Kundenotat lønn 11/2015
Dato: 09.02.2015
Referanse: jahe
Økt digitalisering på lønnsområdet ved bruk av E-skjema
Regjeringens mål er en digital forvaltning. Lønnsområdet har et stort potensiale for digitale
løsninger og selvbetjening som erstatning for manuelle papirbilag.
DFØ har i lengre tid tilbudt en e-skjemaløsning for ansatte. Løsningen ble i 2014 utvidet til å også
omfatte selvbetjening for mottaker av honorar (eksterne). Med dette er storparten av registrering
som tidligere ble gjort manuelt, dekket av en mer effektiv digital løsning. Digitalisering og
effektivisering oppnås først når denne løsningen tas i bruk av sluttbruker.
DFØ vil i 2015 ytterligere styrke satsingen på digitalisering ved å gjøre E-skjema til standard ved
registrering av lønnsdata. Målet er at ansatte og honorarlønnede skal ha tilgang til brukervennlig
selvbetjening, og at videre saksgang i virksomhetene og hos DFØ er effektiv og mest mulig
automatisert.
Noen fordeler ved bruk av E-skjema:
 Utfylling av papirblanketter, oversendelser og manuell registrering reduseres
 Raskere saksgang (registrering kan skje tettere opp mot utbetaling)
 Bedre kontroll med registrerte data både hos den ansatte og hos virksomhet
 Færre feilkilder og høyere datakvalitet
 Økt tilgjengelighet av lønnsdata både for ansatte og honorarmottakere
Dette vil gi gevinster for den enkelte virksomhet, DFØ og staten samlet sett.
Arbeidsprosess uten bruk av E-skjema
Arbeidsprosess etter digitalisering
Implementering av E-skjema i din virksomhet
Dersom din virksomhet ønsker å ta i bruk E-skjemaløsningen allerede nå er det bare å ta kontakt
med DFØ.
Side 2
Fullservicekunder
E-skjema for ansatte er allerede en standard tjeneste for alle våre fullservicekunder. Dermed ligger
alt til rette for å utvide bruken til også å gjelde mottakere av honorar (eksterne). Det eneste dere
trenger å gjøre er å melde inn nye brukere på vanlig måte.
For kunder som har tatt i bruk tjenesten vil DFØ fra 15.05.2015 gjennomføre avtalt praksis med å
returnere bilag som gjelder ansatte som kunne vært registrert i e-skjema (ref. kundenotat 29/2013).
For mottakere av honorarer vil retur av bilag først starte fra 01.01.2016. Fra denne dato må enten
selvbetjeningsportalen benyttes eller virksomhetene selv registrere ved hjelp av Hurtigregistrering i
SAP. DFØ vil ikke håndtere manuelle bilag etter denne dato, så alternativet blir at virksomheten
registrerer selv ved hjelp av E-skjema for hurtigregistrering i SAP kjernesystem.
Delservicekunder
For delservicekunder vil E-skjemaløsningen bli tilgjengeliggjort innen 01.06.2015 for de som ikke
allerede har fått satt opp denne. Din virksomhet vil i så fall bli kontaktet av DFØ i forkant. Det vil
inntil videre være en frivillig ordning å benytte E-skjema for ansatte, men fra 01.01.2016 vil
selvbetjeningsportal for mottakere av honorar (eksterne), som er en utvidelse av denne løsningen,
bli en obligatorisk tjeneste. Fra denne dato må enten selvbetjeningsportalen benyttes eller
virksomhetene selv registrere ved hjelp av Hurtigregistrering i SAP. DFØ vil ikke håndtere
manuelle bilag etter denne dato, så alternativet blir at virksomheten registrerer selv ved hjelp av
E-skjema for hurtigregistrering i SAP kjernesystem. Løsningen fordrer at E-skjema for ansatte er
satt opp selv om denne delen av løsningen ikke er obligatorisk å bruke.
Basiskunder
For basiskunder vil E-skjemaløsningen bli tilgjengeliggjort innen 01.06.2015 for de som ikke
allerede har fått satt opp denne. Din virksomhet vil i så fall bli kontaktet av DFØ i forkant. Det vil
være en frivillig ordning å benytte E-skjema for basiskunder, men vi oppfordrer til bruk av
løsningen da dette gir store gevinster for virksomheten.
Bistand fra DFØ
For noen virksomheter vil overgangen til bruk av E-skjema medføre endringer i interne rutiner.
DFØ vil ta kontakt med hver virksomhet for å veilede og gi råd ved implementering av E-skjema.




DFØ påtar seg førstelinje brukerstøtte til honorarmottakere i pålogging og bruk av portalen.
DFØ har satt opp egne halvdagskurs i bruk av E-skjema (se DFØs kursoversikt)
Vi har satt ned en gruppe som vil bistå dere med å ta løsningen i bruk
Virksomheten vil bli kontaktet
Skjemaer som er tilgjengelige i løsningen:
I ansatt selvbetjening (for ansatte)
 Andre utbetalinger
 Variabel lønn
 Ekstra skattetrekk
 Permisjonssøknad
 Overføring av feriedager
 Oppsigelse
 Sidegjøremål
 Samt oversikt over innsendte skjema og status for disse
Side 3
I SAP kjernesystem (for fagbrukere)
 Hurtigregistrering E-skjema
- Faste tillegg
- Variable tillegg
- Godtgjørelsesposter
- Bonustransaksjoner
 Fratredelse (ikke Basis eller Delservice)
 Endring i stilling/lønn (ikke Basis eller Delservice)
I selvbetjening for mottaker av honorar (for eksterne)
 Honorar
 Reise- og utgiftsrefusjon
 Vedlikehold av egne data og tilgang til egen lønnsslipp
Stavanger, 2015
Direktoratet for økonomistyring