1. No category

DAGSORDEN ÅRSMØTE FOR 2014
Sak 1
Åpning
1.1 Godkjenning av innkalling
1.2 Godkjenning av representanter
1.3 Godkjenning av saksliste
1.4 Vedta forretningsorden
Sak 2
2.1 Valg av ordstyrer
2.2 Valg av referent
2.3 Valg av tellekorps
2.4 Valg av protokollunderskrivere
Sak 3
Årsmelding for 2014
Sak 4
Regnskap og revisjon for 2014
Pause m/enkel bevertning
Sak 5
Forslag til strategiplakat og arbeidsplan for 2015
Sak 6
Forslag
6.1 Saker fra VABUR-styret
6.2 Innkomne forslag
6.3 Godkjenning: organisasjoner inn
Sak 7
Forslag til budsjett for 2015
Sak 8
Valg




1 styreleder for 1 år
3 styremedlemmer for 2 år
3 varamedlemmer for 1 år
Godkjenning av valgkomite (avtroppende styremedlemmer)
Sak 9
Avslutning
Forretningsorden
Styrets innstilling til konstitusjon:
Ordstyrer:
Referent: Astrid Marie Lund Gilje
Protokoll:
-
-
-
Til å telle stemmer velges et tellekorps på to medlemmer.
Det velges to protokollunderskrivere som undertegner protokollen før den sendes ut
til medlemsorganisasjonene.
Representantene kan forlange ordet til forretningsorden. De skal da slippe til utenom
taleliste. Dirigent har rett til å fremsette forslag om begrenset taletid, og forslag om
at det settes strek for inntegning av nye talere ved et bestemt tidspunkt.
Alle forslag til vedtak må innleveres skriftlig til dirigent med navn på forslagstiller –
dersom dirigent ikke frafaller kravet om dette. Forslaget kan ikke fremsettes eller
trekkes etter at streker satt.
Saker som ønskes behandlet må være oppført på sakslisten.
Alle vedtak avgjøres ved alminnelig flertall av de avgitte stemmer. Ved stemmelikhet
foretas omvalg. Blanke stemmer teller som avgitte stemmer.
Valg av leder skjer skriftlig ved valg mellom flere kandidater.
Valg av styremedlemmer skjer ved særskilt valg.
Valg av varamedlemmer skjer ved et valg. De 3 kandidater blir varamedlemmer i
rekkefølge etter stemmetall.
I protokollen føres inn alle forslag og vedtak som er gjort.
Snarest mulig etter møtet sendes underskrevet protokoll til medlemsorganisasjonene
ÅRSMELDING 2014
For årsmøteperioden
12.3.2014 - 18.3.2015
1. Styret
Vi innleder med å gratulere "vår egen" Bjarne Egil Abrahamsen med fylkeskommunens
frivillighetspris – det er uten tvil vel fortjent!
Styret har i årsmøteperioden hatt følgende sammensetning:
Styreleder:
Kristian Nilsen, Vest-Agder FpU
Styremedlemmer:
Bjarne Egil Abrahamsen, Sørlandets Krets av NSF
(nestleder)
Benedicte Jacqueline Løchen Spinnangr,
Vest-Agder Ungdomslag
David Bror Fredriksen (KRIK Agder)
Kai Steffen Østensen (Vest-Agder AuF)
Frida Repstad (4H Vest-Agder)
Varamedlemmer:
1. Vilde Kristine Evenstad, Skeiv Ungdom Sør
2. Amalie Gunnufsen, Vest-Agder Unge Høyre
3. Raymond Kirknes, 4H Vest-Agder
Valgkomiteen:
Abdi Said, Vest-Agder AuF
Bendik Egeland NKSS Vest-Agder
Astrid Marie Lund Gilje, daglig leder VABUR
Revisjon Sør benyttes som revisor.
Det har vært avholdt 7 styremøter i årsmøteperioden, og styret har behandlet 48 saker.
Styrehonorar:
Årsmøte for 2013 videreførte ordningen med valgfritt personlig styrehonorar til styremedlemmer og
valgkomite. Honorar til valgkomiteen forutsetter full kandidatliste.
Deltakelse
Styreleder
Kristian Nilsen
7 styremøter
UFT
Storsamling
Styremedlemmer
Benedicte Jacqueline
Løchen Spinnangr
2 styremøter (som
styremedlem)
UFT
Varamedlemmer
Vilde Evenstad
7 styremøter
Bjarne Egil
Abrahamsen
4 styremøter
Amalie Gunnufsen
1 styremøte
David Bror Fredriksen
0 styremøter
Raymond Kirknes
5 Styremøter
Kai Steffen Østensen
2 styremøter
Frida Repstad
3 styremøter
Plakettfest 4H
Stand Skeive Sørlandsdager
2
2. Sekretariat
VABUR har kontor og møterom på fylkeshuset i Kristiansand.
Fra 1.1.2014 overtok fylkeskommunen arbeidsgiveransvar for daglig leder i VABUR, etter vedtak i
ekstraordinært årsmøte 25.11.2013. Det har i perioden vært 1 ansatt daglig leder i 60 % stilling,
Astrid Marie Lund Gilje. Fra og med juli til og med desember 2014 har Jacqueline Spinnangr fungert
som daglig leder, i svangerskapsvikariat for Astrid Marie.
Deltakelse
Våren 2014 var det fokus på overgangen til fylkeskommunen og rydding av kontor, samt forberedelse
til vikariatsperioden. I tillegg var en blant annet med på kursing i ny organisering av Aktiv Ungdom,
konferanse om ungdomsidrett og planlegging av "forgubbingsprosjekt", samt UKM
Fylkesmønstringen med ansvar for sekretariatet.
I løpet av høsten 2014 var en med på kurs i møtekultur, kurs om rasisme i egen organisasjon og
TRAFO-kurs (trafikksikkerhet). Det ble satt opp stand under Skeive Sørlandsdager og en deltok på
ansattsamling i BUR-nettverket.
I tillegg kommer forefallende kontorarbeid; arkivering, e-post, telefon, økonomi, nettside,
årsmøteforberedelser, forberedelser og etterarbeid i forbindelse med styremøter, samt
administrering av tilskuddsordningene.
Daglig leder (Astrid Marie Lund Gilje) fører regnskapet for VABUR.
3. Virksomhetens art
Virksomheten består av Vest-Agder Barne- og Ungdomsråd. VABUR er lokalisert på fylkeshuset i
Kristiansand. Vest-Agder fylkeskommune stiller administrativt sekretariatsfunksjon (kalt daglig leder)
til disposisjon for VABUR, tilsvarende 60 % stilling per år. VABUR skal være premissleverandør og
oppfølgingsansvarlig for arbeidsoppgaver til daglig leder i form av årlig arbeidsplan.
4. Fortsatt drift
Årsregnskapet er utarbeidet under forutsetning om fortsatt drift. Styret mener denne forutsetningen
er til stede.
5. Arbeidsmiljø/ytre miljø
Styret anser arbeidsmiljøet i selskapet som bra. Det er ikke iverksatt spesielle tiltak. Engasjerte i
virksomheten har ikke vært utsatt for ulykker eller skader i forbindelse med utførelse av arbeidet.
Vest-Agder Barne- og Ungdomsråd virksomhet arbeider aktivt for ikke å forurense det ytre miljø.
3
6. Andre forhold
Det er etter det styret kjenner til ikke inntrådt forhold etter regnskapsårets utgang som har
betydning for Vest-Agder Barne- og Ungdomsråds stilling og resultat.
7. Medlemmer
VABUR har 35 medlemsorganisasjoner pr. 10.02.2015
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
Speiderorganisasjoner:
Agder Krets av Norges KFUK-KFUM Speidere
Sørlandets Krets av Norges Speiderforbund
Livssynsorganisasjoner:
Acta Agder, Barn og Unge i Normisjon
Agder Krets av Norges KFUK-KFUM
Agder og Telemark Bispedømmeråd, Ungdomsrådet
Indremisjonsforbundet - IMF Sør
KRIK Agder
NMS U Agder
Norges Kristelige Student- og Skoleungdomslag, Region Sør
NLM Ung, Norsk Luthersk Misjonssamband, Region Sør
NLM Ung, Norsk Luthersk Misjonssamband, Region Sør-Vest*
St. Ansgar Katolske Ungdomslag
Vest-Agder Søndagsskolekrets
Samfunnspolitiske organisasjoner:
AUF i Vest-Agder
Vest-Agder KrFU
Vest-Agder Unge Venstre
Vest-Agder SU
Vest-Agder FPU
Vest-Agder Unge Høyre
Kultur- og fritidsorganisasjoner:
4H Vest-Agder
Agder Skyttersamlag
Norges Jeger- og Fiskerforbund
Vest-Agder Skyttersamlag, ungdomslaget
Vest-Agder Ungdomslag
Andre organisasjoner:
A-Larm
BURG Vest-Agder
CISV Vest-Agder
Diabetesforbundet Vest-Agder
Epilepsiforeningen Agder*
Hjertelyst Agder*
Norges Blindeforbund Vest-Agder
Skeiv Ungdom Sør
4
33. SMSO Agder
34. Vest-Agder Natur- og Ungdom
35. Vest-Agder Røde Kors Ungdom
*Godkjent av styret 7.4.2014
8. Årsmøter i 2014
Årsmøtet for 2013 ble avholdt på fylkeshuset i Kristiansand 12.3.2014. 18 stemmeberettigede,
inkludert styret, samt 2 observatør, daglig leder og ordstyrer Alexander Etsy Jensen møtte til
årsmøtet. Årsmøtet ble gjennomført etter sakslisten.
9. VABURs aktiviteter i 2014
I forhold til vedtatt arbeidsplan, som tar utgangspunkt i prioriterte arbeidsområder i
strategiplakaten.
Introduksjon
I 2014 ønsket vi å vende fokuset tilbake til våre medlemsorganisasjoner, og jobbe mer med
organisasjonsutvikling og økt aktivitet i organisasjonene. En ønsket spesielt å ha fokus på å få inn nye
medlemsorganisasjoner, samt å synliggjøre tilskuddsordningene som er tilgjengelige for dem. I 2014
har vi fått tre nye medlemsorganisasjoner, og vi fikk en liten økning i antall søkere om driftsmidler.
Antallet søkere på kreative tiltak og generelle tilskudd er stabilt lavt.
Sammen med de andre paraplyorganisasjonene ønsket en i tillegg å satse på tiltak mot ”forgubbing”
av organisasjonslivet og frivilligheten. På tvers av organisasjonene ser vi en felles utfordring, med
frafall i aldersgruppen 15-19 år. Vi ønsker sammen å utvikle metoder for å beholde, rekruttere,
motivere og utvikle medlemmer og ledere i denne aldersgruppen. Paraplyorganisasjonene hadde et
møte våren 2014 hvor en tenkte litt fremover, og tiltakene ble omtalt i søknad om midler til
fylkeskommunen for 2015. Deretter har arbeidet stoppet litt opp – for VABURs sin del på grunn av
bemanningssituasjonen og overgangen til fylkeskommunen. Det er ikke lagt inn økte rammer i
fylkesrådmannens forslag til budsjett for 2015.
PRIORITERTE ARBEIDSOMRÅDER (strategiplakaten)
1. En støttespiller for fylkets frivillige organisasjoner og videreutvikling av disse
•
•
•
•
•
•
•
VABUR har revidert gjeldende tilskuddsordninger.
En har hatt fokus på hjemmesiden og facebook, med overgang til hjemmeside via
fylkeskommunens sider. Her begrenser nyhetsbiten seg noe, så facebook brukes i større grad
til dette.
Oppdateringer er sendt på e-post til oppgitte kontaktadresser.
VABUR har deltatt på noen årsmøter og andre arrangement i regi av
medlemsorganisasjonene.
VABUR har fått tre nye medlemsorganisasjoner.
VABUR har søkt om økte rammer fra fylkeskommunen, men dette er ikke lagt inn i
fylkesrådmannens forlag til budsjett.
VABUR har vært behjelpelige med råd og veiledning i forbindelse med utfylling av søknader
om tilskudd.
5
•
•
•
•
•
•
•
•
VABUR har ikke arbeidet med egne prosjekter i 2014, grunnet bemanningssituasjonen og
overgangen til fylkeskommunen. Dette gjelder også for fokus på utfordringer knyttet til
frafall i organisasjonslivet og frivilligheten i aldersgruppen 15-19 år.
VABUR hadde et konstituerende møte i april der en kort gikk gjennom styrets oppgaver,
vedtekter og retningslinjer. Videre hadde VABUR en samling med det nye styret i mai, der en
behandlet søknader om drift og ble bedre kjent med hverandre.
VABUR fikk ikke arrangert eget tillitsvalgtkurs denne årsmøteperioden.
VABUR deltok på storsamlingen for landets BUR, i år i Vestfold.
VABUR ville i 2014 forsøke å arrangere en temakveld og et organisasjonskurs, men dette har
en ikke fått fulgt opp.
VABUR ville oppfordre til og legge til rette for kompetanseutveksling mellom
medlemsorganisasjonene, men en har ikke gjort noe konkret med dette.
VABUR har opprettholdt tett kontakt med LNU og de andre Barne- og Ungdomsrådene i
Norge.
VABUR gjeninnførte fadderordningen, der det enkelte styremedlem får et spesielt
oppfølgingsansvar for et utvalg av medlemsorganisasjonene.
2. Tilrettelegger for arenaer der unges stemmer blir hørt, skaper engasjement og gir mulighet for
utfoldelse
•
•
•
•
•
VABUR har arbeidet med synliggjøring av tilskuddsordningen Generelle tilskudd, og gått
aktivt ut for å finne prosjekter/tiltak som burde søke.
VABUR, kun ved daglig leder, stilte med sekretariat under UKM fylkesmønstringen.
VABUR var engasjert i komiteen for Grunnlovsjubileet 2014, og støttet grunnlovsprosjektet til
Wergelandssenteret.
VABUR fikk ikke engasjert seg videre i arbeidet med Nullvisjon Agder direkte, men deltok på
TRAFO-kurs.
VABUR har tett samarbeid med Ungdommens fylkesting i Vest-Agder, med to representanter
fra VABUR i UFT og en representant fra UFT i VABUR. Det er også tette administrative bånd.
3. En arena for formidling og synliggjøring av barne- og ungdomsaktivitet i fylket
•
•
VABUR har så langt som mulig profilert og markedsført barne- og ungdomsaktiviteter og
tiltak på en positiv måte i media, på facebook og på VABURs egen hjemmeside.
VABUR deltok på stand under Skeive Sørlandsdager.
4. Være en synlig ressurs opp mot fylkeskommunens barne- og ungdomsarbeid
•
•
•
•
•
•
VABUR har videreført samarbeidet med Vest-Agder Fylkeskommune, selv om aktivitetsnivået
har vært noe lavere enn ønsket. Helt konkret har en i 2014 samarbeidet om
organisasjonskurs for innvandrerorganisasjoner og UKM.
VABUR engasjerte seg i arbeidet med å finne gode kandidater til fylkets frivillighetspris – som
for 2014 ble tildelt "vår egen" Bjarne Egil Abrahamsen.
VABUR har fortsatt som lokal kontakt for Erasmus+: Aktiv Ungdom (EU’s tilskuddsordning for
barn og unge), men informasjons-samarbeidet med Sørlandets Europakontor har stilnet.
VABUR har opprettholdt sitt samarbeid med de andre paraplyorganisasjonene: Vest-Agder
Idrettskrets, Norsk Musikkråd Vest-Agder og Rosegården Teaterhus, men de konkrete
prosjektplanene har uteblitt.
VABUR har samarbeidet videre med Elev og lærlingeombudet. Samarbeidet gjelder både
konkrete saker, men også mer generell informasjonsutveksling.
VABUR har arbeidet for å inkludere og øke kulturmidler til generelle tiltak for barn og unge.
6
10.Økonomi
Regnskap 2014
Regnskapet for 2014 viser et årsresultat på kr. 70724,51,- i overskudd. Utgående egenkapital for
2014 er kr 341 131,23,-. Overskuddet er større enn budsjettert, først og fremst grunnet ny føring av
tilskuddskontiene, samt tilbakeføring av avsatte tilskudd og honorar. Tidligere praksis med å sette av
ufordelte og ikke-utbetalte midler og honorar på balansekonto ved årsslutt har en, etter oppfordring
fra revisor, gått tilbake på med tilbakevirkende kraft.
Av kostnadene i 2014 var 53 % tilskudd til medlemsorganisasjonene og barn og unge, mens de
resterende 47 % gikk til administrasjon, styrearbeid og egne prosjekter. En bør ha i mente at også
denne fordelingen blir påvirket av endringene nevnt over. Av inntektene var 92 % fylkeskommunale
kulturmidler til barne og unge, de resterende 8 % er andre tilskudd og refusjoner (inkludert
momskompensasjon).
Tilskudd VABUR 2014
Driftsmidler 2014
1.
SMSO
2.
Vest-Agder skyttersamlag/ungdomsutvalget
3.
Vest-Agder søndagsskolekrets
4.
Agder skyttersamlag
5.
NKSS laget
6.
4H Vest-Agder
7.
Vest-Agder røde kors
8.
Natur og Ungdom Vest-Agder
9.
KRIK Agder
10.
NLM ung region sør-vest
11.
Diabetesforbundet Vest-Agder
12.
NLM ung region sør
13.
SAUL
14.
Agder krets av KFUK-KFUM speidere
15.
Skeiv Ungdom sør
16.
AuF i Vest-Agder
17.
ATBDR ungdomsrådet
18.
Epilepsiforeningen Agder
19.
Vest-Agder ungdomslag
20.
Hjertelyst Agder
21.
Acta
22.
FrPU
SUM
Kreative tiltak 2014
Krfu / ungdomspolitisk nettverk
4H Vest-Agder / Det store potetløpet
AuF i Vest-Agder / Palestina-kampanje
SUM
7
11 400
34 800
52 700
19 000
40 900
45 600
24 800
0
33 500
16 300
14 200
36 600
17 000
24 600
11 600
13 000
8 400
15 500
34 100
5 100
26 900
4 000
490 000
9 380
3 000
10 000
22 380
Generelle tilskudd 2014
Regional ungdomsgalla
Miniparken / Fjellparkens barnefestival
Foreningen for hjertesyke barn Vest-Agder / Danmarkstur
SUM
10 000
10 000
10 000
30 000
Budsjett 2015
Det blir lagt opp til et realistisk budsjett for drift av VABUR i 2015.
Det blir lagt opp til et underskudd, for å bruke av egenkapitalen – som en anser som unødvendig høy.
I fylkeskommunens budsjettforslag for 2014 er det kun foretatt indeksregulering av tilskuddet til
VABUR, det er ikke lagt inn utvidede rammer som det ble søkt om.
11. Sluttord
2014 har vært et år der VABUR har opprettholdt sitt engasjement for barn og unge generelt i fylket, i
tillegg til vår viktige funksjon for i barne- og ungdomsorganisasjonene – i en periode med
administrative omveltninger.
VABUR ønsker seg fornøyde og driftige medlemsorganisasjoner, og med normal bemanning vil vi
fortsette å gjøre en innsats for frivilligheten – med fokus på økonomi og kompetanse i årene
framover.
Vi håper medlemsorganisasjonene og fylkeskommunen vil bruke oss til det vi behøves til, slik at
VABUR kan være et aktivt barne- og ungdomsråd.
Takk for 2014 – måtte 2015 bli et godt år for barn og unge i Vest-Agder!
______________________
Kristian Nilsen /s/
Styreleder i VABUR
Vest-Agder FpU
______________________
Jacqueline Spinnangr /s/
Styremedlem i VABUR
Vest-Agder Ungdomslag
______________________
Bjarne Egil Abrahamsen /s/
Nestleder i VABUR
Sørlandets Krets av NSF
______________________
Raymond Kirknes /s/
Varamedlem i VABUR
4H Vest-Agder
______________________
Vilde Kristine Evenstad /s/
Varamedlem i VABUR
Skeiv Ungdom Sør
8
RESULTATREGNSKAP 2014
RESULTAT
Inntekter
3100
3120
3140
3650
3660
3680
3900
8050
Kostnader
4110
4120
4140
4150
5000
5092
5100
5330
5400
5405
5420
5900
5920
5960
6300
6560
6700
6790
6800
6810
6820
6830
6840
6860
7110
7160
7320
7395
7360
7450
7451
7452
7500
7560
7700
7710
7720
7760
7770
7780
Regnskap 2014
Budsjett 2014
Differanse
Regnskap 2013
Differanse
Oppsummert
Inntekter
Kostnader
Resultat
1017019,25
946294,74
70724,51
993835,70
1040510,00
-46674,30
23183,55
-94215,26
117398,81
1308675,58
1177236,07
131439,51
-291656,33
-230941,33
-60715,00
Salgsinntekt, avgiftsfri
Inntekt arbeidssamling
Inntekt UFT
Offentlige tilskudd
Refusjoner
MVA refusjon
Andre driftsrelaterte inntekter
Annen renteinntekt
Sum inntekter
0,00
0,00
9546,25
933000,00
0,00
44359,00
20000,00
10114,00
1017019,25
10000,00
10000,00
0,00
933000,00
5000,00
30835,70
0,00
5000,00
993835,70
-10000,00
-10000,00
9546,25
0,00
-5000,00
13523,30
20000,00
5114,00
23183,55
0,00
0,00
299633,78
906000,00
7031,80
34252,00
56439,00
5319,00
1308675,58
0,00
0,00
-290087,53
27000,00
-7031,80
10107,00
-36439,00
4795,00
-291656,33
15000,00
26246,52
0,00
0,00
41246,52
0,00
0,00
0,00
1400,00
1775,00
0,00
0,00
552,10
0,00
1540,00
5267,10
0,00
166,19
8000,00
358702,00
346,00
9974,75
0,00
1010,00
0,00
304,00
4735,00
0,00
406,56
-0,33
0,00
490000,00
5624,99
10000,00
-1031,00
317,71
5416,25
4237,00
833,00
135,00
604,00
0,00
899781,12
946294,74
20000,00
20000,00
0,00
1000,00
41000,00
0,00
0,00
0,00
19600,00
0,00
0,00
0,00
500,00
0,00
1500,00
21600,00
0,00
0,00
7500,00
320000,00
0,00
6000,00
0,00
1000,00
200,00
20000,00
3000,00
3000,00
3000,00
0,00
1000,00
500000,00
50000,00
50000,00
0,00
0,00
8000,00
3500,00
1000,00
100,00
400,00
210,00
977910,00
1040510,00
-5000,00
6246,52
0,00
-1000,00
246,52
0,00
0,00
0,00
-18200,00
1775,00
0,00
0,00
52,10
0,00
40,00
-16332,90
0,00
166,19
500,00
38702,00
346,00
3974,75
0,00
10,00
-200,00
-19696,00
1735,00
-3000,00
-2593,44
-0,33
-1000,00
-10000,00
-44375,01
-40000,00
-1031,00
317,71
-2583,75
737,00
-167,00
35,00
204,00
-210,00
-78128,88
-94215,26
0,00
9350,00
137659,75
3112,00
150121,75
376225,10
38746,10
3638,00
11200,00
54860,60
5463,30
8201,00
0,00
1017,00
0,00
499351,10
42003,00
250,00
7500,00
0,00
857,00
12517,00
340,00
980,00
0,00
22324,50
1944,50
5581,00
1535,64
-4,12
129,00
400000,00
3700,00
10000,00
8288,00
0,00
3868,70
5225,00
0,00
135,00
388,00
201,00
527763,22
1177236,07
15000,00
16896,52
-137659,75
-3112,00
-108875,23
-376225,10
-38746,10
-3638,00
-9800,00
-53085,60
-5463,30
-8201,00
552,10
-1017,00
1540,00
-494084,00
-42003,00
-83,81
500,00
358702,00
-511,00
-2542,25
-340,00
30,00
0,00
-22020,50
2790,50
-5581,00
-1129,08
3,79
-129,00
90000,00
1924,99
0,00
-9319,00
317,71
1547,55
-988,00
833,00
0,00
216,00
-201,00
372017,90
-230941,33
70724,51
-46674,30
117398,81
131439,51
-60715,00
Varekostnader / egne prosjekter
Kostnader arbeidssamling
Kostnader UFT
Kostnader STEM13
Sum prosjektkostnader
Lønn til ansatte
Feriepenger
Timelønn
Godtgjørelse til styre-og bedriftsforsamlin
Arbeidsgiveravgift
Arbeidsgiveravgift feriepenger
Innberetningspliktige pensjonskost
Gave til ansatte
Personalforsikring
Gaver til styret
Sum lønnskostnader
Leie lokaler
Rekvisita
Honorar revisjon
Annen fremmed tjeneste
Kontorrekvisita
Data/EDB-kostnad
Trykksaker
Kontingenter
Aviser, tidsskrifter, bøker o.l.
Møte, kurs, oppdatering o.l.
Bilgodtgjørelse (uten arb,giveravgift)
Diettkostnad, ikke oppgavepliktig
Reklamekostnad
Øredifferanser
Representasjon, ikke fradragsberettiget
Driftsmidler
Kreative tiltak
Generelle tilskudd
Forsikringspremier
Servicekostnader
Styremøter
Årsmøte
Annen møtevirksomhet
Andre avgifter
Bank og kortgebyr
Andre gebyr
Sum andre kostnader
Sum kostnader
Resultat
Noter
1) Rest tilskudd Aktiv Ungdom.
2) Restilskudd til STØT (2012) fra fylkeskommunen.
3) Tilskudd til Wergelandssenteret (erstatter eget grunnlovsjubileums-markering).
4) Honorar utbetalt i 2014, samt tilbakeført honorar som har vært satt av i balansen.
Tidligere praksis med å sette av "opptjent" honorar ved årsslutt opphører (styrevedtak 28.01.2015).
5) Lønn og kontorhold for daglig leder.
6) Etterslep felles leie av regnskapssprogram/skriver med VAMR i 2013, samt lisens regnskapsprogram for 2014.
7) Inkludert utestående fra 2013.
8) Se egen oversikt.
9) Forhåndsbetalt i 2013 - avtale sagt opp 1.1.2014.
Konsekvens for egenkapital
Inngående EK 01.01.2014
Resultat 2014
Utgående EK 31.12.2014
270 406,72
70 724,51
341 131,23
1
Note
1
2
3
4
5
6
7
8
8
8
9
RESULTATREGNSKAP 2014
Resultatregnskap godkjennes, 16.02.2015
__________________________
Kristian Nilsen /s/
Styreleder i VABUR
Vest-Agder FpU
_____________________________
Jacqueline Spinnangr /s/
Styremedlem i VABUR
Vest-Agder Ungdomslag
_________________________
Bjarne Egil Abrahamsen/s/
Styremedlem i VABUR
Sørlandets Krets av NSF
___________________________
Raymond Kirknes /s/
Varamedlem i VABUR
4H Vest-Agder
___________________________
Vilde Evenstad /s/
Varamedlem i VABUR
Skeiv Ungdom Sør
2
BALANSEREGNSKAP 2014
BALANSE
1520
1571
1910
1920
1930
1950
2050
2140
2150
2180
2409
2600
2770
2785
2935
2940
2990
01.01.2014
EIENDELER
Omløpsmidler
Andre kortsiktige fordringer
Lønnsforskudd
Kasse
Bankinnskudd
Høyrentekonto
Bankinnskudd for skattetrekk
sum
SUM EIENDELER
EGENKAPITAL OG GJELD
Egenkapital
Egenkapital (innskutt og opptjent)
Annen egenkapital
Udisponert resultat
Udisponert resultat
Sum egenkapital (inkl udisp resultat)
Gjeld
Avsetning forpliktelser
Avsetning generelle
Avsetning kreative
Andre avsetninger for forpliktelser
sum
Kortsiktig gjeld
Leverandørgjeld
Forskuddstrekk
Skyldig arbeidsgiveravgift
Påløpt arbeidsgiveravgift ferielønn
Skyldig møtehonorar
Skyldige feriepenger
Annen kortsiktig gjeld
sum
Sum gjeld
SUM EGENKAPITAL OG GJELD
Avvik
Endring
31.12.2014 Note
0,00
0,00
885,50
42097,21
371058,00
31243,26
445283,97
445283,97
2860,00
0,00
200,00
79358,26
-90063,00
-14749,00
-22393,74
-22393,74
2860,00
0,00
1085,50
121455,47
280995,00
16494,26
422890,23
422890,23
-270406,72
-70724,51
-341131,23
0,00
-270406,72
0,00
-70724,51
0,00
-341131,23
-32000,00
-24500,00
-23000,00
-79500,00
10000,00
0,00
0,00
10000,00
-22000,00
-24500,00
-23000,00
-69500,00
-13025,25
-14766,00
-10077,00
-5463,00
-13300,00
-38746,00
0,00
-95377,25
-174877,25
-445283,97
0,00
13025,25
14766,00
8302,00
5463,00
9450,00
38746,00
-6634,00
83118,25
93118,25
22393,74
0,00
0,00
0,00
-1775,00
0,00
-3850,00
0,00
-6634,00
-12259,00
-81759,00
-422890,23
0,00
1
2
2
2
3
4
Noter
1) VAF kr. 1110,- (utlegg UFU), Kristian Nilsen kr 1750,- (dobbelt honorar 2012).
2) Se egen oversikt. Tilskudd satt av til og med 2013 blir tilbakeført i løpet av 2015 (styrevedtak 28.01.2015).
3) Utestående til og med 2012 er tilbakeført (i resultat), utestående nå er fra 2013.
Disse slettes i løpet av 2015, og praksisien med å sette av "opptjent" honorar ved årsslutt opphører (styrevedtak 28.01.2015).
4) Møtehonorar, regninger levert desember 2014 - utbetalt januar 2015.
Balanseregnskap godkjennes, 16.02.2015
__________________________
Kristian Nilsen /s/
Styreleder i VABUR
Vest-Agder FpU
_______________________
Jacqueline Spinnangr /s/
Styremedlem i VABUR
Vest-Agder Ungdomslag
_________________________
Bjarne Egil Abrahamsen/s/
Styremedlem i VABUR
Sørlandets Krets av NSF
_______________________
Raymond Kirknes /s/
Varamedlem i VABUR
4H Vest-Agder
___________________________
Vilde Evenstad /s/
Varameldem i VABUR
Skeiv Ungdom Sør
1
Oversikt tilskudd 2014
DRIFTSMIDLER 2014
smso
vest-agder skyttersamlag/ungdomsutvalget
vest-agder søndagsskolekrets
agder skyttersamlag
nkss laget
4H vest-agder
vest-agder røde kors
natur og ungdom vest-agder
krik agder
nlm ung region sør-vest
diabetesforbundet vest-agder
nlm ung region sør
saul
agder krets av KFUK-KFUM speidere
skeiv ungdom sør
AuF i Vest-Agder
ATBDR ungdomsrådet
Agder Epilepsi
vest-agder ungdomslag
Hjertelyst Agder
Acta
FPU
Sum driftsmidler
KREATIVE TILTAK
2014
Krfu/fellesprosjekt ung.pol
4H
AuF i Vest-Agder
Sum kreative 2014
2013
4h
Klagepott
2012
Acta
Sum kreative avsatt
GENERELLE TILSKUDD
2014
Ungdomsgalla
Idrettskretsen
Miniparken
Foreningen for hjertesyke barn Vest-Agder
Sum generelle 2014
2013
Castlemania
Klagepott
2012
Elevorg
Sum generelle avsatt
ANDRE TILSKUDD
2014
Wergelandssenteret
Sum andre tilskudd 2014
2011
NJFF
NJFF
FpU
Sum andre avsatt
Vedtatt
Utbetalt
kommentar
11400
11400
34800
34800
52700
52700
19000
19000
40900
40900
45600
45600
24800
24800
0
0 Ikke fungerende styre
33500
33500
16300
16300
14200
14200
36600
36600
17000
17000
24600
24600
11600
11600
13000
13000
8400
8400
15500
15500
34100
34100
5100
5100
26900
26900
4000
4000
490000
490000
Vedtatt
Ikke utbetalt Utbetalt/tilbakommentar
9380
3000
10000
22380
0
3000
10000
13000
9500
10000
9500
10000
5624,99 Redusert etter rapport
5624,99
5000
5000
24500
24500
0
Vedtatt
Ikke utbetalt Utbetalt/tilbakommentar
10000
0
10000
10000
30000
10000
0
10000
0
20000
10000
10000
10000
10000
Utsatt til høsten
10000
10000
2000
2000
22000
22000
0
Vedtatt
Ikke utbetalt Utbetalt/tilbakommentar
15000
15000
0
0
15000
15000
6000
11000
6000
23000
6000
11000
6000
23000
0
STRATEGIPLAKAT
VERDIER
Engasjert, synlig, inkluderende og støttende
VISJON
En ressurs for ungt engasjement
FORMÅL
• En paraply for de frivillige organisasjonene og barn- og unge generelt
• En samarbeidspart for fylkets administrasjon og politikere i barne- og
ungdomsspørsmål og satsninger
PRIORITERTE ARBEIDSOMRÅDER
• En støttespiller for fylkets frivillige organisasjoner og videreutvikling av disse
• Tilrettelegger for arenaer der unges stemmer blir hørt, skaper engasjement og
gir mulighet for utfoldelse
• En arena for formidling og synliggjøring av barne- og ungdomsaktivitet i fylket
• Være en synlig ressurs opp mot fylkeskommunens barne- og ungdomsarbeid
Forslag til styret 16.2.2015
Arbeidsplan 2015
Forslag til årsmøtet 18.3.2015
Introduksjon
For 2015 ønsker vi å forsterke fokuset på våre medlemsorganisasjoner, og jobbe mer med
organisasjonsutvikling og økt aktivitet i organisasjonene. En ønsker spesielt å ha fokus på å få inn nye
medlemsorganisasjoner, samt å synliggjøre tilskuddsordningene som er tilgjengelige for dem. Det er også et
ønske om å kartlegge organisasjonslivet i fylket, med tanke på en mulig frivillighetsplan for fylket, samt å
arbeide for et felles barne- og ungdomsråd for Agderfylkene.
En skal selvsagt ha alle arbeidsområdene i strategiplakaten høyt oppe, men en ønsker altså for 2015 og ha noe
sterkere fokus på område 1.
PRIORITERTE ARBEIDSOMRÅDER (strategiplakaten)
1. En støttespiller for fylkets frivillige organisasjoner og videreutvikling av disse
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
VABUR vil aktivt arbeide for å få prosjektmidler til tidsavgrensede tiltak i 2015.
VABUR vil ha fokus på utfordringer knyttet til frafall i organisasjonslivet og
frivilligheten i aldersgruppen 15-19 år.
VABUR vil arbeide for et felles BUR for Agderfylkene.
VABUR vil ta initiativ til en kartlegging av fylkets frivillighet, med sikte på en
frivillighetsplan for fylket.
For å sikre at viktig informasjon når ut til våre medlemsorganisasjoner vil VABUR i
2015 fortsatt ha stort fokus på hjemmesiden og facebook. Oppdateringer skal
komme ofte, og alt av vedtekter, retningslinjer, søknader og frister skal til en hver tid
være gjeldende. En oppfordrer medlemsorganisasjonene til å bidra med stoff.
VABUR vil fortsette å sende oppdateringer på e-post til oppgitte kontaktadresser.
VABUR ønsker å bli invitert på årsmøter og andre arrangement i regi av
medlemsorganisasjonene, og skal følge opp så langt det er mulig. Dette vil bedre
kommunikasjonen mellom organisasjonene og VABUR.
VABUR vil jobbe for å få flere nye medlemsorganisasjoner.
VABUR vil arbeide for at kulturmidlene for barne- og ungdomsarbeid stadig skal øke,
slik at vi får mer midler til fordeling på våre medlemsorganisasjoner.
VABUR vil være behjelpelige med råd og veiledning i forbindelse med utfylling av
søknader om tilskudd.
VABUR vil ha en samling med det nye styret, der en går gjennom styrets oppgaver,
vedtekter og retningslinjer, behandler søknader om drift og blir kjent med hverandre.
VABUR vil holde eller sende sine styremedlemmer på tillitsvalgtkurs, som en del av
det nye BUR-samarbeidet, i regi av Landsrådet for Norges Barne- og
Ungdomsorganisasjoner (LNU) – forutsatt at et slikt kurs blir tilbudt og det er ønsket
av styremedlemmene.
VABUR vil i april 2015 dra på storsamlingen for landets BUR, i år i Nord-Trøndelag.
VABUR vil i 2015 forsøke å arrangere en temakveld og et organisasjonskurs.
Temakvelden vil ta for seg et tema medlemsorganisasjonene selv har interesse av, for
eksempel tilskuddsordninger: hvem kan søke på hva, og hvor og hvordan kan dette
•
•
gjøres – eller VALG 2015. Organisasjonskurset vil blant annet ha fokus på
arbeidsoppgaver for de ulike styrevervene, normer og regler. En oppfordrer
medlemsorganisasjonene til å komme med ønsker.
VABUR vil oppfordre til og legge til rette for kompetanseutveksling mellom
medlemsorganisasjonene.
VABUR ønsker også å opprettholde tett kontakt med LNU og de andre Barne- og
Ungdomsrådene i Norge. Særlig vil daglig leder søke kompetanse hos de andre
ansatte, gjennom egne ansattsamlinger og jevnlig kontakt. Dette vil også styrkes
gjennom storsamlingen i april.
2. Tilrettelegger for arenaer der unges stemmer blir hørt, skaper engasjement og gir
mulighet for utfoldelse
•
•
•
•
VABUR ønsker i 2015 å arbeide med synliggjøring av tilskuddsordningen Generelle
tilskudd – og aktiv gå ut for å finne prosjekter/tiltak som bør søke.
VABUR vil engasjere seg i Ungdommens Kulturmønstring på fylkesplan.
VABUR vil engasjere seg i arbeidet med Nullvisjon Agder.
VABUR vil fortsatt engasjere seg for og med Ungdommens fylkesting i Vest-Agder.
3. En arena for formidling og synliggjøring av barne- og ungdomsaktivitet i fylket
•
•
•
VABUR skal profilere og markedsføre barne- og ungdomsaktiviteter og tiltak på en
positiv måte i media, på facebook og på VABURs egen hjemmeside.
VABUR vil ta initiativ til at det utvikles mobilapp med oversikt over aktiviteter/tilbud
for barn og unge i fylket.
VABUR vil i 2015 gjøre egne profileringstiltak.
4. Være en synlig ressurs opp mot fylkeskommunens barne- og ungdomsarbeid
•
•
•
•
•
•
VABUR vil også videreføre det gode samarbeidet med Vest-Agder Fylkeskommune,
og jobbe for et enda bedre samarbeid med Hovedutvalget for Kultur i Vest-Agder.
Aktuelle tema å samarbeide om er ulike plansaker – for eksempel ved å ta initiativ til
en frivillighetsplan, organisasjonskurs, samt UKM og andre prosjekt/tiltak som måtte
dukke opp.
VABUR vil engasjere seg i arbeidet med å finne gode kandidater til fylkets
frivillighetspris.
VABUR vil fortsette som lokal kontakt for Erasmus+: Aktiv Ungdom (EU’s
tilskuddsordning for barn og unge), og fortsette informasjons-samarbeidet med
Sørlandets Europakontor.
VABUR vil opprettholde sitt samarbeid med de andre paraplyorganisasjonene: VestAgder Idrettskrets, Norsk Musikkråd Vest-Agder og Rosegården Teaterhus. Det er
aktuelt å ha et felles prosjekt med fokus på frafall i aldersgruppen 15-19 år. Det kan
også bli aktuelt å avholde et felles styre- og informasjonsmøte.
VABUR vil samarbeide videre med Elev og lærlingeombudet. Samarbeidet gjelder
både konkrete saker, men også mer generell informasjonsutveksling.
VABUR vil arbeide for å inkludere og øke kulturmidler til generelle tiltak for barn og
unge.
Sak 6.1 Styrets forslag til årsmøtet
Sakene legges frem med kort bakgrunn og endelig forslag til vedtak fra styret. For detaljert
behandling, se møteprotokollene som følger til slutt i saken.
6.1.1. Vedtektsendring – beslutningsdyktighet
Bakgrunn:
I gjeldende vedtekter står det ingenting om styrets beslutningsdyktighet. Styret har diskutert
om det BØR stå noe om dette (altså et minstekrav til oppmøte for å kunne ta avgjørelser).
Oppmøte varierer veldig, og daglig leder anbefaler at om en skal gå for et krav, bør det være så
lavt som mulig. Et konkret forslag i så tilfelle er at styret er beslutningsdyktig hvis man er enten
to styremedlemmer pluss styreleder, eller fire styremedlemmer uten styreleder.
Endringer av vedtektene kan bare gjøres av årsmøtet, og krever 2/3 flertall.
Styrets forslag til vedtak:
Årsmøtet godkjenner tillegg til vedtektene, punkt 4:
Styret er vedtaksdyktig med minimum 3 styremedlemmer til stede.
6.1.2. Evaluering av tilskuddsordningene
Bakgrunn:
Årsmøtet for 2013 vedtok en evaluering av dagens tilskuddsordninger. I løpet av høsten 2014
har en sendt ut spørreskjema til medlemsorganisasjonene, diskutert ordningene med
kulturadministrasjonen i fylkeskommunen og behandlet saken i styret, først 28.1 og deretter
16.2.
Enstemmig vedtak 28.1.2015:
Daglig leder utarbeider endelig sak til neste styremøte, basert på diskusjon i møtet.
Utgangspunktet er at styret ønsker å beholde ordningene som er nå, med noen endringer og en
klargjøring av rutiner for saksbehandling.
Etter møtet 16.2 landet styret på endelig forslag:
Forslag til endringer i retningslinjene
Driftsmidler
- Tillegg til punkt 2. B. Aktivitetstilskudd:
Vi vil gi poeng 1-6 etter hvorvidt den enkelte aktivitet innlemmer punktene under. Styret
kan også gi tilleggspoeng i forhold til prioriterte tema/satsninger fra år til år.
(Dette presiseres også i søknadsskjema)
Kreative tiltak og Generelle tilskudd
- Tillegg til punkt 4. Søknad og saksgang:
I vurderingen av søknaden godkjennes kun faktiske kostnader, og dugnad godkjennes
dermed kun som finansiering/egenandel. Dugnad må spesifiseres – og styret står fritt til
å vurdere reell verdi.
(Dette presiseres også i søknadsskjema)
Forslag til rutiner for saksbehandling
Driftsmidler
- Daglig leder gjennomgår søknadene og innhenter eventuelle manglende opplysninger.
- Daglig leder fordeler grunnstøtten basert på retningslinjene, og forbereder videre sak til
styret.
- Styret godkjenner fordeling av grunnstøtten og fordeler aktivitetsstøtten.
Kreative tiltak og Generelle tilskudd
- Daglig leder gjennomgår søknadene og innhenter eventuelle manglende opplysninger.
- Daglig leder forbereder sak til styret med vurdering, basert på retningslinjer, tidligere
tildelinger og gjeldende budsjett.
- Saken legges frem for styret med åpen innstilling til vedtak.
Styrets forslag til vedtak:
Årsmøtet for 2014 godkjenner foreslåtte endringer i retningslinjene for tilskuddsordningene,
samt at en tar rutiner for saksbehandling til etterretning.
6.1.3. Nettbrett i stedet for penger som møtegodtgjørelse
Bakgrunn:
Enstemmig vedtak 28.1.2015:
Daglig leder utarbeider endelig sak til neste styremøte, basert på diskusjon i møtet.
Utgangspunktet er at styret ønsker å innføre ordning med iPad til styremedlemmer og papirløse
møter.
Kostnader:
Ett nettbrett ligger på ca. kr.3.500,-, og man må for 2015 kjøpe inn til nye styremedlemmer og
sittende som har hatt 2/3 oppmøte. En kan ta utgangspunkt i at dette da gjelder et fulltallig
styre, og dette utgjør kr. 21.000,- for 2015. For kommende år kan man tenke seg at det vil være
nødvendig med innkjøp av 1-2 nettbrett. Tilsvarende kan møtehonorar reduseres noe.
Forslag til ordning:
- Vest-Agder barne- og ungdomsråd (VABUR) ønsker papirløse møter.
- Når man velges inn som ordinært medlem i styret for VABUR får man tilbud om et
nettbrett mot å signere avtale om bruk.
o Nettbrettet går over i personlig eie, uten mellomlegg, etter det første året som
styremedlem, forutsatt 2/3 oppmøte.
o Hvis man aksepterer avtale om nettbrett erstatter denne møtehonorar for det
første året som styremedlem.
o Fra og med andre år får man styrehonorar i tillegg.
o Ved mindre enn 2/3 oppmøte må styremedlemmet betale ut nettbrettet. Det er
ikke mulig å levere tilbake nettbrettet når avtale er signert.
o Vedlikehold eller reparasjoner som ikke dekkes av gjeldende garanti er det
enkelte styremedlems ansvar.
o Man kan søke om nytt nettbrett etter 3 år som styremedlem.
- Om man ikke ønsker å inngå avtale om nettbrett, må man selv stille med digitalt
verktøy. Man får da styrehonorar også det første året som styremedlem.
2
Styrets forslag til vedtak:
Årsmøtet for 2014 godkjenner foreslått ordning, samt forespeilet konsekvens for budsjett for
2015: Konto 6810 Datakostnad økes med kr. 21.000,- og Konto 5330 Møtegodtgjørelse
reduseres med kr. 8.400,-.
6.1.4. Endring av budsjettperiode
Bakgrunn:
Forslaget ble stilt som motforslag til innkommet forslag nr. 2 (som da ble trukket av
forslagsstiller).
Formålet med forslaget er å gi handlingsrom i perioden mellom regnskapsavslutning og
årsmøte. Årsmøtet vil da fremover behandle revidering av budsjett for inneværende år, samt
nytt budsjett for neste år. Man foreslår at endringen settes i verk fra og med neste årsmøte. I
praksis vil da årsmøtet for 2015 behandle nytt budsjett for 2016 og 2017, mens de følgende
årsmøter vil behandle revidert budsjett for inneværende år og nytt budsjett for neste år.
Styrets forslag til vedtak:
Årsmøtet for 2014 innfører 2-årig budsjettperiode fra og med neste årsmøte, som skissert i
forslaget.
3
Protokollutskrift 28.1.2015
Til stede:
Kristian Nilsen, Bjarne Egil Abrahamsen, Frida Repstad, Jacqueline Spinnangr, Raymond Kirknes og
Vilde Kristine Evenstad.
Forfall:
Kai Steffen Østensen, David Bror Fredriksen, Amalie Gunnufsen og Anna Celine Foss Stray.
Saknr.
3/15
1.
Vedlegg
Forslag til årsmøte
Evaluering av tilskuddsordningene
Gjeldende tilskuddsordning er en prøveordning, og styret må nå ta sti lling til om en ønsker å beholde
ordningen, gjøre mindre endringer eller se på hele ordningen på nytt. Endelig vedtak blir styrets forslag til
årsmøtet, men årsmøtet kan da også velge en annen retning. I siste instans må eventuelle endringer
godkjennes av Hovedutvalget for kultur og utdanning.
I løpet av høsten er det sendt ut spørreskjema til medlemsorganisasjonene og det er blitt innhentet
synspunkter fra kulturadmini strasjonen i fylkeskommunen. Daglig leder vil i møtet legge frem disse, samt
egne erfaringer. Dette, sammen med styrets erfaringer – må legge grunnlaget for hva vi gjør videre.
Konkrete tanker/innspill så langt er blant andre:
 Tydelighet i forhold til om dugnad kan telles som egenandel.
 Forutsigbarhet for medlemsorganisasjonene når det gjelder drift (tilskuddet bør ikke variere så
mye fra år til år, hvis omstendighetene er de samme) – samtidig som det er det sittende styrets
rett å endre prioriteringer?
 Fleksibilitet når det gjelder nye prosjekter/tiltak.
 Synlighet – spesielt ordningen som gjelder barn og unge generelt.
 Arbeidsmengde for styret kontra å bruke daglig leders kompetanse. Skal man gå tilbake til
innstilling fra daglig leder?
 Er det noe i retningslinjene som "låser" oss?
Styrets forslag til vedtak:
Fremmes i møtet.
Enstemmig vedtak:
Daglig leder utarbeider endelig sak til neste styremøte, basert på diskusjon i møtet. Utgangspunktet er at
styret ønsker å beholde ordningene som er nå, med noen endringer og en klargjøring av rutiner for
saksbehandling.
Oppfølging:
Sak utarbeides til neste styremøte.
2.
Astrid
iPad i stedet for penger som møtegodtgjørelse
Styret har diskutert om en i stedet for møtehonorar skal gi hvert styremedlem en personlig iPad. En må da
vurdere om dette skal gjelde alle, om manglende oppmøte skal gi krav om tilbakelevering, valgfrihet og
økonomi.
En budsjetterte i 2014 med 8 møter med 8 til stede, noe som gir et beløp på 8.000,-. En iPad mini koster
fra ca. 2.400,- mens en iPad Air koster fra ca. 3.800,-. I regnestykket må en også ta med at man velges for
2 år og at noen sitter i flere perioder.
Styrets forslag til vedtak:
Fremmes i møtet.
Enstemmig vedtak:
Daglig leder utarbeider endelig sak til neste styremøte, basert på diskusjon i møtet. Utgangspunktet er at
styret ønsker å innføre ordning med iPad til styremedlemmer og papirløse møter.
Oppfølging:
Sak utarbeides til neste styremøte.
Astrid
4
3.
Vedtektsendring - beslutningsdyktighet
I gjeldende vedtekter står det ingenting om styrets beslutningsdyktighet. Styret har diskutert om det BØR
stå noe om dette (altså et minstekrav til oppmøte for å kunne ta avgjørelser). Oppmøte varierer veldig, og
daglig leder anbefaler at om en skal gå for et krav, bør det være så lavt som mulig. Et konkret forslag i så
tilfelle er at styret er beslutningsdyktig hvis man er enten to styremedlemmer pluss styreleder, eller fire
styremedlemmer uten styreleder.
Endringer av vedtektene kan bare gjøres av årsmøtet, og krever 2/3 flertall.
Styrets forslag til vedtak:
Fremmes i møtet.
Styrets forslag til vedtak:
Årsmøtet godkjenner tillegg til vedtektene, punkt 4:
Styret er vedtaksdyktig med minimum 3 styremedlemmer til stede.
Oppfølging:
Sak presenteres for årsmøte.
4.
Astrid
Andre saker
Det ble åpnet for andre saker, men en landet på at forslagene som kom opp heller skal tas med i forslag til
arbeidsplan. Til informasjon gjelder dette:
o Styret ønsker å jobbe for et felles BUR for Agderfylkene
o Styret ønsker økt fokus på kontakt med medlemsorganisasjonene
5
Protokollutskrift 16.2.2015
Til stede:
Kristian Nilsen, Bjarne Egil Abrahamsen, Vilde Kristine Evenstad, Raymond Kirknes og Jacqueline
Spinnangr.
Forfall:
David Bror Fredriksen, Amalie Gunnufsen, Frida Repstad, Kai Steffen Østensen og Anna Celine Foss
Stray.
Saknr.
9/15
1.
Vedlegg
Styrets forslag til årsmøtet
Evaluering av tilskuddsordningene
Bakgrunn:
Enstemmig vedtak 28.01.2015:
Daglig leder utarbeider endelig sak til neste styremøte, basert på diskusjon i møtet. Utgangspunktet er at
styret ønsker å beholde ordningene som er nå, med noen endringer og en klargjøring av rutiner for
saksbehandling.
Forslag til endringer i retningslinjene
Driftsmidler
Tillegg til punkt 2. B. Aktivitetstilskudd:
Vi vil gi poeng 1-6 etter hvorvidt den enkelte aktivitet innlemmer punktene under. Styret kan også
gi tilleggspoeng i forhold til prioriterte tema/satsninger fra år til år.
(Dette presiseres også i søknadsskjema)
Kreative tiltak
Tillegg til punkt 4. Søknad og saksgang:
I vurderingen av søknaden godkjennes kun faktiske kostnader, og dugnad godkjennes dermed
ikke som finansiering.
(Dette presiseres også i søknadsskjema)
Generelle tilskudd
Tillegg til punkt 4. Søknad og saksgang:
I vurderingen av søknaden godkjennes kun faktiske kostnader, og dugnad godkjennes dermed
ikke som finansiering.
(Dette presiseres også i søknadsskjema)
Endring punkt 2 Beskrivelse:
Egeninnsats strykes (som følge av forslaget over)
Forslag til rutiner for saksbehandling
Driftsmidler
Daglig leder gjennomgår søknadene og innhenter eventuelle manglende opplysninger.
Daglig leder fordeler grunnstøtten basert på retningslinjene, og forbereder videre sak til styret.
Styret godkjenner fordeling av grunnstøtten og fordeler aktivitetsstøtten.
Kreative tiltak og Generelle tilskudd
Daglig leder gjennomgår søknadene og innhenter eventuelle manglende opplysninger.
Daglig leder forbereder sak til styret med vurdering, basert på retningslinjer, tidligere tildelinger
og gjeldende budsjett.
Saken legges frem for styret med åpen innstilling til vedtak.
Forslag til vedtak:
Styret anbefaler årsmøtet for 2014 å godkjenne foreslåtte endringer i retningslinjene for
tilskuddsordningene, samt at en tar rutiner for saksbehandling til etterretning.
Forslag til endringer i retningslinjene (med endringer gjort i styremøtet 16.2.2015)
Driftsmidler
Tillegg til punkt 2. B. Aktivitetstilskudd:
Vi vil gi poeng 1-6 etter hvorvidt den enkelte aktivitet innlemmer punktene under. Styret kan også
gi tilleggspoeng i forhold til prioriterte tema/satsninger fra år til år.
(Dette presiseres også i søknadsskjema)
Kreative tiltak og Generelle tilskudd
6
-
Tillegg til punkt 4. Søknad og saksgang:
I vurderingen av søknaden godkjennes kun faktiske kostnader, og dugnad godkjennes dermed
kun som finansiering/egenandel. Dugnad må spesifiseres – og styret står fritt til å vurdere reell
verdi.
(Dette presiseres også i søknadsskjema)
Forslag til rutiner for saksbehandling
Driftsmidler
Daglig leder gjennomgår søknadene og innhenter eventuelle manglende opplysninger.
Daglig leder fordeler grunnstøtten basert på retningslinjene, og forbereder videre sak til styret.
Styret godkjenner fordeling av grunnstøtten og fordeler aktivitetsstøtten.
Kreative tiltak og Generelle tilskudd
Daglig leder gjennomgår søknadene og innhenter eventuelle manglende opplysninger.
Daglig leder forbereder sak til styret med vurdering, basert på retningslinjer, tidligere tildelinger
og gjeldende budsjett.
Saken legges frem for styret med åpen innstilling til vedtak.
Enstemmig vedtak:
Styret anbefaler årsmøtet for 2014 å godkjenne foreslåtte endringer i retningslinjene for
tilskuddsordningene, samt at en tar rutiner for saksbehandling til etterretning.
2.
Nettbrett i stedet for penger som møtegodtgjørelse
Bakgrunn:
Enstemmig vedtak 28.01.2015:
Daglig leder utarbeider endelig sak til neste styremøte, basert på diskusjon i møtet. Utgangspunktet er at
styret ønsker å innføre ordning med iPad til styremedlemmer og papirløse møter.
Forslag til ordning:
Vest-Agder barne- og ungdomsråd (VABUR) ønsker papirløse møter.
Når man velges inn som ordinært medlem i styret for VABUR får man tilbud om et nettbrett mot
å signere avtale om bruk.
o Nettbrettet går over i personlig eie etter det første året som styremedlem, forutsatt 2/3
oppmøte.
o Hvis man aksepterer avtale om nettbrett erstatter denne møtehonorar for det første
året som styremedlem.
o Fra og med andre år får man styrehonorar i tillegg.
Om man ikke ønsker å inngå avtale om nettbrett, må man selv stille med digitalt verktøy. Man får
da styrehonorar også det første året som styremedlem.
Kostnader:
Ett nettbrett ligger på ca. kr.3.500,-, og man må for 2015 kjøpe inn til nye styremedlemmer og sittende
som har hatt 2/3 oppmøte. En kan ta utgangspunkt i at dette da gjelder et fulltallig styre, og dette utgjør
kr. 21.000,- for 2015. For kommende år kan man tenke s eg at det vil være nødvendig med innkjøp av 1-2
nettbrett. Tilsvarende kan møtehonorar reduseres noe.
Forslag til vedtak:
Styret anbefaler årsmøtet for 2014 å godkjenne foreslått ordning, samt forespeilet konsekvens for
budsjett for 2015: Konto 6810 Datakostnad økes med kr. 21.000,- og Konto 5330 Møtegodtgjørelse
reduseres med kr. 8.400,-.
Forslag til ordning (med endringer gjort i styremøte 16.2.2015):
Vest-Agder barne- og ungdomsråd (VABUR) ønsker papirløse møter.
Når man velges inn som ordinært medlem i styret for VABUR får man tilbud om et nettbrett mot
å signere avtale om bruk.
o Nettbrettet går over i personlig eie, uten mellomlegg, etter det første året som
styremedlem, forutsatt 2/3 oppmøte.
o Hvis man aksepterer avtale om nettbrett erstatter denne møtehonorar for det første
året som styremedlem.
o Fra og med andre år får man styrehonorar i tillegg.
7
o
-
Ved mindre enn 2/3 oppmøte må styremedlemmet betale ut nettbrettet. Det er ikke
mulig å levere tilbake nettbrettet når avtale er signert.
o Vedlikehold eller reparasjoner som ikke dekkes av gjeldende garanti er det enkelte
styremedlems ansvar.
o Man kan søke om nytt nettbrett etter 3 år som styremedlem.
Om man ikke ønsker å inngå avtale om nettbrett, må man selv stille med digitalt verktøy. Man får
da styrehonorar også det første året som styremedlem.
Enstemmig vedtak:
Styret anbefaler årsmøtet for 2014 å godkjenne foreslått ordning, samt forespeilet konsekvens for budsjett
for 2015: Konto 6810 Datakostnad økes med kr. 21.000,- og Konto 5330 Møtegodtgjørelse reduseres med
kr. 8.400,-.
3.
Endring av budsjettperiode
Forslaget ble stilt som motforslag til innkommet forslag nr. 2 (som da ble trukket av forslagsstiller).
Formålet med forslaget er å gi handlingsrom i perioden mellom regnskapsavslutning og årsmøte.
Årsmøtet vil da fremover behandle revidering av budsjett for inneværende år, samt nytt budsjett for
neste år. Man foreslår at endringen settes i verk fra og med neste årsmøte. I praksis vil da årsmøtet for
2015 behandle nytt budsjett for 2016 og 2017, mens de følgende årsmøter vil behandl e revidert budsjett
for inneværende år og nytt budsjett for neste år.
Enstemmig vedtak:
Styret anbefaler årsmøtet for 2014 å innføre 2-årig budsjettperiode fra og med neste årsmøte, som
skissert i forslaget.
Oppfølging:
Sakene legges frem for årsmøtet.
Astrid
8
Sak 6.3 Godkjenning av nye medlemsorganisasjoner
Bakgrunn for saken:
Møteprotokoll 7.4.2014
Saknr.
21/14
Vedlegg
Søknader om medlemskap
1. NLM Ung region sørvest
Enstemmig vedtak:
Styret innvilger søknad om medlemskap, men gjør oppmerksom på at søknad om driftsmidler vil
ses i sammenheng med NLM Ung region sør.
2. Hjertelyst Agder
Enstemmig vedtak:
Styret innvilger søknad om medlemskap, men siden organisasjonen primært er for voksne, men
driver med ungdomsarbeid, får den ikke rett til å søke om grunnstøtte, kun aktivitetsstøtte og
kreative tiltak. VABUR oppfordrer organisasjonen til å sette ned et formelt ungdomsutvalg som
da kan vurderes som fullverdig medlem.
3. Epilepsiforeningen i Agder
Enstemmig vedtak:
Styret innvilger søknad om medlemskap, men siden organisasjonen primært er for voksne, men
driver med ungdomsarbeid, får den ikke rett til å søke om grunnstøtte, kun aktivitetsstøtte og
kreative tiltak. VABUR oppfordrer organisasjonen til å sette ned et formelt ungdomsutvalg som
da kan vurderes som fullverdig medlem.
Forslag til vedtak:
Årsmøtet for 2014 godkjenner nye medlemskap som listet i saken.
BUDSJETT 2015
BUDSJETT
Budsjett 2015
Oppsummert
Inntekter
Kostnader
Resultat
Inntekter
3120
3140
3650
3660
3680
3900
8050
-
Inntekt arbeidssamling
Inntekt UFT
Offentlige tilskudd
Refusjoner
Momskompensasjon
Andre driftsrelaterte inntekter
Annen renteinntekt
Sum inntekter
Kostnader
4110 Varekostnader / egne prosjekter
4120 Kostnader arbeidssamling
Sum prosjektkostnader
5330 Godtgjørelse til styre-og bedriftsforsamlin
5400 Arbeidsgiveravgift
5900 Gave til ansatte
5960 Gaver til styret
Sum lønnskostnader
6560 Rekvisita
6700 Honorar revisjon
6790 Annen fremmed tjeneste
6800 Kontorrekvisita
6810 Data/EDB-kostnad
6830 Kontingenter
6860 Møte, kurs, oppdatering o.l.
7110 Bilgodtgjørelse (uten arb,giveravgift)
7160 Diettkostnad, ikke oppgavepliktig
7320 Reklamekostnad
7395 Øredifferanser
7450 Driftsmidler
7451 Kreative tiltak
7452 Generelle tilskudd
7500 Forsikringspremier
7560 Servicekostnader
7700 Styremøter
7710 Årsmøte
7720 Annen møtevirksomhet
7760 Andre avgifter
7770 Bank og kortgebyr
Sum andre kostnader
Sum kostnader
Resultat
Regnskap 2014
1 024 144,41
1 102 063,06
77 918,65
1 017 019,25
7 125,16
946 294,74 155 768,32
70 724,51 - 148 643,16
10 000,00
961 000,00
3 000,00
35 144,41
10 000,00
5 000,00
1 024 144,41
9 546,25
933 000,00
44 359,00
20 000,00
10 114,00
1 017 019,25
10 000,00
9 546,25
28 000,00
3 000,00
- 9 214,59
- 10 000,00
- 5 114,00
7 125,16
15 000,00
26 246,52
41 246,52
1 400,00
1 775,00
552,10
1 540,00
5 267,10
166,19
8 000,00
358 702,00
346,00
9 974,75
1 010,00
304,00
4 735,00
406,56
0,33
490 000,00
5 624,99
10 000,00
1 031,00
317,71
5 416,25
4 237,00
833,00
135,00
604,00
899 781,12
946 294,74
5 000,00
3 753,48
8 753,48
15 400,00
75,00
52,10
460,00
15 732,90
333,81
3 000,00
10 761,06
346,00
7 974,75
190,00
9 696,00
265,00
5 000,00
19 593,44
0,33
10 000,00
44 375,01
40 000,00
1 031,00
317,71
583,75
237,00
1 167,00
65,00
96,00
131 281,94
155 768,32
20 000,00
30 000,00
50 000,00
16 800,00
1 700,00
500,00
2 000,00
21 000,00
500,00
5 000,00
369 463,06
2 000,00
1 200,00
10 000,00
5 000,00
5 000,00
20 000,00
500 000,00
50 000,00
50 000,00
6 000,00
4 000,00
2 000,00
200,00
700,00
1 031 063,06
1 102 063,06
-
77 918,65
Noter
1) 8 medlemmer, 6 møter
2) Lønn og kontorhold daglig leder 60 % stilling justert med 3% prisvekst
3) For styrets medlemmer
4) Ekstra profileringstiltak for 2015 - se arbeidsplan
5) Se styrets forslag om nettbrett - justeres hvis vedtatt
Konsekvens for egenkapital
Inngående EK 01.01.2014
Resultat 2014
Utgående EK 31.12.2014
341 131,23
77 918,65
263 212,58
-
1
Differanse
Note
-
-
-
-
70 724,51 - 148 643,16
1+5
1
2
5
3
3
3
4
1