Overgang til fullelektronisk dokumentbehandling
evry.com Rådgivning Overgang til fullelektronisk dokumentbehandling Hva må til for å bli fullelektronisk? De fleste kommuner og statlige virksomheter har i dag et nesten fullelektronisk arkiv parallelt med at papirarkivet også opprettholdes. Nå er tiden moden for at man går over til fullelektronisk saksbehandling og arkivering. EVRY har dyktige rådgivere som kan bistå dere i arbeidet med å etablere forsvarlige arkiv- og dokumentasjonsrutiner når dere går fra papirbaserte til fullelektronisk saksbehandling og arkiv. Våre rådgivere har solid og bred erfaring fra lignende prosjekter. Vi gjennomgår hva virksomheten må tenke på, og gjøre i forkant, i løpet av og i etterkant av en slik overgang. Vi kan også bistå ledelsen med å forstå de ulike problemstillingene som kommer som følge av digitaliseringen. Rådgivning Mer informasjon Ta gjerne kontakt med oss i dersom du har noen spørsmål eller trenger mer informasjon. Mailadressen er: [email protected]. I korte trekk... EVRY er et av de ledende IT-selskapene i Norden. Vår ambisjon er å gi mening og liv til informasjon gjennom ideer, teknologi og løsninger som skaper verdi for våre kunder og nytte for samfunnet vi lever i. EVRY kombinerer omfattende bransjekunnskap med en kundenær tilnærming. Vi kombinerer det store foretakets muskler med lokal tilstedeværelse for å hjelpe våre kunder med å realisere sitt fulle IT-potensiale. evry.com T 06500 Rådgivning Nå er tiden moden for at man går over til fullelektronisk saksbehandling og arkivering. Hva vil det si å være fullelektronisk: Det er gitt ulike føringer fra myndighetene: Hvilke nye oppgaver får virksomheten i en fullelektronisk hverdag: • Digital kommunikasjon skal være hovedregelen for kommunikasjon med forvaltningen • Forvaltningen skal tilby helhetlige og brukervennlige digitale tjenester • Innbyggere og bedrifter skal få post fra forvaltningen i én sikker, digital postkasse • Gjennomgang av arbeidsoppgaver som er nye. • Hvilke arbeidsoperasjoner utgår. • Rutineendringer ved overgang til fullelektronisk dokumentflyt, herunder godkjennings- og ekspederingsrutiner. • Rutiner knyttet til digital forsendelse Lovverket sier noe om hvilke krav som stilles: Annet: • Forvaltningsloven, e-forvaltningsforskriften, fagspesifikk lovgivning m.fl. Hvordan blir hverdagen for de ansatte: • Samtlige arbeidsoperasjoner foregår elektronisk; skanning, registrering, fordeling, saksbehandling, godkjenning og ekspedering. • Nye arbeidsoppgaver for leder, saksbehandler og arkiv. Hvem som utfører de ulike oppgavene loggføres i ESA/ephorte slik at historikken fremgår. Gevinster ved å være fullelektronisk: • Letter gjenfinning, deling av dokumenter • Økt dokumentfangst • Kan få til en mer effektiv saksbehandling og kutte tidstyver • Økt kvalitet i saksbehandlingen • Økt sikkerhet i systemet • Funksjonelle og arkivfaglige krav til integrasjoner mellom fagsystemer og ESA/ephorte • Skjemaimport – hvilke muligheter finnes? • Hvordan få med saksbehandlere og faglige ledere med på rutineendringer • Avdekke dokumentasjonskrav i fagsystemer (kontroll med fagsystemene) En slik gjennomgang kan også være nyttig for dere som har blitt fulldigitale men ønsker en gjennomgang for å se på om det er mere å hente i forbindelse med saksflyter, arbeidsoperasjoner og integrasjoner, eller dere planlegger en omorganisering og trenger arkivfaglig bistand til dette. Kontakt oss for et godt tilbud Ta kontakt med vår salgssjef Jarle Johan Helle på mail [email protected] så finner vi en produktpakke som passer til din virksomhet. Vi kombinerer gjerne de nevnte rådgivningstjenestene og da også om ønskelig i kombinasjon med rådgivning innenfor fagspesifikke områder som overgang til fullelektronisk dokumentbehandling og håndtering av elevmapper og personalmapper. evry.com T 06500
© Copyright 2024