Protokoll fra styremøte i Nasjonal IKT HF Tid: Møtested: 11.2.2015 kl. 09.30 – 14.00 Radisson Blu, Gardermoen Deltakere fra styret Herlof Nilssen Thomas Bagley Meetali Kakad Erik M. Hansen Jan Eirik Thoresen Trine Magnus Bjørn Nilsen Lise K. Strømme Lasse B. Sølvberg Toril Østvold (for Lise K. Strømme) Styreleder Nestleder Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Medlem Varamedlem Forfall fra styret Torbjørg Vanvik, Helse Midt, og Lise K. Strømme, tillitsvalgtrepresentant, hadde meldt forfall til møtet. Deltakere fra administrasjonen Gisle Fauskanger, adm. dir. Fredrik C. Birkenfeldt Jan Eirik Olsen Observatører Christine Bergland, Helsedirektoratets observatør Håkon Grimstad, Norsk Helsenett SF sin observatør Øistein Winje, representant for brukerutvalgene 1 Sakliste 01/15 B ÅPNE SAKER Godkjenning av innkalling 02/15 B Godkjenning av protokoll fra styremøte 4. desember 2014 03/15 O Orientering fra administrerende direktør 04/15 O Status portefølje for Nasjonal IKT HF 05/15 B IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten 06/15 O Nasjonal porteføljestyring 07/15 B Årlig melding 2014 08/15 B Oppdragsdokument 2015 09/15 O Status EPJ-anskaffelse Helse Midt 10/15 O Orientering om neste generasjons helsenett 11/15 O Oppdrag fra HOD om utredning IKT i helsesektoren 12/15 O Oppdrag fra HOD om utredning av styrket gjennomføringsevne for IKT-utvikling i helse- og omsorgstjenesten 13/15 O Felles infrastruktur i helsesektoren på mellomlang sikt (3-5 år) – samordning av prioriterte tiltak i NUIT 14/15 O Samordning av DIPS utviklingsaktiviteter 15/15 B DIS – godkjenning av prosjektmandat og rammer 16/15 B Automatisk tildeling av fødselsnummer, nasjonal totalkostnad 17/14 B Tentativ agenda, Styremøte 10. april 2015 Eventuelt 2 Sak 01/15 B Godkjenning av innkalling Vedtak: 1. Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden. Sak 02/15 B Godkjenning av protokoll fra styremøte 4. desember 2014 Styret ba om noen presiseringer på sak 104/14 O - Tilstandsrapporter for IKT i helse- og omsorgssektoren. Vedtak: 1. Styret tok saken forøvrig til orientering Sak 03/15 O Orientering fra administrerende direktør Oppsummering: Adm. dir. orienterte om følgende saker; (1) Status rekrutteringsprosess, (2) Kick- off nasjonal IKT HF, (3) Status talegjenkjenning vedrørende leverandør Max Manus, (4) Status prosjekt anskaffelse AMK, (5) Status H-resept. På punkt (4) Status prosjekt anskaffelse AMK ble det kommentert at ikke- møtende vara fra tillitsvalgtapparatet ønsker å byttes ut. De tillitsvalgte tar dette videre med administrasjonen. Vedtak: 1. Styret tok sakene til orientering. Sak 04/15 O Status portefølje for Nasjonal IKT HF Oppsummering: Jan Eirik Olsen, administrasjonen, orienterte. Styret stilte spørsmål ved om meldingstiltakene har tilfredsstillende fremdrift, spesielt sett i lys av arbeidet som pågår med fritt behandlingsvalg. Foreløpig fremstår det som noe uklart om det er RHFene eller Helsedirektoratet som skal sikre elektroniske løsninger for å tilrettelegge for denne reformen. Styret ba også administrasjonen gå i dialog med tiltak 45.1 – «Etablering av nasjonal metode og rammeverk for statistisk analyse av logger fra oppslag i behandlingsrettede helseregistre» med tanke på etablering av nasjonal tjeneste kontra lokal/regional løsning. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. 3 Sak 05/15 O IKT-strategi for spesialisthelsetjenesten Oppsummering: Styret uttrykte at det kunne fremstå noe uklart hvilken strategi som skal utarbeides, og ba om at dette presiseres. Styret diskuterte også generell problemstilling knyttet til de felleseide selskapene der RHF- styrene utnevner styrerepresentantene. Dermed forbigås RHF AD–direktøren, og dette kan bidra til uryddige ansvarsforhold. Styreleder har skrevet brev til Helse- og omsorgsdepartementet der denne problemstillingen adresseres. Vedtak: 1. Styret i Nasjonal IKT HF vedtar forslått prosjektdirektiv, med de justeringer som ble presisert i møtet. 2. Styret i Nasjonal IKT HF tar innholdet i notatet om koordinering mot «Én innbygger – én journal» til orientering. Sak 06/15 O Nasjonal porteføljestyring Oppsummering: Jan Eirik Olsen, administrasjonen, orienterte. Arbeidet med porteføljestyring vil, blant annet, adresseres i den pågående strategiprosessen. Vedtak: 1. Styret tok saken til orientering. Sak 07/15 O Årlig melding 2014 Oppsummering: Styret ga sine innspill til den årlige meldingen, og ba administrasjonen innarbeide disse. Vedtak: 1. Styret i Nasjonal IKT HF tar den årlige meldingen til etterretning, med de kommentarer som kom i styremøtet. Sak 08/15 O Oppdragsdokument 2015 Oppsummering: Det var ingen kommentarer til oppdragsdokument. Vedtak: 1. Styret tar oppdragsdokumentet for Nasjonal IKT HF for 2014 til etterretning. 4 Sak 09/15 O Status EPJ-anskaffelse Helse Midt Oppsummering: Jan Eirik Thoresen; Helse Midt, orienterte. Arbeidet fokuseres primært på spesialisthelsetjenesten for tiden. Det jobbes imidlertid med intensjonsavtaler med noen kommuner, og disse avtalene vil også være et grunnlag for diskusjon om finansiering. Det satses på å inngå samhandlingsavtaler i løpet av høsten 2015. Vedtak om anskaffelse fattes sannsynligvis høsten 2015. Status på nåværende EPJ er krevende. Styret kommenterte at det vil være klokt å se til målbildet for «Én innbygger, én journal» i det arbeidet som nå skal gjøres. Vedtak: 1. Styret i Nasjonal IKT HF tok saken til orientering. Sak 10/15 O Orientering om neste generasjons kjernenett Oppsummering: Håkon Grimstad, Norsk Helsenett, orienterte. Utgangspunktet for saken er pasientsikkerhet; i informasjonssikkerhet har man en tendens til å glemme tilgjengelighetsdimensjonen. Grimstad oppfatter at risikoen forbundet med valg av en mindre leverandør er godt vurdert og ivaretatt. Avtalen hviler på sektorsamarbeid, og avhenger av samarbeid med de regionale IKT-selskapene. Innføringen vil bli kjørt som et program, og de regionalene helseforetakene, Helsedirektoratet og kommunesektoren vil bli invitert til å sitte i styringsgruppen. Styret uttrykte at neste generasjons kjernenett vil være et viktig bidrag til å realisere regionene strategiske målsetninger. Vedtak: 1. Styret i Nasjonal IKT HF tok saken til orientering. Sak 11/15 O Oppdrag fra HOD om utredning IKT i helsesektoren Oppsummering: Christine Bergland, Helsedirektoratet, orienterte. Et IKT-direktorat må ha et tydelig skille mellom myndighet og utførerrolle. Stabs- og støttefunksjoner vil være felles med Helsedirektoratet. Styret er av det syn at disponible styringsmekanismer vil være uendret. Spesialisthelsetjenesten, gjennom RHFene, er tydelig styrt av helse- og omsorgsministeren. Utfordringen, styringsmessig sett, er kommunal sektor. Styret ser ikke umiddelbart at omorganiseringen av direktoratet vil lette styringen med den kommunale strukturen når det gjelder å utvikle og implementere nasjonale løsninger. Styret uttrykte også at organiseringen i dag med Helsedirektoratet som myndighetsutøver, premissgiver, strategiutvikler og utfører er krevende, prinsipielt sett. Det fungerer godt i dag, men dette er personavhengig. Det vil derfor være viktig raskt å skille myndighetssiden fra drift, forvaltning og utvikling. Bergland sa seg enig i dette, men kommenterte at denne endringen vil ta tid. Den pågående omorganiseringen vil adressere noen av problemstillingene løftet av styret. 5 Vedtak: 1. Styret i Nasjonal IKT HF tok saken til orientering. Sak 12/14 O Oppdrag fra HOD om utredning av styrket gjennomføringsevne for IKT-utvikling i helse- og omsorgstjenesten Oppsummering: Christine Bergland, Helsedirektoratet, orienterte. Styret drøftet sammenhengen mellom arbeid som gjøres i samarbeidsfora, som nevnt i saksunderlaget, og de mer formelle styringslinjene. Det er viktig at man har en bevissthet rundt slike forumers roller; strategigruppen opprettes ikke for å beslutte noe, men for å få opp diskusjoner og tema. Adm. dir. i Nasjonal IKT HF ba om at det vurderes om han skal delta i denne gruppen. Vedtak: 1. Styret i Nasjonal IKT HF tok saken til orientering. Sak 13/15 O Felles infrastruktur i helsesektoren på mellomlang sikt (3-5 år) – samordning av prioriterte tiltak i NUIT Oppsummering: Christine Bergland, Helsedirektoratet, orienterte. Styret hadde følgende innspill:  Ber om at det er bevissthet rundt formuleringer knyttet til ansvar og roller når det gjelder fora og lignende, og deres plass i styringsstrukturen.  Det er positivt at det legges opp til en styringsgruppe og nasjonal styring. Det oppfordres imidlertid til at lederen for styringsgruppen ikke kommer fra Helsedirektoratet.  Det er ønskelig med tydelighet om hvordan prinsippene rundt meldinger adresseres («mange-til mange» vs. «mange-til 1»).  Det er ønskelig at fritt behandlingsvalg omtales og vurderes i denne sammenhengen.  Dersom Nasjonal IKT HF skal være med å finansiere deler av programmet må dette fremmes som egen sak for styret i Nasjonal IKT HF.  Det bør vurderes om ansatte i Nasjonal IKT HF skal delta i arbeidet. Vedtak: 1. Styret i Nasjonal IKT HF tok saken til orientering og ga sin tilslutning til organisering av arbeidet. 6 Sak 14/14 O Samordning av DIPS utviklingsaktiviteter Oppsummering: Styret diskuterte saken, og besluttet å utsette behandling i påvente av prinsipielle og juridiske avklaringer. Vedtak: 1. Styret besluttet å sende saken i retur og ba om at man ved eventuell ny behandling får opp en sak knyttet til EPJ som er leverandøruavhengig. 2. Styret ba administrasjonen innhente en juridisk vurdering som utreder om Nasjonal IKT kan brukes som virkemiddel i DIPS-relaterte problemstillinger. Sak 15/15 B DIS – godkjenning av prosjektmandat og rammer Oppsummering: Nina Ulstein, Maria Gjerpe og Bodil Rabben, Helsedirektoratet, orienterte. Fremleggelse av forprosjektrapport for beslutning Styringsgruppen ba om at punkt 1 – Fremleggelse av forprosjektrapport for beslutning – utsettes til styremøtet 12. april, og at prosjektet til dette møtet legger frem en komprimert versjon av rapporten på inntil 5 sider. Mandat og prosjektdirektiv for prosjekt DIS 2015 til beslutning Prosjektet opplyste om at personvernkomponent og helsehistorikk nå er flettet inn i dette prosjektet. Disse to elementene har tidligere vært omtalt som separate tiltak. Styringsgruppen understreket viktigheten av at ting skal være gjenbrukbart på tvers av regionene. Det er derfor viktig å vise hvor leveransene kommer, og hva som kan deles. Det har hittil ikke vært noe gjenbruk, og det er en viss bekymring for om løsninger vil fungere godt sammen på sikt. Det er derfor viktig at det er fokus på arbeidet med relativt raskt å få løsninger til å konvergere. Helsedirektoratet er opptatt av nasjonal skalering, men poengterer at løsningene må fungere godt lokalt og regionalt før de bres ut nasjonalt. Styret ønsket også bredere presentasjon av konkrete leveranser i fremtidige møter. Styret ønsket også å få presentert tema og løsningsalternativer for diskusjon. Vedtak: 1. Styringsgruppen ba prosjektet utarbeide en kort oppsummering av forprosjektrapporten til styremøtet i april 2015. 2. Styret i Nasjonal IKT HF bifaller Prosjektdirektiv for Prosjekt DIS 2015, med ramme for gjennomføring på 20 MNOK for Nasjonal IKT HF. Dette inkluderer helseforetakenes bidrag til realisering av Helsehistorikk og personvernkomponent. Helsedirektoratet vil bidra med 5 MNOK til dette. Sak 16/15 B Automatisk tildeling av fødselsnummer: nasjonal totalkostnad Oppsummering: Styret uttrykte at kostnadene forbundet med prosjektet, og resulterende innføringskostnader, er betydelige. Det er imidlertid usikkert når en sanntidsløsning vil foreligge, og dette prosjektet vil gi 7 betydelige bidrag til økt pasientsikkerhet i påvente av at en slik løsning foreligger. Prosjektet har også beregnet tydelige gevinster. Styret konkluderte med at kostnaden er totalhåndterbar, men at risikoen i prosjektet synes høy. Administrasjonen ble bedt om å legge kapasitet inn i oppfølging av prosjektet for å ta ned risikoen. Kostnaden for prosjektet er estimert til inntil 9,33 MNOK, hvorav Nasjonal IKT HF dekker inntil 4,26 MNOK. Dette kommer i tillegg til kostnader påløpt i 2014. Vedtak: 1. Styret vedtar at prosjektet gjennomføres i tråd med alternativ 3, slik dette ble fremlagt den 04.12.15: “Risikoreduserende tiltak implementeres i henhold til spesifikasjoner utviklet av prosjektet Automatisk tildeling av fødselsnummer ved fødsel” 2. Prosjektet finansieres i henhold til fremlagte finansieringsmodell, hvorav Nasjonal IKT HF skal dekke inntil 4,26 MNOK fra og med 2015. 3. Styret ber om gjennomgang av risiko og kostnadsbilde. Sak 17/15 B Tentativ agenda, Styremøte 10. april 2015 Oppsummering: Styremøtet 10. april 2015 var planlagt som videomøte. Styret ba administrasjonen sørge for at dette og fremtidige styremøter avholdes fysisk. Vedtak: 1. Styret i Nasjonal IKT HF tar saken til orientering. Eventuelt Oppsummering: Det var ingen saker til eventuelt. 8 Ref. Fredrik C. Birkenfeldt 18.2.2015 Herlof Nilssen Styreleder Thomas Bagley Nestleder Erik M. Hansen Medlem Meetali Kakad Medlem Torbjørg Vanvik (sett) Medlem Jan Eirik Thoresen Medlem Trine Magnus Medlem Bjørn Nilsen Medlem Lise K. Strømme (sett) Medlem Lasse B. Sølvberg Medlem 9