1. No category

E-skjema for ansatte
Hvorfor E-skjema
Oppstart av e-skjema
Kostnader
Presentasjon av
elektroniske skjema
Oppfølging og feilretting
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 2
E-skjema gir nye muligheter
Bedre
kvalitet
Effektiv
ressursbruk
i staten
Ingen
dobbelregistrering
© Direktoratet for økonomistyring
Raskere
håndtering
Elektronisk
sporbarhet
10.04.2015
Side 3
Hvorfor E-skjema for basis- og
delservicekunder ?
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 4
Hvilke e-skjema er tilgjengelige i
selvbetjeningsportal for ansatte?
E-skjema for
•
•
•
•
•
•
•
Andre utbetalinger
Variabel lønn
Ekstra skattetrekk
Permisjonssøknad (langvarige)
Overføring av feriedager
Oppsigelse
Sidegjøremål
Rapport
• Liste over alle skjema viser oversikt over
alle e-skjema du som ansatt har sendt
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 5
Arbeidsflyt i SAP HR
• Standard arbeidsflyt er en
forutsetning for å ta i bruk Eskjema
Standardisert
arbeidsflyt
• Standard arbeidsflyt er effektivt
• Mer kontrollerbart for kunden
• Tryggere forvaltning av
tilganger i systemet
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 6
Kundens ansvar
ved oppstart av e-skjema
Standardisere
arbeidsflyt
• Arbeidsflyt går fra ansatt til Godkjenner 1
(saksbehandler) til Godkjenner 2 (leder)
• Samme godkjennere for e-skjema som
for reiser
Avklare internt
og bestille
oppsett for eskjema
• Sende bestilling i Solman til DFØ
Informere egne
ansatte
• Hva skal E-skjema brukes til hos oss?
• Beskrive eksempler for de ansatte
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 7
DFØs ansvar ved
produksjonssetting
DFØ utfører det tekniske oppsettet av
E-skjema etter bestilling i Solman fra kunde
DFØ tildeler roller og autorisasjoner til
godkjennere etter bestilling i Solman fra
kunde
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 8
Kostnader
Godkjenner 1
for e-skjema
• utløser fagbrukerlisens
Investeringsog
driftskostnader
• betales av kunde
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 9
Flere veier inn til SAP – gjensidig
utelukkende
Direkte
registrering
Eksterne
tidsystemer
med
overføring av
filer
E-skjema i
SAP-portal
© Direktoratet for økonomistyring
Eksempler:
 Har en ansatt registrert
refusjon av EK-tjenester i
e-skjema, skal ikke
saksbehandler legge inn
den samme utbetalingen i
SAP!
 Dersom variabel lønn
legges inn i et eksternt
turnussystem hvor data
overføres til SAP via filer,
kan ikke den ansatte
registrere variabel lønn i
e-skjema!
10.04.2015
Side 10
Hvem kan bruke E-skjema ?
Alle brukere av
SAP-portal kan i
utgangspunktet
benytte eskjema
Viktig å jobbe
med egne
interne rutiner
og arbeidsprosesser
Må ta hensyn til
andre, eksterne
systemer for tid
og turnus
Benytt én og
samme vei for
samme type
data !
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 11
Hvor finner du E-skjema ?
Ansatt
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 12
Hvor finner du E-skjema ?
Ansatt
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 13
Andre utbetalinger
Ansatt
Velg lønnart, beløp
og eventuelt korriger
dato
Andre utbetalinger – forts…
Ansatt
Trykk på Overfør
Last opp eventuelle
vedlegg
Send til godkjenning
Hvert skjema får et unikt
sekvensnummer
Variabel lønn
Ansatt
Helt likt som eskjema for Andre
utbetalinger
Eksempler
Andre
utbetalinger
Variabel
lønn
• Fri avis, refusjon av EK-tjenester,
treningsavgifter, beredskapsvakter
• Pensjonistavlønning, brutto
timelønn, diverse vakttillegg
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 17
Viktig med riktig bruk av
«lønnarter»
Lønnarter =
grunnlaget for
lønns- og
trekkoppgaven
Og derfor
selvangivelsen
Side 18
Hva er «lønnart» ?
En kode med innebygd
informasjon om:
• Lønn, utlegg eller noe
annet
• Arbeidsgiveravgift
eller ikke
• Med eller uten
feriepenger
• Pensjonsgrunnlag
eller ikke
• Kostnadsbelastning
• Skattefordel
© Direktoratet for økonomistyring
Kan være:
• Antall eller beløp
10.04.2015
Side 19
Hjelp til valg av «lønnart»
Usikker på valg av «lønnart»?
Spør leder eller lønnsmedarbeider
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 20
Opplasting av vedlegg
Ansatte kan selv skanne og laste opp vedlegg
Skattedirektoratets forskriftsendring av 01.07.2014 åpner for at
digital underlagsdokumentasjon er tilstrekkelig, uavhengig av om
ansattes originalbilag er på papir eller i digitalt format.
Godkjenner 1 og Godkjenner 2 har også mulighet til å laste opp
vedlegg.
Lønnssystemet lagrer sikkerhetskopi hver natt.
Se kundenotat 58/2014 på DFØs kundenett for nærmere
beskrivelse.
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 21
Ekstra skattetrekk
Ansatt
Legg startmåned,
sluttmåned og beløp
Send til oppdatering
 Direkte oppdatert i lønnssystemet
 Ekstra skattetrekk kan registreres for maksimalt ett kalenderår av gangen
 Kan gjøre framtidige endringer (send nytt skjema)
 Kan fjerne framtidig trekk (legge inn blanke felt)
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 22
Permisjonssøknad
Ansatt
 Ved søknad om permisjon beskrevet i Statens Personalhåndbok
 For eksempel fødselspermisjon, omsorgspermisjon, utdanningspermisjon
 Du kan ikke søke
flere permisjoner
innenfor samme
periode eller endre
opprinnelig
permisjon, da må du
gi beskjed til leder
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 23
Overføring av feriedager
Ansatt
Legg inn antall dager
som ønskes overført
Send til godkjenning
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 24
Oppsigelse
Ansatt
Den ansatte kan selv
registrere sin
oppsigelse
Det anbefales at
leder er orientert på
forhånd.
Ved overgang til ny
statlig virksomhet kan
denne oppgis (for
overføring av feriepengegrunnlag)
Send oppsigelsen
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 25
Sidegjøremål
Ansatt
Med e-skjema Sidegjøremål
kan arbeidsgiver få oversikt
over ansattes sidegjøremål,
verv og eierinteresser.
Registrer opplysninger om
sidegjøremålet. Man kan
registrere tilbake i tid
(etterregistrering) eller fram i tid
(forhåndsvarsling).
Send skjema til leder
Rapport : Liste over alle skjema
Ansatt
 Viser alle skjema ansatt har sendt til godkjenning
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 27
Hjelpesenter
Ansatt
Hjelpesenteret er alltid tilgjengelig
i høyre del av skjermbildene
Gir veiledning om det aktuelle
skjemaet man er inne i
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 28
E-skjema i retur
Ansatt
E-skjema du får i retur for korrigering,
kommer i innkurven i portalen
Skjemaet åpnes i Innkurven, behandles
og sendes på nytt til godkjenning
(eller eventuelt slettes)
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 29
Godkjenner 1 - saksbehandler
Godkjenner 1
E-skjemaer går i arbeidsflyt til Godkjenner 1
(saksbehandler) som:
 kontrollerer e-skjemaet
 kan endre konteringsdata
 kan ikke endres av ansatt
 kan skanne og laste opp utgiftsbilag
(dersom den ansatte
ikke har gjort dette selv)
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 30
E-skjema til godkjenning
Godkjenner 1
 Andre utbetalinger
 Variabel lønn
 Permisjonssøknad
 Overføring av feriedager
 Oppsigelse
 e-skjema for ekstra skattetrekk går direkte til
postering i lønnssystemet uten godkjenning
 e-skjema for sidegjøremål går direkte til leder
 Fra honorarmottakere:
 Reiseregning
 Honorar
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 31
Godkjenning i Innkurv
Godkjenner 1
 E-skjema til godkjenning kommer i Innkurv
 godkjenningsrutiner som for reiser
 godkjenningsoppgaver for e-skjema varsles med e-post,
som for reiser
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 32
Åpne skjemaet
Godkjenner 1
Åpne e-skjema
«Tilordne til meg»
betyr at e-skjemaet
sperres for andre
førstegodkjennere
dersom dere er flere
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 33
Behandle skjemaet
Godkjenner 1
Skjemaet er likt
som hos den ansatte
Du kan legge inn en kort
beskrivelse på inntil 15 tegn,
som kommer på lønnsslippen
til den ansatte i stedet for
navnet på lønnarten
Dersom du skal overstyre
konteringen, må du hake av
for dette. En ny boks åpner
seg.
Godkjenn
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 34
Godkjenne permisjonssøknad
Godkjenner 1
Godkjenner 1
må kontrollere
permisjonstype,
periode, om
nødvendig
dokumentasjon
er vedlagt og
ev. avgrense
poster
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 35
Retur til ansatt
Godkjenner 1
 e-skjema som ikke er i orden skal sendes i retur til ansatt - kommer i
Innkurv til ansatt
 ansatt korrigerer selv
 sender e-skjema i ny flyt til godkjenning
 ansatt kan eventuelt slette e-skjema selv
 merknad er obligatorisk ved retur
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 36
Godkjenner 2 - leder
Godkjenner 2
Neste steg i arbeidsflyten er Godkjenner 2,
som er leder med budsjettdisponeringsmyndighet og
personalansvar
godkjenningsrutiner som for reiser
e-skjema til godkjenning
kommer i Innkurv
godkjenningsoppgaver for
e-skjema varsles med e-post,
som for reiser
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 37
Oppgaver til godkjenning
 Andre utbetalinger
Godkjenner 2
 Variabel lønn
 Permisjonssøknad
 Overføring av feriedager
 Oppsigelse
 Sidegjøremål
 Fra honorarmottakere:
 Reiseregning
 Honorar
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 38
Åpne skjemaet
Godkjenner 2
Åpne e-skjema
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 39
Behandle skjemaet
Godkjenner 2
Skjemaet er likt
som hos den ansatte
Du kan legge inn en kort
beskrivelse på inntil 15 tegn,
som kommer på lønnsslippen
til den ansatte i stedet for
navnet på lønnarten
Dersom du skal overstyre
konteringen, må du hake av
for dette. En ny boks åpner
seg.
Godkjenn
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 40
E-skjema kan sendes i retur
til ansatt
Godkjenner 2
 e-skjema som ikke er i orden skal sendes i retur til ansatt - kommer i
innkurv til ansatt
 ansatt korrigerer selv
 sender e-skjema i ny flyt til godkjenning
 ansatt kan eventuelt slette e-skjema selv
Spesielt for permisjonssøknad
 Godkjenner 2 kan sende dette skjemaet i
retur til både ansatt og Godkjenner 1
 får varsel ved konflikt med andre fravær
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 41
Kontroll og oppfølging av e-skjema
 e-skjema – hvor er det i lønnssystemet
Saksbehandler
 hvordan kontrollere e-skjema som er sendt i arbeidsflyt
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 42
E-skjema – hvor går dataene i
lønnssystemet
Saksbehandler
Andre utbetalinger
 PA20, IT0015 Variable tillegg
Variabel lønn
 PA20, IT2010 Godtgjørelsesposter
Ekstra skattetrekk
 PA20, IT0014 Faste tillegg/trekk
Permisjonssøknad
 PA20, IT2001 Fravær
Overføring av feriedager
 Søknad uten direkte oppdatering i SAP
Oppsigelse
 Når skjema sendes til postering startes saksgang for fratredelse
Sidegjøremål
 PA20, IT9030 Sidegjøremål
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 43
Oppfølging av e-skjema
i arbeidsflyt - rapport
Saksbehandler
Egen rapport for
oppfølging av e-skjema
sendt fra
selvbetjeningsportalen:
YWF_VIS_SKJEMA
Benyttes ved faste
kontrollrutiner.
Oversikt over registrerte
sidegjøremål finnes i egen
rapport:
YHR_SIDEGJOEREMAAL
Eksempel på rapporten
YWF_VIS_SKJEMA
Saksbehandler
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 45
Retting av feil
Saksbehandler
E-skjema
med feil
Egen rolle
som feilretter
• oppdateres ikke i lønnssystemet, men
går til feilretter
• basis- og delservicekunder retter egne
feil
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 46
YHR_LAOVERSIKT
Saksbehandler
Rapport du kan ta ut i
lønnssystemet – oversikt
over alle lønnartene.
Kolonnen «E-skjema»
viser hvilke lønnarter som
er tilgjengelig i E-skjema
for ansatte og eksterne.
© Direktoratet for økonomistyring
10.04.2015
Side 47