E-skjema
For ansatte og honorarmottakere (eksterne)
E-skjema flytter lønnsregistreringer fra
manuelle prosesser til digital selvbetjening
Bedre
kvalitet
Effektiv
ressursbruk
i staten
Ingen
dobbelregistrering
Raskere
håndtering
Elektronisk
sporbarhet
E-skjemaløsningen
Ansatt selvbetjening
Kjernesystem (for fagbrukere)
Andre utbetalinger
Fratredelse
Variabel lønn
Stillingsendring
Permisjonssøknad
Hurtigregistrering
Overføring av feriedager
Ekstra skattetrekk
Sidegjøremål
Oppsigelse
Ekstern selvbetjening
Betaling for oppdrag (honorar)
Reise- og utleggsrefusjon
E-skjema for ansatte
Ansatt selvbetjening
Hvor finner du E-skjema?
Ansatt
Hvor finner du E-skjema?
Ansatt
Andre utbetalinger
Utgifter den ansatte har hatt
som arbeidsgiver skal dekke,
og som skal lønnsinnberettes
Eksempler:
• EKOM-tjenester
• Fri avis
• Treningsavgift
Med få unntak oppgis
utbetalingen med beløp
Registering:
• Velg lønnart, beløp og
eventuelt korriger dato
• Trykk overfør (flere poster
kan registreres per skjema)
• Legg til eventuelle vedlegg
eller merknader
Ansatt
Variabel lønn
Benyttes for utbetalinger som
oppgis med antall
Eksempler:
• Pensjonistavlønning
• Brutto timelønn
• Diverse vakttillegg
Registrering:
Samme måte som skjema for
Andre utbetalinger
Ansatt
Ekstra skattetrekk
Ansatte kan legge inn ekstra skattetrekk
for inntil ett kalenderår av gangen.
Skjemaet går direkte til oppdatering
i lønnssystemet (ingen godkjenning)
Registrering:
• Legg inn startmåned, sluttmåned og beløp
• Man kan gjøre endringer
(sende nytt skjema)
• Man kan fjerne framtidig trekk
(legge inn blanke felt)
Ansatt
Permisjonssøknad
Benyttes ved søknad om
lengre permisjoner beskrevet
i Statens personalhåndbok
For eksempel
• fødselspermisjon
• omsorgspermisjon
• utdanningspermisjon
Registering:
• Velg periode
• Velg eventuell
fraværsprosent
• Velg permisjonstype
dersom man kjenner denne.
Aktuelle permisjonstyper er
listet opp.
• Beskriv permisjonen og
last opp eventuell dokumentasjon
Ansatt
Overføring av feriedager
Søknad om overføring
av feriedager til nytt år.
Skjemaet viser antall dager
den ansatte har til gode.
Registrering:
• Legg inn antall feriedager
som ønskes overført
Ansatt
Oppsigelse
Den ansatte kan selv
registrere sin oppsigelse
Det anbefales at leder er
orientert på forhånd
Registrering:
• Legg inn eventuelle
tilleggsopplysninger
• Ved overgang til ny statlig
virksomhet kan denne
oppgis (for overføring av
feriepengegrunnlag)
Ansatt
Sidegjøremål
Med e-skjema Sidegjøremål kan
arbeidsgiver få oversikt over
ansattes sidegjøremål, verv
og eierinteresser.
Man kan registrere tilbake i tid
(etterregistrering) eller fram i tid
(forhåndsvarsling).
Ansatt
Rapport: Liste over alle skjema
Viser status for alle skjema den ansatte har sendt
Ansatt
Brukerveiledning til den ansatte
Hjelp til valg av lønnart
• De aktuelle lønnartene er nærmere beskrevet i e-skjemaene
Ansatt
Brukerveiledning til den ansatte
Hjelpesenter
• Alltid tilgjengelig i høyre del av skjermbildene
• Gir veiledning om det aktuelle skjemaet man
er inne i
Ansatt
Ansatte kan selv skanne og
laste opp vedlegg
• Skattedirektoratets forskriftsendring av 01.07.2014 åpner for at digital
underlagsdokumentasjon er tilstrekkelig, uavhengig av om ansattes
originalbilag er på papir eller i digitalt format.
• Godkjenner 1 og Godkjenner 2 har også mulighet til å laste opp vedlegg.
• Lønnssystemet lagrer sikkerhetskopi hver natt.
• Se kundenotat 58/2014 på DFØs kundenett for nærmere beskrivelse.
Ansatt
E-skjema i retur
E-skjema den ansatte får i retur for korrigering, kommer i innkurven i portalen.
Den ansatte varsles automatisk per e-post
Skjemaet åpnes i innkurven, behandles og sendes på nytt til godkjenning
(eller eventuelt slettes)
Ansatt
E-skjema for eksterne
Selvbetjening for mottaker av honorar
Innlogging i
selvbetjeningsportal for eksterne
Portalen finner du her:
https://registrering.dfo.no
Innlogging skjer via ID-porten:
• MinID
• BankID
• Buypass
• Commfides
Ekstern
Selvbetjeningsportal for eksterne
Den eksterne kan registrere:
• Reise- og utgiftsrefusjoner
• Betaling for oppdrag (honorar)
•
•
Se egen lønns- og reiseslipp
Endre personlige opplysninger
•
Bankkonto, adresse etc.
Ekstern
Reise- og utgiftsrefusjon
Ekstern
Forenklet skjema for
dagsreiser innenlands.
Øvrige reiseskjemaer er
også tilgjengelig:
• Innenlandsreise
• Utenlandsreise
• Utgiftsrefusjon
Honorar
Honorarskjema for
eksterne
Ekstern
Informasjonsside:
DFØ kundenett – Selvbetjeningsportal
• Informasjon til den eksterne
• Informasjon til saksbehandlere/ledere
• Veiledninger i tekst og video
E-skjema for fagbrukere i
lønnssystemet
SAP kjernesystem
E-skjema i SAP kjernesystem
Fagbruker
• Stillingsendring
• Endring av stilling, organisasjonsenhet, stillingskode, lønnstrinn, stillingsprosent,
kostnadsfordeling, fungering
• Fratredelse
• Hurtigregistrering
• Faste tillegg, variable tillegg, godtgjørelsesposter
• Går i arbeidsflyt til godkjenner 2
• Kan benyttes for både ansatte og eksterne
Fagbruker
• Systemstøtte (automatiske kontroller)
• Brukervennlig registrering
(saksgang samlet i ett registreringsbilde)
Godkjenning av e-skjemaer
Godkjenning
E-skjema fra ansatte og eksterne følger vanlig arbeidsflyt og godkjenningsrutiner.
Nye skjema kommer i innkurven, og varsles med e-post.
E-skjema får i arbeidsflyt til Godkjenner 1 (saksbehandler), som:
• Kontrollerer skjemaet
• Kan endre konteringsdata
• Kan skanne og laste opp bilag (dersom den ansatte ikke har gjort det selv)
• Kan returnere skjemaet til ansatt
Deretter går skjemaet til endelig godkjenning hos Godkjenner 2
(leder med budsjettdisponeringsmyndighet)
Arbeidsflyt
Ansatt selvbetjening
Andre utbetalinger
 GK1
 GK2
Variabel lønn
 GK1
 GK2
Permisjonssøknad
 GK1
 GK2
Overføring av feriedager
 GK1
 GK2
Oppsigelse
 GK1
 GK2
 GK2
Sidegjøremål
Ekstra skattetrekk
Direkte til SAP
• Sidegjøremål går direkte til Godkjenner 2
• Ekstra skattetrekk går direkte til postering
Ekstern selvbetjening
Betaling for oppdrag (honorar)
 GK1
 GK2
Reise- og utleggsrefusjon
 GK1
 GK2
SAP kjernesystem
Fratredelse
 GK2
Stillingsendring
 GK2
Hurtigregistrering
 GK2
• E-skjemaer i kjernesystemet
registreres av fagbruker og går
direkte til Godkjenner 2
Eksempel:
Godkjenne Andre utbetalinger
Du kan legge inn en kort
beskrivelse på inntil 15 tegn,
som kommer på lønnsslippen
til den ansatte i stedet for
navnet på lønnarten
Dersom du skal overstyre
konteringen, haker du av for
dette. En ny boks åpner seg.
«Tilordne til meg»
betyr at e-skjemaet
sperres for andre
førstegodkjennere
dersom dere er flere
Godkjennere
Eksempel:
Godkjenne permisjonssøknad
Godkjenner 1 kontrollerer:
• permisjonstype
• periode
• om nødvendig
dokumentasjon er vedlagt
• evt. avgrense poster
Godkjennere
Skjemaer kan sendes i retur til ansatt
• e-skjema som ikke er i orden skal sendes i retur til ansatt kommer i den ansattes innkurv
• ansatt korrigerer selv
• sender e-skjema i ny flyt til godkjenning
• ansatt kan eventuelt slette e-skjema selv
• merknad er obligatorisk ved retur
Spesielt for permisjonssøknad
• Godkjenner 2 kan sende dette skjemaet i retur til både
ansatt og Godkjenner 1.
• Får varsel ved konflikt med andre typer fravær
Godkjennere
Oppfølging av e-skjema i arbeidsflyt
Egen rapport for oppfølging av
e-skjema sendt fra
selvbetjeningsportalen:
YWF_VIS_SKJEMA
Benyttes ved faste
kontrollrutiner.
Oversikt over registrerte
sidegjøremål finnes i egen
rapport:
YHR_SIDEGJOEREMAAL
Fagbruker
Eksempel på rapporten
YWF_VIS_SKJEMA
Fagbruker
Lønnarter i E-skjemaløsningen
Fagbruker
Rapporten YHR_LAOVERSIKT
viser hvilke lønnarter som er
tilgjengelig i E-skjema for
ansatte og eksterne
E-skjema – hvor går dataene i
lønnssystemet
Andre utbetalinger
 PA20, IT0015 Variable tillegg
Variabel lønn
 PA20, IT2010 Godtgjørelsesposter
Ekstra skattetrekk
 PA20, IT0014 Faste tillegg/trekk
Permisjonssøknad
 PA20, IT2001 Fravær
Overføring av feriedager
 Søknad uten direkte oppdatering i SAP
Oppsigelse
 Når skjema sendes til postering startes saksgang for fratredelse
Sidegjøremål
 PA20, IT9030 Sidegjøremål
Fagbruker
Hvordan komme i gang?
Hvordan komme i gang?
Forutsetning
• Standard arbeidsflyt
Arbeidsflyt går fra ansatt til godkjenner 1 (saksbehandler) til godkjenner 2 (leder).
Samme godkjennere som for reiser.
Oppstart
• Sende bestilling i Solman til DFØ
DFØ utfører det tekniske oppsettet for kunder som skal ta i bruk E-skjemaløsningen.
For kunder som har tatt i bruk E-skjema for ansatte og ønsker å utvide med
eksterne brukere er alt klart for bestilling av brukere. Dette gjøres gjennom vanlige
bestillingsrutiner.
• Informere internt
Hva skal E-skjema brukes til hos oss?
40