150104, Foilsett modul 1, Praktisk prosjektledelse
Tore Aalberg 1953, 1984, 1989, 1998, 2003, 2005, 2010, 2012 Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 1 Praktisk Prosjektledelse, hovedtema Hva kjennetegner prosjektet som arbeidsform Organisering og strukturering av prosjektarbeid Hvordan formulere gode og klare målsetninger Hvordan sikre fremdrift og god ressursplanlegging Hvordan håndtere usikkerhet i prosjekter Hvordan bli en tydelig og motiverende prosjektleder Hvordan bygge et godt prosjektteam Hvordan håndtere de største fallgruvene Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 2 Praktisk Prosjektledelse DEL 1 Prosjekt som samarbeidsform Begreper og definisjoner Etablering av målsetting Forankring av prosjektet Mål og initiering: Hvordan formulere gode og klare prosjektmandat og prosjektmål Effektmål versus Resultatmål Fallgruver og forutsetninger for å lykkes Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 3 Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 4 De 6 klassiske faser i prosjektarbeid Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 5 “Eldre” prosjekthistorie 6800 BC 998 AC 1930-1940 Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 2560 BC 1950’s 6 “Nyere” prosjekthistorie Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 7 Definisjon “Et prosjekt er en arbeidsform hvor en temporær organisasjon er oppre7et for å u:øre en avgrenset oppgave”. Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 8 Entydig målsetting Begrenset ressurstilgang Engangsforetak (lav frekvens) Bestemt start- og sluttdato Tverrfaglig arbeid TIM • • • • • SC OP E Prosjektets kjennetegn E COST Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 9 Definitions ¦ Turner & Müller (2003): l A project is a temporary organization to which resources are assigned to undertake a unique, novel and transient endeavour managing the inherent uncertainty and need for integration in order to deliver beneficial objectives of change. ¦ PMI 2000: l A temporary endeavor undertaken to create a unique product or service. ¦ Gido & Clements (2003): l A project is an endeavor to accomplish a specific objective through a unique set of interrelated tasks and the effective utilization of resources. Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 10 Prosjektbegrepet Fellesinnsats Nyrydding 300 år Gjenoppbygging av palass: Optimering av tid, kvalitet og kostnader Frivillig innsats? Forsvar Dugnad Religion 20 år Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg Tokt 11 PSO prosjekter Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 12 Forankring Prosjektledelsen skubber mot målet Brukerne trekker selv mot målet DET ER IKKE TILSTREKKELIG Å TA FATT PÅ ARBEIDET MED FORANKRING I AVSLUTNINGSFASEN Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 13 Mål for prosjektgruppen ved oppstarten av prosjektet • Skape en følelse av gruppeidentitet BHG 2000 • Etablere en felles oppfatning av gruppas overordnede mål og kriterier for suksess • Den enkelte medarbeider kan besvare spørsmålet ”Hvilken fordel har jeg av dette?” • Avdekke skjulte motforestillinger som den enkelte kan ha mot prosjektet eller andre i gruppen Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 14 Prosjektmandat ¦ Prosjektnavn ¦ Bakgrunn for prosjektet ¦ Prosjektets formål ¦ Prosjektets mål ¦ Rammebetingelser Mandat består av ¢ Mål ¢ Rammer ¢ Ansvar Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg ¦ Økonomi ¦ Lønnsomhet 15 Prosjektmål uttrykkes i kontrakten/prosjektavtalen Resultatmål - prosjektets mål som skal nås før prosjektet er slutt Prosessmål kompetanse, miljø ol. Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg Effektmål organisasjonens mål som prosjektet skal bidra til 16 A-strategie r Prosjektstrategier e t a r t s B- ig er X C-strategier Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 17 Mål og formål og sånn Ønske Absolutt verdi: 2,37m, 3,2mill. Relativ verdi: Bedre enn i fjor, 20% billigere enn Y Ambisjon Krav BRA, UTMERKET, SUPER Objektivt? Subjektivt? Floskel Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 18 Krav til prosjektmål og formål og sånn R = Resultatbeskrivende O = Objektivt målbart T = Tidsbestemt U = Utviklende R = Realistisk Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg S = Specific M = Measurable A = Assignable R = Realistic T = Time-based 19 Typer prosjekter • Produktutvikling • Systemutvikling • Organisasjons- og virksomhetsutvikling • Tekniske anleggsoppgaver • Planleggings- og utredningsoppgaver • Arrangementer • Forskningsoppgaver (Mikkelsen og Riis, 1998) Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 20 Prosjekttyper – BHG Konkrete Ad-Hoc Åpne Lav Høy Spesifisering av forventet resultat Lav Høy Graden av struktur og formalitet Lav Høy Kunnskapsnivå Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 21 Fallgruver i fundamentet ¦ Utilstrekkelig forankring av prosjektet: l liten sammenheng mellom virksomhetens planer og prosjektet l prinsipper for samspillet mellom basis og prosjekt er ikke fastlagt ¦ Svakheter i oppgavebeskrivelsen for prosjektet: l upresise mål for prosjektet l dårlig balansert ambisjonsnivå Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 22 Fallgruver i planleggingen ¦ Planleggingsnivået er unyansert og upraktisk valgt ¦ Planleggingshorisonten er upraktisk og upsykologisk valgt ¦ Planleggingsverktøyet innbyr ikke til kreativ kommunikasjon, bare til kjedelig byråkrati ¦ Overoptimistiske tids- og kostnadsestimater ¦ Noen faktorer blir lett uteglemt Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 23 Fallgruver i organiseringen ¦ Man har ikke tenkt over at et prosjekt kan organiseres på forskjellige måter ¦ Uklar ansvarsfordeling og uklare samarbeidsprinsipper ¦ Nøkkelressurser for prosjektet er ikke tilgjengelige når de er ønsket ¦ Linjeledelse og nøkkelpersoner er ikke motiverte ¦ Feil person som prosjektleder – prosjektlederen er en teknokrat som ikke kan lede Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 24 Fallgruver i oppfølgingen ¦ Manglende forståelse for hensikten med oppfølgingen (skillet mellom rapportering og oppfølging er ikke forstått) ¦ Prosjektplanene er ikke tilrettelagt for oppfølging ¦ Prosjektlederen har ingen formell autoritet ¦ Det finnes ingen fastlagt formalisert kommunikasjon mellom prosjektlederen og prosjektmedarbeiderne Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 25 Fallgruver i det utførende arbeidet ¦ Samarbeidsproblemer: l Man undervurderer betydningen av og kompleksiteten i å få ukjente mennesker til å jobbe godt sammen l De faglige metodene i arbeidet er ikke lagt til rette for brukermedvirkning og brukerengasjement l Individuelle metoder i arbeidet ¦ Problemer knyttet til målene for prosjektet: l Upresise mål l Stadige endringer underveis ¦ Problemer knyttet til arbeidet med prosjektets mange aktiviteter: l Aktiviteter blir ikke sluttført og dokumentert før andre blir påbegynt l Man godtar ikke at man ikke skal lage den helt perfekte løsningen l Dårlig kvalitetskontroll Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 26 Kritiske suksessfaktorer • Definerte og entydige prosjektmål • Toppledelsens støtte • Hensiktsmessige prosjektplaner • Kommunikasjon med oppdragsgiver • Rekruttering, utvelgelse og opplæring av personell • Tilgang på utstyr og ekspertise til å utføre prosjektoppgaven • Oppdragsgivers aksept • Oppfølging, kontroll, tilbakemelding og rapportering med hensyn på gjennomføring • Kommunikasjon internt i prosjektet • Evne til problemhåndtering, f.eks. kriser og konflikter Karlsen 2012 Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 27 Praktisk Prosjektledelse DEL 2 Strukturering og planlegging Definering og kartlegging av arbeidsomfang, prosjektnedbrytingsstruktur Tid og ressursplanlegging Ledelse og prosjektorganisering Modeller for prosjektorganisering Forskjellige prosjekttyper Ulike roller i prosjekter Lederrollen – spesielle utfordringer ved ledelse av prosjekter Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 28 Planlegging Planleggingsprinsipper ¦ Felles planlegging ¦ Nivådelt planlegging ¦ Overblikkbar planlegging Hvor står vi? Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg Hvor vil vi? Hvilke veier fører til målet? Plans are nothing, planning is everything 29 FELLES planlegging FORDELER Alle får totaloversikt og forståelse for hva som skal oppnås. Skaper enighet om arbeidsmetodikk og organisering. Forankrer planen hos alle (medeierskap/konsensus). For de fleste prosjekter gir felles planlegging en bedre plan. ULEMPER Kan ta mye tid, koster. Passer ikke alles lederstil. Vet ikke hvor prosjektet tar veien. Farlig signal hvis det ikke er særlig frihet i veivalg. FELLES PLANLEGGING LØNNER SEG, MEN MÅ GJØRES RETT Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 30 Enkel prosjektplanleggingsmodell (Tore) Mandat OG < > PL Milepælplan PL, PD, NP, OG Usikkerhetsanalyse Detaljplaner Detaljplaner Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg PL, PD, NP, OG, ++ Detaljplaner PL, DSSGJ 31 Kart og kompass -milepælplan Velg tydelige kjennetegn i terrenget fram til neste post. Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 32 Prinsipper, milepæler, aktiviteter Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg Ressurs er Ansvarskart 33 Roller Utfører arbeidet (X) Beslutter (D) Deltar i beslutning (d) Ansvar for fremdrift (P) Må Rådspørres (C) Kan rådspørres (a) Må Informeres (I) Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg Rollene er knyttet til aktiviteter evt prinsippansvar ved løpende oppgaver 34 Avhengigheter A B A Finish-to-Finish Eks: Elektriker (B) kan ikke avslutte før maleren (A) er ferdig. B A Finish-to-Start Eks: Reisverk (B) kan ikke påbegynnes før grunnmur (A) er ferdig Start-to-Start Eks: Konduktøren (B) kan ikke begynne før togføreren (A) har begynt arbeidet. B A B Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg Start-to-Finish Eks: Nattevakten (B) kan ikke forlate bygget før morgenvakten (A) har kommet. 35 Kritisk linje og slakk A C Viktigst å planlegge, estimere og bemanne kritisk linje B D E F Slakk G H Kritisk linje er lengste vei fra start til mål, her representert ved A - B - D Slakk er hvor mye en aktivitet kan bli forsinket uten å forsinke hele prosjektet Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 36 Prosjektnedbrytning (WBS) Nivå Hensikt Tidshorisont Program Virksomhets-strategi 5-10 år Prosjekt Mål/endring 9-18 måneder Delprosjekt Delresultat 6-12 måneder Arbeidspakke Milepæl 1-3 måneder Aktivitet Målbart resultat 1-3 uker Arbeidsoppgave En større arbeidsinnsats Jobb Kortvarig arbeidsinnsats Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg Dager Timer 37 Avdelingsinternt prosjekt Kjennetegn: ¦ Prosjektet gjennomføres innen en avdeling i basis ¦ Alle deltakerne kommer fra samme fagmiljø ¦ Strukturen gir en sterk kopling mellom prosjektet og fagavdelingen Karlsen 2012 Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 38 Matriseprosjekt Kjennetegn: ¦ Godt egnet til å gjennomføre tverrfaglige oppgaver ¦ Involverer flere administrativt adskilte avdelinger, og etablerer en koordinerende funksjon på tvers av avdelingene ¦ Prosjektpersonellet har sine faste stillinger i basis, og arbeider deltid på prosjektet ¦ Skaper et to-sjefs problem Karlsen 2012 Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 39 Selvstendig prosjekt Kjennetegn: ¦ Er ressursmessig og administrativt skilt ut fra basisorganisasjonen ¦ Arbeider på heltid med prosjektet ¦ Prosjektformen kan sammenlignes med en ny og selvstendig organisasjon ¦ Prosjektleder har total myndighet og ansvar over prosjektet Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg Karlsen 2012 40 Typer av intern prosjektorganisering 1. Tradisjonell hierarkisk struktur (funksjonsbasert) 2. Hierarkisk struktur, basert på leveransens sammensetning (Isomorphic team-struktur) 3. Matrisestruktur, basert på at forskjellige fageksperter er fordelt på forskjellige oppgaver (Speciality team-struktur) 4. Fullstendig flat struktur (Egoless team-struktur) 5. Autoritær struktur (Surgical team-struktur) Karlsen 2012 Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 41 Roller og ansvar i prosjektet ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Oppdragsgiver Prosjekteier Sponsor Prosjektansvarlig Styringsgruppe Rådgiver til styringsgruppen AGH 2009 Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg q Prosjektleder q Kvalitetscontroller q Økonomicontroller q Usikkerhetscontroller q Prosjektdeltaker q Referansegruppe q Prosjektsekretær q Prosjektassistent q Prosjektkoordinator q Linjeleder 42 For og imot styringsgruppe Problemer: ¦ Tar beslutninger som ikke vedkommer den AGH 2009 ¦ Ansvarsfraskrivelse for beslutninger i linjen ¦ Ansvar til personer som ikke skal behøve det ¦ Vanskelig å få beslutninger Fordeler: ¦ Prestisje til prosjektet ¦ Felles forum for ¦ En oppdragsgiver: Kan være unødvendig med styringsgruppe. Oppdrags-giveren kan ha alle oppdragsgiverne styringsgruppefunksjoner. ¦ Flere oppdragsgivere: Ja. Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 43 Prosjektlederens spesielle rolle BHG 2000 På siden av hierarkiet • • • • • • • Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg Ansvar og myndighet Midlertidige og uvante kontakter Uklare regler Hva er suksess og hva er fiasko ? Frihet – eller er det ingen som bryr seg ? Stille krav Motstand 44 EN PROSJEKTLEDER ER: BHG 2000 • ansvarlig for at prosjektmålet nås • en person som ikke kan gjemme seg bort • bare delegert begrenset myndighet • tvunget til å arbeide på tvers av vanlige grenser og gamle vaner • er ofte i gang med arbeid på områder som er nye for virksomheten Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 45 Hva kjennetegner prosjektledelse Prosjektledelse er situasjonsbestemt ledelse satt i system, fordi: • Prosjektene er forskjellige, fra forskningsprosjekt til byggeprosjekt • Prosjektene vil være i forskjellige faser • Rammebetingelsene vil være forskjellig fra prosjekt til prosjekt • Eksterne samarbeidsparter og interessenter vil variere Karlsen 2012 Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 46 Situasjonsorientert lederskap • Måten lederskap utøves på må tilpasses situasjonen, dvs. den enkelte oppgave, organisasjon og rammebetingelser • Det finnes ikke èn god form for ledelse, fordi ledelse er situasjonsbetinget • Situasjonsbetingede faktorer vil påvirke både lederens og gruppens effektivitet og prestasjonsevne Karlsen 2012 Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 47 Prosjektlederens kompass Se oppover: (”lede” din sponsor) BHG 2000 Se utover (”lede” din kunde) Se bakover: Se fremover (måle (planlegge Prestasjoner) Prosjektarbeidet) Se innover Se nedover (vurdere egen (lede prosjekt- innsats) gruppen) Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 48 Utvelgelse av prosjektleder Evner og kriterier som bør vurderes: • • • • • Kompetanse og erfaring Kommunikasjon og relasjonsbygging Personlige egenskaper Få jobben gjort Lede og motivere Karlsen 2012 Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 49 Prosjektledelse og makt • Lederskap bygger på innflytelse og makt • Makt kan defineres som potensiell mulighet til å utøve innflytelse • Forskjellige maktbaser: – – – – – – Legitim makt Kompetanse Nettverk Karisma Nøkkelressurser Informasjon Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg Karlsen 2012 50 Krav til prosjektlederen - !! MR 2011 ¦ Brukerområdet – i faglig/teknisk betydning, innsikt i kundeforhold, grad av kundeorientering. ¦ Det løsningstekniske området, løsningsplanlegging, løsningsgjennomføring, dømmekraft om problemområder og løsningsvalg. ¦ Det administrative/økonomiske området ¦ Det politiske område, interessekonflikter, samspill, manøveregenskaper ¦ Det personlige område overfor prosjektgruppen, lederkompetanse, evne til å skape team og motivasjon ¦ Det personlige område utad, for å skape forståelse for prosjektet og dets løsninger. Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 51 Praktisk Prosjektledelse DEL 3 Prosjektgjennomføring og kvalitetsledelse i prosjekter Kvalitetsmåling gjennom prosjektet Hvordan skal vi holde fokus underveis? Prosjektgjennomføringsmodeller og faseoppdeling av prosjekter Samhandling mellom prosjekteier og prosjektleder Interessentanalyser – kartlegge interessenter, sikre at interessentene tilfredsstilles Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 52 Prosjektets livssyklus (Gray Larsson) Modning Gjennomføring Avslutning Nivå på innsats Oppstart Karlsen 2012 Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 53 Stage gate model Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 54 Prosjektstyring; styringssløyfen Beslutning om å initiere et prosjekt Mål Målformulering Korreksjon Planlegging og organisering Oppfølging Plan og arbeidsfordeling Ressurser/ innsatsfaktorer Registrert forløp Utførelse Resultat Karlsen 2012 Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 55 Scrum • A lean approach to software development • Three roles: – the Product Owner, who is responsible for the business value of the project – the ScrumMaster, who ensures that the team is functional and productive – the self-organized team • Three ceremonies: the sprint planning meeting, daily scrum meetings, and sprint review meetings. • Three artifacts for prioritizing and tracking tasks: the product backlog, the sprint backlog, and a burndown chart. Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 56 Jessen sin vannfallsmodell Karlsen 2012 Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 57 Forutsetninger for styring ¦ Noe å styre i forhold til ¦ Kontroll med ressurser ¦ Kjennskap til status Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 58 Styringsprinsipper Ikke byråkratisk og ulystbetont rapportering Oppfølgingskriteriene skal være definert på forhånd Rapportering på plandokumentet Fast periodisitet/mønster i rapporteringen Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 59 Projektet må være styrbart – på flere områder Produktet Forventningerne Fremgangsmåden Interessenterne Budgettet De politiske Aktørerne Grænsefladerne Samvirket MR 2009 Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 60 Fremadrettet opfølgning • Ret blikket mod projektets slutsituation og tiden derefter • Hold øje med udvikling og hændelser uden for projektet, med relation til projektet • Rapporter forventet slutsituation versus målsat slutsituation • Disponeringstænkning konsekvens, værdi, egnethed Det er kun det, som ligger foran dig, du kan forsøge at styre Hvor langt, du er kommet i projektet bestemmes af, hvad der ligger foran dig MR 2009 Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 61 Oppfølging ¦ Formell - viktig! Kommunikasjonssystemer m/rapporter Reviderte planer • Korrigere planavvik Sporbarhet for å finne årsaker Skape tillit ¦ Uformell uunnværlig! Motiverer Får også svar på det du ikke spør om Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg • Korrigere underliggende problemer Motivasjon, samarbeid, kompetanse, problemforståelse 62 Krav til rapport- og informasjonstilgang ¦ Rask informasjon er viktig for at nødvendige mottiltak kan iverksettes i tide (f.eks. at avvik i forhold til plan/budsjett avdekkes raskt) - RASK ¦ Systemet må kunne sile ut den informasjon som er vesentlig i forhold til å styre prosjektet (f.eks. slik at man ikke havner i en jungel av datalister og rapporter) - RELEVANT ¦ Pålitelig informasjon er avgjørende slik at en unngår beslutninger fattet på feil tallmateriale og derfor falske premisser - PÅLITELIG Karlsen 2012 Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 63 System for endringskontroll ¦ En ”basis”, som utgjør dagens status og som endringer refererer til ¦ Et hjelpemiddel for å fremme endringsforslag ¦ En mekanisme for å evaluere konsekvensene av endringen, både mhp kostnad, tid, ytelse og omfang ¦ En beslutningsmyndighet som enten godkjenner eller forkaster ¦ En løsning som registrerer endringene ¦ En prosedyre for offentliggjøring av endringene ¦ Virkemiddel for oppfølging og kontroll av iverksettelsen av endringen Karlsen 2012 Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 64 Oppfølging og styring på forskjellige nivå Aktivitetsnivå Milepælnivå • Flytte milepæler i tid • Senke ambisjonsnivået • Tilføre ytterligere ressurser (jfr. Brooks` lov) • Omfordele arbeidet Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg • Ressursinnsatsen • Tidsplanen • Ansvarskartet • Kvaliteten • Endringer-tillegg • Ventetid • Spesielle problemer 65 Sponsorens rolle ¦ En sentral person som ønsker positive resultater av prosjektet, men ikke selv er ansvarlig for utførelsen ¦ Kan være oppdragsgiveren/prosjekteieren eller en sentral støttespiller uten en formell rolle ¦ Kontrollerer ressurser Bruken av resultatene (formålsrealisering) Basisorganisasjonen Prosjektet Start Slutt Tiden Resultater (målrealisering) Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 66 Sponsorens roller Veiviseren BHG 2000 …skaper forståelse hos interessentene …plasserer prosjektet i strategien …finner ut hvorfor, hva, hvem og hvordan …klargjør farer …forhandler med interessenter VEIVISEREN Støttespilleren ARKITEKTEN STØTTESPILLEREN Arkitekten …ser prosjektet utenfra og holder det på sporet …opprettholder perspektiv, ser neste trekk …sørger for at prosjektgruppa er frisk og sterk …følger med …gir tilbakemeldinger …hva kan vi gjøre for å gjøre det bedre …er talsmann og aktiv markedsfører …utformer effektive strukturer og prosesser …utformer forholdet til interessentene Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 67 Sponsorens dilemma Sette klare mål Styre oppgaven Levere det kunden ønsker Delegere Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg BHG 2000 Fleksibilitet Styre prosessen Levere det som er mulig Lempe alt over på PL 68 Kontakten med sponsoren – fire deler: BHG 2000 • Ansettelsesavtale • Dialog • PLs sterke og svake sider • Sikre kvalitet på prosjektledelse • Utvikling som forventes av PL i jobben • Støtte på svake sider • Fratredelsessamtalen • Tilrettelegging av prosjektet • Prosessen og PLs innsats • Opplysninger om prosjektet • Hensikt og rammer • Felles vurdering av resultat • Hva skal jeg som PL huske • Politiske spilleregler Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 69 Interessenter (stakeholder) ¦ Project stakeholders are individuals and organizations who are actively involved in the project, or whose interests may be positively or negatively affected as a result of project execution or successful project completions” (PMI Project Management Body of Knowledge) Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 70 Prosjektets omgivelser Generelle omgivelser Teknologiske faktorer Handlingsmiljø Leverandører Media/ presse Økonomiske faktorer Øvrige interessenter Finansinstitusjoner Konkurrenter Prosjekt Offentlige myndigheter Fagforening Politiske faktorer Brukere Kontroll- og sertifiseringsorgan Fysiske faktorer Kulturelle faktorer Konsulenter Kunde Basisorganisasjon Forsikringsselskap Miljømessige faktorer Arbeidskraftrelaterte aktorer Karlsen 2012 Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 71 Interessentanalyse Oppstart av prosessen K om Trinn 1 Identifikasjon av interessenter m un ik a sj on og Trinn 2 Posisjonsanalyse do ku m en ta sj on Trinn 3 Strategier og tiltak Trinn 4 Oppfølging og kontroll Trinn 5 Karlsen 2012 Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 72 Stakeholder analysis continued Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 73 Kommunikasjonsplan • • • • • • Karlsen 2012 Hvem skal det kommuniseres med? Hva skal kommuniseres? Hvordan skal det kommuniseres? Når skal det kommuniseres? Hva slags tilbakemelding skal kreves? Hvordan skal all relevant informasjon lagres? ”Mangel på kommunikasjon kan få uheldige konsekvenser for prosjektet” Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 74 Praktisk Prosjektledelse DEL 4 Hvordan håndtere og styre risiko i prosjekter Identifisering av usikkerhetselementer i et prosjekt Prosess for håndtering av prosjektrisiko på en profesjonell måte Læring og spredning av kompetanse Porteføljestyring Porteføljerisiko Ressursstyring Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 75 Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 76 Definisjoner Usikkerhet ¦ Oppside muligheter ¦ Nedside - risiko Inndeling usikkerhet ¦ Indre usikkerhet intern ¦ Ytre usikkerhet ekstern l Ekstrem usikkerhet Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg Typer av usikkerhet ¦ Estimatusikkerhet - uskarphet ¦ Hendelsesusikkerhet uforutsigbarhet 77 Usikkerhetskartet Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg H&al 2000 78 Tornadodiagram Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 79 Kreativ risikovurdering 1. Hva betyr fiasko for prosjektet? 2. Hvilke risikofaktorer kan lede til fiasko? 3. Risikodiagram 4. Hvilke tiltak reduserer Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg Sannsynlighet Prosess: ? ! Konsekvenser 80 Prosjekt, program og portefølje Virksomhetens mål Et enkelt prosjekt Prosjektportefølje Prosjektprogram Karlsen 2012 Prosjekter Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 81 Prosjektkontor • Et prosjektkontor er en organisasjonsenhet som blir etablert for å assistere og støtte prosjektledere, prosjektmedarbeidere, linjeledere og andre personer som er involvert i prosjektarbeid • Den administrative og faglige støtten knytter seg bruken av prosedyrer, metoder, verktøy, maler, teknikker og prosesser Karlsen 2012 Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 82 Prosjektkontorets oppgaver • Støtte til bruk av prosjektadministrative metoder, verktøy og teknikker • Utarbeide og vedlikeholde prosjekthåndbøker, prosedyrer, maler og blanketter til bruk i prosjektarbeidet • Ha en oversikt over nåværende og potensielle prosjektledere • Ha en oversikt over spesielle kategorier av prosjekdeltakere • Bidra til erfaringsoverføring og læring mellom prosjektene • Utvikle forståelse for prosjektarbeidsformen i virksomheten • Tilby generell opplæring i prosjektledelse • Legge til rette for nettverksbygging i organisasjonen Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg Karlsen 2012 83 Ved avslutning av prosjekt BHG 2000 Overlevering - avslutning Sluttbruker Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg Evaluering Prosjektgruppa 84 Mer støtte ved overleveringen • Begynn tidlig • Tilby en støttefunksjon • Fang oppmerksomhet • Skap interesse og trygghet BHG 2000 • Flere korte opplæringsøkter • Trening individuelt eller i små grupper • Bygg opp en reservestyrke av spesialister • Tren opp ”ekspertbrukere” som har mer erfaring • Forståelig dokumentasjon og brukervennlige håndbøker • Opplæringssenter hvor en kan bearbeide ulike spørsmål Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 85 Fallgruver erfaringsoverføring Manglende ansvarsfordeling - ingen tar ansvar for å overføre erfaringer videre til andre Manglende system og rutiner – organisasjonen har ikke et system for innsamling, bearbeiding, lagring og formidling av erfaringer Innleid personell – prosjektet benytter konsulenter som forsvinner uten å ville dele av sin kompetanse og erfaring Beskjeden – ønsker ikke å fokusere på det negative som har skjedd. Kan skyldes at man er beskjeden overfor de som har gjort feil. Dermed mister man muligheten til å lære av feil Tidspress – kan medføre at det ikke blir avsatt tid til læring. Tidspresset betyr som oftest at man prioriterer kortsiktige mål fremfor langsiktige, og dette rammer læring Feil fokus - enkelte lagrer eller formidler ikke erfaringer fordi de ikke ser nytten av det Venter for lenge – erfaringsinnsamlingen og overføringen utsettes til prosjektet er ferdig med den fare at verdifull erfaring glemmes underveis Maktbase – noen vil ikke formidle sine erfaringer med andre fordi de ser på denne kompetansen som et maktmiddel overfor andre og som de vil beholde Manglende ressurser – det blir ikke avsatt tilstrekkelig ressurser til læring og erfaringsoverføring Karlsen 2012 Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 86 Metoder for erfaringsoverføring • Uformelle samtaler • Faglige møter, temakvelder, konferanser • Erfaringsmeglere og rådgivende organer • Status- og oppfølgingsmøter • Seksjons- og avdelingsmøter • Prosjektdagbok • Prosjekthåndbøker og – manualer • Prosjektrevisjoner og – rapporter • Opplæring og etterutdanning • Arkiver og databaser Karlsen 2012 Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 87 Litteraturliste ¦ AGH 2009, «Målrettet Prosjektstyring», Erling Andersen, Kristoffer Grude, Tor Haug, NKI-forlaget 2009 ¦ BHG 2000, «Prosjektledelse», Wendy Briner, Colin Hastings, Michael Geddes, Gyldendal, 2000 ¦ Karlsen 2012, «Prosjektledelse fra ide til gevinstrealisering», Jan Terje Karlsen, Universitetsforlaget, 2012. ¦ MR 2011, «Grundbok i Prosjektledelse», Hans Mikkelsen og Jens O. Riis, 10. udgave 2011, ISBN 978-87-89477-26-8 ¦ Jessen 2008, «Prosjektledelse trinn for trinn», Svein Arne Jessen, Universitetsforlaget 2008. ¦ Husby et al 2000, «Usikkerhet som gevinst», Otto Husby, Halvard S. Kilde, Ole Jonny Klakegg, Olav Torp, Stein R. Berntsen, Knut Samset, Norsk senter for Prosjektledelse 2003. Praktisk Prosjektledelse, Kurs for Tekna, Tore Aalberg 88
© Copyright 2024