BRUKERVEILEDNING
____________________________________________________________
REISEREGNING
KJØREBOK
UTLEGG
____________________________________________________________
VISMA | EXPENSE
www.skien.kommune.no/expense
INNHOLDSFORTEGNELSE
INNLEDNINGS. 3
SAKSGANG I EXPENSES. 4
NYTTIGE HJELPEMIDLERS. 5
INNLOGGINGS. 6
KOMME I GANGS. 8
REISES. 9
DIETTS. 10
KJØREBOKS. 11
UTLEGGS. 12
OVERNATTING OG SAMMENDRAGS. 13
2
INNLEDNING
Skien kommune bruker Visma Expense til reiseregninger, kjørebok og utlegg. Alle medarbeidere i
Skien har tilgang til å bruke denne modulen.
Visma Expense er en web-basert programvare som gir hver medarbeider tilgang til denne via
“Visma Min Side Skien”. Er du pålogget kommunens nett kommer du automatisk inn her. Eller
du kan gå direkte inn på webadressen dersom du er utenfor kommunens interne nett. Dette krever
brukernavn og passord.
Saksgang i Expense foregår elektronisk når du registrerer reiseregning, kjørebok eller utlegg. Dette
sendes til attestasjon der en med inngående kjennskap til reiseregulativet går gjennom skjemaet
og vurderer riktigheten av det. Dersom innsendingen inneholder feilføringer så vil skjemaet avvises
og sendes i retur til deg. Det er du som må rette opp skjemaet slik at det blir riktig. Det blir viktigere
enn noen gang at informasjonen du sender er riktig. Dersom attestant vurderer skjemaet riktig
utfylt sendes dette til anvisning. Etter at anvisning er foretatt er reiseregningen klar til å importeres
inn i HRM (lønnssystemet) og utbetales.
Lønnsseksjonen har systemansvar for Expense og vedlikeholder lønnsarter, regnskapsarter og mva
i henhold til statens reiseregulativer og annet gjeldende lovverk. Endringer foretas fortløpende
slik at du til enhver tid kan benytte deg av et oppdatert system som gir riktig godtgjøring ved reise,
kjøring og utlegg. Det er også Lønnsseksjonen som månedlig innhenter alle reiseregninger,
kjørebøker og utlegg. Dette utbetales ved ordinær lønnskjøring.
Denne brukerveilederen skal gi deg, som bruker av Expense, et godt grunnlag for å komme inn i
systemet og fylle ut en reiseregning, kjørebok eller utlegg.
Dersom du trenger mer hjelp etter å ha lest denne brukerveiledningen kan du kontakte
Lønnsseksjonen på telefon eller epost.
Lykke til!
3
SAKSGANG I EXPENSE
Alle reiser, kjørebøker og utlegg skal fylles ut av hver enkelt medarbeider som har et
krav til Skien kommune. Alle krav som leveres må være korrekt utfylt. Når det sendes er første
mottaker “Attestant Expense”. Attestant gjennomgår alle krav som kommer og sjekker
korrektheten i disse. Dersom noe ved reiseregningen ikke er utfylt riktig, avvises kravet og sendes i
retur. En avvisning krever kommentar. Det må her beskrives hva som skal rettes opp før
skjemaet kan sendes på nytt. Det er ikke mulig for attestant eller anviser og endre noe i
reiseregingen i saksgang.
Det er tre roller i Expense: “Registrerer” (du som medarbeider), “attestant” (merkantil støtte til
enheten) og “anviser” (nærmeste leder til deg som medarbeider). Alle rollene er definert i
systemet og følger ansvarsstrukturen. Skjemaene som sendes i saksgang signeres elektronisk
med utgangspunkt i disse tre rollene.
Det er du som medarbeider som “konterer” reiseregningen. Det vil si at du velger riktig
“Ansvarsnummer”, “Funksjon”, “Prosjekt” og “Kostnadssted”. Dette er valg som fører til at
alle kostnader kommer riktige inn i regnskapet. Er du i tvil om hva du skal velge ta kontakt med din
“attestant” eller “anviser”.
Alle med en rolle i Expense,
attestant eller anviser, kan
sette stedfortreder ved
eget fravær. Dette man
man gjøre i “Approval” /
“innstillinger” og ved å
velge “Min stedfortreder”.
Funksjonen kan gjøres for
en tidsavgrenset periode.
Utleggene er klar for utbetaling når alle reiser, kjørebøker og krav om utlegg er attestert og anvist.
Lønnsseksjonen innhenter alle krav som ligger i Expense. Dette gjøres før lønnskjøring. Alt
importeres inn i HRM (lønnssystemet).
Endring fra tidligere praksis, da alle utlegg ble utbetalt fortløpende, er at disse fra nå av vil
utbetales en gang i måneden sammen med ordinær utlønning.
4
NYTTIGE HJELPEMIDLER
Visma tilbyr to applikasjoner for smarttelefoner som er nyttige å bruke til reiseregninger. For å
benytte disse applikasjonene må du ha Appstore (iPhone) eller Google Play (Android) på din
smarttelefon. Disse kan du gratis laste ned her ifra.
Visma Attach er en applikasjon som kan brukes både på iPhone og android.
Denne applikasjonen knyttes opp imot din konto i Expense. Ved alle former for
utlegg kan du enkelt ta bilde av kvitteringen og laste denne opp til din
Expenskonto. Når du da legger inn krav om utlegg i reiseregningen ved å
trykke på “Vedlegg” kan du enkelt hente kvitteringen under “Visma attach”.
Dersom man ikke ønsker eller kan benytte applikasjon på smarttelefon må man benytte andre
fremgangsmåter for å gjøre om papirbilag til elektroniske bilag.
-
Du kan benytte kopimaskin/scanner til å konvertere bilaget og legge
dette som vedlegg til reisen, kjøreboken eller utlegget.
-
Du kan også ta bilde av kvitteringen og legge ved bildet som vedlegg dersom
det er lagret på maskinen du leverer skjemaet fra.
-
Du kan benytte “Dropbox”. Tar du bilder og lagrer dette her, kan disse
hentes opp på lik linje med “Visma attach”.
Visma manager er en applikasjon som kan benyttes av alle attestanter og
anvisere. Denne applikasjonen knyttes opp imot din konto i Expense. Alle
reiseregninger som sendes fra medarbeider til attestasjon, eller fra attestant til
anviser, kommer frem her. Man ser hele reiseregningen eller kravet om utlegg.
Attestant eller anviser kan da enten “ Godkjenne” eller “Avvise” kravet.
5
INNLOGGING
Alle medarbeidere i Skien kommune som er registrert i lønnssystemet har tilgang til Expense. Man
kommer inn enten ved å gå til “Visma - Min side”, eller ved å logge på via internett dersom man
ikke er på jobb.
Logg på “Visma - Min side”. For å komme inn i Visma Expense må man :
1
2
3
Gå til “Meg selv”.
Gå til “Reiseregning”.
Trykk på “Start Expense”.
1
2
3
Man kan også logge på via internett. Åpne nettleser og gå til:
https://signin.visma.net/
For å logge på:
1
Sett
inn brukernavn - bruk epostadresse eller brukernavn som er registrert i
“Visma - Min side”.
2
Sett
inn Passord.
3
Trykk på “Logg på”.
1
2
3
6
INNLOGGING
Ved førstegangs pålogging er det viktig å opprette bruker og passord. Trykk på “Glemt passordet?”
på innloggingssiden.
1
2
Sett inn “E-postadresse” som er registrert i Lønnssystemet Husker du ikke
e-postadressen din så kontakt Lønnsseksjonen.
Trykk på “Send”.
1
2
Du vil da motta e-post fra “[email protected]”. Husk å sjekk søppelpostkassen dersom du
ikke mottar e-post i innboksen.
1
Trykk på “Klikk her”.
1
Angi nytt passord når du kommer inn på nettsiden.
Angi
passord to ganger.
1
2
Systemet indikerer hvor bra passordet er.
3
Trykk på “Angi passord” - Du er nå klar for å logge på Expense.
2
1
3
7
KOMME IGANG
Når du har logget på Visma Expense skiller du på hvilken rolle du har:
1
“Approval”
er en rolle som attestanter og anvisere (ledere) innehar. Her kan alle
reiseregninger, kjørebøker og utlegg for medarbeidere behandles (se side 9).
2
“Expense”
er rollen alle medarbeidere har. Her legger du inn dine egne
reiseregninger, kjørebøker og utlegg (se side 7-9).
Under valget “Expense” har du tre muligheter:
3
“Reise”
brukes i forbindelse med kurs, konferanser, overnatting ol.
4
“Kjørebok”
brukes til daglig arbeidsrelatert kjøring.
“Utlegg”
brukes der du har foretatt et arbeidsrelatert innkjøp.
5
6
Alle skjemaer du leverer inn vil ligge som historikk. Denne gir en enkel oversikt over
status på skjema, beskrivelsen, innholdet og summen på kravet.
1
3
2
4
5
6
Under “Mine opplysninger” kan du endre informasjonen om deg selv. Husk at alle opplysninger
skal være lik som i HRM (lønnssystemet). Opplysninger du kan endre:
Endre
“Passord”.
1
Endre
“Mobilnummer”.
2
Husk
å “Oppdatere”.
3
1
2
3
8
REISE
Under “Reise” er det viktig å ta stilling til følgende:
1
“Beskrivelse”
skal si noe om hva reisen, kjøringen eller utlegget dreier seg om.
2 Har du flere stillinger på ulike enheter er det viktig å kontere riktig. Sett også inn
“Prosjekt” eller “Kostnadssted” dersom dette er relevant.
3
Beskriv
“formål/arrangement” med turen.
4 Velg om reisen har strekt seg over så lang tid at du har krav på “Diett” eller
“Ingen diett”.
5 Klikk på den dagen reisen startet i kalenderen og velg klokkeslett for når du startet
reisen. Klikk deretter på dagen og klokkelsettet du kom hjem fra reisen.
6 Avhengig av valgene vil reisen summeres på høyre side av skjermen.
7
Klikk
på “Neste” for evt. å gå videre til “Diett”.
8 Hurtigguide” gir deg hjelp til utfylling.
1
6
2
3
4
5
8
7
2
OBS!
Vær oppmerksom på at du må velge hvilken enhet som skal belastes
under “Organisasjonsenhet”. Dette feltet definerer hvem kravet
sendes til. Ved valg av “Ansvar” og “Funksjon” og kostnadsfordeling
skal dette kun brukes der utgiften skal kostnadsfordeles mellom
ansvar innen for samme enhetsleders område.
9
DIETT
Under “Diett” må du ta stilling til hvilke måltider du har fått dekket via arrangør eller som du selv
har lagt ut for. Er du i tvil rundt reglene for hva som dekkes, kontakt “Attestant Expense” eller
Lønnsseksjonen.
1
Her kan du endre arbeidssted og kontering.
2 Velg måltidsdekning for alle måltider; “Frokost”, “Lunsj” og “Middag”.
3 Ta stilling til “Overnattingstype”.
“Nattillegg”
gjelder bare ved valg av overnattingstypene: “Hybel/brakke” og
4
“Privat innlosjering”.
Ved
å “Lagre” kommer oppdaterte “Total beløp” frem.
5
6 Dersom skjemaet skal fordeles mellom flere enheter kan
man velge “Kostnadsfordeling”. Dette gjøres etter prosentvis fordeling.
“Hurtigguide”
gir hjelp til utfylling.
7
Husk
å “Lagre”.
8
1
5
3
4
7
2
5 8
6
NYTTIGE Å VITE DERSOM DU ØNSKER EFFEKTIV
BEHANDLING AV REISEREGNINGEN!
1. Dersom du får feilmelding når du registrerer
en reiseregning eller utlegg så rett dette opp
før du sender.
2.
Velg riktig “Organisasjonsenhet”.
3.
“Kostnadsfordeling” kan kun benyttes på
ansvar som er en del av ansvarsområdet til leder
i “Organisasjonsenhet”.
4.
Husk å splitt “utleggstypen” dersom det er foretatt innkjøp på billag med ulik momsbehandling.
5.
Ved lengre fravær husk å sett “Stedfortreder”.
10
KJØREBOK
Under “Kjørebok” skriver du enten kjøring i forbindelse med reisen, eller du kan føre den daglige
kjøringen du foretar i arbeidssammenheng. Alle kjørebøker må leveres månedlig innenfor fristene
til lønnsskjøring. Disse finner du i personalhåndboken kap 4.
1
Her kan du endre arbeidssted og kontering. Beskriv om dette er i forbindelse med en
reise, eller om det er generell kjøring i arbeidssammenheng.
2
Velg
“Dato” for når kjøringen ble foretatt, hvilket “Type kjøretøy” og “Kjørelengde” (Her må hele tall legges inn da systemet runder ned til nærmeste hele tall).
3
Beskriv
“Reiserute”. Merk at nøyaktig adresse og poststed skal beskrives.
Beskriv
“Formål/arrangemet” med reisen/kjøringen.
4
5
Dersom du må kjøre en omvei for korteste reiserute må du beskrive “Formål med evt. omkjøring”.
6
Legg
til “Passasjer” dersom du hadde med dette. Legg inn fullt navn.
7
Kryss av dersom du har hatt med “Tilhenger”.
8
Husk å trykk “Legg til “ etter hvert innlegg. Da vil “Totalt beløp” oppdateres.
9
Trykk på blå blyant for å redigere posten dersom noe skal endres.
10
Ved
“Kostnadsfordeling” kan enheter dele på reiseregningen.
“Hurtigguide”
gir hjelp til utfylling.
11
1
2
3
4
6
8
7
5
10
8
9
11
11
UTLEGG
Under “Utlegg” kan du legge inn alle typer utlegg du har hatt i forbindelse med reiser,
arbeidsrelatert kjøring eller andre arbeidsrelaterte utlegg. Alle utlegg skal dokumenteres ved
bilag. Dette skal gjøres elektronisk. Det er ikke lenger mulig å levere papirbilag ved siden av
elektronisk reiseregning. Disse skal inngå i skjema levert gjennom Expense.
1
Her kan du endre arbeidssted og kontering.
2
Velg “Type utlegg”. Vær oppmerksom på at alle utlegg er delt mellom ordinær
momskompenasjon og gjeldende ordning for VAR (Vann, avløp og renovasjon).
Utleggstypen VAR skal kun benyttes av medarbeidere som arbeider innenfor Scheen matservice og Vann, Avløp og Renovasjon.
3
“Dato”
må stemme med bilagets dato.
“Valuta” benyttes i de tilfeller utlegg er foretatt i utlandet i landets valuta.
“Beløp” skal gjenspeile totalsum på bilag.
4
“Formål”
beskriver type utlegg og i hvilken sammenheng utlegget ble foretatt.
5
Ved valg av annen “Valuta” enn NOK skal “Utlegg utenlands” krysses av. Dette gir
riktig momsbehandling i regnskapet.
6 Alle utlegg som krever bilag må ha dette tilknyttet (eneste unntak er bompenger).
Dette gjøres i “Vedlegg” og synliggjøres også på utleggslinjene.
7
Ved å trykke på “Vedlegg” kommer nytt vindu frem. Her knytter du bilag mot
utlegget. Se side 13 for mer informasjon om dette.
8 Dersom utlegget skal fordeles mellom flere enheter kan
man velge “Kostnadsfordeling”. Dette gjøres etter prosentvis fordeling.
9
“Hurtigguide”
gir hjelp til utfylling.
10
Husk
å “Lagre”.
9
1
2
3
4
5
7
10
8
6
7
OBS! 2
Dersom et utlegg inneholder flere “utleggstyper” må
bilaget/kvitteringen splittes. Det er viktig da ulike
utleggstyper har forskjellig mva-behandling. Det holder
med å legge ved et bilag til en av utleggspostene, men
man må velge flere utleggstyper.
Eks. dersom et bilag/kvittering viser utlegg for mat og
blomster så skal dette splittes.
12
OVERNATTING OG SAMMENDRAG
Under “Overnatting” beskrives “Navn og adresse” på overnattingssted. Dette gjelder ved alle
former for overnatting. Du blir stoppet fra å levere reiseregning uten adresse til overnattingssted.
Under “Sammendrag” ser du oversikt over alle poster i reiseregningen. Du kan gå tilbake og
forandre alle poster dersom noe må endres. Merk at dersom reiseregningen ikke er utfylt riktig av
deg som registrerer, avvises reiseregningen og sendes til deg i retur. Det er du som utfyller som må
fylle ut hele reiseregningen korrekt.
1
Her kan du endre arbeidssted og kontering.
2
Legg
inn “Navn og adresse” til overnattingssted.
3
Trykk på neste for å gå videre til “Sammendrag”.
4
Under
“Sammendrag” må du sjekke at alt er korrekt utfylt og at totalsummene
stemmer.
5
Dersom reiseregningen ikke er riktig kan du slette den.
6
Her kan du lagre reiseregningen og returnere senere for å fullføre.
7
Trykk på “Send til godkjenning” for å sende denne til “Attestant Expense”.
1
2
3
4
1
6
5
13
7
.. .V i jo bb er
fo r å vi de
re ut vi
kl e S ki en
so m de n go
de og in kl
ud er en
de m øt ep
la ss
Har du spørsmål?
Kontakt
Lønnsseksjonen
Tlf: 35 58 18 50 | Faks: 35 58 10 91 | E-post: [email protected]
Postadresse: Pb. 158, 3701 Skien | Besøksadresse: Rådhusplassen 2
www.skien.kommune.no/lonnsseksjonen
Laget av Kent H. Bjørnsti Januar 2015
Siste revidert: 2. Juli 2015
Lønnsseksjonen
[email protected]
Tlf: 35 58 18 50