Protokoll fra styremøte i JMRK
Møtenummer:
Dato::
Kl:
Sted:
3/2015
09.02.15
19:00
Kiosken på Melsom
Til stede:
Forfall:
Andre til stede:
Tone Letting Kvile, Geir Gyllensten, Lill Dons, Elisabeth Ersfjord Flom
Emilie Nordstad, Per Ivar Nicolaisen
Sakliste
Generelt:
1. Introduksjon av gamle og nye styremedlemmer
Vedtakssaker:
1. Godkjenning av protokoll fra forrige møte, jf. vedlegg 1
2. Løpende oppgaver
- Responstid på mail – rutiner
- Kommunikasjon med sprang- og dressurkomiteen
3. Videre utredning av nytt medlemsregistreringssystem.
Elisabeth har undersøkt og kommet med en anbefaling.
4. Materialansvarlig – oversikt over utstyr med mer.
5. Sponsorbrev og satser. Vedlegg 3
6. Mandat til sprang- og dressurkomiteen. Vedlegg 4
7. Pressemelding før AEG. Vedlegg 5
8. Deltakere til Årskonferanse og rytterting 22. mars
9. Tilrettelegging for dugnad – videre utredning
10. Orientering til medlemmene om avlyst stevne. Vedlegg 6
11. Innkommet sak: Avhending av gamle hinder – selge eller gi bort til rideskole?
Orienteringssaker:
1. Grønt kort i ny drakt – kurs
2. Vår posisjon som leietaker på fylkeskommunalt anlegg for å få støtte.
1
Sak 1 Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
Bakgrunn:
Referat fra møtet 28.01, utsendt 28.01 med kommentarfrist 09.02
Ingen merknader innkommet.
Vedtak: Referatet godkjennes.
Sak 2 Løpende oppgaver
Bakgrunn:
Reponstiden på mail i forbindelse med medlemssaker bør ned.
Hvem svarer på innkommende mailer, hvem skal ha kopi.
I hvilken form og hvor hyppig skal vi kommunisere med komiteene.
Vedtak:
Sekretær, kasserer og formann må sjekke mail minst to ganger i uken og svarer på mailer
som gjelder sine ansvarsområder.
Økonomi: Per Ivar
Medlemmer og kontingent: Elisabeth
Annet: Lill
Komiteene får sine faste kontaktpersoner.
Saker/forslag som ønskes behandlet av styret skal meldes inn til styret senest en uke før
neste styremøte. Infoskriv utarbeides og sendes til sprang- og dressurkomitèe.(Lill)
Sak 3 Videre utredning av nytt medlemsregistreringssystem
Bakgrunn:
JMRK trenger nytt system som kommuniserer med øvrige systemer hos Nryf.
Vedtak:
KlubbAdmin er Nryf sitt system som er tilrettelagt og integrert mot Horsepro. Vi undersøker
hva som skal til for å komme over på dette systemet. Andre spørsmål vi ønsker svar på er:
Kan alle medlemmer registrerer seg selv i nytt system, eller skal vi konvertere over?
Er det link til Horsepro i dag?
Elisabeth sjekker dette til neste møte. Vi ønsker å konvertere så raskt som mulig.
Sak 4 Materialansvarlig
Bakgrunn:
JMRK har investert i mye kostbart utstyr. Vi trenger en oversikt og plan for
oppbevaring, vedlikehold osv.
Vedtak:
Frem til neste styremøte komme frem til forslag til en materialansvarlig. Dersom vi ikke
lykkes med å finne en kandidat må styret starte med å lage en liste.
2
Sak 5 Sponsorbrev og satser
Bakgrunn:
Vi ønsker å hente inn flere sponsorer. Brev og satser for sponsorer må på
plass.
Vedtak:
Styret håndterer hovedavtale med Jarlsberg Hestesport (Geir).
Sette opp plan for sponsorer og sponsorpakker (Tone, gjerne i samarbeid med Tonje)
Sak 6 Mandat til sprang- og dressurkomiteen
Bakgrunn:
Forrige mandat har vært for løst.
Vedtak:
Skriv revideres i henhold til gjennomgang på styremøte og sendes til sprang- og
dressurkomiteen for gjennomlesing før det foreligger endelig dokument. Det foreslås at
komiteene står for det sportslige, mens styret håndterer økonomien.
Sak 7 Pressemelding AEG
Bakgrunn:
Bør vi markere JMRK og AEG i lokal presse?
Vedtak:
Lill sender pressemelding til Tønsbergs Blad.
Sak 8 Deltakere til årskonferanse og rytterting
Bakgrunn:
Arrangeres 22. mars. JMRK bør være til stede. Tonje Mariero Moe kan reise.
Emilie Nordnes har meldt interesse.
Vedtak:
For å oppfylle kjønnsfordelingen må vi ha med en mann.
Lill spør Per Ivar og melder på deltakere.
Sak 9 Tilrettelegging for dugnad
Bakgrunn:
Det er utfordrende å få fylt opp dugnadslister. Hva kan vi gjøre?
Kaja ønsker hjelp.
Vedtak:
Styret mener det var flere som stilte opp da vi hadde tilgang på dugnadsboker.
Mulig løsning er teltstaller. Dette må godkjennes av Melsom vgs og vi må ha en oversikt
over kostnader.Lill snakker med skolen om muligheter og Terje om pris.
3
Sak 10 orientering til medlemmene om avlyst stevne
Bakgrunn:
Sprangkomiteen har avlyst D-stevnet i slutten av mnd. Tonje skriver noe på
facebook.
Vedtak:
Det er tilstrekkelig at Tonje gir en forklaring på klubbens facebookside.
Sak11 Avhending av gamle hinder – selge eller donere
Bakgrunn:
Det er vedtatt at to hinder skal byttes ut. Vi har også noen eldre hinder som er
ryddet bort. Disse kan selges eller vi kan gi dem til Grorud gård eller andre
rideskoler.
Vedtak:
Styret godkjenner utlån av utgåtte hinder til rideskoler som har aktive medlemmer i JMRK.

O-sak 1 Grønt kort i ny drakt
En kort orientering ble gitt. Våre kursholdere har vært eller skal på kurs for å holde seg
oppdaterte.
O-sak 2 Vår posisjon som leietaker på fylkeskommunalt anlegg for å få støtte
Rytterforbundets innstilling er i utgangspunktet at det er eier av anlegg som kan søke om
støtte. Melsom mottok midler for et par år siden. Det er derfor andre klubber og anlegg som
stiller foran oss i køen.
Tillegg:
Ønske om å innføre kriseplan og beredskap i forhold til alvorlige ulykker og dødsfall.
Vedtak:
Vi innfører rutiner og retningslinjer for krisehåndtering i henhold til mal fra Norges
Idrettsforbund. Styret setter seg inn i planene og saken tas opp på neste styremøte.
4