Katalogisering av boklig materiale
Versjon 2015-09-16
Workshop: Katalogisering av boklig materiale (Introduksjon til
Metadata Editor)
Program




Introduksjon til Metadata Editor (MDE)
MD Editor Menu and Toolbar Options
MARC-felt definert for BIBSYS-konsortiet
Egentrening
Introduksjon til Metadata Editor
Vanlig arbeidsflyt ved katalogisering av ny tilvekst: Tasks -> Items – in department
Viktig å være lokalisert i «Acquistion department».
Direkte inngang til Metadata Editor:


Via Edit-knapp på de enkelte bibliografiske postene
Alma menu -> Resource management -> Cataloging -> Open metadata editor
Venstre panel: Maler, poster, regler
Maler - Templates
Her ligger det flere maler. De som har navn som begynner med BIBSYS er laget av Bibliografisk
gruppe.
En mal er en mer eller mindre ferdig utfylt post. Den brukes som utgangspunkt når en post skal
registreres fra grunnen.
En felles mal for hele konsortiet, som disse BIBSYS-malene, inneholder en del MARC-felt som kan
være aktuelle for den materialtypen malen gjelder for. Dette kan være en god hjelp i arbeidet, men
det er enkelt å opprette maler så hvis du f.eks. har behov for en mal med en del ferdigutfylte felt, kan
du gjerne opprette det. Maler kan være felles eller private.
Det er litt usikkerhet omkring fellesmalene: Er de felles for konsortiet eller institusjonen? Hvordan
kan de slettes? Hvordan gjør man en mal til default? Det er ikke vanskelig (Klikk på malen, velg
Properties, hak av for Default), men fungerer det?
Oppretting av maler vil bli behandlet i kurset: «Avansert bruk av Metadata Editor»
Maler kan brukes på to måter:


Starte med å åpne en mal (Klikk på mal, velg New)
Legge en mal over en post som du allerede jobber med (Edit -> Expand from template).
Denne funksjonen legger til alle felt fra malen som ikke allerede er utfylt i posten.
Poster - Records
Her ligger alle postene man jobber med, sortert etter hva slags type post det er: Bibliografiske poster,
autoritetsposter for navn eller emneord, eller bestandsposter.
Katalogisering av boklig materiale
Versjon 2015-09-16
Symbolet til venstre for posten viser om det er en kladd (som ennå ikke er lagret i
katalogen/Repository), om den er lagret i Network zone, Institution zone eller Community zone.
Bibliografiske poster vil for BIBSYS-konsortiet lagres i Network zone, bestandspostene (Holdings) vil
lagres i Institution zone, mens autoritetsposter vil lagres i Community zone. Også en del poster for eressurser vil ligge lagret i Community zone.
Regler - Rules
Her ligger regler: Normaliseringsregler og sammenslåingsregler.
En normaliseringsregel er et lite program eller skript som gjør endringer i en post. Det kan f.eks.
være å fjerne bestemte felt, endre felt eller legge til felt.
En sammenslåingsregel sier noe om hvordan systemet skal takle en sammenslåing: Hvilke felt skal
beholdes, hvilke skal slettes osv.
Nedre panel
Panelet er todelt.
Info – MARC-21
Her kan man se hva som står om det aktuelle feltet i MARC-21-håndboka. Kan være greit for å få en
oversikt over indikatorer og delfelt. For utstrakt navigering anbefales det å åpne håndboka i egen
fane.
Alerts – Varsler (validitetssjekk)
Røde = feilmeldinger. Må rettes for at posten skal kunne lagres
Gule = varsler om feil og mangler. Posten kan lagres selv om disse ikke rettes.
Usikker på status her. At vi får korrekte varsler er en del av de innstillingene som må gjøres før
lansering.
Cataloger level
Dette er en informasjon som er lagt inn spesielt med tanke på skjerming av de nasjonalbibliografiske
postene.
Alle bibliografiske poster og alle brukere i Alma, får et katalogiseringsnivå. Alle som har tilgang til
Metadata Editor, vil normalt få katalogiseringsnivå 80, som betyr at vi kan redigere alle poster med
ett nivå opp til 80. Vi vil derimot ikke kunne redigere i nasjonalbibliografiske poster. Disse har nivå 90.
Funksjonaliteten, slik den er i dag, gjør at når en bruker lagrer en post vil posten få samme
katalogiseringsnivå som brukeren.
I basen ligger det også en del konverterte poster med lavere status. Dette er poster som hadde
statuser som: imp, mini, ukat og konv fra BIBSYS. Hvis en bruker med nivå 80 redigerer en slik post,
vil den automatisk oppgraderes til 80 ved lagring. Dette er ok hvis posten er sjekket og oppgradert.
Hvis det derimot ikke er gjort noen oppgradering av posten, bør posten få beholde sitt opprinnelige
nivå. Det gjøres ved aktivt å velge samme nivå som posten allerede har fra nedtrekksmenyen før
lagring.
OBS: Det er ikke kritisk om en ukat-post skulle få status 80.
Katalogisering av boklig materiale
Versjon 2015-09-16
Cataloger level handler altså mest om å skjerme de nasjonalbibliografiske postene fra å bli endret av
uautoriserte personer, men hvordan registrerer vi om en ny post er fullkatalogisert eller ikke?
Dette ligger i LDR, posisjon 17: Encoding level.
Det finnes flere koder her. I utgangspunktet vil vi benytte oss av disse to:
# = full level
5 = Partial (prelimenary) level
Full level brukes ved katalogisering og finnes i alle maler beregnet på dette. Partial (prelimenary level)
brukes når det opprettes nye bibliografiske poster ved bestilling. Dette er utfylt i malene som er
beregnet brukt til dette formålet.
Oppsummert: Vi markerer om det er en fullstendig katalogisert post i LDR/17, mens Cataloger level
brukes for å skjerme de nasjonalbibliografiske postene for uvedkommende.
Hovedpanel
Dette er arbeidsområdet.
MD Editor Menu and Toolbar Options
I Alma online help finnes det bl.a. en oversikt over alle funksjoner og kommandoer som ligger under
menyer og verktøylinjer. Dokumentet oppdateres kontinuerlig og leses derfor best online:
http://customercenter.exlibrisgroup.com/DocumentationCenter/Ex%20Libris%20Documentation/Al
ma/OLH/index.html#page/Resource%2520Management%2FALM_res_cataloging.4.12.html
I dette kurset gjennomgås følgende funksjoner. Det finnes snarveier til de fleste funksjonene:
File menu:
 New – Henter inn det som er satt som standard mal
 Save draft – lagrer kladd i MDE, men ikke i katalogen. Utfører validitetssjekk
 Save record – lagrer posten i katalogen (Repository)
 Save and release record – lagrer og frigir posten. Alle poster må frigis for at andre skal kunne
redigere i dem
 Duplicate – som NYKop i BIBSYS. Lager en dublett av den posten du har oppe. Ved lagring blir
feltene som genereres automatisk oppdatert (LDR/0-4, 001,005)
 Release record – frigir en post som allerede er lagret
 Assign record to another cataloger – sender posten til en kollega for redigering. Det er mulig
å legge inn en note. Posten vil da vises med fet skrift i kollegaens Records, mens noten vil
vises under Tools -> View notes når kollegaen har hentet posten inn i MDE
 Release assignment – katalogansvarlige (Catalog manager) kan frigi en post som er tildelt en
annen
 Reload original record – henter inn original post hvis du har gjort endringer i en post uten å
lagre den
 Options – angi om posten skal lagres i Network zone eller Institution zone. Standard for
konsortiet er Network zone, og det er ikke nødvendig å redigere dette
Katalogisering av boklig materiale
Versjon 2015-09-16
Edit menu
 Add field – legger til nytt felt
 Remove field – fjerner felt
 Add sub field – legger til delfeltkode ($$)
 Add localized field – legger til nytt lokalt felt. Et lokalt felt er et felt som lagres i Institution
zone, i motsetning til den øvrige bibliografiske posten som lagres i Network zone (konsortiet).
Dette er kun aktuelt for enkelte feltkoder. Se “MARC-felt definer for BIBSYS-konsortiet”
 Expand from template – legger inn de feltene i malen som ikke allerede finnes i posten
 Split editor – deler hovedpanelet i to, eller tilbake til en
 Full screen – fjerner sidepanel og nedre panel
 Open form editor – åpner skjemavisning for de posisjonsbestemte feltene (LDR, 007, 008)
 Close form editor – lukker skjemavisning
 Cut - klipp
 Copy - kopier
 Past – lim inn
Tools menu
 Validity check – utfører validitetssjekk uten å lagre posten
 View notes – viser eventuelle noter knyttet til posten
 Release all records for user – katalogansvarlige (Catalog manager) kan frigi alle poster som
er låst av en annen
 MARC21 Bibliographic -> View in search – viser posten slik den vil se ut ved søk
Andre redigeringsmuligheter
 Piltastene kan brukes til å navigere mellom felt og delfelt
MARC-felt definert for BIBSYS-konsortiet
MARC21 er en internasjonal standard, men det finnes noen ledige felt som kan defineres av de
enkelte bibliotekene. For BIBSYS-konsortiet har vi fått definert en del felt til registrering av
informasjon det har vært plass til i BIBSYS MARC, men som mangler i MARC21. Oversikt over feltene
finnes i dag i EdX, men vil i fremtiden ligge i det nye katalogiseringsverktøyet.
De egendefinerte feltene kan deles i to grupper: Felt som registreres i Network zone og felt som er
lokale for institusjonen og derfor bare skal lagres i Institution zone.
Eksempel på felt som skal lagres i Network zone:
 914 – Merke for vitenskapeli g (BIBSYS MARC: 008 $n v )
 915 – Antall forfattere (BIBSYS MARC: 592)
 917 – Avhandlinger/Oppgaver (BIBSYS MARC: 008 $b)
Eksempel på felt som skal lagres i Institution zone:
 092 – lokal Deweyklassifikasjon (BIBSYS MARC: 082)
 097 – lokal klassifikasjon (BIBSYS MARC: 087)
 690 – Lokale kontrollerte emneord (BIBSYS MARC: 687)
Det er svært viktig at felt som skal lagres i Institution zone opprettes med funksjonen «Add local
field» i Metadata Editor.
Katalogisering av boklig materiale
Versjon 2015-09-16
Aktuelle dokumenter i EdX:
Lagre endringer på poster:
http://innhold.bibsys.no/edx/alma/Trinn-fortrinn/Metadata/Lagre%20endringer%20p%C3%A5%20poster.pdf
Bruk av mal i Metadata Editor:
http://innhold.bibsys.no/edx/alma/Trinn-fortrinn/Metadata/Bruk%20av%20mal%20i%20Metadata%20Editor.pdf
Opprette bibliografisk post:
http://innhold.bibsys.no/edx/alma/Trinn-for-trinn/Metadata/Opprette%20bibliografisk%20post.pdf
Redigere bibliografisk post:
http://innhold.bibsys.no/edx/alma/Trinn-for-trinn/Metadata/Redigere%20bibliografisk%20post.pdf
Hjelp til registrering av MARC-felt
https://www.ub.uio.no/for-ansatte/samlingsarbeid/felles/alma-hjelp.html
MARC-felt definert for BIBSYS-konsortiet:
http://innhold.bibsys.no/edx/alma/Registreringspraksis/MARC-felt%20for%20BIBSYS-konsortiet.pdf