80-årene – butikkjeder Hva er kategoristyring? Eksempler på
Kategoristyring e-handel brukersamling 2015-11-04 80-årene – butikkjeder Kategoristyring Hva og hvordan med et digitalt blikk 4. november 2015 Martin Standley 2015-11-04 Hva er kategoristyring? Kategoristyring e-handel brukersamling Kategoristyring = Strategisk fokus på virksomhetens største innkjøpsområder av varer og tjenester (prioritering) 2015-11-04 Kategoristyring e-handel brukersamling O’Brien s 33 Eksempler på kategorier Lokaler: husleie, rengjøring, energi, vakt, forsikring, … IKT: PCer, drift, nettverk, telefoni, brukerstøtte, programvare, utvikling, … Profesjonelle tjenester: konsulenter, PR rådgivere, designere, kompetanseheving Kategori: fokus på nytte/verdiskaping Leverandørgruppe: fokus på markedet 2015-11-04 Kategoristyring e-handel brukersamling Innkjøpsstrategi 2015-11-04 Fakta og data Jobb på tvers Segmenterer produkter og tjenester i grupper for å avspeile markedets organisering Brukerfokus Organisering som sikrer brukerinvolvering på tvers i virksomheten Vilje til nytenkning Utgangspunkt i virksomhetens innkjøpsbehov Gjennomføre endringene Forvalte markedet Kategoristyring e-handel brukersamling Handlingsmuligheter Produkt • Endre kravspek’en • Endre design (tilbudssiden) • Samle kjøpet/samarbeid Prosess • Øk produktivitet • Analyser og fjern kostnader • Øk handlingsevne Leverandørmarkedet • Øk konkurransen • Finn nye markeder • Omorganisere innkjøpsgrunnlag Leverandører • Forbedre relasjoner • Øk prestasjoner/kvalitet • Prøv å innovere Behovsstyring • Kjøp mindre – eller fjern • Endre på policy • Øk utnyttelse 2015-11-04 s. 86 Kategoristyring e-handel brukersamling 1 Kategoristyring e-handel brukersamling 2015-11-04 Kategoristyring - prosessen 1 – 3 måneder KS1 Kategoristyring - prosessen 1. Initiering 6 måneder 2. Innsikt 3. StrategiHandlingsplan 4. Iverksetting 5. Forbedring Prosjekt oppstart 1. Initiering 2. Innsikt 3. StrategiHandlingsplan 4. Iverksetting • • • • 5. Forbedring Omfang Mulighetsanalyse Sponsor Bemanne Prosjekt plan • • • • Nå, mål, forslag Interessenter Planer Quick wins Først innsikt Handlingsmuligheter Forretningsbehov Kilde: O’Brien 2012 2015-11-04 Kilde: O’Brien 2012 Kategoristyring e-handel brukersamling 2015-11-04 Kategoristyring e-handel brukersamling KS1 Datakilde: Hovedbok/leverandørreskontro Omfang: Spendanalyse Sum av totalbeløp Kategori Sum av antall unike % andel totalbeløp fakturaer IKT 72 009 528 38 % 1 139 Profesjonelle tjenester 68 611 028 36 % 905 Eiendom 25 261 182 13 % 171 Kontor og administrasjon Sum av gj.snitt pris per faktura Antall leverandør er 75 773 198 148 159 43 10 557 370 6% 866 12 195 184 Transport og reiser 9 090 490 5% 2 187 4 157 385 Kunnskap 3 376 915 2% 407 8 289 136 Personell 2 413 436 1% 432 5 591 55 7 147 191 327 095 0% 100 % 18 6 125 397 18 31 237 Finansielle poster Total: 2015-11-04 F.eks.: • Volum • Besparingspotensial • Markedetsegenskap • Tilgang på handlingsalternativer http://www.anskaffelser.no/verktoy/innkjopsanalyseverktoy Kategoristyring e-handel brukersamling Mulighetsanalyseverktøy – prioritering av kategorier Potensiell nyte. Beløp, dato, leverandør, art, formål, koststed, (kontraktsnr.), etc. Omfatter alle utbetalinger Revidert (regler, myndighet, rutiner) Digitalisert Sentralisert (mer eller mindre) … og masse feilføringer, men vi driver med analyse, ikke regnskap 63 203 140 Bør gjøres, men senere Unngå nå 2015-11-04 KS1 KS1 Mulighetsanalyseverktøy – prioritering - eksempel Prioriteres Gjøres med en gang (quick win) Kategoristyring e-handel brukersamling Lokaler Konsulent IKT Potensiell nyte. Flyreiser Gjennomføringsenkelthet. F.eks.: O’Brien 2012. s. 59 2015-11-04 • • • • Kategoriens modenhet Mengde og kompleksitet av endring Organisasjonens åpenhet for endring Markedsegenskap Kategoristyring e-handel brukersamling Kontor rekv. O’Brien 2012. s. 60 Gjennomføringsenkelthet. 2015-11-04 Kategoristyring e-handel brukersamling 2 Kategoristyring e-handel brukersamling KS1 Kategoristyring - prosessen 1. Initiering 2. Innsikt 3. StrategiHandlingsplan 4. Iverksetting 2015-11-04 Prosjekt oppstart • • • • 3. StrategiHandlingsplan 2. Innsikt Samle data Omfang Mulighetsanalyse Sponsor Bemanne • • • • Prosjekt plan • • • • Leverandørvarsel Intern data Leverandør data Markedsdata Kostnadsanalyse Nå, mål, forslag Interessenter Planer Quick wins • • Pris strategier Nedbryting av priser og kostnader Først innsikt Ytre vilkår Handlingsmuligheter Forretningsbehov • • • 5. Forbedring «One of the most crucial parts of category management» Både datainnsamling og analyse Kilde: O’Brien 2012 Kategoristyring e-handel brukersamling 2015-11-04 Analyser for å få innsikt Eksternt 4. Iverksetting Leverandørens verdikjede Teknologi – nå + Markedet Kilde: O’Brien 2012 2015-11-04 KS2 Kategoristyring - prosessen 1. Initiering 5. Forbedring Noen relevante datakilder Internt Markedsanalyse Spendanalyse Verdikjede analyse Strategianalyse (Porteføljeanalyse Kraljic) Interessent analyse Behovsanalyse Leverandøranalyse Organisasjonsanalyse Kategoristyring e-handel brukersamling Aktivitetsanalyse (prosess) Kilde Analyse Leverandørreskontro • • • • Fakturalinjer • Spend (antall produkter, distribusjon, priser) Innkjøpssystem • Organisasjon (bestillingsmønstre, lekkasje) • Behov • Aktivitet KAS/KAV • Aktivitet (konkurranser) • Spend Spend Aktiviteter (antall utbetalinger) Leverandør (antall, distribusjon) Organisasjon (antall koststeder, lekkasje) Kostnadsanalyse KS2 Kategoristyring - prosessen 1. Initiering 2. Innsikt 3. StrategiHandlingsplan 4. Iverksetting 5. Forbedring Kategoristyring - prosessen 1. Initiere Samle data • • • • Kostnadsanalyse Pris strategier Nedbryting av priser og kostnader • • Leverandørens verdikjede Teknologi – nå + Markedet Kilde: O’Brien 2012 2015-11-04 4. Implementere 5. Forbedre Handlingsplan • Risikostyring • Overordnet plan • Tiltak Ytre vilkår • 3. StrategiHandlingsplan Lag strategi • Oppsummer innsikt • Generer alternativer • Evaluer alternativer • Velg og lag Leverandørvarsel Intern data Leverandør data Markedsdata • • 2. Innsikt Kategoristyring e-handel brukersamling Kilde: O’Brien 2012 2015-11-04 Kategoristyring e-handel brukersamling 3 Kategoristyring e-handel brukersamling 2015-11-04 KS2 1. Plassering av kategori Kritisk (Flaskehals) Markedsvanskelighet (Risiko) Kritisk (Flaskehals) Markedsvanskelighet Innovasjon Volum Kvalitet og service O’Brien 2012. s. 140 2. Maktanalyse - utgangspunkt Strategisk Sikre leveranser Rutine Kostnader Strategisk Sikre leveranser Rutine Innovasjon Volum Kvalitet og service O’Brien 2012. s. 143 Strategisk viktighet for virksomheten 2015-11-04 KS2 Kategoristyring e-handel brukersamling 2015-11-04 Kostnader Viktighet for virksomheten Kategoristyring e-handel brukersamling KS2 2. Maktbalansen er bevegelig 3. Velg strategi F.eks. hvis kjøperen blir betraktet som «best i klassen» Kritisk (Flaskehals) Markedsvanskelighet Strategisk Sikre leveranser Rutine KS2 Innovasjon Volum Portefølje kvadrant Volum Strategisk Kritisk Lav markedsstyrke Øk konkurransen Balanse Diversifiser Middels markedsstyrke Utnytt Balanse Diversifiser Rutine Utnytt om mulig Utnytt Høy markedsstyrke Utnytt Balanse Reduser transaksjonskostnader Utnytt ATKearneys Purchasing Chessboard ®: http://www.purchasingchessboard.com/content/en_en/esb/index.php?size=8 Kvalitet og service O’Brien 2012. s. 146 Kostnader O’Brien 2012. s. 148-9 Viktighet for virksomheten 2015-11-04 Kategoristyring e-handel brukersamling 2015-11-04 KS2 F.eks. Kritisk Kategori Markedsvanskelighet Inndeling av oppgaver Strategisk Samle innkjøp Strategisk Kategori Taktisk Endre Rutine Kategoristyring e-handel brukersamling Volumspek’en Kategori O’Brien 2012. s. 150 2015-11-04 Operativt Viktighet for virksomheten Kategoristyring e-handel brukersamling 2015-11-04 Kategoristyring e-handel brukersamling 4 Kategoristyring e-handel brukersamling Strategiske oppgaver Taktiske oppgaver • Strategi Definere policy Definere mål og styringsparametere • Organisering • • Definere roller og ansvar Definere anskaffelsesprosessen med faser og aktiviteter 2015-11-04 2015-11-04 Kategoristyring e-handel brukersamling Systemer, verktøy, maler Samle data, analysere og rapportere Iverksette tiltak for bedre måloppnåelse Årlige innkjøpsplan – og følge opp Allokere ressurser Etterspørre strategi med mål for hver konkurranse Etablere mal for hva en konkurransestrategi skal inneholde 2015-11-04 Operative oppgaver Kategoristyring e-handel brukersamling Organisering eks. 1 Gjennomføre konkurranser Dialog med markedet Følge opp leverandører og kontrakter Etterleve fullmakter Etterleve lover og regler Etterleve etiske retningslinjer Toppleder Strategisk Seksjon for innkjøp Taktisk Eiendom IKT Operativt 2015-11-04 Kategoristyring e-handel brukersamling Strategisk Operativt Kategoristyring e-handel brukersamling Toppleder Desentralisert ansvar med Innkjøpsenhet med ansvar for felles avtaler Sentralisert innkjøp Strategisk Seksjon for innkjøp Operativt 2015-11-04 Forvaltningsavdeling Organisering eks. 3 Toppleder Operativt Operativt 2015-11-04 Organisering eks. 2 Eiendom Desentralisert ansvar med koordinerende innkjøpsenhet Seksjon for innkjøp Taktisk og operativt IKT Operativt Kategoristyring e-handel brukersamling Forvaltningsavdeling Eiendom Operativt Behovshavere 2015-11-04 IKT Behovshavere Forvaltningsavdeling Behovshavere Kategoristyring e-handel brukersamling 5 Kategoristyring e-handel brukersamling 2015-11-04 Fullmaktsmatrisen Digitalisering -> Hvem har ansvar og myndighet? Krevende å utvikle Enda mer krevende å iverksette Kan oppfattes som en tvangstrøye – mange ledd 2015-11-04 Kategoristyring e-handel brukersamling (Automatisering/effektivisering av prosessen) Tilgang til styringsinformasjon Rettighetskontroll – avspeiler fullmaktsmatrisen Rett og slett ikke mulig å komme forbi Valg av organisering påvirker lisenser Digitalisering flytter makt til systemeieren: både tilgangskontroll og oversikt og -blikk 2015-11-04 Kategoristyring - prosessen 1. Initiere 2. Innsikt 3. StrategiHandlingsplan 4. Implementere Kategoristyring e-handel brukersamling Kategoristyring - prosessen 5. Forbedre 1. Initiering 2. Innsikt Lag strategi • Oppsummer innsikt • Generer alternativer • Evaluer alternativer • Velg og lag Planlegging Handlingsplan • Risikostyring • Overordnet plan • Tiltak Avtaler • • • 5. Forbedring Detaljer Prosjektstyring Endringsledelse Gjennomføring • • • • • • Kilde: O’Brien 2012 2015-11-04 4. Iverksetting 3. StrategiHandlingsplan Markedsdialog Utlysning Valg av leverandør Forhandling Planlegg kontraktsforvaltning Kontraktsoppfølging Kilde: O’Brien 2012 Kategoristyring e-handel brukersamling 2015-11-04 Kategoristyring e-handel brukersamling Kategoristyring - prosessen 1. Initiering 2. Innsikt 3. StrategiHandlingsplan 4. Iverksetting 5. Forbedring Hva har vi lært? Leverandørforvaltning • • Styring Relasjoner Kontinuerlig forbedring • • • Motivere innovasjon Behovstilpasning Markedsanalyser Sjekk behov for å starte på nytt 2015-11-04 Kategoristyring e-handel brukersamling Digitaliseringens rolle Måling Gevinstrealisering Priskontroll Sortimentskontroll Lekkasje Leveransetider Retur, garantier 2015-11-04 Kategoristyring e-handel brukersamling 6 Kategoristyring e-handel brukersamling 2015-11-04 Kategoristyring - prosessen 1. Initiering 2. Innsikt 3. StrategiHandlingsplan 4. Iverksetting Kategoristyring - prosessen Prosjekt oppstart Hva har vi lært? Leverandørforvaltning • • Styring Relasjoner Kontinuerlig forbedring • • • Motivere innovasjon Behovstilpasning Markedsanalyser 2. Innsikt 3. StrategiHandlingsplan 4. Iverksetting Samle data Skap strategi Planlegging 1. Initiering 5. Forbedring • • • • Omfang Mulighetsanalyse Sponsor Bemanne Prosjekt plan • • • • Nå, mål, forslag Interessenter Planer Quick wins • • • • Oppsummer innsikt • Generer alternativer • Evaluer alternativer • Velg og lag Detaljer Prosjektstyring Endringsledelse Gjennomføring Kostnadsanalyse • • Ytre vilkår Handlingsmuligheter Forretningsbehov • • • Handlingsplan Pris strategier Nedbryting av priser og kostnader Først innsikt Sjekk behov for å starte på nytt • • • • Leverandørvarsel Intern data Leverandør data Markedsdata • • • Risikostyring Overordnet plan Anskaffelsesstrategi • • • • Markedsdialog Utlysning Valg av leverandør Forhandling 5. Forbedring Hva har vi lært? Leverandørforvaltning • • Styring Relasjoner Kontinuerlig forbedring • Motivere innovasjon Behovstilpasning Planlegg kontrakts- • • Markedsanalyser forvaltning Kontraktsoppfølging Sjekk behov for Avtaler • Leverandørens verdikjede Teknologi – nå + Markedet • å starte på nytt Strategisk retning • • Kilde: O’Brien 2012 2015-11-04 Kategoristyring e-handel brukersamling Kategoristyring 2015-11-04 2015-11-04 Valg av S.R. Leverandørenes syn på forholdet til oss Kilde: O’Brien 2012 Kategoristyring e-handel brukersamling Digitalisering Kategoristyring e-handel brukersamling 7
© Copyright 2024