Protokoll fra styremøte i JMRK Møtenummer: Dato: Kl: Sted: Innkalt: 4/2015 09.03.16 19:00 – avsluttes kl 22:00 Kiosken på Melsom Lill Dons, Per Ivar Nicolaisen, Elisabeth Flom, Geir Gyllensten, Tone Letting Kvile, Emilie Nordset Meldt avbud: Per Ivar Nicolaisen, Geir Gyllensten Sakliste Vedtakssaker: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Godkjenning av protokoll fra forrige møte, jf. vedlegg 1 Oppdatering av medlemsregister – slette noen? Materialansvarlig Mandat til sprang- og dressurkomiteen. HMS – Kriseplan Oppfølgning fra forrige styremøte. Lill Medlemsarrangement – Rasmus Bagger Årsmøte i Tønsberg idrettsråd. Vedlegg 2 Dugnadsmat. Praktisk gjennomføring. Innkommet sak: Refusjon av startavgift AEG Orienteringssaker: 1. Videre utredning av nytt medlemsregistreringssystem. Oppfølging fra forrige styremøte – Elisabeth Vedlegg 3 2. Oppsummering AEG – billettsalg - Lill 3. Avtale hovedsponsor. Oppfølging fra forrige styremøte. Geir. 4. Sponsorbrev og satser. Oppfølging fra forrige styremøte. Tone. Vedlegg 4 10. Tilrettelegging for dugnad - dugnadsbokser Oppfølging fra forrige styremøte. Lill 1 Sak 1 Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte Bakgrunn: Referat fra møtet 09.02, ingen merknader innkommet. Vedtak: Godkjent Sak 2 Oppdatering av medlemsregister – slette noen? Bakgrunn: Vi har en oppryddingsjobb å gjøre i medlemsregisteret. Har vi nå fått en oversikt over hvem som ikke har betalt siste to år? Skal disse slettes? Vedtak: Dagens system har vært ute av funksjon siden november. Vi flytter alle medlemmer til det nye systemet, sender ut faktura og tar vasking /sletting av medlemslistene etter frist for innbetaling. Sak 3 Materialansvarlig Bakgrunn: JMRK har investert i mye kostbart utstyr. Vi trenger en oversikt og plan for oppbevaring, vedlikehold osv. Har noen funnet en kandidat som kan være materialansvarlig? Vedtak: Mulig kartlagt en aktuell materialansvarlig. «En pappa» i dommerboden. Ta kontakt. Vi bør uansett få en oversikt over det tekniske utstyret, men gir vedkommende dette som første oppgave. Per Ivar starter med å sette opp oversikt over hva som er kjøpt inn det siste året. Sak 4 Mandat til sprang og dressurkomiteen Bakgrunn: Styret jobber med å få på plass mandater til sprang- og dressurkomiteen. Dressur har ikke hatt merknader til mandatet. Sprang har ikke gitt noen samlet tilbakemelding. Vi finner dato for møte med sprangkomiteen. Vedtak: Utvidet styremøte 13.04: Styret møter kl 19. Sprangkomiteen inviteres kl 19.30-20:15. 2 Sak 5 HMS kriseplan Bakgrunn: Ønske om å innføre kriseplan og beredskap i forhold til alvorlige ulykker og dødsfall. Hva trengs og hva gjør vi videre med dette? Vedtak: Utarbeide plan og gruppe. Leder, nestleder og representant fra sprang- og dressurkomite bør inngå i kriseberedskapsgruppen. Vi informerer sprang- og dressurkomiteen om dette. Sak 6 Medlemsarrangement – Rasmus Bagger Bakgrunn: Skal styret arrangere dette, eller bør det settes ned en komite? Vi må ha på plass lokaler. Vedtak: Styret organiserer. Vi inviterer klubber i omegn via deres styrer og ber dem gi tilbakemelding hvor mange plasser de ønsker. Kost pr. deltaker fra inviterte klubber bestemmes når vi har oversikt over kost for lokaler men anslås til kr 200,Deltakere som ikke er tilknyttet JMRK eller inviterte klubber betaler billett ved oppmøte. Vi undersøker lokaler ut ifra det totale estimerte antallet. Forslag: Bakkenteigen, Kilden kino: Elisabeth undersøker priser og kombinasjon med enkel servering innen 13.04. Klubber vi kan invitere: Skien Grenland Larvik/Sandefjord Tønsberg Holmestrand Moss Fredrikstad Drøbak Sak 7 Årsmøte i Tønsberg idrettsråd Bakgrunn: Ønsker vi å sende en representant? Hvem? Vedtak: Ingen har meldt interesse. 3 Sak 8 Dugnadsmat - gjennomføring Bakgrunn: På årsmøtet ble det bestemt at alle på dugnad skal få mat og at denne skal stå i Sekretariatet over kiosken. Kioskansvalig har ikke tid til å sette dette frem. Hvordan skal vi organisere det? Vedtak: Oppgaven kan løses av en kioskmedarbeider. Sak 9 Innkommet sak: Refusjon av startavgift AEG Bakgrunn: Hest ble avvist i veterinærkontroll. Rytter mener avvisingen var ubegrunnet. Søker om refusjon av startavgift. Vedtak: Klubben refunderer 50% og ikke hele beløpet grunnet tilgang til bånd og VIP billett. Det presiseres at annen rytter ikke hadde hatt mulighet til og tre inn i rytters sted da vet.sjekk var avsluttet for klassen. Det vektlegges også at rytter har vært en uvanlig solid bidragsyter i klubben over lengre tid. Styret oppfordrer rytter til å sende klagen på veterinærs avgjørelse til FEI. O-Sak 1 orientering om fremdrift nytt medlemssystem. Medlemsliste i excel kan implementeres i nytt system. Dette vil ta ca 3 dager. Deretter kan faktura for kontingent genereres. Vedtak: Vi iverksetter umiddelbart. O-Sak 2 Oppsummering AEG billettsalg Klubben har kjøpt billetter for ca kr 60.000,- Det ble solgt billetter for ca kr 34 000,Vedtak: Styret anser dette som veldig lavt i forhold til kostnaden. Hvordan vi skal håndtere promotion cup og billettsalg neste år settes på agenda for et styremøte til høsten.  O-sak 3 Avtale hovedsponsor I arbeid. Geir var ikke til stede og kan derfor ikke informere om status. 4 O-sak 4 Sponsorbrev og satser Sponsordokumentene er vedtatt ok. Vi tar videre kontakt med komiteene for videre oppsett og arbeid ut mot aktuelle sponsorer. Her kan alle medlemmer bidra i forhold til relasjoner. Det lages et sponsorbrev som legges ut på hjemmesiden slik at alle bruker samme mal og presentasjon. Hovedsponsor forhandles frem av styret. O-Sak 5 Dugnadsbokser I arbeid. Lill har vært i kontakt med Terje som skal finne pris på ca 10 bokser. Eventuelt Politiattest kreves for de to som kjører grøntkort-kurs. Politiattester skal normalt håndteres av nestleder. Gammelt tidtageranlegg kan selges til FORK. Usikkert hvordan vi skal håndtere det praktiske. Lill avtaler med Tonje/kjøper. Eva har sendt priser på løse merker med JMRK logo som kan sys på klær eller chabracker. Et antall kjøpes inn. Vi holder videre dialog om antall. Regnskap er nå revidert. 5