krav og muligheter, Jostein Engen, seniorrådgiver, Difi

«Digitalisering i nytt regelverk
– krav og muligheter»
Elektronisk tilbudsinnlevering,
egenerklæringsskjema og
anskaffelsesattest
Jostein Engen
Seniorrådgiver, Difi
Direktoratet for forvaltning og IKT
Digitalisering av
anskaffelser
En forutsetning for
forenkling – både for
kjøpere og leverandører
Blant de mest gjennomgripende endringene i
nytt anskaffelsesregelverk
Digitalisering av anskaffelsesprosesser
Alle aktiviteter i gjennomføringen av innkjøp skal
kunne understøttes av elektroniske løsninger
Digitalt innhold gjenbrukes i prosesstegene og
på tvers av organisasjonene som er involvert
VERIFISERE
BEHOV OG
PLANLEGGE
ANSKAFFELSE
GJENNOMFØRE
KONKURRANSE
Direktoratet for forvaltning og IKT
GJENNOMFØRE
KONTRAKT
E-bestemmelsene i nytt
anskaffelsesregelverk (EU-basert)
Bestemmelser om elektronisk kommunikasjon
Bestemmelser om elektroniske prosedyrer og
verktøy:
Dynamiske innkjøpsordninger
Elektronisk auksjon
Elektroniske kataloger
Elektroniske kunngjøringer
Elektronisk tilgjengelige anskaffelsesdokumenter
Egenerklæringsskjema – European Single Procurement
Document (ESPD)
e-Certis
Direktoratet for forvaltning og IKT
Elektronisk kommunikasjon
Hovedregel om elektronisk kommunikasjon mellom
oppdragsgivere og leverandører
Kunngjøring, konkurransegrunnlag og innlevering, samt
spørsmål/svar mv
Enkelte unntak vil være mulig (fysiske modeller, graderte
anskaffelser mv)
Åpner ikke for bruk av ordinær e-post som innleveringsløsning
Innleveringsløsning tilgjengelig fra april 2016
Forslag på høring: Obligatorisk fra april 2016
Direktivkrav: Obligatorisk for innkjøpssentraler senest fra april 2017
Direktivkrav: Obligatorisk for alle oppdragsgivere senest fra oktober
2018
Hovedregelen vil gjelde både over og under EUterskelverdi
Direktoratet for forvaltning og IKT
Dagens situasjon for innlevering
Fagsystem for oppdragsgivere
KonkurranseGjennomføringsVerktøy (KGV)
Konkurransegrunnlag, publisering, mottak, evaluering
Tilbyder bruker oppdragsgivers system
Anskaffet i markedet
Ikke pålagt, - men lovlig og anbefalt
Brukt i ca. 25% av anskaffelsene over terskelverdi
Mange store oppdragsgivere
Høy terskel for (utenlandske) tilbydere
Oppdragsgiver har ett system – sitt eget
Tilbyderne må lære seg alle
Norsk språk
Direktoratet for forvaltning og IKT
Morgendagens løsning
Separate fagsystem / portaler for
oppdragsgiver og tilbyder
Anskaffet i markedet
Samme praksis som i dag for oppdragsgivere
«Gratis» minimumsløsning for tilbyderne
Felles europeisk transportinfrastruktur
Enklere for norske leverandører å levere tilbud i hele
EU/EØS-området – større marked
Enklere for utenlandske tilbydere å levere tilbud på
norske oppdrag – får «det beste tilbudet»
Fortsatt mulighet for KGV slik vi kjenner det i dag
Både løpende avtaler og mulighet for å inngå nye
Direktoratet for forvaltning og IKT
Elektronisk tilbudsinnlevering
Oppdragsgiver
Fagsystem
(KGV)
Mottakmodul
•Sikker lagring
•Tilgjengeliggjøre etter
tilbudsfrist
•Validere
signatur
•Evt. dekryptering
Konkurransegrunnlag
Tilbyder
Doffin
(TED)
Kontorstøtte
Innleveringsportal
Tilbud
Forespørsel om deltakelse
• Godkjente
format - EHF
• Elektronisk
konvolutt
•eID, eSignatur
• Evt. Kryptering
------------------• Verdiøkende
tjenester
Direktoratet for forvaltning og IKT
Nærmere om elektroniske
prosedyrer og verktøy
Dynamiske innkjøpsordninger
Elektronisk auksjon
Elektroniske kataloger
Elektroniske kunngjøringer
Elektronisk tilgjengelige anskaffelsesdokumenter
Egenerklæringsskjema – European Single
Procurement Document (ESPD)
e-Certis
Direktoratet for forvaltning og IKT
Nærmere om elektroniske
prosedyrer og verktøy
Dynamiske innkjøpsordninger
Elektronisk auksjon
Elektroniske kataloger
Elektroniske kunngjøringer
Elektronisk tilgjengelige anskaffelsesdokumenter
Egenerklæringsskjema – European Single
Procurement Document (ESPD)
Foreløpig bevis for at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene
eller utvelgelseskriteriene eller for fravær av avvisningsgrunner
Kun vinner leverer dokumentasjonsbevis
Direktoratet for forvaltning og IKT
Egenerklæringsskjema (ESPD)
I. Informasjon om Oppdragsgiver
II. Informasjon om Leverandør
III. Fravær av avvisningsgrunner
IV. Kvalifikasjonskrav
V. Utvelgelseskriterier
VI. Erklæring om korrekt informasjon,
samtykkeerklæring og signering
Direktoratet for forvaltning og IKT
Egenerklæringsskjema
I. Informasjon om Oppdragsgiver
II. Informasjon om Leverandør
III. Fravær av avvisningsgrunner
Rettskraftig dom eller vedtak av forelegg for nærmere
bestemte straffbare forhold
Ubetalte skatter, avgifter og trygdeavgifter
Konkurs/insolvens, interessekonflikter, andre grove
forsømmelser
Avvisningsgrunner etter nasjonal lovgivning
Direktoratet for forvaltning og IKT
Egenerklæringsskjema
I. Informasjon om Oppdragsgiver
II. Informasjon om Leverandør
III. Fravær av avvisningsgrunner
IV. Kvalifikasjonskrav
Registrering, autorisasjon mv.
Økonomisk og finansiell kapasitet
Tekniske og faglige kvalifikasjoner
Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder
Direktoratet for forvaltning og IKT
Egenerklæringsskjema
I. Informasjon om Oppdragsgiver
II. Informasjon om Leverandør
III. Fravær av avvisningsgrunner
IV. Kvalifikasjonskrav
V. Utvelgelseskriterier
VI. Erklæring om korrekt informasjon,
samtykkeerklæring og signering
Direktoratet for forvaltning og IKT
Elektronisk utfylling av egenerklæringsskjema
Oppdragsgiver
Doffin
Del av
konkurransegrunnlag
Mal Egenerklæringsskjema
Oppdragsgiver
konfigurerer skjemamal
med krav som er
forholdsmessige til
anskaffelsen
Innlevering
Egenerklæringsskjema
Del av forespørsler
om å delta i
konkurransen / tilbud
Lagring
eller
automatisk
innhenting
Databaser
av bevis
Leverandør
importerer mal
i eget system
som foreslår
utfylling basert
på tidligere
utfyllinger
Leverandør
tilføyer/endrer
og godkjenner
egenerklæring
Leverandør
Egenerklæringsskjema
Egenerklæringsskjema
Fra foreløpig bevis til dokumentasjonsbevis
Hvordan forenkle innhentingen av den fulle og
endelige dokumentasjonen?
Oppdragsgiver kan ikke be leverandørene levere dokumentasjonsbevis dersom han allerede har mottatt dem, eller dersom han har
mulighet til å innhente de relevante opplysningene kostnadsfritt i
en database i en EØS-stat (Forslag ny FOA § 12-11 (7))
Direktoratet for forvaltning og IKT
Fra foreløpig bevis til dokumentasjonsbevis
Hvordan forenkle innhentingen av den fulle og
endelige dokumentasjonen?
Oppdragsgiver kan ikke be leverandørene levere dokumentasjonsbevis dersom han allerede har mottatt dem, eller dersom han har
mulighet til å innhente de relevante opplysningene kostnadsfritt i
en database i en EØS-stat (Forslag ny FOA § 12-11 (7))
NFD har bedt Difi utarbeide en prosjektplan for
«anskaffelsesattest»
Leverandøren kan få utstedt en samlet attest som er
dokumentasjon for en rekke forhold – eller oppdragsgiver kan få
tilgang til selv å hente en slik ”attest”.
Direktoratet for forvaltning og IKT
Fra…
Omfattende
papirdokumentasjon
fra leverandører
Til…
Egenerklæring med
ettersendelse av
dokumentasjon for
vinnere
Videre til…
Automatisert tilgang til
dokumentasjonsbevis
direkte fra kilde for
oppdragsgivere
VCD og anskaffelsesattest
Direktoratet for forvaltning og IKT
Gevinstplanlegging og -realisering
Direktoratet for forvaltning og IKT
Gevinster for leverandører
Slipper å fremskaffe og levere oppdatert
dokumentasjon i hver enkelt konkurranse.
Leverandører kan vise til VCD i
egenerklæringsskjemaet eller til en
anskaffelsesattest som endelig bevis i stedet for en
egenerklæring.
Mindre risiko for avvisning som følge av mangler i
dokumentasjon av kvalifikasjonskrav og
utvelgelseskriterier og for fravær av
avvisningsgrunner.
Enklere for små og mellomstore bedrifter å delta i
konkurranser om leveranser til offentlig sektor.
Direktoratet for forvaltning og IKT
Gevinster for oppdragsgivere
Hvis en leverandør har en gyldig anskaffelsesattest vil det
være en god indikasjon på at han er en seriøs aktør.
Færre avvisninger i forhold til feil rundt formaliteter for
kvalifikasjon.
Bedre mulighet for å avvise leverandører på bakgrunn av
brudd på straffebestemmelser knyttet til yrkesmessig vandel
e.l.
Flere tilbud som igjen vil gi bedre konkurranse. Det blir enklere
å levere tilbud og offentlige oppdragsgivere vil få flere tilbud fra
små og mellomstore bedrifter.
Mindre administrativt arbeid rundt validering av
kvalifikasjonskrav og utvelgelseskriterier og for fravær av
avvisningsgrunner.
Enklere prosesser ved automatisk og enkel innhenting av
dokumentasjonsbevis.
Direktoratet for forvaltning og IKT
Gevinster på samfunnsnivå
Ansvarlige myndigheter slipper å utstede
dokumentasjonsbevis til alle leverandører som skal
delta i offentlig anskaffelsesprosesser.
Mindre tidsbruk på administrative prosesser – mer tid
til tjenesteyting og verdiskapning.
Enklere å skille seriøse leverandører fra useriøse,
virkemiddel for å bekjempe arbeidslivskriminalitet.
Anskaffelsesattesten vil også kunne benyttes som
dokumentasjon på kvalifikasjon og seriøsitet overfor
private innkjøpere, ikke bare offentlige
oppdragsgivere.
Direktoratet for forvaltning og IKT
Spørsmål?
Direktoratet for forvaltning og IKT