evry.com
Rådgivning
Overgang til fullelektronisk
dokumentbehandling
Hva må til for å bli fullelektronisk?
De fleste kommuner og statlige virksomheter har i dag et
nesten fullelektronisk arkiv parallelt med at papirarkivet
også opprettholdes. Nå er tiden moden for at man går
over til fullelektronisk saksbehandling og arkivering.
EVRY har dyktige rådgivere som kan bistå dere i arbeidet med å etablere forsvarlige arkiv- og
dokumentasjonsrutiner når dere går fra papirbaserte til fullelektronisk saksbehandling og arkiv.
Våre rådgivere har solid og bred erfaring fra lignende prosjekter.
Vi gjennomgår hva virksomheten må tenke på, og gjøre i forkant, i løpet av og i etterkant av en
slik overgang. Vi kan også bistå ledelsen med å forstå de ulike problemstillingene som kommer
som følge av digitaliseringen.
Rådgivning
Mer informasjon
Ta gjerne kontakt med
oss i dersom du har noen
spørsmål eller trenger mer
informasjon. Mailadressen er:
[email protected].
I korte trekk...
EVRY er et av de ledende
IT-selskapene i Norden.
Vår ambisjon er å gi mening
og liv til informasjon gjennom
ideer, teknologi og løsninger
som skaper verdi for våre
kunder og nytte for samfunnet vi lever i.
EVRY kombinerer omfattende
bransjekunnskap med en
kundenær tilnærming.
Vi kombinerer det store
foretakets muskler med
lokal tilstedeværelse for å
hjelpe våre kunder med å
realisere sitt fulle
IT-potensiale.
evry.com
T 06500
Rådgivning
Nå er tiden moden for at man går over til fullelektronisk saksbehandling og arkivering.
Hva vil det si å være
fullelektronisk:
Det er gitt ulike føringer fra myndighetene:
Hvilke nye oppgaver får
virksomheten i en fullelektronisk hverdag:
• Digital kommunikasjon skal være hovedregelen for kommunikasjon med forvaltningen
• Forvaltningen skal tilby helhetlige og brukervennlige digitale tjenester
• Innbyggere og bedrifter skal få post fra forvaltningen i én sikker, digital postkasse
• Gjennomgang av arbeidsoppgaver som er nye.
• Hvilke arbeidsoperasjoner utgår.
• Rutineendringer ved overgang til fullelektronisk
dokumentflyt, herunder godkjennings- og
ekspederingsrutiner.
• Rutiner knyttet til digital forsendelse
Lovverket sier noe om hvilke krav som stilles:
Annet:
• Forvaltningsloven, e-forvaltningsforskriften,
fagspesifikk lovgivning m.fl.
Hvordan blir hverdagen for de ansatte:
• Samtlige arbeidsoperasjoner foregår
elektronisk; skanning, registrering, fordeling,
saksbehandling, godkjenning og ekspedering.
• Nye arbeidsoppgaver for leder, saksbehandler
og arkiv. Hvem som utfører de ulike oppgavene loggføres i ESA/ephorte slik at
historikken fremgår.
Gevinster ved å være
fullelektronisk:
• Letter gjenfinning, deling av dokumenter
• Økt dokumentfangst
• Kan få til en mer effektiv saksbehandling
og kutte tidstyver
• Økt kvalitet i saksbehandlingen
• Økt sikkerhet i systemet
• Funksjonelle og arkivfaglige krav til integrasjoner mellom fagsystemer og ESA/ephorte
• Skjemaimport – hvilke muligheter finnes?
• Hvordan få med saksbehandlere og faglige
ledere med på rutineendringer
• Avdekke dokumentasjonskrav i fagsystemer
(kontroll med fagsystemene)
En slik gjennomgang kan også være nyttig for
dere som har blitt fulldigitale men ønsker en
gjennomgang for å se på om det er mere å hente
i forbindelse med saksflyter, arbeidsoperasjoner
og integrasjoner, eller dere planlegger en omorganisering og trenger arkivfaglig bistand til dette.
Kontakt oss for et godt tilbud
Ta kontakt med vår salgssjef Jarle Johan Helle på mail
[email protected] så finner vi en produktpakke som passer til din virksomhet.
Vi kombinerer gjerne de nevnte rådgivningstjenestene
og da også om ønskelig i kombinasjon med rådgivning innenfor fagspesifikke områder som overgang til
fullelektronisk dokumentbehandling og håndtering av
elevmapper og personalmapper.
evry.com
T 06500