DAGSORDEN ÅRSMØTE FOR 2014 Sak 1 Åpning 1.1 Godkjenning
DAGSORDEN ÅRSMØTE FOR 2014 Sak 1 Åpning 1.1 Godkjenning av innkalling 1.2 Godkjenning av representanter 1.3 Godkjenning av saksliste 1.4 Vedta forretningsorden Sak 2 2.1 Valg av ordstyrer 2.2 Valg av referent 2.3 Valg av tellekorps 2.4 Valg av protokollunderskrivere Sak 3 Årsmelding for 2014 Sak 4 Regnskap og revisjon for 2014 Pause m/enkel bevertning Sak 5 Forslag til strategiplakat og arbeidsplan for 2015 Sak 6 Forslag 6.1 Saker fra VABUR-styret 6.2 Innkomne forslag 6.3 Godkjenning: organisasjoner inn Sak 7 Forslag til budsjett for 2015 Sak 8 Valg 1 styreleder for 1 år 3 styremedlemmer for 2 år 3 varamedlemmer for 1 år Godkjenning av valgkomite (avtroppende styremedlemmer) Sak 9 Avslutning Forretningsorden Styrets innstilling til konstitusjon: Ordstyrer: Referent: Astrid Marie Lund Gilje Protokoll: - - - Til å telle stemmer velges et tellekorps på to medlemmer. Det velges to protokollunderskrivere som undertegner protokollen før den sendes ut til medlemsorganisasjonene. Representantene kan forlange ordet til forretningsorden. De skal da slippe til utenom taleliste. Dirigent har rett til å fremsette forslag om begrenset taletid, og forslag om at det settes strek for inntegning av nye talere ved et bestemt tidspunkt. Alle forslag til vedtak må innleveres skriftlig til dirigent med navn på forslagstiller – dersom dirigent ikke frafaller kravet om dette. Forslaget kan ikke fremsettes eller trekkes etter at streker satt. Saker som ønskes behandlet må være oppført på sakslisten. Alle vedtak avgjøres ved alminnelig flertall av de avgitte stemmer. Ved stemmelikhet foretas omvalg. Blanke stemmer teller som avgitte stemmer. Valg av leder skjer skriftlig ved valg mellom flere kandidater. Valg av styremedlemmer skjer ved særskilt valg. Valg av varamedlemmer skjer ved et valg. De 3 kandidater blir varamedlemmer i rekkefølge etter stemmetall. I protokollen føres inn alle forslag og vedtak som er gjort. Snarest mulig etter møtet sendes underskrevet protokoll til medlemsorganisasjonene ÅRSMELDING 2014 For årsmøteperioden 12.3.2014 - 18.3.2015 1. Styret Vi innleder med å gratulere "vår egen" Bjarne Egil Abrahamsen med fylkeskommunens frivillighetspris – det er uten tvil vel fortjent! Styret har i årsmøteperioden hatt følgende sammensetning: Styreleder: Kristian Nilsen, Vest-Agder FpU Styremedlemmer: Bjarne Egil Abrahamsen, Sørlandets Krets av NSF (nestleder) Benedicte Jacqueline Løchen Spinnangr, Vest-Agder Ungdomslag David Bror Fredriksen (KRIK Agder) Kai Steffen Østensen (Vest-Agder AuF) Frida Repstad (4H Vest-Agder) Varamedlemmer: 1. Vilde Kristine Evenstad, Skeiv Ungdom Sør 2. Amalie Gunnufsen, Vest-Agder Unge Høyre 3. Raymond Kirknes, 4H Vest-Agder Valgkomiteen: Abdi Said, Vest-Agder AuF Bendik Egeland NKSS Vest-Agder Astrid Marie Lund Gilje, daglig leder VABUR Revisjon Sør benyttes som revisor. Det har vært avholdt 7 styremøter i årsmøteperioden, og styret har behandlet 48 saker. Styrehonorar: Årsmøte for 2013 videreførte ordningen med valgfritt personlig styrehonorar til styremedlemmer og valgkomite. Honorar til valgkomiteen forutsetter full kandidatliste. Deltakelse Styreleder Kristian Nilsen 7 styremøter UFT Storsamling Styremedlemmer Benedicte Jacqueline Løchen Spinnangr 2 styremøter (som styremedlem) UFT Varamedlemmer Vilde Evenstad 7 styremøter Bjarne Egil Abrahamsen 4 styremøter Amalie Gunnufsen 1 styremøte David Bror Fredriksen 0 styremøter Raymond Kirknes 5 Styremøter Kai Steffen Østensen 2 styremøter Frida Repstad 3 styremøter Plakettfest 4H Stand Skeive Sørlandsdager 2 2. Sekretariat VABUR har kontor og møterom på fylkeshuset i Kristiansand. Fra 1.1.2014 overtok fylkeskommunen arbeidsgiveransvar for daglig leder i VABUR, etter vedtak i ekstraordinært årsmøte 25.11.2013. Det har i perioden vært 1 ansatt daglig leder i 60 % stilling, Astrid Marie Lund Gilje. Fra og med juli til og med desember 2014 har Jacqueline Spinnangr fungert som daglig leder, i svangerskapsvikariat for Astrid Marie. Deltakelse Våren 2014 var det fokus på overgangen til fylkeskommunen og rydding av kontor, samt forberedelse til vikariatsperioden. I tillegg var en blant annet med på kursing i ny organisering av Aktiv Ungdom, konferanse om ungdomsidrett og planlegging av "forgubbingsprosjekt", samt UKM Fylkesmønstringen med ansvar for sekretariatet. I løpet av høsten 2014 var en med på kurs i møtekultur, kurs om rasisme i egen organisasjon og TRAFO-kurs (trafikksikkerhet). Det ble satt opp stand under Skeive Sørlandsdager og en deltok på ansattsamling i BUR-nettverket. I tillegg kommer forefallende kontorarbeid; arkivering, e-post, telefon, økonomi, nettside, årsmøteforberedelser, forberedelser og etterarbeid i forbindelse med styremøter, samt administrering av tilskuddsordningene. Daglig leder (Astrid Marie Lund Gilje) fører regnskapet for VABUR. 3. Virksomhetens art Virksomheten består av Vest-Agder Barne- og Ungdomsråd. VABUR er lokalisert på fylkeshuset i Kristiansand. Vest-Agder fylkeskommune stiller administrativt sekretariatsfunksjon (kalt daglig leder) til disposisjon for VABUR, tilsvarende 60 % stilling per år. VABUR skal være premissleverandør og oppfølgingsansvarlig for arbeidsoppgaver til daglig leder i form av årlig arbeidsplan. 4. Fortsatt drift Årsregnskapet er utarbeidet under forutsetning om fortsatt drift. Styret mener denne forutsetningen er til stede. 5. Arbeidsmiljø/ytre miljø Styret anser arbeidsmiljøet i selskapet som bra. Det er ikke iverksatt spesielle tiltak. Engasjerte i virksomheten har ikke vært utsatt for ulykker eller skader i forbindelse med utførelse av arbeidet. Vest-Agder Barne- og Ungdomsråd virksomhet arbeider aktivt for ikke å forurense det ytre miljø. 3 6. Andre forhold Det er etter det styret kjenner til ikke inntrådt forhold etter regnskapsårets utgang som har betydning for Vest-Agder Barne- og Ungdomsråds stilling og resultat. 7. Medlemmer VABUR har 35 medlemsorganisasjoner pr. 10.02.2015 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. Speiderorganisasjoner: Agder Krets av Norges KFUK-KFUM Speidere Sørlandets Krets av Norges Speiderforbund Livssynsorganisasjoner: Acta Agder, Barn og Unge i Normisjon Agder Krets av Norges KFUK-KFUM Agder og Telemark Bispedømmeråd, Ungdomsrådet Indremisjonsforbundet - IMF Sør KRIK Agder NMS U Agder Norges Kristelige Student- og Skoleungdomslag, Region Sør NLM Ung, Norsk Luthersk Misjonssamband, Region Sør NLM Ung, Norsk Luthersk Misjonssamband, Region Sør-Vest* St. Ansgar Katolske Ungdomslag Vest-Agder Søndagsskolekrets Samfunnspolitiske organisasjoner: AUF i Vest-Agder Vest-Agder KrFU Vest-Agder Unge Venstre Vest-Agder SU Vest-Agder FPU Vest-Agder Unge Høyre Kultur- og fritidsorganisasjoner: 4H Vest-Agder Agder Skyttersamlag Norges Jeger- og Fiskerforbund Vest-Agder Skyttersamlag, ungdomslaget Vest-Agder Ungdomslag Andre organisasjoner: A-Larm BURG Vest-Agder CISV Vest-Agder Diabetesforbundet Vest-Agder Epilepsiforeningen Agder* Hjertelyst Agder* Norges Blindeforbund Vest-Agder Skeiv Ungdom Sør 4 33. SMSO Agder 34. Vest-Agder Natur- og Ungdom 35. Vest-Agder Røde Kors Ungdom *Godkjent av styret 7.4.2014 8. Årsmøter i 2014 Årsmøtet for 2013 ble avholdt på fylkeshuset i Kristiansand 12.3.2014. 18 stemmeberettigede, inkludert styret, samt 2 observatør, daglig leder og ordstyrer Alexander Etsy Jensen møtte til årsmøtet. Årsmøtet ble gjennomført etter sakslisten. 9. VABURs aktiviteter i 2014 I forhold til vedtatt arbeidsplan, som tar utgangspunkt i prioriterte arbeidsområder i strategiplakaten. Introduksjon I 2014 ønsket vi å vende fokuset tilbake til våre medlemsorganisasjoner, og jobbe mer med organisasjonsutvikling og økt aktivitet i organisasjonene. En ønsket spesielt å ha fokus på å få inn nye medlemsorganisasjoner, samt å synliggjøre tilskuddsordningene som er tilgjengelige for dem. I 2014 har vi fått tre nye medlemsorganisasjoner, og vi fikk en liten økning i antall søkere om driftsmidler. Antallet søkere på kreative tiltak og generelle tilskudd er stabilt lavt. Sammen med de andre paraplyorganisasjonene ønsket en i tillegg å satse på tiltak mot ”forgubbing” av organisasjonslivet og frivilligheten. På tvers av organisasjonene ser vi en felles utfordring, med frafall i aldersgruppen 15-19 år. Vi ønsker sammen å utvikle metoder for å beholde, rekruttere, motivere og utvikle medlemmer og ledere i denne aldersgruppen. Paraplyorganisasjonene hadde et møte våren 2014 hvor en tenkte litt fremover, og tiltakene ble omtalt i søknad om midler til fylkeskommunen for 2015. Deretter har arbeidet stoppet litt opp – for VABURs sin del på grunn av bemanningssituasjonen og overgangen til fylkeskommunen. Det er ikke lagt inn økte rammer i fylkesrådmannens forslag til budsjett for 2015. PRIORITERTE ARBEIDSOMRÅDER (strategiplakaten) 1. En støttespiller for fylkets frivillige organisasjoner og videreutvikling av disse • • • • • • • VABUR har revidert gjeldende tilskuddsordninger. En har hatt fokus på hjemmesiden og facebook, med overgang til hjemmeside via fylkeskommunens sider. Her begrenser nyhetsbiten seg noe, så facebook brukes i større grad til dette. Oppdateringer er sendt på e-post til oppgitte kontaktadresser. VABUR har deltatt på noen årsmøter og andre arrangement i regi av medlemsorganisasjonene. VABUR har fått tre nye medlemsorganisasjoner. VABUR har søkt om økte rammer fra fylkeskommunen, men dette er ikke lagt inn i fylkesrådmannens forlag til budsjett. VABUR har vært behjelpelige med råd og veiledning i forbindelse med utfylling av søknader om tilskudd. 5 • • • • • • • • VABUR har ikke arbeidet med egne prosjekter i 2014, grunnet bemanningssituasjonen og overgangen til fylkeskommunen. Dette gjelder også for fokus på utfordringer knyttet til frafall i organisasjonslivet og frivilligheten i aldersgruppen 15-19 år. VABUR hadde et konstituerende møte i april der en kort gikk gjennom styrets oppgaver, vedtekter og retningslinjer. Videre hadde VABUR en samling med det nye styret i mai, der en behandlet søknader om drift og ble bedre kjent med hverandre. VABUR fikk ikke arrangert eget tillitsvalgtkurs denne årsmøteperioden. VABUR deltok på storsamlingen for landets BUR, i år i Vestfold. VABUR ville i 2014 forsøke å arrangere en temakveld og et organisasjonskurs, men dette har en ikke fått fulgt opp. VABUR ville oppfordre til og legge til rette for kompetanseutveksling mellom medlemsorganisasjonene, men en har ikke gjort noe konkret med dette. VABUR har opprettholdt tett kontakt med LNU og de andre Barne- og Ungdomsrådene i Norge. VABUR gjeninnførte fadderordningen, der det enkelte styremedlem får et spesielt oppfølgingsansvar for et utvalg av medlemsorganisasjonene. 2. Tilrettelegger for arenaer der unges stemmer blir hørt, skaper engasjement og gir mulighet for utfoldelse • • • • • VABUR har arbeidet med synliggjøring av tilskuddsordningen Generelle tilskudd, og gått aktivt ut for å finne prosjekter/tiltak som burde søke. VABUR, kun ved daglig leder, stilte med sekretariat under UKM fylkesmønstringen. VABUR var engasjert i komiteen for Grunnlovsjubileet 2014, og støttet grunnlovsprosjektet til Wergelandssenteret. VABUR fikk ikke engasjert seg videre i arbeidet med Nullvisjon Agder direkte, men deltok på TRAFO-kurs. VABUR har tett samarbeid med Ungdommens fylkesting i Vest-Agder, med to representanter fra VABUR i UFT og en representant fra UFT i VABUR. Det er også tette administrative bånd. 3. En arena for formidling og synliggjøring av barne- og ungdomsaktivitet i fylket • • VABUR har så langt som mulig profilert og markedsført barne- og ungdomsaktiviteter og tiltak på en positiv måte i media, på facebook og på VABURs egen hjemmeside. VABUR deltok på stand under Skeive Sørlandsdager. 4. Være en synlig ressurs opp mot fylkeskommunens barne- og ungdomsarbeid • • • • • • VABUR har videreført samarbeidet med Vest-Agder Fylkeskommune, selv om aktivitetsnivået har vært noe lavere enn ønsket. Helt konkret har en i 2014 samarbeidet om organisasjonskurs for innvandrerorganisasjoner og UKM. VABUR engasjerte seg i arbeidet med å finne gode kandidater til fylkets frivillighetspris – som for 2014 ble tildelt "vår egen" Bjarne Egil Abrahamsen. VABUR har fortsatt som lokal kontakt for Erasmus+: Aktiv Ungdom (EU’s tilskuddsordning for barn og unge), men informasjons-samarbeidet med Sørlandets Europakontor har stilnet. VABUR har opprettholdt sitt samarbeid med de andre paraplyorganisasjonene: Vest-Agder Idrettskrets, Norsk Musikkråd Vest-Agder og Rosegården Teaterhus, men de konkrete prosjektplanene har uteblitt. VABUR har samarbeidet videre med Elev og lærlingeombudet. Samarbeidet gjelder både konkrete saker, men også mer generell informasjonsutveksling. VABUR har arbeidet for å inkludere og øke kulturmidler til generelle tiltak for barn og unge. 6 10.Økonomi Regnskap 2014 Regnskapet for 2014 viser et årsresultat på kr. 70724,51,- i overskudd. Utgående egenkapital for 2014 er kr 341 131,23,-. Overskuddet er større enn budsjettert, først og fremst grunnet ny føring av tilskuddskontiene, samt tilbakeføring av avsatte tilskudd og honorar. Tidligere praksis med å sette av ufordelte og ikke-utbetalte midler og honorar på balansekonto ved årsslutt har en, etter oppfordring fra revisor, gått tilbake på med tilbakevirkende kraft. Av kostnadene i 2014 var 53 % tilskudd til medlemsorganisasjonene og barn og unge, mens de resterende 47 % gikk til administrasjon, styrearbeid og egne prosjekter. En bør ha i mente at også denne fordelingen blir påvirket av endringene nevnt over. Av inntektene var 92 % fylkeskommunale kulturmidler til barne og unge, de resterende 8 % er andre tilskudd og refusjoner (inkludert momskompensasjon). Tilskudd VABUR 2014 Driftsmidler 2014 1. SMSO 2. Vest-Agder skyttersamlag/ungdomsutvalget 3. Vest-Agder søndagsskolekrets 4. Agder skyttersamlag 5. NKSS laget 6. 4H Vest-Agder 7. Vest-Agder røde kors 8. Natur og Ungdom Vest-Agder 9. KRIK Agder 10. NLM ung region sør-vest 11. Diabetesforbundet Vest-Agder 12. NLM ung region sør 13. SAUL 14. Agder krets av KFUK-KFUM speidere 15. Skeiv Ungdom sør 16. AuF i Vest-Agder 17. ATBDR ungdomsrådet 18. Epilepsiforeningen Agder 19. Vest-Agder ungdomslag 20. Hjertelyst Agder 21. Acta 22. FrPU SUM Kreative tiltak 2014 Krfu / ungdomspolitisk nettverk 4H Vest-Agder / Det store potetløpet AuF i Vest-Agder / Palestina-kampanje SUM 7 11 400 34 800 52 700 19 000 40 900 45 600 24 800 0 33 500 16 300 14 200 36 600 17 000 24 600 11 600 13 000 8 400 15 500 34 100 5 100 26 900 4 000 490 000 9 380 3 000 10 000 22 380 Generelle tilskudd 2014 Regional ungdomsgalla Miniparken / Fjellparkens barnefestival Foreningen for hjertesyke barn Vest-Agder / Danmarkstur SUM 10 000 10 000 10 000 30 000 Budsjett 2015 Det blir lagt opp til et realistisk budsjett for drift av VABUR i 2015. Det blir lagt opp til et underskudd, for å bruke av egenkapitalen – som en anser som unødvendig høy. I fylkeskommunens budsjettforslag for 2014 er det kun foretatt indeksregulering av tilskuddet til VABUR, det er ikke lagt inn utvidede rammer som det ble søkt om. 11. Sluttord 2014 har vært et år der VABUR har opprettholdt sitt engasjement for barn og unge generelt i fylket, i tillegg til vår viktige funksjon for i barne- og ungdomsorganisasjonene – i en periode med administrative omveltninger. VABUR ønsker seg fornøyde og driftige medlemsorganisasjoner, og med normal bemanning vil vi fortsette å gjøre en innsats for frivilligheten – med fokus på økonomi og kompetanse i årene framover. Vi håper medlemsorganisasjonene og fylkeskommunen vil bruke oss til det vi behøves til, slik at VABUR kan være et aktivt barne- og ungdomsråd. Takk for 2014 – måtte 2015 bli et godt år for barn og unge i Vest-Agder! ______________________ Kristian Nilsen /s/ Styreleder i VABUR Vest-Agder FpU ______________________ Jacqueline Spinnangr /s/ Styremedlem i VABUR Vest-Agder Ungdomslag ______________________ Bjarne Egil Abrahamsen /s/ Nestleder i VABUR Sørlandets Krets av NSF ______________________ Raymond Kirknes /s/ Varamedlem i VABUR 4H Vest-Agder ______________________ Vilde Kristine Evenstad /s/ Varamedlem i VABUR Skeiv Ungdom Sør 8 RESULTATREGNSKAP 2014 RESULTAT Inntekter 3100 3120 3140 3650 3660 3680 3900 8050 Kostnader 4110 4120 4140 4150 5000 5092 5100 5330 5400 5405 5420 5900 5920 5960 6300 6560 6700 6790 6800 6810 6820 6830 6840 6860 7110 7160 7320 7395 7360 7450 7451 7452 7500 7560 7700 7710 7720 7760 7770 7780 Regnskap 2014 Budsjett 2014 Differanse Regnskap 2013 Differanse Oppsummert Inntekter Kostnader Resultat 1017019,25 946294,74 70724,51 993835,70 1040510,00 -46674,30 23183,55 -94215,26 117398,81 1308675,58 1177236,07 131439,51 -291656,33 -230941,33 -60715,00 Salgsinntekt, avgiftsfri Inntekt arbeidssamling Inntekt UFT Offentlige tilskudd Refusjoner MVA refusjon Andre driftsrelaterte inntekter Annen renteinntekt Sum inntekter 0,00 0,00 9546,25 933000,00 0,00 44359,00 20000,00 10114,00 1017019,25 10000,00 10000,00 0,00 933000,00 5000,00 30835,70 0,00 5000,00 993835,70 -10000,00 -10000,00 9546,25 0,00 -5000,00 13523,30 20000,00 5114,00 23183,55 0,00 0,00 299633,78 906000,00 7031,80 34252,00 56439,00 5319,00 1308675,58 0,00 0,00 -290087,53 27000,00 -7031,80 10107,00 -36439,00 4795,00 -291656,33 15000,00 26246,52 0,00 0,00 41246,52 0,00 0,00 0,00 1400,00 1775,00 0,00 0,00 552,10 0,00 1540,00 5267,10 0,00 166,19 8000,00 358702,00 346,00 9974,75 0,00 1010,00 0,00 304,00 4735,00 0,00 406,56 -0,33 0,00 490000,00 5624,99 10000,00 -1031,00 317,71 5416,25 4237,00 833,00 135,00 604,00 0,00 899781,12 946294,74 20000,00 20000,00 0,00 1000,00 41000,00 0,00 0,00 0,00 19600,00 0,00 0,00 0,00 500,00 0,00 1500,00 21600,00 0,00 0,00 7500,00 320000,00 0,00 6000,00 0,00 1000,00 200,00 20000,00 3000,00 3000,00 3000,00 0,00 1000,00 500000,00 50000,00 50000,00 0,00 0,00 8000,00 3500,00 1000,00 100,00 400,00 210,00 977910,00 1040510,00 -5000,00 6246,52 0,00 -1000,00 246,52 0,00 0,00 0,00 -18200,00 1775,00 0,00 0,00 52,10 0,00 40,00 -16332,90 0,00 166,19 500,00 38702,00 346,00 3974,75 0,00 10,00 -200,00 -19696,00 1735,00 -3000,00 -2593,44 -0,33 -1000,00 -10000,00 -44375,01 -40000,00 -1031,00 317,71 -2583,75 737,00 -167,00 35,00 204,00 -210,00 -78128,88 -94215,26 0,00 9350,00 137659,75 3112,00 150121,75 376225,10 38746,10 3638,00 11200,00 54860,60 5463,30 8201,00 0,00 1017,00 0,00 499351,10 42003,00 250,00 7500,00 0,00 857,00 12517,00 340,00 980,00 0,00 22324,50 1944,50 5581,00 1535,64 -4,12 129,00 400000,00 3700,00 10000,00 8288,00 0,00 3868,70 5225,00 0,00 135,00 388,00 201,00 527763,22 1177236,07 15000,00 16896,52 -137659,75 -3112,00 -108875,23 -376225,10 -38746,10 -3638,00 -9800,00 -53085,60 -5463,30 -8201,00 552,10 -1017,00 1540,00 -494084,00 -42003,00 -83,81 500,00 358702,00 -511,00 -2542,25 -340,00 30,00 0,00 -22020,50 2790,50 -5581,00 -1129,08 3,79 -129,00 90000,00 1924,99 0,00 -9319,00 317,71 1547,55 -988,00 833,00 0,00 216,00 -201,00 372017,90 -230941,33 70724,51 -46674,30 117398,81 131439,51 -60715,00 Varekostnader / egne prosjekter Kostnader arbeidssamling Kostnader UFT Kostnader STEM13 Sum prosjektkostnader Lønn til ansatte Feriepenger Timelønn Godtgjørelse til styre-og bedriftsforsamlin Arbeidsgiveravgift Arbeidsgiveravgift feriepenger Innberetningspliktige pensjonskost Gave til ansatte Personalforsikring Gaver til styret Sum lønnskostnader Leie lokaler Rekvisita Honorar revisjon Annen fremmed tjeneste Kontorrekvisita Data/EDB-kostnad Trykksaker Kontingenter Aviser, tidsskrifter, bøker o.l. Møte, kurs, oppdatering o.l. Bilgodtgjørelse (uten arb,giveravgift) Diettkostnad, ikke oppgavepliktig Reklamekostnad Øredifferanser Representasjon, ikke fradragsberettiget Driftsmidler Kreative tiltak Generelle tilskudd Forsikringspremier Servicekostnader Styremøter Årsmøte Annen møtevirksomhet Andre avgifter Bank og kortgebyr Andre gebyr Sum andre kostnader Sum kostnader Resultat Noter 1) Rest tilskudd Aktiv Ungdom. 2) Restilskudd til STØT (2012) fra fylkeskommunen. 3) Tilskudd til Wergelandssenteret (erstatter eget grunnlovsjubileums-markering). 4) Honorar utbetalt i 2014, samt tilbakeført honorar som har vært satt av i balansen. Tidligere praksis med å sette av "opptjent" honorar ved årsslutt opphører (styrevedtak 28.01.2015). 5) Lønn og kontorhold for daglig leder. 6) Etterslep felles leie av regnskapssprogram/skriver med VAMR i 2013, samt lisens regnskapsprogram for 2014. 7) Inkludert utestående fra 2013. 8) Se egen oversikt. 9) Forhåndsbetalt i 2013 - avtale sagt opp 1.1.2014. Konsekvens for egenkapital Inngående EK 01.01.2014 Resultat 2014 Utgående EK 31.12.2014 270 406,72 70 724,51 341 131,23 1 Note 1 2 3 4 5 6 7 8 8 8 9 RESULTATREGNSKAP 2014 Resultatregnskap godkjennes, 16.02.2015 __________________________ Kristian Nilsen /s/ Styreleder i VABUR Vest-Agder FpU _____________________________ Jacqueline Spinnangr /s/ Styremedlem i VABUR Vest-Agder Ungdomslag _________________________ Bjarne Egil Abrahamsen/s/ Styremedlem i VABUR Sørlandets Krets av NSF ___________________________ Raymond Kirknes /s/ Varamedlem i VABUR 4H Vest-Agder ___________________________ Vilde Evenstad /s/ Varamedlem i VABUR Skeiv Ungdom Sør 2 BALANSEREGNSKAP 2014 BALANSE 1520 1571 1910 1920 1930 1950 2050 2140 2150 2180 2409 2600 2770 2785 2935 2940 2990 01.01.2014 EIENDELER Omløpsmidler Andre kortsiktige fordringer Lønnsforskudd Kasse Bankinnskudd Høyrentekonto Bankinnskudd for skattetrekk sum SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Egenkapital (innskutt og opptjent) Annen egenkapital Udisponert resultat Udisponert resultat Sum egenkapital (inkl udisp resultat) Gjeld Avsetning forpliktelser Avsetning generelle Avsetning kreative Andre avsetninger for forpliktelser sum Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld Forskuddstrekk Skyldig arbeidsgiveravgift Påløpt arbeidsgiveravgift ferielønn Skyldig møtehonorar Skyldige feriepenger Annen kortsiktig gjeld sum Sum gjeld SUM EGENKAPITAL OG GJELD Avvik Endring 31.12.2014 Note 0,00 0,00 885,50 42097,21 371058,00 31243,26 445283,97 445283,97 2860,00 0,00 200,00 79358,26 -90063,00 -14749,00 -22393,74 -22393,74 2860,00 0,00 1085,50 121455,47 280995,00 16494,26 422890,23 422890,23 -270406,72 -70724,51 -341131,23 0,00 -270406,72 0,00 -70724,51 0,00 -341131,23 -32000,00 -24500,00 -23000,00 -79500,00 10000,00 0,00 0,00 10000,00 -22000,00 -24500,00 -23000,00 -69500,00 -13025,25 -14766,00 -10077,00 -5463,00 -13300,00 -38746,00 0,00 -95377,25 -174877,25 -445283,97 0,00 13025,25 14766,00 8302,00 5463,00 9450,00 38746,00 -6634,00 83118,25 93118,25 22393,74 0,00 0,00 0,00 -1775,00 0,00 -3850,00 0,00 -6634,00 -12259,00 -81759,00 -422890,23 0,00 1 2 2 2 3 4 Noter 1) VAF kr. 1110,- (utlegg UFU), Kristian Nilsen kr 1750,- (dobbelt honorar 2012). 2) Se egen oversikt. Tilskudd satt av til og med 2013 blir tilbakeført i løpet av 2015 (styrevedtak 28.01.2015). 3) Utestående til og med 2012 er tilbakeført (i resultat), utestående nå er fra 2013. Disse slettes i løpet av 2015, og praksisien med å sette av "opptjent" honorar ved årsslutt opphører (styrevedtak 28.01.2015). 4) Møtehonorar, regninger levert desember 2014 - utbetalt januar 2015. Balanseregnskap godkjennes, 16.02.2015 __________________________ Kristian Nilsen /s/ Styreleder i VABUR Vest-Agder FpU _______________________ Jacqueline Spinnangr /s/ Styremedlem i VABUR Vest-Agder Ungdomslag _________________________ Bjarne Egil Abrahamsen/s/ Styremedlem i VABUR Sørlandets Krets av NSF _______________________ Raymond Kirknes /s/ Varamedlem i VABUR 4H Vest-Agder ___________________________ Vilde Evenstad /s/ Varameldem i VABUR Skeiv Ungdom Sør 1 Oversikt tilskudd 2014 DRIFTSMIDLER 2014 smso vest-agder skyttersamlag/ungdomsutvalget vest-agder søndagsskolekrets agder skyttersamlag nkss laget 4H vest-agder vest-agder røde kors natur og ungdom vest-agder krik agder nlm ung region sør-vest diabetesforbundet vest-agder nlm ung region sør saul agder krets av KFUK-KFUM speidere skeiv ungdom sør AuF i Vest-Agder ATBDR ungdomsrådet Agder Epilepsi vest-agder ungdomslag Hjertelyst Agder Acta FPU Sum driftsmidler KREATIVE TILTAK 2014 Krfu/fellesprosjekt ung.pol 4H AuF i Vest-Agder Sum kreative 2014 2013 4h Klagepott 2012 Acta Sum kreative avsatt GENERELLE TILSKUDD 2014 Ungdomsgalla Idrettskretsen Miniparken Foreningen for hjertesyke barn Vest-Agder Sum generelle 2014 2013 Castlemania Klagepott 2012 Elevorg Sum generelle avsatt ANDRE TILSKUDD 2014 Wergelandssenteret Sum andre tilskudd 2014 2011 NJFF NJFF FpU Sum andre avsatt Vedtatt Utbetalt kommentar 11400 11400 34800 34800 52700 52700 19000 19000 40900 40900 45600 45600 24800 24800 0 0 Ikke fungerende styre 33500 33500 16300 16300 14200 14200 36600 36600 17000 17000 24600 24600 11600 11600 13000 13000 8400 8400 15500 15500 34100 34100 5100 5100 26900 26900 4000 4000 490000 490000 Vedtatt Ikke utbetalt Utbetalt/tilbakommentar 9380 3000 10000 22380 0 3000 10000 13000 9500 10000 9500 10000 5624,99 Redusert etter rapport 5624,99 5000 5000 24500 24500 0 Vedtatt Ikke utbetalt Utbetalt/tilbakommentar 10000 0 10000 10000 30000 10000 0 10000 0 20000 10000 10000 10000 10000 Utsatt til høsten 10000 10000 2000 2000 22000 22000 0 Vedtatt Ikke utbetalt Utbetalt/tilbakommentar 15000 15000 0 0 15000 15000 6000 11000 6000 23000 6000 11000 6000 23000 0 STRATEGIPLAKAT VERDIER Engasjert, synlig, inkluderende og støttende VISJON En ressurs for ungt engasjement FORMÅL • En paraply for de frivillige organisasjonene og barn- og unge generelt • En samarbeidspart for fylkets administrasjon og politikere i barne- og ungdomsspørsmål og satsninger PRIORITERTE ARBEIDSOMRÅDER • En støttespiller for fylkets frivillige organisasjoner og videreutvikling av disse • Tilrettelegger for arenaer der unges stemmer blir hørt, skaper engasjement og gir mulighet for utfoldelse • En arena for formidling og synliggjøring av barne- og ungdomsaktivitet i fylket • Være en synlig ressurs opp mot fylkeskommunens barne- og ungdomsarbeid Forslag til styret 16.2.2015 Arbeidsplan 2015 Forslag til årsmøtet 18.3.2015 Introduksjon For 2015 ønsker vi å forsterke fokuset på våre medlemsorganisasjoner, og jobbe mer med organisasjonsutvikling og økt aktivitet i organisasjonene. En ønsker spesielt å ha fokus på å få inn nye medlemsorganisasjoner, samt å synliggjøre tilskuddsordningene som er tilgjengelige for dem. Det er også et ønske om å kartlegge organisasjonslivet i fylket, med tanke på en mulig frivillighetsplan for fylket, samt å arbeide for et felles barne- og ungdomsråd for Agderfylkene. En skal selvsagt ha alle arbeidsområdene i strategiplakaten høyt oppe, men en ønsker altså for 2015 og ha noe sterkere fokus på område 1. PRIORITERTE ARBEIDSOMRÅDER (strategiplakaten) 1. En støttespiller for fylkets frivillige organisasjoner og videreutvikling av disse • • • • • • • • • • • • • • VABUR vil aktivt arbeide for å få prosjektmidler til tidsavgrensede tiltak i 2015. VABUR vil ha fokus på utfordringer knyttet til frafall i organisasjonslivet og frivilligheten i aldersgruppen 15-19 år. VABUR vil arbeide for et felles BUR for Agderfylkene. VABUR vil ta initiativ til en kartlegging av fylkets frivillighet, med sikte på en frivillighetsplan for fylket. For å sikre at viktig informasjon når ut til våre medlemsorganisasjoner vil VABUR i 2015 fortsatt ha stort fokus på hjemmesiden og facebook. Oppdateringer skal komme ofte, og alt av vedtekter, retningslinjer, søknader og frister skal til en hver tid være gjeldende. En oppfordrer medlemsorganisasjonene til å bidra med stoff. VABUR vil fortsette å sende oppdateringer på e-post til oppgitte kontaktadresser. VABUR ønsker å bli invitert på årsmøter og andre arrangement i regi av medlemsorganisasjonene, og skal følge opp så langt det er mulig. Dette vil bedre kommunikasjonen mellom organisasjonene og VABUR. VABUR vil jobbe for å få flere nye medlemsorganisasjoner. VABUR vil arbeide for at kulturmidlene for barne- og ungdomsarbeid stadig skal øke, slik at vi får mer midler til fordeling på våre medlemsorganisasjoner. VABUR vil være behjelpelige med råd og veiledning i forbindelse med utfylling av søknader om tilskudd. VABUR vil ha en samling med det nye styret, der en går gjennom styrets oppgaver, vedtekter og retningslinjer, behandler søknader om drift og blir kjent med hverandre. VABUR vil holde eller sende sine styremedlemmer på tillitsvalgtkurs, som en del av det nye BUR-samarbeidet, i regi av Landsrådet for Norges Barne- og Ungdomsorganisasjoner (LNU) – forutsatt at et slikt kurs blir tilbudt og det er ønsket av styremedlemmene. VABUR vil i april 2015 dra på storsamlingen for landets BUR, i år i Nord-Trøndelag. VABUR vil i 2015 forsøke å arrangere en temakveld og et organisasjonskurs. Temakvelden vil ta for seg et tema medlemsorganisasjonene selv har interesse av, for eksempel tilskuddsordninger: hvem kan søke på hva, og hvor og hvordan kan dette • • gjøres – eller VALG 2015. Organisasjonskurset vil blant annet ha fokus på arbeidsoppgaver for de ulike styrevervene, normer og regler. En oppfordrer medlemsorganisasjonene til å komme med ønsker. VABUR vil oppfordre til og legge til rette for kompetanseutveksling mellom medlemsorganisasjonene. VABUR ønsker også å opprettholde tett kontakt med LNU og de andre Barne- og Ungdomsrådene i Norge. Særlig vil daglig leder søke kompetanse hos de andre ansatte, gjennom egne ansattsamlinger og jevnlig kontakt. Dette vil også styrkes gjennom storsamlingen i april. 2. Tilrettelegger for arenaer der unges stemmer blir hørt, skaper engasjement og gir mulighet for utfoldelse • • • • VABUR ønsker i 2015 å arbeide med synliggjøring av tilskuddsordningen Generelle tilskudd – og aktiv gå ut for å finne prosjekter/tiltak som bør søke. VABUR vil engasjere seg i Ungdommens Kulturmønstring på fylkesplan. VABUR vil engasjere seg i arbeidet med Nullvisjon Agder. VABUR vil fortsatt engasjere seg for og med Ungdommens fylkesting i Vest-Agder. 3. En arena for formidling og synliggjøring av barne- og ungdomsaktivitet i fylket • • • VABUR skal profilere og markedsføre barne- og ungdomsaktiviteter og tiltak på en positiv måte i media, på facebook og på VABURs egen hjemmeside. VABUR vil ta initiativ til at det utvikles mobilapp med oversikt over aktiviteter/tilbud for barn og unge i fylket. VABUR vil i 2015 gjøre egne profileringstiltak. 4. Være en synlig ressurs opp mot fylkeskommunens barne- og ungdomsarbeid • • • • • • VABUR vil også videreføre det gode samarbeidet med Vest-Agder Fylkeskommune, og jobbe for et enda bedre samarbeid med Hovedutvalget for Kultur i Vest-Agder. Aktuelle tema å samarbeide om er ulike plansaker – for eksempel ved å ta initiativ til en frivillighetsplan, organisasjonskurs, samt UKM og andre prosjekt/tiltak som måtte dukke opp. VABUR vil engasjere seg i arbeidet med å finne gode kandidater til fylkets frivillighetspris. VABUR vil fortsette som lokal kontakt for Erasmus+: Aktiv Ungdom (EU’s tilskuddsordning for barn og unge), og fortsette informasjons-samarbeidet med Sørlandets Europakontor. VABUR vil opprettholde sitt samarbeid med de andre paraplyorganisasjonene: VestAgder Idrettskrets, Norsk Musikkråd Vest-Agder og Rosegården Teaterhus. Det er aktuelt å ha et felles prosjekt med fokus på frafall i aldersgruppen 15-19 år. Det kan også bli aktuelt å avholde et felles styre- og informasjonsmøte. VABUR vil samarbeide videre med Elev og lærlingeombudet. Samarbeidet gjelder både konkrete saker, men også mer generell informasjonsutveksling. VABUR vil arbeide for å inkludere og øke kulturmidler til generelle tiltak for barn og unge. Sak 6.1 Styrets forslag til årsmøtet Sakene legges frem med kort bakgrunn og endelig forslag til vedtak fra styret. For detaljert behandling, se møteprotokollene som følger til slutt i saken. 6.1.1. Vedtektsendring – beslutningsdyktighet Bakgrunn: I gjeldende vedtekter står det ingenting om styrets beslutningsdyktighet. Styret har diskutert om det BØR stå noe om dette (altså et minstekrav til oppmøte for å kunne ta avgjørelser). Oppmøte varierer veldig, og daglig leder anbefaler at om en skal gå for et krav, bør det være så lavt som mulig. Et konkret forslag i så tilfelle er at styret er beslutningsdyktig hvis man er enten to styremedlemmer pluss styreleder, eller fire styremedlemmer uten styreleder. Endringer av vedtektene kan bare gjøres av årsmøtet, og krever 2/3 flertall. Styrets forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner tillegg til vedtektene, punkt 4: Styret er vedtaksdyktig med minimum 3 styremedlemmer til stede. 6.1.2. Evaluering av tilskuddsordningene Bakgrunn: Årsmøtet for 2013 vedtok en evaluering av dagens tilskuddsordninger. I løpet av høsten 2014 har en sendt ut spørreskjema til medlemsorganisasjonene, diskutert ordningene med kulturadministrasjonen i fylkeskommunen og behandlet saken i styret, først 28.1 og deretter 16.2. Enstemmig vedtak 28.1.2015: Daglig leder utarbeider endelig sak til neste styremøte, basert på diskusjon i møtet. Utgangspunktet er at styret ønsker å beholde ordningene som er nå, med noen endringer og en klargjøring av rutiner for saksbehandling. Etter møtet 16.2 landet styret på endelig forslag: Forslag til endringer i retningslinjene Driftsmidler - Tillegg til punkt 2. B. Aktivitetstilskudd: Vi vil gi poeng 1-6 etter hvorvidt den enkelte aktivitet innlemmer punktene under. Styret kan også gi tilleggspoeng i forhold til prioriterte tema/satsninger fra år til år. (Dette presiseres også i søknadsskjema) Kreative tiltak og Generelle tilskudd - Tillegg til punkt 4. Søknad og saksgang: I vurderingen av søknaden godkjennes kun faktiske kostnader, og dugnad godkjennes dermed kun som finansiering/egenandel. Dugnad må spesifiseres – og styret står fritt til å vurdere reell verdi. (Dette presiseres også i søknadsskjema) Forslag til rutiner for saksbehandling Driftsmidler - Daglig leder gjennomgår søknadene og innhenter eventuelle manglende opplysninger. - Daglig leder fordeler grunnstøtten basert på retningslinjene, og forbereder videre sak til styret. - Styret godkjenner fordeling av grunnstøtten og fordeler aktivitetsstøtten. Kreative tiltak og Generelle tilskudd - Daglig leder gjennomgår søknadene og innhenter eventuelle manglende opplysninger. - Daglig leder forbereder sak til styret med vurdering, basert på retningslinjer, tidligere tildelinger og gjeldende budsjett. - Saken legges frem for styret med åpen innstilling til vedtak. Styrets forslag til vedtak: Årsmøtet for 2014 godkjenner foreslåtte endringer i retningslinjene for tilskuddsordningene, samt at en tar rutiner for saksbehandling til etterretning. 6.1.3. Nettbrett i stedet for penger som møtegodtgjørelse Bakgrunn: Enstemmig vedtak 28.1.2015: Daglig leder utarbeider endelig sak til neste styremøte, basert på diskusjon i møtet. Utgangspunktet er at styret ønsker å innføre ordning med iPad til styremedlemmer og papirløse møter. Kostnader: Ett nettbrett ligger på ca. kr.3.500,-, og man må for 2015 kjøpe inn til nye styremedlemmer og sittende som har hatt 2/3 oppmøte. En kan ta utgangspunkt i at dette da gjelder et fulltallig styre, og dette utgjør kr. 21.000,- for 2015. For kommende år kan man tenke seg at det vil være nødvendig med innkjøp av 1-2 nettbrett. Tilsvarende kan møtehonorar reduseres noe. Forslag til ordning: - Vest-Agder barne- og ungdomsråd (VABUR) ønsker papirløse møter. - Når man velges inn som ordinært medlem i styret for VABUR får man tilbud om et nettbrett mot å signere avtale om bruk. o Nettbrettet går over i personlig eie, uten mellomlegg, etter det første året som styremedlem, forutsatt 2/3 oppmøte. o Hvis man aksepterer avtale om nettbrett erstatter denne møtehonorar for det første året som styremedlem. o Fra og med andre år får man styrehonorar i tillegg. o Ved mindre enn 2/3 oppmøte må styremedlemmet betale ut nettbrettet. Det er ikke mulig å levere tilbake nettbrettet når avtale er signert. o Vedlikehold eller reparasjoner som ikke dekkes av gjeldende garanti er det enkelte styremedlems ansvar. o Man kan søke om nytt nettbrett etter 3 år som styremedlem. - Om man ikke ønsker å inngå avtale om nettbrett, må man selv stille med digitalt verktøy. Man får da styrehonorar også det første året som styremedlem. 2 Styrets forslag til vedtak: Årsmøtet for 2014 godkjenner foreslått ordning, samt forespeilet konsekvens for budsjett for 2015: Konto 6810 Datakostnad økes med kr. 21.000,- og Konto 5330 Møtegodtgjørelse reduseres med kr. 8.400,-. 6.1.4. Endring av budsjettperiode Bakgrunn: Forslaget ble stilt som motforslag til innkommet forslag nr. 2 (som da ble trukket av forslagsstiller). Formålet med forslaget er å gi handlingsrom i perioden mellom regnskapsavslutning og årsmøte. Årsmøtet vil da fremover behandle revidering av budsjett for inneværende år, samt nytt budsjett for neste år. Man foreslår at endringen settes i verk fra og med neste årsmøte. I praksis vil da årsmøtet for 2015 behandle nytt budsjett for 2016 og 2017, mens de følgende årsmøter vil behandle revidert budsjett for inneværende år og nytt budsjett for neste år. Styrets forslag til vedtak: Årsmøtet for 2014 innfører 2-årig budsjettperiode fra og med neste årsmøte, som skissert i forslaget. 3 Protokollutskrift 28.1.2015 Til stede: Kristian Nilsen, Bjarne Egil Abrahamsen, Frida Repstad, Jacqueline Spinnangr, Raymond Kirknes og Vilde Kristine Evenstad. Forfall: Kai Steffen Østensen, David Bror Fredriksen, Amalie Gunnufsen og Anna Celine Foss Stray. Saknr. 3/15 1. Vedlegg Forslag til årsmøte Evaluering av tilskuddsordningene Gjeldende tilskuddsordning er en prøveordning, og styret må nå ta sti lling til om en ønsker å beholde ordningen, gjøre mindre endringer eller se på hele ordningen på nytt. Endelig vedtak blir styrets forslag til årsmøtet, men årsmøtet kan da også velge en annen retning. I siste instans må eventuelle endringer godkjennes av Hovedutvalget for kultur og utdanning. I løpet av høsten er det sendt ut spørreskjema til medlemsorganisasjonene og det er blitt innhentet synspunkter fra kulturadmini strasjonen i fylkeskommunen. Daglig leder vil i møtet legge frem disse, samt egne erfaringer. Dette, sammen med styrets erfaringer – må legge grunnlaget for hva vi gjør videre. Konkrete tanker/innspill så langt er blant andre: Tydelighet i forhold til om dugnad kan telles som egenandel. Forutsigbarhet for medlemsorganisasjonene når det gjelder drift (tilskuddet bør ikke variere så mye fra år til år, hvis omstendighetene er de samme) – samtidig som det er det sittende styrets rett å endre prioriteringer? Fleksibilitet når det gjelder nye prosjekter/tiltak. Synlighet – spesielt ordningen som gjelder barn og unge generelt. Arbeidsmengde for styret kontra å bruke daglig leders kompetanse. Skal man gå tilbake til innstilling fra daglig leder? Er det noe i retningslinjene som "låser" oss? Styrets forslag til vedtak: Fremmes i møtet. Enstemmig vedtak: Daglig leder utarbeider endelig sak til neste styremøte, basert på diskusjon i møtet. Utgangspunktet er at styret ønsker å beholde ordningene som er nå, med noen endringer og en klargjøring av rutiner for saksbehandling. Oppfølging: Sak utarbeides til neste styremøte. 2. Astrid iPad i stedet for penger som møtegodtgjørelse Styret har diskutert om en i stedet for møtehonorar skal gi hvert styremedlem en personlig iPad. En må da vurdere om dette skal gjelde alle, om manglende oppmøte skal gi krav om tilbakelevering, valgfrihet og økonomi. En budsjetterte i 2014 med 8 møter med 8 til stede, noe som gir et beløp på 8.000,-. En iPad mini koster fra ca. 2.400,- mens en iPad Air koster fra ca. 3.800,-. I regnestykket må en også ta med at man velges for 2 år og at noen sitter i flere perioder. Styrets forslag til vedtak: Fremmes i møtet. Enstemmig vedtak: Daglig leder utarbeider endelig sak til neste styremøte, basert på diskusjon i møtet. Utgangspunktet er at styret ønsker å innføre ordning med iPad til styremedlemmer og papirløse møter. Oppfølging: Sak utarbeides til neste styremøte. Astrid 4 3. Vedtektsendring - beslutningsdyktighet I gjeldende vedtekter står det ingenting om styrets beslutningsdyktighet. Styret har diskutert om det BØR stå noe om dette (altså et minstekrav til oppmøte for å kunne ta avgjørelser). Oppmøte varierer veldig, og daglig leder anbefaler at om en skal gå for et krav, bør det være så lavt som mulig. Et konkret forslag i så tilfelle er at styret er beslutningsdyktig hvis man er enten to styremedlemmer pluss styreleder, eller fire styremedlemmer uten styreleder. Endringer av vedtektene kan bare gjøres av årsmøtet, og krever 2/3 flertall. Styrets forslag til vedtak: Fremmes i møtet. Styrets forslag til vedtak: Årsmøtet godkjenner tillegg til vedtektene, punkt 4: Styret er vedtaksdyktig med minimum 3 styremedlemmer til stede. Oppfølging: Sak presenteres for årsmøte. 4. Astrid Andre saker Det ble åpnet for andre saker, men en landet på at forslagene som kom opp heller skal tas med i forslag til arbeidsplan. Til informasjon gjelder dette: o Styret ønsker å jobbe for et felles BUR for Agderfylkene o Styret ønsker økt fokus på kontakt med medlemsorganisasjonene 5 Protokollutskrift 16.2.2015 Til stede: Kristian Nilsen, Bjarne Egil Abrahamsen, Vilde Kristine Evenstad, Raymond Kirknes og Jacqueline Spinnangr. Forfall: David Bror Fredriksen, Amalie Gunnufsen, Frida Repstad, Kai Steffen Østensen og Anna Celine Foss Stray. Saknr. 9/15 1. Vedlegg Styrets forslag til årsmøtet Evaluering av tilskuddsordningene Bakgrunn: Enstemmig vedtak 28.01.2015: Daglig leder utarbeider endelig sak til neste styremøte, basert på diskusjon i møtet. Utgangspunktet er at styret ønsker å beholde ordningene som er nå, med noen endringer og en klargjøring av rutiner for saksbehandling. Forslag til endringer i retningslinjene Driftsmidler Tillegg til punkt 2. B. Aktivitetstilskudd: Vi vil gi poeng 1-6 etter hvorvidt den enkelte aktivitet innlemmer punktene under. Styret kan også gi tilleggspoeng i forhold til prioriterte tema/satsninger fra år til år. (Dette presiseres også i søknadsskjema) Kreative tiltak Tillegg til punkt 4. Søknad og saksgang: I vurderingen av søknaden godkjennes kun faktiske kostnader, og dugnad godkjennes dermed ikke som finansiering. (Dette presiseres også i søknadsskjema) Generelle tilskudd Tillegg til punkt 4. Søknad og saksgang: I vurderingen av søknaden godkjennes kun faktiske kostnader, og dugnad godkjennes dermed ikke som finansiering. (Dette presiseres også i søknadsskjema) Endring punkt 2 Beskrivelse: Egeninnsats strykes (som følge av forslaget over) Forslag til rutiner for saksbehandling Driftsmidler Daglig leder gjennomgår søknadene og innhenter eventuelle manglende opplysninger. Daglig leder fordeler grunnstøtten basert på retningslinjene, og forbereder videre sak til styret. Styret godkjenner fordeling av grunnstøtten og fordeler aktivitetsstøtten. Kreative tiltak og Generelle tilskudd Daglig leder gjennomgår søknadene og innhenter eventuelle manglende opplysninger. Daglig leder forbereder sak til styret med vurdering, basert på retningslinjer, tidligere tildelinger og gjeldende budsjett. Saken legges frem for styret med åpen innstilling til vedtak. Forslag til vedtak: Styret anbefaler årsmøtet for 2014 å godkjenne foreslåtte endringer i retningslinjene for tilskuddsordningene, samt at en tar rutiner for saksbehandling til etterretning. Forslag til endringer i retningslinjene (med endringer gjort i styremøtet 16.2.2015) Driftsmidler Tillegg til punkt 2. B. Aktivitetstilskudd: Vi vil gi poeng 1-6 etter hvorvidt den enkelte aktivitet innlemmer punktene under. Styret kan også gi tilleggspoeng i forhold til prioriterte tema/satsninger fra år til år. (Dette presiseres også i søknadsskjema) Kreative tiltak og Generelle tilskudd 6 - Tillegg til punkt 4. Søknad og saksgang: I vurderingen av søknaden godkjennes kun faktiske kostnader, og dugnad godkjennes dermed kun som finansiering/egenandel. Dugnad må spesifiseres – og styret står fritt til å vurdere reell verdi. (Dette presiseres også i søknadsskjema) Forslag til rutiner for saksbehandling Driftsmidler Daglig leder gjennomgår søknadene og innhenter eventuelle manglende opplysninger. Daglig leder fordeler grunnstøtten basert på retningslinjene, og forbereder videre sak til styret. Styret godkjenner fordeling av grunnstøtten og fordeler aktivitetsstøtten. Kreative tiltak og Generelle tilskudd Daglig leder gjennomgår søknadene og innhenter eventuelle manglende opplysninger. Daglig leder forbereder sak til styret med vurdering, basert på retningslinjer, tidligere tildelinger og gjeldende budsjett. Saken legges frem for styret med åpen innstilling til vedtak. Enstemmig vedtak: Styret anbefaler årsmøtet for 2014 å godkjenne foreslåtte endringer i retningslinjene for tilskuddsordningene, samt at en tar rutiner for saksbehandling til etterretning. 2. Nettbrett i stedet for penger som møtegodtgjørelse Bakgrunn: Enstemmig vedtak 28.01.2015: Daglig leder utarbeider endelig sak til neste styremøte, basert på diskusjon i møtet. Utgangspunktet er at styret ønsker å innføre ordning med iPad til styremedlemmer og papirløse møter. Forslag til ordning: Vest-Agder barne- og ungdomsråd (VABUR) ønsker papirløse møter. Når man velges inn som ordinært medlem i styret for VABUR får man tilbud om et nettbrett mot å signere avtale om bruk. o Nettbrettet går over i personlig eie etter det første året som styremedlem, forutsatt 2/3 oppmøte. o Hvis man aksepterer avtale om nettbrett erstatter denne møtehonorar for det første året som styremedlem. o Fra og med andre år får man styrehonorar i tillegg. Om man ikke ønsker å inngå avtale om nettbrett, må man selv stille med digitalt verktøy. Man får da styrehonorar også det første året som styremedlem. Kostnader: Ett nettbrett ligger på ca. kr.3.500,-, og man må for 2015 kjøpe inn til nye styremedlemmer og sittende som har hatt 2/3 oppmøte. En kan ta utgangspunkt i at dette da gjelder et fulltallig styre, og dette utgjør kr. 21.000,- for 2015. For kommende år kan man tenke s eg at det vil være nødvendig med innkjøp av 1-2 nettbrett. Tilsvarende kan møtehonorar reduseres noe. Forslag til vedtak: Styret anbefaler årsmøtet for 2014 å godkjenne foreslått ordning, samt forespeilet konsekvens for budsjett for 2015: Konto 6810 Datakostnad økes med kr. 21.000,- og Konto 5330 Møtegodtgjørelse reduseres med kr. 8.400,-. Forslag til ordning (med endringer gjort i styremøte 16.2.2015): Vest-Agder barne- og ungdomsråd (VABUR) ønsker papirløse møter. Når man velges inn som ordinært medlem i styret for VABUR får man tilbud om et nettbrett mot å signere avtale om bruk. o Nettbrettet går over i personlig eie, uten mellomlegg, etter det første året som styremedlem, forutsatt 2/3 oppmøte. o Hvis man aksepterer avtale om nettbrett erstatter denne møtehonorar for det første året som styremedlem. o Fra og med andre år får man styrehonorar i tillegg. 7 o - Ved mindre enn 2/3 oppmøte må styremedlemmet betale ut nettbrettet. Det er ikke mulig å levere tilbake nettbrettet når avtale er signert. o Vedlikehold eller reparasjoner som ikke dekkes av gjeldende garanti er det enkelte styremedlems ansvar. o Man kan søke om nytt nettbrett etter 3 år som styremedlem. Om man ikke ønsker å inngå avtale om nettbrett, må man selv stille med digitalt verktøy. Man får da styrehonorar også det første året som styremedlem. Enstemmig vedtak: Styret anbefaler årsmøtet for 2014 å godkjenne foreslått ordning, samt forespeilet konsekvens for budsjett for 2015: Konto 6810 Datakostnad økes med kr. 21.000,- og Konto 5330 Møtegodtgjørelse reduseres med kr. 8.400,-. 3. Endring av budsjettperiode Forslaget ble stilt som motforslag til innkommet forslag nr. 2 (som da ble trukket av forslagsstiller). Formålet med forslaget er å gi handlingsrom i perioden mellom regnskapsavslutning og årsmøte. Årsmøtet vil da fremover behandle revidering av budsjett for inneværende år, samt nytt budsjett for neste år. Man foreslår at endringen settes i verk fra og med neste årsmøte. I praksis vil da årsmøtet for 2015 behandle nytt budsjett for 2016 og 2017, mens de følgende årsmøter vil behandl e revidert budsjett for inneværende år og nytt budsjett for neste år. Enstemmig vedtak: Styret anbefaler årsmøtet for 2014 å innføre 2-årig budsjettperiode fra og med neste årsmøte, som skissert i forslaget. Oppfølging: Sakene legges frem for årsmøtet. Astrid 8 Sak 6.3 Godkjenning av nye medlemsorganisasjoner Bakgrunn for saken: Møteprotokoll 7.4.2014 Saknr. 21/14 Vedlegg Søknader om medlemskap 1. NLM Ung region sørvest Enstemmig vedtak: Styret innvilger søknad om medlemskap, men gjør oppmerksom på at søknad om driftsmidler vil ses i sammenheng med NLM Ung region sør. 2. Hjertelyst Agder Enstemmig vedtak: Styret innvilger søknad om medlemskap, men siden organisasjonen primært er for voksne, men driver med ungdomsarbeid, får den ikke rett til å søke om grunnstøtte, kun aktivitetsstøtte og kreative tiltak. VABUR oppfordrer organisasjonen til å sette ned et formelt ungdomsutvalg som da kan vurderes som fullverdig medlem. 3. Epilepsiforeningen i Agder Enstemmig vedtak: Styret innvilger søknad om medlemskap, men siden organisasjonen primært er for voksne, men driver med ungdomsarbeid, får den ikke rett til å søke om grunnstøtte, kun aktivitetsstøtte og kreative tiltak. VABUR oppfordrer organisasjonen til å sette ned et formelt ungdomsutvalg som da kan vurderes som fullverdig medlem. Forslag til vedtak: Årsmøtet for 2014 godkjenner nye medlemskap som listet i saken. BUDSJETT 2015 BUDSJETT Budsjett 2015 Oppsummert Inntekter Kostnader Resultat Inntekter 3120 3140 3650 3660 3680 3900 8050 - Inntekt arbeidssamling Inntekt UFT Offentlige tilskudd Refusjoner Momskompensasjon Andre driftsrelaterte inntekter Annen renteinntekt Sum inntekter Kostnader 4110 Varekostnader / egne prosjekter 4120 Kostnader arbeidssamling Sum prosjektkostnader 5330 Godtgjørelse til styre-og bedriftsforsamlin 5400 Arbeidsgiveravgift 5900 Gave til ansatte 5960 Gaver til styret Sum lønnskostnader 6560 Rekvisita 6700 Honorar revisjon 6790 Annen fremmed tjeneste 6800 Kontorrekvisita 6810 Data/EDB-kostnad 6830 Kontingenter 6860 Møte, kurs, oppdatering o.l. 7110 Bilgodtgjørelse (uten arb,giveravgift) 7160 Diettkostnad, ikke oppgavepliktig 7320 Reklamekostnad 7395 Øredifferanser 7450 Driftsmidler 7451 Kreative tiltak 7452 Generelle tilskudd 7500 Forsikringspremier 7560 Servicekostnader 7700 Styremøter 7710 Årsmøte 7720 Annen møtevirksomhet 7760 Andre avgifter 7770 Bank og kortgebyr Sum andre kostnader Sum kostnader Resultat Regnskap 2014 1 024 144,41 1 102 063,06 77 918,65 1 017 019,25 7 125,16 946 294,74 155 768,32 70 724,51 - 148 643,16 10 000,00 961 000,00 3 000,00 35 144,41 10 000,00 5 000,00 1 024 144,41 9 546,25 933 000,00 44 359,00 20 000,00 10 114,00 1 017 019,25 10 000,00 9 546,25 28 000,00 3 000,00 - 9 214,59 - 10 000,00 - 5 114,00 7 125,16 15 000,00 26 246,52 41 246,52 1 400,00 1 775,00 552,10 1 540,00 5 267,10 166,19 8 000,00 358 702,00 346,00 9 974,75 1 010,00 304,00 4 735,00 406,56 0,33 490 000,00 5 624,99 10 000,00 1 031,00 317,71 5 416,25 4 237,00 833,00 135,00 604,00 899 781,12 946 294,74 5 000,00 3 753,48 8 753,48 15 400,00 75,00 52,10 460,00 15 732,90 333,81 3 000,00 10 761,06 346,00 7 974,75 190,00 9 696,00 265,00 5 000,00 19 593,44 0,33 10 000,00 44 375,01 40 000,00 1 031,00 317,71 583,75 237,00 1 167,00 65,00 96,00 131 281,94 155 768,32 20 000,00 30 000,00 50 000,00 16 800,00 1 700,00 500,00 2 000,00 21 000,00 500,00 5 000,00 369 463,06 2 000,00 1 200,00 10 000,00 5 000,00 5 000,00 20 000,00 500 000,00 50 000,00 50 000,00 6 000,00 4 000,00 2 000,00 200,00 700,00 1 031 063,06 1 102 063,06 - 77 918,65 Noter 1) 8 medlemmer, 6 møter 2) Lønn og kontorhold daglig leder 60 % stilling justert med 3% prisvekst 3) For styrets medlemmer 4) Ekstra profileringstiltak for 2015 - se arbeidsplan 5) Se styrets forslag om nettbrett - justeres hvis vedtatt Konsekvens for egenkapital Inngående EK 01.01.2014 Resultat 2014 Utgående EK 31.12.2014 341 131,23 77 918,65 263 212,58 - 1 Differanse Note - - - - 70 724,51 - 148 643,16 1+5 1 2 5 3 3 3 4 1
© Copyright 2024