"Litlmolla from Svolvær 2, 2010 September" by Ximonic, Simo Räsänen.
Licensed under GFDL via Wikimedia Commons.
Hvordan lykkes med
refusjonsprosessen?
Refusjonsprosessen
Hvem er jeg, Jostein Hole?
• Arbeid: Seniorkonsulent i EVRY
• Bakgrunn: Siviløkonom fra NHH
• Prosjekter refusjon:
o Bergen
o Oslo
kommune
kommune
o Jernbaneverket
o NRK
Refusjonsprosessen
Agenda
• Gode tips til gjennomføring av
refusjonsprosessen fra A-Å.
o Fravær
o Produksjon
av krav
o Oppfølging av
krav
o Avstemming
• Råd og eksempler for å sikre et godt resultat.
Refusjonsprosessen
Fravær
Produksjon
av krav
Oppfølging
av krav
Avstemming
Fravær
Periodisering er viktig
Fravær og refusjon
Grensekontroller
Eksempler:
1. Advarsel eller stopp ihht. lovverk
2. Vedtak fra NAV
3. Overlappende fravær
PS15 – Grensekontroll fravær
Fravær
Fravær
Produksjon
av krav
Oppfølging
av krav
Avstemming
Produksjon av krav
Koblinger
Produksjon av krav
Spørring lønnsgrunnlag refusjon
Verktøy til hjelp for å velge Sats 1-5 på kravet i Ajourhold refusjonskrav
Produksjon av krav
Siste versjon av refusjon?
Produksjon av krav
Rapportresultater PRN06
• PRN06A Beregne refusjonskrav
• PRN06B Totaltall refusjon
• PRN06C Feilliste
o
Ansatte som mangler beløp i alle satsfelt.
o
Ansatte uten tilknytning til NAV-kontor.
o
NAV-kontor er ugyldig (har status C i kunderegisteret).
• PRN06D Varslingsliste ved endring av stillingsprosent
• PRN06E Varslingsliste ved endring av koststed
• PRN06F Varslingsliste ved stillingsbytte i arbeidsgiverperioden
• PRN06G Varslingsliste ved dobbeltregistrert fravær
• PRN06H Varsling ved fravær i annen stilling etter arbeidsgiverperioden
• PRN06GL07ERR Varsling av ugyldige konteringsverdier
Produksjon av krav
PRN06F Stillingsbytte i arbeidsgiverperioden
NB! Åpne parameter i PRN06
Produksjon av krav
NB! Åpne parameter i PRN06
PRN06F Stillingsbytte i
arbeidsgiverperioden
Arbeidsgiverperioden er ikke
korrekt beregnet i ny stilling
Kravet må reverseres i PRN01 og
PRN06 må kjøres på nytt.
Angi resterende antall dager av
arbeidsgiverperioden i ny stilling i
rapportparameter «Antall dager»
Produksjon av krav
PRN06G Dobbeltregistrert fravær
• NB! Refusjon beregnes ikke
• Parameter PRN06: dbl_abs_stop
• Spørring som viser overlappende refusjonsberettiget fravær
o
(innenfor samme refusjonstype)
• Systemparameter REIMB_PRN06_VAL_DAYS
Produksjon av krav
PRN06H Fravær i annen stilling etter arbeidsgiverperioden
• Kolonnen «I.oppg» låst i versjon 1.6
• Dere må få script av Unit4 for å låse opp
Produksjon av krav
PRN06GL07ERR Ugyldige konteringsverdier
Kan vise kontering (dim 1 – 7)
i Ajourhold refusjonskrav
N – Gyldige verdier
E – Ugyldige verdier
M – Manuelt endret
Produksjon av krav
Systemparametere
REIMB_USE_SATS5_KONTERING
• Dersom systemparameteren skrus på med verdi 1 vil konteringen av
refusjonskrav alltid følge den konteringen som er gyldig for
ansettelsen/ressursen på fraværstidspunktet (slik som for sats 5) uansett valg
av sats.
Første fraværsdag
Koststed 100
Siste fraværsdag
Koststed 200
Sats 1 – 4 benytter kontering fra perioden før første fraværsdag
Sats 5 benytter kontering som er gyldig underveis i fraværsperioden
Produksjon av krav
PRN11 – Bokføring av refusjonskrav
Fravær
Produksjon
av krav
Oppfølging
av krav
Avstemming
Produksjon av krav
TPRN002 – Utligning av refusjonskrav
• Type trans.
•
•
Grunnlag
Feriepenger
• Modus
•
•
•
Åpne refusjonskrav
Utlignede refusjonskrav
Differanseførte refusjonskrav
Produksjon av krav
TPRN002 – Utligning av refusjonskrav (Modus)
1.
Åpne refusjonskrav = Åpne refusjonskrav og delutlignede refusjonskrav
• Krysset av for delutligning
• PSN15 bokfører innbetalingene
2.
Utlignede refusjonskrav = Utlignede refusjonskrav
• Krysset av for mottatt alt.
• PSN15 tømmer skjermbildet ved kryss for bokfør.
3.
Differanseførte refusjonskrav = Krav markert for tapsføring/gevinstføring
• PSN15 flytter krav fra Utlignede refusjonskrav til differanseførte refusjonskrav
• PSN18 tømmer skjermbildet ved kryss for bokfør
Oppfølging av krav
Utligne refusjonskrav
1. Oppgi søkekriteria og velg knappen «Last»
o
Hvis du ikke får fram ønsket informasjon, kan bokføringen ha feilet.
2. Registrer mottatt beløp
3. Fyll ut feltet [Maks. dato] med NAV maksdato fra K27 listen.
o
MERK! Dette er viktig ellers blir ikke NAV maksdato i personalskillekortet i skjermbildet ressurser oppdatert.
4. Sjekk om feltene [Mottatt dato fra] og [Mottatt dato til] må endres etter informasjon i
K27 listen.
5. Ved behov for tekst/forklaring bruk feltet [notat].
o
Informasjonen i dette feltet blir med over i tekstfeltet til transaksjonen i kundereskontro sammen med fødselsnr/ressnr/kravnr fra
Ajourhold refusjonskrav og dato fra/til. Eks. «1234567901 (20150101 – 20150131) notattekst fra utligningsbildet»
6. Feltet [buntnr] kan brukes for egen hjelp. Brukes til å merke transaksjonene du
utligner med en referanse slik at du enkelt kan søke de fram i ettertid.( [buntnr] er et
av søkekriteriene.)
7. Lagre med F12.
Oppfølging av refusjonskrav
Purringer
Oppfølging av refusjonskrav
Purringer
12345678911
Jostein Hole
12345678911
Fravær
Produksjon
av krav
Oppfølging
av krav
Avstemming
Avstemming
Unit4 Business World gir full oversikt!
Delta på nettseminar: «Avstemming av refusjon» – 19.05.2015
Transaksjonsoversikt
Avstemming
Verktøyene
• Full kontroll med spørringer
• Åpne og historiske poster på kundereskonti
• Spørring hovedbok
• Spørring bilag
• Feltbeskrivelse spørring kundereskontro og hovedbok
Avstemming
Prosessen
NB! Kvalitet i produksjon av refusjonskrav (PRN01)
Avstemming
Avstemmingspunkter
• Avstemmingspunkt 1
o
Kontroll at utligningsbildet (TPRN002) speiler kundereskontro (CU08)
• Avstemmingspunkt 2
o
Kontroll at alle innbetalinger er registrert i utligningsbildet ->
Interimskonto går i 0
• Avstemmingspunkt 3
o
Kontroll av reduksjon av arb.giv.avg
• Avstemmingspunkt 4
o
Kontroll at utligningsbildet (TPRN002) speiler kundereskontro (CU08)
Avstemming
Hva gjøres med differanser?
1. Prøv å forklar differansene
o
o
Alder på transaksjoner -> gamle feil
Mislykket bokføring/reversering – Feilliste GL07  Forsystem
økonomi
o
Mangler i oppsett eller rutiner
o
Etc.
2. Manuelle korrigeringer
o
Manuelle bilag/utligninger
o
Tapsføring/Gevinstføring
3. Konsulenthjelp
Avstemming
Refusjonsrutine forenklet
Oppgave
PRN11 ‐ Bokføring refusjonskrav (GL07)
Avstemmingspunkt 1
VP10 ‐ Føre bankbilag
TPRN002 ‐ Utligne refusjonskrav
PRN15 ‐ Bokføre utligning (GL07)
PRN18 ‐ Differanseføring (GL07, CU16)
CU17 – Tapsføringsbekreftelse
PR01 – Lønnsforslag
PR02 ‐ Lønnsbekreftelse (GL07)
Avstemmingspunkt 2 ‐ 4
+ Purrerutine og få en avklaring
Tidspunkt
T
T+1
T+2
T+3
T+4
T+5
T+6
T+7
T+8
T+9
Dato fra
Dato til
Refusjonsprosessen
Oppsummering
Grensekontroller
Koblinger
Regnskap
Fraværsregistrering
NAV
Krav
Avstemmingskurs
Feillister
Utligning og
purringer
Fravær
[email protected]
Besøk partner- og utstillerstandene og få gode tips!
#EVRYFØRST
Delta i konkurransen i Sosiale medier
• Last opp ditt bilde med hashtaggen
#EVRYFØRST og bli med i trekningen av fine
premier