte.