Erfaringsforum Lønn Kundeforum 2015 26.10.15 Kundeforum Gunn Elisabeth Lending Lønnsavdelingen Agenda Konfliktrådenes erfaring med elektroniske skjema for eksterne – ved Ove Lillekroken. Status for løsning og utrulling av selvbetjeningsportalen for honorarmottakere – ved Jarle Heimvik Nettoføringsordningen av merverdigavgift – ved Kjell Solbrekken Praktisk føring av merverdigavgift i lønnsystemet – ved Brit Lillian Nordbø og Stina Messmer Konfliktrådenes erfaring med e.skjema for eksterne v/ Ove Lillekroken Slik kan det gå… • En utrolig prosess! Alle var uvenner med alle – men tilslutt var alle venner og gikk ut og drakk kaffe sammen! (tilbakemelding fra en mekler) 600 meklere • • • • 22 konfliktråd 120 ansatte 600 meklere Ca. 7000 saker i året • Mekleren er ikke dommer • Mekleren er upartisk • Mekleren er ikke terapeut Planlegging • Overgang fra papir til e.skjema • Antall skjemaer som benyttes i gammelt system mot e.skjema løsning • Oppstartsdata for brukere til e.skjema «basisopplysninger», org.enhet m.m. • Informasjon om systemet, bra brukermanual men krevende opplæringsgruppe • «Lønnsspråk» ovenfor e.brukere, forståelse mht. lønnarter, kontering m.m. • Faste kontaktpersoner ved DFØ er ett ønske for små virksomheter • Ressursutnyttelse ved virksomheten kan være en utfordring • Pilotbrukere blant underliggende etater før oppstart bør være obligatorisk Oppstart * Tidsfrister, store endringer mht. utbetalingsdatoer • Brukerveiledning og opplæring av e.brukere • Testbruker fra DFØ, tilgang for superbrukere ved virksomheten bør vare mye lengre • Holdning og forventninger for e.skjema blant ansatte og eksterne. Her må virksomheten selge det glade budskap • Ca. 50 bilag pr. virkedag, 250 pr. uke og 13 000 bilag i løpet av 1 år (80 % eksterne og 20 % ansatte) Produksjon • • • • • • Oppfølgning av eksterne, benytte seg av 1. linje support av egne ansatte Ressurssituasjonen både ved DFØ og virksomheten Hjelpefunksjon hos DFØ for eksterne (telefon/mail) Motivere alle potensielle e.brukere til å benytte portalen Hovedmål = 0 papirbilag Samspill mellom DFØ og virksomheten (ta/gi situasjoner) begge parter vil ha en suksess til slutt og da er samarbeid viktig Positive punkter • Raskere utbetalinger • God oversikt i egen ESS portal over innleverte krav • Ingen bilag vil forsvinne mht. revisjonskrav Forbedringspunkter • Krever god internkontroll mht. innlevering av honorar/reisekrav i og med at det ikke forefinnes noen «skal» felt dersom f.eks. samme bilagsnr. registreres, kun tekstfelt til lønnsoppgave • Små virksomheter med mange bilag og få nøkkelpersoner på lønn/regnskap kan være en risikofaktor som både DFØ og den enkelte virksomhet må være klar over • Oppfølgning av returnerte bilag til e.bruker, purring m.m. Rutiner. Oppsummering -Faglig dyktig personell ved DFØ Stavanger medfører at vår virksomhet har merket en merkbar bedring av lønnstjenester - Samspill og noen «knagger» kunden kan benytte hos DFØ bør vurderes for fremtidige kunder. Dette vil igjen minske frustrasjonsnivået hos begge parter - Bistand til tolkning av regelverket er blitt veldig bra Meldinger mottatt ved oppstartstidspunktet -Ønsker ikke at dataen skal overta menneskets funksjon -Dette h….tes SAP systemet DITT!!!! -Alt var mye bedre med papirvarianten - Jeg bruker nå 2 timer på å fylle det ut elektronisk mot papir 20 minutter - BankID og MinID har jeg ALDRI hørt om. - Dette var tungvint….! Meldinger mottatt etter produksjon - Penger på konto før jeg omtrent har levert skjema Så enkelt! Hvorfor gikk vi ikke inn på denne løsningen tidligere? God oversikt over innlevere krav og status Takk for meg! E-skjema satsingen Utrulling Løsning Kundeforum, 26.10.15 Jarle Heimvik Generelt • • • • • • Kjent funksjonalitet Fokusområde fra 01.01.2015 Egen gruppe som bistår virksomheter med å ta i bruk løsningen Informasjonssider om løsningen på Kundenettet E-skjema-kurs i regi av DFØs Kurssenter DFØ som førstelinjesupport for eksterne brukere fra 01.01.2015 Vår opplevelse • Virksomheter er svært positive til å ta i bruk E-skjema løsningen • For noen er det likevel litt tungt å komme i gang • Rutiner og praksis • Informasjon • Stor variasjoner i virksomheters størrelse og kompleksitet • Har ikke standard arbeidsflyt • Få ansatte, mange eksterne Status utrulling • Stor pågang av virksomheter som ønsker å komme i gang • Antall brukere av løsningen øker hele tiden • Positiv utvikling i antall skjemaer som sendes via E-skjema løsningen Antall virksomheter Selvbetjeningsportal for mottaker av honorar (eksterne) 60 59 58 57 56 55 54 53 52 51 50 49 48 47 46 45 44 43 42 41 40 39 38 37 36 35 34 33 32 31 30 29 28 27 26 25 24 23 22 58 52 48 46 42 34 28 27 Jan Feb Mar Apr Mai Periode Jun Jul Aug Sep Antall eksterne brukere Brukere av Selvbetjeningsportal for mottaker av honorar (eksterne) 4010 3910 3810 3710 3610 3510 3410 3310 3210 3110 3010 2910 2810 2710 2610 2510 2410 2310 2210 2110 2010 1910 1810 1710 1610 1510 1410 3813 3589 3657 3511 3178 2307 1635 1487 Jan Feb Mar Apr Mai Periode Jun Jul Aug Sep Antall sendte skjemaer Skjemaer sendt i Selvbetjeningsportal for mottaker av honorar (eksterne) 1852 1890 1840 1790 1740 1690 1640 1590 1540 1490 1440 1390 1340 1290 1240 1190 1140 1090 1040 990 940 890 840 790 740 690 640 1415 1245 1139 1126 1079 726 640 Jan Feb Mar Apr Mai Periode Jun Jul Aug Sep Konfliktrådet Potensiale 58 virksomheter har tatt i bruk selvbetjeningsportalen. Disse utbetalte i fjor til: Virksomheter som ikke har tatt i bruk selvbetjeningsportalen utbetalte i fjor til: 28 885 eksterne 46 819 eksterne . Status løsning 1/2 • Skjema for å søke om utbetaling av overtid / reisetid til avspasering • Funksjonell spesifikasjon er på plass • Utvikling av e-skjema er i gang • Koststeds basert arbeidsflyt er tilgjengeliggjort • Fire virksomheter har til nå tatt i bruk denne arbeidsflyten • Arbeidsflyt basert på organisasjonsstruktur er fortsatt førstevalget • Rapport for uthenting av ferieopplysninger ved overgang til annen statlig virksomhet • Rapporten er ferdig utviklet og er nå under testing internt i DFØ Status løsning 2/2 • Skjema for Tilsetting og Gjeninntredelse for både interne og eksterne • Står høyt på ønskelisten hos mange • Krevende og kostbart å få utviklet • Avventer for å se hvilke muligheter som ligger i ny SAP løsning (HR Renewal) • Løpende endringer i eksisterende løsning (eks.) • Rapporten YHR_LAOVERSIKT • Bedre tekster til enkelte av skjemaene i portalen. • Skjema påføres koststed eventuelt organisasjonsenhet i innboksen til godkjenner Kundeforum 2015 Nettoføringsordning for merverdiavgift Stavanger, 26. oktober 2015 Kjell Solbrekken Bakgrunn Innført fra 1. januar 2015 Er en administrativ ordning innenfor statsforvaltningen - Ikke en del av merverdiavgiftssystemet Formål: Mer effektiv ressursbruk Gjelder alle bruttobudsjetterte statlige virksomheter Unntak: Virksomheter innenfor sosiale, finansielle, kulturelle og undervisningstjenester Nettoføringsordningen i praksis Virksomhetene innenfor ordningen har fullmakt til å utgiftsføre betalt merverdiavgift på  kapittel 1633, post 01 Driftsutgifter  artskonto 1987 Nettoføringsordning for mva. Grunnlaget for merverdiavgiften skal være dokumentert og etterprøvbart Virksomhetene må kjenne til reglene for når merverdiavgift kan belastes kapittel 1633 Hvilke utgifter er omfattet av mva Ordningen omfatter betalt merverdiavgift  som rapporteres på postene 01-49 til statsregnskapet  ved kjøp av varer og tjenester fra virksomheter som er registrert i Merverdiavgiftsregisteret (innenlands mva)  ved innførsel av varer og fjernleverbare tjenester fra utlandet, Svalbard og Jan Mayen Anskaffelsen av varen eller tjenesten må være «til bruk» i forvaltningsorganets virksomhet Unntak Merverdiavgift på enkelte varer og tjenester er ikke omfattet av nettoføringsordningen, tilsvarende merverdiavgiftsloven § 8-3 og § 8-4. Gjelder blant annet:     Kost til og naturalavlønning av virksomhetens ledelse og ansatte Gaver Servering og representasjon Anskaffelse, vedlikehold, bruk og drift av personkjøretøy Nye mva-koder For å tilfredsstille regnskapstekniske krav, har DFØ opprettet ett sett med nye mva-koder for Nettoførings-ordningen Disse mva-kodene er knyttet til utgiftstyper/lønnarter i SAP Hvorfor ta i bruk nye mva-koder Holde budsjettet for 2015 Budsjettene er allerede justert  «Ingen plikt – men en rett» SAP- Selvbetjeningsportalen Nettoføringsordningen vil kun påvirke utlegg det kreves refusjon for IKKE statens reiseregulativ (særavtalen: diett, natt, bil osv) Den reisende må fylle ut reiseregningen slik at utgiftene kommer i riktig kategori/utgift. Den reisende skal ikke være nødt til å kunne nettoføringsordningen, men vite at han/hun må benytte utgiftstype som gjelder nettoføringsordningen – de er benevnt med mva-sats: SAP- Selvbetjeningsportalen Splitte hotellrom og frokost  Hotellrom føres på «Hotell m/ 8% mva (eks frokost)»  Frokost er utenfor ordningen og føres på utgiftstype Måltider/Frokost hotell Buss/trikk osv føres på Kollektivtransp. m/ 8% mva Taxi føres på Taxi m/ 8% mva Flyreise føres på Flyreise m/ 8% mva Henvisninger DFØ’s hjemmesider Økonomiregelverket i staten  Nettoføringsordning for merverdiavgift  Ofte stilte spørsmål Rundskriv R-116 av DFØ’s veiledningsnotat Eksempelsamling Nettoføringsordningen Reiser Kundeforum, 26.10.15 Stina Messmer og Brit Lillian Nordbø SAP selvbetjeningsportalen 30.10.2015 36 SAP selvbetjeningsportalen 30.10.2015 37 Eksempel på kvittering 30.10.2015 38 Eksempel på kvittering 30.10.2015 39 Reiseregninger • Vi ser ikke underbilagene 30.10.2015 40 Reiseregninger • Vi ser ikke underbilagene 30.10.2015 41 Transaksjonskode PRRW 1. Legg inn firmakode, velg dato fra 01.01.2015 og kjør rapporten 2. Velg aktuell kjøring 30.10.2015 42 Transaksjonskode PRRW 3. Resultat 7P= med MVA I0 = uten MVA 30.10.2015 43